Khấu trừ cho tài xế Uber, DoorDash: số dặm, phí và Schedule C

Tài xế chia sẻ chuyến đi và giao hàng được khấu trừ những chi phí nào, và có phải khấu trừ theo từng khoản (itemize) không?

Không bắt buộc phải khấu trừ theo từng khoản để được khấu trừ các chi phí này. Tài xế khấu trừ chi phí kinh doanh trên Schedule C, trừ vào lợi nhuận từ việc lái xe, dù tờ khai dùng khoản khấu trừ tiêu chuẩn hay khấu trừ theo từng khoản. IRS coi việc lái xe nhận chuyến hoặc giao hàng đã đặt là công việc gig, và nói hãy khấu trừ chi phí xe của người tự kinh doanh trên Schedule C (hướng dẫn về công việc gig; Tax Topic 510).

Schedule C lấy tổng doanh thu trừ chi phí. Lợi nhuận sau đó chuyển sang Schedule 1 và Schedule SE, nên mỗi khoản chi phí làm giảm cả thuế thu nhập lẫn thuế tự kinh doanh (hướng dẫn Schedule C). Với khoản chi dùng chung, chỉ phần dùng cho kinh doanh được tính; phần cá nhân thì không (Publication 334).

Khoản khấu trừ lớn nhất thường là số dặm: 72,5 cent mỗi dặm trước tháng 7 và 76 cent mỗi dặm từ tháng 7 cho năm thuế của trang này, còn mức của năm trước nằm trong bảng bên dưới. Phần lợi nhuận còn lại chịu thuế tự kinh doanh 15,3%.

Điều gì khiến trường hợp không còn đơn giản

• Còn nợ thuế nhiều sau khi đã khấu trừ số dặm. Điều này thường gặp vì không có khoản nào bị khấu trừ trước, nhưng cũng có thể có nghĩa là phí, thu nhập hoặc số dặm đã được xử lý sai. Xem phần nói về lý do bạn vẫn còn nợ thuế.
• Số dặm cần có hồ sơ. Khoản khấu trừ không có nhật ký, hoặc dùng tổng số đoán, có thể không được chấp nhận.
• Phương pháp tính xe được chọn vào năm đầu tiên chiếc xe được dùng cho công việc, và một số lựa chọn không thể đảo ngược.
• Tài xế là nhân viên W-2 của nền tảng hoặc của đội xe là một trường hợp khác. Hầu hết nhân viên không được khấu trừ chi phí xe không được hoàn lại (Tax Topic 510).
• Năm đầu có Form 1099, nhiều ứng dụng, hoặc các năm chưa từng nộp tờ khai khiến việc đối chiếu tờ khai với hồ sơ của các nền tảng khó hơn.

Hãy chuẩn bị: biểu mẫu thuế và bản tổng kết cuối năm của từng nền tảng, báo cáo chuyến đi hoặc thu nhập, số đọc đồng hồ đo quãng đường vào đầu và cuối năm, biên lai phí cầu đường, phí đậu xe, phí và vật dụng, hóa đơn điện thoại, sao kê bảo hiểm và khoản vay, và tờ khai năm ngoái.

Tôi khai số tiền trên Form 1099 hay số tiền nền tảng đã trả cho tôi?

Khi biểu mẫu ghi tiền công của bạn trước phí của nền tảng, hãy khai số tiền gộp đó và khấu trừ phí như một khoản chi phí riêng. Số tiền gộp trên Form 1099-K không bị trừ phí, tín dụng hay hoàn tiền, và IRS nói người nộp thuế có thể trừ các khoản đó khỏi số tiền gộp khi khai thu nhập (Form 1099-K FAQs).

Nguồn: hướng dẫn Schedule C và hướng dẫn của IRS về tiền tip, nói rằng tiền tip của người tự kinh doanh nhìn chung là một phần của tổng doanh thu.

• Kiểm tra biểu mẫu ghi gì. Nếu biểu mẫu đã ghi tiền công sau khi nền tảng trừ phí, việc khấu trừ phí thêm lần nữa là tính hai lần. Hãy so biểu mẫu với báo cáo cuối năm và báo cáo chuyến đi của chính nền tảng.
• Biểu mẫu không quyết định bạn khai gì. IRS nói mọi thu nhập gig đều phải khai dù không có Form 1099 nào gửi đến, và tiền tip cũng là thu nhập (hướng dẫn của IRS về tiền tip). Nếu không có biểu mẫu, hoặc tổng số có vẻ sai, xem không có biểu mẫu thuế cho thu nhập từ nền tảng.
• Form 1099-NEC. Nếu tổng box 1 trên các Form 1099-NEC của bạn lớn hơn tổng doanh thu ở line 1, hướng dẫn yêu cầu đính kèm một bản giải trình về chênh lệch (hướng dẫn Schedule C).
• Nhiều ứng dụng. Hãy khai thu nhập từ mọi ứng dụng. Hướng dẫn yêu cầu một Schedule C riêng cho mỗi doanh nghiệp, và việc chia sẻ chuyến đi và giao hàng là một hay hai doanh nghiệp tùy vào thực tế; hãy giải quyết điều đó trước khi nộp nếu bạn lái cho cả hai.

Những dặm nào được tính: khi có hành khách, trên đường đến điểm đón, khi chờ, khi lái về nhà?

Số dặm kinh doanh là số dặm lái vì công việc. Đi làm hằng ngày (commuting) không được khấu trừ, kể cả khi bạn làm việc trong chuyến đi (Publication 463). Schedule C Part IV, hoặc Form 4562 Part V khi xe được khấu hao, yêu cầu ba tổng riêng cho số dặm kinh doanh, số dặm đi làm và số dặm khác (Schedule C; hướng dẫn Schedule C).

IRS không đưa ra quy tắc theo từng chuyến cho tài xế bắt đầu ngày ở nhà hoặc chờ ở khu vực đông khách. Quy tắc của Publication 463 cho người không có văn phòng thường xuyên là hướng dẫn đã công bố gần nhất, nên việc áp dụng cho từng tài xế là một nhận định.

Mức phí tiêu chuẩn theo dặm hay chi phí xe thực tế: cái nào phù hợp với tài xế, và tôi có đổi được không?

Tài xế nhìn chung có thể dùng một trong hai, theo các quy tắc bên dưới. Publication 463 và hướng dẫn Schedule C đều nói mức phí tiêu chuẩn theo dặm áp dụng được cho xe dùng để chở thuê, như taxi, trừ khi có giới hạn khác ngăn cản (Publication 463; hướng dẫn Schedule C).

Nguồn: mức phí tiêu chuẩn theo dặm của IRS. Hai dòng đầu là năm thuế của trang này. Với tờ khai của năm thuế trước, hãy dùng dòng cuối cho toàn bộ số dặm kinh doanh của năm đó.

• Mức phí tiêu chuẩn: số dặm kinh doanh nhân với mức phí, cộng phí cầu đường và phí đậu xe kinh doanh, tất cả ghi ở line 9. Mức phí này thay cho khấu hao, tiền thuê xe, sửa chữa, xăng, dầu, bảo hiểm và phí đăng ký xe (Publication 463).
• Chi phí thực tế: phần kinh doanh của các chi phí đó, với khấu hao ở line 13 hoặc tiền thuê xe ở line 20a. Mọi biên lai đều quan trọng, và tỷ lệ kinh doanh từ nhật ký cũng vậy.
• Quy tắc năm đầu: với xe bạn sở hữu, phải chọn mức phí tiêu chuẩn trong năm đầu tiên xe sẵn sàng cho công việc, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai của năm đó kể cả gia hạn. Xe bắt đầu bằng chi phí thực tế nhìn chung không thể chuyển sang mức phí tiêu chuẩn sau này. Xe bắt đầu bằng mức phí tiêu chuẩn có thể dùng một trong hai phương pháp ở các năm sau, với khấu hao theo đường thẳng nếu chuyển sang chi phí thực tế. Khấu hao theo Section 179, khấu hao bổ sung hoặc khấu hao nhanh khác cho xe cũng loại bỏ quyền dùng mức phí tiêu chuẩn (Tax Topic 510; Publication 463).
• Xe của ai: mức phí tiêu chuẩn đòi hỏi bạn sở hữu hoặc thuê chiếc xe (Tax Topic 510). Nếu xe là của người thân hoặc đến từ chương trình cho thuê xe, hãy nhờ xem xét thực tế trước khi khấu trừ.

Về xe thuê, đội xe từ năm xe trở lên và so sánh đầy đủ, xem mức phí tiêu chuẩn theo dặm so với chi phí xe thực tế.

Ngoài số dặm, tôi còn khấu trừ được gì?

Phí đậu xe, phí cầu đường, phí nền tảng, phần điện thoại dùng cho kinh doanh, vật dụng và giấy phép đều được khấu trừ, và nhiều khoản được khấu trừ với cả hai phương pháp tính xe. Những gì mức phí tiêu chuẩn đã bao gồm thì không được khấu trừ lần nữa.

Tài xế làm việc từ văn phòng tại nhà có thể thêm khoản khấu trừ đó; xem khấu trừ văn phòng tại nhà. Xe tải hoặc xe van mua cho công việc theo quy tắc khấu hao; xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Hồ sơ nào chứng minh số dặm và các chi phí khác?

Hãy giữ nhật ký từng chuyến đi kinh doanh và biên lai cho mọi chi phí khác. Luật yêu cầu hồ sơ đầy đủ hoặc bằng chứng đủ để hỗ trợ lời khai của chính bạn (Tax Topic 510), và IRS nói các số tiền bạn ước chừng hoặc ước tính không được khấu trừ (Publication 463).

• Số dặm: ngày, điểm đến hoặc mục đích, và số dặm kinh doanh của từng chuyến, ghi vào lúc đó hoặc ngay sau đó, cộng tổng số dặm của năm, chia thành số dặm kinh doanh, số dặm đi làm và số dặm khác. Số đọc đồng hồ đo quãng đường đầu và cuối năm làm mốc cho tổng số.
• Hồ sơ từ ứng dụng: Publication 463 nói tính chất của công việc giao hàng là bằng chứng gián tiếp về mục đích kinh doanh, và hóa đơn giao hàng cho thấy thời điểm xe được dùng (Publication 463). Publication này không nhắc đến lịch sử chuyến đi của ứng dụng; liệu lịch sử đó có chứng minh được mọi dặm hay không là câu hỏi về thực tế.
• Các chi phí khác: biên lai hoặc sao kê cho phí cầu đường, phí đậu xe, phí, vật dụng và hóa đơn điện thoại. Schedule C cũng hỏi bạn có bằng chứng hay không và bằng chứng đó có bằng văn bản hay không (Schedule C).
• Giữ bao lâu: nhìn chung 3 năm kể từ ngày nộp tờ khai; 6 năm nếu thu nhập bạn bỏ sót lớn hơn 25% tổng thu nhập trên tờ khai; và không thời hạn nếu bạn không nộp tờ khai. Các trường hợp khác còn lâu hơn (IRS: Cần lưu giữ hồ sơ trong bao lâu?).

Về những gì nhật ký phải ghi, xem yêu cầu về nhật ký số dặm. Nếu bạn không giữ nhật ký hoặc làm mất, xem dựng lại nhật ký số dặm.

Vì sao tôi vẫn nợ nhiều thuế sau khi đã khấu trừ số dặm?

Nguyên nhân thường là thuế tự kinh doanh tính trên lợi nhuận của bạn, cộng với thuế thu nhập, mà không có khoản nào bị khấu trừ trong năm. Khấu trừ số dặm làm giảm lợi nhuận của bạn, không làm giảm thuế theo từng đô la.

• Thuế tự kinh doanh. Thuế này được tính trên 92,35% lợi nhuận ròng ở mức 15,3% (An sinh Xã hội và Medicare), và áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400. Phần An sinh Xã hội dừng ở mức trần hằng năm của thu nhập ròng (Tax Topic 554). Một nửa số thuế được khấu trừ trên Schedule 1.
• Thuế thu nhập. Cùng khoản lợi nhuận đó bị đánh thuế lần nữa như thu nhập, sau khoản khấu trừ tiêu chuẩn hoặc khấu trừ theo từng khoản. Khoản khấu trừ thu nhập kinh doanh đủ điều kiện (QBI) có thể trừ đến 20% thu nhập kinh doanh đủ điều kiện khỏi phần chịu thuế, dù bạn có khấu trừ theo từng khoản hay không, trong các giới hạn của nó (IRS). Với năm thuế của trang này, tài xế tham gia trực tiếp vào công việc và có thu nhập kinh doanh đủ điều kiện ít nhất $1.000 được khấu trừ ít nhất $400 (26 U.S.C. 199A(i)).
• Không có khấu trừ trước. Không có khoản nào được nộp trong năm, nên toàn bộ hóa đơn thuế đến hạn khi nộp tờ khai. Ngoại lệ là khấu trừ dự phòng, mà bên trả tiền phải thực hiện khi mã số thuế của tài xế thiếu hoặc sai; biểu mẫu cho thấy khoản này và tờ khai khai nó như thuế đã khấu trừ (Topic 307). Nộp thiếu trong năm có thể bị phạt dù bạn được hoàn thuế (thuế tạm tính của IRS). Khoản khấu trừ ở công việc W-2 được đặt theo tiền lương và không bao gồm loại thuế này; IRS nói người lao động vừa có việc làm vừa có thu nhập gig có thể tăng mức khấu trừ trên tiền lương bằng Form W-4 mới thay vì nộp thuế tạm tính (hướng dẫn về công việc gig). Xem nộp thuế tạm tính hằng quý.

Số thuế phải nộp lớn chưa chắc là có sai sót. Trước khi nộp tờ khai, hãy kiểm tra:

Năm đầu có Form 1099, số liệu không khớp với báo cáo của nền tảng, hoặc khấu trừ số dặm mà không có nhật ký là những trường hợp tờ khai có thể cần chuyên gia xem xét: xem hỗ trợ thuế cá nhân.

Khoản khấu trừ "không đánh thuế tiền tip" có áp dụng cho tài xế không?

Có thể. Một khoản khấu trừ mới cho tiền tip đủ điều kiện áp dụng cho các năm thuế 2025 đến 2028. Quy định cuối cùng liệt kê tài xế taxi và tài xế chia sẻ chuyến đi (gồm tài xế của nền tảng hoặc ứng dụng) và người giao hàng (gồm giao hàng qua ứng dụng hoặc nền tảng) vào các nghề có nhận tiền tip (Federal Register, TD 10044).

• Tiền tip đủ điều kiện là tiền tip tự nguyện trả bằng tiền mặt hoặc hình thức tương đương như thẻ hoặc thanh toán qua ứng dụng. Khoản phí bắt buộc không phải là tiền tip (hướng dẫn của IRS về tiền tip; Federal Register, TD 10044).
• Tiền tip phải được ghi riêng trên Form 1099-NEC, 1099-MISC hoặc 1099-K gửi cho bạn. Tiền tip không có trên biểu mẫu như vậy, chẳng hạn tiền mặt đưa trực tiếp cho bạn hoặc tiền tip từ nền tảng không gửi biểu mẫu, không đủ điều kiện, và tài xế tự kinh doanh không thể thêm chúng trên Form 4137, vốn dành cho nhân viên (Federal Register, TD 10044; hướng dẫn của IRS về tiền tip). Chỉ riêng năm thuế 2025, IRS cho phép tính tiền tip bằng tiền mặt nằm trong tổng số của biểu mẫu, với số tiền xác định từ bản kê thu nhập hoặc hồ sơ khác hỗ trợ (Notice 2025-69). Hãy giữ hồ sơ hỗ trợ số tiền tip.
• Giới hạn: tối đa $25.000 mỗi tờ khai, giảm dần khi thu nhập tổng điều chỉnh có sửa đổi (modified adjusted gross income) vượt $150.000 ($300.000 với tờ khai chung). Với người tự kinh doanh, khoản khấu trừ không được vượt lợi nhuận ròng của hoạt động kinh doanh tạo ra tiền tip, sau khi trừ chi phí Schedule C (Federal Register, TD 10044).
• Điều kiện khác: Số An sinh Xã hội (SSN) hợp lệ để đi làm, và tờ khai chung nếu đã kết hôn. Người nộp thuế chỉ có Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) thì không được khấu trừ (Federal Register, TD 10044). Tiền tip từ một ngành nghề dịch vụ cụ thể (specified service trade or business) không đủ điều kiện, dù biện pháp chuyển tiếp của IRS coi người lao động trong các nghề được liệt kê là nằm ngoài quy tắc đó cho đến khi quy định cuối cùng về việc loại trừ được ban hành (hướng dẫn của IRS về tiền tip; Notice 2025-69).
• Khai ở đâu: Schedule 1-A, không phải Schedule C (hướng dẫn Schedule C). Tiền tip vẫn nằm trong tổng doanh thu Schedule C và trong thuế tự kinh doanh, nên khoản khấu trừ chỉ làm giảm thuế thu nhập.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ, dùng mức phí theo dặm năm 2026, và giả định xe được dùng mức phí tiêu chuẩn và mọi dặm đều có trong nhật ký.

Một tài xế chia sẻ chuyến đi làm toàn thời gian

Các biểu mẫu của nền tảng ghi US$40.000 tiền công gộp, trong đó US$3.000 là tiền tip được ghi riêng. Bản tổng kết cuối năm của nền tảng ghi US$6.000 phí dịch vụ. Tài xế ghi nhật ký 20.000 dặm kinh doanh: 10.000 dặm trước tháng 7 ở mức 72,5 cent (US$7.250) và 10.000 dặm sau đó ở mức 76 cent (US$7.600), tổng cộng US$14.850. Phí cầu đường, phí đậu xe và phần điện thoại dùng cho kinh doanh thêm US$1.500.

• Lợi nhuận ròng: 40.000 - 6.000 - 14.850 - 1.500 = US$17.650.
• Thuế tự kinh doanh: 17.650 x 92,35% x 15,3% là khoảng US$2.490, không có khoản nào bị khấu trừ trước.
• Nếu đáp ứng mọi điều kiện ở trên, chẳng hạn thu nhập dưới ngưỡng giảm dần, tài xế có thể khấu trừ tiền tip đủ điều kiện đến mức US$3.000 tiền tip, vì khoản này thấp hơn cả lợi nhuận lẫn mức trần. Khoản khấu trừ sẽ làm giảm thuế thu nhập, không làm giảm US$2.490.

Một tài xế giao hàng có việc làm W-2

Một người lao động kiếm US$12.000 từ giao hàng và ghi nhật ký 6.000 dặm kinh doanh, 3.000 dặm mỗi nửa năm: US$4.455. Không có chi phí nào khác, lợi nhuận ròng khoảng US$7.545, và thuế tự kinh doanh khoảng US$1.070. Khoản khấu trừ của công việc được đặt theo tiền lương, nên loại thuế này không được bao gồm trừ khi người lao động tăng mức khấu trừ hoặc nộp thuế tạm tính.

Một tài xế năm đầu chỉ có số đoán

Một tài xế giao hàng mới chỉ giữ lịch sử chuyến đi của ứng dụng và đoán 15.000 dặm. Tổng số đoán tự nó không phải là một khoản khấu trừ. Câu hỏi trở thành: có thể dựng lại được gì từ các ngày trong lịch sử chuyến đi, số đọc đồng hồ đo quãng đường trên hồ sơ bảo dưỡng hoặc kiểm định và bằng chứng khác, và bằng chứng đó hỗ trợ điều gì. Xem dựng lại nhật ký số dặm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn còn nợ thuế nhiều sau khi đã khấu trừ số dặm, hoặc đây là năm đầu bạn có Form 1099: tờ khai phụ thuộc vào việc tổng thu nhập, phí, số dặm và tiền tip đều được khai đúng một lần. Hãy chuẩn bị các biểu mẫu, báo cáo và nhật ký, rồi nhờ hỗ trợ thuế cá nhân kiểm tra số liệu và đặt lịch nộp thuế hằng quý.
• Nhiều năm làm gig chưa từng nộp tờ khai, hoặc bạn không có nhật ký cho các năm đó: xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân dựng lại những gì bằng chứng hỗ trợ.
• Bạn không giữ nhật ký số dặm hoặc đã làm mất: xem dựng lại nhật ký số dặm.
• Bạn không nhận được Form 1099, hoặc tổng số của nền tảng có vẻ sai: xem không có biểu mẫu thuế cho thu nhập từ nền tảng.
• Bạn bỏ lỡ các khoản nộp thuế tạm tính hoặc cần một kế hoạch cho cả năm: xem nộp thuế tạm tính hằng quý.
• Bạn mua xe tải hoặc xe van cho công việc: xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.
• Bạn muốn biết chi phí Schedule C nào hay bị IRS hỏi lại: xem chi phí Schedule C mà IRS thường hỏi lại.
• Bạn muốn một nơi theo dõi số dặm, thu nhập và chi phí suốt năm: xem ứng dụng ghi sổ kế toán cho Schedule C, hoặc nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn lái xe tại Canada: xem chi phí của tài xế chia sẻ chuyến đi và giao hàng tại Canada.