每月記帳費用：小型企業的收費由什麼決定

每月記帳有沒有標準價格或行情價？

沒有。聯邦和州都沒有任何來源規定記帳價格。在大多數情況下，IRS 並不要求特定的方法，只要求有一套能清楚顯示收入和支出、並能支持稅表所申報內容的系統（Publication 583）。因此，報價反映的是事務所同意每月完成的工作範圍，無論報價來自獨立記帳員、會計師事務所還是線上服務。「每筆交易的行情價」只是事務所計算這些工作量的一種方式，不是標準。

符合下列任一情況時，報價就很難評估：

• 工作包括工資、承包人表格或銷售稅申報表。
• 企業有多個銀行、信用卡、貸款或支付平台帳戶，或透過平台銷售，而平台的撥款與銷售額不同。
• 涉及存貨、多個實體，或所有者的錢與公司的錢混在一起。
• 有未入帳的月份，或貸款機構或通知設有期限。

如果符合兩項或以上，請先確定報價涵蓋什麼，再比較價格：工作範圍、哪些是每月的、哪些是一次性補帳，以及同一家事務所是否一路負責到稅表。

請別人報價之前，請先備齊：報價單或調漲通知、每個銀行、信用卡、貸款和支付帳戶及其每月交易筆數、已支付的雇員和承包人人數、您收取銷售稅的州，以及帳簿落後多久。每月服務應交付什麼，請見每月記帳服務包含什麼。

哪些工作會讓一個月的記帳變多？

帳戶、交易筆數、工資、承包人、銷售稅和平台，都會增加工作量，單看營收並不能決定工作量。同樣的銷售額，只有幾張大額發票的企業，和分散成數百筆小訂單的企業，一個月的工作量並不相同。

工資會增加每月費用嗎？要申報什麼、何時申報？

無論由誰處理，工資都會增加經常性的工作：每個發薪期的薪酬和預扣、稅款存款、季度和年度稅表，以及年底的工資憑證。這些工作是包含在每月費用內、單獨列項，還是由工資服務提供者處理，屬於服務範圍的條款，所以報價必須寫明是哪一種。使用工資服務提供者或申報代理人時，雇主仍須對存款和稅表負責（Publication 15）。與認證專業雇主組織簽訂合約，可能會改變誰是其所涵蓋工資的雇主（同一份出版物），所以報價應寫明具體安排。帳簿仍須記錄每一次發薪，並與之相符。

如果 IRS 已書面通知您提交 944 表，您就以這份年度稅表取代 941 表。如果到期日落在週末或法定假日，則順延至下一個工作日；存繳稅款並不能取代提交稅表（IRS 到期日）。存款逾期，視逾期的長短，罰款為未存繳金額的 2% 至 15%（IRS）。未繳的預扣稅款也可能追究到個人：故意不代收或不繳納的負責人員，可能須負擔未繳金額的 100%，即信託基金追繳罰款。

州的預扣帳戶和失業保險帳戶有各自的日期。存款時間表、次日規則和州工資帳戶，請見設立工資系統；員工分布在多個州，請見在另一個州的員工。

承包人和銷售稅的哪些義務會增加工作？

承包人會增加索取納稅人資料、年底表格，有時還有預扣。銷售稅則是在企業登記的每個州，都要按該州的時間表增加一份申報表。

承包人表格。 對於年度內為服務支付了 $2,000 或以上的承包人，企業一般須提交 1099-NEC 表，適用於本頁所述稅務年度內的付款。更早的年度適用 $600（IRS）。表格的到期日是付款年度之後的 1 月 31 日（IRS 到期日）；本頁所述稅務年度內的付款，日期為 2027 年 2 月 1 日。並非每位收款人都會收到 1099-NEC 表：付給公司的款項一般不列入，法律費用是主要例外，而信用卡和支付網路的付款由處理商在 1099-K 表上申報（IRS 填表說明）。請見哪些承包人會收到稅表。

稅務識別號碼與預扣。 對於美國收款人，付款方一般要在 W-9 表上收集姓名和納稅人識別號碼。號碼缺漏或有誤，可能需要進行備用預扣（IRS）。付款方須存繳其預扣的款項，並在 945 表上申報；未預扣的付款方，可能要負擔未收取的金額（索取方填表說明）；請見向承包人收集稅務識別號碼。外國承包人需要不同的表格，預扣規則也可能不同：請見向境外承包人付款。

申報方式。 1099 表和 W-2 表合計，10 份或以上的資訊申報表，一般必須以電子方式提交（IRS）。報價應說明是否包含這項申報。

每月費用是否涵蓋收集 W-9 表、彙總付款、任何預扣以及申報，屬於服務範圍的問題。如果某位承包人實際上可能是雇員，請見可能屬於雇員的承包人。

銷售稅。 對買家課徵、由企業代收並轉繳給州政府的銷售稅不是收入，IRS 的記錄範例也從收入中扣除這部分。對賣家課徵、再向客戶收回的稅款則屬於總收入（Publication 334），所以帳簿必須顯示適用的是哪一種。然後每個州各自訂有申報時間表，每增加一個州，當月就多出申報表和到期日。是否必須在某個州收稅是另一個問題：請見何時必須收取銷售稅和提交銷售稅申報表。

補帳工作包含在每月費用內嗎？

只有報價中寫明才算。補帳是指記錄從未入帳的月份，而每月費用是圍繞當月的帳戶和交易建立的。IRS 要求有能支持稅表的記錄（Publication 583），所以未入帳的月份必須先重建，帳簿才可靠。

把兩者混在一起的報價，應寫明：

• 涵蓋的第一個月，以及從哪個期初餘額開始。
• 積壓的帳是一次性收費，還是分攤到每月費用內，以及費用從哪個月起改變。
• 那些月份的逾期稅表是否包含在內，以及由誰編製並簽署。

補帳價格由什麼決定，請見補帳記帳費用。

我付的是否太多？報價必須寫明什麼才能比較？

除非列出相同的工作，否則兩份報價很難比較。數字較低但範圍較窄的報價，不一定比數字較高但涵蓋更多的報價便宜。

讓每份報價採用同一基準。 請每家事務所為同一時期的同一份工作清單報價，然後比較總額，包括企業需要的工資、銷售稅和承包人表格，無論是打包還是另外收費。一次性的補帳費用應單獨列示。按小時計費的報價，採用預估時數和所述上限。固定費用就視為固定費用：如果自行拆成事務所沒有給出的時數或每筆交易價格，那是編造的。收費無法對應到明確範圍時，就難以評估。

出現下列情況時，請視為報價難以評估：

• 只寫「記帳」兩個字和一個數字，沒有任何清單。
• 對工資、銷售稅或 1099 工作隻字不提，讓您無法判斷是否不包含這些。
• 在任何人看過一張對帳單之前，就定下了固定價格。
• 收費的任何部分取決於退稅或節稅。

如果收費調漲了， 請要求書面說明變更內容，並對照表中的「什麼會改變價格」一行：新增帳戶、交易量超出報價的筆數、增加一個州、增加一名雇員，或把積壓的帳加進月費。帳戶、交易量和職責都不變卻漲價，就值得問一問是什麼改變了。

書面條款請見記帳委任書應寫明什麼和聘請記帳員前要問的問題。

按小時、固定費用或按每筆交易計費：每一種要檢查什麼？

每種計價基礎把額外工作的風險放在不同的人身上，所以要檢查決定誰來承擔額外工作的條款。

記帳員或 CPA 可以按我的退稅或節稅金額的一定比例收費嗎？

要看服務提供者是誰以及工作內容。對於 CPA、註冊代理人或律師，財政部的《Circular 230》禁止不合理的收費，並在有例外的前提下禁止按結果計酬的收費，適用於與 IRS 有關的任何事務的服務。

同一條規定將按結果計酬的收費定義為包括：按稅表所申報退稅的一定比例收費、按節省稅款的一定比例收費，或另以所達成的具體結果為依據的收費。與 IRS 有關的事務包括稅務規劃和建議，以及編製或提交稅表或退稅或抵免申請。例外情況很窄，大多涵蓋 IRS 審查或質疑稅表之後的工作。這項規定有一個限制：2014 年，哥倫比亞特區的一家聯邦地方法院裁定，IRS 沒有法定權力規範編製和提交一般退稅申請的收費，即在原始稅表之後、任何審查之前提交的申請（法院意見）。這只是一家法院的裁決，法規條文並未改變，所以僅憑條文無法看出該裁決的涵蓋範圍。財政部已擬議刪除該條，並將編製原始或更正稅表或退稅申請的按結果計酬收費視為不當行為；該擬議尚未定案（Internal Revenue Bulletin 2025-05）。簽約前請向執業人員提出這個問題。IRS 也告誡納稅人避免選擇按退稅比例收費的報稅員。

這項規定是為執業人員寫的：律師、註冊會計師、註冊代理人和某些其他登記的專業人員（第 10.3 條）。同時是 CPA、註冊代理人或律師的記帳員，屬於其中之一。對於只負責記帳而不具備上述任何資格的人，條文沒有規定收費規則。州會計委員會的規定可能另有限制：財政部指出，許多州禁止對編製原始或更正稅表或退稅申請收取按結果計酬的費用（同一期公報）。無論服務提供者持有什麼資格，只要收費與退稅或節稅掛鉤，簽約前就應問清楚收費取決於什麼結果。

記帳員的工資能告訴我多少價格資訊？

很少。美國勞工統計局公布的記帳、會計和審計文員的薪酬中位數是每小時 $24.36：即該職業中一半的工作人員賺得更多、一半賺得更少的工資水平（BLS）。這是雇主付給雇員的工資，不是事務所或獨立記帳員的收費，而且 BLS 並不公布事務所的收費。

有兩點限制：

• BLS 表示其薪酬資料不包括自僱人士，所以獨立記帳員不在這個數字內。
• BLS 表示這項工作通常不需要認證。IRS 的資格清單涵蓋的是編製稅表和代理，而不是記帳。

BLS 將核心職責列為輸入交易、編製資產負債表和損益表、核對準確性，以及調節差異。報價看起來偏高或偏低，應能對照這些職責和上文的額外項目加以解釋。請問清楚誰做這些工作、誰審核，以及誰能回覆 IRS 的函件。如要查核 CPA、註冊代理人或律師，請使用 IRS 選擇稅務專業人員頁面所連結的報稅員名錄。

自己記帳什麼時候更便宜，什麼時候花費更多？

工作量小、又能保持最新時，自己記帳可能更便宜。工作包括工資、多個州或積壓的帳時，可能花費更多，因為這些地方的錯誤可能帶來罰款。在大多數情況下，IRS 允許任何能清楚顯示收入和支出的系統，而且無論由誰記帳，所有經營者都必須保存記錄。

比較的是收費與您投入的時間，再加上出錯的成本；工資一節提到的逾期存款罰款就是這種成本之一。至於如何決定，請見自己記帳還是聘請記帳員。

範例

以下範例僅供說明，所有金額均以美元計。

報價 US$1,000 的美髮沙龍 LLC

一家美髮沙龍 LLC 收到每月 US$1,000 的報價。所有者有兩個銀行帳戶、一張信用卡、四名雇員的工資，以及六位承包人，每人全年各獲付 US$3,000。報價只寫了「每月記帳」，沒有列出其他內容。這裡的 US$1,000 只是故事裡的一個數字，不是典型價格。

所有者請事務所逐項回答：

• 三個帳戶是否每月都對帳？
• 工資是否包含在內：存款、一年四份 941 表、940 表和 W-2 表？還是另列一項？
• 每位承包人獲付的金額都超過 $2,000 的申報門檻，所以每一位不是公司的承包人，可能都須提交 1099-NEC 表（按公司課稅的 LLC 算作公司）。誰收集 W-9 表並負責申報？
• 如果六位都需要 1099-NEC 表，這六份加上四名雇員的 W-2 表，共十份資訊申報表，正是一般必須以電子方式提交的份數。報價是否包含以電子方式提交這些表？
• 這其中有哪些會改變價格？

沒有列出工作範圍的報價，在事務所回答這些項目之前，無法判斷它是否合理。

有 800 張訂單的網路商店

一家網路商店每月有 US$60,000 的銷售額，來自 800 張訂單。平台報告列出訂單、費用和退款。銀行顯示的淨額撥款入帳筆數較少。決定工作量的是訂單量、撥款報告和存貨規模，而不是 US$60,000。報價應說明對哪些平台報告進行對帳、費用和退款如何記錄、庫存如何盤點，以及在其他州代收的銷售稅是否包含在內。請見電商記帳員的費用與服務範圍。

每月 40 筆交易的獨立顧問

一位顧問有一個公司帳戶、一張信用卡，每月約 40 筆交易，沒有工資。為有雇員和銷售稅的商店設計的報價，涵蓋的內容可能超過這家企業的實際需要。這位所有者要求提供按工作範圍列項的清單：兩個帳戶每月對帳、約 40 筆交易、一份損益表和一份資產負債表，並將工資、銷售稅和承包人表格列為不包含。在這個規模下，自己記帳也可能是一個選項：請見自己記帳還是聘請記帳員。

您的情況不同嗎？

• 您手上有報價單、調漲通知或剛開始詢價，而企業有工資、承包人、銷售稅或未入帳的月份。 請把報價對照上表。應先確定的是：工作範圍、哪些是每月的、哪些是一次性補帳，以及同一家事務所是否一路負責到稅表。如果有任何一項不清楚，請取得記帳協助。
• 帳簿落後了數月或數年。 請見補帳記帳費用和補做逾期的帳，並取得記帳協助。
• 工資存款或稅表被漏掉了。 請見工資稅落後了。如果那幾個月的帳也沒有完成，請取得記帳協助。
• 承包人不肯提供稅務識別號碼，或在美國境外工作。 請見向承包人收集稅務識別號碼和向境外承包人付款。如果漏了預扣或表格，請取得記帳協助。
• 您在多個州收取銷售稅。 請見各州銷售稅經濟關聯門檻和外包銷售稅申報。如果申報表與帳簿對不上，請取得記帳協助。
• 您的記帳員漲價了，或您想換人。 請見更換記帳員和檢查記帳員的工作。如果帳簿無法順利交接，請取得記帳協助。
• 您透過網路商店銷售。 請見電商記帳員的費用與服務範圍。
• 您經營一家 S 公司。 請見 S 公司會計費用。
• 您想了解每年的會計師費用和稅表費用，或經營一家獲創投支持的新創公司。 請見小型企業會計師費用和新創公司會計費用。
• 您收到了 IRS 寄給企業的函件。 請見IRS 寄給企業的函件。
• 您正在比較不同的服務提供者。 請見每月記帳服務包含什麼和聘請記帳員前要問的問題。
• 您的企業在加拿大。 請見加拿大每月記帳費用。