Thuế nộp tạm tính hằng quý (Form 1040-ES): ai nộp, nộp bao nhiêu, khi nào

Tôi có phải nộp thuế hằng quý cho thu nhập 1099 không?

Nhìn chung bạn phải nộp thuế tạm tính nếu cả hai điều sau đều đúng (Form 1040-ES):

• số thuế bạn dự kiến còn nợ trong năm, sau khi trừ thuế đã khấu trừ và các khoản tín thuế có thể hoàn lại, ít nhất là $1.000; và
• thuế đã khấu trừ cùng các khoản tín thuế có thể hoàn lại của bạn sẽ thấp hơn mức mục tiêu "an toàn" (safe harbor) bên dưới.

Quy định này bao gồm mọi thu nhập không bị khấu trừ thuế: lợi nhuận tự kinh doanh và gig, tiền lãi, cổ tức, tiền thuê nhà, lãi từ việc bán cổ phiếu hoặc tài sản khác, giải thưởng (Publication 505). Không có mức tối thiểu riêng cho từng Form 1099, và việc khách hàng có gửi biểu mẫu đó hay không không quan trọng: điều quyết định là số thuế trên thu nhập của bạn. Thuế nộp tạm tính cũng bao gồm thuế tự kinh doanh, áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400, với mức 15,3% trên 92,35% lợi nhuận ròng (phần An sinh Xã hội dừng ở mức trần thu nhập hằng năm).

Nếu phải nộp thuế tạm tính, tổng thuế đã khấu trừ và các khoản đã nộp đạt cùng mức mục tiêu vào mỗi hạn nộp nhìn chung sẽ tránh được tiền phạt. Nếu bạn có việc làm hoặc lương hưu, khấu trừ thuế nhiều hơn có thể thay cho các khoản nộp tạm tính.

Trường hợp đơn giản khi thu nhập của bạn ổn định, bạn đã nộp tờ khai năm ngoái và nộp đúng hạn. Trường hợp cần phán đoán khi:

• tờ khai năm ngoái chưa được nộp, hoặc bạn đang chậm nhiều năm;
• thu nhập không đều: một lần bán lớn, hợp đồng trễ, hoặc doanh nghiệp đạt đỉnh trong một mùa;
• bạn chuyển đến Hoa Kỳ hoặc trở thành người cư trú trong năm nay hoặc năm ngoái (xem năm đầu tiên làm người cư trú về thuế Hoa Kỳ), hoặc bạn sống ở nước ngoài (xem nộp tờ khai khi sống ở nước ngoài);
• bạn sống và làm việc ở các tiểu bang khác nhau, hoặc cũng nợ thuế tạm tính của tiểu bang;
• bạn đã nhận thông báo phạt và muốn xin miễn phạt.

Hãy chuẩn bị tờ khai năm ngoái, lợi nhuận từ đầu năm đến nay lấy từ sổ sách hoặc các Form 1099, phiếu lương hoặc sao kê lương hưu cho thấy thuế liên bang đã khấu trừ, và xác nhận của mọi khoản đã nộp cho đến nay.

Các hạn nộp thuế tạm tính hằng quý là khi nào, và mỗi kỳ bao gồm những tháng nào?

Có bốn hạn nộp, và các kỳ thanh toán không dài bằng nhau (IRS). Theo các mức an toàn, mỗi khoản nộp bằng một phần tư mức mục tiêu; các kỳ này quan trọng nếu bạn dùng phương pháp quy đổi theo năm (bên dưới).

Hạn nộp rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ theo luật sẽ chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Bạn có thể bỏ khoản nộp lần 4 nếu nộp tờ khai của năm đó chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027 và trả toàn bộ số thuế còn lại cùng lúc (Form 1040-ES). Bạn cũng có thể nộp hằng tuần hoặc hằng tháng, miễn là đến mỗi hạn nộp đã đủ số tiền (IRS).

Nếu bạn lần đầu có thu nhập phải nộp thuế tạm tính sau ngày 31 tháng 3, khoản nộp đầu tiên của bạn đến hạn vào ngày của kỳ tương ứng (Publication 505, Table 2-1). Phương pháp thông thường vẫn tính một phần tư mức mục tiêu của năm là đến hạn vào tháng 4, nên để tránh tiền phạt cho kỳ trước đó, hãy tính các khoản nộp bằng phương pháp quy đổi theo năm (bên dưới) và nộp Form 2210 kèm bảng thu nhập quy đổi theo năm, kể cả khi không có tiền phạt (Form 1040-ES). Khoản nộp qua đường bưu điện: IRS cảnh báo rằng ngày đóng dấu bưu điện là ngày cơ sở bưu chính xử lý phong bì, có thể muộn hơn ngày bạn gửi.

Mỗi quý nên nộp bao nhiêu? Mức an toàn: 90%, 100% hoặc 110%

Mức an toàn (safe harbor) là mức nhỏ hơn trong hai mục tiêu, thuế năm nay hoặc thuế năm ngoái (được nâng lên với thu nhập cao hơn), nộp thành bốn phần bằng nhau qua thuế khấu trừ và các khoản nộp tạm tính cộng lại. Mức này do 26 U.S.C. 6654(d) quy định:

Mục tiêu theo năm ngoái là mục tiêu bạn có thể biết trước: chia cho bốn, trừ số thuế dự kiến được khấu trừ mỗi quý, rồi nộp phần còn lại vào mỗi hạn. Phần thuế vượt mục tiêu đến hạn cùng tờ khai vào tháng 4, không bị phạt thuế tạm tính.

"Thuế" ở đây là thuế thu nhập cộng thuế tự kinh doanh, thuế thu nhập đầu tư ròng và thuế Medicare bổ sung chưa được khấu trừ, trừ đi các khoản tín thuế không phải là thuế khấu trừ (26 U.S.C. 6654(f), (m)); thuế lao động giúp việc gia đình cũng được tính nếu bạn có thuế khấu trừ hoặc dù sao cũng phải nộp thuế tạm tính (Publication 505). Để ước tính con số năm nay, hãy dùng bảng tính trong bộ hồ sơ Form 1040-ES.

Có hai điều khiến nhiều người vấp. Tiền phạt được tính riêng cho từng hạn nộp, nên một khoản nộp lớn vào tháng 12 không bù được phần thiếu của tháng 4, và bạn có thể bị phạt dù được hoàn thuế (hướng dẫn Form 2210). Và nếu bạn không nộp tờ khai năm ngoái, mục tiêu theo năm ngoái hoàn toàn không dùng được.

Vợ chồng có thể nộp thuế tạm tính chung, trừ khi họ ly thân theo pháp luật, có năm thuế khác nhau, hoặc một trong hai người là người nước ngoài không cư trú chưa chọn tình trạng cư trú. Bạn đời đã đăng ký (domestic partner) và bạn đời kết hợp dân sự (civil union) không kết hôn theo luật tiểu bang không thể nộp chung; mỗi người chỉ được ghi nhận cho khoản mình tự nộp. Việc nộp chung hay riêng không ràng buộc tình trạng nộp tờ khai của bạn (Publication 505).

Năm đầu tự kinh doanh tôi có nợ thuế tạm tính không?

Không có miễn trừ cho năm đầu, nhưng một ngoại lệ thường bao gồm trường hợp này. Bạn không bị phạt thuế tạm tính cho năm nếu năm trước của bạn đủ 12 tháng, bạn là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ suốt năm đó, và bạn không có nghĩa vụ thuế cho năm đó: tổng thuế bằng không, hoặc bạn không phải nộp tờ khai (26 U.S.C. 6654(e)(2)). Toàn bộ số thuế, kể cả thuế tự kinh doanh, vẫn đến hạn cùng tờ khai.

Nếu năm ngoái bạn có bất kỳ khoản thuế nào, chẳng hạn từ một công việc bạn đã nghỉ, mục tiêu theo năm ngoái áp dụng. Mục tiêu này thường đạt được vì nó dùng số thuế năm ngoái nhỏ hơn, và mọi khoản thuế khấu trừ năm nay, chẳng hạn từ công việc làm hồi đầu năm, được tính vào đó.

Thu nhập của tôi đến muộn trong năm, như một khoản lãi vốn lớn: tôi có thể nộp ít hơn trong các quý đầu không?

Có, bằng phương pháp quy đổi thu nhập theo năm (annualized income installment method). Phương pháp này xác định từng khoản nộp từ thu nhập thực tế nhận được đến cuối kỳ đó, nên khoản lãi vào tháng 11 trước hết làm tăng khoản nộp tháng 1 (Publication 505). Phần bạn bỏ qua lúc đầu được bù ở các khoản nộp sau khi thu nhập đến (26 U.S.C. 6654(d)(2)). Nếu dùng phương pháp này, bạn phải đính kèm Form 2210 và bảng thu nhập quy đổi theo năm vào tờ khai, kể cả khi không có tiền phạt.

Phương pháp phù hợp với người làm tự do có nửa đầu năm chậm và mùa thu mạnh, và nhà đầu tư bán vào cuối năm. Với khoản tiền thưởng lớn hoặc carried interest, hãy xem thuế nộp tạm tính trong năm có tiền thưởng lớn.

Thuế khấu trừ từ công việc W-2 của tôi, của vợ/chồng tôi hoặc từ khoản rút tiền hưu trí có đủ bù cho thu nhập làm thêm không?

Có, nếu tổng thuế khấu trừ đạt một mức an toàn. Mọi khoản thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ đều được tính, cũng như thuế An sinh Xã hội khấu trừ vượt mức khi bạn có từ hai người sử dụng lao động trở lên (hướng dẫn Form 2210). Thuế khấu trừ được coi là đã nộp thành bốn phần bằng nhau vào bốn hạn nộp, trừ khi bạn chọn khai theo ngày thực tế (26 U.S.C. 6654(g)). Một khoản thuế tạm tính chỉ được tính từ ngày bạn nộp.

Vì vậy khấu trừ thuế là công cụ duy nhất sửa được các quý trước: phần khấu trừ thêm vào mùa thu được chia ngược về cả năm. Các nguồn bạn có thể tăng:

• tiền lương, bằng Form W-4 mới (xem khấu trừ thuế khi có hai công việc hoặc hai người có thu nhập);
• lương hưu hoặc niên kim, bằng Form W-4P;
• khoản rút từ IRA hoặc khoản chi trả hưu trí một lần khác, bằng Form W-4R;
• một số khoản chi trả của chính phủ, như trợ cấp An sinh Xã hội, bằng Form W-4V (Form 1040-ES).

Với tờ khai chung, thuế khấu trừ của cả hai vợ chồng đều được tính. Chủ sở hữu S corporation có lựa chọn riêng: xem thuế nộp tạm tính của S corporation.

Tôi đã bỏ lỡ một khoản thuế tạm tính hằng quý: nên nộp ngay hay chờ?

Nộp sớm thì tốn ít hơn: tiền phạt chạy cho mỗi ngày số thiếu chưa được nộp, cho đến khi bạn nộp hoặc đến hạn nộp tờ khai tháng 4, tùy ngày nào đến trước (26 U.S.C. 6654(b)).

Mọi khoản nộp đều được trừ vào kỳ chưa trả cũ nhất trước, dù bạn ghi là quý nào (hướng dẫn Form 2210). Vì vậy nếu bạn bỏ lỡ kỳ tháng 4 và chỉ nộp khoản của tháng 6 vào tháng 6, khoản đó sẽ lấp chỗ thiếu của tháng 4 và kỳ tháng 6 lại bị thiếu. Muốn bù cả hai, bạn cần nộp khoản đã bỏ lỡ cộng với khoản hiện tại.

Các cách khác để hạn chế tiền phạt:

• tăng khấu trừ thuế cho phần còn lại của năm, được tính là đã nộp đều đặn;
• nếu thu nhập đầu năm của bạn thấp, phương pháp quy đổi theo năm có thể cho thấy bạn nợ rất ít cho kỳ đã bỏ lỡ;
• tính lại các khoản nộp còn lại bằng Worksheet 2-12 trong Publication 505 nếu thu nhập của bạn thay đổi.

Tiền phạt nộp thiếu được tính thế nào, và tôi có phải nộp Form 2210 không?

Tiền phạt hoạt động như tiền lãi: lãi suất nộp thiếu của IRS (7% cho quý hiện tại, đặt lại mỗi quý theo IRS) nhân với số thiếu của từng quý, cho số ngày số đó chưa được nộp (26 U.S.C. 6654(a)). Không có tiền phạt nếu số thuế trên tờ khai của bạn, trừ thuế khấu trừ, dưới $1.000.

Hầu hết mọi người không nộp Form 2210. Hãy để trống dòng tiền phạt và IRS sẽ tự tính rồi gửi hóa đơn, trừ khi bạn đánh dấu ô B, C hoặc D, nghĩa là tự tính tiền phạt; nếu bạn nộp chậm nhất vào hạn tháng 4 và trả hóa đơn chậm nhất vào ngày ghi trên đó, không tính lãi trên tiền phạt (hướng dẫn Form 2210).

Tiền phạt nộp thiếu có thể được miễn vì nghỉ hưu, khuyết tật hoặc thiên tai không?

Có thể, trong hai trường hợp do 26 U.S.C. 6654(e)(3) quy định, nếu IRS thấy các điều kiện được đáp ứng. Ngoài hai trường hợp đó, IRS cho biết tiền phạt này nhìn chung không thể được miễn vì lý do chính đáng.

Với thiên tai được liên bang tuyên bố, IRS tự động áp dụng giảm nhẹ theo hạt, nên nhìn chung không cần nộp Form 2210 vì lý do đó (hướng dẫn Form 2210). Nếu thông báo phạt đã đến, IRS yêu cầu một bản giải trình bằng văn bản có ký tên và cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật, gửi đến địa chỉ ghi trên thông báo.

Tôi nộp thuế tạm tính bằng cách nào, và khoản hoàn thuế năm ngoái hoặc khoản nộp kèm gia hạn có được tính không?

Bạn có thể nộp trực tuyến hoặc qua bưu điện. IRS liệt kê tài khoản trực tuyến IRS của bạn, Direct Pay từ tài khoản ngân hàng (không phí), EFTPS (không phí, cần đăng ký), thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc ví điện tử (có phí xử lý), hoặc séc hay money order kèm phiếu Form 1040-ES, trả cho "United States Treasury." Hãy chọn thuế tạm tính và đúng năm thuế.

Khoản hoàn thuế năm ngoái có thể được chuyển sang nộp thay vì nhận tiền: ghi số tiền trên tờ khai năm ngoái. Nếu bạn nộp đúng hạn, khoản tín thuế được tính là đã nộp vào hạn tháng 4 (Publication 505). Sau khi đã chuyển, khoản này không thể hoàn lại cho đến khi bạn nộp tờ khai kế tiếp. Khoản nộp gửi kèm yêu cầu gia hạn được tính vào thuế năm ngoái; nếu tờ khai năm ngoái sau đó cho thấy nộp thừa, bạn có thể chuyển khoản đó theo cách tương tự. Hướng dẫn Form 2210 coi khoản tín thuế như vậy là đã nộp vào hạn tháng 4 khi thuế năm ngoái đã được nộp đủ vào lúc đó, và là đã nộp vào ngày nộp thực tế khi khoản nộp đến muộn hơn.

Các tiểu bang có quy định thuế tạm tính riêng, với hạn nộp và mục tiêu riêng; ví dụ California chia khoản phải nộp không đều và không yêu cầu nộp gì vào tháng 9 (FTB). Nếu liên quan nhiều hơn một tiểu bang, xem làm việc từ xa và thuế thu nhập tiểu bang.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Hoa Kỳ.

Tài xế rideshare có vợ/chồng làm việc W-2

Một cặp vợ chồng khai chung cả hai năm. Thuế chung năm ngoái của họ là 8.000 trên AGI 90.000, nên mục tiêu là 100% thuế năm ngoái: 8.000. Năm nay thuế khấu trừ của người vợ/chồng sẽ là 6.000, tính là 1.500 mỗi quý, và người tài xế có thu nhập ròng 30.000. Họ cần nộp thêm 2.000: 500 vào mỗi hạn trong bốn hạn nộp. Với 2.000 nộp đúng hạn, phần thuế nào trên tờ khai của năm vượt 8.000 đến hạn vào tháng 4 mà không bị phạt thuế tạm tính.

Bán cổ phiếu vào cuối năm

Thuế năm ngoái của một nhà đầu tư độc thân là 20.000 trên AGI 160.000, nên mục tiêu theo năm ngoái là 110%: 22.000. Vào tháng 11, nhà đầu tư bán cổ phiếu với khoản lãi 200.000.

• Nộp 5.500 vào mỗi hạn: không bị phạt, dù thuế năm nay cao hơn rất nhiều. Phần còn lại đến hạn vào tháng 4.
• Nộp ít hơn lúc đầu bằng phương pháp quy đổi theo năm: mỗi khoản trong ba khoản nộp đầu được xác định từ thu nhập thực tế nhận được đến ngày 31 tháng 3, ngày 31 tháng 5 và ngày 31 tháng 8, nên thu nhập khác của nhà đầu tư (hoặc thuế khấu trừ trên đó) vẫn phải bao phủ các khoản này; khoản lãi rơi vào kỳ từ tháng 9 đến tháng 12 và trước hết làm tăng khoản nộp tháng 1.

Năm đầu làm tự do sau một năm không có thuế

Tờ khai cả năm ngoái của một công dân Hoa Kỳ cho thấy tổng thuế bằng không: người này có tiền lương ở nước ngoài, toàn bộ nằm trong khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài. (Thu nhập tự kinh doanh ở nước ngoài vẫn phải chịu thuế tự kinh doanh, nên tổng thuế sẽ không bằng không.) Năm nay người này làm tự do và có thu nhập ròng 40.000. Ngoại lệ không có nghĩa vụ thuế áp dụng, nên năm nay không bị phạt thuế tạm tính. Toàn bộ số thuế, kể cả thuế tự kinh doanh, đến hạn cùng tờ khai, và việc nộp thuế tạm tính bắt đầu từ năm sau.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sở hữu S corporation: xem thuế nộp tạm tính của S corporation.
• Tiền thưởng lớn hoặc carried interest tạo ra khoản thuế phải nộp: xem thuế nộp tạm tính trong năm có tiền thưởng lớn.
• Bạn muốn khấu trừ thuế bù cho thu nhập làm thêm hoặc người có thu nhập thứ hai: xem khấu trừ thuế khi có hai công việc hoặc hai người có thu nhập.
• Bạn là người nước ngoài không cư trú có thu nhập kinh doanh tại Hoa Kỳ: xem tờ khai của người không cư trú cho thu nhập kinh doanh.
• Bạn tự kinh doanh và sống ở nước ngoài: xem thuế tự kinh doanh ở nước ngoài.
• Nhiều năm chưa nộp tờ khai, hoặc bạn không thể trả số thuế còn lại: xem bù lại các tờ khai chưa nộp và tìm hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn sống và làm việc ở các tiểu bang khác nhau: xem làm việc từ xa và thuế thu nhập tiểu bang.
• Lợi nhuận kinh doanh của bạn không đều, hoặc bạn muốn xin miễn phạt: phương pháp quy đổi theo năm và bản giải trình xin miễn phạt cần phán đoán chuyên môn; hãy tìm hỗ trợ thuế cá nhân.
• Ít nhất hai phần ba tổng thu nhập của bạn, năm nay hoặc năm ngoái, đến từ nông nghiệp hoặc đánh bắt cá: áp dụng mục tiêu thấp hơn, với một khoản nộp đến hạn vào tháng 1, hoặc không phải nộp nếu bạn nộp tờ khai và trả thuế chậm nhất vào ngày 1 tháng 3 (Publication 505); hãy tìm hỗ trợ thuế cá nhân.