Cách hợp pháp để giảm thuế cho doanh nghiệp của bạn

Doanh nghiệp nhỏ có thể hợp pháp cắt giảm thuế ở đâu?

Doanh nghiệp nhỏ nên kiểm tra trước thu nhập và chi phí đã có trong sổ sách, rồi so sánh các khoản khấu trừ, tín thuế và lựa chọn thuế với tờ khai tổng thể của chủ sở hữu. Khoản khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế; tín thuế làm giảm trực tiếp số thuế; nhưng cả hai chỉ có tác dụng nếu đáp ứng điều kiện và không giữ chứng từ (IRS: Tín thuế và khoản khấu trừ cho doanh nghiệp).

Hãy làm theo thứ tự sau: đối chiếu doanh thu và chi phí, xác định tài sản đã đưa vào sử dụng, ước tính thu nhập của chủ sở hữu, kiểm tra các khoản đóng góp hưu trí, rồi kiểm tra tín thuế và lựa chọn của tiểu bang. Một khoản mua chỉ để tạo khoản khấu trừ vẫn làm doanh nghiệp tốn tiền. Nếu sổ sách đang trễ, hãy hoàn thiện sổ sách trước khi lập kế hoạch.

Tôi đã khấu trừ hết mọi chi phí kinh doanh có thể chưa?

Chi phí kinh doanh thường phải là chi phí thông thường và cần thiết cho công việc, và doanh nghiệp phải chứng minh được đã mua gì và vì sao. Hãy rà soát các khoản dễ bị bỏ sót như văn phòng phẩm, phí dịch vụ chuyên môn, bảo hiểm kinh doanh và phần dịch vụ điện thoại hoặc internet dùng cho kinh doanh; hãy tách chi phí cá nhân khỏi chi phí kinh doanh (IRS: Publication 334; IRS: Hồ sơ cần lưu).

Với văn phòng tại nhà của người tự kinh doanh, thường áp dụng điều kiện dùng thường xuyên và riêng biệt cho kinh doanh, có một số ngoại lệ hạn chế, và không gian đó phải đạt bài kiểm tra về mức dùng cho kinh doanh. Với chiếc xe bạn sở hữu, hãy so sánh chi phí thực tế với số dặm tiêu chuẩn trong năm đầu tiên dùng cho kinh doanh: nếu khai Section 179 hoặc khấu hao thưởng thì sau này không thể dùng số dặm tiêu chuẩn cho chiếc xe đó. Hãy ghi nhật ký số dặm; đi làm hằng ngày và các chuyến đi cá nhân không trở thành đi công tác chỉ vì chiếc xe thuộc doanh nghiệp (IRS: Publication 587; IRS: Publication 463).

Người sử dụng lao động có thể hoàn trả chi phí kinh doanh có chứng từ của nhân viên theo kế hoạch accountable plan nếu chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh, nhân viên giải trình các khoản đó và hoàn lại phần tạm ứng dư. Điều này quan trọng khi chủ S corporation tự trả chi phí của công ty; một khoản trợ cấp cố định mà không có các bước đó có thể bị coi là tiền lương (IRS: Publication 463).

Tôi có thể khấu trừ thiết bị và xe ngay trong năm mua không?

Thiết bị đủ điều kiện có thể được khấu trừ khi đưa vào sử dụng, thông qua Section 179 hoặc khấu hao thưởng. Chỉ mua tài sản là chưa đủ: tài sản phải sẵn sàng và có thể dùng cho kinh doanh, và việc dùng cá nhân, mức tối đa áp dụng cho xe và các giới hạn khác có thể làm giảm khoản khấu trừ. Chiếc xe thuộc diện tài sản khai riêng (listed property) cần mức dùng cho kinh doanh đủ điều kiện vượt 50% để dùng Section 179 hoặc khấu hao thưởng; nếu sau này mức dùng giảm xuống bằng hoặc dưới mức đó, có thể bị thu hồi khấu hao (IRS: Publication 946).

Việc khai chi phí một lần làm giảm giá gốc tính thuế của tài sản, nên khi bán sau này có thể phát sinh khoản lãi chịu thuế hoặc thu hồi khấu hao. Chiếc xe có mức dùng cho kinh doanh giảm về sau cũng có thể bị thu hồi khấu hao. Với chủ sở hữu pháp nhân chuyển tiếp thu nhập, khoản chi phí được phép khai có thể làm giảm thu nhập kinh doanh đủ điều kiện và khoản khấu trừ liên quan (IRS: Publication 946; IRS: Hướng dẫn khai Form 8995). California không áp dụng khấu hao thưởng liên bang, nên tờ khai California có thể có khoản khấu trừ và giá gốc khác (California FTB).

Tôi có đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện không?

Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hoặc S corporation có thể đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ liên bang tối đa 20% thu nhập kinh doanh đủ điều kiện. Thu nhập của C corporation, tiền lương của nhân viên và thu nhập không liên quan thực tế đến hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ không đủ điều kiện. Khoản khấu trừ cuối cùng có thể nhỏ hơn do thu nhập chịu thuế, khoản lỗ đủ điều kiện của năm trước, loại hình kinh doanh, tiền lương hoặc tài sản kinh doanh (IRS: Thu nhập kinh doanh đủ điều kiện; IRS: Hướng dẫn khai Form 8995).

Hãy kiểm tra khoản khấu trừ này sau khi đã tính xong chi phí kinh doanh và khấu hao. Chủ sở hữu tham gia thực chất vào một hoạt động kinh doanh đủ điều kiện có thể đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ tối thiểu $400 khi tổng QBI từ các hoạt động kinh doanh mà chủ sở hữu tham gia thực chất đạt $1.000 (26 U.S.C. 199A(i)). Khoản khấu trừ này có thể giảm thuế thu nhập nhưng không biến một khoản chi phí thiếu chứng từ thành hợp lệ; California không áp dụng khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện của liên bang (IRS: Hướng dẫn khai Form 8995; California FTB).

Chương trình hưu trí của chủ sở hữu có thể che chắn được bao nhiêu thu nhập khỏi thuế?

Các khoản đóng góp từ thu nhập trước thuế và khoản đóng góp của người sử dụng lao động được khấu trừ có thể giảm thuế thu nhập hiện tại; các khoản đóng góp Roth thì không. Số tiền tùy thuộc vào loại chương trình, thu nhập, các chương trình khác và những nhân viên đủ điều kiện (IRS: Tài khoản Roth). Với chủ S corporation, khoản đóng góp được tính trên tiền lương ghi trên Form W-2, không phải trên khoản phân phối (IRS: Đóng góp hưu trí của S corporation). Khoản đóng góp của người tự kinh doanh được tính từ thu nhập ròng điều chỉnh, không đơn giản là nhân với lợi nhuận trên Schedule C (IRS: Publication 560).

Với chương trình của một người sử dụng lao động, đừng cộng giới hạn trích đóng 401(k) vào tổng mức của người lao động và người sử dụng lao động: các khoản trích đóng được tính vào tổng đó, trừ các khoản đóng góp bổ sung (catch-up) đủ điều kiện. Các khoản đóng góp SEP do người sử dụng lao động chi trả và có cách tính thu nhập riêng (IRS: Giới hạn đóng góp; IRS: Giới hạn SEP).

Hạn chót của các chương trình khác nhau. SEP thường có thể được lập và đóng tiền đến hạn nộp tờ khai, kể cả thời gian gia hạn. Người sử dụng lao động cũng có thể lập một chương trình đủ điều kiện mới đến hạn đó và coi như đã lập vào ngày cuối năm, nhờ vậy được đóng góp cho năm đó. Hầu hết lựa chọn trích đóng 401(k) đòi hỏi phải hành động trước cuối năm. Chủ doanh nghiệp một chủ không có nhân viên lập 401(k) mới sau cuối năm có thể trích đóng cho năm đầu tiên đến hạn nộp tờ khai chưa gia hạn (IRS: Publication 560; IRS: Câu hỏi về SEP; IRS: Chương trình lập sau cuối năm).

Chọn quy chế S corporation có giảm thuế tự kinh doanh của tôi không?

Lợi nhuận chuyển tiếp của S corporation thường không chịu thuế tự kinh doanh, nhưng cổ đông làm việc cho công ty phải nhận tiền lương hợp lý chịu thuế lương. IRS có thể phân loại lại các khoản phân phối thành tiền lương nếu tiền công cho dịch vụ quá thấp; chi phí bảng lương, thuế tiểu bang và chi phí nộp tờ khai cũng quan trọng (IRS: Thù lao của S corporation). Công ty có cổ đông là người nước ngoài không cư trú (nonresident alien) không thể chọn quy chế này, và quy chế S corporation hiện có chấm dứt khi công ty không còn đủ điều kiện, ví dụ khi một cổ đông trở thành người nước ngoài không cư trú (IRS: Điều kiện của S corporation; 26 U.S.C. 1362(d)(2)); xem hướng dẫn cho chủ sở hữu ở nước ngoài. Xem khi nào chọn quy chế S corporation có lợi và cách đặt mức lương cho chủ sở hữu.

Trả lương cho người nhà hoặc bảo hiểm y tế của chủ sở hữu có giảm được thuế không?

Tiền lương trả cho người nhà được khấu trừ khi người đó thực sự làm việc cho doanh nghiệp và mức lương hợp lý so với công việc; hãy giữ hồ sơ về công việc, số giờ và bảng lương (IRS: Publication 334). Quan hệ gia đình ảnh hưởng đến thuế lương, nên hãy dùng hướng dẫn về thuê người nhà làm việc trước khi thay đổi mức lương.

Bảo hiểm y tế của chủ sở hữu cũng có thể tạo ra khoản khấu trừ, nhưng cách thực hiện khác nhau đối với chủ doanh nghiệp một chủ, thành viên hợp danh và cổ đông S corporation. Xem khoản khấu trừ bảo hiểm y tế của chủ sở hữu trước khi ghi nhận phí bảo hiểm hoặc khoản hoàn trả (IRS: Bảo hiểm y tế của S corporation).

Lựa chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (pass-through entity tax) của tiểu bang có giúp ích không?

Theo hướng dẫn của IRS, khoản thuế tiểu bang đủ điều kiện mà hợp danh hoặc S corporation nộp có thể được khấu trừ ở cấp pháp nhân cho mục đích thuế liên bang. Việc lựa chọn này có giúp ích cho chủ sở hữu hay không phụ thuộc vào hạn nộp của tiểu bang, tín thuế dành cho chủ sở hữu và toàn bộ tờ khai liên bang và tiểu bang của chủ sở hữu (IRS: Notice 2020-75). Xem hướng dẫn về lựa chọn thuế pháp nhân chuyển tiếp thu nhập để quyết định theo từng tiểu bang.

Doanh nghiệp nhỏ có thể khai những tín thuế nào?

Tín thuế dành cho các hoạt động cụ thể, không dành cho việc là doanh nghiệp nhỏ nói chung. Hãy đối chiếu từng tín thuế với hoạt động, hồ sơ nhân viên và chi phí, cùng biểu mẫu bắt buộc; cùng một khoản chi có thể không dùng được vừa cho khoản khấu trừ đầy đủ vừa cho tín thuế (IRS: Tín thuế cho doanh nghiệp).

Doanh nghiệp đáp ứng các bài kiểm tra về tổng doanh thu và tuổi doanh nghiệp của tín thuế nghiên cứu có thể chọn dùng một phần tín thuế để trừ vào thuế lương của người sử dụng lao động bằng Form 6765 và Form 8974. Hạn chọn là hạn nộp tờ khai thuế thu nhập gốc, kể cả thời gian gia hạn; hợp danh hoặc S corporation thực hiện lựa chọn ở cấp pháp nhân (IRS: Hướng dẫn khai Form 6765).

Tín thuế khởi lập chương trình hưu trí không thể khai cùng với khoản khấu trừ cho cùng chi phí khởi lập. Lựa chọn giảm tín thuế nghiên cứu theo section 280C, ở Item A của Form 6765, làm thay đổi khoản khấu trừ chi phí liên quan; lựa chọn này phải thực hiện trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn, và không thể thực hiện hoặc thay đổi trên tờ khai điều chỉnh, nên hãy tính cả hai trước khi nộp (IRS: Tín thuế khởi lập; IRS: Hướng dẫn khai Form 6765).

Tôi còn làm được gì trước cuối năm?

Trước khi năm thuế kết thúc, hãy đối chiếu báo cáo lãi lỗ và bảng lương từ đầu năm đến nay, rà soát các khoản mua tài sản thực sự có thể đưa vào kinh doanh, và kiểm tra các lựa chọn chương trình cùng hạn chót của tiểu bang. Với doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt (cash method), việc trả một hóa đơn được khấu trừ có thể đưa khoản khấu trừ vào năm nay, nhưng khoản trả trước không tự động được khấu trừ ngay; thời điểm ghi nhận của phương pháp dồn tích (accrual method) theo quy tắc khác (IRS: Publication 334; IRS: Publication 560).

Hãy chuẩn bị tờ khai gần nhất đã nộp, báo cáo lãi lỗ hiện tại, bảng cân đối kế toán, báo cáo bảng lương, hồ sơ số dặm và văn phòng tại nhà, ngày mua tài sản và tài liệu chương trình hưu trí. Nếu dự kiến doanh nghiệp lỗ, hãy kiểm tra xem chủ sở hữu có dùng được khoản lỗ đó không trước khi mua tài sản chỉ để có khoản khấu trừ hiện tại.

IRS cảnh báo chủ doanh nghiệp về những chiêu giảm thuế nào?

IRS cảnh báo không nên dùng các tín thuế bịa đặt, khoản khấu trừ tại nguồn phóng đại và các yêu cầu dựa trên mẹo thuế gây hiểu lầm, trong đó có tín thuế tự kinh doanh rộng không có thật. Một khoản chi phí kinh doanh thật vẫn cần hồ sơ và một quy tắc thuế đủ điều kiện; lời hứa của người làm thuế không chuyển trách nhiệm về tờ khai sang họ (IRS: Dirty Dozen).

Tiền phạt liên quan đến độ chính xác (accuracy-related penalty) có thể là 20% phần thuế nộp thiếu do bất cẩn hoặc khai thiếu đáng kể. Hãy đối chiếu các khoản khấu trừ và tín thuế có rủi ro cao với quy tắc gốc trước khi nộp tờ khai (IRS: Tiền phạt liên quan đến độ chính xác).

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ và không tính thuế. Một chủ doanh nghiệp một chủ có doanh thu 200.000 đô la, chi phí vận hành có chứng từ 80.000 đô la và một chiếc máy trị giá 20.000 đô la mua cho doanh nghiệp và đưa vào sử dụng trước cuối năm. Nếu chiếc máy đủ điều kiện khai chi phí một lần toàn bộ trong năm đầu, lợi nhuận kinh doanh trước các khoản đóng góp hưu trí của chủ sở hữu là 100.000 đô la. Đó là lợi nhuận trên Schedule C, không nhất thiết là QBI: phần được khấu trừ của thuế tự kinh doanh, cùng bảo hiểm y tế và các khoản đóng góp hưu trí đủ điều kiện của chủ sở hữu gắn với doanh nghiệp, có thể làm giảm QBI (IRS: Thu nhập kinh doanh đủ điều kiện). Khoản khấu trừ cho chiếc máy có thể làm giảm cả thu nhập kinh doanh chịu thuế lẫn khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện; tờ khai tiểu bang có thể khấu hao chiếc máy theo cách khác.

Tình huống của bạn có khác không?

• Bạn đang đổi loại hình pháp nhân hoặc dự kiến lợi nhuận cao hơn nhiều so với nhu cầu chi tiêu: hãy so sánh LLC với C corporation và nhờ hỗ trợ chuẩn bị tờ khai thuế trước khi đưa ra lựa chọn.
• Bạn sở hữu S corporation và định nhận các khoản phân phối: hãy kiểm tra mức lương hợp lý cho chủ sở hữu trước khi rút tiền mặt ra.
• Bạn đang bị lỗ chứ không có lợi nhuận: xem giới hạn lỗ kinh doanh.
• Tiểu bang của bạn có lựa chọn thuế ở cấp pháp nhân hoặc bạn kinh doanh ở nhiều tiểu bang: hãy dùng hướng dẫn về lựa chọn của tiểu bang và nhờ hỗ trợ chuẩn bị tờ khai thuế trước hạn chót của lựa chọn đó.
• Doanh nghiệp của bạn sở hữu bất động sản cho thuê: hãy dùng quy tắc thuế bất động sản cho thuê cho các khoản chi phí đó.
• Sắp cuối năm và bạn đang chọn khoản mua, khoản đóng góp hưu trí hoặc tín thuế: hãy mang tờ khai gần nhất, sổ sách hiện tại, bảng lương và các khoản mua dự kiến đến dịch vụ chuẩn bị tờ khai thuế.