何時該換記帳員：第二意見與年中交接流程

我什麼時候該解僱記帳員？

當帳簿再也無法支持一份稅表，或有申報被漏掉時，可能需要更換記帳員。保存完整帳簿的責任在納稅人，不在記帳員：帳簿必須足以確定總收入、扣除額和抵免（26 CFR 1.6001-1）。Publication 583 說明，要每月對支票帳戶對帳，讓對帳單、支票簿和帳簿三者一致。

只有一次結帳延遲，應該先寫下工作範圍和日期（委任函），不一定要解僱。出現一種規律，可能是該換人的理由；表中第四列起的任何跡象也可能是。

有以下情況時，事情就不單純：已依這些帳簿提交工資稅、銷售稅或企業稅表，記帳員手上有唯一一份檔案或是唯一的管理員，超過幾個月沒有對帳，或申報、貸款或稅表日期臨近。請備齊全年的銀行和信用卡對帳單、最近一次提交的企業稅表及其所有附表，以及最新的工資稅和銷售稅報告與通知。

更換記帳員，不會改變誰要為工資稅存款負責。IRS 指出，即使由第三方代為存款，雇主仍是最終責任人，也可能須對某些未繳的聯邦稅款負個人責任（IRS）。在公司、合夥企業或 LLC 中，高級職員、合夥人或其他控制付款的人，若故意不繳納預扣的稅款，可能被個人課徵信託基金追回罰款，金額等於未繳的預扣稅（第 6672 條；IRS）。通常的期限是 3 年，自工資年度之後的 4 月 15 日 起算，若申報日較晚則自申報日起算：信託基金追回罰款。因錯誤已經產生的罰款：誰來付罰款。

在我解僱任何人之前，有人能對我的 QuickBooks 提供第二意見嗎？

可以。第二意見是在不更動檔案的前提下測試檔案的審查。如果您持有管理員角色，在聘用條款允許之後，您可以在宣布更換之前找來審查人員：在 QuickBooks Online 中，主要管理員或公司管理員可以邀請會計師使用者（QuickBooks Online 說明）。這個使用者通常可以編輯，所以要事先約定審查人員只看報表、不做任何更改。如果記帳員是唯一的管理員，就必須由記帳員來加入審查人員：先取得管理員權限（見下一節），或索取報表和備份副本。

任何獨立記帳員或會計師都能做這項審查。請把全年的對帳單和最近一次提交的稅表交給審查人員。審查人員會測試六件事：

1. 每個銀行和信用卡帳戶是否逐月對上對帳單，以及對帳是從哪個月開始中斷。
2. 期初餘額是否對上最近一次提交的稅表上的資產負債表（Schedule L），若稅表沒有，則對上年底對帳單。
3. 帳簿中的工資稅和銷售稅負債，是否與 IRS 和州顯示的已申報及已繳納數字一致。
4. 暫記、過渡和未分類餘額（存放尚未歸類分錄的暫存科目）是金額小又新，還是金額大又舊。
5. 已結帳的月份是否在稅表提交之後被編輯過。
6. 給承包人的付款是否已標記，並有 W-9 表佐證。

結果通常是三種之一：檔案沒有問題，需要改的是工作習慣；檔案可以從一個對得上的月份開始修復；或檔案應該從最近一次提交的年底重新開始。這個結果決定交接日期。您每個月自己可以檢查的事項：檢查記帳員的工作。

帳簿歸誰所有？在我開口之前，我需要取得哪些權限？

保存帳簿的責任在您，而檔案的控制權屬於持有管理員角色的人。在 QuickBooks Online 中，只有主要管理員或公司管理員才能邀請或移除會計師使用者（邀請；移除）。如果記帳員是唯一的管理員，就只有記帳員能把您加進去，所以先取得管理員權限。

在提出更換之前，請先閱讀委任函或合約，了解通知期限、記帳員必須交還什麼，以及最後一張帳單（沒有委任函的話：記帳委任函）。然後確認您持有自己的所有者層級登入帳號，而不是記帳員的帳號，涵蓋：

• 會計檔案及其訂閱：如果登記的是記帳員的電子郵件和信用卡，先請對方把管理員角色轉給您；
• 網路銀行和每個信用卡帳戶；
• 工資服務供應商；
• 您的 IRS 線上帳戶，以及您自己的 EFTPS 註冊（聯邦電子稅款繳納系統）；
• 各州的銷售稅和工資稅帳戶。

如果記帳員是執業人員（包括 CPA、註冊代理人或律師），聯邦規定要求他們在您要求時，歸還您為履行聯邦納稅義務所需的客戶記錄，而且費用糾紛一般不構成不歸還的理由；不過，他們為您編製的稅表、附表或其他文件，在因該文件的費用未付而被扣留時，不算客戶記錄（31 CFR 10.28；誰是執業人員）。同樣的義務也適用於任何因編製要提交給 IRS 的文件的全部或大部分而收費的人（31 CFR 10.8）。如果記帳員沒有為 IRS 編製任何東西，他只受聘用條款和州法律約束，所以必須先取得權限。如果記帳員已經不回覆：接手前任會計師的帳簿。

年度中途更換，交接日期訂在什麼時候合適？

請選在完整對帳的月份之後的下個月第一天。這就是交接日期：新記帳員接手的第一天，報表則以前一個月的月底為基準。這是實務做法，不是法律規定。對帳後的月底餘額可以對上銀行對帳單，所以新記帳員從一個已證明的數字開始。月中交接，會把一份對帳單切給兩個人，誰也不擁有對帳。

如果工資核算也要換手，選在季末更乾淨：IRS 說明，每個季度只提交一次 941 表（IRS）。請見更換工資服務供應商。

重新開始，也就是上表最後一列，是指從最近一次提交的年底重建：整理舊帳或重開新帳。

舊記帳員離開之前，我要收齊哪些東西？

收齊所有能讓別人證明交接日期當天帳簿的東西，並在移除權限之前拿到手。

交接之後，請保留舊記錄。支持稅表的記錄，要保留到追徵期限屆滿為止，一般是稅表提交或到期（以較晚者為準）之後的 3 年；雇傭稅記錄，至少保留稅款到期或繳納（以較晚者為準）之後的 四年。如果沒有提交稅表，或稅表涉及詐欺，則沒有期限；漏報的收入超過稅表所示總收入的 25% 時，期限為 6 年。有關財產的記錄，例如固定資產和折舊明細表，要保留到財產處置那一年的期限屆滿為止（IRS；Publication 583）。更多資訊：企業記錄要保存多久。

怎麼鎖定已結帳的月份，讓舊的工作不再被改動？

在交接日期設定結帳日期，前提是之前的最後一個月已對帳，而且您已經拿到副本。在 QuickBooks Online 中，由主要管理員或公司管理員設定；廠商表示應先把帳戶對帳到鎖定日期，並稱密碼選項更安全（QuickBooks Online 說明）。密碼請自己保管。

鎖定會讓之後的編輯需要先通過警告或輸入密碼。它不會撤銷已經做過的編輯，所以在設定之前，請先把年底報表與已提交的稅表比較。步驟和限制：報稅後的結帳日期。

怎麼移除舊記帳員，又不會漏掉任何付款？

最後才移除權限，一次一個帳戶，並且要等新記帳員用新的登入帳號確認該帳戶可用之後。唯一的例外是款項不見了：如果付款流向您無法對上發票的收款人，或記帳員能夠轉移資金，請先切斷記帳員對銀行、信用卡和工資資金的權限；若您持有管理員權限，同一天複製報表和備份。不要等到交接日期。

1. 複製報表和備份。
2. 把新記帳員加到每個帳戶：軟體、提供有限使用者功能的銀行，以及工資服務供應商。
3. 列出所有與舊登入帳號綁定的自動付款和定期分錄：帳單付款、工資資金、信用卡付款、預定的稅款繳納。確認每一項之後仍會執行。
4. 在移除任何人之前，先查看下表的申報日期。
5. 移除舊使用者。在 QuickBooks Online 中，由主要管理員或公司管理員移除會計師使用者，廠商表示權限會立即終止（QuickBooks Online 說明）。
6. 更改舊記帳員知道的所有密碼。

有些權限在 IRS 那邊。如果記帳員或工資服務公司以申報代理人的身份（8655 表）為您申報和存款，IRS 的授權也必須更換，而且 IRS 建議雇主不要把備案地址改成服務供應商的地址（IRS）。詳情：更換工資服務供應商；報稅員的權限：更換會計師。移除所有登入權限：讓記帳員存取您的帳戶。

更換記帳員時，哪些申報會保持原來的日期？

更換記帳員不會改變任何申報日期。IRS 指出，8655 表授權不會免除納稅人按時提交稅表和存款的責任（8655 表）。

如果交接時發現漏繳存款或漏報申報，請見工資稅落後。銷售稅申報的詳細說明：提交銷售稅申報表。

新記帳員要怎麼設定期初餘額並重新對帳？

新記帳員從已經證明的餘額開始，然後從交接日期起每個月都對帳。用哪些餘額，取決於審查結果。

• 保留原檔案。 新記帳員在同一個檔案中繼續。第一個月的期初餘額必須等於最後一個已對帳月份的期末餘額。出現差距，表示有編輯或漏記的分錄：對帳期初餘額不對。
• 重開新檔案。 以舊檔案最近一次提交的年底結算試算表和報表為準，在確認它們對上對帳單之後，於該年底開設新檔案，並保留舊檔案。已提交的稅表是用來核對總數的，而不是來源：它的資產負債表應該與帳簿一致（1120-S 表）。任何對不上的餘額都要用對帳單佐證。之後每個月都依對帳單輸入，並在下個月之前完成對帳（更換會計師後的期初餘額）。Schedule C 申報的是收入或虧損（IRS），所以沒有資產負債表可以核對；有些合夥企業、S 公司和 C 公司的稅表也不填 Schedule L（1065 表；1120-S 表；1120 表）；這時就以年底對帳單作為核對依據。

兩種情況下，都要把年初至今的利潤與舊記帳員在同一日期的最後一份報表比較。每個差異都是要問審查人員的問題。從此以後每個月對帳，如 Publication 583 所建議。

如果已經依舊帳簿提交過稅表怎麼辦？

已提交的稅表在有更正取代它之前維持原樣，更換記帳員並不會改變它。更正的方式是提交更正稅表；或者，對於沒有選擇排除集中式審計規則的合夥企業，是行政調整申請（IRS）。請把每個已申報期間的帳簿與其稅表比較，並寫下每個差異。避免為了讓它們一致而編輯已鎖定的月份。

工資稅和銷售稅申報表要先處理：它們涉及存款罰款，而對工資稅而言，還涉及雇主的責任。是否有任何稅表需要更正、用哪種程序，取決於變動的數字和實體類型：更正已提交的企業稅表。已經收到的通知有它自己的期限：IRS 寄給您企業的通知。

什麼時候這項工作大到不能直接換人？

如果審查人員能把檔案對上對帳單和最近一次提交的稅表，且已提交的內容沒有錯，直接換人就行得通。否則，由發現的問題決定處理路徑。

有三項決定會決定計劃：修復還是重新開始、交接日期，以及哪些申報可能需要更正。每一項都取決於審查在檔案中發現什麼。

舉例

以下例子僅供說明，所有數字都以美元計。

一家造園 S 公司從 3 月起不再對帳

一家營收 US$600,000 的 S 公司發現，自 3 月起帳戶就沒有對帳。所有者把交接日期訂在 7 月 1 日，也就是季末的次日，並先由審查人員依對帳單對 3 月到 6 月對帳，之後才移動任何東西。如果每個月都對得上，新記帳員 7 月 1 日開始，並先對 7 月做對帳。如果 3 月對不上，交接日期就移到最後一個對得上的月份之後的第一天，之後的月份補上。這家公司有工資核算，所以 4 月至 6 月的 941 表和 6 月底的存款，在 7 月 1 日之後仍然到期：所有者要指定誰來提交和存款。

一家顧問 LLC，記帳員是唯一的管理員

一家營收 US$180,000 的單一成員 LLC，其記帳員是檔案唯一的管理員。所有者先取得管理員權限，然後儲存備份和報表，加入新記帳員，再移除舊使用者。所有者在交接日期設定結帳日期，並自己保管密碼。

兩位合夥人的餐廳讓記帳員離開

一家餐廳合夥企業每月支付工資 US$25,000，在換人之前先查看企業自己的 EFTPS 帳戶。付款歷史與工資登記冊相符。記帳員列出下個季度到期的每筆存款，合夥人則與新記帳員一起掌握這些日期。

您的情況不同嗎？

• 您想在告訴任何人之前，先對檔案取得第二意見： 檢查記帳員的工作說明您可以自己測試的部分。對整個檔案跑完六項測試，則需要別人來做，所以請尋求記帳協助。
• 帳目落後好幾個月，而且申報、貸款或稅表的日期臨近： 補上逾期的帳目說明要重建什麼。哪些月份要先證明，取決於那個日期，所以請尋求記帳協助。
• 舊記帳員手上有檔案的唯一副本，或已經不回覆： 接手帳簿說明如何取回記錄。修復還是重新開始，取決於取回了什麼，所以請尋求記帳協助。
• 資金似乎不見了，或記帳員能夠轉移資金： 如上所述，先切斷付款權限。必須追查和更正什麼，取決於記錄，所以請尋求記帳協助。
• 第二次審查發現工資稅或銷售稅是依錯誤的數字申報，或預扣的工資稅沒有繳納： 請見工資稅落後和更正已提交的企業稅表。哪些申報需要更正，取決於數字，所以請尋求記帳協助。
• 工資服務供應商或報稅員也在更換： 請見更換工資服務供應商和更換會計師。
• 您正在選下一位記帳員： 請見聘請記帳員之前該問的問題。