Chi phí ghi sổ cho cửa hàng online: Shopify và Amazon cần gì

Nhân viên ghi sổ cho cửa hàng online làm gì mà nhân viên ghi sổ thông thường có thể không làm?

Nhân viên ghi sổ cho cửa hàng online đối chiếu ở cấp cửa hàng: doanh thu gộp, phí, hoàn tiền và thuế bán hàng của từng kênh bán được ghi riêng, mọi khoản thanh toán về được khớp với một khoản tiền gửi ngân hàng, tổng số khớp với Form 1099-K, và hàng tồn kho được chuyển thành giá vốn hàng bán. Không nguồn chính thức nào ấn định mức phí của nhân viên ghi sổ cho cửa hàng online; phí đi theo số kênh, số đơn hàng, hàng tồn kho, số tiểu bang có thuế bán hàng và phần sổ sách tồn đọng, nên hãy so sánh các báo giá theo phạm vi công việc trước. Bureau of Labor Statistics mô tả công việc chung là nhập giao dịch, lập báo cáo và đối chiếu các chênh lệch; cửa hàng online thêm chi tiết theo kênh lên trên đó. Một nhân viên ghi sổ thông thường có thể làm việc này; hãy kiểm tra xem phạm vi đã thỏa thuận có nêu rõ không.

Điều gì khiến sổ sách của một cửa hàng không đơn giản?

Mỗi điều sau đây biến công việc ghi sổ thành một câu hỏi về phạm vi:

• Các khoản thanh toán về không còn khớp với tiền gửi ngân hàng.
• Có nhiều hơn một kênh bán, mỗi kênh có khoản thanh toán về và Form 1099-K riêng.
• Hàng tồn kho nằm ở hơn một tiểu bang, hoặc có thuế bán hàng phải nộp ở nhiều tiểu bang.
• Có những tháng chưa bao giờ được đối chiếu.
• Hàng tồn kho chưa bao giờ được kiểm đếm.
• Hợp danh hoặc công ty, nơi giá vốn hàng bán được ghi trên tờ khai riêng của pháp nhân.

Khi có từ hai điều trở lên, phạm vi công việc và các câu hỏi thuế đứng sau nó thường cần được giải quyết trước phí.

Tôi nên gom gì trước?

• Báo cáo thanh toán về hoặc quyết toán của từng kênh trong cả năm.
• Mọi Form 1099-K đã nhận.
• Sao kê ngân hàng và thẻ.
• Hóa đơn nhà cung cấp và lần kiểm đếm hàng tồn kho gần nhất.
• Doanh thu theo tiểu bang.
• Tờ khai năm trước.

Vì sao sổ sách phải cho thấy doanh thu gộp, phí và hoàn tiền, chứ không chỉ số tiền gửi ròng?

Sổ sách lập từ số tiền gửi ròng sẽ ghi thấp doanh thu và không có chi phí phí hay hoàn tiền. IRS cho biết số tiền gộp trên Form 1099-K không điều chỉnh cho phí, khoản tín dụng, hoàn tiền, phí vận chuyển, tương đương tiền mặt hoặc giảm giá, và cần có các hồ sơ khác để đi từ form đó đến thu nhập phải khai. Publication 583 cho biết sổ sách kinh doanh phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế.

Vì vậy, sổ sách của cửa hàng ghi riêng những khoản sau:

• Doanh thu gộp trước thuế bán hàng, theo kênh.
• Hoàn tiền và hàng trả lại.
• Phí của đơn vị xử lý thanh toán, của sàn thương mại và phí nhãn vận chuyển.
• Thuế bán hàng đã thu.
• Tiền mà đơn vị xử lý thanh toán giữ lại làm khoản dự phòng (không phải chi phí).
• Khoản thanh toán về ngân hàng (một khoản chuyển tiền, không phải doanh thu mới).

Về cách ghi bút toán, hãy xem đối chiếu doanh thu, khoản thanh toán và Form 1099-K. Với Amazon, hãy xem biến báo cáo quyết toán thành bút toán. Với Shopify, hãy xem khoản thanh toán về không khớp với tiền gửi.

Sổ sách khớp với Form 1099-K như thế nào?

Form 1099-K báo cáo tổng số tiền nhận được qua thẻ thanh toán và qua ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại, nên nó khớp với doanh thu gộp theo kênh, không phải với tiền gửi ngân hàng. IRS cho biết cửa hàng được trả trực tiếp bằng thẻ sẽ nhận form này bất kể số tiền. Ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại phải báo cáo khi số tiền thanh toán vượt $20.000 trên hơn 200 giao dịch, nhưng có thể báo cáo ít hơn, và tiểu bang có thể đặt ngưỡng thấp hơn. Cửa hàng bán trên nhiều nền tảng có thể nhận nhiều form.

Thiếu form không làm sổ sách mất đi khoản nào: IRS cho biết ngưỡng của form không quyết định khoản thanh toán có chịu thuế hay không. Publication 334 cảnh báo rằng form có thể bỏ sót khoản thu và có thể gồm những khoản không phải khoản thu, chẳng hạn thuế bán hàng.

Trên thực tế, nhân viên ghi sổ lập một bảng tính ngắn cho mỗi form (một "bridge"): bắt đầu từ doanh thu gộp theo kênh và kỳ, điều chỉnh cho thuế bán hàng nằm trong khoản thanh toán, các giao dịch bán ngoài đơn vị xử lý đó và thời điểm cuối năm, rồi kết thúc ở số tiền box 1a của form. Một form sai người nhận, bị trùng hoặc có số tiền mà bảng tính không giải thích được sẽ chuyển sang hướng dẫn về đối chiếu doanh thu, khoản thanh toán và Form 1099-K. Về tờ khai, hãy xem thuế thu nhập của người bán online.

Vì sao hàng tồn kho làm thay đổi sổ sách và tờ khai, và ai định giá nó?

Doanh nghiệp có giữ hàng tồn kho định giá hàng của mình vào đầu và cuối mỗi năm để tìm giá vốn hàng bán, và thường dùng phương pháp dồn tích cho việc mua và bán (Publication 538). Giá vốn hàng bán bằng hàng tồn đầu kỳ cộng các khoản mua và chi phí khác, trừ hàng tồn cuối kỳ (Publication 334). Nếu không kiểm đếm cuối năm, số cuối kỳ chỉ là ước tính, và giá vốn cùng lợi nhuận thay đổi theo nó.

Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ (small business taxpayer, theo một bài kiểm tra về tổng doanh thu bình quân) có thể chọn không giữ hàng tồn kho nhưng vẫn phải dùng phương pháp phản ánh rõ thu nhập (Publication 334). Một phương pháp được phép là coi hàng hóa như vật tư và nguyên liệu không đi kèm sản phẩm, với chi phí được thu hồi qua giá vốn hàng bán vào năm muộn hơn trong hai năm: năm hàng giao cho khách, và năm chi phí được trả hoặc phát sinh (26 CFR 1.471-1). Về bài kiểm tra và lựa chọn này, hãy xem hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ.

Chi phí được ghi ở đâu tùy vào người nộp tờ khai. Chủ doanh nghiệp một chủ, gồm cá nhân là thành viên duy nhất của một LLC chưa chọn bị đánh thuế như công ty, dùng Schedule C, lines 35 đến 42 (Publication 334). Hợp danh hoặc công ty đính kèm Form 1125-A khi khấu trừ giá vốn hàng bán.

Doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho liên tục vẫn phải kiểm đếm thực tế theo khoảng thời gian hợp lý và điều chỉnh sổ sách cho khớp (Publication 538). Với hàng tồn kho do Amazon hoàn tất đơn hàng, hãy xem phí FBA và hàng tồn kho.

Ai thu thuế bán hàng trên các giao dịch bán qua sàn, và nhân viên ghi sổ theo dõi gì cho cửa hàng riêng của tôi?

Sàn thương mại thu và nộp thuế trên các giao dịch bán qua sàn ở nơi tiểu bang có quy tắc về sàn thương mại; chủ sở hữu thu trên các giao dịch bán của cửa hàng riêng ở nơi chủ sở hữu có nghĩa vụ. Mỗi tiểu bang tự đặt quy tắc; Texas và California là hai ví dụ.

• Texas: bên vận hành sàn thương mại phải thu, báo cáo và nộp thuế trên mọi giao dịch bán qua sàn của mình. Người bán không cần thu thuế khi bên vận hành xác nhận rằng họ sẽ thu (nếu không có xác nhận, người bán nên thu), nhưng người bán tại Texas vẫn cần có giấy phép và phải nộp tờ khai, dù mọi giao dịch đều qua sàn.
• California: bên vận hành sàn (marketplace facilitator) là nhà bán lẻ đối với các giao dịch được hỗ trợ, tức các giao dịch bán qua sàn. Người bán có mọi giao dịch tại California đều qua một bên vận hành như vậy thường không bắt buộc đăng ký, nhưng CDTFA cũng coi người bán lưu hàng tại trung tâm hoàn tất đơn hàng ở California là đang kinh doanh tại đó, và không nói hai điều này khớp nhau thế nào khi sàn giữ hàng; hãy hỏi CDTFA. Người bán còn có giao dịch bán trực tiếp, chẳng hạn trên website riêng, và có hiện diện thực tế (gồm việc giữ hàng tồn kho trong tiểu bang) hoặc có tổng doanh thu giao hàng tại California của người bán và những người có liên quan, chẳng hạn thành viên gia đình hoặc các công ty cùng một chủ sở hữu kiểm soát, vượt $500.000 trong năm dương lịch trước hoặc hiện tại, tính cả doanh thu qua sàn, có thể phải đăng ký.

Với cửa hàng do chủ sở hữu tự vận hành, nhân viên ghi sổ theo dõi:

• Doanh thu theo tiểu bang nhận hàng và kênh, gồm cả doanh thu qua sàn, vì California tính chúng vào ngưỡng của mình.
• Doanh thu của các doanh nghiệp có liên quan, ở nơi ngưỡng của tiểu bang cộng chúng lại.
• Thuế đã thu trên các đơn hàng của cửa hàng riêng, theo tiểu bang, ghi như một khoản phải trả. Publication 334 cho biết thuế bán hàng do người mua chịu mà bạn thu và nộp lại không phải thu nhập; thuế đánh vào bạn với tư cách người bán là một phần của tổng doanh thu.
• Thuế mà sàn thương mại đã thu và nộp, ghi riêng với thuế chủ sở hữu phải nộp.
• Giấy xác nhận thuế hoặc số tài khoản của từng sàn thương mại, và giấy phép của từng tiểu bang.
• Các tờ khai đã nộp và các khoản thanh toán đã thực hiện, khớp với tài khoản nợ phải trả.
• Nơi hàng tồn kho nằm, vì tiểu bang có thể coi hàng lưu tại đó là sự hiện diện.

Về việc thu thuế ở những tiểu bang nào, hãy xem thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang và khi nào bạn phải thu thuế bán hàng. Về tờ khai, hãy xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Nhân viên ghi sổ nên lưu những hồ sơ nào, và nên đối chiếu các tài khoản bao lâu một lần?

Nhân viên ghi sổ nên lưu mọi hồ sơ chứng minh thu nhập và chi phí trong sổ sách, và đối chiếu tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mỗi tháng. IRS chấp nhận mọi hệ thống cho thấy rõ thu nhập và chi phí; chủ sở hữu vẫn phải chứng minh được từng bút toán.

Publication 583 cho biết bạn nên giữ tài khoản kinh doanh tách biệt với tài khoản cá nhân và đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng. Tài liệu này bổ sung rằng hồ sơ điện tử phải khớp với sổ sách và tờ khai và xác định được chứng từ gốc. Việc khóa sổ hằng tháng của cửa hàng còn khớp các giao dịch của từng khoản thanh toán về với khoản tiền gửi của nó; đó là thông lệ ghi sổ, không phải quy tắc của IRS.

Hãy lưu hồ sơ chừng nào chúng còn có thể chứng minh một tờ khai. Thời hạn chung để ấn định thêm thuế là 3 năm sau khi nộp tờ khai (tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp), và các thời hạn dài hơn áp dụng trong những trường hợp được liệt kê (Publication 583, Table 3). Hồ sơ thuế bán hàng và sàn thương mại theo quy tắc của tiểu bang, có thể dài hơn: chẳng hạn Texas yêu cầu người bán từ xa chỉ bán qua sàn thương mại có xác nhận sẽ thu thuế phải lưu hồ sơ của các giao dịch đó ít nhất 4 năm (Texas Comptroller). Về thời hạn của từng loại hồ sơ, hãy xem lưu hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Điều gì quyết định phí của nhân viên ghi sổ cho cửa hàng online, và tôi có đang trả quá nhiều không?

Phí đi theo khối lượng cần đối chiếu, và không nguồn chính thức nào công bố mức phí của nhân viên ghi sổ cho cửa hàng online. Vì vậy trang này nêu các yếu tố quyết định, không nêu mức giá.

Hãy đối chiếu mọi báo giá với các dòng này; báo giá để trống nhiều dòng thì chưa thể so sánh được. Một mức phí bỏ ngoài hàng tồn kho hoặc thuế bán hàng bao gồm ít việc hơn, nên hãy so sánh các báo giá cho cùng một phạm vi. Một cửa hàng một kênh không có hàng tồn kho có thể không cần phạm vi đầy đủ của cửa hàng. Về chi phí của phần tồn đọng, hãy xem chi phí hoàn thiện sổ sách tồn đọng; về mức giá hằng tháng cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào, hãy xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.

Tôi nên tìm gì ở nhân viên ghi sổ cho Shopify hoặc Amazon, và họ nên cho tôi xem gì trước khi tôi thuê?

Hãy tìm bằng chứng rằng họ đã khớp các khoản thanh toán về của một cửa hàng với tiền gửi, chứ không phải danh sách phần mềm. Hãy yêu cầu ứng viên cho xem:

1. Một khoản thanh toán về được khớp với một khoản tiền gửi ngân hàng, thấy rõ doanh thu gộp, phí và hoàn tiền (một mẫu đã xóa tên).
2. Cách họ khớp một cửa hàng có hai kênh với các Form 1099-K của nó.
3. Cách xử lý hàng tồn kho: ai kiểm đếm, bao lâu một lần, cách chuyển chi phí (kể cả việc chi phí hàng có gồm phí vận chuyển nhập hàng và thuế nhập khẩu hay không), và điều gì xảy ra khi số kiểm đếm và sổ sách khác nhau.
4. Họ theo dõi những nghĩa vụ thuế bán hàng nào, họ nộp tờ khai hay chỉ báo cáo số liệu, và cách họ ghi thuế mà sàn thương mại đã thu.
5. Họ cần gì từ bạn khi một kênh bán không xuất được dữ liệu chi tiết.
6. Khi nào mỗi tháng được khóa sổ, ai sở hữu tệp kế toán, và họ cần quyền truy cập nào.
7. Cách ghi các đơn hàng do nhà cung cấp hoặc đối tác in theo yêu cầu (print-on-demand) hoàn tất (không giữ hàng).

Về các câu hỏi thuê người nói chung, hãy xem câu hỏi cần hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ. Để kiểm tra nhân viên ghi sổ bạn đang có, hãy xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ.

Nhân viên ghi sổ tại địa phương, nhân viên chuyên về cửa hàng online hay chỉ dùng phần mềm?

Một nhân viên ghi sổ thông thường tại địa phương có thể phù hợp với cửa hàng một kênh có hàng tồn kho đơn giản; cửa hàng có nhiều kênh, hàng tồn kho hoặc nhiều tiểu bang có thuế bán hàng thường cần người đã từng khớp các khoản thanh toán về của cửa hàng online.

Dù ai giữ sổ sách, chủ sở hữu vẫn gánh nghĩa vụ chứng minh cho những gì tờ khai báo cáo, nghĩa là chủ sở hữu phải chỉ ra được từng con số đến từ đâu. Về những gì nền tảng cửa hàng làm và không làm, hãy xem Shopify có ghi sổ kế toán không. Về vị trí của nhân viên ghi sổ, hãy xem nhân viên ghi sổ tại địa phương hay trực tuyến.

Mỗi tháng tôi vẫn phải gửi những gì?

Chủ sở hữu gửi những gì nhân viên ghi sổ không thể lấy từ nguồn cấp dữ liệu:

• Báo cáo từ bất kỳ kênh hoặc tài khoản thanh toán nào không xuất được dữ liệu chi tiết.
• Hóa đơn nhà cung cấp cho hàng đã mua.
• Hàng được chuyển vào hoặc ra khỏi kho hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng.
• Thông báo về thuế bán hàng, thư giấy phép và giấy xác nhận của sàn thương mại.
• Ghi chú về các khoản hoàn tiền, tranh chấp hoặc khoản bị giữ lại bất thường.
• Giao dịch nào là chi tiêu cá nhân.

Về danh sách đầy đủ, hãy xem nhân viên ghi sổ cần gì từ bạn và dịch vụ ghi sổ hằng tháng gồm những gì.

Khi nào cửa hàng cần CPA chứ không chỉ nhân viên ghi sổ?

Cửa hàng thường cần ý kiến của CPA khi câu hỏi là một lập trường về thuế, không phải một hồ sơ. Nhân viên ghi sổ ghi lại những gì đã xảy ra; tờ khai quyết định cách báo cáo.

Nếu có từ hai dòng trở lên phù hợp, hãy mang báo cáo thanh toán về, các Form 1099-K và hồ sơ hàng tồn kho đến dịch vụ ghi sổ kế toán để phạm vi công việc và các câu hỏi thuế được giải quyết cùng nhau. Về việc ai làm gì, hãy xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Một kênh Shopify, không kiểm đếm hàng tồn kho

Một cửa hàng bán US$400.000 mỗi năm qua một kênh và một đơn vị xử lý thẻ, với khoảng 3.000 đơn hàng và không tính thuế bán hàng trong ví dụ này. Hoàn tiền là US$16.000 và phí xử lý là US$12.000, nên ngân hàng nhận US$372.000. Sổ sách ghi US$400.000 doanh thu, US$16.000 hoàn tiền và US$12.000 phí. Form 1099-K cho thấy khoảng US$400.000, khớp với doanh thu, không khớp với tiền gửi.

Hàng tồn đầu kỳ là US$50.000 và các khoản mua là US$180.000, và chủ sở hữu có giữ hàng tồn kho nhưng không kiểm đếm vào cuối năm. Với số kiểm đếm US$60.000, giá vốn hàng bán là US$170.000. Nếu không kiểm đếm, số cuối kỳ, và do đó lợi nhuận, chỉ là ước tính.

Amazon hoàn tất đơn hàng cộng một cửa hàng Shopify

Một người bán có US$900.000 doanh thu mỗi năm trên cả hai kênh. Trong một tháng bận rộn, báo cáo doanh thu của Amazon cho thấy US$85.000 và khoản thanh toán về là khoảng US$75.000. Khoảng chênh US$10.000 là phí và hoàn tiền, giả sử US$8.000 và US$2.000, không phải doanh thu bị mất. Sổ sách ghi US$85.000 doanh thu, US$8.000 phí và US$2.000 hoàn tiền. Ghi US$75.000 là doanh thu sẽ làm doanh thu thấp hơn thực tế US$10.000 và che mất US$8.000 phí. Với hàng tồn kho ở nhiều tiểu bang và thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang, chủ sở hữu cũng cần câu trả lời cho các câu hỏi thuế, không chỉ các bút toán hằng tháng.

Một cửa hàng thủ công nhỏ

Một chủ sở hữu bán US$25.000 mỗi năm qua một sàn thương mại và đối chiếu tài khoản ngân hàng mỗi tháng. Với cửa hàng cỡ này, một bản ghi thanh toán về hằng tháng cho thấy doanh thu gộp, phí và hoàn tiền, một lần kiểm đếm hàng cuối năm và một lần xem lại có thể đủ cho sổ sách; thêm một kênh thứ hai, nhiều hàng tồn kho hơn hoặc nghĩa vụ thuế bán hàng ở tiểu bang khác sẽ mở rộng những gì phải bao gồm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Các khoản thanh toán về, hàng tồn kho và thuế bán hàng của bạn không còn khớp, hoặc bạn bán qua nhiều hơn một kênh hay vào nhiều tiểu bang: đó là câu hỏi về phạm vi trước khi là câu hỏi về giá. Hãy mang báo cáo thanh toán về, các Form 1099-K và hồ sơ hàng tồn kho đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Nhiều tháng hoặc nhiều năm chưa đối chiếu: hãy xem hoàn thiện sổ sách quá hạn, rồi nhận dịch vụ ghi sổ kế toán để dựng lại chúng.
• Bạn bán lại hàng mà không theo dõi hàng tồn kho hay biên lai: hãy xem hàng tồn kho và giá vốn khi không có hồ sơ.
• Bạn giữ hàng ở nhiều tiểu bang hoặc có thể nợ thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang: hãy xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và ngưỡng nexus kinh tế theo tiểu bang, rồi mang doanh thu theo tiểu bang và vị trí hàng tồn kho đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Form 1099-K không khớp với doanh thu của bạn, đã có thông báo về thu nhập hoặc thuế bán hàng, hoặc thuế bạn đã thu chưa bao giờ được nộp: hãy xem đối chiếu doanh thu, khoản thanh toán và Form 1099-K và thuế bán hàng phải trả không khớp với tờ khai; nếu chênh lệch có từ một năm đã nộp, hãy mang các form và báo cáo đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Amazon là kênh chính của bạn: hãy xem ghi sổ kế toán cho người bán Amazon.
• Bạn điều hành một cửa hàng thủ công nhỏ: hãy xem ghi sổ kế toán cho một cửa hàng online nhỏ.
• Chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc tài khoản người bán nằm trong một LLC do người ở nước ngoài sở hữu: hãy xem khoản thanh toán qua sàn trong LLC do người nước ngoài sở hữu, rồi mang báo cáo thanh toán về đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Doanh nghiệp của bạn ở Canada và bán bằng đô la Hoa Kỳ: hãy xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản thanh toán qua sàn.