在线记账报税套餐还是 CPA 事务所：签约前查什么

我该用在线记账报税套餐，还是另找一位 CPA？

两种称呼都不能直接决定答案。套餐只是一种收费方式，不是资质：任何持有报税人员税号（PTIN）的人都可以收费准备联邦税表（IRS：选择税务专业人士），CPA 事务所也可以按固定月费收费。真正起决定作用的是五个问题：谁签您的税表，谁能代表您面对 IRS，月费包含哪些申报，发薪税款漏缴时谁负责，谁保管您的账簿和登录权限。IRS 只对报税人员和雇主立规矩，不规定套餐该包含什么，所以书面服务范围是您唯一的依据。

请比较总费用，不要只看月费。把月费没有包括的项目（州税表、发薪申报、补做往期账目、回复 IRS 通知）加上去，再和 CPA 就同一份清单给出的书面报价对比。月费由哪些因素决定，见每月记账费用。

如果账簿、税表和发薪都在同一家服务商手里，服务范围出现一处缺口或服务商停业，三项都会受影响。如果您已经在付费使用套餐，或平台刚刚关闭，又符合下面任何一项情况，专业人士最先要看的就是书面服务范围、您最近的税表和会计文件。

比较之前先准备好：书面服务范围或条款、去年已提交的税表清单、发薪服务商的报告（季度报告和年度报告）、会计文件的导出文件或备份，以及银行和信用卡对账单。

便宜的在线会计服务会出什么问题？

月费看不出服务包含哪些内容，书面服务范围才看得出。下面每种问题都对应一条签约前就能查的规则，后文各有专门说明。

谁准备并签署我的税表？IRS 来信时谁能代表我？

收费的报税人员通常必须在税表上签字、填写 PTIN，并给您一份副本（1040 表填报说明；26 U.S.C. 6107）；此后这个人能不能代表您，取决于其资质。1065 表和 1120-S 表的填报说明对合伙企业和 S 公司的税表也有同样规定，并要求业主一并签字：合伙企业税表由合伙人或 LLC 成员签字，公司税表由授权的高管签字。IRS 指出，所提交的内容，法律责任在纳税人（IRS：报税人员不当行为）。

来源：IRS 资质页面；完成记录这一条件见 2848 表填报说明。以上每一类人收费准备税表都必须有 PTIN（IRS：PTIN 要求）。请问清楚实际签字人的姓名。记账员、会计师和 CPA 各自的角色，见记账员、会计师和 CPA 的区别。

固定月费包含哪些税表：只有联邦税表，还是州税表、发薪、销售税和 1099 表也包括？

固定月费只涵盖合同写明的申报；下表每项申报都有各自的表格、主管机构和截止日。

某个州是否需要报税，由该州规定，要到该州税务机关的网站上查；价格页面决定不了。另见您的企业要报哪些税表。

补做旧账或更正去年的错误，包含在价格里吗？

只有书面服务范围写明了才算。没有任何 IRS 来源规定月费包含什么，所以在服务范围写明之前，请把三件事分开看：没有账簿的往期月份、清理错误或接手的会计文件，以及更正。更正包括更正税表和 941-X 表这类发薪更正表格（第 15 号出版物）。每一项都要问：包含在月费里还是另行报价，什么情况下加价，更正申报由谁准备和签署。费用由哪些因素决定，见补做旧账的费用；账目混乱时哪条路更合适，见清理旧账还是重新开始。

服务商替我发薪却漏缴税款，谁欠 IRS 的钱？

通常是雇主欠。依照雇佣税规则，发薪服务商或申报代理人漏缴税款，不算雇主，也不算雇主的代理人；它是以您自己的 EIN 申报的，它按合同要对您承担什么责任，是另一个问题。IRS 可以在雇主账户上核定罚款和利息，雇主还可能就部分未缴税款承担个人责任（第 15 号出版物第 16 节；IRS：外包发薪职责）。

有些安排不同。持有已获批 2678 表的代理人，或 IRS 指定的付款方，用自己的 EIN 申报，与雇主承担连带责任。经认证的专业雇主组织（PEO）通常被视为其所付工资的雇主，但您也可能被视为部分员工的雇主。请问清楚服务商采用哪种安排，以及用谁的 EIN 申报。

迟缴税款要被罚款，罚款为未缴税款的 2% 至 15%，具体取决于迟了多久，以及 IRS 是否已经发出通知；各档比例不会叠加（IRS：未按时缴存罚款）。代扣的所得税、社会保障税或 Medicare 税没有缴纳，还可能招致信托基金追缴罚款，即未缴信托基金税款的 100%，对每一位故意不缴的责任人个别适用（26 U.S.C. 6672）；第 15 号出版物说明，责任人可以包括高管、合伙人、员工或会计师。IRS 核定这项罚款的期限，通常是自发薪年度之后的 4 月 15 日 起算 3 年，或自税表实际提交之日起算（以较晚者为准）；税表一直没交，则没有期限（IRM 5.7.3）。

• 自己盯紧税款缴存。 第三方替您登记 IRS 缴税系统（EFTPS）时，您会拿到一个查询 PIN。用它确认每一笔缴存（第 15 号出版物）。
• 在 IRS 保留您自己的地址。 IRS 的信函寄往备案地址；改成服务商的地址，您就可能收不到消息。请用 8822-B 表更新地址。

如果已经收到通知，请看发薪服务商没有缴您的税款和记账员出错：谁来承担罚款。

如果服务商停业，或我换服务商，账簿和记录会怎样？

无论记录在谁手里，您都必须保存。每一位负有纳税义务的人都必须保存记录（26 U.S.C. 6001），IRS 指出，纳税人有责任保存能支持税表的账簿，并在审查时提供（IRS：会计软件记录常见问题）。服务商停业，并不改变这一点。

• 保存多久。 通常保存到该税表的时效期届满为止：一般情况下是提交后的 3 年，有些情形更长（第 583 号出版物）。见企业记录保存多久。
• 审查员常要的材料。 要的是会计软件的备份文件和管理员登录权限，而不是电子表格导出文件。重新录入交易重建的文件，满足不了这项要求（IRS 常见问题）。如果唯一的管理员登录权限在服务商手里，能不能提供这份文件就取决于服务商。
• 报税人员必须退还什么。 客户提出要求时，从业人员必须及时退还客户履行联邦纳税义务所需的记录；费用纠纷一般不能作为不退的理由，规则对此另有限制（31 CFR 10.28）。Circular 230（财政部的税务执业规则）并不自动适用于只准备税表、没有资质的报税人员（IRS：合乎职业道德的税务执业）；年度报税季计划的参与者同意遵守其执业标准（IRS：计划常见问题）。对其他服务商，包括只做记账的服务，则由合同和州法律决定，所以请把退还记录和导出会计文件的条款落成书面。

请自己保管已签署的税表、发薪报告、银行和信用卡对账单，以及会计文件的最新备份。见停用会计软件时要保留的记录。如果服务商已经消失，或因欠费扣着您的文件，见接手前任会计师留下的账簿。

谁能看到我的银行登录信息和税务数据？

凡是您给了登录权限或文件的人都可以，所以只给工作所需的权限。报税人员必须有书面方案来保护客户数据：IRS 指出，FTC 的《保障规则》（Safeguards Rule）要求报税人员制定并执行安全方案，不这样做可能引来 FTC 调查（第 4557 号出版物）。联邦法律还规定，以准备所得税税表为业或提供相关服务的人，明知或轻率地披露为税表提供的信息，或将其用于其他目的，属于轻罪，但法律和规定另有例外（26 U.S.C. 7216）。

第 4557 号出版物列出了值得询问的措施：凡能接触客户信息的人都使用多重验证登录（除密码外再加一道验证），每人单独登录账号，权限只给需要的人。它还要求报税人员选择有安全保障的外部服务商，所以请问清楚，有没有外部的人接触您的文件。这份指南面向报税人员；只做记账的服务没有被点名，所以请对它提出同样的问题。关于不能转移资金的访问权限，见给记账员开通账户访问权限。

同一家事务所能处理 IRS 通知或审计吗？

一般只有回复的人获准代表您，并持有您的书面授权才行。CPA、注册税务代理（EA）和律师可以处理任何 IRS 事务。权限有限的报税人员，不能代表您处理自己没有准备的税表，也不能处理申诉或催收（IRS 资质页面）。

• 2848 表授权有资格在 IRS 执业的人代表您，并查阅和接收您的保密税务信息（IRS：关于 2848 表）。表上必须列明每张表格和每个期间；IRS 会退回写着“所有年度”的表（2848 表填报说明）。8821 表只允许您指定的人查阅或接收这些信息，没有代表权的报税人员不能因此代表您（IRS：关于 8821 表；2848 表填报说明）。适用集中审计制度的合伙企业，会在税表上指定一位合伙企业代表；请查看被指定的是谁。
• 在 1065 表和 1120-S 表上，签字栏旁边的“是”选项，允许 IRS 就处理问题致电签字的那个人。此人还可以向 IRS 补充缺失的信息，就处理情况致电 IRS，并回复部分关于计算错误和税表准备的通知。它不允许此人约束企业，也不允许此人在 IRS 面前以其他方式代表企业。它只涵盖签字的个人，不涵盖其所在的事务所，并且最迟在次年税表的截止日（不含延期）失效（1065 表填报说明；1120-S 表填报说明）。
• 自己查看通知。 合伙企业、S 公司或 C 公司都可以开通企业税务账户（Business Tax Account），查看 IRS 的通知和信函，但完整权限只给“指定负责人”：合伙企业的普通合伙人或管理成员，公司的高管或管理成员（须为公司现任 W-2 员工）。持有雇主识别号码（EIN）的独资经营者也可以开通。单一成员 LLC 目前还拿不到完整权限，无论它按独资经营申报，还是报 1120-S 表或 1065 表（IRS：企业税务账户）。

联邦 2848 表只涵盖 IRS；州的通知来自州税务机关，所以请问清楚服务商是否回复州通知，以及是否回复它没有准备的税表所收到的通知。如果已经收到通知，见企业收到 IRS 通知；如果是 IRS 审查，见小企业被 IRS 审计。要终止旧的授权，见接手前任会计师留下的账簿。

签约前怎样试探一家套餐服务？

向每家候选服务提出同样的书面问题，再逐条对比答案。IRS 的指引里有两个明显的危险信号：报税人员不肯签字或不提供 PTIN，以及退税被汇到不属于您的账户（IRS：报税人员不当行为）。还要问收费是怎样定的。Circular 230 限制从业人员收取或有费用，包括按退税额的百分比收费（31 CFR 10.27）；是否适用，取决于谁准备税表以及做了什么工作。然后：

1. 把服务范围写成书面。 包括表格、州、发薪税款缴存、补做旧账、更正、通知回复，以及哪些要另外收费。见记账服务委托书。
2. 拿到签字人的姓名、资质和 PTIN。 问清楚 2848 表什么时候签：一开始就签，还是收到通知之后才签。
3. 要一份样本月度成果。 包括银行和信用卡对账、损益表、资产负债表和待确认问题清单。见每月记账服务包含什么。
4. 测试退出流程。 看清数据能保留多久、记录怎样退还，以及退还是否收费。第一个月就索取一份会计文件的备份，并确认您持有管理员权限。
5. 建立发薪监督。 第一次发薪之前，先开通您自己的 IRS 缴税系统权限。
6. 每份税表提交前都要经您批准。 绝不要签署空白或未填完的税表（IRS：报税人员不当行为）。

面试问题和危险信号，见雇用记账员之前要问的问题；各种方案的费用，见每月记账费用。

哪些企业会超出套餐的范围？

企业出现下列任何一种情况时，请重新检查固定范围的套餐。

某一行适用时，请要求服务商书面写明这项申报由谁负责，或者把这部分工作交给能做的事务所。无论哪种，都要写明年末由谁负责把账簿对接到税表：见从账簿到企业税表。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

按月付套餐费的顾问

一家在得克萨斯州的单一成员 LLC 咨询公司，按独资经营纳税，每月向套餐服务付 US$125（每年 US$1,500），由对方做账并准备联邦税表。有一位客户在加州。续约之前，业主书面提出：谁签 Schedule C，资质是什么？月费里有没有州税表，加州要求报税的话是否另收费？对于服务商准备的税表，IRS 来信由谁回复？加州是否要求报税，由加州规定。套餐是否替您准备，则看合同。

漏缴一笔税款的 S 公司

一家 S 公司有两名员工，服务商的发薪工具漏缴了一笔 US$4,000 的联邦税款。款项迟了 10 天才到 IRS，落在 5% 这一档：US$200，外加利息，除非 IRS 接受合理理由的说明。IRS 向公司的备案地址寄出账单，而不是向服务商：本示例中，服务商是以该公司自己的 EIN 申报的发薪服务商，不是雇主。业主从未开通 IRS 缴税系统权限，所以直到通知寄到才发现漏缴。如果这笔款项始终没有缴，故意不缴的责任人还可能因代扣税款面临个人罚款。

关门停业的服务商

一家在线服务商在 3 月停业。业主有 14 个月靠银行数据导入做出的账，没有收据，也没有会计文件的副本。业主先查看文件是不是放在自己名下的登录账户里，管理员权限能否重置，然后导出备份。缺失的收据，在规则允许的范围内，根据银行和信用卡对账单重建：见根据银行对账单重建账簿。

您的情况不同？

• 您已经在付费使用套餐，或平台刚刚关闭，而且企业有发薪、S 公司或合伙企业税表、涉及多个州、收到 IRS 通知，或者账目对不上。 每一项都会多出一项申报、一项责任或一份记录，而服务范围可能没有写明。专业人士可以先把书面服务范围与您的税表、发薪报告和会计文件逐项对照，再决定要不要动：见记账服务。
• 服务商已经停业，或不再回复。 见接手前任会计师留下的账簿和更换记账员。如果您决定把账簿和税表交给同一家服务商，见记账服务。
• 收到了 IRS 通知。 见企业收到 IRS 通知；如果通知涉及服务商经手的税表或税款缴存，另见记账服务。因失误产生的罚款，见记账员出错：谁来承担罚款。
• 账目落后或混乱。 见补做逾期账目和记账服务。
• 企业有外国业主。 外国人拥有的美国公司可能要报 5472 表这类信息申报表，而固定范围的套餐可能没有写明（IRS：5472 表填报说明）。见从境外提交公司税表和记账服务。
• 您在考虑自己记账，或找本地记账员。 见自己记账还是雇用记账员和本地还是在线记账员。