Lương nhà sáng lập C corp sau vòng seed: quy tắc và bảng lương

Lương nhà sáng lập C corp: luật yêu cầu gì

Luật thuế liên bang không đặt mức lương tối thiểu cho nhà sáng lập C corporation, trước hay sau khi gọi vốn. Trả bao nhiêu là quyết định của hội đồng quản trị, và các văn bản gọi vốn có thể cho nhà đầu tư tiếng nói. Điều luật quy định là hình thức trả: nhà sáng lập là cán bộ điều hành, làm việc trong doanh nghiệp và được trả tiền là nhân viên của công ty, nên tiền được trả qua bảng lương, có khấu trừ thuế và Form W-2 (26 CFR 31.3121(d)-1(b); IRS: Tự trả lương cho mình).

Trường hợp của nhà sáng lập không đơn giản khi:

• một đồng sáng lập đã được trả bằng Form 1099, hoặc được trả mà không khấu trừ gì;
• công ty nợ nhà sáng lập tiền lương đã ghi sổ nhưng chưa trả;
• một nhà sáng lập làm việc ở tiểu bang có quy tắc tiền lương và giờ làm riêng, hoặc sống ngoài Hoa Kỳ;
• công ty định dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương, việc này cần có tiền lương đã trả.

Hãy gom sẵn biên bản phê duyệt của hội đồng quản trị (hoặc kế hoạch để có biên bản), chức danh và vai trò của từng nhà sáng lập, tỷ lệ sở hữu, tiểu bang nơi mỗi người làm việc, ngày dự kiến bắt đầu bảng lương, và mọi khoản lương đã dồn tích hoặc đã trả ngoài bảng lương.

Nhà sáng lập làm việc trong C corporation có phải là nhân viên về thuế lương không?

Có, trong hầu hết trường hợp. Cán bộ điều hành của công ty là nhân viên, trừ khi cán bộ đó không làm dịch vụ nào hoặc chỉ làm dịch vụ nhỏ và không nhận cũng không có quyền nhận tiền công (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Publication 15 nêu thẳng: cán bộ điều hành của công ty làm việc trong doanh nghiệp đã thành lập công ty là nhân viên của công ty đó.

Nhà sáng lập không phải là cán bộ điều hành được kiểm tra theo quy tắc thông luật thông thường: ai kiểm soát cách thức, thời gian và nơi làm việc (Publication 15-A). Nhà sáng lập xây dựng sản phẩm toàn thời gian dưới sự chỉ đạo của công ty thường cũng là nhân viên theo các quy tắc đó. Chỉ giữ vai trò giám đốc thì không phải là việc làm (Publication 15-A).

Nhà sáng lập có thể không nhận lương, trước hay sau khi gọi vốn không?

Về thuế liên bang, có. Nhà sáng lập làm việc với tư cách cán bộ điều hành vẫn là nhân viên dù không được trả; chỉ cán bộ không làm hoặc chỉ làm việc nhỏ và không được trả cũng không có quyền được trả mới nằm ngoài định nghĩa đó (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Nhưng không có lương thì không có tiền lương chịu thuế, nên không có gì để khấu trừ. Việc gọi vốn không thay đổi điều đó. Điều làm đổi câu trả lời là một lời hứa trả lương: tiền lương mà nhà sáng lập có quyền nhận theo thư mời làm việc hoặc nghị quyết của hội đồng quản trị là khoản đang nợ, và được trả qua bảng lương khi chi trả.

Không trả lương chủ yếu là vấn đề của luật lao động. Theo luật tiền lương liên bang, nhân viên sở hữu ít nhất 20% doanh nghiệp và trực tiếp quản lý doanh nghiệp là cán bộ quản lý được miễn trừ, không cần phép kiểm tra mức lương (29 CFR 541.101). Khoản miễn trừ liên bang đó không thay thế luật của tiểu bang hoặc địa phương có tiêu chuẩn cao hơn (29 U.S.C. 218), và các tiểu bang tự đặt phép kiểm tra miễn trừ. Nhà sáng lập có tỷ lệ sở hữu thấp hơn mức đó, hoặc làm việc ở tiểu bang có quy tắc chặt hơn, nên nhờ luật sư lao động xác nhận liệu làm việc không lương có được phép hay không.

Rút tiền bằng cách khác không giúp tránh được câu hỏi này. Tiền mặt trả cho nhà sáng lập kiêm cổ đông mà không phải lương nhìn chung là cổ tức, khoản hoàn vốn hoặc khoản vay, mỗi loại có quy tắc riêng; xem cách C corporation bị đánh thuế.

Chúng tôi có thể trả lương nhà sáng lập từ tiền của nhà đầu tư không?

Luật thuế liên bang không hỏi tiền đến từ đâu. Tiền lương được khấu trừ nếu hợp lý và trả cho dịch vụ thực sự đã thực hiện (26 CFR 1.162-7), dù công ty trả từ doanh thu hay từ SAFE hoặc vòng gọi vốn có định giá. Giới hạn về việc chi tiền đã gọi được đến từ hội đồng quản trị và các văn bản gọi vốn, không đến từ luật thuế, nên hãy đọc các thỏa thuận đầu tư trước khi định mức lương.

Khoản lương được đánh thuế giống nhau bất kể nguồn tiền: thuế lương và khấu trừ trên mỗi kỳ trả lương, như nêu bên dưới.

Ai quyết định lương nhà sáng lập, và nên giữ hồ sơ gì?

Hội đồng quản trị thường quyết định lương của cán bộ điều hành. Với công ty Delaware, luật cho công ty quyền bổ nhiệm cán bộ điều hành và trả thù lao phù hợp (Delaware Code, Title 8, section 122), và hội đồng quản trị điều hành công việc của công ty trừ khi điều lệ thành lập quy định khác (section 141(a)). Các văn bản gọi vốn cũng có thể yêu cầu nhà đầu tư đồng ý khi thay đổi lương nhà sáng lập.

Hãy giữ hồ sơ bằng văn bản đủ để hỗ trợ khoản khấu trừ và các hồ sơ bảng lương:

• nghị quyết hoặc văn bản đồng thuận của hội đồng quản trị ghi tên, chức danh, mức lương và ngày bắt đầu của từng nhà sáng lập;
• thư mời làm việc hoặc hợp đồng lao động của từng nhà sáng lập;
• Form W-4 và sổ đăng ký bảng lương khi bắt đầu trả lương;
• lý do cho mức lương, chẳng hạn vai trò, số giờ làm và giai đoạn gọi vốn.

Phép kiểm tra khấu trừ xem xét các sự việc vào thời điểm thỏa thuận mức lương, không phải khi bị đặt câu hỏi sau này (26 CFR 1.162-7(b)(3)), nên biên bản của hội đồng quản trị có ghi ngày rất quan trọng.

Lương nhà sáng lập tốn của công ty và của nhà sáng lập bao nhiêu thuế?

Công ty trả phần An sinh Xã hội, Medicare và thuế thất nghiệp liên bang của mình ngoài tiền lương; nhà sáng lập chịu phần tương ứng và thuế thu nhập bị khấu trừ. Mọi số liệu lấy từ Publication 15.

Một số tiểu bang không tính tiền lương của cán bộ điều hành công ty vào thuế thất nghiệp tiểu bang dù FUTA vẫn áp dụng; khi đó công ty có thể phải nộp FUTA cao hơn 0,6% trên khoản lương đó (Publication 15). Hãy kiểm tra tiểu bang nơi làm việc.

Công ty khấu trừ tiền lương và các khoản thuế lương của chính mình. C corporation có lãi tiết kiệm thuế liên bang ở mức 21% trên các khoản khấu trừ đó. Trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, khoản lương không phải chi phí nghiên cứu có thể là chi phí khởi sự, với giới hạn khấu trừ (26 U.S.C. 195); xem chi phí trước khi ra mắt. Startup đang lỗ thì cộng các khoản này vào lỗ hoạt động ròng; xem cách C corporation bị đánh thuế.

C corporation có quy tắc lương hợp lý như S corporation không?

Không theo cách giống nhau. S corporation phải trả cho chủ sở hữu đang làm việc mức lương hợp lý trước khi phân phối; xem lương của chủ sở hữu S corporation. C corporation không có mức sàn như vậy. Phép kiểm tra tính hợp lý của C corporation đặt ra mức trần cho khoản khấu trừ: lương phải hợp lý và thuần túy cho dịch vụ, và khoản lương cao hơn nhiều so với thị trường mà biến động theo tỷ lệ cổ phần có thể bị coi là cổ tức không được khấu trừ (26 CFR 1.162-7).

Hướng dẫn của chính IRS bổ sung rằng lương của cán bộ điều hành nhìn chung nên tương xứng với nhiệm vụ, và IRS có thể điều chỉnh cả tờ khai của công ty lẫn của cổ đông nếu cán bộ điều hành bị trả thấp (IRS: Tự trả lương cho mình). Hướng dẫn đó không nêu số tiền hay công thức nào.

Đồng sáng lập có thể được trả bằng Form 1099 thay vì bảng lương không?

Nhìn chung là không, nếu đồng sáng lập là cán bộ điều hành làm việc thực sự. Biểu mẫu không quyết định tình trạng: doanh nghiệp không thể biến một người lao động, kể cả cán bộ điều hành của công ty, thành nhà thầu bằng cách phát hành Form 1099-NEC (IRS: Tự trả lương cho mình). Gọi mối quan hệ bằng tên khác không có ý nghĩa nếu có quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên (26 CFR 31.3121(d)-1(a)(3)).

Khi công ty coi cán bộ điều hành là nhân viên nhưng xử lý như nhà thầu, công ty phải chịu trách nhiệm về An sinh Xã hội, Medicare và thuế thu nhập chưa khấu trừ, ở mức giảm theo section 3509 khi việc xếp sai không cố ý (IRS: Tự trả lương cho mình; 26 U.S.C. 3509). Những người chịu trách nhiệm nộp thuế mà cố ý không nộp có thể chịu trách nhiệm cá nhân về tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty), bằng 100% số thuế đã khấu trừ chưa nộp (Publication 15); xem nợ thuế lương. Hãy chuyển đồng sáng lập sang bảng lương từ kỳ lương kế tiếp, rồi xử lý các kỳ trước. Cách khắc phục, gồm tờ khai điều chỉnh và các chương trình giải quyết, nằm trong nhà thầu có thể là nhân viên.

Nhà sáng lập không phải là cán bộ điều hành và thực sự làm việc độc lập, chẳng hạn cố vấn cho một dự án ngắn, có thể là nhà thầu theo phép kiểm tra thông luật (Publication 15-A). Đó là câu hỏi về sự việc, không phải sự lựa chọn.

Nếu chúng tôi dồn tích lương nhà sáng lập bây giờ và trả sau thì sao?

Lương dồn tích nợ nhà sáng lập kiểm soát công ty không được khấu trừ cho đến khi được trả. Nếu nhà sáng lập sở hữu, trực tiếp hoặc gián tiếp, hơn 50% cổ phần của công ty theo giá trị, công ty chỉ khấu trừ tiền lương vào ngày nhà sáng lập tính khoản đó vào thu nhập, mà với cá nhân dùng phương pháp tiền mặt là ngày được trả (26 U.S.C. 267(a)(2) và (b)(2)). Cổ phần do gia đình nhà sáng lập nắm giữ được tính vào tỷ lệ đó (26 U.S.C. 267(c)). Trong công ty dịch vụ cá nhân, chẳng hạn công ty tư vấn mà chủ sở hữu trực tiếp làm việc, quy tắc này áp dụng cho mọi nhà sáng lập sở hữu bất kỳ cổ phần nào (26 U.S.C. 267(a)(2); 26 U.S.C. 441(i)(2)).

Với các nhà sáng lập khác, công ty dùng phương pháp dồn tích chỉ được khấu trừ tiền lương trong năm phát sinh nếu được trả trong khoảng 2½ tháng sau cuối năm, tức trước ngày 15 của tháng thứ 3; khoản trả sau đó được coi là thù lao hoãn trả và được khấu trừ khi trả (26 CFR 1.404(b)-1T). Công ty dùng phương pháp tiền mặt khấu trừ toàn bộ tiền lương khi trả.

Thêm hai điểm:

• Khoản nộp thuế lương tính theo ngày trả lương, không phải ngày dồn tích (Publication 15).
• Tiền lương đã kiếm được nhưng trả sau cùng khoảng 2½ tháng đó có thể là thù lao hoãn trả theo section 409A, vốn có quy tắc thời điểm nghiêm ngặt (26 CFR 1.409A-1(b)(4)). Hãy nhờ xem xét mọi kế hoạch trả lương vào năm sau trước khi ký.

Với startup đang lỗ, việc trì hoãn khấu trừ thường chỉ thay đổi khoản lỗ của năm nào, nhưng hồ sơ vẫn phải đúng.

Trả lương nhà sáng lập có giúp ích cho tín thuế nghiên cứu bù trừ thuế lương không?

Có, nếu nhà sáng lập làm công việc nghiên cứu. Tiền lương trả cho nhân viên cho dịch vụ nghiên cứu đủ điều kiện được tính vào tín thuế nghiên cứu, và "wages" nghĩa là tiền lương theo định nghĩa về khấu trừ thuế thu nhập (26 U.S.C. 41(b)). Thời gian của nhà sáng lập không được trả lương không đóng góp gì. Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện có thể chọn dùng tín thuế để bù trừ thuế lương của người sử dụng lao động và tính tín thuế đó trên Form 8974 (IRS: Giới thiệu Form 8974), nên tín thuế có thể quan trọng ngay cả trước khi công ty phải nộp thuế thu nhập.

Điều kiện, giới hạn hằng năm và việc lựa chọn được nêu trong tín thuế nghiên cứu bù trừ thuế lương.

Chúng tôi cần thiết lập gì trước kỳ lương đầu tiên của nhà sáng lập?

Hãy đăng ký làm người sử dụng lao động tại tiểu bang nơi làm việc, thiết lập việc nộp thuế liên bang, thu Form W-4 và Form I-9 từ từng nhà sáng lập, và cho mọi kỳ lương của nhà sáng lập đi qua bảng lương. Sau đó công ty nộp Form 941 mỗi quý, Form 940 mỗi năm, và Form W-2 cho mỗi năm dương lịch, đến hạn vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 đối với tiền lương năm nay (Publication 15).

Việc mở tài khoản, lịch nộp thuế và khai báo nhân viên mới được hướng dẫn từng bước trong thiết lập bảng lương.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai nhà sáng lập nhận lương sau vòng seed

Một startup gọi được $1.500.000 và hội đồng quản trị phê duyệt $120.000 mỗi năm cho mỗi trong hai nhà sáng lập, cả hai đều là cán bộ điều hành.

Công ty cũng trả thuế thất nghiệp tiểu bang theo thuế suất của tiểu bang. Nếu tiểu bang đó không tính lương của cán bộ điều hành vào thuế thất nghiệp, FUTA có thể lên đến $420 cho mỗi nhà sáng lập (6,0% của $7.000). Cùng khoản $9.180 đó bị khấu trừ từ tiền lương của mỗi nhà sáng lập, cộng thuế thu nhập theo Form W-4 của họ. Công ty nộp Form 941 hằng quý, Form 940 hằng năm, và đưa cho mỗi nhà sáng lập một Form W-2 đúng hạn.

Đồng sáng lập được trả bằng Form 1099

Giám đốc công nghệ (CTO) của công ty, một cán bộ điều hành làm việc toàn thời gian, được trả $8.000 mỗi tháng bằng chuyển khoản ngân hàng kèm Form 1099-NEC. Cán bộ điều hành làm công việc này là nhân viên. Công ty chịu trách nhiệm về An sinh Xã hội, Medicare và thuế thu nhập chưa khấu trừ, và có thể bị phạt. Công ty chuyển CTO sang bảng lương từ kỳ lương kế tiếp và xem xét các kỳ trước.

Lương còn nợ nhà sáng lập đa số vào cuối năm

Một startup dùng phương pháp dồn tích còn nợ nhà sáng lập sở hữu 60% khoản lương chưa trả $200.000 vào ngày 31 tháng 12 của Năm 1.

• Năm 1: không có khoản khấu trừ, vì nhà sáng lập sở hữu hơn một nửa cổ phần và chưa được trả.
• Năm 2: công ty trả $200.000, cho đi qua bảng lương và khấu trừ trong năm đó; nhà sáng lập khai khoản này trong năm đó.

Nếu cùng khoản lương đó nợ một nhà sáng lập sở hữu 10%, không có cổ phần của gia đình, trong công ty không phải là công ty dịch vụ cá nhân, và được trả chậm nhất vào ngày 15 tháng 3 của Năm 2, công ty có thể khấu trừ khoản này trong Năm 1.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Công ty là LLC, không phải công ty cổ phần: xem cách chủ sở hữu LLC tự trả tiền cho mình.
• Công ty đã bầu chọn tư cách S corporation: xem lương của chủ sở hữu S corporation.
• Một nhà sáng lập sống ngoài Hoa Kỳ: xem tự trả tiền cho mình khi là chủ sở hữu nước ngoài.
• Một nhà sáng lập làm việc ở tiểu bang khác với công ty: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
• Một đồng sáng lập hoặc người lao động khác đã được trả như nhà thầu: xem nhà thầu có thể là nhân viên, và nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp để sửa các hồ sơ đã nộp.
• Tiền lương đã dồn tích nhưng chưa trả, hoặc bảng lương bị bỏ sót: hãy nhận hỗ trợ thuế doanh nghiệp; xem thêm nợ thuế lương.
• Bạn định dùng tín thuế nghiên cứu để bù trừ thuế lương: xem tín thuế nghiên cứu bù trừ thuế lương.
• Bạn bắt đầu bảng lương lần đầu: xem thiết lập bảng lương.
• Cổ phần nhà sáng lập của bạn được xác lập quyền sở hữu dần: xem cổ phần nhà sáng lập được xác lập quyền sở hữu dần.
• Startup ở Canada và yêu cầu SR&ED: xem lương nhà sáng lập trong startup yêu cầu SR&ED.