家族辦公室會計服務：記帳、K-1 與每份稅表

誰負責記帳和稅表：單一家族辦公室、多家族辦公室，還是外包 CPA 事務所？

一家外包 CPA 事務所可以統籌整個家族的記帳、基金核對和稅表。先列出業務約定涵蓋的實體和人員。

下表列出各類安排下通常由誰負責哪些工作，實際以業務約定為準，並非政府規定的服務組合。

請要求書面的服務範圍，列明每個實體和家族成員、交付成果及缺漏資料；請參閱基金與家族辦公室的稅務和會計。如果只委託準備稅表，持續記帳、代付帳單和淨資產報告可能仍由家族自行處理。

法律結構和辦公室費用扣除的問題，請參閱家族辦公室的稅務結構。

典型的家族結構每年要提交哪些稅表？

每個納稅人的稅務分類決定其聯邦稅表。單看 LLC 的名稱，無法判斷它是以合夥企業、公司身份申報，還是併入所有者的稅表。

多成員的美國境內 LLC 一般預設按合夥企業處理（IRS 分類規則）。

下表列出一般曆年制、未延期的截止日期。週末和法定假日規則可能使截止日期順延；財政年度、短期年度和特殊信託安排須另行確定日期。

完全被視為由授予人擁有的信託在提交 1041 表時，一般使用所有者聲明，而非受益人 K-1；部分屬授予人信託的，兩部分須分開處理（1041 表填表說明）。

可撤銷信託的授予人去世後，須為信託申請新的 EIN，並審核是否須另行提交 1041 表。受託人與遺囑執行人（如有）可以使用 8855 表，根據第 645 條選擇按遺產處理；選擇須於遺產或申報信託的第一份所得稅表截止日期（含延期）或之前作出（IRS）。

把 S 公司股份轉讓給信託之前，請先確認信託的資格。如果需要作出新的選擇，合格 S 章信託（QSST）選擇由當期收入受益人簽署；選擇性小型企業信託（ESBT）的選擇聲明則由受託人簽署。一般申報期為自轉讓日起計的 2 個月零 16 天。某些在授予人去世後成立的信託，可以在 2 年 的臨時合資格期間內，或在該期間結束翌日起計的選擇期內作出選擇（法規）。錯過期限可能令公司失去 S 公司身份，但在預定生效日起 3 年又 75 天 內，可以申請符合條件的逾期選擇寬免（IRS）；請參閱S 公司如何課稅。

贈與稅由贈與人繳納。如果贈與人未繳納，第 6324(b) 條可使受贈人在贈與價值範圍內承擔個人責任。贈與稅留置權自贈與起可持續 10 年；針對受贈人的另行評稅，一般有 10 年 的追收期，可能延長（IRS）。

每份適用的企業或信託稅表，須於其原截止日期或之前分別提交 7004 表（IRS）。個人稅表或贈與稅表的延期，須於各自適用的截止日期或之前申請；請參閱您的企業要提交哪些稅表。申報延期一般不延長繳稅時間（個人稅表、709 表）。

州稅表須另行審核居住地、投資和實體活動；請參閱基金投資者的州稅表。

本表涵蓋常見的美國境內聯邦稅表。如有外國所有者、身在海外的家族成員或境外資產，請標記出來，安排跨境申報審核；即使 LLC 無須另行提交所得稅表，仍可能須提交資訊申報表，請參閱外國人擁有的單一成員 LLC 申報（IRS）。

催繳出資、分派和基金報表如何與 K-1 核對？

每隻基金的現金交易、報告價值和稅務記錄須分開、可識別。核對是解釋差異，不是強迫每個餘額都等於 K-1。

以現金向合夥制基金出資時，把付款記入認購實體的投資帳戶，並保留催繳出資通知。未繳付的出資承諾應記在另一份出資承諾明細表。如果通知涉及費用、借款或非現金出資，請先由會計師審閱，再決定分錄。

收到分派時，把款項與基金通知和銀行記錄配對。確認這筆款項是減少投資餘額，還是按帳簿的會計基礎另作處理；不要自動把每筆收款記為應稅收入。合夥企業的收入不論是否分派都須申報，分派另有稅務處理（合夥人 K-1 填表說明）。

為每個投資實體和每隻基金保存一份明細表，內容包括：

• 期初投資餘額及所用的會計基礎。
• 出資、分派和轉讓，並對應有日期的通知和銀行分錄。
• 按該會計基礎記錄的收入、估值變動和其他調整。
• 期末餘額、報表日期及任何未解決的差異。
• 另一份稅務資本核對表、計稅基礎記錄和 K-1 附件。

基金行政管理人的資產淨值報表按其報告基礎衡量投資價值，而 K-1 的 L 項則在規定須申報時報告稅務資本；兩者為何不同，請參閱基金的稅務資本與分配（1065 表填表說明）。

計稅基礎是用來計算基金權益收益、並限制虧損扣除的稅務金額；K-1 L 項的資本餘額不能確定計稅基礎。每位合夥人必須保存計稅基礎記錄，包括相關債務和合夥人個別的調整（IRS）。更換會計師時，請把這份記錄延續下去。

軟體無法合併 20 至 30 個實體時，帳簿應如何設置？

每個實體保存獨立的分類帳，相同性質的交易使用通用科目。家族匯總報告由這些分類帳彙整而成。

IRS 指出，不同的業務應有完整、獨立的記錄，包括支持文件（Publication 583）。填寫 Schedule L 的合夥企業，其資產負債表應與合夥企業的帳簿一致；如有差異，須附上說明（1065 表填表說明）。

現金、投資、貸款、出資、分派和費用，含義相同時使用相同的科目名稱。只有實體的活動確有需要時才增設科目。每筆交易都要標明法定所有者、納稅人、銀行帳戶和基金認購。

記錄每筆轉帳屬於貸款、出資、分派還是報銷，然後在雙方實體的帳簿中一致地記錄。款項尚未清償時，應收與應付須互相配對。出資和分派應記入適當的投資帳戶和資本帳戶，而不是自動產生貸款餘額（IRS）。單憑家族共同擁有，不能決定分錄。

家族辦公室的合併報告包括哪些內容？

在業務約定中界定報告類型：管理用淨資產報告、現金預測，或提供給貸款機構的財務報表。管理報告須列明納入的實體、所有權比例、估值日期和會計基礎。在此範圍內剔除重複的餘額，避免家族借給納入報告的 LLC 的貸款虛增淨資產。這些調整保存在報告明細表中，並保留每個實體本身的記錄。

我們如何追蹤 30 份以上的 K-1、延期和預估稅？

使用一份登記表，把每份預期的 K-1 連結到其法定收件人和使用它的稅表。投資基金的家族 LLC，必須先取得基金的稅務資料，才能確定自己的分配和成員的 K-1。

追蹤基金和投資者名稱、納稅人識別號碼、預計送達日期、實際收到日期、附件、更正及審閱人。記錄每份受影響稅表的原截止日期和延期後截止日期、延期獲接受和申報獲接受的情況。每筆預估稅或延期付款，記錄納稅人、稅務機關、截止日期、計劃金額、準備人、批准及發出付款的人，以及付款確認。

按所有權層級依次處理：

1. 核對實體帳簿，並索取所有預期的基金稅務資料包。
2. 在每份受影響稅表的原截止日期之前，找出缺漏的資料包。
3. 為受影響的實體和個人分別申請延期，並安排須繳納的款項。
4. 審閱收到的基金 K-1 和附件，然後準備收件實體的稅表和發出的 K-1。
5. 實體資料準備好之後，再完成成員和受益人的稅表。

合夥企業必須於其稅表截止日期（含延期）或之前提供 K-1；基金延期，不會自動為其投資者延期（1065 表填表說明）。各層級之間預留審閱時間，不要計劃在最後一天完成所有稅表。

須提交的 1065 表逾期，即使無須繳納所得稅，合夥企業也可能被罰款：按稅務年度內任何時間曾是合夥人的人數，每人每月（不足一個月按一個月計）$260，最多 12 個月（IRS、現行金額）。小型合夥企業寬免或合理原因寬免可能適用。符合資格的原始稅表如在原截止日期起 3 年 內提交，且 前 3 年 的合規記錄符合條件，自動罰款豁免可以避免評定罰款（IRS）。請參閱逾期申報和逾期繳稅罰款。

1041 表逾期，一般每月（不足一個月按一個月計）按未繳稅款的 5% 罰款，最多 25%，未計與逾期繳稅罰款重疊部分的調整。逾期超過 60 天 的，最低罰款為 $535，或稅表應列稅款（以較少者為準）；有合理原因可以免除（IRS、現行最低金額）。稅表資料遲到如何處理，請參閱基金稅表資料遲到。

基金報告沒有顯示應稅收入時，我們如何預測稅款？

現金需求和應稅收入要分開預測。基金分派和報告價值的變動，不能代替應稅分配（合夥人 K-1 填表說明）。

個人方面，把預計的本年度稅款與適用的上年度付款規則比較，收入不均時可考慮年化計算；預估方法請參閱基金稅表資料遲到（Publication 505）。

向基金索取初步稅務資料，並把假設標明為暫定。催繳出資所需的現金，與預留繳稅的現金分開。每筆付款記在應繳該稅款的納稅人名下；個人的付款不會自動成為信託的付款。信託的預估稅須按 1041-ES 表另行審核。受託人可以把信託的預估稅款分配給受益人，方法是於年度終結後的 第 65 天（遇週末和假日順延）或之前，簽署並提交 1041-T 表（表格及填表說明）。

財務總監離職或 CPA 退休時，新事務所如何接手？

新的會計團隊必須先取得完整的實體清單、期初餘額和申報歷史，才能負責整個家族的工作。先處理迫近的截止日期和未解決的餘額，再逐個實體核對交接。

收集：

• 所有權結構圖、法定名稱、EIN、稅務分類和年結日期。
• 營運協議、信託文書、修訂文件和簽署授權。
• 以往的稅表、K-1、各項選擇、折舊明細表和計稅基礎記錄。
• 每個合夥企業在未結年度的合夥企業代表及任何指定個人，除非該合夥企業已有效選擇退出聯邦合夥企業審查制度。8821 表不能取代他們；8979 表的變更只允許在其填表說明列明的情況下進行，不能在交接時例行變更（IRS）。請參閱合夥企業如何課稅。
• 分類帳匯出檔、試算表、銀行對帳表和實體之間的餘額。
• 基金認購文件、資本報表、催繳及分派通知，以及未繳付的出資承諾。
• 申報及延期獲接受記錄、繳稅確認、通知和缺漏年度清單。
• 報告定義、帳單批准權限，以及新團隊的授權存取。

保留原始記錄，而不只是匯總報告；IRS 的記錄保存指引要求保留支持收入、扣除和抵免的文件（Publication 583）。

如需向 IRS 取得資料，每個獨立的實體納稅人須分別提交一份 8821 表，列明相關表格和期間；個人納稅人也須分別處理。8821 表允許查閱稅務資料，但不授權代表；代表一般須使用 2848 表（關於 8821 表、填表說明及簽署人規則）。被忽略實體或授予人信託，應對應其實際申報的納稅人，不要假設每個法律實體都有獨立的所得稅帳戶。

信託的 8821 表由獲授權的受託人簽署。如果信託尚未提交列明現任受託人的 56 表，也須一併提交該通知（IRS）。

每月或每季會計包括哪些內容？其他工作由誰處理？

以書面界定定期會計服務的內容。可包括已核對的實體帳簿、基金明細表、實體之間的餘額、現金預測、稅務文件追蹤，以及約定的家族報告。

每月或每季是服務上的選擇，並非聯邦對家族辦公室統一規定的報告期限。請根據交易量、催繳出資的頻率，以及家族批准付款的需要來設定。

如果貸款機構、受託人或受益人需要特定的財務報表或業務約定，請另行列明。

例子

僅作說明；所有金額均為美元。

某家族有 18 個實體，預計收到 40 份基金 K-1。一個有六名成員的家族 LLC，期初以現金出資的投資記錄為 US$100,000，之後再出資 US$20,000，並收到 US$10,000 的現金分派。

假設沒有債務、估值或其他計稅基礎調整。基金在 LLC 的 K-1 上報告 US$30,000 的應稅收入。計稅基礎為 US$100,000 + 出資 US$20,000 + 分配到的收入 US$30,000 − 分派 US$10,000 = US$140,000。單看 US$10,000 的現金收款，並不能衡量應稅收入。

團隊先確定 LLC 的分配，再準備成員的稅表。假設該 LLC 須提交的 1065 表在 2027 年到期，在沒有有效延期的情況下逾期兩個完整的罰款月份才提交。由於前三年內有一筆未撤銷的申報罰款，它不符合自動寬免資格，也不適用小型合夥企業或其他寬免。僅逾期申報罰款就是 6 × 2 × US$260 = US$3,120。

您的情況不同？

• 您有 10 個或以上的實體、財務總監即將離職，或有實體缺漏稅表：請準備實體結構圖、EIN、協議、最近的稅表和基金資本報表，以便安排會計與稅務統籌。
• 您需要協助選擇辦公室結構或評估扣除：請參閱家族辦公室的稅務結構。
• 子女、父母或配偶共同擁有 LLC：請參閱配偶和家族 LLC。
• 問題在於一份個人稅表有大量基金 K-1：請參閱為大量基金投資選擇 CPA。
• 帳簿落後，而稅表即將到期：請參閱補做逾期帳簿。
• 某個實體從未申報或漏報多年：請參閱補交未申報的企業稅表，並安排實體會計與申報協助。
• 您正在決定由誰負責日常記帳：請參閱自己記帳還是聘請記帳員。