Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, hợp danh và công ty tại Hoa Kỳ đang cầm một báo giá dọn dẹp sổ sách mà họ chưa biết đánh giá
- Doanh nghiệp chậm sổ sách nhiều tháng hoặc nhiều năm và sắp xin báo giá
Không đề cập ở đây
- Mức giá bằng đô la, vì không cơ quan chính phủ nào công bố
- Phí ghi sổ kế toán hằng tháng khi sổ sách đã cập nhật
- Cách dựng lại sổ sách từng bước
- Tính tiền phạt cho một tờ khai nộp trễ cụ thể
Hoàn thiện sổ sách tồn đọng tốn bao nhiêu?
Không cơ quan chính phủ nào công bố giá cho việc hoàn thiện hoặc dọn dẹp sổ sách tồn đọng, nên một con số được đưa ra khi chưa ai xem hồ sơ của bạn chỉ là ước tính. Phí đi theo khối lượng việc: bao nhiêu tháng bị chậm, các tháng đó có bao nhiêu tài khoản và giao dịch, và thiếu bao nhiêu hồ sơ.
Việc dọn dẹp không đơn giản khi có bất kỳ điều nào sau đây:
- Chậm cả nhiều năm chứ không chỉ vài tháng, hoặc thiếu sao kê của một số tháng.
- Tiền lương, thuế bán hàng hoặc khoản trả cho nhà thầu nằm trong phần tồn đọng.
- Các tờ khai thuế của những năm đó cũng chưa nộp, hoặc đã có thông báo gửi đến.
- Bên cho vay, người mua doanh nghiệp hoặc một hạn chót ấn định ngày hoàn tất.
Trước khi xin báo giá, hãy gom sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán, các tờ khai đã nộp, báo cáo của các nền tảng và danh sách nhà cung cấp thường xuyên.
Nếu bạn đã có báo giá, hãy đếm số tài khoản-tháng mà báo giá bao gồm (số tài khoản nhân số tháng bị chậm) và xem báo giá có ghi rõ thuế bán hàng, tiền lương, các form cho nhà thầu và các tờ khai nộp trễ là có hay không bao gồm. Nếu thiếu sao kê của nhiều năm, hoặc một thông báo hay bên cho vay ấn định ngày, nhà cung cấp phải xem hồ sơ của bạn thì giá mới có ý nghĩa. Hãy nhận dịch vụ ghi sổ kế toán nếu bạn muốn kiểm tra báo giá dựa trên hồ sơ của mình.
Việc hoàn thiện hoặc dọn dẹp sổ sách tồn đọng thực chất gồm những gì?
Hoàn thiện nghĩa là ghi các tháng chưa từng được ghi sổ; dọn dẹp nghĩa là sửa sổ sách đã có nhưng sai. Nhiều công việc gồm cả hai, và chạy theo cùng một thứ tự:
- Thu thập sao kê và báo cáo của mọi tài khoản và mọi tháng.
- Đối chiếu từng tài khoản: khớp mọi bút toán với sao kê ngân hàng hoặc thẻ, bắt đầu từ tháng cũ nhất chưa ghi sổ, để số dư các tháng sau không kế thừa lỗi của tháng trước. Publication 583 yêu cầu chủ doanh nghiệp đối chiếu tài khoản kinh doanh để kiểm tra lỗi.
- Phân loại từng giao dịch: doanh thu, hoàn tiền, phí, chi phí, chuyển khoản, khoản vay, tiền chủ sở hữu góp vào hoặc rút ra, hay chi tiêu cá nhân. Chứng từ hỗ trợ phải cho thấy người nhận tiền, số tiền, bằng chứng thanh toán, ngày và đã mua gì (hồ sơ theo IRS).
- Bắt đầu từ tờ khai đã nộp gần nhất, nếu có, và dùng cùng phương pháp kế toán: sổ sách phải dùng phương pháp mà tờ khai thuế dùng, và việc đổi phương pháp thường cần IRS chấp thuận, yêu cầu bằng Form 3115 (Publication 583; Publication 538). Nếu chưa từng nộp tờ khai nào, phương pháp được chọn ở tờ khai đầu tiên và sau đó phải dùng nhất quán.
- Lập danh sách những gì không có chứng từ hỗ trợ, để người chuẩn bị thuế quyết định khoản nào đưa vào tờ khai.
- Bàn giao sổ sách thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (hồ sơ theo IRS).
Về những gì sổ sách phải thể hiện, hãy xem hoàn thiện sổ sách quá hạn. Khi chưa có sổ sách nào, hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Để quyết định giữa sửa tệp cũ và bắt đầu tệp mới, hãy xem dọn dẹp hay làm lại từ đầu.
Những yếu tố nào thường ảnh hưởng đến giá?
Mỗi yếu tố dưới đây thêm công việc mà báo giá cần nêu rõ. Càng nhiều yếu tố áp dụng, một con số tròn duy nhất càng cho bạn biết ít.
| Yếu tố | Thêm vào điều gì |
|---|---|
| Chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm | Mỗi tháng đều được đối chiếu và phân loại, từ tháng cũ nhất. |
| Tài khoản, thẻ và khoản vay | Mỗi loại được đối chiếu với sao kê riêng của nó. |
| Số giao dịch mỗi tháng | Mọi dòng đều được phân loại; nhiều giao dịch thẻ hoặc nền tảng nhỏ nghĩa là nhiều dòng. |
| Thiếu sao kê hoặc biên lai | Phải yêu cầu bản sao, hoặc dựng lại kỳ đó từ các hồ sơ khác và liệt kê những chỗ còn thiếu. |
| Nền tảng và đơn vị xử lý thanh toán | Báo cáo cho thấy doanh thu gộp, phí và hoàn tiền, khác với số tiền gửi vào ngân hàng. Xem đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán. |
| Thuế bán hàng | Thuế đã thu được theo dõi theo từng tiểu bang và đối chiếu với các tờ khai. Xem hoàn thiện thuế bán hàng chưa thu. |
| Tiền lương | Tiền lương, khoản khấu trừ và khoản nộp thuế phải khớp với từng tờ khai thuế lao động (Form 941 hằng quý, hoặc Form 944 hằng năm). |
| Nhà thầu | Form 1099-NEC có ngưỡng báo cáo cho khoản trả dịch vụ: $2.000 cho năm thuế mà trang này áp dụng và $600 cho các năm trước, nên việc hoàn thiện nhiều năm áp dụng ngưỡng của từng năm, và khấu trừ dự phòng (backup withholding) đòi hỏi form ở bất kỳ số tiền nào (IRS). Mỗi form nộp sai hoặc trễ đều chịu một khoản phạt riêng (IRS). |
| Hàng tồn kho | Nếu cần hàng tồn kho để tính thu nhập, thường bắt buộc dùng phương pháp dồn tích cho việc mua và bán, dù người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ có thể chọn không lập hàng tồn kho (Publication 538). Hãy hỏi xem việc kiểm đếm và hồ sơ mua hàng có nằm trong phạm vi không. |
| Chủ sở hữu và loại hình doanh nghiệp | Hợp danh hoặc công ty thường cần bảng cân đối kế toán khớp với tờ khai năm trước, và tiền chủ sở hữu góp vào hoặc rút ra phải được tách khỏi tiền của doanh nghiệp. |
| Tiền cá nhân và tiền kinh doanh bị trộn lẫn | Mỗi dòng cá nhân được tách ra trước; Publication 583 khuyên giữ tài khoản kinh doanh tách biệt với tài khoản cá nhân. Xem sửa lỗi tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn. |
| Nhiều hơn một doanh nghiệp | Mỗi doanh nghiệp cần bộ sổ sách đầy đủ riêng (Publication 583), nên tài khoản và số tháng được đếm theo từng doanh nghiệp. |
| Ngoại tệ | Các khoản nhận, trả hoặc dồn tích bằng tiền tệ khác được quy đổi sang đô la Hoa Kỳ theo tỷ giá có hiệu lực khi mỗi khoản được nhận, trả hoặc dồn tích; đô la là đồng tiền chức năng của mọi người nộp thuế, trừ một số đơn vị kinh doanh đủ điều kiện (qualified business unit), mà phạm vi công việc nên nêu rõ (IRS). |
| Lỗi trong tệp hiện có | Sửa các bút toán sai là công việc riêng, tách khỏi việc ghi bút toán mới; hãy hỏi xem việc này có được tính giá riêng không. |
Báo giá dọn dẹp của tôi có hợp lý không? Báo giá nên liệt kê gì?
Báo giá chỉ so sánh được khi phạm vi giống nhau. Một con số thấp với phạm vi hẹp không rẻ hơn một con số cao hơn nhưng bao gồm nhiều việc hơn. Để so sánh hai báo giá, mỗi báo giá nên nêu:
| Mục | Báo giá nên ghi gì |
|---|---|
| Kỳ | Tháng đầu và tháng cuối được bao gồm, cho từng pháp nhân. |
| Tài khoản | Mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và nền tảng được nêu tên, đối chiếu hằng tháng. |
| Khối lượng | Số giao dịch mỗi tháng mà mức giá giả định, và điều gì xảy ra khi vượt mức đó. |
| Hồ sơ còn thiếu | Ai yêu cầu hồ sơ, và nhà cung cấp làm gì nếu ngân hàng không cung cấp được một kỳ. |
| Phương pháp và số dư đầu kỳ | Theo phương pháp trên tờ khai đã nộp gần nhất, hoặc nêu phương pháp sẽ dùng nếu chưa nộp tờ khai nào; số dư đầu kỳ khớp với tờ khai đó. |
| Thuế bán hàng, tiền lương, form cho nhà thầu | Mỗi mục được ghi rõ là có hay không bao gồm, theo tên. |
| Các tờ khai nộp trễ | Có hay không bao gồm; những năm nào và form nào; ai chuẩn bị và ký. |
| Bạn nhận được gì | Các sao kê đã đối chiếu cho từng kỳ, các báo cáo và danh sách các mục còn mở. |
| Cơ sở tính giá | Phí cố định, hoặc tính theo giờ kèm số giờ ước tính và mức trần. |
| Phụ phí | Điều gì làm phát sinh thêm chi phí, chẳng hạn tìm thêm tài khoản hoặc có lỗi trong các tờ khai đã nộp. |
Hãy xem một báo giá là khó đánh giá khi:
- Sổ sách được tính giá riêng với các tờ khai nộp trễ, và không ai chịu trách nhiệm để hai phần khớp với nhau.
- Giá cố định được đưa ra trước khi ai đó xem một sao kê, nên không rõ giá giả định phạm vi nào. Hãy yêu cầu danh sách phạm vi đứng sau mức giá.
- Phí chuẩn bị tờ khai được tính theo một tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế. IRS khuyên nên tránh những người chuẩn bị thuế tính phí theo tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế (IRS Topic 254).
Báo giá có gồm việc nộp các tờ khai trễ không?
Thường là không, nên hãy hỏi: sổ sách và tờ khai có thể là hai việc riêng. Sổ sách cung cấp số liệu; người chuẩn bị thuế có trả phí và có mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN) sẽ chuẩn bị và ký tờ khai, còn bạn vẫn chịu trách nhiệm về mọi khoản trên đó (IRS Topic 254).
Hãy hỏi báo giá có bao gồm:
- Tờ khai của những năm nào, và những form nào (Schedule C, Form 1065, Form 1120-S hoặc Form 1120).
- Một công ty làm cả hai việc hay không, và theo thứ tự nào.
- Điều gì xảy ra nếu số liệu dựng lại khác với tờ khai đã nộp.
Tờ khai nộp trễ có thể bị phạt, và tiền phạt tăng theo tháng (xem bên dưới). Về thứ tự nộp, hãy xem hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Về phí của chính người chuẩn bị thuế, hãy xem chi phí kế toán viên cho doanh nghiệp nhỏ.
Ai đủ trình độ làm việc này, và tôi kiểm tra bằng cách nào?
Ghi sổ, chuẩn bị tờ khai và làm việc với IRS là những công việc khác nhau, với chứng chỉ khác nhau.
| Công việc | Ai được làm | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Ghi sổ hoặc dựng lại sổ sách | Trang chứng chỉ của IRS không liệt kê chứng chỉ nào cho công việc này. SBA cho biết kế toán viên công chứng (CPA) thường tốn kém hơn dịch vụ trực tuyến nhưng có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp, còn nhân viên ghi sổ tốn ít hơn nhưng không có nền tảng đào tạo kế toán chính thức như CPA. | Hãy hỏi về trình độ, người tham chiếu và một mẫu công việc đã hoàn thành. |
| Chuẩn bị tờ khai có thu phí | Ở cấp liên bang, bất kỳ ai có PTIN, người này phải ghi mã đó trên tờ khai. Một số tiểu bang thêm yêu cầu đăng ký hoặc giấy phép; chẳng hạn California yêu cầu hầu hết người chuẩn bị thuế có thu phí tại đó đăng ký với CTEC (California FTB). | Xác nhận PTIN có trên tờ khai của bạn và hỏi số đăng ký hoặc số giấy phép của tiểu bang, nếu có. |
| Đại diện bạn trong kiểm tra thuế, thu nợ thuế và khiếu nại | Luật sư, CPA và enrolled agent có quyền đại diện không giới hạn. Người tham gia Annual Filing Season Program có quyền hạn chế, và người chuẩn bị thuế chỉ có PTIN thường không có quyền nào. | Hãy dùng danh bạ người chuẩn bị thuế được liên kết từ trang của IRS về cách chọn chuyên gia thuế; kiểm tra giấy phép CPA với hội đồng kế toán của tiểu bang. |
Nếu có thông báo của IRS, nhiều năm chưa nộp tờ khai hoặc một cuộc kiểm tra thuế, quyền đại diện quan trọng không kém việc ghi sổ. Về phần còn lại của danh sách kiểm tra khi thuê, hãy xem chọn dịch vụ hoàn thiện sổ sách tồn đọng; về sự khác nhau giữa ba vai trò, hãy xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
Tôi có thể làm gì trước để giảm khoản CPA tính phí không?
Việc chuẩn bị có thể rút ngắn thời gian nhà cung cấp dành để tìm và sắp xếp hồ sơ. Việc đó có giảm phí hay không là do báo giá quyết định, không phải một lời hứa. Hãy mang theo:
- Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán, cho mọi tháng. IRS coi sao kê tài khoản là một loại chứng từ hỗ trợ (hồ sơ theo IRS).
- Các tờ khai đã nộp. Nếu mất bản sao, bảng ghi thuế của IRS cho thấy hầu hết các dòng nhưng không có tài liệu đính kèm: bảng ghi thuế doanh nghiệp cho hợp danh hoặc công ty, hoặc bảng ghi tờ khai thuế cho chủ doanh nghiệp khai trên Form 1040 (Schedule C). Bảng ghi của cá nhân chỉ gồm năm thuế hiện tại và ba năm thuế trước, nên các tờ khai cũ hơn có thể cần cách khác.
- Báo cáo của nền tảng và đơn vị xử lý thanh toán, và mọi Form 1099 bạn đã nhận.
- Giấy tờ khoản vay, hợp đồng thuê và hóa đơn mua tài sản.
- Báo cáo tiền lương và tờ khai thuế bán hàng, nếu đã nộp.
- Danh sách nhà cung cấp và khách hàng thường xuyên và mỗi bên là gì, để mỗi bên chỉ phải phân loại một lần.
- Ghi chú về tài khoản nào là cá nhân, và những gì bạn biết về các khoản chủ sở hữu gửi vào và rút ra.
- Danh sách những gì bạn biết là còn thiếu.
Hãy giữ nguyên mọi bản gốc; nhà cung cấp có thể muốn xem các bút toán cũ đúng như hiện có.
Chờ đợi để hoàn thiện sổ sách tốn kém thế nào?
Chờ đợi làm phát sinh tiền phạt liên bang tăng dần theo tháng, cùng những chi phí mà không khoản phí nào bao gồm. Các tiểu bang tự đặt tiền phạt cho tờ khai tiểu bang nộp trễ.
| Cái giá của việc chờ đợi | Quy tắc |
|---|---|
| Tờ khai nộp trễ có thuế phải trả | 5% của số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25% (IRS). |
| Nộp thuế trễ | 0,5% của số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25%; mức theo tháng tăng lên 1% nếu thuế vẫn chưa được nộp 10 ngày sau thông báo ý định cưỡng chế thu thuế (notice of intent to levy) của IRS (IRS). |
| Tờ khai hợp danh hoặc S corporation nộp trễ | Một khoản cố định cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 12 tháng, tính cho mỗi người từng là thành viên hợp danh hoặc cổ đông vào bất kỳ thời điểm nào trong năm. Tờ khai đến hạn năm 2026 bị tính $255; các hạn nộp sớm hơn dùng mức thấp hơn, được liệt kê theo năm trên trang của IRS, và tờ khai đến hạn năm 2027 bị tính $260 (IRS). |
| Hoàn thuế | Khoản hoàn thuế đã khấu trừ hoặc thuế tạm tính, hoặc một khoản tín thuế, thường phải được yêu cầu trong vòng 3 năm kể từ hạn nộp tờ khai; việc gia hạn nộp hoặc nộp tiền muộn hơn có thể làm thay đổi thời hạn và số tiền có thể lấy lại (IRS; 26 U.S.C. 6511). IRS cũng giữ lại khoản hoàn thuế khi tờ khai đang quá hạn. |
| IRS nộp thay bạn | Tờ khai thay thế (substitute return) có thể không tính các khoản khấu trừ mà bạn có thể yêu cầu (IRS). |
| Khoản vay kinh doanh | Bên cho vay cần bản sao các tờ khai đã nộp, nên việc phê duyệt có thể bị chậm (IRS). |
| Tiền lãi | Tiền lãi được tính trên thuế chưa nộp và trên tiền phạt. Xóa một khoản phạt thì cũng xóa tiền lãi trên khoản đó (IRS); tiền lãi trên chính số thuế thường vẫn còn, ngoài việc xóa có giới hạn khi một viên chức hoặc nhân viên IRS có lỗi hoặc chậm trễ không hợp lý (IRS). |
Khi cả tiền phạt nộp tờ khai trễ và tiền phạt nộp thuế trễ cùng áp dụng, tiền phạt nộp tờ khai trễ được giảm đi bằng tiền phạt nộp thuế trễ, nên hai khoản không đơn giản cộng lại; sau 5 tháng, tiền phạt nộp tờ khai trễ ngừng tăng còn tiền phạt nộp thuế trễ vẫn tiếp tục (IRS).
Tờ khai hợp danh hoặc S corporation bị tính theo số chủ sở hữu nhân số tháng trễ, dù có thuế phải trả hay không. Với tờ khai Form 1040 và Form 1120, tiền phạt tăng theo số thuế còn nợ, với mức tối thiểu cho tờ khai trễ hơn 60 ngày: một số tiền cố định hoặc toàn bộ số thuế còn nợ, tùy số nào nhỏ hơn (IRS). Không khoản nào là không thể tránh. IRS có thể xóa tiền phạt vì lý do chính đáng. Xóa phạt lần đầu (First Time Abate) và cơ chế miễn phạt tự động mới hơn (Automatic Exemption from Penalty) cũng có thể xóa tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ, nhưng chỉ khi cùng loại tờ khai đó đã được nộp đúng hạn trong 3 năm trước, nên doanh nghiệp đã chậm nhiều năm thường không đủ điều kiện (IRS). Hợp danh trong nước có không quá 10 thành viên hợp danh được coi là có lý do chính đáng nếu mọi thành viên hợp danh đều là cá nhân không phải người nước ngoài không cư trú (hoặc một di sản), mọi khoản được chia theo cùng tỷ lệ, và mọi thành viên hợp danh đã khai phần của mình trên tờ khai nộp đúng hạn (IRS); hướng dẫn về tiền phạt có đầy đủ các điều kiện và quy trình xóa phạt.
Thuế lương đã khấu trừ mà không nộp cũng có thể bị ấn định đối với người chịu trách nhiệm cố ý không nộp, chẳng hạn một cán bộ điều hành của công ty hoặc một thành viên của hợp danh (IRS); xem chậm nộp thuế lương.
Dọn dẹp sổ sách không xóa tiền phạt; nó giúp các tờ khai có thể được nộp, nên hãy hỏi khi nào các tờ khai sẽ được nộp chứ không chỉ sổ sách tốn bao nhiêu. Về số tiền theo hạn nộp, hãy xem tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ.
Tính theo giờ, phí cố định hay theo tháng: ai gánh rủi ro?
Bên mà hợp đồng để phần vượt chi phí về phía mình sẽ gánh rủi ro, và trong việc dọn dẹp, rủi ro nằm ở tình trạng của hồ sơ.
| Loại phí | Ai gánh phần vượt chi phí | Kiểm tra |
|---|---|---|
| Tính theo giờ, không có mức trần | Bạn | Hãy yêu cầu số giờ ước tính cho mỗi tài khoản-tháng và một mức trần mà bạn phải duyệt mới được vượt. |
| Tính theo giờ, có mức trần | Chia sẻ đến mức trần | Điều gì xảy ra khi chạm mức trần: dừng lại, hay hỏi trước? |
| Phí cố định | Nhà cung cấp, trong phạm vi bằng văn bản | Điều gì được coi là ngoài phạm vi: thêm tháng, tài khoản tìm thấy sau, hồ sơ còn thiếu. |
| Phí hằng tháng | Tùy thỏa thuận | Có bao gồm phần tồn đọng không, trong bao nhiêu tháng, và khi nào việc hoàn thiện kết thúc. |
Phí cố định chỉ chắc chắn bằng danh sách phạm vi của nó. Để biết phí cố định dựa trên điều gì, hãy yêu cầu nhà cung cấp xem trước một mẫu, chẳng hạn một tháng của mỗi tài khoản, và đặt giá dựa trên những gì mẫu đó cho thấy. Về mức giá hằng tháng liên tục sau khi sổ sách đã cập nhật, hãy xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.
Lập luận này có đúng với báo giá tại Canada bằng đô la Canada không?
Có. Các yếu tố quyết định giá và nội dung báo giá đều giống nhau: số tháng bị chậm, tài khoản, giao dịch, hồ sơ còn thiếu, và việc tiền lương, GST/HST và các tờ khai nộp trễ có hay không được bao gồm. Hãy yêu cầu từng mục ở một dòng riêng, tính giá bằng đô la Canada.
Quy tắc về hồ sơ cũng tương tự. Cơ quan Thuế Canada (CRA) yêu cầu hồ sơ của mọi giao dịch để chứng minh các khoản thu nhập và chi phí được yêu cầu, thường lưu tối thiểu sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA). Với tờ khai nộp trễ, sáu năm được tính từ ngày nộp (CRA). Tại Quebec, nhà tuyển dụng nộp các khoản khấu trừ QPP, QPIP và thuế thu nhập của Quebec cho Revenu Québec, không phải cho CRA (CRA), nên báo giá tại Quebec cũng nên ghi các hồ sơ nộp đó là có hay không bao gồm. Về tiền phạt nộp trễ, gồm cả tiền phạt lặp lại của CRA, hãy xem tiền phạt, tiền lãi và xóa phạt.
Về mức giá hằng tháng tại Canada, hãy xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng tại Canada. Về việc chuẩn bị sổ sách tại Canada cho tờ khai, hãy xem hoàn thiện sổ sách quá hạn tại Canada.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.
Cửa hàng trực tuyến, chậm 14 tháng
Một chủ doanh nghiệp có hai tài khoản ngân hàng, một thẻ tín dụng và một tài khoản nền tảng thanh toán, tất cả đều chậm 14 tháng. Báo giá nên liệt kê 4 tài khoản trong 14 tháng, tức là 56 lần đối chiếu hằng tháng. Báo giá nên nói rõ phí và hoàn tiền của nền tảng có được ghi sổ từ báo cáo của nền tảng hay không, và thuế bán hàng thu từ khách có được đối chiếu theo từng tiểu bang hay không. Một báo giá chỉ ghi "14 months of bookkeeping, one price" thì khó so với báo giá thứ hai. Hãy yêu cầu mỗi nhà cung cấp nêu số tài khoản-tháng mà họ đang tính giá.
LLC hai thành viên, chậm ba năm
Một LLC chịu thuế như hợp danh bị chậm ba năm và không có sao kê của một năm. Báo giá nên nói nhà cung cấp làm gì nếu ngân hàng không cung cấp được năm đó (yêu cầu bản sao, dựng lại từ các hồ sơ khác, hoặc đánh dấu là chưa giải quyết được) và việc đó có tốn thêm phí không. Báo giá cũng nên nói ai chuẩn bị ba tờ khai hợp danh nộp trễ, và với giá bao nhiêu.
Để hình dung quy mô, giả sử các tờ khai đến hạn năm 2023, 2024 và 2025, cả hai thành viên là thành viên hợp danh suốt năm, và mỗi tờ khai trễ ít nhất 12 tháng, nên mỗi tờ khai bị tính đủ 12 tháng. Mức cơ bản của IRS đi theo hạn nộp, nên ba tờ khai không bị tính giống nhau:
| Tờ khai đến hạn năm | Hai thành viên hợp danh × mức cơ bản × 12 tháng |
|---|---|
| 2023 | 2 × $220 × 12 = $5.280 |
| 2024 | 2 × $235 × 12 = $5.640 |
| 2025 | 2 × $245 × 12 = $5.880 |
Tổng là $16.800 trước khi được xóa phạt (IRS). Tờ khai đến hạn năm 2026 bị tính mức cao hơn, nên có thể lên tới 2 × $255 × 12 = $6.120 khi đã trễ 12 tháng. Giả định cho hợp danh nhỏ ở trên không áp dụng nếu một thành viên là người nước ngoài không cư trú, các khoản được phân bổ theo tỷ lệ khác nhau, hoặc tờ khai của chính các thành viên bị nộp trễ. Dù thế nào, các tờ khai nộp trễ cũng thuộc phạm vi của báo giá.
Nhà thầu có nhân viên và không có báo cáo tiền lương
Một nhà thầu có doanh thu $300.000, có nhân viên, và không có báo cáo tiền lương hằng quý cho tám quý gần nhất. Một báo giá "ghi sổ" mà không nhắc đến tiền lương để lại một rủi ro lớn chưa được tính giá. Đối chiếu tiền lương là khớp tiền lương, khoản khấu trừ và khoản nộp thuế với Form 941 của từng quý trong tám quý, và thuế đã khấu trừ nhưng cố ý không nộp có thể dẫn đến tiền phạt cá nhân đối với những người chịu trách nhiệm. Báo giá nên thể hiện việc đối chiếu tiền lương thành một dòng riêng có giá và nói ai nộp các báo cáo còn thiếu. Xem chậm nộp thuế lương.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bạn đang cầm một báo giá không biết đánh giá, hoặc sắp xin báo giá khi thiếu hồ sơ của nhiều tháng hay nhiều năm: hãy đối chiếu với các bảng ở trên. Một báo giá đáng tin cậy được lập sau khi xem sao kê của bạn và nêu rõ các kỳ, tài khoản, tờ khai nộp trễ và cơ sở tính giá. Hãy nhận dịch vụ ghi sổ kế toán nếu bạn muốn kiểm tra phạm vi dựa trên hồ sơ của mình trước khi cam kết.
- Tờ khai của nhiều năm cũng chưa nộp, hoặc bạn đã nhận thông báo: hãy xem hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp và tiền phạt nộp tờ khai trễ và nộp thuế trễ, và nhận dịch vụ ghi sổ kế toán cho phần sổ sách mà các tờ khai đó dựa vào.
- Thuế lương hoặc thuế bán hàng chưa được khai: hãy xem chậm nộp thuế lương và hoàn thiện thuế bán hàng chưa thu, và nhận dịch vụ ghi sổ kế toán để đối chiếu hồ sơ thuế lương hoặc thuế bán hàng mà các tờ khai đó dựa vào.
- Một bên cho vay, người mua doanh nghiệp hoặc một hạn chót ấn định ngày: hồ sơ vay kinh doanh cần bản sao các tờ khai đã nộp, nên cả sổ sách lẫn các tờ khai nộp trễ đều phải hoàn tất trước. Hãy nhận dịch vụ ghi sổ kế toán để xác định việc gì làm được chậm nhất vào thời điểm đó.
- Một công ty có lựa chọn S corporation nộp trễ hoặc chưa bao giờ được xác nhận: tờ khai phải nộp, Form 1120-S hay Form 1120, phụ thuộc vào điều đó, và việc xóa phạt khi lựa chọn nộp trễ thường phải được yêu cầu trong vòng 3 năm và 75 ngày kể từ ngày có hiệu lực dự kiến (IRS). Hãy xem xóa phạt khi lựa chọn S corporation nộp trễ trước khi chuẩn bị các tờ khai.
- Chưa có sổ sách, hoặc tệp cũ sai nghiêm trọng: hãy xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng hoặc dọn dẹp hay làm lại từ đầu.
- Bạn chưa chọn nhà cung cấp: hãy xem chọn dịch vụ hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
- Bạn muốn dịch vụ hằng tháng sau khi sổ sách đã cập nhật: hãy so sánh chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng với dịch vụ ghi sổ hằng tháng gồm những gì, hoặc cân nhắc tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.
- Doanh nghiệp của bạn ở Canada: hãy dùng nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA tại Canada để chọn đúng chứng chỉ cho công việc.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hay tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
| Ngưỡng báo cáo thù lao cho người không phải nhân viên trên Form 1099-NEC đối với khoản thanh toán đến hết năm 2025 Box 1 thù lao cho người không phải nhân viên từ $600 trở lên, theo hướng dẫn tháng 4 năm 2025; khoản thanh toán sau ngày 31 tháng 12 năm 2025 áp dụng ngưỡng cao hơn. | $600 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC (bản sửa đổi tháng 4 năm 2025) Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ thông thường hằng tháng của tiền phạt không nộp tờ khai Tính trên thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng Form 1040 bắt buộc bị nộp trễ, trước khi điều chỉnh theo tiền phạt nộp trễ thuế đồng thời áp dụng | 5% | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ tối đa thông thường của tiền phạt không nộp tờ khai Tỷ lệ phần trăm tối đa của số thuế chưa nộp; có thể áp dụng thêm mức tối thiểu riêng khi tờ khai trễ hơn 60 ngày | 25% | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ thông thường hằng tháng của tiền phạt không nộp thuế Tính trên thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng thuế vẫn chưa được nộp; một số trường hợp áp dụng mức đặc biệt | 0,5% | IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ tối đa thông thường của tiền phạt không nộp thuế Tỷ lệ phần trăm tối đa của số thuế chưa nộp | 25% | IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ Đã kiểm tra |
| Tỷ lệ không nộp thuế hằng tháng sau thông báo thu thuế chưa trả Áp dụng nếu thuế vẫn chưa nộp sau 10 ngày kể từ thông báo ý định cưỡng chế (notice of intent to levy) | 1% | IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ Đã kiểm tra |
| Số ngày sau thông báo ý định cưỡng chế (notice of intent to levy) của IRS trước khi áp dụng mức lãi nộp trễ cao hơn Nếu thuế vẫn chưa nộp sau khoảng thời gian này kể từ thông báo, mức lãi nộp trễ sẽ tăng (xem us.late-payment.after-levy-notice-rate). | 10 ngày | IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ Đã kiểm tra |
| Số tháng tối đa tính tiền phạt nộp trễ tờ khai hợp danh theo section 6698 Mỗi tháng hoặc phần tháng mà vi phạm còn tiếp diễn; có thể được miễn giảm do lý do chính đáng hoặc miễn giảm hành chính. | 12 tháng | US Code: section 6698(a) Đã kiểm tra |
| Tiền phạt liên bang khi nộp trễ Form 1065, mỗi thành viên hợp danh mỗi tháng, cho tờ khai đến hạn năm 2026 Tính cho mỗi người từng là thành viên hợp danh vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế, mỗi tháng hoặc một phần của tháng, tối đa 12 tháng; mức này áp dụng cho tờ khai đến hạn ban đầu năm 2026 (năm thuế 2025). Tờ khai đến hạn năm 2027 dùng mức cao hơn tại us.partnership-return.late-filing-per-partner. | $255 Năm thuế 2025 | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Tiền phạt Form 1065 nộp trễ ở cấp liên bang cho mỗi thành viên hợp danh mỗi tháng đối với tờ khai đến hạn năm 2027 Cho mỗi thành viên hợp danh tại bất kỳ thời điểm nào trong năm tính thuế, mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 12 tháng; mức này áp dụng cho các tờ khai phải nộp năm 2027 | $260 Năm thuế 2026 | IRS: Revenue Procedure 2025-32, section 4.55 Đã kiểm tra |
| Khoảng thời gian để yêu cầu hoàn thuế hoặc ghi có bằng cách nộp tờ khai quá hạn Khoảng thời gian thông thường để nộp tờ khai quá hạn nhằm lấy lại thuế đã khấu trừ, thuế nộp tạm tính và tín thuế có thể hoàn lại, tính từ ngày đến hạn của tờ khai; việc gia hạn, thời điểm nộp tiền và các ngoại lệ theo luật có thể làm thay đổi kết quả. 26 U.S.C. 6511 giới hạn riêng khoảng thời gian yêu cầu và số tiền được hoàn. | 3 năm | IRS: Nộp các tờ khai thuế quá hạn Đã kiểm tra |
| Thời gian nộp trễ tờ khai khiến áp dụng tiền phạt nộp trễ tối thiểu đối với thuế thu nhập liên bang Hơn khoảng thời gian này sau hạn nộp tờ khai, kể cả gia hạn nộp hợp lệ; có thể được miễn giảm do lý do chính đáng. | 60 ngày | 26 USC 6651(a) Đã kiểm tra |
| Thời gian xét lại lịch sử tuân thủ để được miễn giảm tiền phạt tự động Cùng loại tờ khai phải đã được nộp hoặc không phải nộp trong ba năm trước; không có tiền phạt làm mất tư cách hay đã được miễn phạt tự động hoặc xóa phạt lần đầu trước đó. Một số trường hợp hủy phạt do lý do chính đáng hoặc do lỗi của IRS vẫn giữ tư cách. | 3 năm trước | IRS: Miễn phạt tự động, đoạn (8) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh thông thường Kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan đến. | Sáu năm | CRA: Hồ sơ kinh doanh Đã kiểm tra |
| Tiền phạt liên bang khi nộp trễ Form 1065, mỗi thành viên hợp danh mỗi tháng, cho tờ khai đến hạn năm 2023 Cho tờ khai hợp danh đến hạn năm 2023 không gia hạn (năm thuế 2022 đối với hợp danh dùng năm dương lịch). Form 1120-S dùng cùng mức tiền cho mỗi cổ đông. Lấy từ bảng mức phạt cơ bản trên trang của IRS. | $220 Năm thuế 2022 | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Tiền phạt liên bang khi nộp trễ Form 1065, mỗi thành viên hợp danh mỗi tháng, cho tờ khai đến hạn năm 2024 Cho tờ khai hợp danh đến hạn năm 2024 không gia hạn (năm thuế 2023 đối với hợp danh dùng năm dương lịch). Form 1120-S dùng cùng mức tiền cho mỗi cổ đông. Lấy từ bảng mức phạt cơ bản trên trang của IRS. | $235 Năm thuế 2023 | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Tiền phạt liên bang khi nộp trễ Form 1065, mỗi thành viên hợp danh mỗi tháng, cho tờ khai đến hạn năm 2025 Cho tờ khai hợp danh đến hạn năm 2025 không gia hạn (năm thuế 2024 đối với hợp danh dùng năm dương lịch). Form 1120-S dùng cùng mức tiền cho mỗi cổ đông. Lấy từ bảng mức phạt cơ bản trên trang của IRS. | $245 Năm thuế 2024 | IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ Đã kiểm tra |
| Thời hạn thông thường để xin miễn giảm đơn giản hóa khi LLC chọn quy chế S trễ hạn Tính từ ngày hiệu lực dự kiến; áp dụng các điều kiện của Revenue Procedure 2013-30 | 3 năm và 75 ngày | IRS: Xóa phạt khi lựa chọn nộp trễ Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Nên lưu giữ những loại hồ sơ nào
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Nộp các tờ khai thuế quá hạn
- IRS: Tiền phạt nộp tờ khai trễ
- IRS: Tiền phạt nộp thuế trễ
- IRS: Xóa tiền phạt hành chính
- IRS: Xóa tiền lãi
- 26 U.S.C. 6511: Giới hạn về tín thuế hoặc hoàn thuế
- California FTB: Hội đồng Giáo dục Thuế California
- IRS: Tiền phạt đối với tờ khai thông tin
- IRS: Xóa phạt khi lựa chọn nộp trễ
- IRS: Hiểu về chứng chỉ và trình độ của người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Chọn chuyên gia thuế
- IRS: Topic no. 254, Cách chọn người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Thuế lao động và Trust Fund Recovery Penalty
- IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hay tờ khai thông tin khác không?
- IRS: Lấy bảng ghi thuế doanh nghiệp
- IRS: Các loại bảng ghi thuế cho cá nhân và cách đặt
- IRS: Ngoại tệ và tỷ giá hối đoái
- SBA: Quản lý tài chính của bạn
- CRA: Hồ sơ kinh doanh
- CRA: Nơi lưu giữ hồ sơ và thời gian lưu giữ
- CRA: T4001, Hướng dẫn cho nhà tuyển dụng về khấu trừ và nộp thuế lương
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.