外資美國公司與 LLC 記帳：關聯方記錄與匯率規則

外資持有的美國 LLC 或公司，帳簿必須記錄哪些內容？

有外國所有者的美國 LLC 或公司，必須保存永久、準確且完整的帳簿，記錄收入、扣除額和抵免，並保存顯示公司與所有者及其他關聯方如何往來的記錄。凡是須繳納美國稅或須提交資訊申報表的人，都必須保存帳簿（26 CFR 1.6001-1）。有外國所有者，還多一項責任：說明公司與誰往來、金額多少、原因為何（5472 表填表說明；26 CFR 1.6038A-3）。

這項責任適用於「申報公司」（reporting corporation）。它指的是：一名外國人在年度內任何時間直接或間接持有至少 25% 表決權或價值的美國公司；或者由一名外國人全資持有、且未選擇按公司課稅的美國 LLC，這類 LLC 僅在這些規定下視同公司。已選擇按公司課稅的 LLC，在這裡就是一般公司。申報公司須針對每個有應申報交易的關聯方各提交一份 5472 表，帳簿必須能支持表上的每一個數字。

下列情況就不算單純：所有者的資金經由個人帳戶或境外帳戶流動；公司與您的其他公司、家人或外國母公司有往來；缺少多年的帳簿或 5472 表；公司有雇員、代收銷售稅，或增加了第二位所有者。遇到這些情況，在稅表依賴這些帳簿之前，帳簿可能需要專業人士審核。

先準備好這些資料：設立文件、營運協議或股東名冊、EIN 確認函、自設立以來的每份銀行和信用卡對帳單（包括替公司付款的個人帳戶或境外帳戶）、您與公司之間每筆轉帳的清單、與關聯公司或家人簽的合約和貸款協議，以及以往的稅表。

帳簿也是美國稅表的依據。外資持有的單一成員 LLC 本身沒有所得稅稅表，但在任何有應申報交易的年度，它須提交一份基本上空白的形式 1120 表（pro forma），並附上 5472 表（5472 表填表說明；詳見外資單一成員 LLC 的申報）。外資持有的公司在同樣的年度，把 5472 表附在其 1120 表上（1120 表填表說明）。所有者是否須就利潤繳納美國稅，是另一個問題，請見外國所有者何時須繳美國稅。

誰來記帳：我自己、美國記帳員，還是海外會計師？

三者都可以，因為記錄規定並沒有規定由誰錄入交易。法律允許公司自行保存記錄，或安排他人代為保存（26 USC 6038A(a)）。法規允許記錄由公司、外國關聯方（通常是所有者）或第三方保管，前提是符合下文的存放地點規定（26 CFR 1.6038A-3(b)(2)）。記錄缺失的罰款由公司承擔，而不是由保管記錄的人承擔（26 USC 6038A(d)）。

選擇哪一種是實務考量，不是稅法規定：

軟體與僱人的選擇，請見自己記帳還是請記帳員。如果記帳員的錯誤導致罰款，請見記帳員的錯誤與罰款由誰承擔。

哪些所有者往來要列入 5472 表？帳簿該怎麼標記？

5472 表申報公司與關聯方之間的交易。交易是指任何銷售、貸款、墊款、出資或其他金錢或財產的轉移，以及任何服務，無論是否有書面記錄（26 CFR 1.482-1(i)(7)）。與外國關聯方往來時，哪些須要申報，取決於實體類型（26 CFR 1.6038A-2(b)(3) 和 (4)）：

第 IV 至 VI 部分是 5472 表的各個部分：第 IV 部分列出金錢往來，第 V 部分列出外資持有 LLC 的其他交易，第 VI 部分列出非現金和低於價值的往來。某個項目是否屬於所列類型，可能取決於具體事實，因此在把它從記錄表中省略之前，請先請報稅員確認。

在第 IV 和第 VI 部分，與外國關聯方的一筆交易或一系列交易，合計不超過 $50,000 的，可以申報為該金額或以下（5472 表填表說明）。第 V 部分的說明沒有提到這種簡化方式，因此那些項目要按實際金額列出。總帳仍應保存每一個項目，因為 IRS 可以要求查看記錄。

在帳簿中標記這些往來的做法：

• 為所有者以及每位關聯人或關聯公司建立一個聯絡人。記下其名稱、地址、稅務居住國、稅務識別號碼（如有）、業務性質，以及與公司的關係，這些正是 5472 表要求的資料（26 CFR 1.6038A-2(b)(2)）。
• 為每筆交易標記類型：銷售、採購、租金、特許權使用費、服務、佣金、貸款、利息、出資或分配。
• 每一行都保存原幣金額、匯率和美元金額。
• 按關聯方和年度產生報表。每個有應申報交易的關聯方，都須各提交一份 5472 表（26 CFR 1.6038A-2(a)(1)）。

記錄表的格式以及哪些轉帳算數，請見外資 LLC 的交易記錄。

我投入和取出的資金該怎麼記錄？

一筆轉帳是出資、貸款還是對價付款，取決於它的實際條件。資金轉出之前先以書面約定條件，並讓帳簿反映這些條件。每一種在 5472 表上代表什麼，見上方的表格。

公司必須保存文件，證明外國持有人的出資、股息和貸款在美國稅務上如何處理（26 CFR 1.6038A-3(a)(3)，範例 2）。貸款在第 IV 部分按餘額申報；出資和股息在該部分沒有單獨的行次。

如何判斷是貸款還是出資，請見LLC 的所有者出資還是貸款；從海外為公司注資，請見從海外向您的美國公司投入資金；親戚的資金，請見海外家人的資金。向外國人支付的美國來源利息、股息、租金等款項，也可能須要預扣美國稅，而作為付款方的公司，須對應預扣而未預扣的稅款負責（26 USC 1441；26 USC 1442；26 USC 1461）；哪些情況適用，請見外國所有者如何給自己付款。

付給我的其他公司、家人或外國母公司的款項怎麼處理？

付給您的其他公司、家人或外國母公司的款項，屬於關聯方往來，處理方式與您本人的往來相同。5472 表把下列人員視為關聯方：持有至少 25% 的外國所有者；依稅法的家庭關係和控制測試與公司或該所有者有關聯的人；以及依第 482 條規則有關聯的人（5472 表填表說明）。

家庭關係測試涵蓋兄弟姊妹、配偶、直系尊親屬（父母、祖父母及更上一代）和直系卑親屬（子女、孫子女及更下一代）。控制測試涵蓋所有者持股過半的公司，並把所有者家人持有的股份一併計入，例如向美國公司開帳單的海外姊妹公司（26 USC 267(b) 和 (c)）。屬於美國人的親屬或公司是國內關聯方。第 IV 至 VI 部分不逐項列出這些往來，但該關聯方仍可能須要另外提交一份 5472 表，帳簿也仍須記錄這些往來（5472 表填表說明）。

把每一方都標記為關聯方。付給親屬的工作報酬是服務付款。姊妹公司的員工或辦公室提供的免費協助，是低於全額價值的往來，須附上價值估計加以描述（第 VI 部分）。請保存合約、發票、工時記錄，以及任何能顯示價格如何訂定的資料；法規規定的記錄清單，也涵蓋外國關聯方持有的、與這些往來有關的記錄（26 CFR 1.6038A-3(a)(1) 和 (c)(2)）。

我需要另外開一個美國銀行帳戶嗎？

5472 表和記錄規定都沒有要求這樣做。不過 IRS 確實告訴新企業，要開立企業支票帳戶，並與個人帳戶分開（Publication 583）。這是指引，不是法律，但這樣做能讓公司的每一筆往來都顯示在公司自己的對帳單上。銀行和支付平台有各自的規定，請見從海外取得美國地址與銀行帳戶。

如果您用自己的帳戶或信用卡支付公司費用，每筆付款都可能是您代公司向公司轉移的資金（26 CFR 1.482-1(i)(7)）。如果是，請按付款日當天的匯率記錄，並保存對帳單。它屬於出資，還是公司欠您的款項，取決於雙方約定的條件，請見用個人信用卡支付的經營費用。

如果客戶把款項付到您的個人帳戶或境外帳戶，這筆錢仍可能是公司的收入，因為帳簿必須能確立公司的總收入（26 CFR 1.6001-1(a)）。請記錄這筆銷售，以及您轉給公司的金額；平台撥款的處理，請見外資 LLC 的平台撥款。

在境外持有帳戶的公司，可能有自己的 FBAR 申報責任，請見公司境外帳戶的 FBAR。

帳簿用哪種貨幣？稅表用什麼匯率？

用美元，並在每一行保存原幣。5472 表上的金額必須以美元列示，並附上所用匯率的說明（26 CFR 1.6038A-2(c)），填表說明還要求附上匯率明細表（5472 表填表說明）。

IRS 表示，除某些合格營業單位外，所有納稅人的功能貨幣都是美元；合格營業單位是指企業中擁有自己帳簿的獨立單位。完全在海外以當地貨幣營運的公司，可能屬於這種單位，應由報稅員判斷（IRS：外幣）。

每個項目都按公司收到、支付或應計該項目時的通行匯率換算。IRS 沒有官方匯率，一般接受前後一致使用的任何公開匯率（IRS：匯率）。請在每一行都註明匯率來源；5472 表的匯率明細表就是由這些行整理出來的。外幣餘額上的匯兌損益，請見美國帳簿中的外幣帳戶。

記錄一定要存放在美國或使用英文嗎？

與關聯方往來有關的記錄必須存放在美國，除非適用小型公司例外，或公司符合在境外保存的條件。

公司若符合下列任一條件，就不適用這些特別的記錄規定，但仍須提交 5472 表並保存一般稅務記錄：美國總收入低於 $10,000,000，或與外國關聯方之間的總收付款不超過 $5,000,000，且低於其美國總收入的 10%。互相關聯的申報公司要合併計算。外資持有且未選擇按公司課稅的 LLC，兩項例外都不能用（26 CFR 1.6038A-1(h) 和 (i)）。

沒有適用例外時，對於公司通常不存放在美國的記錄，公司必須在收到要求後 60 天 內，向 IRS 交付所要求的原件或副本，或在該期限內把記錄遷到美國，附上索引並指定美國保管人（26 CFR 1.6038A-3(f)）。

其他記錄可以用其他語言保存。公司必須在收到要求後 30 天 內，提供特定文件的英文譯本（26 CFR 1.6038A-3(b)(3)）。附在 5472 表上的說明必須使用英文（26 CFR 1.6038A-2(c)）。

現金制還是權責發生制：5472 表怎樣計算已付和已收？

採用權責發生制的公司，關聯方金額要在應計時計入，而不是只在付款時計入。法規和填表說明都要求權責發生制公司使用應計的付款和收款，填表說明還補充：在第 IV 和第 VI 部分，「已付」和「已收」包括應計金額（5472 表填表說明；26 CFR 1.6038A-2(b)(10)）。年底尚未支付的關聯公司發票，屬於該年度的關聯方記錄。

現金收付制公司的規則不太明確：第 IV 和第 VI 部分的說明並不限於權責發生制公司，而一般規則和法規只針對權責發生制公司。在報稅員另有說明之前，請另外列一份關聯方發票清單，既按開票日期，也按付款日期排列；總帳本身則依公司的會計方法處理。

貸款按期初和期末餘額，或月平均餘額申報，而不是各筆墊款的合計。帳簿和稅表必須使用相同的會計方法（Publication 583）；請見小型企業用現金制還是權責發生制。

在 5472 表上申報一筆應計金額，並不決定它何時可以扣除。對於欠外國關聯人的款項，例如應計給所有者的利息，法律指示以法規規定，付款方只有在實際支付時才能扣除，並有例外（26 USC 267(a)(3)）。請把未付的關聯方餘額及各筆款項的用途交給報稅員。

記錄要保存多久？記錄缺失要付出什麼代價？

只要記錄可能與某項關聯方往來有關，就要保存，而且保存期間絕不能短於 IRS 對該記錄所涉年度評定或追繳稅款的期間（26 CFR 1.6038A-3(g)；26 CFR 1.6001-1(e)）。

記錄缺失，公司可能在三個方面付出代價：

• 每個稅務年度，只要未正確提交 5472 表，或未保存法規要求的記錄，罰款 $25,000。法規按每個關聯方每年各罰一次，所以兩個關聯方可能被罰兩次。內容嚴重不全的表格視同未提交（26 USC 6038A(d)；26 CFR 1.6038A-4）。
• 自 IRS 發出通知起滿 90 天 後，如果違規持續，每個關聯方每 30 天期間（不足一期也算一期）另加罰款 $25,000。
• 如果 IRS 傳喚提供與外國關聯方往來有關的記錄，而公司因為沒有保存而無法提供，IRS 可以自行決定該項往來的扣除額或成本（26 USC 6038A(e)）。

遺漏的年度與罰款減免，請見遺漏的 5472 表與罰款減免。

新設立的德拉瓦州或其他州的美國公司，第一年要準備什麼？

按以下順序設立：

1. 從設立日起開始記帳，記入設立費用和所有者的首筆出資（為新 LLC 建立帳簿）。
2. 開立企業帳戶。第一筆轉帳之前，先為所有者出資、分配和所有者貸款分別建立帳戶，並建立關聯方聯絡人和標記。
3. 每筆所有者轉帳發生時就記錄（日期、金額、貨幣、匯率、標籤），並先以書面寫下出資或貸款的條件。
4. 每月核對銀行帳戶和所有者帳戶（這是良好做法，不是規定）。年底，產生關聯方報表，並保存匯率明細表。

5472 表隨公司的稅表一起提交，截止日為該稅表的到期日（含延期）：一般為稅務年度結束後第四個月的 15 日，曆年為 4 月 15 日；在該日期前提交 7004 表，最多可再延長 6 個月（5472 表填表說明；1120 表填表說明；7004 表填表說明）。外資 LLC 如何提交，請見外資單一成員 LLC 的申報。

第一部分列出的任何情況，都是在第一份稅表之前請美國記帳員的理由。如果某一年沒有記錄表，或所有者的資金經由個人帳戶或境外帳戶，就必須為每一筆轉帳重建有日期的佐證資料。出現第二位所有者，單一成員 LLC 規則所依據的「全資持有」身份即告結束（5472 表填表說明）。此時 LLC 屬於合夥企業，除非選擇按公司課稅（26 CFR 301.7701-3(b)(1)）。

舉例

以下為說明性舉例。金額以美元計，另有說明的貨幣除外。每個例子中，所有者都不是美國公民或美國稅務居民，也沒有 LLC 選擇按公司課稅。

在海外的設計師，持有德拉瓦州單一成員 LLC

一位在特拉維夫的設計師持有一家德拉瓦州單一成員 LLC。該 LLC 向無關聯的客戶開出 US$80,000 的帳單，這些銷售不屬於關聯方往來，5472 表不列出。設計師用個人信用卡以新謝克爾支付 US$6,000 的軟體費用。記帳員把每筆扣款按各自的日期入帳，記下新謝克爾金額、當天的公開匯率和美元金額，記為軟體費用，並配上一筆出資，或一筆 LLC 欠設計師的款項，以事先約定的為準。如果是出資，就列在第 V 部分的說明中；如果是貸款，就加到貸款餘額中。無論哪種，新謝克爾的匯率都要列入匯率明細表。

公司向姊妹公司採購

一位深圳所有者的懷俄明州 C 公司，向香港的姊妹公司採購 US$40,000 的服務，分四張發票，每張 US$10,000。每張發票都是關聯方採購，須連同日期、原幣金額和匯率一起保存。假設該公司的美國稅務採用權責發生制，且服務是在 12 月提供的：那張發票即使在 1 月才付款，也屬於 12 月的關聯方記錄。該成本當年是否可以扣除，如上文所述，由報稅員決定。表格允許把 US$50,000 或以下的金額申報為「$50,000 以下」，但總帳仍要保存每一張發票。

溫哥華的所有者為美國 LLC 注資

一位溫哥華的所有者分四筆轉帳為美國單一成員 LLC 注資，合計 US$25,000：1 月 15 日 US$5,000，3 月 3 日 US$8,000，6 月 20 日 US$7,000，9 月 9 日 US$5,000。11 月 14 日，LLC 退回 US$10,000。每一筆資金往來都需要日期、金額和標籤：四筆轉入是出資，退回的款項是分配。LLC 把這五筆都列在第 V 部分的說明中，其中以加元換算的，須列入匯率明細表。加拿大對美國 LLC 的所有者另有規定，請見美國 LLC 的加拿大所有者。

您的情況不同嗎？

• 公司已經營一年以上卻沒有交易記錄表，或所有者的資金經由個人帳戶或境外帳戶。 公司提交稅表之前，可能需要為每一筆轉帳重建有日期的佐證資料，請見為遺漏的外國所有者申報重建帳簿和記帳協助。
• 首份 5472 表即將到期、已經漏報，或收到了通知。 申報取決於那些年度的帳簿，請見遺漏的 5472 表與罰款減免，那些年度的補帳請見補帳服務。
• 您的海外會計師為美國公司記帳，但不是以美元記帳，或沒有標記所有者轉帳。 帳簿可能需要換算和標記，包括今後以及過去的年度，請見美國記帳服務。
• 公司新增了雇員、銷售稅或第二位所有者。 工資和銷售稅會增加每月的記錄工作，可以考慮每月記帳服務。有第二位所有者的情況，請見有外國共同所有者的公司。
• 您的公司是外國公司在美國的子公司，或透過平台銷售。 請見外國母公司之美國子公司的帳簿和外資 LLC 的平台撥款。
• 您想給自己付款，或報稅員要求提供公司稅表背後的帳簿。 請見外國所有者如何給自己付款和報稅員對外資公司需要什麼資料。
• 您住在美國、持有綠卡，或有聯合申報選擇生效。 在這裡，美國公民、透過綠卡或實質居住測試成為美國稅務居民的人，以及已有第 6013(g) 或 (h) 條聯合申報選擇生效的個人，都不是外國人，此時 5472 表可能不適用（IRS：稅務居民身份；26 CFR 1.6038A-1(f)(1)）。請見跨境稅務。