تنظيف الدفاتر أم استكمالها: إصلاح الملف القديم أم ملف جديد

ما الفرق بين تنظيف الدفاتر واستكمالها وإعادة بنائها؟

التنظيف يصحّح القيود الخاطئة، والاستكمال يضيف الأشهر التي لم تُدخل قط، وإعادة البناء تعيد إنشاء سجلات لم تعد موجودة. لا يعرّف أي مصدر من مصادر IRS المذكورة هنا هذه الكلمات. هي تسميات عملية لما هو خاطئ في الملف، ومعظم الملفات تحتاج إلى أكثر من واحدة منها. إصلاح الملف القديم يناسب عمومًا الحالة التي يمكن فيها تسمية كل فجوة؛ وقد يناسب ملف جديد مفتوح من آخر أرصدة مقدَّمة الحالة التي لا يمكن فيها تتبع فجوة، ويُحتفظ بالملف القديم في الحالتين.

الثلاثة تهدف إلى الشيء نفسه: دفاتر تثبت الدخل والخصومات والائتمانات في كل إقرار (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). وطريقة استكمال الدفاتر المتأخرة شهرًا بشهر في استكمال الدفاتر المتأخرة. والإصلاحات التي تُجرى قبل أن يرى معدّ الإقرارات الملف في قائمة فحص تنظيف الدفاتر، وتفريغ الحساب الشامل في المصروفات غير المصنّفة قبل موسم الضريبة، والأموال الشخصية المختلطة في إصلاح اختلاط الأموال الشخصية بأموال النشاط.

الحالة ليست بسيطة عندما يحين موعد إقرار الآن، أو يرفض معدّ إقرارات الملف، أو قُدّمت إقرارات من الدفاتر الخاطئة بالفعل، أو توجد سنة بلا إقرار، أو تتشارك عدة كيانات الحسابات، أو تكون السجلات مفقودة، أو يصل إشعار من IRS. هذه الحالات تحتاج عادةً إلى مراجعة مهني قبل تغيير الدفاتر؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر. جهّز أولًا: كشوف الحسابات المصرفية والبطاقات لكل شهر، وآخر إقرار قُدّم، وتصديرًا للملف القديم، وتقارير الرواتب والقروض.

دفاتر فوضوية: ما الذي أحتاجه، التنظيف أم الاستكمال أم ملف جديد؟

يناسب التنظيف الحالة التي تطابق فيها الأشهر البنك لكن التصنيفات خاطئة، والاستكمال الحالة التي تنقص فيها أشهر كاملة، وإعادة البناء الحالة التي تُفقد فيها السجلات، والملف الجديد الحالة التي لا يمكن فيها ربط الدفاتر بالبنك ولا بآخر إقرار. تظهر في معظم الملفات أعراض متعددة؛ وتأتي إعادة البناء أولًا لأن الاثنين الآخرين يحتاجان إلى سجلاتها.

هذا التوجيه طريقة عمل وليس قاعدة من IRS.

ماذا يجب أن تُظهر دفاتري لـ IRS، أيًّا كان المسار الذي أختاره؟

يجب أن تثبت الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات في كل إقرار، ويجب أن تبقى السجلات الداعمة لها متاحة ما دامت قد تهمّ أي قانون ضريبي (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). لا يشترط IRS طريقة معينة لمسك الدفاتر، لكن الطريقة المستخدمة يجب أن تعكس الدخل والمصروفات بوضوح ودقة (الموضوع 305).

يصف المنشور 583 هذه الممارسات: احتفظ بالمستندات الداعمة للدفاتر (الفواتير والإيصالات وقسائم الإيداع والشيكات الملغاة وكشوف الحسابات)، وسوِّ كل حساب مصرفي مع كشفه كل شهر، وافصل حسابات النشاط عن الحسابات الشخصية. وإذا كانت الدفاتر محوسبة، فيجب أن تتسق السجلات المقروءة آليًا مع الدفاتر ومع الإقرار.

وتشمل السجلات المحاسبية أيضًا تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩). وما يتيحه لك الإقرار لتربط به يتوقف على نوع النشاط. Schedule L هو الميزانية العمومية في إقرار الكيان:

قد لا يُطلب من الكيان الصغير إكمال Schedule L؛ وتحدد تعليمات النموذج اختبار الحجم. وحيث لا يتضمن الإقرار ميزانية عمومية، اربط بالكشوف وبالدفاتر السابقة بدلًا من ذلك.

كيف أختبر هل يستحق الملف القديم الإصلاح؟

هذا اختبار عملي وليس قاعدة من IRS. أجرِ ثلاثة فحوص بهذا الترتيب. إصلاح الملف يناسب عمومًا عندما تنجح الفحوص الثلاثة، أو تفشل فقط في مواضع يمكنك تسميتها.

الربط بالبنك يُظهر أن الرصيد الدفتري يتفق مع الكشف، لا أن كل قيد في الحساب الصحيح. وفشل الفحص 2 يعني أن الدفاتر والإقرار مختلفان، لا أيهما الخاطئ. وإذا فشل الفحصان 1 و3 لكن السجلات موجودة، فالمسار هو التنظيف أو الاستكمال داخل الملف نفسه. وإذا لم تطابق أرصدة نهاية السنة آخر إقرار قُدّم ولم يستطع أحد تتبع الفجوة، فاقرأ القسم التالي قبل أن تقرّر.

متى يكون فتح ملف جديد منطقيًا، وماذا أحتفظ به من القديم؟

قد يكون الملف الجديد منطقيًا عندما لا تطابق أرصدة نهاية السنة آخر إقرار قُدّم ولا يستطيع أحد تتبع الفجوة، أو عندما تظل السنوات المقفلة تتغير فلا يصلح الملف سجلًا، أو عندما لم يعد الملف القديم يُفتح أو يُستخدم. والملف الجديد لا يحلّ محل القديم أبدًا: يجب الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات ما دامت قد تهمّ أي قانون ضريبي (⁦26 CFR 1.6001-1⁩).

وهذا يعني عمومًا الاحتفاظ بها حتى تنتهي مدة التقادم لكل إقرار (المدة التي يملكها IRS لتقدير ضريبة إضافية)، وهي 3 سنوات من التقديم (أو من تاريخ الاستحقاق إن كان أحدث) لمعظم المستندات الداعمة. وفي الشراكة أو شركة S تسري المدة نفسها أيضًا من تاريخ استحقاق إقرار كل مالك أو تقديمه، أيهما أحدث (تعليمات النموذج 1065؛ تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩). وهي أطول في بعض الحالات، مثل الدخل المحذوف من إقرار إذا زاد على ⁦25%⁩ من إجمالي الدخل المعلن فيه، ولا حد زمنيًا لسنة بلا إقرار صحيح أو بإقرار احتيالي (الموضوع 305). هذه هي المدد لإقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية؛ وقد تختلف الضرائب الأخرى، ومنها ضرائب الولايات. والقائمة الكاملة في كم من الوقت تحتفظ بسجلات النشاط.

الملف الجديد لا يجعل المشكلات القديمة تختفي. إنه ينقلها إلى قائمة: كل فرق بين الملف القديم وآخر إقرار يحتاج إلى جواب.

كيف أحدد الأرصدة الافتتاحية ليطابق الملف الجديد آخر إقرار قُدّم؟

افتح الملف الجديد في أول يوم من سنة ضريبية بالأرصدة التي أُقفلت بها آخر سنة قُدّم عنها إقرار، ثم أدخل كل شهر منذ ذلك الحين من الكشوف. تُقفل حسابات الدخل والمصروفات في نهاية كل سنة ضريبية، بينما تُرحَّل حسابات الأصول والالتزامات وحقوق الملكية (المنشور 583). لذلك يفتح الملف الجديد الذي يبدأ في أول يوم من سنة ضريبية بحسابات الميزانية العمومية فقط.

عادةً يكون المصدر هو الميزانية العمومية الختامية في الملف القديم نفسه، ويكون الإقرار المقدَّم مجرد وسيلة تحقق. هنا لا يمكن الوثوق بالملف القديم، فقد يكون العمود الأخير في Schedule L المقدَّم أفضل ميزانية ختامية متاحة. تعامل مع كل سطر فيه كإجمالي يُدعَم بمستند حيثما وُجد (كشوف البنك والبطاقة والمُقرِض في نهاية السنة، وجدول الإهلاك). وفي إقرار الشراكة يجب عمومًا أن يساوي إجمالي الأصول في أول السنة إجمالي الأصول الختامي للسنة السابقة، ويحتاج أي فرق إلى بيان مرفق (تعليمات النموذج 1065).

اكتب قائمة بكل فجوة ومبلغها، وحيث يخالف مستند الرقم المقدَّم دوّن الاثنين. لا تُجبر فجوة على أن تصبح صفرًا: الرصيد المقدَّم لا يزيد جودةً عن الدفاتر التي جاء منها. وأي رقم تفتح به، عندما يخالف مستند الإقرار، قرار تتخذه مع مهني، لأنه قد يعني أن الإقرار كان خاطئًا.

وحيث لا يوجد Schedule L (صاحب منشأة فردية أو كيان صغير)، ابنِ الأرصدة الافتتاحية من الكشوف ومن سجلات القروض والأصول. وفي الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب الخطوات كاملة. وإذا كانت حقوق الملكية لا تتطابق فراجع الأرباح المحتجزة التي لا تطابق إقرار السنة الماضية. وإذا عمل النشاط فترة قبل وجود أي دفاتر فراجع الأرصدة الافتتاحية عندما تبدأ الدفاتر متأخرة.

دفاتري القديمة استُخدمت في تقديم إقرارات: هل يجب تصحيح تلك الإقرارات؟

ليس تلقائيًا. قد يحتاج الإقرار إلى تصحيح عندما يكون مبلغ ورد فيه خاطئًا، لذلك قارن الدفاتر المصحّحة بكل إقرار قُدّم، سنة بسنة. والفرد الذي يجد خطأً بعد التقديم قد يحتاج إلى التعديل. وتقدّم شركة S النموذج ⁦1120-S⁩ معدَّلًا، مع Schedules K-1 معدَّلة حيث تتغير أرقام المالكين (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩)، وتقدّم شركة C النموذج ⁦1120-X⁩ (تعليمات النموذج 1120). أما الشراكة، ومنها LLC متعددة الأعضاء، فتخضع لنظام التدقيق المركزي ما لم تختر الخروج منه في إقرارها المقدَّم في موعده مع Schedule B-2، وهو خيار لا تملكه إلا شراكة لها 100 شريك مؤهل أو أقل. والشراكة الخاضعة لهذا النظام تقدّم عمومًا طلب تعديل إداري، لا إقرارًا معدَّلًا ولا Schedules K-1 معدَّلة؛ أما التي اختارت الخروج فتعدّل النموذج 1065 مع Schedules K-1 معدَّلة (تعليمات النموذج 1065). تحقق من Schedule B-2 في كل إقرار قُدّم.

قابل إجمالي الإيرادات المصحَّح وكل مصروف وأرصدة Schedule L بالإقرار. وهناك ثلاث نتائج:

المطالبة باسترداد يجب عمومًا أن تُقدَّم خلال 3 سنوات بعد تقديم الإقرار الأصلي أو سنتين ⁦(2)⁩ بعد دفع الضريبة، أيهما أبعد (IRS)؛ والمدة التي يملكها IRS لتقدير ضريبة إضافية في كم من الوقت تحتفظ بسجلات النشاط. والخطوات والنماذج وأثر ذلك على إقرارات المالكين في تصحيح إقرار نشاط قُدّم.

هل يمكنني تغيير طريقتي المحاسبية أثناء تنظيف الدفاتر؟

تصحيح خطأ في القيد أو في الحساب ليس تغييرًا للطريقة؛ أما التحول من طريقة إلى أخرى، أو تغيير وقت احتساب بند متكرر، فهو تغيير ويتطلب موافقة IRS أولًا (المنشور 538). فدافع الضرائب الذي يغيّر الطريقة المستخدمة في مسك الدفاتر يجب أن يحصل على الموافقة قبل أن يحسب الدخل بالطريقة الجديدة، حتى لو كانت الطريقة الجديدة سليمة (⁦26 CFR 1.446-1(e)⁩). يُقدَّم الطلب على النموذج 3115 (عن النموذج 3115)، ويتوقف الموعد النهائي على الإجراء. فطلب الموافقة المسبقة يُقدَّم عمومًا خلال السنة الضريبية للتغيير (⁦26 CFR 1.446-1(e)(3)⁩). أما التغيير التلقائي (المنشور 538) فيُرفق بالإقرار المقدَّم في موعده لتلك السنة، بما في ذلك التمديدات، وتُرسل نسخة موقّعة إلى IRS في موعد لا يسبق اليوم الأول من تلك السنة ولا يتجاوز تاريخ تقديم الإقرار (تعليمات النموذج 3115). تحقق من الإجراء المنطبق قبل تغيير الدفاتر أو الإقرار.

الموافقة تنطبق على تغيير الطريقة المستخدمة فعلًا. فيجوز لدافع الضرائب اعتماد أي طريقة جائزة في أول إقرار يعلن عن النشاط، ويجب أن تُتّبع الطريقة المستخدمة أولًا، كما تظهر في ذلك الإقرار، باتساق بعد ذلك (⁦26 CFR 1.446-1(e)(1)⁩ و⁦(d)(1)⁩؛ المنشور 538). والسنة اللاحقة التي لم يُقدَّم عنها إقرار لا تعيد فتح هذا الاختيار: فالطريقة المعتمدة تستمر عمومًا ما لم يُجرَ تغيير مسموح. وهل حدّدت معاملة بند ما طريقةً بالفعل؟ هذا يتوقف على الوقائع، وهو سؤال لمهني قبل إعادة إعداد الدفاتر.

والفخ خفي. فطريقة الإقرار مرتبطة بطريقة الدفاتر: الطريقة نفسها لصاحب المنشأة الفردية (المنشور 334)، والطريقة المستخدمة بانتظام في مسك الدفاتر لشركة S (تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩)، وطريقة يمكن تسويتها مع الدفاتر للشراكة (تعليمات النموذج 1065). فإذا غيّرت الدفاتر المصحَّحة وقت احتساب بند ما، مقارنةً بالإقرارات المقدَّمة، فقد يكون ذلك تغييرًا في الطريقة. وقد يتطلب التغيير أيضًا تسوية حتى لا يتكرر الدخل والمصروفات ولا يُحذفا (تعليمات Schedule C).

وإذا استخدمت الإقرارات المقدَّمة طرقًا مختلفة في سنوات مختلفة، فيمكن لـ IRS حساب الدخل بطريقة يراها تعكس الدخل بوضوح (المنشور 538). وهذا يحتاج إلى مراجعة مهني قبل أن يغيّر أحد الدفاتر. ولاختيار طريقة للمستقبل راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق للأعمال الصغيرة؛ وللتحول راجع التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق. ودفاتر الاستحقاق إلى جانب إقرار على الأساس النقدي مسألة منفصلة: دفاتر الاستحقاق وإقرار ضريبي على الأساس النقدي.

هل أنتقل إلى برنامج محاسبة آخر وأبدأ من جديد بشكل صحيح؟

الانتقال إلى برنامج آخر لا يغيّر الجواب. فـ IRS يحدد ما يجب أن تُظهره الدفاتر وتثبته، لا البرنامج الذي يحتويها (الموضوع 305؛ المنشور 583). وتبقى الفحوص الثلاثة والأرصدة الافتتاحية وواجب الاحتفاظ بالسجلات القديمة كما هي.

استيراد تاريخ الملف القديم إلى برنامج جديد ينسخ أخطاءه معه. وفتح البرنامج الجديد من الأرصدة المقدَّمة يترك التاريخ في الملف القديم، وعندئذ يجب أن يبقى مقروءًا. وما تنقله إلى برنامج جديد في تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

صدّر الدفاتر والتقارير وقوائم الحسابات قبل أن ينتهي الاشتراك. وتجدها مدرجة في السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء برنامج المحاسبة.

ماذا أجهّز، ومتى أوظّف من يصلح الدفاتر؟

جهّز هذه الأمور قبل أن يعطي أحد عرض سعر أو يبدأ:

• كشوف كل حساب مصرفي وبطاقة وقرض ومعالج دفع، لكل شهر في الفترة.
• آخر إقرار قُدّم لكل كيان، بكل جداوله وSchedules ⁦K-1⁩ (حصة كل مالك من الدخل).
• تصدير للملف القديم: الدفاتر وقائمة الحسابات والتقارير حتى نهاية آخر سنة قُدّم عنها إقرار.
• تقارير الرواتب وكشوف القروض وسجلات الأصول والإهلاك.

الاستعانة بمختص منطقية عندما ينطبق أيٌّ مما يلي. وكل واحد منها يضيف سؤالًا ضريبيًا إلى سؤال مسك الدفاتر:

• يحين موعد إقرار والدفاتر لا تطابق البنك ولا آخر إقرار قُدّم.
• قال معدّ الإقرارات إن الملف لا يصلح لدعم الإقرار.
• قُدّمت إقرارات من دفاتر تبدو الآن خاطئة.
• سنة لم يُقدَّم عنها إقرار.
• تتشارك عدة كيانات أو ملاك الحسابات.
• أرصدة الرواتب أو ضريبة المبيعات لا تطابق ما قُدّم أو دُفع.
• وصلك إشعار من IRS بشأن إقرار.

وللاطلاع على كلفة العمل وما تسأل عنه مقدّم الخدمة راجع كلفة مسك الدفاتر المتأخرة واختيار خدمة استكمال الدفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

LLC لمخبز: كل شهر يطابق، لكن 40,000 دولار في حساب واحد

لدى LLC بعضو واحد (Schedule C) قيود سنتين. يحتوي حساب شامل لكل شيء على 40,000 دولار: 25,000 دولار من السنة 1 و15,000 دولار من السنة 2. رصيد كل شهر يطابق كشف البنك، فالرصيد الدفتري يتفق مع البنك ويجتاز فحص البنك. افترض أن Schedule C لكل سنة أُعد من الدفاتر كما هي.

هذا تنظيف للملف الحالي وليس بدءًا من جديد. يُوزَّع كل بند على الحساب الذي ينتمي إليه، مثل اللوازم أو سحوبات المالك أو أقساط القروض. ثم تُقارن كل سنة بـ Schedule C الخاص بها. وإذا نقل التوزيع سطرًا في السنة 1 أو السنة 2، يُقارن ذلك الإقرار بالرقم المصحَّح. والبدء من جديد سيُلقي بسنتين من التاريخ المسوّى لإصلاح مشكلة تصنيف.

LLC من عضوين: 14 شهرًا بلا أي قيد

أدخلت LLC تُعامل ضريبيًا كشراكة لا شيء مدة 14 شهرًا لكنها احتفظت بكل كشوف البنك. ثلاثة من الأشهر تقع في السنة 1 التي قُدّم نموذجها 1065. وأحد عشر تقع في السنة 2 التي لم يحن موعد إقرارها بعد.

هذا استكمال في الملف الحالي. تُدخل أشهر السنة 1 الثلاثة أولًا. وتُقارن النقدية الختامية للسنة 1 وقدرها 12,000 دولار بالنقدية في Schedule L المقدَّم، أو بكشف نهاية السنة إن لم يكن في الإقرار Schedule L. ويُدرج أي فرق في القائمة، وتُراجع السنة 1 قبل أن تُعدّ منتهية. ثم تُدخل أشهر السنة 2 الأحد عشر واحدًا بعد الآخر، وكل شهر يُسوَّى قبل التالي. لا حاجة إلى البدء من جديد.

شركة S: الملف لا يطابق ميزانية السنة الماضية

يُظهر Schedule L المقدَّم للسنة 2 نقدية قدرها 30,000 دولار ومعدات قدرها 45,000 دولار وقروضًا من المساهمين قدرها 50,000 دولار. ويُظهر الملف القديم نقدية قدرها 26,000 دولار ومعدات قدرها 38,000 دولار وقروضًا من المساهمين قدرها 20,000 دولار. عُدّلت سنوات مقفلة بعد تقديم الإقرار، وغادر مسؤول مسك الدفاتر السابق، فلا أحد يعرف أي قيود تحرّكت. ثلاثة حسابات مختلفة ولا يمكن تتبع التاريخ.

يُفتح الملف الجديد في أول يوم من السنة 3 من الأرصدة المقدَّمة. ويُحتفظ بالملف القديم. وتسجّل القائمة المعدة لمعدّ الإقرارات ثلاث فجوات: 4,000 دولار نقدية و7,000 دولار معدات و30,000 دولار قروضًا من المساهمين. وتُظهر الكشوف وسجلات القروض أي جانب من كل فجوة يوافق الوقائع. فإذا كان الإقرار صحيحًا فالفجوة في الملف القديم ويبقى الرصيد الافتتاحي. وإذا كان الإقرار خاطئًا فتُدرج تلك السنة للمراجعة، مع أي أرقام للمساهمين جاءت منه، ويتغير الرصيد الافتتاحي معها.

الأمر مختلف عندك؟

• يحين موعد إقرار والدفاتر لا تطابق البنك ولا آخر إقرار قُدّم: المسار المناسب يتوقف على السجلات الموجودة وعلى ما قد يحتاج إلى تعديل، لذلك احصل على مساعدة مسك الدفاتر. والتمديد يجب عمومًا طلبه في موعد استحقاق الإقرار، وهو يمدّ مهلة التقديم لا مهلة السداد (الموضوع 304؛ تعليمات النموذج 7004). ويغطي دليل الاستكمال الطريقة شهرًا بشهر وخطوات التمديد.
• قُدّمت إقرارات من الدفاتر الخاطئة: قارن الأرقام المصحَّحة أولًا، ثم راجع تصحيح إقرار نشاط قُدّم. وإذا كانت الدفاتر نفسها تحتاج إلى إعادة إعداد فاحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• رفض معدّ الإقرارات الملف: اعمل بـقائمة فحص التنظيف، أو احصل على مساعدة مسك الدفاتر إذا ظل الملف لا يطابق.
• السجلات مفقودة: راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف البنك. وإذا كانت الكشوف نفسها مفقودة فاحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• سنة لم يُقدَّم عنها إقرار: راجع استكمال الإقرارات غير المقدّمة للنشاط.
• تتشارك عدة كيانات أو ملاك الحسابات: راجع الدفاتر لعدة شركات واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• أرصدة الرواتب لا تُسوّى: راجع التزامات الرواتب التي لا تُسوّى، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر إذا ظلت لا تطابق ما قُدّم أو دُفع. وضريبة الرواتب المستقطعة غير المدفوعة يمكن تقديرها على الشخص المسؤول الذي لم يدفعها عمدًا، لا على النشاط وحده (IRS)؛ راجع دليل غرامة استرداد ضريبة الأمانة.
• وصلك إشعار من IRS بشأن إقرار: موعد الرد مكتوب في الإشعار. راجع إشعار IRS إلى نشاطك، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر إذا كانت الدفاتر التي يقوم عليها لا تطابق.
• الشركة كندية: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة في كندا.