电商记账费用：Shopify 与 Amazon 店铺的账怎么记

电商记账员比一般记账员多做什么？

电商记账员做的是店铺层面的对应：每个销售渠道的总销售额、手续费、退款和销售税分别记录，每笔结算款与银行入账对应，合计数与 1099-K 表一致，存货结转到销货成本。没有任何官方来源规定电商记账员的收费；费用取决于渠道、订单量、存货、涉及销售税的州和积压账目，所以请先比较报价的服务范围。劳工统计局把一般记账工作描述为录入交易、出具报告和核对差异；网店则在此基础上增加了渠道明细。普通记账员也能做这项工作；请确认约定的范围中写明了这些内容。

什么情况会让店铺的账变得不简单？

以下每一种情况，都会让记账变成一个范围界定的问题：

• 结算款与银行入账不再对得上。
• 不止一个销售渠道，每个渠道都有自己的结算款和 1099-K 表。
• 存货放在不止一个州，或在多个州有销售税义务。
• 有些月份从未对账。
• 存货从未盘点。
• 合伙企业或公司，销货成本填在该实体自己的税表上。

出现两种或更多情况时，通常应先确定服务范围和背后的税务问题，再谈费用。

我应该先准备什么？

• 每个渠道全年的结算款或结算报告。
• 收到的每份 1099-K 表。
• 银行和信用卡对账单。
• 供应商发票和最近一次存货盘点。
• 按州划分的销售额。
• 上一份税表。

为什么账簿必须显示总销售额、手续费和退款，而不能只记净入账金额？

按净入账金额建的账，会低估销售额，而且看不到手续费和退款支出。IRS 指出，1099-K 表上的总金额没有扣除手续费、抵免、退款、运费、现金等价物或折扣，还需要其他记录才能从中得出应申报的收入。第 583 号出版物指出，企业账簿必须显示总收入、扣除项和抵免。

因此，店铺的账簿应分别记录：

• 销售税之前的总销售额，按渠道。
• 退款和退货。
• 支付处理机构、交易平台和运单标签费用。
• 已收取的销售税。
• 支付处理机构扣留的预留金（不是费用）。
• 打到银行的结算款（是转账，不是新的销售）。

具体分录，见销售额、结算款与 1099-K 表的核对。Amazon 见把结算报告变成记账分录。Shopify 见结算款与银行入账不符。

账簿怎样与 1099-K 表对应？

1099-K 表报告的是通过银行卡以及通过支付应用或交易平台收到的总付款额，所以它对应的是按渠道划分的总销售额，而不是银行入账。IRS 指出，由银行卡直接付款的店铺，不论金额多少都会收到该表。支付应用或交易平台在付款总额超过 $20,000 且交易超过 200 笔时必须申报，但它也可能少报，而且州可以设定更低的门槛。在多个平台上经营的店铺可能收到多份表。

缺少该表不会让账簿里少记任何东西：IRS 指出，该表的门槛并不决定付款是否应税。第 334 号出版物提醒，该表可能遗漏收款，也可能包含不属于收款的项目，例如销售税。

实际操作中，记账员为每份表做一张简短的对照表（“桥梁”）：从按渠道和期间划分的总销售额开始，调整付款中含的销售税、在该处理机构之外的销售以及年末时间差，最后得出该表第 1a 栏的金额。表上收款人错误、重复，或对照表无法解释的金额，见销售额、结算款与 1099-K 表的核对一文。税表方面，见网络卖家所得税。

为什么存货会影响账簿和税表，由谁来估值？

保留存货的企业，要在每年年初和年末对存货估值以得出销货成本，并且购买和销售一般采用权责发生制（第 538 号出版物）。销货成本等于期初存货加上采购和其他成本，再减去期末存货（第 334 号出版物）。没有年末盘点，期末数字就是估计值，成本和利润也随之变动。

小企业纳税人（以平均总收入为标准的测试）可以选择不保留存货，但仍须使用能清楚反映收入的方法（第 334 号出版物）。其中一种允许的方法，是把存货视为非附带材料和用品，其成本通过销货成本收回，计入货物交付客户的年度与成本支付或发生的年度中较晚的一年（26 CFR 1.471-1）。测试和选择的细节，见小卖家的存货还是用品。

成本放在哪里取决于报税主体。独资经营者（包括未选择按公司纳税的 LLC 的唯一个人成员）用 Schedule C 第 35 行至第 42 行（第 334 号出版物）。合伙企业或公司在扣除销货成本时附上 1125-A 表。

保留实时存货记录的企业，仍须每隔合理间隔进行实物盘点，并调整账簿使之一致（第 538 号出版物）。Amazon 履约仓里的存货，见FBA 费用与存货。

交易平台上的销售，谁收销售税？记账员对我自己的网店要跟踪什么？

在州有交易平台规则的地方，交易平台对通过它完成的销售收取并缴纳税款；对网店自己的销售，业主在有义务的地方收取。各州规则不同；得克萨斯州和加州是两个例子。

• 得克萨斯州： 交易平台提供方必须对通过其平台完成的所有销售收取、申报并缴纳税款。一旦平台提供方证明它会收取，卖家就不必再收（没有这种证明的，卖家应当收取），但得克萨斯州的卖家仍需要许可证并须申报，即使每笔销售都通过交易平台。
• 加州： 交易平台代收方是代收销售的零售商，即通过交易平台完成的销售。所有加州销售都通过此类代收方的卖家，一般无需登记，但 CDTFA 也把在加州履约仓存放存货的卖家视为在当地从事经营，并且没有说明当交易平台持有存货时两者如何衔接；请向 CDTFA 询问。另外直接销售的卖家，例如通过自己的网站，且有实际存在（包括在该州保存存货），或卖家及其关联人（如家庭成员或同一业主控制的公司）运往加州的销售合计（含平台销售）在上一或当前日历年度超过 $500,000，可能必须登记。

对业主自己经营的网店，记账员要跟踪：

• 按目的地州和渠道划分的销售额，包括交易平台上的销售，因为加州把它们计入门槛。
• 关联企业的销售额，凡州的门槛把它们合并计算的。
• 按州划分的、网店自己订单上已收取的税款，作为负债。第 334 号出版物指出，您收取并上缴的、由买家承担的销售税不是收入；向您这个卖家征收的税是总收入的一部分。
• 交易平台已代收并缴纳的税款，与业主应缴的税款分开显示。
• 每个交易平台的税务证明或账号，以及每个州的许可证。
• 已提交的申报表和已缴款项，与负债账户核对。
• 存货放在哪里，因为州可以把存放在当地的存货视为有实际存在。

在哪些州收税，见Shopify 各州销售税和何时必须收取销售税。申报表，见提交销售税申报表。

记账员应保存哪些记录，账户应多久对账一次？

记账员应保存能证明账簿所列收入和成本的所有记录，并每月核对企业银行账户。IRS 接受任何能清楚显示收入和支出的系统；业主仍须能够证实每笔记录。

第 583 号出版物指出，您应当把企业账户与个人账户分开，并每月核对支票账户。它还补充说，电子记录必须与账簿和税表一致，并能识别原始凭证。网店的每月结账还要把每笔结算款中的交易与其入账对应；这是记账惯例，不是 IRS 规则。

记录要保存到足以证明税表为止。IRS 追加税款的一般期限是税表提交后 3 年（提前提交的税表视为在到期日提交），特定情形适用更长期限（第 583 号出版物，表 3）。销售税和交易平台记录适用州的规定，期限可能更长：例如，得克萨斯州要求只通过交易平台销售、且平台证明其收税的远程卖家，把这些销售的记录至少保存 4 年（得克萨斯州审计长）。各类记录的保存期限，见企业记录应保存多久。

电商记账员的费用由什么决定，我是不是付多了？

费用取决于需要核对的工作量，而且没有任何官方来源公布电商记账员的收费。所以本文给出的是影响因素，而不是价格。

请用这些项目对照任何报价；留有几项空白的报价还不具备可比性。不含存货或销售税的费用，涵盖的工作更少，所以要比较同一范围的报价。只有一个渠道、没有存货的小店，可能不需要完整的网店范围。积压账目要花多少钱，见补记账费用；任何小企业的每月价格，见每月记账费用。

挑选 Shopify 或 Amazon 的记账员，应该看什么？雇用前应让对方展示什么？

要看对方已经把网店结算款与入账对应过的证据，而不是一串软件名称。请候选人展示：

1. 一笔与银行入账对应的结算款，能看到总销售额、手续费和退款（去掉名字的样本）。
2. 他们如何让有两个渠道的网店与 1099-K 表对应。
3. 存货如何处理：谁盘点、多久一次、成本如何结转（包括存货成本是否含入库运费和进口关税），以及盘点结果与账簿不一致时怎么办。
4. 他们跟踪哪些销售税义务，是代为提交申报表还是只报告数字，以及如何记录交易平台代收的税款。
5. 当某个销售渠道不能导出明细时，他们需要您提供什么。
6. 每个月何时结账，谁拥有会计文件，以及他们需要什么访问权限。
7. 由供应商或按需印刷合作方发货的订单（不持有存货）如何记录。

一般的聘请问题，见聘请记账员之前要问的问题。要检查您已有的记账员，见检查记账员的工作。

本地记账员、专做网店的记账员，还是只用软件？

普通的本地记账员可以适应只有一个渠道、存货简单的小店；有多个渠道、有存货或涉及多个销售税州的网店，通常需要之前做过网店结算款对应的人。

无论由谁记账，税表上所报内容的举证责任都在业主：业主必须能说明每个数字的来源。网店平台能做什么、不能做什么，见Shopify 做记账吗。记账员的所在地如何影响选择，见本地还是线上记账员。

我每个月还要发什么给记账员？

业主发送记账员无法通过数据同步获取的内容：

• 任何不能导出明细的渠道或支付账户的报告。
• 所购存货的供应商发票。
• 存货进出仓库或履约仓的情况。
• 销售税通知、许可证函件和交易平台证明。
• 特殊退款、争议或冻结资金的说明。
• 哪些交易属于个人开支。

完整清单，见记账员需要您提供什么和每月记账服务包含什么。

网店什么时候不仅需要记账员，还需要 CPA？

当问题是税务立场而不是记录时，网店通常需要 CPA 的意见。记账员记录发生了什么；税表决定如何申报。

如果有两行或更多行符合您的情况，请带着结算报告、1099-K 表和存货记录来找记账服务，让服务范围和税务问题一起解决。分工见记账员、会计师还是 CPA。

示例

以下示例仅作说明，使用美元。

一个 Shopify 渠道，没有存货盘点

一家网店通过一个渠道和一个银行卡处理机构，每年销售 US$400,000，约 3,000 笔订单，本例不考虑销售税。退款 US$16,000，处理机构手续费 US$12,000，所以银行收到 US$372,000。账簿记录 US$400,000 的销售额、US$16,000 的退款和 US$12,000 的手续费。1099-K 表显示约 US$400,000，与销售额一致，而不是与入账金额一致。

期初存货为 US$50,000，采购为 US$180,000，业主保留存货，但年末没有盘点。如果盘点结果为 US$60,000，销货成本是 US$170,000。没有盘点，期末数字以及利润都只是估计。

Amazon 履约加 Shopify 网店

一位卖家两个渠道合计每年销售 US$900,000。在某个繁忙的月份，Amazon 销售报告显示 US$85,000，结算款约 US$75,000。US$10,000 的差额是手续费和退款，比如 US$8,000 和 US$2,000，不是丢失的销售。账簿记录 US$85,000 的销售额、US$8,000 的手续费和 US$2,000 的退款。把 US$75,000 记为销售额，会低估销售额 US$10,000，并掩盖 US$8,000 的手续费。存货和销售税涉及多个州时，业主还需要解答税务问题，而不只是每月的记账分录。

一家小型手工艺品店

一位业主通过一个交易平台每年销售 US$25,000，并每月核对银行账户。在这个规模的店里，一份显示总销售额、手续费和退款的每月结算款记录、一次年末存货盘点和一次复核，可能就足以涵盖账簿；有第二个渠道、更多存货，或在另一个州有销售税义务，则要涵盖更多内容。

您的情况不同？

• 您的结算款、存货和销售税已经对不上，或者您通过多个渠道销售，或销往多个州： 这首先是范围问题，然后才是价格问题。请带着结算报告、1099-K 表和存货记录来找记账服务。
• 有数月或数年没有核对： 请见补记逾期账目，然后寻求记账服务帮助重建。
• 您转售商品但没有跟踪存货或收据： 请见没有记录时的存货和销货成本。
• 您在多个州有存货，或可能在多个州有销售税义务： 请见何时必须收取销售税和各州销售税经济关联门槛，然后带着按州划分的销售额和存货所在地来找记账服务。
• 1099-K 表与您的销售额对不上，收到了有关收入或销售税的通知，或您收的税款从未缴纳： 请见销售额、结算款与 1099-K 表的核对和应付销售税与申报表不符；如果差额可追溯到已报税年度，请带着这些表和报告来找记账服务。
• Amazon 是您的主要渠道： 请见Amazon 卖家记账。
• 您经营一家小型手工艺品店： 请见小型网店记账。
• 业主住在美国境外，或卖家账户在境外业主拥有的 LLC 名下： 请见境外业主 LLC 的平台结算款，然后带着结算报告来找记账服务。
• 您的企业在加拿大，并以美元销售： 请见美元销售与平台结算款。