本地还是线上记账员：地点和行业重要吗？

本地还是线上记账员：地点会改变工作内容吗？

记账员所在的地点，很少改变记账本身。IRS 把责任放在记录上，而不是记账员的地址：记录必须清楚反映收入和支出，并随时可供 IRS 检查；除少数情形外，法律并不要求使用任何特定类型的记录（第 583 号出版物）。真正改变工作内容的，是您的账要覆盖什么：

• 州：您销售、雇人（雇员记账员也算）或经营所在的州。
• 平台：扣除手续费后才付款给您的电商平台和支付应用。
• 行业：按工程开票、存货及其他特殊的记录规则。
• 访问权限：谁能打开账务文件。
• 历史遗留：落后的月份或年份，或者已经收到的通知。

清单简短、普通的，选哪种都行；清单很长的，应选已经在处理这些事项的人。出现以下情况就不是常规情形了：您考虑的人选中没有人覆盖上述某一项；远程人选索要您拿不准的登录信息；账落后了几个月，或已经收到通知；涉及公司或两个国家。签约之前，请先和专业人士确定：要覆盖哪些州和平台，谁拥有账务文件和管理员登录权限，以及交接或试用月如何进行。

先准备好这些资料再去谈：您销售和雇人所在的州、使用的平台和支付处理商、您的会计软件及谁持有其管理员登录权限、上一年的税表，以及银行和信用卡对账单。

我的记账员需要持牌，或者身处我所在的州吗？

记账一般不需要执照，所以联邦层面没有任何规定要求记账员住在您所在的州；关键是此人是否了解您所在州的税是怎么运作的（见下一节）。联邦的《职业展望手册》没有为记账、会计和审计文员列出任何执照，并说明通常不要求认证（BLS）。这描述的是全国范围内这一职业的情况，不能确认每个州的规定，所以请问问每位人选，您所在的州对他们有什么要求（如果有的话）。

当有人代表您与 IRS 打交道时，资格才重要：注册税务代理（EA）、CPA 和律师拥有无限制的代理权，没有这些资格的报税人员只有有限的代理权，或没有代理权（IRS 资格说明）。联邦规则认可在任何州、领地或属地取得资格的 CPA，所以无论执照由哪个州颁发，CPA 都可以在 IRS 面前执业（第 230 号通告，第 10.2 条和第 10.3 条）。州执照和州税务机关则是另一回事：请问此人能否与您所在州的税务机关打交道。谁可以为您报税、如何核实对方的资格，请看记账员、会计师还是 CPA。

记账与州有关吗：销售税、工资税和州所得税？

记账方法在各地都一样；账上要记录哪些税，则由各州自行规定。每个州都公布自己的规则，IRS 提供了各州税务网站的链接（IRS 各州链接）。

每个州也各自设定卖家门槛，计入门槛的内容也可能不同，所以只盯着一个州的测试的记账员，可能漏掉另一个州的。门槛并不适用于在该州有实体存在（如存货或员工）的卖家（加州；得克萨斯州）。门槛的具体数字，请看何时必须代收销售税；如何设置，请看按州记录销售额以判断纳税关联。各州要求的工作，可能扩大记账员的工作范围，也会影响报价。

记账员自己所在的地点只在一种情况下有影响：雇员通常适用其工作所在州的失业保险法，而各州对谁是雇员（而非承包商）的认定很严格，所以在另一个州的雇员记账员，可能使那个州加入您的工资账户（劳工部）。

我的记账员需要有我所在行业的经验吗，还是普通记账员就行？

只有行业对收入或成本有特殊记录方式时，行业经验才重要。IRS 为一些行业发布审计指南，因为这些行业有自己特有的会计方法和问题。这些指南用于培训审查人员，不是法律，但业主和报税人员都可以阅读。

审计指南的清单还包括娱乐业、石油和天然气、儿童看护机构和律师。很多其他行业没有自己的审计指南；对这些行业，普通记账员也许就够了。任何行业的检验方法都一样：请人选讲一讲，您的一笔典型交易会怎么记账。对在线卖家来说，不同之处在于各个平台，下一节会谈。按工程开票请看建筑业工程成本核算；现金销售请看现金销售记录。

我的记账员需要了解我的会计软件和平台吗？

付款给您的平台，可能和会计软件的品牌一样重要，只要 IRS 能读懂这个文件。平台的申报方式与付款方式不同：1099-K 表显示的是总额，不考虑手续费、退款或运费（IRS 填报说明）。因此，一笔打款入账的金额很少等于这张表上的数字；如果您在多个平台收款，还可能收到不止一张表（IRS）。请记账员核对一笔平台打款，也就是从销售总额出发，扣除手续费和退款，对到入账金额；请看核对销售额与平台打款。

软件方面，IRS 表示可以读取大多数企业所用程序的文件，并请您在提交任何电子文件之前先和审查人员确认（IRS 常见问题）。电脑记录必须能与您的账簿和税表核对一致，并有文档说明（第 583 号出版物）。记账员每天使用、您的会计师也能打开的软件，才是实用的检验标准；请看如何选择会计软件。

谁应该拥有账务文件和管理员登录权限？

两者都由企业主持有，符合 IRS 的要求。IRS 要求纳税人负责保存足够的账簿和记录；在大多数对使用会计软件记账的企业的审查中，IRS 会要求提供备份文件以及管理员的用户名和密码（IRS 常见问题）。为 IRS 重新制作的文件不能满足这一要求，因为它不是真实账簿和记录的副本。持有管理员登录权限的业主可以交出备份，并使用 IRS 为此建议的临时密码，不必透露永久密码。

业主通常以企业名义创建文件，自己保留管理员角色，只给记账员一个具名用户。第 230 号通告要求从业人员（包括 CPA、注册税务代理和律师）应客户要求，及时归还客户为履行联邦税务义务所需的记录，费用纠纷一般不能作为不归还的理由；但是，从业人员编制的税表、附表或其他文件，在因该文件的未付费用而被扣留期间，不算客户记录（第 230 号通告，第 10.28 条）。同样的义务适用于任何收费为 IRS 编制全部或大部分文件的人（第 10.8 条）。不为 IRS 编制任何文件的记账员，或只受聘记账的 CPA，可能不在这条规则的范围内，所以请把记录的所有权和归还以书面写明，并让文件保持在企业名下。设置方法请看在不失去控制权的前提下让记账员访问账户。

我如何安全地与远程记账员共享文件和银行访问权限？

给每个人单独的登录账号，工作结束后撤销权限。第 4557 号出版物是 IRS 为税务专业人士编写的数据安全指南；对任何能看到您记录的远程人员，它的基本步骤都是一把合适的尺子（第 4557 号出版物）：

• 任何访问客户信息的人都使用多重验证。
• 对敏感文件和电子邮件加密。
• 只让有需要的人访问。

同一份指南说，报税人员必须根据 FTC 保障规则（FTC Safeguards Rule）制订并执行书面安全计划。如果此人也为人报税，请问问他们有没有这样的计划；对不报税的记账员，请问他们遵循哪些安全措施。想让记账员只能查看账户活动、不能转走资金的银行访问方式，请看让记账员访问账户。

如果记账员同时处理工资，企业仍须对每一笔联邦缴存和每一份申报负责；负责缴纳预扣税款的人如果故意不缴，可能要个人承担责任（IRS；第 15 号出版物）。IRS 表示，雇主应以自己的 PIN 注册 IRS 的联邦税款缴纳系统，以便核对缴存情况。记账员出错时由谁承担，请看谁来承担罚款。

我该按小时还是按月付费给记账员，这取决于我们所在的地点吗？

收费模式取决于工作范围，而不是记账员的所在地。没有任何官方来源规定记账费用，所以下面是检验方法，不是规则：

问问报价由什么决定：交易笔数、账户数、平台、州、工资，以及需要补做的月份。问问包含哪些内容，例如银行对账、按州分列的销售额和年末支持，以及范围之外的工作如何计费。费用区间和合理性，请看记账员每月收费多少。

本地 CPA 还是远程记账员：哪种适合哪项工作？

按工作选，不按地址选。当通知或审查可能到来时，请找 CPA、注册税务代理或律师，不论本地还是远程，因为这些资格拥有代表您的无限制权限（IRS 资格说明）；日常记账，则选已经在处理您的平台和行业的人。以下权重是判断，不是官方规则：

记账套餐和 CPA 事务所之间怎么选，请看线上记账服务还是 CPA 事务所。

如何用试用月或样本结账来检验是否合适？

给每位人选同一个过去的月份，把他们完成的账与您已知的数字对比。

1. 挑一个过去的月份，其银行余额和平台打款您都能核对。
2. 先问每位人选如何保护您的数据（见上文）。然后给每个人同一个月份，并规定期限：能去掉的就去掉账号、客户姓名和税号，做不到的就用只读访问。
3. 比较结果：期末银行和信用卡余额与对账单一致；每笔打款能从销售总额对到手续费、退款和入账金额；按州分列的销售额加起来等于总额；工资负债与已申报的数字一致。
4. 请每位人选列出哪些项目他们无法归类，以及做了哪些假设。
5. 付费试用月要明确工作范围和结束日期，并由您自己保管管理员登录权限。

该问哪些问题、有哪些需要警惕的信号，请看聘请记账员前要问的问题。检查日常工作，请看检查记账员的工作。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

在三个电商平台上销售的在线卖家

俄亥俄州的一位卖家在三个电商平台销售，发货到 12 个州。她的本地记账员把每笔入账都记为销售额。其中一个平台上，某个月显示 US$10,000 的销售额、US$1,200 的手续费、US$300 的退款，以及 US$8,500 的入账。按入账记账的话，销售总额少记了 US$1,500，手续费和退款都没有单独的科目；而 1099-K 表（如果该平台发了的话）报告的是总额。她把一位做在线卖家生意的远程记账员也拿来比较，并请两人各把一个月的平台打款从销售总额对到入账金额，并按州列出销售额。

芝加哥的一家装修公司

一家装修公司把一个 US$60,000 的工程分三次进度账单开票，每次 US$20,000，客户每次扣留 US$2,000 作为质保金。只记录入账的记账员显示已收到 US$54,000，却没有被扣留的 US$6,000 的记录，所以业主看不到每个工程还欠多少。业主要求做一个试用月，按工程显示已开票、已收款、被扣留和已花费的金额。如果普通记账员做不出这样的视图，就去找做过建筑业账目的人。

一家用远程记账员的佛罗里达州企业

一家佛罗里达州的家庭维修企业请了一位相隔两个时区的记账员。双方约定每周一次 30 分钟通话、只读的银行访问权限、在业主创建并管理的账务文件中给记账员一个具名用户，以及第一项任务：重做一个过去的月份，业主可以对照银行对账单检查。月底，业主先把期末余额与银行对账单核对，再决定是否继续合作。

您的情况不同？

• 您考虑的人选里没有人覆盖您的平台、行业或所在的州，或者远程人选要的登录信息您拿不准：签约之前，先弄清账要覆盖哪些州和平台，谁拥有账务文件和管理员登录权限，以及交接或试用月如何进行；请看记账服务。
• 您的账落后了好几个月，或数字与对账单对不上：请看补做逾期未做的账，并了解记账服务。
• 您要在年中更换记账员：请看更换记账员。
• 您在电商平台或自己的网店销售：请看电商记账员的工作范围与费用。
• 您在多个州销售，可能已越过门槛：请看按州记录销售额以判断纳税关联和何时必须代收销售税。
• 您经营 S 公司：请看S 公司记账。
• 您在美国和加拿大都有业务：请看加拿大公司及其美国公司的账务。
• 您考虑的记账员在美国境外：请看聘请境外记账员。
• 收到了通知，或记账员的错误导致罚款：请看谁来承担罚款，并了解记账服务。