Cấp quyền chọn mua cổ phiếu sau 409A: Form 3921, khấu trừ thuế

Công ty phải nộp những gì khi cấp quyền chọn mua cổ phiếu?

Khi quyền chọn được định giá bằng giá trị thị trường hợp lý và không có giá trị xác định được ngay, đây là trường hợp thường gặp ở startup chưa niêm yết, công ty Hoa Kỳ không phải nộp gì cho IRS vào thời điểm cấp (Publication 525). Nghĩa vụ nộp hồ sơ bắt đầu khi có người thực hiện quyền chọn:

Phần chênh lệch (spread) là giá trị cổ phần vào ngày thực hiện trừ đi giá thực hiện. Các trường hợp không đơn giản gồm: quyền chọn ghi ngày cấp trước khi hội đồng quản trị thông qua hoặc định giá theo một bản định giá đã cũ, ISO vượt hạn mức hằng năm, thực hiện quyền chọn hơn ba tháng sau khi người đó rời công ty, thực hiện sớm cổ phần chưa được xác lập quyền sở hữu, hoặc bán lại cho công ty. Mỗi trường hợp có thể làm thay đổi biểu mẫu phải nộp, khoản khấu trừ thuế hoặc khoản khấu trừ chi phí của công ty.

Hãy gom: kế hoạch quyền chọn và phê duyệt của cổ đông, phê duyệt của hội đồng quản trị cho từng lần cấp, mọi báo cáo 409A, sổ theo dõi cấp và thực hiện quyền chọn, cùng các Form 3921, W-2 và 1099-NEC của những năm trước.

Vì sao giá thực hiện phải bằng hoặc cao hơn giá trị 409A, và một bản định giá có hiệu lực bao lâu?

NSO định giá thấp hơn giá trị thị trường hợp lý vào ngày cấp thường bị coi là thù lao hoãn chi trả theo section 409A. ISO định giá thấp hơn mức đó thì không còn là ISO, trừ khi phần thiếu hụt đến từ nỗ lực định giá cổ phiếu một cách thiện chí (26 U.S.C. 422(c)(1)). NSO chỉ nằm ngoài section 409A nếu giá thực hiện không bao giờ thấp hơn giá trị thị trường hợp lý vào ngày cấp và số cổ phần được cố định từ lúc cấp (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(i)). Khi vi phạm section 409A xảy ra, người nắm giữ phải tính khoản đó vào thu nhập và chịu thêm thuế 20% cùng tiền lãi (26 U.S.C. 409A(a)(1)(B); hướng dẫn Form W-2, mã Z).

Với cổ phần của công ty chưa niêm yết, quy định mặc nhiên coi một giá trị là hợp lý khi nó đến từ bản định giá độc lập lập không quá 12 tháng trước ngày cấp, hoặc từ một báo cáo bằng văn bản đủ điều kiện dành cho startup khó bán cổ phần. Một giá trị không còn hợp lý, dù vẫn trong 12 tháng, nếu bỏ sót thông tin phát sinh sau đó có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá trị; các ví dụ trong quy định là giải quyết xong vụ kiện quan trọng hoặc được cấp bằng sáng chế, và một vòng gọi vốn mới cũng có thể thuộc diện này (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(iv)(B)). Công ty tự thuê đơn vị định giá; trang này chỉ nói về các bước sau đó.

Ngày cấp là ngày hành động của công ty cấp quyền chọn hoàn tất, với số cổ phần và giá đã được ấn định (26 CFR 1.421-1(c)). Thư cấp quyền chọn ghi ngày trước khi hội đồng quản trị phê duyệt không làm ngày cấp lùi về trước, nên hãy định giá theo giá trị vào ngày phê duyệt.

ISO hay NSO: chúng tôi được cấp loại nào, cho ai?

Chỉ nhân viên mới được nhận ISO; nhà thầu, cố vấn và giám đốc bên ngoài nhận NSO. Section 422 đặt ra các điều kiện đối với ISO (26 U.S.C. 422):

Quyền chọn không đạt một điều kiện sẽ bị đánh thuế như NSO, nên bộ phận lương phải khấu trừ thuế khi thực hiện. Hãy theo dõi hạn mức hằng năm theo năm mà cổ phần lần đầu có thể thực hiện (năm xác lập quyền sở hữu, hoặc năm cấp nếu cho phép thực hiện sớm), vì một đợt cấp có thể vừa là ISO vừa là NSO. Về phía nhân viên sau khi nghỉ việc, xem thực hiện quyền chọn khi bạn rời công ty.

Form 3921 cho việc thực hiện ISO: công ty nộp gì và nộp trước khi nào?

Công ty nộp một Form 3921 cho mỗi lần thực hiện ISO trong năm dương lịch và gửi cho nhân viên một bản sao. Biểu mẫu ghi ngày cấp, ngày thực hiện, giá thực hiện mỗi cổ phần, giá trị thị trường hợp lý mỗi cổ phần vào ngày thực hiện và số cổ phần (hướng dẫn Form 3921). Không cần Form 3921 cho nhân viên là người nước ngoài không cư trú mà công ty không bắt buộc phải gửi Form W-2 trong bất kỳ năm nào từ năm cấp đến năm thực hiện.

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp. Công ty nộp từ 10 tờ khai thông tin trở lên, tính chung mọi loại, phải nộp điện tử (Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin). Biểu mẫu nộp trễ hoặc bị bỏ sót có thể bị phạt từ $60 đến $340 cho mỗi tờ khai, và bị phạt thêm lần nữa cho bản sao gửi nhân viên. Với các biểu mẫu bị bỏ sót ở những năm trước, xem chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.

Bản thân việc thực hiện ISO không phải là tiền lương: không khấu trừ thuế thu nhập, thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare hay thuế thất nghiệp liên bang (Publication 15-B). Phần chênh lệch vẫn có thể ảnh hưởng đến thuế tối thiểu thay thế của nhân viên.

Khấu trừ thuế khi thực hiện NSO: bộ phận lương phải khấu trừ và báo cáo những gì?

Với nhân viên hoặc cựu nhân viên, phần chênh lệch NSO là tiền lương chịu khấu trừ thuế thu nhập, thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare và thuế thất nghiệp liên bang. Khoản này được khai trên Form W-2 ở ô 1, ô 3 (đến mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội $184.500), ô 5 và ô 12 với mã V (hướng dẫn W-2; Publication 15-B).

• Thuế thu nhập: phần chênh lệch là tiền lương bổ sung (26 CFR 31.3402(g)-1). Công ty có thể khấu trừ theo tỷ lệ cố định 22% nếu đã khấu trừ từ tiền lương thông thường của nhân viên trong năm nay hoặc năm trước; tiền lương bổ sung vượt $1 triệu trong một năm phải bị khấu trừ ở mức 37% (Publication 15).
• Thuế An sinh Xã hội và Medicare: 6,2% và 1,45% mỗi bên, cộng thêm 0,9% thuế Medicare bổ sung khi tiền lương của nhân viên vượt $200.000.
• Khoản nộp và tờ khai: hãy tính khoản thuế này vào lần nộp thuế lương thông thường và vào Form 941. Một lần thực hiện quyền chọn lớn có thể kích hoạt quy tắc nộp thuế trong ngày làm việc kế tiếp khi đạt $100.000.

Phần chênh lệch được trả bằng cổ phần chứ không phải tiền mặt, nên hãy thống nhất trước cách nhân viên có tiền để nộp khoản khấu trừ rồi mới xử lý việc thực hiện quyền chọn. Công ty phải chịu thuế thu nhập mà lẽ ra đã phải khấu trừ. Nếu thuế đã khấu trừ không được nộp và công ty không có khả năng nộp, IRS có thể áp dụng khoản phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty), toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên, đối với từng cán bộ điều hành hoặc nhân viên chịu trách nhiệm thu hoặc nộp các khoản này mà cố ý không làm (Publication 15); xem chậm nộp thuế lương. Tiểu bang cũng có thể yêu cầu khấu trừ thuế thu nhập, và quy định mỗi tiểu bang một khác.

Với nhà thầu, cố vấn hoặc giám đốc bên ngoài, không có bảng lương. Hãy khai phần chênh lệch ở ô 1a của Form 1099-NEC khi khoản này cùng các khoản trả khác cho dịch vụ đạt $2.000, hạn nộp là ngày 31 tháng 1 (hướng dẫn 1099-NEC; Publication 5992). Thuế của chính người nắm giữ được nói trong thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu của startup.

Thực hiện sớm quyền chọn chưa được xác lập quyền sở hữu: công ty cần lưu giữ giấy tờ gì?

Hãy lưu thỏa thuận thực hiện kèm quyền mua lại của công ty, lịch xác lập quyền sở hữu và bản sao lựa chọn 83(b) (nếu có). Người nộp lựa chọn 83(b), hạn nộp là 30 ngày sau khi cổ phần được chuyển giao, cũng phải gửi cho công ty một bản sao (26 CFR 1.83-2).

Lựa chọn 83(b) quyết định thời điểm NSO thực hiện sớm bị đánh thuế. Nếu không có lựa chọn này, thu nhập phát sinh khi cổ phần được xác lập quyền sở hữu và được đo theo giá trị vào thời điểm đó (Publication 525), nên ngày xác lập quyền sở hữu của nhân viên trở thành sự kiện về bảng lương, cần khấu trừ thuế và khai trên W-2. ISO thực hiện sớm được khai trên Form 3921 của năm thực hiện, theo giá trị vào ngày thực hiện, vì cổ phần được coi là đã chuyển giao dù chưa được xác lập quyền sở hữu (26 CFR 1.421-1(g)). Việc nhân viên có nên nộp lựa chọn này hay không được nói trong thực hiện sớm quyền chọn mua cổ phiếu của startup.

Công ty có được khấu trừ thuế cho thù lao bằng cổ phiếu không?

Với NSO thì có: công ty được khấu trừ đúng số tiền người nắm giữ tính vào thu nhập, trong năm thuế của công ty có chứa ngày cuối năm thuế của người nắm giữ (26 U.S.C. 83(h)). Khi cổ phần đã được xác lập quyền sở hữu vào lúc thực hiện, khoản khấu trừ lại theo phương pháp kế toán của công ty, thường là năm thực hiện (26 CFR 1.83-6(a)(3)). Người nắm giữ được coi là đã tính khoản đó vào thu nhập khi công ty nộp W-2 hoặc 1099 đúng hạn (26 CFR 1.83-6(a)(2)). Công ty chưa được khấu trừ ngay phần nào mà công ty phải vốn hóa, chẳng hạn chi phí nghiên cứu đang phân bổ dần (26 CFR 1.83-6(a)(4)); xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm.

Với ISO thì nhìn chung không. Công ty không được khấu trừ khi nhân viên đáp ứng các thời hạn nắm giữ: hai năm kể từ ngày cấp và một năm kể từ ngày thực hiện (26 U.S.C. 421(a); 422(a)). Nếu nhân viên bán sớm hơn, gọi là chuyển nhượng không đủ điều kiện (disqualifying disposition), nhân viên có thu nhập thông thường và công ty được khấu trừ đúng số tiền đó trong năm bán (26 U.S.C. 421(b)). Hãy khai khoản thu nhập đó ở ô 1 của W-2, không khấu trừ thuế và không tính thuế An sinh Xã hội hay Medicare (Publication 15-B). Muốn được khấu trừ, công ty phải gửi và nộp W-2 hoặc W-2c trước thời điểm nộp tờ khai có yêu cầu khoản khấu trừ đó (26 CFR 1.83-6(a)(2)). Công ty chỉ biết về việc bán nếu có người báo, nên hãy đề nghị nhân viên báo khi bán sớm.

Quyền chọn thể hiện trên sổ sách ra sao, và vì sao tờ khai thuế khác?

Sổ sách và tờ khai thuế tính chi phí quyền chọn vào thời điểm khác nhau và với số tiền khác nhau. Báo cáo tài chính ghi chi phí thù lao bằng cổ phiếu theo khuôn khổ kế toán của công ty, thường phân bổ trong thời gian xác lập quyền sở hữu. Khoản khấu trừ thuế theo các quy tắc nêu trên: phần chênh lệch NSO tính khi thực hiện hoặc khi xác lập quyền sở hữu, còn ISO chỉ khi có chuyển nhượng không đủ điều kiện.

Khoản chênh lệch này được đối chiếu trên Schedule M-1 của Form 1120 (không bắt buộc khi cả tổng doanh thu và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000), hoặc trên Schedule M-3 khi tổng tài sản đạt $10.000.000, trong đó dòng 9 của Part III so sánh chi phí quyền chọn theo sổ sách với khoản khấu trừ (hướng dẫn Form 1120; hướng dẫn Schedule M-3). Hướng dẫn kiểm tra của IRS dành cho nhân viên kiểm tra, không có tính ràng buộc, yêu cầu họ đối chiếu khoản khấu trừ quyền chọn với số tiền mã V trên W-2 (Publication 5992), nên hãy giữ một báo cáo theo từng người nắm giữ gồm ngày thực hiện, phần chênh lệch, khoản khấu trừ thuế và biểu mẫu đã phát hành.

Đề nghị mua lại cổ phần hoặc công ty mua lại cổ phần từ nhân viên: công ty khấu trừ thuế gì?

Tùy vào việc đang bán gì:

• Quyền chọn được thực hiện để bán: với nhân viên, thực hiện NSO là tiền lương, có khấu trừ thuế như thông thường và mã V trên W-2.
• Cổ phần ISO bán trước khi hết thời hạn nắm giữ: là chuyển nhượng không đủ điều kiện; khai ở ô 1 của W-2, không khấu trừ thuế.
• Giá cao hơn giá trị thị trường hợp lý: phần nào được trả cho dịch vụ chứ không phải cho cổ phần là thu nhập từ làm việc, và với nhân viên thì đó là tiền lương. Khoản chênh lệch giá có phải thu nhập từ làm việc hay không tùy vào từng hoàn cảnh; chưa có quy tắc nào viết riêng cho đề nghị mua lại cổ phần, nên hãy coi vấn đề này là chưa rõ ràng.

Phía người bán, kể cả khi nào việc công ty mua lại được coi là bán, được nói trong bán cổ phần startup trong đề nghị mua lại cổ phần. Việc mua lại vượt 5% cổ phiếu của công ty cũng có thể khiến cổ phiếu mà công ty phát hành trong vòng một năm trước hoặc sau đó mất tư cách QSBS (26 U.S.C. 1202(c)(3)); xem QSBS cho nhà sáng lập và nhân viên giai đoạn đầu.

Sổ theo dõi quyền chọn nên lưu những gì?

Sổ theo dõi nên cho phép bất kỳ ai dựng lại mọi biểu mẫu và khoản khấu trừ từ một hồ sơ duy nhất:

• Người nắm giữ, loại người nắm giữ (nhân viên, cựu nhân viên, nhà thầu, giám đốc) và quốc gia cư trú
• Ngày hội đồng quản trị phê duyệt, ngày cấp, ISO hay NSO, số cổ phần và giá thực hiện
• Báo cáo 409A đã dùng và ngày định giá
• Lịch xác lập quyền sở hữu và phần chia hạn mức ISO hằng năm theo từng năm
• Mỗi lần thực hiện: ngày, số cổ phần, giá trị thị trường hợp lý, phần chênh lệch, khoản khấu trừ thuế và biểu mẫu đã phát hành
• Việc thực hiện sớm, quyền mua lại và bản sao lựa chọn 83(b)
• Ngày chấm dứt việc làm và hạn chót thực hiện quyền chọn sau khi chấm dứt
• Các lần bán sớm cổ phần ISO đã được báo cáo

Ví dụ

Các tình huống này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Nhân viên thực hiện ISO

Một nhân viên thực hiện ISO đối với 10.000 cổ phần với giá $1 khi giá trị 409A là $4. Công ty nộp Form 3921 ghi ngày cấp, ngày thực hiện, giá $1, giá trị $4 và 10.000 cổ phần. Công ty không khấu trừ gì và không ghi gì trên W-2. Phần chênh lệch $30.000 có thể được tính vào thuế tối thiểu thay thế của nhân viên. Công ty không được khấu trừ trừ khi nhân viên sau đó bán sớm.

Nhân viên thực hiện NSO

Một nhân viên thực hiện NSO với phần chênh lệch $50.000. Đó là $50.000 tiền lương. Nếu công ty đã khấu trừ từ tiền lương thông thường của nhân viên và dùng tỷ lệ cố định, công ty khấu trừ $11.000 thuế thu nhập liên bang theo mức 22%. Giả sử tiền lương của nhân viên trong năm, kể cả phần chênh lệch, vẫn dưới mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội và mức kích hoạt thuế Medicare bổ sung, công ty cũng khấu trừ $3.100 thuế An sinh Xã hội và $725 thuế Medicare, rồi nộp phần tương ứng của mình. W-2 ghi $50.000 ở ô 12 với mã V, và công ty được khấu trừ $50.000.

Cố vấn thực hiện NSO

Một cố vấn không phải nhân viên thực hiện NSO với phần chênh lệch $20.000. Không có bảng lương và không khấu trừ thuế. Công ty khai $20.000 ở ô 1a của Form 1099-NEC và được khấu trừ $20.000.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Quyền chọn ghi ngày cấp trước khi hội đồng quản trị phê duyệt hoặc định giá theo một bản định giá cũ: vấn đề về 409A hoặc ISO có thể cần được sửa trước vòng gọi vốn tiếp theo; hãy nhờ hỗ trợ về thuế công ty.
• Form 3921 hoặc số tiền mã V trên W-2 bị bỏ sót ở những năm trước: xem chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định và nhờ hỗ trợ về thuế công ty.
• Bạn là nhân viên đang thực hiện quyền chọn: xem thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu của startup và AMT đối với quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích.
• Nhân viên sống và làm việc tại Canada: áp dụng quy định của Canada; xem quyền chọn mua cổ phiếu cho nhân viên tại Canada.
• Công ty đang tiến hành đề nghị mua lại cổ phần: xem bán cổ phần startup trong đề nghị mua lại cổ phần và nhờ hỗ trợ về thuế công ty.
• Người nắm giữ quyền chọn sống hoặc làm việc ngoài Hoa Kỳ: khoản khấu trừ thuế và biểu mẫu có thể khác; xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài và thuê nhân viên ở nước ngoài.
• Nhà sáng lập đang quyết định mức thù lao của chính mình: xem lương nhà sáng lập trong công ty có vốn đầu tư mạo hiểm.