本地還是線上記帳員：地點和行業重要嗎？

本地還是線上記帳員：地點會改變記帳工作嗎？

記帳員的所在地很少改變記帳工作本身。IRS 把責任放在記錄上，而不是記帳員的地址：記錄必須清楚顯示收入和支出，並隨時可供 IRS 查閱；除少數情況外，法律並不要求使用任何特定種類的記錄（Publication 583）。真正改變工作內容的，是您的帳要涵蓋什麼：

• 各州：您在哪些州銷售、僱人（雇員身份的記帳員也算）或經營。
• 平台：扣除手續費後才付款給您的電商平台和支付應用程式。
• 行業：按工程請款、存貨，以及其他特殊的記錄規定。
• 存取權：誰可以開啟會計檔案。
• 過往帳目：落後的月份或年度，或已經收到的通知。

清單簡短而平常，兩種選擇都可行；清單很長，則適合找已經在處理這些項目的人。出現下列情況，就不再是一般情形：您考慮的人選中沒有人涵蓋其中某一項、遠端人選索要您不放心的登入資料、帳目落後或已收到通知，或涉及公司或兩個國家。簽約前請先與專業人士確定：要涵蓋哪些州和平台、檔案和管理員登入權限歸誰所有，以及交接或試用月怎麼進行。

與任何人洽談前，請先準備：您銷售和僱人所在的州、您使用的平台和支付處理商、您的會計軟體及誰持有其管理員登入權限、上一年度的稅表，以及銀行和信用卡對帳單。

我的記帳員需要持有執照，或必須住在我所在的州嗎？

記帳一般不需要執照，所以沒有任何聯邦規定要求記帳員住在您所在的州；重要的是對方是否懂您所在州的稅制如何運作（見下一節）。聯邦的職業展望手冊沒有為記帳、會計和審計文員列出任何執照要求，並指出通常不需要證書（BLS）。這只是對這個職業在全國情況的描述，無法確認每個州的規定，所以請問每位人選，您所在的州對他們有什麼要求（如果有的話）。

有人代表您與 IRS 打交道時，資格才重要：註冊代理人、CPA 和律師擁有無限制的代理權，沒有這些資格的報稅員，代理權有限或沒有（IRS 資格說明）。聯邦規定認可在任何州、領地或屬地取得資格的 CPA，所以不論執照由哪個州簽發，CPA 都可以在 IRS 面前執業（Circular 230 第 10.2 和 10.3 條）。州執照和州稅務機關是另外的事：請問對方是否能與您所在州的機關合作。誰可以替您報稅，以及如何核實對方的資格，請見記帳員、會計師還是 CPA。

記帳是否因州而異：銷售稅、工資和州所得稅？

記帳方法在各地相同，但帳目必須追蹤的稅種由各州自行規定。每個州都公佈自己的規則，IRS 也連結了各州的稅務網站（IRS 各州連結）。

各州的賣家門檻也由各州自行規定，計入門檻的項目可能不同，所以只追蹤一個州標準的記帳員，可能漏掉另一個州的標準。門檻並不適用於在當地有實體存在的賣家，例如有存貨或員工（加州；德州）。門檻請見何時必須收取銷售稅；設置方法請見按州追蹤銷售額以判斷稅務關聯。各州要求的工作，可能擴大記帳員的工作範圍，也會影響報價。

記帳員本人的所在地，只在一種情況下有影響：雇員一般適用工作所在州的失業保險法，而且各州對誰是雇員、誰是承包人的判斷很嚴格，所以在另一個州的雇員記帳員，可能使該州加入您的工資稅帳戶（勞工部）。

我的記帳員需要有我所在行業的經驗，還是一般記帳員就行？

只有在行業對收入或成本有特殊記錄方式時，行業經驗才重要。IRS 為各行業發佈審計指南，因為這些行業有各自獨有的會計方法和問題。這些指南用於培訓審查人員，不是法律，但所有者和報稅員都可以閱讀。

審計指南的名單還包括娛樂業、石油和天然氣、托兒服務業者和律師。許多其他企業沒有專屬的審計指南；這類企業，一般記帳員可能就夠了。任何行業的檢驗方法都一樣：請人選說明您的一筆典型交易會怎麼記錄。網上賣家的差別在於所用的平台，下文接著說明。按工程請款的，請見建築業工程成本核算；現金銷售的，請見現金銷售記錄。

我的記帳員需要熟悉我的會計軟體和平台嗎？

只要 IRS 能讀取檔案，付款給您的平台，可能和會計軟體的品牌同樣重要。平台的申報方式和付款方式不同：1099-K 表顯示的是總額，不扣除手續費、退款或運費（IRS 填表說明）。因此，一筆撥款存入金額很少等於表上的數字；如果您在多個平台收款，還可能收到不止一張表（IRS）。請記帳員為一筆撥款對帳，也就是從總銷售額、手續費和退款，一路核對到存入金額；請見銷售與撥款對帳。

關於軟體，IRS 表示能讀取大多數企業所用程式的檔案，並要求您在提交任何電子檔案之前，先與審查人員確認（IRS 常見問題）。電腦化記錄必須與您的帳目和稅表一致，並有文件記載（Publication 583）。實用的檢驗標準是：記帳員每天使用、您的會計師也能開啟的軟體；請見選擇會計軟體。

會計檔案和管理員登入權限應該歸誰？

兩者都由企業所有者持有，符合 IRS 的要求。IRS 要求納稅人負責保存足夠的帳簿和記錄，在大多數對用會計軟體記帳的企業所做的審查中，IRS 會要求提供備份檔以及管理員的使用者名稱和密碼（IRS 常見問題）。為 IRS 重新建立的檔案不符合這項要求，因為它不是真實帳簿和記錄的副本。持有管理員登入權限的所有者，可以交出備份檔，並使用 IRS 為此建議的臨時密碼，而不必透露永久密碼。

所有者通常以企業名義建立檔案，自己保留管理員角色，再給記帳員一個具名使用者。Circular 230 要求執業人員（包括 CPA、註冊代理人和律師）在客戶要求時，及時退還客戶為履行聯邦稅務義務所需的記錄，費用糾紛一般不能作為不退還的理由；但執業人員所編製的稅表、附表或其他文件，在因該文件的費用未付而被扣留期間，不算客戶記錄（Circular 230 第 10.28 條）。凡受僱編製提交給 IRS 的文件的全部或大部分內容的人，同樣適用這些義務（第 10.8 條）。不為 IRS 編製任何文件的記帳員，或只受僱記帳的 CPA，可能不受這條規則約束，所以請以書面約定記錄的所有權和歸還，並把檔案放在企業名下。設置方法請見給記帳員存取權又不失去控制。

我該如何安全地與遠端記帳員共用文件和銀行存取權？

每個人使用各自獨立的登入帳號，工作結束後就移除其權限。Publication 4557 是 IRS 為稅務專業人員提供的資料安全指南，其中的基本步驟，可作為任何接觸您記錄的遠端人員的合理衡量標準（Publication 4557）：

• 凡存取客戶資料的人，都使用多重要素驗證。
• 對敏感檔案和電子郵件加密。
• 只讓需要的人存取。

同一份指南指出，報稅員必須依據 FTC 的 Safeguards Rule 制定並實施書面安全計劃。如果對方同時也報稅，請問他們有沒有這份計劃；不報稅的記帳員，請問他們改採哪些安全措施。要讓記帳員只能查看帳戶活動、不能轉出資金的銀行存取方式，請見給記帳員存取權。

如果記帳員也處理工資核算，企業仍然要為每一筆聯邦存款和每一份申報表負責，而負責繳納預扣稅款的人如果故意不繳，可能要承擔個人責任（IRS；Publication 15）。IRS 表示，雇主應以自己的 PIN 登記聯邦稅款繳納系統，以便查核存款。記帳員出錯時誰來承擔，請見誰來承擔罰款。

我該按小時還是按月付費給記帳員？這和所在地有關嗎？

收費模式取決於工作範圍，而不是記帳員的所在地。沒有任何官方來源規定記帳費用，所以下列只是檢驗標準，不是規則：

請問報價取決於什麼：交易筆數、帳戶、平台、州、工資核算，以及需要補做的月份。請問包含哪些內容，例如對帳、按州列出的銷售額和年結支援，以及範圍之外的工作如何收費。價格範圍和是否合理，請見記帳員每月收費多少。

本地 CPA 還是遠端記帳員：哪種適合哪項工作？

請按工作選擇，不要按地址選擇。可能收到通知或遭到審查時，請找 CPA、註冊代理人或律師，不論本地或遠端，因為這些資格有無限制的代理權（IRS 資格說明）；日常記帳，請選已經在處理您的平台和行業的人。下列比重只是判斷，不是官方規則：

在記帳套餐和 CPA 事務所之間如何選擇，請見線上記帳服務還是 CPA 事務所。

如何用試用月或樣本結帳來檢驗是否合適？

給每位人選同一個過去的月份，把他們做好的帳與您已知的數字比較。

1. 挑選一個過去的月份，其銀行餘額和平台撥款您都能核對。
2. 先問每位人選如何保護您的資料（見上文）。然後給每人同一個月份並訂出期限：盡量刪去帳號、客戶姓名和稅務識別號碼，無法刪除的，使用唯讀存取權。
3. 比較結果：期末銀行和信用卡餘額與對帳單相符，每筆撥款都能從總銷售額核對到手續費、退款和存入金額，按州的銷售額加起來等於總額，工資負債與已提交的申報相符。
4. 請每位人選列出他們無法分類的項目，以及他們做了哪些假設。
5. 付費試用月，請固定工作範圍和結束日期，並自己持有管理員登入權限。

要問哪些問題、有哪些警示信號，請見聘請記帳員之前要問的問題。檢查日常工作，請見檢查記帳員的工作。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

在三個交易平台銷售的網上賣家

俄亥俄州的一位賣家在三個交易平台銷售，並寄送到 12 個州。她的本地記帳員把每筆存款都記為銷售額。其中一個平台一個月顯示 US$10,000 的銷售額、US$1,200 的手續費、US$300 的退款，以及 US$8,500 的存款。按存款入帳，總銷售額少了 US$1,500，手續費和退款都沒有單獨列出，而 1099-K 表（如果該平台發出的話）報告的是總額。她比較了一位熟悉網上賣家的遠端記帳員，並請兩人各自把一個月的撥款從總銷售額核對到存款，同時列出按州的銷售額。

芝加哥的一家裝修公司

一家裝修公司的一項 US$60,000 工程，分三次進度請款，每次 US$20,000，客戶每次扣留 US$2,000 作為保留款。只記錄存款的記帳員顯示已收 US$54,000，而被扣留的 US$6,000 沒有任何記錄，所以所有者看不出每項工程還有多少款項未付。所有者要求做一個試用月，按工程顯示已開帳單、已收款、被扣留和已花費的金額。如果一般記帳員做不出這樣的報表，請找做過建築業帳目的人。

佛羅里達州一家用遠端記帳員的企業

佛羅里達州一家房屋維修企業，請了一位相差兩個時區的記帳員。雙方約定每週通話 30 分鐘，銀行帳戶唯讀存取，在所有者建立並管理的會計檔案中給記帳員一個具名使用者，第一項任務是重做一個所有者可以對照銀行對帳單核對的過去月份。月底，所有者先把期末餘額與銀行對帳單比對，再決定是否繼續合作。

您的情況不同嗎？

• 您考慮的人選中沒有人涵蓋您的平台、行業或所在州，或遠端人選索要您不放心的登入資料：簽約前，請先確定帳目要涵蓋哪些州和平台、檔案和管理員登入權限歸誰所有，以及交接或試用月怎麼進行；請見記帳服務。
• 您的帳目落後好幾個月，或數字與對帳單不符：請見補做逾期未做的帳，並尋求記帳服務。
• 您要在年中更換記帳員：請見更換記帳員。
• 您在交易平台或自己的網店銷售：請見電商記帳員的工作範圍和費用。
• 您在多個州銷售，可能已超過門檻：請見按州追蹤銷售額以判斷稅務關聯和何時必須收取銷售稅。
• 您經營 S 公司：請見S 公司記帳。
• 您在美國和加拿大都有業務：請見加拿大公司及其美國公司的帳目。
• 您考慮的記帳員設在美國境外：請見聘請境外記帳員。
• 已收到通知，或記帳員的錯誤導致罰款：請見誰來承擔罰款，並尋求記帳服務。