Không có Form 1099 từ Etsy, Uber hay khách: cách khai thu nhập

Nếu không ai gửi Form 1099, tôi có phải khai thu nhập không?

Có, nếu thu nhập đó đến từ công việc hoặc hàng hóa bạn bán để lấy tiền. Thu nhập kinh doanh phải khai ở bất kỳ mức nào, dù có biểu mẫu hay không, và dưới mọi hình thức, kể cả tiền mặt, hàng hóa và tiền ảo. IRS cho biết quy định này cũng áp dụng cho công việc bán thời gian, tạm thời và làm thêm (IRS: Gig Economy Tax Center; IRS: Form 1099-K FAQs). Với các khoản thanh toán không có biểu mẫu nào báo cáo, IRS yêu cầu dùng chứng từ bán hàng của chính bạn. Bạn có phải nộp tờ khai hay không còn tùy tổng thu nhập, nhưng riêng thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400 trở lên đã buộc phải nộp (IRS: Manage taxes for your gig work).

Thiếu biểu mẫu chỉ làm đổi nguồn của tổng thu nhập: bạn dựa vào sổ sách của mình, không dựa vào biểu mẫu của bên trả tiền.

Trang này nói về thu nhập từ hoạt động kinh doanh hoặc công việc bạn làm để lấy tiền. Thu nhập từ sở thích vẫn phải khai nhưng không khai trên Schedule C (IRS: Hướng dẫn cho Schedule C), và bán đồ cá nhân đã qua sử dụng là thu nhập khi bạn bán có lãi (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K). Xem thêm sở thích hay kinh doanh đối với người bán lại hàng và đồ cá nhân bán lỗ.

Trường hợp không đơn giản khi thu nhập đến từ nhiều nền tảng hoặc nhiều khách hàng, tiền gửi vào không khớp với doanh số, các năm trước đã bỏ sót khoản thu nhập này, hoặc đang có thông báo hay bên cho vay chờ con số đó.

Để bắt đầu, hãy thu thập:

• Báo cáo tổng kết cuối năm và lịch sử chi trả của từng nền tảng.
• Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng và ứng dụng thanh toán trong năm.
• Các hóa đơn của bạn, và ghi chú về mọi khoản tiền mặt đã nhận.
• Bản tra cứu thu nhập và tiền lương (wage and income transcript) của bạn từ IRS. Bản này liệt kê các biểu mẫu mà bên trả tiền đã nộp theo mã số của bạn, có thể gồm cả biểu mẫu bạn chưa từng thấy. Bản này chỉ hiện biểu mẫu đã nộp cho IRS, nên bản trống không chứng minh là chưa có biểu mẫu nào được phát hành, và biểu mẫu của năm hiện tại có thể chưa xuất hiện (IRS: Các loại bản sao hồ sơ thuế).

Vì sao tôi không nhận Form 1099: doanh số thấp, khách trả dưới mức quy định, hay trả tiền mặt?

Chỉ một số bên trả tiền phải gửi biểu mẫu, cho một số loại khoản thanh toán, và phần lớn chỉ khi vượt một ngưỡng. Không có biểu mẫu không có nghĩa là không có thu nhập.

Ở mọi trường hợp, thu nhập vẫn phải khai. Với các khoản thanh toán kinh doanh qua ứng dụng thanh toán, xem thanh toán kinh doanh qua ứng dụng thanh toán.

Thu nhập không có Form 1099 khai trên biểu mẫu thuế nào?

Schedule C (Form 1040), Profit or Loss From Business (Lãi hoặc lỗ từ hoạt động kinh doanh), dành cho thu nhập từ hoạt động kinh doanh bạn tự điều hành, như làm freelance, bán hàng hoặc làm việc gig với tư cách nhà thầu độc lập. Line 1 ghi tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh của bạn, từ mọi nguồn. Hướng dẫn của IRS yêu cầu khai mọi thu nhập kinh doanh từ mọi nguồn và đối chiếu các Form 1099 bạn nhận được với line này (IRS: Hướng dẫn cho Schedule C). Lợi nhuận ròng sau đó chuyển sang Form 1040 và Schedule SE. LLC một thành viên chưa chọn đánh thuế như công ty cũng khai theo cách này (IRS: Topic no. 407).

Mỗi hoạt động kinh doanh bạn sở hữu phải có một Schedule C riêng (IRS: Hướng dẫn cho Schedule C). Thuế tự kinh doanh được tính trên một Schedule SE duy nhất, từ tổng thu nhập ròng của tất cả các hoạt động kinh doanh của bạn (IRS: Instructions for Schedule SE).

Về cách người bán hàng trực tuyến khai doanh số, chi phí và hàng tồn kho, xem thuế thu nhập cho người bán hàng trực tuyến.

Tôi có phải trả thuế tự kinh doanh với một khoản thu nhập nhỏ không?

Thuế tự kinh doanh áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400, và IRS áp dụng cùng mức đó cho công việc gig làm thêm, bán thời gian và tạm thời. Trên Schedule SE, nếu tổng thấp hơn mức này thì bạn dừng lại và không tính thuế tự kinh doanh (IRS: Instructions for Schedule SE; IRS: Manage taxes for your gig work). Dù vậy, lợi nhuận vẫn là thu nhập.

Thu nhập ròng từ tự kinh doanh bằng lợi nhuận ròng (thu nhập trừ các chi phí kinh doanh được phép) nhân với 92,35%. Thuế là 15,3% của thu nhập ròng này và gồm thuế An sinh Xã hội và Medicare; phần An sinh Xã hội chỉ áp dụng đến một mức thu nhập tối đa mỗi năm (IRS: Thuế tự kinh doanh).

Thuế nhìn chung không được khấu trừ từ thu nhập này, nên bạn có thể phải nộp thêm thuế nộp tạm tính hằng quý (IRS: Manage taxes for your gig work): xem nộp thuế tạm tính hằng quý.

Tôi khai số tiền nền tảng trả cho tôi hay số tiền khách hàng đã trả?

Nhìn chung, hãy khai số tiền khách hàng đã trả cho công việc hoặc hàng hóa của bạn, trước khi trừ phí của nền tảng, tiền hoàn lại và các khoản tương tự. Form 1099-K thể hiện con số gộp đó, và IRS cho biết phí, tín dụng, tiền hoàn lại, phí vận chuyển và giảm giá sau đó có thể được trừ khỏi số này trên tờ khai của bạn (IRS: Form 1099-K FAQs). Vì vậy, tiền gửi vào ngân hàng thường nhỏ hơn doanh số tạo ra nó. Khi nền tảng tự đặt giá và trả cho bạn một số tiền cố định, như ứng dụng gọi xe hoặc giao hàng, thì khoản nào được tính là tổng thu nhập của bạn tùy vào thỏa thuận, nên hãy mang báo cáo của ứng dụng đến người chuẩn bị thuế trước khi dùng giá khách trả.

Tổng trên Form 1099-K có thể không khớp với chứng từ thu của bạn: có thể thiếu một số khoản và có thể gồm cả khoản không thuộc về bạn, như thuế bán hàng (IRS: Publication 334). Hãy yêu cầu từng nền tảng cung cấp báo cáo liệt kê riêng từng dòng: doanh số hoặc tiền cước gộp, tiền tip, tiền thưởng, phí, tiền hoàn lại và khoản chi trả.

Tiền tip từ khách hàng nhìn chung nằm trong tổng doanh thu của bạn và chịu thuế tự kinh doanh. Khoản khấu trừ liên bang tạm thời cho tiền tip đủ điều kiện chỉ tính tiền tip được báo cáo trên tờ khai thông tin gửi cho bạn, nên tiền tip không có biểu mẫu nào báo cáo nhìn chung không đủ điều kiện (IRS: Tip recordkeeping and reporting). Về khoản khấu trừ đó và các chi phí nền tảng làm giảm lợi nhuận, xem khoản khấu trừ cho tài xế gọi xe và giao hàng và doanh số gộp và giá vốn hàng bán.

Làm sao lập tổng thu nhập từ sổ sách của chính tôi?

Hãy lập từ các chứng từ gốc, rồi chỉ dùng ngân hàng để đối chiếu. Các bước:

1. Liệt kê mọi nơi số tiền này có thể đã vào: số dư của từng nền tảng, mọi tài khoản ngân hàng (kể cả tài khoản cá nhân), mọi ứng dụng thanh toán và tiền mặt đang giữ.
2. Lấy dữ liệu cả năm từ từng nơi: báo cáo tổng kết cuối năm và lịch sử chi trả của nền tảng, sao kê ngân hàng và ứng dụng, cùng các hóa đơn của bạn.
3. Cộng tổng doanh số gộp theo nguồn: doanh số gộp của từng nền tảng, hóa đơn của từng khách hàng và sổ ghi tiền mặt của bạn.
4. Đối chiếu mọi khoản chi trả và mọi khoản khách trả với một khoản tiền gửi (xem phần sau).
5. Loại bỏ những gì không phải thu nhập: chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn, tiền vay, quà tặng và các khoản tiền gửi đã hoàn lại (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4).
6. Cộng thêm thu nhập chưa từng vào tài khoản nào, như tiền mặt, hoặc hàng hóa và dịch vụ nhận thay cho tiền, tính theo giá trị thị trường hợp lý (IRS: Publication 334).
7. Ghi lại cách bạn ra con số tổng, mỗi nguồn một dòng: doanh số gộp, phí và tiền hoàn lại, khoản chi trả, các khoản tiền gửi đã đối chiếu và mọi chênh lệch. Hãy giữ lại các tập tin. Hồ sơ kinh doanh phải luôn sẵn sàng cho IRS kiểm tra, vì vậy hãy tải bản sao của chính bạn (IRS: Publication 583).

Làm sao tránh tính trùng một khoản chi trả và khoản tiền gửi của nó?

Hãy tính mỗi giao dịch bán một lần, tại nguồn, và chỉ dùng khoản tiền gửi để chứng minh cho nó. Báo cáo của nền tảng và sao kê ngân hàng cho thấy cùng một số tiền từ hai phía.

Dòng cuối năm giả định bạn dùng phương pháp kế toán tiền mặt: nhìn chung bạn khai thu nhập trong năm bạn nhận được. Tiền được tính là đã nhận khi được ghi có vào tài khoản của bạn hoặc được cho phép bạn sử dụng không hạn chế, dù bạn chưa cầm trong tay, hoặc khi đại diện của bạn nhận thay bạn (IRS: Publication 538). Nền tảng có đóng vai trò đại diện của bạn hay không, các điều khoản của nền tảng và việc tạm giữ tiền đều ảnh hưởng đến thời điểm số dư của nền tảng được tính là đã nhận. Đó là vấn đề về dữ kiện, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế về các khoản chi trả vắt qua cuối năm.

Một phép thử hữu ích cho từng nền tảng: doanh số gộp, trừ phí, tiền hoàn lại và mọi khoản nền tảng giữ lại hoặc thu hộ người khác, phải giải thích được các khoản chi trả, ngoài chênh lệch về thời điểm ở đầu và cuối năm. Hãy tìm ra mọi chênh lệch khác trước khi đưa con số tổng cho bất kỳ ai. Về phần ghi sổ, xem đối chiếu doanh số và khoản chi trả. Khi khách hàng và nền tảng cùng báo cáo một khoản thanh toán, xem cùng một thu nhập trên hai biểu mẫu thuế.

Tôi đưa kế toán chứng từ gì nếu sao kê ngân hàng chưa đủ?

Hãy đưa các chứng từ cho thấy số tiền và nguồn của từng khoản thu. Sao kê ngân hàng cho thấy tiền vào, không cho thấy ai trả hay trả vì sao, và IRS yêu cầu chứng từ hỗ trợ cho thấy cả hai (IRS: Publication 583). Luật nhìn chung không đòi hỏi một loại hồ sơ cụ thể, chỉ đòi hỏi một hệ thống thể hiện rõ thu nhập của bạn.

Nếu bạn không có chứng từ nào cho một giai đoạn, hãy bắt đầu từ sao kê ngân hàng và ghi chú cho từng khoản tiền gửi ai đã trả và trả cho việc gì.

Nếu tôi không chứng minh được mình kiếm được bao nhiêu thì sao, và IRS có thể tự tính ra bằng cách nào?

IRS có thể dựng lại tổng thu nhập từ các tài khoản ngân hàng của bạn, nên tự dựng lại cẩn thận là điểm khởi đầu an toàn hơn. Khi hồ sơ thiếu hoặc không đầy đủ, nhân viên kiểm tra có thể dùng phương pháp tiền gửi ngân hàng (bank deposits method): cộng tổng tiền gửi vào mọi tài khoản của bạn, loại các khoản chuyển tiền, tiền vay, quà tặng và các khoản không chịu thuế khác, rồi cộng thêm tiền mặt đã chi nhưng chưa từng gửi vào ngân hàng. Sổ tay của IRS coi phần tiền gửi còn lại sau các điều chỉnh đó là bằng chứng của khoản thu chịu thuế, nhưng yêu cầu nhân viên kiểm tra chứng minh bạn có kinh doanh và xác minh nguồn của các khoản tiền gửi. Tiền mặt bạn đã chi được coi là chịu thuế trừ khi bạn chứng minh nó đến từ nguồn không chịu thuế. Sổ tay cũng liệt kê các phương pháp chính thức khác, như phương pháp tài sản ròng (net worth), dùng khi hồ sơ thiếu hoặc không đầy đủ (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). Sổ tay này hướng dẫn nhân viên kiểm tra; nó không phải là luật.

Khoản tiền gửi bạn giải thích được thì dễ bảo vệ hơn khoản bạn không giải thích được, nên hãy dựng lại từ các khoản tiền gửi và lịch sử nền tảng trước khi đoán: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Một chênh lệch bạn không giải thích được, như khoản tiền gửi không có giao dịch bán tương ứng hoặc tài khoản nền tảng bạn không truy cập được, là điểm cần giải quyết với người chuẩn bị thuế trước khi nộp tờ khai.

Nếu các năm trước tôi đã bỏ sót thu nhập này thì sao?

Nếu bạn đã nộp tờ khai bỏ sót khoản này, IRS hướng dẫn dùng tờ khai điều chỉnh, Form 1040-X, cho thu nhập từ công việc gig mà bạn quên khai (IRS: Manage taxes for your gig work). Mỗi năm cần một tờ khai riêng, lập từ hồ sơ của năm đó theo cách như trên. IRS nhìn chung có 3 năm sau khi bạn nộp tờ khai để ấn định thêm thuế, 6 năm nếu thu nhập bị bỏ sót vượt quá 25% tổng thu nhập trên tờ khai, và không giới hạn nếu bạn không nộp tờ khai hoặc nộp tờ khai sai hay gian lận nhằm trốn thuế (26 U.S.C. 6501). Nên điều chỉnh những năm nào, cách tính thu nhập trong quy tắc 6 năm, cùng tiền phạt và tiền lãi được nêu trong hướng dẫn điều chỉnh tờ khai. Nếu bạn chưa từng nộp tờ khai cho một năm, xem nộp bù các tờ khai chưa nộp.

Hãy kiểm tra bản tra cứu thu nhập và tiền lương của từng năm: bên trả tiền có thể đã nộp một biểu mẫu mà bạn chưa từng thấy, vì mức của Form 1099-NEC thấp hơn trước năm 2026 và nền tảng có thể nộp Form 1099-K với mức thấp hơn mức hiện nay (IRS: Form 1099-K FAQs).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Bán hàng trên sàn và lái xe gọi xe, không có biểu mẫu nào

Một người bán đã bán $4.800 hàng hóa trên một sàn thương mại và lái xe cho một ứng dụng gọi xe có báo cáo tổng kết ghi $9.000 tiền cước gộp. Không có biểu mẫu nào được gửi cho cả hai khoản. Nếu cả hai là số tiền khách hàng đã trả, tổng doanh thu là $13.800 trước phí, tiền hoàn lại và chi phí; người bán trước hết xác nhận ứng dụng xử lý phí của mình ra sao. Việc bán hàng và lái xe có thể là một hoạt động kinh doanh hoặc hai, trên Schedule C, tùy vào dữ kiện. Một Schedule SE gộp thu nhập ròng, và thuế tự kinh doanh áp dụng khi thu nhập ròng đạt mức $400.

Ba khách hàng trả dưới mức của bên trả tiền

Một nhà thiết kế freelance được mỗi khách trong ba khách hàng trả $1.500 bằng chuyển khoản ngân hàng trong năm 2026. Không khách nào gửi Form 1099-NEC vì mỗi khoản đều thấp hơn mức $2.000 của năm 2026. (Với các khoản trả đến hết năm 2025, mức là $600, nên mỗi khách hàng nhìn chung đã phải nộp biểu mẫu.) Khoản $4.500 vẫn khai ở Schedule C, line 1. Chứng từ là ba hóa đơn, ba khoản tiền gửi tương ứng và các email đã chốt giá từng khoản.

Khoản chi trả không khớp với ngân hàng

Ứng dụng giao hàng của một tài xế cho thấy $18.000 chi trả, nhưng sao kê ngân hàng chỉ có $17.400. Một khoản chi trả đã bị chia vào hai tài khoản, và $600 vào một tài khoản tiết kiệm mà chị hiếm khi xem. Chị yêu cầu ứng dụng cung cấp báo cáo tổng kết cuối năm và danh sách chi trả, đối chiếu từng khoản chi trả với một khoản tiền gửi ở cả hai tài khoản, rồi tìm ra $600 đó. Nếu ứng dụng đã trừ phí trước các khoản chi trả đó, tổng thu nhập gộp của chị có thể cao hơn; các khoản phí đó có phải là khoản khấu trừ hay không tùy vào thỏa thuận, như đã nêu ở trên. Chị đưa kế toán báo cáo tổng kết, danh sách chi trả và các sao kê đã đối chiếu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Nhiều nền tảng hoặc khách hàng, và các tổng số không khớp: nên khai con số nào tùy vào điều khoản của từng nền tảng và sổ sách của bạn. Về việc đối chiếu và lập hồ sơ cho cả năm, xem dịch vụ ghi sổ kế toán; về tờ khai, xem dịch vụ thuế cá nhân.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng, hoặc bạn chỉ có sao kê ngân hàng: hãy dựng lại trước với dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Các năm trước đã bỏ sót thu nhập này, hoặc bạn chưa từng nộp tờ khai: xem điều chỉnh tờ khai cho thu nhập bị bỏ sót hoặc nộp bù các tờ khai chưa nộp, kèm dịch vụ thuế cá nhân.
• Bạn nhận thông báo, hoặc bên cho vay muốn chứng minh thu nhập: xem phản hồi thông báo của IRS về thu nhập khai thiếu, chứng minh thu nhập với bên cho vay và dịch vụ thuế cá nhân.
• Khách hàng hoặc ứng dụng thanh toán ở ngoài Hoa Kỳ, hoặc bạn không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ: xem thu nhập từ khách hàng nước ngoài không có biểu mẫu thuế và dịch vụ thuế xuyên biên giới.
• Bạn tự trả tiền cho nhà thầu: xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế.
• Thu nhập chuyển vào một công ty, một LLC có nhiều chủ sở hữu, hoặc một doanh nghiệp bạn điều hành cùng vợ/chồng: tờ khai có thể khác; xem cách LLC bị đánh thuế, LLC của vợ chồng và gia đình và dịch vụ thuế công ty.