销售税经济关联：在账上按州追踪销售额

怎样按州追踪销售额，以判断经济关联？

记录每笔销售送达的州，按该州计算的期间汇总各州的销售额，再把每个汇总数与该州的门槛对比。门槛通常是向该州销售的金额。许多州还有销售笔数的门槛：有的州金额或笔数达到其一（二选一）就算越线，有的州要金额和笔数都达到（两个都要，例如纽约州），也有的州已经取消了笔数门槛（简化销售税管理委员会对照表）。

之所以不是一份报表就能搞定，是因为各州计入的内容不同。一笔销售可能计入这个州的门槛，却不计入另一个州的，各州的期间也不同。所以同一个“按州划分的收入”数字，对一个州可能是对的，对另一个州就是错的。请把各个组成部分（应税、免税、转售、运费、渠道、销售公司）分别记录，再让各州的规则决定该把哪些加起来。

开始之前请准备：

• 上一个日历年和本年至今的订单或发票，每一笔都带收货州。
• 按渠道拆分的销售额：您自己的结账页面、各个平台、发票。
• 哪些销售是免税或转售的，以及支持它们的证明文件。
• 您拥有或控制的、从事销售的每一家公司。
• 您的存货放在哪里，包括平台或仓库替您存放的货物，以及您在哪些州有人员。在某个州有实体存在的卖家不是远程卖家，所以金额门槛可能不是判断标准（简化销售税对照表）；请见在哪些地方必须收销售税。

各州的门槛见各州销售税经济关联门槛。

如果您既通过平台销售又有自己的网店、在两个或更多的州接近门槛、拥有不止一家销售公司，或者订单数据无法汇总出按收货州划分的总数，这就不只是做一份电子表格的事了。计算规则、开始日期和总账核对可能需要一起设置；请见记账帮助。

每笔销售要记录什么？

记录收货州、日期、分项金额和渠道。这些字段支撑下面的各项测试。对于按笔数计算的州，要按该州对“销售”的定义来数：纽约州把每张发票、销售单、合同或其他销售备忘录各算一笔（纽约州税务局）。

哪些销售算数：应税、免税、转售、运费、关联公司？

得克萨斯州、纽约州和宾夕法尼亚州把应税和非应税销售都计入；加州可能计入转售等非应税销售，并加上关联公司的销售额；佛罗里达州只计应税的远程销售。简化销售税对照表说，各州可以把门槛建立在总销售额、总收入、零售额或应税销售额的基础上，而许多州并不区分应税和非应税销售。对照表的标题写的是 2023 年 1 月，部分行后来又更新过，所以请到各州自己的页面上确认。

加州把任何与您有关联的人所做的销售都计入，“关联”的含义按《国内税收法》第 267(b) 条的定义（加州 CDTFA）。请列出您拥有或控制的每家公司，请您的报税人员判断哪些属于关联公司。

各州对门槛的措辞不同，有的用“超过”，有的用“少于”，有的用“至少”，所以刚好落在门槛上的卖家，应当读该州的原文并去问清楚。

平台代收税款时，平台销售还计入门槛吗？

有的州计入，有的州不计。得克萨斯州、纽约州和加州，即使平台代收了税，也把平台销售计入您的门槛（得克萨斯州、纽约州、加州）。宾夕法尼亚州告诉平台卖家，要计入直接销售，以及通过没有替其代收税款的平台所做的销售（宾夕法尼亚州）。佛罗里达州的法规说，平台卖家测试门槛时只计平台之外所做的销售，所以要把通过平台所做的销售排除在外（《佛罗里达州法规》第 212.05965 条）；在佛罗里达州有实体存在的卖家，无论如何都要登记。

请给每笔销售标明渠道，以及平台是否代收了税，这样一张表就能同时满足两类州。平台代收并不覆盖您自己的结账页面：在得克萨斯州越过门槛的卖家，仍须对自己网站上的销售收税，平台则处理它们自己的销售（得克萨斯州审计长）。

请保留平台代收的证明。得克萨斯州希望平台提供者出具证明，并说在收到证明之前要继续收税；加州则要求有协议或其他文件，证明促成方已登记并负有责任（加州 CDTFA）。

平台替您存放在某个州的货物，可能在该州构成实体存在。得克萨斯州说，门槛以上的卖家如果有货物放在平台在得克萨斯州的设施里，必须持有许可证并收税；门槛以下的卖家，如果平台已出具证明，则不必（得克萨斯州审计长）。平台卖家在其他州是否需要许可证，见在哪些地方必须收销售税。

各州按哪个期间计算？

各州规定自己的期间：日历年、滚动的十二个月，或者销售税季度。按州、按月保存汇总数，就能用同一张表得出这几种口径。

纽约州的季度不是日历季度，所以按日历季度出的报表得不出纽约州的合计数。

对其他任何州，请在其页面上读三件事：计入什么、按哪个期间计算，以及什么时候必须开始收税。把它们加到您的州表里。

怎样从网店、发票或账目里得到按州划分的销售报表？

导出带收货州的订单，再按州和月份汇总。要用每张订单上的收货地址，而不是顾客的账单地址或账户地址。

1. 从您销售的每个地方导出订单或发票：您的网店、每个平台、您的开票系统和收银系统。要取订单号、日期、收货州、金额和渠道。
2. 把导出的数据叠在同一张表里，一张订单一行。把导出数据缺少的内容补上，例如销售公司，以及免税或转售金额。如果一张订单里混有应税和免税商品，就把金额拆到不同的列，或者用保留订单号的商品行，这样笔数就不会被虚增。
3. 用数据透视表或查询，按州、月份和渠道汇总。加一行“缺少州”，并把它清到零；没有州的销售不在任何一个汇总里。
4. 按上面各表中每个州的计算规则，对这些汇总数做处理。

追踪门槛，并不需要为每个州单独设一个收入账户；请把州的明细放在订单级别的表里，把它的月度合计与总账的销售额对上。

如果您只有账目这一份记录，那么按客户出的销售报告，只有在每位客户只有一个收货州、并且账上有逐笔销售时才管用。每日或结算款的汇总拆不出州，而纽约州告诉已登记的卖家，没有每笔交易细节的记录（例如汇总报告），可能被视为不充分（TB-ST-770）。即使账上记的是汇总数，也请保留订单级别的导出文件；请见逐笔订单还是结算款汇总。

怎样让各州的汇总数与总账里的销售额对上？

每月把各州报表加总，与总账中同一个月的销售额比较。把每一项差异列出来，直到都得到解释。无法与总账对上的州汇总数，在采取行动前要先怀疑。

得克萨斯州把销售总收入列为卖家必须保存的记录之一（得克萨斯州审计长）。对于收银系统的记录，纽约州说，只有原始凭证能直接与账簿和申报表对上，记录才算完整（TB-ST-770）。结算款、手续费和退款的处理，见把销售额和结算款对上。

应该多久查一次？越线之后什么时候必须开始收税？

每月核查一次，可以发现按滚动十二个月看的州（如得克萨斯州）出现越线，因为卖家可能在任何一个月越线。纽约州告诉卖家，每个销售税季度结束后要复查（纽约州税务局）。加州按当年累计的总额计算，并期望您在越过门槛当天就登记，所以接近门槛时，要随着销售发生而盯着这个累计数，并保留越线的日期和导致越线的那笔销售。

各州的开始规则不同，都由您越线的时点决定：

登记步骤见纽约州、得克萨斯州和加州的指南；其他州的开始日期见各州门槛指南。请记录越线的日期和那笔销售、所测的期间，以及该州规则给出的开始日期。

某个州的汇总数快到门槛的那个月，我该做什么？

先确认该州计入什么，估计您在哪个月越线，并在到达之前算出开始日期。

1. 重读该州关于门槛、计入内容和期间的页面。汇总和对照表会过时。
2. 把该州计入的所有内容都纳入重新计算：平台销售、转售销售、手续费，以及关联公司的销售。
3. 根据最近几个月的数据，估计合计数什么时候会越线，并写下该州的开始规则随后给出的许可证日期。
4. 检查您是否已经有登记的理由，例如在该州有存货或人员，以及您卖的东西在该州是否应税（收货地址和税率）。
5. 决定什么时候登记。知道自己会向某个州销售的卖家，可以随时登记（简化销售税对照表）。

许可证并不是唯一可能引发其他申报的事项，例如该州的所得税或特许经营税；请见销售税纳税关联与所得税纳税关联。

应该保存哪些记录，保存多久？

请保存每个州汇总数背后的订单级销售记录、平台和免税的文件，以及显示您怎样计数的工作表。按各州规定的期间保存，审计或申诉期间还要更久。得克萨斯州的最短保存期 4 年 适用于所有卖家，包括不需要许可证、只通过平台销售的卖家（得克萨斯州平台常见问题）；下面纽约州的最短期限是针对已登记卖家的。

在登记之前，向各州销售的记录也很重要。加州说，要保存向加州销售的记录，用来证明您没有达到门槛（加州 CDTFA），所以即使在所有州都没有越线，卖家也有理由保留自己的州表。联邦层面的记录，请见企业记录要保存多久。

如果我发现过去某一年已经越线了，怎么办？

用月度表找出该州测试首次满足的月份，按该州规则本来应当开始收税的日期，以及此后您卖出了什么。这些事实决定了欠多少税，以及有哪些选择。按十二个月、四个季度或日历年来计算的州，用同样的销售额可能得出不同的首个月份。

税务这一面不是靠记账就能补救的：登记、补税、罚款和任何自愿披露，都是另外要做的决定；请见补缴漏收的销售税。在纽约州，合伙人、LLC 成员，以及负有责任采取行动的高管、经理或员工，可能要为应当收取的税款承担个人责任（《税法》第 1131 条；第 1133 条）。记录这一面属于记账：如果多个州，或者多年里平台销售与直销混在一起，使得首个月份难以找到，账目可能要先从订单级别重建；请见记账帮助。

示例

这些示例仅作说明；金额均为美元。

得克萨斯州：平台加自己的结账页面

俄亥俄州的一位卖家，在得克萨斯州没有人员或存货，十二个日历月内向得克萨斯州发运了 $540,000 的商品。其中 $300,000 通过出具了代收证明的平台，$240,000 通过自己的结账页面。得克萨斯州把 $540,000 全部计入，超过了得克萨斯州的 $500,000 门槛，所以卖家必须取得许可证，并对自己结账页面上的销售收税。如果十二个月的合计数是在 3 月首次越线，许可证和收税最迟从 7 月 1 日开始。只看直销的报表显示 $240,000，会错过这一点。

纽约州：金额达到，笔数未达到

一位在纽约州没有实体存在的卖家，在四个销售税季度内向纽约州送达了 $520,000 的商品，所有渠道共 90 笔销售。金额测试达到了，但笔数测试（超过 100 笔销售）没有达到，所以纽约州的页面说，暂时还不需要登记。在截至 11 月 30 日的季度之后复查时，销售达到 101 笔，合计金额仍然高于 $500,000，两项测试都满足了。登记须在该季度结束后 30 天内完成，即 12 月 30 日之前，并在这个期限之后 20 天，也就是 1 月 19 日开始收税。州表里既要有金额，也要有销售笔数。

宾夕法尼亚州：非应税销售也计入

一位在宾夕法尼亚州没有实体存在的卖家，直接销售，不通过平台。在一个日历年里，它对宾夕法尼亚州的买家做了 $60,000 的应税销售，以及 $45,000 在宾夕法尼亚州不应税的销售。该局把应税和非应税销售的总额都计入，所以合计 $105,000，超过其 $100,000 门槛。只含应税销售的报表显示 $60,000，会错过这一点。随后在次年 4 月 1 日开始收税。

您的情况不同？

• 您在两个或更多的州接近或已经越过门槛、既通过平台又通过自己的网店销售、有不止一家销售公司，或者订单数据出不了清楚的州报表：计算规则、开始日期和总账核对可能需要一起设置。请见记账帮助。
• 您已经在某个州销售却没有收税：请见补缴漏收的销售税。如果那几年的订单和结算款没有整理好，请见记账帮助。
• 您需要某个州的门槛，或者测试本身，例如实体存在或平台仓库：请见各州销售税经济关联门槛和在哪些地方必须收销售税。
• 您需要某个收货地址适用的正确税率，或者正在网店里开启收税：请见收货地址和销售税税率和各州网店销售税。
• 您正在登记，或已经登记：请见纽约州、得克萨斯州和加州的登记，提交销售税申报表，以及销售税纳税关联与所得税纳税关联，了解许可证是否同时引发所得税或特许经营税的申报。
• 您销售软件、订阅或服务，或者从其他国家向美国发货：一笔销售在某个州的测试中算在哪里，取决于您卖什么、从哪里卖；请见SaaS 和软件的销售税和外国卖家与销售税。
• 您需要把结算款与销售额对上：请见把销售额和结算款对上。