QuickBooks Uncategorized: dọn sổ trước khi nộp thuế

Uncategorized Expense và Uncategorized Income là gì?

Uncategorized Expense (chi phí chưa phân loại) và Uncategorized Income (thu nhập chưa phân loại) là các tài khoản tạm giữ, nơi phần mềm kế toán đặt một dòng ngân hàng mà nó không xếp được, chẳng hạn dòng dữ liệu không khớp quy tắc nào hoặc bên nhận tiền chưa có tài khoản mặc định. Số dư này không phải là một hạng mục thuế. Không có chỗ nào trên tờ khai ghi "uncategorized".

Sổ sách của bạn phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, và đủ để chứng minh chúng (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). Part V của Schedule C yêu cầu khai từng chi phí khác theo loại và số tiền (hướng dẫn). Theo hướng dẫn mới nhất đã công bố, line 26 của Form 1120, line 20 của Form 1120-S và line 21 của Form 1065 yêu cầu một bản kê liệt kê từng khoản khấu trừ theo loại và số tiền (1120; 1120-S; 1065). Vì vậy mọi khoản phải được phân loại trước khi đưa lên tờ khai.

Khoản chi không có trên bản tóm tắt thuế hoặc báo cáo thuế thường vẫn nằm trong một tài khoản Uncategorized, chưa từng vào sổ sách, hoặc không phải chi phí của Schedule C. Phần về các khoản chi bị thiếu cho thấy cách phân biệt.

Trường hợp không đơn giản khi:

• số dư chứa các khoản của nhiều tháng hoặc lên đến hàng nghìn đô la, không chỉ vài khoản nhỏ;
• sổ sách dùng để lập tờ khai của hợp danh hoặc S corporation;
• đã nộp tờ khai dựa trên sổ sách này;
• bên cho vay hoặc IRS đã yêu cầu cung cấp báo cáo;
• thiết bị, tiền chi trả cho chủ sở hữu hoặc chi tiêu cá nhân nằm lẫn trong đống này.

Hãy chuẩn bị trước: báo cáo kết quả kinh doanh theo tài khoản của cả năm, cùng báo cáo đó theo tháng, sao kê ngân hàng và thẻ, biên lai, và tờ khai năm ngoái.

Menu khác nhau theo sản phẩm và phiên bản, nên hướng dẫn này nói về phần thuế và thứ tự công việc, không nêu từng bước bấm chuột.

Làm sao tìm hết mọi giao dịch chưa phân loại trước cuối năm?

Hãy chạy báo cáo giao dịch cho từng tài khoản Uncategorized trong cả năm thuế, gán lại từng khoản vào tài khoản đúng của nó, và đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng và thẻ để không có gì nằm ngoài sổ sách.

1. Hãy chạy báo cáo chi tiết giao dịch của Uncategorized Expense và Uncategorized Income, từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của năm thuế. Nếu số dư bắt đầu từ trước đó, hãy chạy cả những năm đó.
2. Hãy đối chiếu từng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng đến ngày cuối cùng của năm. Đối chiếu giúp phát hiện sai sót trong sao kê, sổ séc và sổ sách (Publication 583). Một dòng ngân hàng chưa từng vào sổ sách sẽ hiện ra như một khoản chênh lệch mà bạn không giải thích được. Xem dữ liệu từ ngân hàng không phải là đối chiếu.
3. Hãy gán lại từng khoản vào tài khoản đưa số liệu lên dòng tương ứng của tờ khai, dựa vào biên lai và mục đích kinh doanh.
4. Chỉ giữ một danh sách ngắn cho những khoản bạn chưa xếp được: ngày, bên nhận tiền, số tiền và câu hỏi. Hãy sắp xếp theo bên nhận tiền. Bên nhận tiền xuất hiện lặp lại là ứng viên để đặt tài khoản mặc định.

Nếu sổ sách chậm nhiều tháng, hãy bắt đầu với làm lại sổ sách quá hạn.

Làm sao chọn đúng loại cho từng khoản?

Hãy đặt ba câu hỏi cho mỗi khoản: đó là gì, lý do kinh doanh là gì, và nó đưa số liệu lên dòng nào của tờ khai. Chi phí kinh doanh phải vừa thông thường vừa cần thiết (Publication 334; section 162). Chứng từ đi kèm nên cho thấy số tiền đã trả và đó là chi phí kinh doanh (Publication 583).

Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên chịu thuế như doanh nghiệp một chủ, các dòng thường dùng trên Schedule C là:

Số dòng lấy từ Schedule C mới nhất đã công bố; hãy đối chiếu với biểu mẫu của năm bạn nộp. Bảng ánh xạ đầy đủ nằm trong hệ thống tài khoản kế toán cho Schedule C.

Hợp danh, S corporation hoặc C corporation áp dụng cùng phép thử thông thường và cần thiết, nhưng tờ khai của họ có các dòng riêng và một bản kê cho các khoản khấu trừ khác. Xem từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp.

Tôi phân loại tiền ăn thế nào, và còn chi phí giải trí thì sao?

Hãy ghi bữa ăn kinh doanh vào tài khoản riêng theo toàn bộ chi phí. Nhìn chung chỉ 50% của bữa ăn kinh doanh được khấu trừ (section 274(n)) và chi phí giải trí nhìn chung không được khấu trừ, nên tổng tiền ăn trong sổ sách nhìn chung lớn hơn line 24b của Schedule C. Khoản chênh lệch đó không phải là chi phí bị thiếu.

Với các khoản trả sau năm 2025, bữa ăn do người sử dụng lao động cung cấp vì sự thuận tiện của họ và đồ ăn tại cơ sở ăn uống do người sử dụng lao động điều hành nhìn chung không được khấu trừ (section 274(o)). Hãy giữ chúng trong một tài khoản riêng. Ai đủ điều kiện, biên lai phải thể hiện gì và các ngoại lệ nằm trong khoản khấu trừ tiền ăn kinh doanh.

Điều gì không phải chi phí thông thường: thiết bị, khoản rút tiền của chủ sở hữu và chi tiêu cá nhân?

Thiết bị, khoản rút tiền của chủ sở hữu, tiền trả nợ vay và chi tiêu cá nhân không phải chi phí thông thường, dù tiền đã rời tài khoản doanh nghiệp.

Khoản thanh toán bao gồm nhiều thứ, chẳng hạn vật tư và một món cá nhân trên cùng một biên lai, được tách ra nhiều tài khoản, và phần cá nhân nhìn chung không được khấu trừ (Publication 334). Xem chi phí dùng chung.

Vì sao một số khoản chi không có trên bản tóm tắt thuế hoặc báo cáo thuế của tôi?

Một khoản chi bị thiếu trên bản tóm tắt thuế lập từ sổ sách vì nó nằm trong tài khoản Uncategorized, chưa từng vào sổ sách, được ghi là thứ khác không phải chi phí, được tính ngoài sổ cái, hoặc hoàn toàn không phải chi phí của Schedule C.

Sổ sách và tờ khai thường khác nhau ở những khoản như vậy, nên hãy giữ một danh sách từng khoản chênh lệch. Xem từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp.

Tôi làm gì với các khoản không xác định được và với chi tiêu cá nhân?

Hãy tìm chứng từ trước. Khoản không có chứng từ có nguy cơ không được khấu trừ: IRS mong đợi sổ sách và chứng từ cho thấy số tiền và đó là chi phí kinh doanh (Publication 583).

• Hãy đọc đầy đủ tên bên nhận tiền trên sao kê, tìm biên lai trong email và ứng dụng thẻ, và xin nhà cung cấp một bản sao. Xem mất biên lai chi phí kinh doanh.
• Với chi phí đi lại (kể cả tiền ăn trong chuyến đi), quà tặng và xe cộ, số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính không được khấu trừ (Publication 463).
• Nếu một khoản vẫn không rõ, hãy liệt kê nó cho người chuẩn bị thuế cùng ngày, bên nhận tiền và số tiền. Đừng đặt nó vào một dòng có tên chỉ để xóa số dư.

Chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp không phải chi phí kinh doanh (section 262). Trong doanh nghiệp một chủ, đó là khoản rút tiền của chủ sở hữu (Publication 334). Với hợp danh hoặc công ty, bút toán đúng tùy vào loại hình pháp nhân: xem chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.

Với Uncategorized Income, hãy phân loại từng khoản tiền gửi theo nguồn. Tổng doanh thu là thu nhập bạn nhận được từ hoạt động kinh doanh, và IRS gợi ý xác định nguồn của từng khoản tiền gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (Publication 583).

• Thu nhập kinh doanh. Hãy khớp từng lần bán với một hóa đơn. Cùng một lần bán bị đếm hai lần được nêu trong thu nhập bị ghi trùng trong sổ sách, còn số dư tiền chờ gửi không xóa được nằm trong số dư Undeposited Funds.
• Tiền bạn tự bỏ vào, và tiền từ khoản vay. Không phải doanh số.
• Tiền đơn vị xử lý thanh toán chuyển về. Khoản chuyển về thường là số ròng sau phí và hoàn tiền, và có thể gồm thuế bán hàng. Số tiền trên Form 1099-K có thể không phải số tiền cần khai là thu nhập (Publication 334). Hãy tách từng khoản chuyển về: doanh số gộp vào thu nhập, phí vào chi phí, và thuế bán hàng áp lên người mua mà bạn phải thu và nộp lại vào tài khoản nợ phải trả, vì khoản thuế đó không phải tổng doanh thu. Thuế bán hàng áp lên bạn với tư cách người bán thì khác: số tiền đã thu là tổng doanh thu và khoản thuế là chi phí ở line 23 (hướng dẫn). Xem đối chiếu doanh số và tiền chuyển về.

Làm sao để các khoản chưa phân loại không quay lại?

Hãy đặt tài khoản mặc định cho các bên nhận tiền lặp lại, sửa quy tắc ngân hàng đã đưa khoản đó vào đây, và xem lại hai tài khoản này mỗi tháng.

• Mặc định theo bên nhận tiền. Nếu một bên nhận tiền chiếm phần lớn các bút toán, hãy đặt cho họ một tài khoản chi phí mặc định.
• Quy tắc ngân hàng. Nếu một quy tắc đã đưa khoản đó vào đây, hãy sửa quy tắc, nếu không tài khoản sẽ đầy lại vào tháng sau.
• Xem lại hằng tháng. Sau khi đối chiếu, cả hai tài khoản Uncategorized phải trống. IRS nói hãy đối chiếu mỗi tháng và giữ chứng từ được sắp xếp theo năm và theo loại (Publication 583).
• Ghi mục đích ngay lúc đó. Bản ghi chép được lập vào hoặc gần thời điểm phát sinh chi phí có giá trị hơn bản dựng lại sau này (Publication 463).

Tôi có thể sửa các bút toán trong một năm đã nộp tờ khai không?

Sửa sổ sách không làm thay đổi tờ khai đã nộp, nên hãy thống nhất với kế toán viên trước khi gán lại bất kỳ khoản nào trong kỳ đã nộp. Kỳ đã khóa được nêu trong ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế.

Gán lại giữa các dòng chi phí được khấu trừ đầy đủ trong cùng một năm không làm thay đổi lợi nhuận ròng. Tờ khai có cần điều chỉnh hay không tùy vào các số tiền đã khai có đúng không: IRS liệt kê thay đổi về thu nhập, khoản khấu trừ, tín thuế hoặc nghĩa vụ thuế là lý do để điều chỉnh (IRS). Yêu cầu hoàn thuế nhìn chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn (IRS). Thời hạn đó áp dụng cho yêu cầu hoàn thuế. Nếu bạn nợ thêm thuế, việc điều chỉnh không kéo dài hạn nộp ban đầu của khoản thuế: tiền lãi tính từ ngày đó cho đến khi thuế được nộp (hướng dẫn Form 1040-X).

Theo phương pháp tiền mặt, chi phí nhìn chung thuộc về năm bạn trả (Publication 538). Một bút toán cũ chỉ là lỗi ghi sổ đơn giản hay là vấn đề về thời điểm có thể tùy vào từng trường hợp.

S corporation nộp Form 1120-S điều chỉnh kèm bản kê nêu rõ từng khoản được điều chỉnh. Nếu số tiền của cổ đông thay đổi, công ty cũng nộp Schedule K-1 điều chỉnh (và K-3 khi bắt buộc) và đưa cho mỗi cổ đông một bản (hướng dẫn); tờ khai của chính cổ đông nhìn chung phải khớp với K-1 (hướng dẫn K-1). Hợp danh nộp Form 1065 điều chỉnh, hoặc yêu cầu điều chỉnh hành chính nếu chế độ kiểm tra hợp danh tập trung áp dụng, đây là mặc định trừ khi hợp danh đủ điều kiện đã chọn không tham gia. Yêu cầu phải nộp trong vòng 3 năm kể từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai và hạn nộp chưa gia hạn của tờ khai (hướng dẫn Form 1065; section 6227). C corporation dùng Form 1120-X. Trường hợp của chủ doanh nghiệp một chủ nằm trong điều chỉnh tờ khai vì sai sót chi phí kinh doanh.

Tôi kiểm tra các tổng số thế nào trước khi giao sổ sách cho người chuẩn bị thuế?

Hãy chạy các kiểm tra này theo thứ tự. Mỗi kiểm tra bắt một loại lỗi khác nhau.

1. Cả hai tài khoản Uncategorized có số dư bằng không cho năm thuế, hoặc mọi khoản còn lại đều nằm trong một danh sách kèm câu hỏi bên cạnh.
2. Mọi tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng đều khớp vào cuối năm: số dư trên sao kê, điều chỉnh cho các khoản chưa được xử lý xong, bằng với sổ sách vào ngày cuối của năm thuế.
3. Thu nhập khớp với hồ sơ doanh số của bạn theo phương pháp kế toán của tờ khai (Publication 538). Các khoản tiền gửi giải thích được chênh lệch sau khi bạn loại các khoản gửi không phải doanh số, cộng lại phí mà đơn vị xử lý thanh toán đã giữ, và tính đến doanh số tiền mặt, hoàn tiền, số dư do đơn vị xử lý giữ và, theo phương pháp dồn tích, các hóa đơn chưa thanh toán.
4. Mỗi chi phí khác là một tài khoản có tên riêng với số tiền bạn giải thích được.
5. Tiền ăn nằm trong tài khoản riêng theo toàn bộ chi phí, và số dặm kinh doanh được ghi cùng tổng số dặm trong năm (Publication 463).
6. Khoản rút tiền của chủ sở hữu, chi tiêu cá nhân và các khoản nộp thuế thu nhập của chính chủ sở hữu nằm ngoài các tài khoản chi phí. Thuế thu nhập tiểu bang mà hợp danh hoặc S corporation nộp trên thu nhập của chính mình là trường hợp khác: Notice 2020-75, hướng dẫn của IRS thông báo các quy định sắp ban hành, nói pháp nhân có thể khấu trừ khoản này, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế trước khi chuyển nó.

Hãy gửi báo cáo kết quả kinh doanh theo tài khoản, chi tiết giao dịch, sao kê, biên lai và tờ khai năm ngoái. Danh sách đầy đủ cho người chuẩn bị thuế nằm trong danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách và danh sách kiểm tra khóa sổ cuối năm. Nếu báo cáo kết quả kinh doanh vẫn có vẻ sai, xem báo cáo kết quả kinh doanh trông sai.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một freelancer có đống khoản lẫn lộn

Một freelancer nộp Schedule C có US$1.800 trong Uncategorized Expense: US$300 thuê bao phần mềm, US$1.200 cho một máy tính xách tay và US$300 tiền ăn với khách hàng. Các thuê bao đi vào Part V như chi phí khác. Máy tính xách tay rời khỏi danh sách chi phí thông thường: tùy sự việc và các lựa chọn, nó được khấu trừ trong năm đầu (khấu hao bổ sung, section 179 hoặc quy tắc an toàn cho khoản mua nhỏ) hoặc được khấu hao dần theo thời gian, như nêu trong ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ. Tiền ăn đi vào tài khoản tiền ăn theo toàn bộ chi phí; với giới hạn 50%, tờ khai thể hiện US$150.

US$5.000 trong Uncategorized Income tách thành US$4.200 tiền chuyển về từ đơn vị xử lý thanh toán và US$800 tiền chủ sở hữu tự bỏ vào, không phải thu nhập. Khoản chuyển về tương ứng với US$4.300 doanh số sau US$100 phí: doanh số là tổng doanh thu, còn US$100 là chi phí, không phải doanh số nhỏ hơn.

Một LLC có các khoản của 14 tháng

Một LLC một thành viên nộp Schedule C có US$22.000 trong Uncategorized Expense trải qua 14 tháng. Năm thứ nhất, 8 tháng đầu và đã nộp tờ khai, có US$13.000. Năm thứ hai, 6 tháng cuối và vẫn còn mở, có US$9.000.

Sau khi phân loại, US$4.000 là thiết bị, US$3.000 là chi tiêu cá nhân của chủ sở hữu và US$15.000 là chi phí thông thường. Chỉ US$15.000 đi vào các dòng chi phí có tên. Thiết bị đi vào câu hỏi về tài sản, và chi tiêu cá nhân vào khoản rút tiền của chủ sở hữu. Sau đó mỗi nhóm được tách theo năm. Nếu tờ khai năm thứ nhất đã khấu trừ các món cá nhân hoặc bỏ sót chi phí thông thường, xem "Tôi có thể sửa các bút toán trong một năm đã nộp tờ khai không?"

Đã ghi số dặm, không có chi phí xe

Một chủ doanh nghiệp một chủ đã ghi 8.000 dặm kinh doanh, nhưng bản tóm tắt thuế không cho thấy chi phí xe nào. Nhật ký là một bản ghi chép, không phải bút toán chi phí. Nếu dùng mức dặm tiêu chuẩn, line 9 được tính bằng số dặm kinh doanh nhân với mức đó, cộng phí đậu xe và phí cầu đường. Người chuẩn bị thuế có thể lấy con số đó từ nhật ký, và sổ sách nên có một bút toán tương ứng hoặc một ghi chú để báo cáo kết quả kinh doanh khớp với tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư lên đến các khoản của nhiều tháng hoặc hàng nghìn đô la, sổ sách dùng để lập tờ khai của hợp danh hoặc S corporation, đã nộp tờ khai dựa trên sổ sách này, hoặc bên cho vay hay IRS đã yêu cầu báo cáo: đây là những trường hợp mà chuyên gia rà soát sổ sách thường đáng giá. Xem hỗ trợ ghi sổ để biết cần chuẩn bị gì.
• Sổ sách chậm nhiều tháng, IRS đã gửi thư về năm đó, hoặc bên cho vay muốn xem báo cáo: xem làm lại sổ sách quá hạn, thông báo của IRS gửi doanh nghiệp và báo cáo tài chính cho khoản vay ngân hàng.
• Nhân viên ghi sổ để các số dư chưa phân loại, hoặc bạn không chắc sổ sách đã từng được đối chiếu: xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.
• Chi tiêu cá nhân lẫn trong sổ sách: xem sửa tình trạng lẫn lộn tiền kinh doanh và tiền cá nhân. Với chủ sở hữu S corporation hoặc hợp danh, xem S corporation trả chi phí cá nhân và khoản chi trả đảm bảo so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh.
• Thiết bị bị ghi là chi phí, hoặc chi phí bị ghi là tài sản: xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.
• Thu nhập bị đếm hai lần, hoặc số dư tiền gửi không xóa được: xem thu nhập bị ghi trùng trong sổ sách và số dư Undeposited Funds.
• Bạn sở hữu công ty từ ngoài Hoa Kỳ, hoặc tiền giữa bạn và công ty nằm trong đống này: xem ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ thuộc sở hữu nước ngoài và hồ sơ giao dịch cho LLC thuộc sở hữu nước ngoài, hoặc hỗ trợ thuế xuyên biên giới.