記帳員、會計師與 CPA 有何不同？企業該找誰

記帳員、會計師與 CPA 有什麼差別？

記帳員負責記錄發生了什麼事，會計師運用這些記錄編製並查核財務資訊，CPA 則是經州會計委員會發給執照的會計師。這幾種角色互有重疊，所以光看頭銜，無法知道誰可以簽署您的稅表，或代表您與 IRS 溝通。

遇到下列情況，就不再單純：您手上有兩份內容重疊的報價，記帳員和報稅員從不共用檔案，企業有雇員、代收銷售稅，或以公司或合夥企業身份申報，帳目已落後，或有 IRS 通知需要有人代表您處理。每一項都會增加一項申報或決定，需要有人負責；而您想請他處理 IRS 事務的人，必須有權代表您。

聘請前請先準備：上一份企業稅表以及是誰編製的、您的工資服務商及其報表、會計檔案的存取權限，以及您有雇員、銷售或辦公室的每個州的清單。

新企業主應該先請記帳員，還是先請會計師？

您需要完成兩項工作，但不一定要請兩個人：全年的記錄，和年底的稅表。必須有人保存支持稅表的記錄，這可以是您自己或記帳員（請見自己記帳還是請記帳員）。也必須有人編製稅表，而收費的報稅員需要有報稅員稅務識別號碼（PTIN）；接下來兩節說明誰可以編製並簽署稅表。

下一個要請的人，取決於您增加的工作；交易很少、沒有雇員時，您可能只需要有人編製稅表，由您自己或收費報稅員處理：

一家事務所可以同時負責帳目和稅表；請見下文「一家事務所還是兩家」一節。

「記帳員」或「會計師」是有執照的頭銜嗎？CPA 執照多了什麼？

「記帳員」和「會計師」都不是聯邦層級的資格。勞工統計局表示，記帳文員通常不要求認證（BLS），而 IRS 的資格名單是 CPA、註冊代理人和律師（IRS）。

哪些人可以使用哪種頭銜，由州法律決定。例如佛羅里達州禁止沒有執照的人自稱「註冊會計師」或「公共會計師」，規定做記帳或編製稅表不需要 CPA 執照，並要求審計或鑑證服務（例如財務報表審計）須由持有執照的 CPA 事務所提供（佛羅里達州商業與專業監管廳）。其他州有各自的規定；請向您所在州的會計委員會查詢。

CPA 執照多了：

• 一張州執照，須通過統一 CPA 考試、完成會計課程並符合經驗與品行規定才能取得，並須遵守職業道德規範和繼續教育規定才能維持有效（IRS）。
• 代表您面對 IRS 的完整權利，與註冊代理人和律師相同（IRS；31 CFR 10.3）。
• 在州法律有專屬規定的地方，從事貸款人或投資人可能要求的審計和鑑證工作。

CPA 執照並不顯示這個人提供哪些服務。IRS 指出，CPA 可能提供多種服務，只有一部分專攻稅務。

誰可以編製並簽署我的企業稅表？

任何持有 PTIN 的人都可以收費編製聯邦稅表，同時由所有者或高級職員簽署。IRS 表示，收費編製或協助編製聯邦稅表的個人必須持有 PTIN（IRS）。一般來說，收費報稅員要在稅表上簽名、填入 PTIN，並給企業一份副本。這適用於聯邦稅表；有些州也對收費報稅員發給執照，例如奧勒岡州針對個人所得稅表，豁免對象包括持有執照的 CPA 和律師（ORS 673.610 和 673.615）。

獨資經營者把經營收入申報在所有者本人的 1040 表上，同樣的收費報稅員規則也適用（1040 表填表說明）。

如果由企業的雇員，或合夥人、LLC 成員填寫稅表，收費報稅員那一欄就留空（1120-S 表填表說明；1065 表填表說明）。外部記帳員能否收費編製稅表？只有持有 PTIN 才行，一般以收費報稅員的身份簽名。只提供帳目和報表，本身不會使記帳員成為報稅員；但如果一個人提供了足夠的資料和建議，使填寫稅表基本上只是機械性或文書性的工作，就會被視為報稅員（26 CFR 301.7701-15）。

報稅員簽名，並不會轉移責任。即使稅表是別人編製的，納稅人仍須在法律上對稅表上的內容負責（IRS）。

在審查、通知或付款案件中，誰可以代表我面對 IRS？

CPA、註冊代理人和律師可以代表您處理任何事項，包括審查、付款與追繳問題，以及申訴。「記帳員」或「會計師」這個頭銜本身並不帶來代理權利（IRS）。

Annual Filing Season Program 是 IRS 為不是 CPA、註冊代理人或律師的報稅員設立的自願繼續教育計劃（Publication 947）。

您也可以自己出面。個人可以親自代表自己。公司的真正高級職員或正式全職雇員可以代表公司，普通合夥人或正式全職雇員可以代表合夥企業（下文的審計規則除外），正式全職雇員可以代表個人雇主（31 CFR 10.7；Publication 947）。規則列的是普通合夥人，沒有提到 LLC 成員，所以多成員 LLC 應先確認誰可以代表它。

按合夥企業課稅的合夥企業或多成員 LLC，除非有效選擇退出，否則適用 IRS 的集中式合夥企業審計規則。此時只有它的合夥代表，或該代表指定的個人，可以代表合夥企業行事，約束每一位合夥人，並就這些事項簽署 2848 表。合夥代表不必是合夥人，也不必持有任何資格。請確認被審查年度登記的是誰（26 USC 6223；2848 表填表說明；IRS）；另請見合夥企業如何課稅。

收到通知，不一定要找外部代表：先看 IRS 要求什麼和回覆日期，再決定由誰來答覆。

要指定某人代表您，須用 2848 表指定一位有資格執業的個人；不能指定事務所（2848 表填表說明）。該表只涵蓋第 3 行所列的事項和期間：您為 1040 表所作的授權書，並不涵蓋針對您就公司工資稅提出的信託基金追討罰款（2848 表填表說明）。2848 表只適用於面對 IRS；州政府機構對誰可以代表您另有規定。指定代表，並不免除您的納稅義務。8821 表是另一種只提供資料的授權：它讓記帳員查看您的 IRS 記錄，但不能代表您行事。關於 8821 表與 2848 表的差別，請見更換會計師。

註冊代理人還是 CPA：對企業來說有什麼差別？

兩者都可以編製並簽署企業稅表，並可就任何 IRS 事務代表企業。差別在於由誰發給執照，以及執照還涵蓋什麼。

註冊代理人由 IRS 發給執照，須通過適任性審查和分為三部分的特別註冊考試（涵蓋個人稅表、企業稅表和代理），並每三年完成 72 小時的繼續教育（IRS）。IRS 也會根據經驗，讓一些前 IRS 員工註冊（IRS）。

CPA 由州委員會發給執照，可能提供多種服務；有些 CPA 專攻稅務（IRS）。在州法律把審計和鑑證工作專屬於 CPA 事務所的地方，只有 CPA 事務所可以做。

如果需求是稅表和 IRS 事務，兩種資格都有這些權利。如果貸款人或投資人要求經查核的報表，請詢問您所在州的 CPA 事務所執照規定。不論哪一種，都要問這個人每年編製哪些企業稅表。關於個人稅表，請見CPA、註冊代理人還是報稅軟體。

全職全面負責的記帳員和會計主管各屬於哪一種？

兩者都是職位名稱，不是執照。勞工統計局把全職全面負責的記帳文員描述為負責維護機構的全部帳目，把會計主管（controller）描述為指導財務報告的編製（記帳文員；財務經理）。

兩種職位名稱都不帶有 IRS 代理權利；這些權利來自上述資格。請要求書面說明工作範圍，並問團隊中是否有人持有 CPA、註冊代理人或律師資格；更多問題請見聘請記帳員前要問的問題。

必須在會計主管和財務長（CFO）之間選擇的新創公司，請閱讀為新創公司選擇會計師。

誰負責什麼：帳目、工資稅存款、銷售稅、稅表和年終交接？

通常由記帳員維護帳目，由持有 PTIN 的收費報稅員簽署稅表，但這一切都由企業向 IRS 和各州負責。

使用一般工資服務商或申報代理人時，雇主仍須負責存款和申報（Publication 15，第 16 節）。認證專業雇主組織（CPEO）一般是就其付給所屬工作場所雇員的工資，唯一須承擔聯邦就業稅責任的雇主（IRS；26 USC 3511）。請見工資服務商沒有替您繳稅。如果從雇員工資中預扣的稅款沒有繳納，信託基金追討罰款相當於未繳稅款的 100%，可對故意行事的責任人課徵，這類人可能包括會計師（Publication 15）；請見信託基金追討罰款。每月服務能交付什麼，請見每月記帳服務包含哪些內容。

需要分開的記帳員和 CPA，還是一家事務所就能兩者兼顧？

一家事務所可以兩者兼顧。例如佛羅里達州委員會表示，持有執照的個人 CPA 可以提供諮詢、稅務和記帳服務（佛羅里達州商業與專業監管廳）。這幾種角色仍是各自獨立的工作，所以不論採用哪種安排，都要以書面確定三點：由哪位個人簽署稅表，這個人是否持有 PTIN 和具代理權利的資格；由誰答覆 IRS 和州政府的通知，是否包含在費用內；以及由誰持有銀行、工資和會計帳戶的登入資料（讓記帳員存取您的帳戶）。

有兩家服務商時，請讓報稅員可以讀取會計檔案，並請它提供所需報表的清單，以及年底前需要這些報表的日期，讓記帳員的產出符合要求。以單一費用出售的套餐，可能把通知或州稅表排除在外；請見線上記帳服務還是 CPA 事務所。

怎麼查核某人的資格？

請對方提供將簽署或代表您的那位個人的姓名，然後查核這位個人，而不是事務所。2848 表只列個人，從不列事務所（2848 表填表說明）。

1. CPA：向州會計委員會查核執照和任何紀律處分（IRS）。
2. 註冊代理人：由 IRS 發給執照，其註冊辦公室可以確認狀態（IRS）。IRS 的聯邦報稅員名錄列出持有有效 PTIN 的註冊代理人、CPA 和律師，以及參加 Annual Filing Season Program 的人（IRS；名錄）。
3. 律師：向州律師公會查核執業狀態（IRS）。
4. PTIN：請對方提供。報稅員必須把它填在提交給 IRS 的稅表上，但不一定要填在您收到的那份副本上（IRS）。
5. 名錄中查不到：IRS 表示，持有 PTIN 但沒有列入名錄的報稅員，仍可能做得很好，並建議詢問他們的學歷和培訓。

記帳員沒有聯邦執照或名錄，所以推薦人和清楚的工作範圍更重要；請見聘請記帳員前要問的問題。IRS 受理對報稅員不當行為的投訴；請見選擇稅務專業人員。

舉例

以下舉例僅作說明；金額均以美元計。

Elena：兩個從不溝通的服務商

Elena 的單人設計 LLC 按獨資經營課稅，收入 $90,000。她每月付記帳員 $200，每年付報稅員 $900，合計 $3,300。記帳員的報表格式不是報稅員要求的格式。

聯邦規則並不要求編製她的稅表的人持有 CPA 執照：報稅員需要 PTIN，一般也要簽名，而她所在的州可能另有報稅員規定。Elena 請報稅員提供所需報表的書面清單，把清單交給記帳員，並讓兩人都能讀取會計檔案。如果有事務所把兩項工作合併報價，她比較的是指定的簽署人、書面的工作範圍，以及誰來回覆 IRS 的來信，而不只是價格。

Marcus：工資、帳目和稅表

Marcus 的 S 公司收入 $600,000，有 4 名雇員。一家一般的工資服務商（不是認證專業雇主組織）負責申報存款，記帳員每月結帳，一位 CPA 以收費報稅員身份簽署 1120-S 表。Marcus 以高級職員身份簽名。

公司仍須對存款負責。如果服務商漏繳一次，IRS 可以對公司帳戶評定罰款和利息。如果 IRS 就這份稅表來函，Marcus 可以代表公司簽署 2848 表，指定該 CPA 處理 1120-S 表和所列年度。

Ivy：別人編製的稅表收到通知

Ivy 收到 IRS 就她公司稅表發出的通知，這份稅表由一位只持有 PTIN 的報稅員編製，沒有任何資格，也沒有 Annual Filing Season Program 記錄。這位報稅員無權代表她。Ivy 閱讀通知上的表格、課稅年度和回覆日期，並查核報稅員是否在已提交的稅表上簽名並填入 PTIN。

她可以以高級職員身份答覆，或為公司簽署 2848 表，指定一位 CPA、註冊代理人或律師處理該表和該年度。如果通知提出要對她個人課徵工資稅罰款，她需要另有一份以她本人名義簽署、並在第 3 行列明該罰款的 2848 表。

您的情況不同嗎？

• 您手上有兩份內容重疊的報價，或記帳員和報稅員從不共用檔案：請比較工作範圍、指定的簽署人和誰來處理 IRS 來函，可參考線上記帳服務還是 CPA 事務所和每月記帳費用，再尋求記帳協助，確定您現在需要哪些角色、由誰簽署並代表您，以及一家事務所能否同時負責帳目和稅表。
• 您的帳目或稅表已落後：請先看補做逾期未做的帳目和補提交未提交的企業稅表；如果已經錯過了多個年度，請尋求記帳協助。
• 收到 IRS 通知或工資稅罰款：如果您想請人代表您，這個人需要有代理權利；請見工資稅已落後和會計師錯過了報稅期限。如果通知背後的帳目也不是最新的，請尋求記帳協助，釐清各部分由誰處理。
• 您的記帳員或報稅員出了錯：請見記帳員的錯誤：誰承擔罰款和更換會計師。
• 您需要給貸款人的損益表或 CPA 函件：請見向貸款人證明收入。
• 您經營一家有創投支持的公司：請見為新創公司選擇會計師。
• 您在美國境外持有美國 LLC 或公司：外國人持有的美國企業，視實體類型和交易而定，可能有額外的年度申報；請見外國人持有的單一成員 LLC 申報和外國人持有的 C 公司申報，並可詢問跨境稅務協助。
• 您的企業或所有者在加拿大也有業務：請見加拿大的記帳員、會計師與 CPA 指南，以及加拿大企業何時需要跨境會計師。