補帳費用：整理帳簿的報價應包含什麼

補帳要多少錢？

沒有任何政府來源公布補做或整理帳簿的價格，所以在沒人看過您的記錄之前報出的數字只是估算。費用跟著工作量走：落後了幾個月、這些月份裡有多少帳戶和交易，以及缺少多少記錄。

出現以下任何一種情況，整理帳簿就不簡單：

• 落後的是數年而不是數月，或有些月份缺少對帳單。
• 工資、銷售稅或承包人付款也在積壓之列。
• 這幾年的稅表也還沒提交，或已收到通知。
• 貸款機構、買家或截止日期決定了完成時間。

索取報價之前，請先備齊每個銀行、信用卡、貸款和支付帳戶的對帳單、已提交的稅表、平台報告，以及經常往來的供應商清單。

如果您已有報價，請算出它涵蓋的帳戶月數（帳戶數乘以落後月數），並檢查它是否明確說明銷售稅、工資、承包人表格和逾期稅表是包含還是不含。如果缺少數年的對帳單，或通知、貸款機構決定了時間，服務提供者必須先看過您的記錄，價格才有意義。如果想請人對照您的記錄檢查報價，可以尋求記帳協助。

補帳或整理帳簿實際要做哪些事？

補帳是記錄從未入帳的月份；整理是更正已有但有誤的帳簿。許多工作兩者兼有，順序相同：

1. 收集每個帳戶、每個月份的對帳單和報告。
2. 對帳每個帳戶：把每筆記錄與銀行或信用卡對帳單核對，從最早未入帳的月份開始，使後面的餘額不會繼承前面的錯誤。Publication 583 要求所有者通過對帳來檢查業務帳戶有無錯誤。
3. 分類每筆交易：是銷售、退款、費用、手續費、轉帳、貸款、所有者投入或取出的款項，還是個人支出。憑證應顯示收款方、金額、付款證明、日期和所購物品（IRS 記錄保存）。
4. 從上一份已提交的稅表開始（若有），並採用相同的會計方法：帳簿必須使用稅表所用的方法，變更方法一般需要 IRS 批准，並用 3115 表申請（Publication 583；Publication 538）。如果從未提交過稅表，方法在第一份稅表中選定，之後必須一貫使用。
5. 列出無法佐證的項目，由報稅員決定如何填入稅表。
6. 交付帳簿，帳簿應顯示總收入、扣除額和抵免（IRS 記錄保存）。

帳簿必須顯示哪些內容，見補做逾期的帳簿。完全沒有帳簿時，見根據銀行對帳單重建帳簿。要決定是修正舊檔案還是重新開始，見整理還是重新開始。

哪些因素通常會影響價格？

下列每個因素都會增加工作量，報價應逐項說明。適用的因素越多，單一的整數報價能告訴您的就越少。

我拿到的整理帳簿報價合理嗎？報價應列出什麼？

報價可比較的程度，取決於它的工作範圍。數字低但範圍窄的報價，並不比數字高但範圍廣的報價便宜。要比較兩份報價，每一份都應寫明：

出現以下情形，報價就難以判斷：

• 帳簿與逾期稅表分開計價，兩者如何銜接卻無人負責。
• 在沒人看過任何對帳單之前就給出固定價格，無法確定它假設了什麼範圍。請對方提供該價格背後的範圍清單。
• 任何稅表編制按退稅金額的一定比例計費。IRS 建議避開按退稅百分比收費的報稅員（IRS Topic 254）。

報價包含提交逾期稅表嗎？

往往不包含，所以請問清楚：記帳和稅表可能是各自獨立的工作。帳簿提供數字；持有報稅員納稅人識別號碼（PTIN）的收費報稅員負責編制並簽署稅表，而您仍須對稅表上的每一項負責（IRS Topic 254）。

請問報價是否涵蓋：

• 哪些年度的稅表，以及哪些表格（Schedule C、1065 表、1120-S 表或 1120 表）。
• 是否由同一家公司兼做兩項工作，以及先後順序。
• 重建後的數字若與已提交的稅表不同怎麼辦。

逾期稅表的罰款可能逐月增加（見下文）。提交順序見補交未提交的企業稅表。報稅員自己的收費見小企業會計師費用。

誰有資格做這項工作？我如何查證？

記帳、編制稅表和代表您與 IRS 溝通，是不同的工作，所需資格也不同。

如果涉及 IRS 通知、多個年度未提交稅表或審查，代表權與記帳一樣重要。僱用服務提供者的其餘檢查清單，見選擇補帳服務；三種角色的區別，見記帳員、會計師還是 CPA。

我事先能做些什麼來減少 CPA 的收費嗎？

事先準備可以縮短服務提供者查找和整理記錄的時間。是否會降低費用，由報價決定，並不是保證。請帶上：

• 每個銀行、信用卡、貸款和支付帳戶每個月份的對帳單。IRS 把帳戶對帳單算作憑證之一（IRS 記錄保存）。
• 已提交的稅表。 如果副本遺失，IRS 的稅務記錄副本能顯示大部分項目，但不含附件：合夥企業或公司可申請企業稅務記錄副本，以 1040 表（Schedule C）申報的所有者可申請稅表記錄副本。個人記錄副本只涵蓋當年和前三個稅務年度，所以更早的稅表可能需要其他途徑。
• 平台和支付處理機構的報告，以及您收到的任何 1099 表。
• 貸款文件、租約和資產發票。
• 工資報表和銷售稅申報表（若已提交）。
• 經常往來的供應商和客戶清單及各自的性質，這樣每一個只需分類一次。
• 哪些帳戶屬於個人的說明，以及您所知道的所有者存入和取出的款項。
• 您知道缺少哪些資料的清單。

請保留所有原件；服務提供者可能需要舊的記錄保持原樣。

拖著不補，要付出什麼代價？

拖延會增加逐月上升的聯邦罰款，還有任何收費都包含不了的其他成本。各州對逾期的州稅表另有罰款規定。

當逾期提交罰款和逾期繳稅罰款同時適用時，逾期提交罰款會減去逾期繳稅罰款，所以兩者並非簡單相加；滿 5 個月後，逾期提交罰款不再增加，逾期繳稅罰款則繼續增加（IRS）。

合夥企業或 S 公司稅表的罰款按所有者人數乘以逾期月數計算，無論是否有應繳稅款。1040 表和 1120 表的罰款隨應繳稅款增加，稅表逾期超過 60 天 時有最低罰款：固定金額或全部應繳稅款，以較少者為準（IRS）。這兩種罰款都不是無法避免的。IRS 可能因合理原因免除罰款。首次減免（First Time Abate）和較新的罰款自動豁免（Automatic Exemption from Penalty）也可以免除逾期提交和逾期繳稅罰款，但前提是同一類型的稅表在 前 3 年 內都按時提交過，所以已經落後數年的企業一般不符合條件（IRS）。合夥人不超過 10 人的美國境內合夥企業，如果每位合夥人都是個人（不是非居民外國人，也不是遺產），所有項目按相同比例分配，而且每位合夥人都在按時提交的稅表上申報了自己的份額，則推定有合理原因（IRS）；完整條件和減免程序，見罰款指南。

已預扣但未繳納的工資稅，還可能向故意不繳納的責任人追繳，例如公司的高級職員或合夥企業的成員（IRS）；見工資稅逾期未繳。

整理帳簿並不能免除罰款；它只是讓稅表得以提交，所以除了問帳簿要多少錢，也要問稅表何時提交。各到期日對應的金額，見逾期提交和逾期繳稅罰款。

按小時、固定費用還是月費：誰承擔風險？

合約中由誰承擔超支，誰就承擔風險；在整理帳簿的工作中，風險就是記錄的狀況。

固定費用的可靠程度，取決於它的範圍清單。要了解固定費用建立在什麼基礎上，可以請服務提供者先審閱一份樣本，例如每個帳戶一個月，再根據所見定價。帳簿補齊之後的持續月費，見每月記帳費用。

加拿大以加元計價的報價，道理一樣嗎？

一樣。影響價格的因素和報價內容都相同：落後的月數、帳戶、交易、缺少的記錄，以及工資、GST/HST 和逾期稅表是包含還是不含。請對方把每一項分開列出，並以加元計價。

記錄保存規則也很相似。CRA 要求保存所有交易的記錄，以支持收入和費用申報，一般自相關最後一個稅務年度結束起至少保存 六年（CRA）。逾期提交的稅表，這 六年 改從提交日期起算（CRA）。在魁北克省，雇主把 QPP、QPIP 和魁北克省所得稅的扣除款項匯給 Revenu Québec，而不是 CRA（CRA），所以魁北克省的報價也應列明這些申報是包含還是不含。逾期提交的罰款，包括 CRA 的重複罰款，見罰款、利息與寬免。

加拿大的每月價格，見加拿大每月記帳費用。加拿大帳簿如何為報稅做好準備，見補做加拿大逾期的帳簿。

舉例

以下舉例僅作說明。所有金額以美元計。

網店，落後 14 個月

一位所有者有兩個銀行帳戶、一張信用卡和一個支付平台帳戶，全部落後 14 個月。報價應列出 14 個月內的 4 個帳戶，即 56 次月度對帳。報價還應說明平台手續費和退款是否根據平台報告入帳，以及向客戶收取的銷售稅是否按州對帳。只寫「14 個月記帳，一口價」的報價，很難與第二份報價比較。請要求每位服務提供者寫明其報價所依據的帳戶月數。

兩位成員的 LLC，落後三年

一家按合夥企業課稅的 LLC 落後三年，其中一年沒有對帳單。報價應說明，如果銀行無法提供那一年的對帳單，服務提供者會怎麼做（申請補發、根據其他記錄重建，或標記為未解決），以及是否另外收費。報價還應說明由誰編制這三份逾期的合夥企業稅表，價格多少。

為了便於估計規模，假設稅表分別在 2023、2024 和 2025 年到期，兩位成員全年都是合夥人，每份稅表逾期至少 12 個月，因此各按完整的 12 個月計算。IRS 的基本費率隨到期日而定，所以這三份稅表的罰款並不相同：

在任何減免之前，合計為 $16,800（IRS）。2026 年到期的稅表費率更高，逾期滿 12 個月時可達 2 × $255 × 12 = $6,120。如果成員是非居民外國人、各項目按不同比例分配，或成員本人的稅表也逾期，上文的小型合夥企業推定就不適用。無論如何，逾期稅表都應列入報價的工作範圍。

有雇員但沒有工資報表的承包商

一位承包商年收入 $300,000，有雇員，但最近八個季度都沒有季度工資報表。一份從不提及工資的「記帳」報價，會留下一大塊沒有計價的風險。工資對帳要把這八個季度每個季度的工資、預扣稅款和存款與 941 表核對一致，而故意不繳納已預扣稅款，可能使責任人面臨個人罰款。報價應把工資對帳列為單獨計價的一項，並說明由誰提交缺少的報表。見工資稅逾期未繳。

您的情況不同嗎？

• 您手上有一份無法判斷的報價，或缺少數月、數年的記錄就要索取報價： 請對照上面的表格。可靠的報價是在看過您的對帳單之後給出的，並列明其期間、帳戶、逾期稅表和計價基礎。如果想在簽約前請人對照您的記錄檢查工作範圍，可以尋求記帳協助。
• 多個年度的稅表也沒有提交，或您收到了通知： 請見補交未提交的企業稅表和逾期提交和逾期繳稅罰款，並就這些稅表所依據的帳簿尋求記帳協助。
• 工資稅或銷售稅沒有申報： 請見工資稅逾期未繳和補做未收取的銷售稅，並尋求記帳協助，核對這些申報所依據的工資或銷售稅記錄。
• 貸款機構、買家或截止日期決定了時間： 企業貸款申請需要已提交稅表的副本，所以帳簿和逾期稅表都必須先完成。請尋求記帳協助，弄清楚在那之前能做到什麼。
• S 公司選擇逾期或從未獲得確認的公司： 應提交哪種稅表，1120-S 表還是 1120 表，取決於此；逾期選擇減免一般須在預定生效日期起 3 年又 75 天 內申請（IRS）。在編制稅表之前，請見S 公司逾期選擇減免。
• 沒有帳簿，或舊檔案錯得離譜： 請見根據銀行對帳單重建帳簿或整理還是重新開始。
• 您還沒有選定服務提供者： 請見選擇補帳服務。
• 您希望帳簿補齊後接受每月服務： 請比較每月記帳費用與每月記帳服務包含什麼，或權衡自己記帳還是僱用記帳員。
• 企業在加拿大： 請使用加拿大記帳員、會計師還是 CPA，把工作與資格對應起來。