聘请境外记账员：交出账簿前要检查什么

聘请住在另一个国家的记账员，是不是一个错误？

聘请境外记账员本身并不是错误。记账员住在哪里，并不决定这项安排行不行得通；决定它的是三件事，而每一件的责任都仍在业主。

出现以下情形，情况就不简单了：

• 账簿已落后，或已收到通知
• 记账员已掌握银行权限，而您无法判断工作是否正确
• 工资税或销售税的申报依赖这些账簿
• 公司或合伙企业的税表依赖这些账簿

出现其中任何一种情形，都应该先让人复核现有账簿，再决定由谁继续做。

交出任何东西之前，请先备齐：

• 书面的工作范围
• 一份清单，列明谁掌握哪些登录账号
• 合同
• 账务文件托管在哪里，以及在谁的账户名下
• 最近提交的税表

关于自己记账还是聘请记账员的选择，见美国指南或加拿大指南。

记账员所在的地方，会改变我要缴什么、预扣什么、申报什么吗？

所在地改变的是文书手续，不改变您对账簿的责任。起决定作用的事实是：工作在哪里完成，以及记账员是美国人士还是加拿大居民。

企业的记录必须保存在哪里？账簿能放在境外记账员的云账户里吗？

对加拿大企业来说，记账员自己设在境外的云账户，本身并不符合记录保存规定。CRA 要求记录保存在加拿大境内的营业地点或住所，并说，保存在加拿大境外、再从加拿大以电子方式访问的记录，不算保存在加拿大（CRA；IC05-1R1）。

• 许可。 向当地 CRA 税务服务办公室去信申请。许可可能附带条件，例如要求在加拿大境内提供记录供 CRA 审查。
• 副本。 CRA 允许在境外保存电子记录时，可能接受其官员能在加拿大读取、且足够详细以支持税表的副本。
• 境外服务器。 CRA 说，您必须访问这些服务器，或安排员工去访问，并提供其官员所需的系统记录。
• 提供记录。 不论记录放在哪里，纳税人都必须提供以供检查；CRA 建议在加拿大保留备份副本（IC05-1R1）。

记录要从其所涉最后一个纳税年度的年末起保存 六年；某一年度的税表没有按时提交的，从提交之日起保存 六年。异议、申诉或 CRA 的要求，可能要求保存更久（《所得税法》第 230 条）；在记账员删除任何东西之前，见企业记录要保存多久。请问清账务文件托管在哪里；这个答案是 CRA 那个问题的一部分。每月在您自己控制的存储里留一份副本有帮助，但 CRA 的页面把是否接受副本视为它自己的决定，所以请先问清楚。

美国企业在 IRS 记录保存页面上，没有对应的地点测试。测试的标准是：这些记录能否证明税表上所主张的内容，而且法规规定记录必须随时可供检查（26 CFR 1.6001-1）。雇佣税记录要在税款到期日或缴款日（以较晚者为准）之后至少保存 四年（26 CFR 31.6001-1(e)）。如果记账员不再回应，只有您自己掌握的副本，才能保证账簿拿得到。

怎样判断境外记账员是否可靠？

能核实的就核实，并把评价只当作起点：好评说明客户满意，不说明账目已核对、申报是正确的。

1. 他是谁。 视频通话；姓名与合同和收款账户一致；以及一位您能打电话问的推荐人。
2. 还有谁处理您的账。 问清员工或分包商会不会看到您的数据，并要他们也书面接受同样的条款。加拿大隐私专员说，机构必须确信第三方处理方已有相应的政策和流程，包括员工培训和安全措施（OPC）。
3. 工作能力的证明。 要一份月度资料包样本（银行对账、损益表、资产负债表），并拿一个答案您已经知道的已结账月份，做一次付费试做。
4. 安全做法。 问他们怎样做到 IRS 数据安全指南里的基本要求：安全计划、更新的反恶意软件、唯一的密码、加密、备份和对客户数据的有限访问。这份指南是写给税务专业人员的，所以它是一把尺子，不是对记账员的法律测试。
5. 书面合同。 写明：工作范围、截止日期、谁申报什么、文件归谁所有、还有谁可以看到数据、访问权限怎样终止、争议适用哪个国家的法律，以及索赔在哪里审理。
6. 资质，仅限他要负责编制、签署或代表您的情况。 任何收费编制联邦税表的人，都需要 PTIN（IRS 的报税人员纳税识别号码）。注册税务代理是由 IRS 许可的税务从业人员，CPA 则由各州会计委员会许可。IRS 有一份公开的目录，列出持有有效 PTIN 的有资质报税人员，但不在目录中的报税人员也可能是可靠的（IRS）。

通过自由职业者平台找到的记账员，也按同样的标准评判。平台上的评分不是资质核查，这里关于权限、记录和数据的问题也一样适用。完整的提问清单和危险信号，见聘请记账员前要问的问题；关于谁可以编制税表，见记账员、会计师还是 CPA。

境外记账员应该拿到什么权限？什么能保护我的数据？

只给能完成工作的最低权限，银行付款审批和账务文件的管理员登录留在业主手里。IRS 要求企业：把个人数据的访问权限限制在需要知道的人员范围内；有条件时选用多重身份验证；对敏感文件和电子邮件加密；备份到一个单独的安全来源；个人和企业使用不同的电子邮箱（IRS）。

怎样设置才能不让任何人动用资金，见给记账员开放账户权限。共享数据之后，要留意 IRS 所说的企业身份盗用迹象，例如因为您的 EIN 下已有一份税表被提交，导致您无法电子报税；同一页面也说明了向哪里举报。

哪些客户和员工信息可以发往境外？谁仍然负责？

收集这些信息的企业，不论在哪里处理，仍然要对它负责。对加拿大企业，隐私专员说，PIPEDA 并不禁止把个人信息送到另一个国家处理，而转出信息的机构要对它负责，并且必须通过合同或其他方式提供可比的保护（OPC）。

• 告知相关的人。 要明确说明：信息可能在外国处理，并可能被该国的法院、执法机关和国家安全机构获取。
• 合同有其局限。 没有哪份合同能凌驾于信息所到国家的法律之上，有些信息也可能过于敏感，不宜发往任何外国司法管辖区。
• 省级法律也可能适用。 阿尔伯塔省、卑诗省和魁北克有各自的私营部门隐私法，而专员的跨境指引（2009 年）并不涉及各省关于信息转移的规定。在阿尔伯塔省，使用加拿大境外服务提供方的机构，必须在隐私政策中列明国家和目的，并在个人信息被该提供方收集或转给它时通知本人（阿尔伯塔省 PIPA，第 6 条和第 13.1 条）。在魁北克，机构在把个人信息送出魁北克之前，必须评估对隐私的影响，只有评估显示信息能得到充分保护时才可发送，并且要订立书面协议（信息获取委员会）。不论在哪个省，PIPEDA 仍适用于商业活动中跨省或跨国流动的个人信息。它也涵盖联邦监管企业的员工信息；其他雇主则要查看省级法律（OPC）。

对美国企业，上面引用的 IRS 企业页面把保护员工和客户数据的责任放在企业身上。只发送工作需要的信息：负责给交易分类的记账员，未必需要每位客户或员工的完整身份号码。

账簿出错或税表逾期，谁负责？

一般是企业业主，而不是记账员。IRS 把依赖税务专业人员列为一般不能作为逾期申报或缴款理由的情形之一，并说您应当知道报税人员替您提交了什么，也要取得税表或款项按时寄出的证明。对于与准确性有关的罚款，IRS 会考虑：您有没有把所需的全部信息交给顾问，以及顾问是否称职、对这类情况有经验（IRS）。

在加拿大，CRA 的通告说，纳税人不会因为使用第三方而免除记录保存的责任（IC05-1R1）。

关于记账员出错之后的罚款，见美国指南；关于加拿大漏报的申报，见会计师漏报申报或不再回应。

境外记账员能替我报税，或替我与 IRS 或 CRA 沟通吗？

境外记账员只能在资质和您所给权限设定的范围内报税或代您发言。在美国，PTIN 授权一个人编制联邦税表，但不受限制的代理权属于注册税务代理、CPA 和律师。只有 PTIN 的报税人员，无权在 IRS 面前代表客户；申报季计划的参与者，只能代表自己编制并签署税表的客户，且只能面对税务稽查员、客服代表和类似的 IRS 员工，不能处理申诉或催缴案件（IRS）。不是注册税务代理、CPA 或律师的外部记账员，不能在申诉或催缴案件中代表您，在其他场合的权利也有限或没有。普通全职员工可以代表雇主，但要出示身份证明和授权证明（31 CFR 10.7(c)）。要让记账员取得您的 IRS 账户信息，可以提交 8821 表；它不让对方代您发言或为您的立场辩护，代理则要用 2848 表（8821 表填报说明）。

在加拿大，您可以通过 My Business Account 或 Represent a Client 为业务账户授权代表，也可以使用纸质的 AUT-01 表，后者只给离线访问权限，且必须在签署后 六个月 内送达 CRA。您还要选择级别：第 1 级只能查看信息，第 2 级可以查看和更新（怎样授权；级别）。请从工作所需的级别开始。

报税与记账是两回事。CRA EFILE 是为客户传送 T1 个人税表的网络服务。申请人，或管理和控制申请人的人，必须是持有有效社会保险号码的加拿大居民，而且税表必须在加拿大编制并从加拿大提交（CRA）。居住并工作在境外的记账员，不符合这些条件。请确定谁来提交您的 GST/HST、工资和公司税表；对主动提出代您报税的记账员，要问他持有哪种注册资格，并在每份税表送出之前自己过目。

境外记账员会熟悉我的工资税、销售税、GST/HST 和年末规则吗？

不会自动熟悉。这些申报都有地方性，并且有固定日期，所以请让记账员拿出证明：说出您企业有哪些申报、截止日期，以及每项由谁提交。

• 美国工资税。 联邦缴存按月度或半周的时间表进行，由回溯期决定，大额税负适用次日规则，大多数雇主还要缴州失业税（第 15 号出版物）。
• 加拿大工资。 汇缴截止日取决于雇主的汇缴人类型（CRA）。
• GST/HST。 申报表的截止日由注册人的申报期决定（CRA）。
• 美国销售税。 各州规定不同；见本地还是线上记账员。
• 年末。 问清谁出年末资料包，以及谁开具之后到期的税单和表格。加拿大见公司的年末财务报表，美国见从账簿到企业税表。

只记录发薪运行、却不懂缴存规则的记账员，可能让漏缴的情况一直没被发现，直到通知寄来。

境外记账员是承包商还是员工？

由事实决定，而不是合同上的标签。IRS 说，如果您控制做什么和怎么做，远程工作者就是普通法上的员工，即使对方自己选择远程工作（IRS）。在魁北克以外，CRA 会权衡控制权、工具、财务风险和获利机会；魁北克有自己的测试，CRA 还把在加拿大境外的雇佣列为特殊情形（RC4110）。工作者所在国可能有另外的规定，本指南不涉及。关于这些测试和补救办法，见美国指南或加拿大指南。

什么时候本地记账员值得多花这笔钱？

当工作需要本地的申报、复核，或需要把记录留在够得着的地方时，本地记账员值得多花这笔钱。工作范围不一样，费用差距就没有多大意义，所以请按每份报价涵盖的内容比较，而不是比月费数字。关于月费由什么决定，见美国或加拿大的费用指南。

工作包括以下内容时，值得考虑本地协助：

• 工资税缴存或汇缴，以及销售税、GST/HST 或 PST 申报，需要有人负责
• 公司或合伙企业的税表依赖这些账簿
• 账簿已落后，或已收到通知
• CRA 期望保存在加拿大的加拿大记录
• 您不想发往境外的客户和员工数据

如果您审查月度资料包、持有管理员登录和银行付款审批、保留一份账簿副本，并由本地人员处理申报，境外协助可能适合日常的交易分类和对账。

在卑诗省，记账被列入计划扩大的 PST 会计服务范围，而卑诗省的页面说这项计划已暂停（卑诗省政府）。比较报价之前，请再看一遍该页面。

示例

这些数字仅作说明。

卡尔加里承包商，记录放在记账员的账户里

一位卡尔加里的承包商，通过自由职业者平台，每月付给海外记账员 C$800。所有文件都放在记账员自己的云账户里。CRA 把保存在加拿大境外、从加拿大访问的记录，视为不是保存在加拿大，所以业主要向税务服务办公室去信申请许可，或安排把文件保存在加拿大，并且在依赖副本之前先问 CRA。

拥有完整银行登录的得克萨斯州 LLC

一家得克萨斯州 LLC 每月付给印度的记账员 US$500，并给了他完整的银行登录。这家 LLC 仍要对每一项扣除承担举证责任。假定该记账员是外部承包商，他没有注册税务代理、CPA 或律师资质，就不能在 IRS 申诉或催缴案件中代表它。LLC 把共用的登录换成业主可以随时撤销的单独用户，并保留付款审批权。

比较报价的温哥华工作室

一家温哥华设计工作室有员工和 GST/HST 账户，在比较本地记账员每月 C$1,500 和境外记账员 C$600。业主问：这 C$900 的差额买到了什么：按时汇缴的工资税、已提交的 GST/HST 申报表、保存在加拿大的记录，以及一位复核月度资料包的人。如果境外记账员只负责交易分类和对账，工作室就要比较这项服务加上一位本地专业人员负责申报和复核的合计费用。卑诗省的页面说，计划中的会计服务 PST 已暂停；业主在依赖任何报价之前，会再核对一遍。

您的情况不同？

• 您的账簿落后了几个月或一年： 先看美国或加拿大的补账指南，并请人复核现有账簿。
• 记账员已有银行权限，而您无法判断工作是否正确： 见检查记账员的工作；之后账簿复核可以帮您确定今后由谁继续做。
• 已收到通知或信函： 请读企业收到 IRS 通知时怎么办；加拿大申报被漏掉的，见会计师漏报申报或不再回应。通知背后的账簿也可能需要复核。
• 您想在年中更换记账员： 见更换记账员。
• 公司或合伙企业的税表依赖这些账簿： 税表见公司报税服务，谁做什么见加拿大的记账员、会计师还是 CPA 指南。
• 您同时为加拿大公司和美国公司记账： 见加拿大公司及其美国公司的账簿。
• 您向境外的承包商或供应商付款： 见向境外承包商付款或加拿大境外发票指南。