QuickBooks 和 Xero 怎么选：美国小企业适合哪个

美国小企业用 QuickBooks 还是 Xero 更好？

在税务规则上，两者不分高下。法律要求账簿足以证明您的收入和扣除，IRS 允许您选择任何能清楚反映收入和费用的记录系统（26 CFR 1.6001-1；第 583 号出版物）。这里引用的 IRS 记录规则没有指定或批准任何必须使用的产品。决定的依据有四项，按以下顺序：

1. 您的会计师。 为您报税的人要根据您的账簿工作。如果他们只用这两款中的一款，就从那一款开始。
2. 企业必须处理的事项。 工资、承包商表格、销售税、存货，或者不止一个实体。
3. 全年总费用。 把每一项都算上，而不是只看最低档的套餐。
4. 退出。 一份您可以自己保留的完整数据副本。

然后用记录标准来检验任一款产品：报表能与您的账簿和税表核对一致，并且细节能追溯到原始单据。

第三款或更便宜的产品也要通过同样的检验；请见 会计师支持的 QuickBooks 替代软件。

出现以下情况，事情就不简单：

• 您还没有记录任何一笔交易。 软件、会计科目表和起始日期只设置一次，在录入第一笔分录之前，您的会计师应当同意。
• 账簿与税表对不上。 换一款产品本身并不能弥合这个差距。
• 账簿落后、有几年没报税，或个人资金和企业资金混在一起。 新软件会把这些问题原封不动地带过去。
• 您有员工，或者企业是合伙企业或公司。 发薪是法律义务，每位所有人的资本都必须与税表核对一致（合伙企业申报的是税务基础资本）。
• IRS 已要求您提供记录。 它要的是原始数据。
• 您已经在某一款产品中有历史数据。 迁移需要确定切换日期和期初余额。

请先准备好：您的实体类型，您是否向员工或承包商付款，您是否销售应税商品或服务，三个月的银行和信用卡对账单，上一年的税表，以及您的会计师使用哪款软件。

我的会计师会用哪个？我该问什么？

会计师的工作流程往往限制了您的选择，因为税表是根据您的账簿编制的，而且没有任何官方清单规定会计师必须支持哪些产品。IRS 表示，它能读取大多数企业使用的程序的文件，并告知纳税人在提交任何电子文件之前先与审查人员商量（IRS 软件记录常见问题，第 4 题）。本文中，您的会计师指为您编制并提交税表的人，您的记账员指全年录入并核对交易的人；一个人可以兼任两者（见 记账员、会计师与 CPA 的区别）。购买之前先问：

1. 您用 QuickBooks Online 还是 Xero？用其中任何一款对您来说有问题吗？
2. 您想要自己的登录账号、一份文件，还是每月报表？要哪些报表？
3. 我选的产品不同，您的收费会变吗？
4. 年末调整是在我的文件里做，还是在副本上做？
5. 如果两款都不用，您用哪一款？

还没有会计师的话，先选会计师。请见 初创公司如何选会计师 和 聘请记账员之前该问的问题。

小企业记账软件要满足什么条件，才符合 IRS 的记录规则？

它必须能让您生成清晰可读的记录来支持税表上的各项，能与您的账簿和税表核对一致，并且显示足够的细节，以便找到原始单据。这是对任何计算机化系统的检验标准，QuickBooks Online 和 Xero 都一样（第 583 号出版物）。税务程序 98-25 也适用于规模较小的企业，只要税表所需的信息仅存在于电子记录中（第 3 节）。

使用云端产品，并不会把义务转移给软件供应商：为您的记录提供服务的第三方，并不能免除您的义务（税务程序 98-25，第 3 节）。第 583 号出版物要求每月核对支票账户，仅靠银行数据导入做不到这一点；请见 银行数据导入不等于对账。

账簿能对应到我的 Schedule C、合伙企业或公司税表吗？

可以，前提是会计科目表把税表各行区分开的内容分开记录。每款产品自带各自的类别，而税表使用 IRS 表格填报说明中的定义，所以由您的会计师把两者对应起来。您可以编辑的会计科目表（即您的分录所归入的科目列表）使这种对应成为可能。

决定之前先试一试：导入三个月的真实交易，生成损益表和试算表，并请您的会计师在每个科目上标注对应的税表行。各类税表所需的报表见 从账簿到企业税表。

用一年到底要花多少钱？

把下面每一项按全年相加，对每款产品分别计算，再比较总额；月费只是第一项。套餐和价格经常变动，也没有官方来源对它们做过比较，所以请索取当前的书面报价。

一些付费附加功能有免费的官方途径。通过 EFTPS 缴纳联邦税款是免费的（IRS），社会保障局提供 W-2 表的免费电子申报（第 15 号出版物），IRS 也允许您通过其 IRIS 门户免费申报大多数信息申报表（IRS）。

陷阱在于只看价格就做选择，之后为附加功能付费，或在日后换软件时重建账簿。关于人工这一项，请见 自己记账还是聘请记账员 和 记账每月费用。

我需要工资、销售税或 1099 申报吗？软件能处理吗？

如果您向员工付款，就涉及工资；承包商表格和销售税只在满足下列条件时才适用。法律把每项义务都放在您身上，软件只是帮助您履行。选择之前，请逐项核对。

如果您把工资外包，缴存的责任仍然在您身上，IRS 建议您注册 EFTPS，以便确认款项已经缴出（IRS）。预扣的税款如果没有缴出，负责缴纳的人也可能要承担个人责任（第 15 号出版物；信托基金追回罚款）。雇佣税记录要保存多久，见 企业记录要保存多久。

以后换软件，我能把数据取出来吗？

在做决定之前先测试退出，因为记录保存的义务仍在您身上，而且 IRS 在审查中要的是原始数据。IRS 表示，它会尽早索取会计软件的备份文件和管理员登录信息，备份文件能让它以电子表格导出文件做不到的方式检验原始记录（常见问题，第 2 题和第 11 题）。为 IRS 重新录入的文件不符合要求，而对于被审计的年度，压缩过的数据也是不能接受的（常见问题，第 10 题和第 14 题）。

请向每家供应商询问：

• 最接近原始分录完整副本的是什么，含附件吗？是什么格式？
• 我取消订阅之后，还能登录或下载多久？
• 我能担任管理员角色（最高级别的登录账号）吗？
• 我的会计师可以有单独的登录账号吗？

要导出什么，见 取消 QuickBooks 时要保留的记录；时间安排见 年中更换会计软件。

什么时候问题不在软件？

换一款新产品，本身解决不了落后的账簿、与个人开支混在一起的账簿，或为多个实体记的账。新文件会带着同样的问题。

示例

以下示例仅作说明，金额以美元计。

一家新成立的单一成员 LLC

一家按独资经营课税的单一成员 LLC，预计收入 $90,000，没有员工，报 Schedule C。它问会计师用的是 QuickBooks Online 还是 Xero，会计师说了其中一款。业主把三个月的真实银行交易导入一个试用文件，会计师在每个科目上标注对应的 Schedule C 行：承包劳务放在一个科目（第 11 行），会计师费用放在另一个科目（第 17 行）。一位自由职业设计师是美国的独资经营者，通过银行转账收款，全年共收到 $3,000，超过了承包商申报门槛，所以业主在第一次付款之前就收集了 W-9 表，并按收款人汇总用于 1099-NEC 表。这个决定靠的是会计师的回答和 Schedule C 的科目对应，而不是最便宜的月费套餐。

业主在公司领工资的 S 公司

一家收入 $400,000 的 S 公司，通过工资向其唯一的业主付款，同时也进行分配。它用同样的问题测试每款产品：工资、雇主税和负债是否记入账簿；高管薪酬（第 7 行）、其他工资（第 8 行）和分配款是否在不同的科目上；年末资产负债表是否与 Schedule L 一致。多少薪酬算合理，是交给 CPA 的税务问题，不是软件里的设置；请见 S 公司业主工资。

7 月换软件的面包店

一家面包店收入 $250,000，有四名员工和原料存货，想在 7 月从一款产品换到另一款。难点不在产品，而在切换日期和历史数据。是在 7 月换还是在年底换，以及结转哪些余额，见 年中更换会计软件 和 更换工资服务商。无论怎样，面包店都会保留旧文件及其导出的数据。

您的情况不同？

• 您还没有记录任何一笔交易： 选哪款软件、会计科目表、起始日期和由谁记账，都只设置一次，在录入第一笔分录之前，您的会计师应当同意。请见 为新 LLC 建账，并获取 记账帮助。
• 您用的是同一款产品，账簿却和税表对不上： 换一款产品本身并不能弥合核对上的差距。请见 从账簿到企业税表 和 账簿清理或重新开始，然后再看 记账帮助。
• 您有员工，或者账簿落后了几个月而税表即将到期： 发薪和补账是人来做的，而不是软件里的某个设置。请见 设置发薪 和 补做逾期账簿，然后再看 记账帮助。
• 您想在年中换软件： 切换日期和期初余额比产品本身更重要。请见 年中更换会计软件 和 更换会计师后的期初余额，然后再看 记账帮助。
• 您正在取消订阅，或者 IRS 已要求您提供记录： IRS 要的是原始数据。请见 取消 QuickBooks 时要保留的记录，然后再看 记账帮助。
• 您是 S 公司或合伙企业： 请见 S 公司记账软件 和 合伙人资本账户，然后再看 记账帮助。
• 您的企业有多个实体或多个营业地点： 请见 QuickBooks 不够用了怎么办 和 多家公司的账簿，然后再看 记账帮助。
• 您有出租房、网店，或者有外国收入或外国所有人： 请见 每处出租房一个 LLC 的账簿、亚马逊卖家记账、美国账簿中的外币账户 和 外国母公司的美国子公司的账簿。
• 您想要更便宜的软件，或适合独资经营者的应用： 请见 会计师支持的 QuickBooks 替代软件 和 Schedule C 记账应用。
• 您在加拿大，或经营横跨两国的企业： 请见 加拿大企业的会计软件。