बहीखाते की सफ़ाई बनाम कैच-अप: पुरानी फ़ाइल सुधारें या नई शुरू करें

बहीखाते की सफ़ाई, कैच-अप और पुनर्निर्माण में क्या फ़र्क है?

सफ़ाई गलत प्रविष्टियाँ ठीक करती है, कैच-अप उन महीनों को जोड़ता है जो कभी दर्ज ही नहीं हुए, और पुनर्निर्माण उन रिकॉर्ड को फिर बनाता है जो अब मौजूद नहीं हैं। यहाँ दिए IRS के किसी स्रोत में इन शब्दों की परिभाषा नहीं है। ये फ़ाइल की गड़बड़ी बताने के कामचलाऊ नाम हैं, और ज़्यादातर फ़ाइलों को एक से ज़्यादा की ज़रूरत पड़ती है। पुरानी फ़ाइल सुधारना आम तौर पर तब ठीक रहता है जब उसकी हर कमी का नाम लिया जा सके; जब कोई कमी पकड़ में न आए, तब अंतिम फ़ाइल किए गए बैलेंस से खोली गई नई फ़ाइल ठीक हो सकती है, और दोनों हालात में पुरानी फ़ाइल रखी जाती है।

तीनों का लक्ष्य एक ही है: ऐसा बहीखाता जो हर रिटर्न की आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित करे (26 CFR 1.6001-1)। पिछड़े बहीखाते को महीने-दर-महीने ठीक करने का तरीका पिछड़े हुए बहीखाते को पकड़ना में है। फ़ाइल कर तैयारकर्ता के पास जाने से पहले के सुधार बहीखाता सफ़ाई चेकलिस्ट में हैं, catch-all खाता खाली करना कर के समय से पहले बिना श्रेणी के खर्च में है, और मिले हुए निजी पैसे का मामला व्यावसायिक और निजी पैसे के मेल को ठीक करना में है।

मामला तब सरल नहीं रहता जब रिटर्न अभी देय हो, किसी कर तैयारकर्ता ने फ़ाइल लेने से मना कर दिया हो, खराब बहीखाते से रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुके हों, किसी वर्ष का रिटर्न न हो, कई संस्थाएँ खाते साझा करती हों, रिकॉर्ड गायब हों, या IRS का नोटिस आ गया हो। ऐसे मामलों में बहीखाता बदलने से पहले आम तौर पर किसी विशेषज्ञ की समीक्षा चाहिए; देखें बहीखाता सहायता। पहले जुटाएँ: हर महीने के बैंक और कार्ड विवरण, अंतिम फ़ाइल किया रिटर्न, पुरानी फ़ाइल का एक्सपोर्ट, और पेरोल व ऋण की रिपोर्ट।

गड़बड़ बहीखाता: सफ़ाई, कैच-अप या नई फ़ाइल, मुझे क्या चाहिए?

सफ़ाई तब ठीक है जब महीने बैंक से मिलते हों पर श्रेणियाँ गलत हों, कैच-अप तब जब पूरे महीने गायब हों, पुनर्निर्माण तब जब रिकॉर्ड चले गए हों, और नई फ़ाइल तब जब बहीखाता बैंक या अंतिम रिटर्न से मिलाया ही न जा सके। ज़्यादातर फ़ाइलों में एक से ज़्यादा लक्षण दिखते हैं; पुनर्निर्माण पहले आता है क्योंकि बाकी दोनों को उसके रिकॉर्ड चाहिए।

यह रास्ता एक कामचलाऊ तरीका है, IRS का नियम नहीं।

मैं जो भी रास्ता चुनूँ, IRS के लिए मेरे बहीखाते में क्या दिखना चाहिए?

बहीखाते को हर रिटर्न की सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित करने लायक होना चाहिए, और उनके पीछे के रिकॉर्ड तब तक उपलब्ध रहने चाहिए जब तक वे किसी कर कानून के लिए मायने रख सकते हैं (26 CFR 1.6001-1)। IRS कोई खास बहीखाता पद्धति नहीं माँगता, लेकिन इस्तेमाल की गई पद्धति को आय और खर्च साफ़ और सही दिखाना चाहिए (Topic 305)।

Publication 583 ये तरीके बताती है: बहीखाते के पीछे के सहायक दस्तावेज़ (चालान, रसीदें, जमा पर्चियाँ, रद्द किए चेक और खाता विवरण) रखें, हर बैंक खाते का विवरण से हर महीने मिलान करें, और व्यावसायिक व निजी खाते अलग रखें। बहीखाता कंप्यूटर पर हो तो मशीन से पढ़े जा सकने वाले रिकॉर्ड बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए।

लेखा रिकॉर्ड में बहीखाते और रिटर्न के बीच हर अंतर का मिलान भी शामिल है (26 CFR 1.446-1(a)(4))। रिटर्न में मिलान के लिए आपको क्या मिलता है, यह व्यवसाय पर निर्भर है। संस्था के रिटर्न में Schedule L तुलन पत्र होता है:

छोटी संस्था को Schedule L भरना ज़रूरी न हो सकता है; आकार की कसौटी फ़ॉर्म के निर्देशों में है। जहाँ रिटर्न में तुलन पत्र नहीं है, वहाँ विवरणों और पिछले बहीखाते से मिलान करें।

मैं कैसे परखूँ कि पुरानी फ़ाइल सुधारने लायक है या नहीं?

यह एक कामचलाऊ परख है, IRS का नियम नहीं। तीन जाँचें इसी क्रम में करें। तीनों पास हों, या सिर्फ़ उन्हीं जगह फ़ेल हों जिनका आप नाम ले सकें, तो फ़ाइल सुधारना आम तौर पर ठीक रहता है।

बैंक से मिलान यह दिखाता है कि बहीखाते का बैलेंस विवरण से मेल खाता है, यह नहीं कि हर प्रविष्टि सही खाते में है। और जाँच 2 का फ़ेल होना बताता है कि बहीखाता और रिटर्न असहमत हैं, यह नहीं कि कौन गलत है। अगर जाँच 1 और 3 फ़ेल हों पर रिकॉर्ड मौजूद हों, तो रास्ता उसी फ़ाइल में सफ़ाई या कैच-अप है। अगर वर्षांत के बैलेंस अंतिम फ़ाइल किए रिटर्न से नहीं मिलते और अंतर कोई ढूँढ नहीं पाता, तो फ़ैसले से पहले अगला खंड पढ़ें।

नई फ़ाइल कब समझदारी है, और पुरानी फ़ाइल का क्या रखना है?

नई फ़ाइल तब समझदारी हो सकती है जब वर्षांत के बैलेंस अंतिम फ़ाइल किए रिटर्न से नहीं मिलते और अंतर कोई ढूँढ नहीं पाता, जब बंद किए वर्ष बार-बार बदलते रहते हैं और फ़ाइल रिकॉर्ड का काम नहीं कर सकती, या जब पुरानी फ़ाइल खोली या इस्तेमाल नहीं की जा सकती। नई फ़ाइल पुरानी की जगह कभी नहीं लेती: बहीखाता और रिकॉर्ड तब तक रखने होते हैं जब तक वे किसी कर कानून के लिए मायने रख सकते हैं (26 CFR 1.6001-1)।

यह आम तौर पर हर रिटर्न की परिसीमा अवधि (IRS के पास अतिरिक्त कर निर्धारित करने का समय) खत्म होने तक होता है, जो ज़्यादातर सहायक रिकॉर्ड के लिए फ़ाइल करने की तारीख से (या देय तारीख से, अगर वह बाद की हो) 3 वर्ष है। साझेदारी या S corporation के लिए यही अवधि हर स्वामी के रिटर्न की देय या फ़ाइल करने की तारीख से भी चलती है, जो भी बाद की हो (Form 1065 के निर्देश; Form 1120-S के निर्देश)। कुछ मामलों में यह लंबी होती है, जैसे रिटर्न से छूटी आय जब उस पर दिखाई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, और जिस वर्ष का वैध रिटर्न न हो या रिटर्न धोखाधड़ी वाला हो, उसकी कोई सीमा नहीं (Topic 305)। ये संघीय आयकर रिटर्न की अवधियाँ हैं; राज्य के करों सहित दूसरे कर अलग हो सकते हैं। पूरी सूची व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है।

नई फ़ाइल पुरानी समस्याएँ गायब नहीं करती। वह उन्हें एक सूची में बदल देती है: पुरानी फ़ाइल और अंतिम रिटर्न के बीच के हर अंतर का अब भी जवाब चाहिए।

नई फ़ाइल के शुरुआती बैलेंस अंतिम फ़ाइल किए रिटर्न से मिलाने के लिए कैसे तय करूँ?

नई फ़ाइल को किसी कर वर्ष के पहले दिन उन बैलेंस से खोलें जिन पर अंतिम फ़ाइल किया वर्ष बंद हुआ था, फिर तब से हर महीना विवरणों से दर्ज करें। आय और खर्च के खाते हर कर वर्ष के अंत में बंद हो जाते हैं, जबकि संपत्ति, देनदारी और इक्विटी के खाते आगे चलते हैं (Publication 583)। इसलिए कर वर्ष के पहले दिन शुरू होने वाली नई फ़ाइल सिर्फ़ तुलन पत्र के खातों से खुलती है।

आम तौर पर पुरानी फ़ाइल का अपना अंतिम तुलन पत्र स्रोत होता है और फ़ाइल किया रिटर्न सिर्फ़ जाँच है। यहाँ पुरानी फ़ाइल पर भरोसा नहीं किया जा सकता, इसलिए फ़ाइल किए Schedule L का अंतिम कॉलम ही सबसे अच्छा अंतिम तुलन पत्र हो सकता है। उसकी हर लाइन को ऐसा कुल मानें जिसे जहाँ दस्तावेज़ मौजूद हो वहाँ दस्तावेज़ से पुष्ट करना है (वर्षांत के बैंक, कार्ड और ऋणदाता के विवरण, मूल्यह्रास की सूची)। साझेदारी के रिटर्न में शुरुआती कुल संपत्ति आम तौर पर पिछले वर्ष की अंतिम कुल संपत्ति के बराबर होनी चाहिए, और अंतर हो तो संलग्न विवरण चाहिए (Form 1065 के निर्देश)।

हर कमी को उसकी रकम के साथ सूचीबद्ध करें, और जहाँ कोई दस्तावेज़ फ़ाइल किए आँकड़े से मेल न खाए, वहाँ दोनों दर्ज करें। किसी कमी को ज़बरदस्ती शून्य न करें: फ़ाइल किया बैलेंस उतना ही भरोसेमंद है जितना वह बहीखाता जिससे वह आया। जब कोई दस्तावेज़ रिटर्न से मेल न खाए, तब किस आँकड़े से शुरू करें, यह किसी विशेषज्ञ के साथ लेने का फ़ैसला है, क्योंकि इसका मतलब हो सकता है कि रिटर्न गलत था।

Schedule L के बिना (एकल स्वामी या छोटी संस्था में), शुरुआती बैलेंस विवरणों और ऋण व संपत्ति के रिकॉर्ड से बनाएँ। पूरे चरण लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस में हैं। जिस इक्विटी का मिलान न हो रहा हो, उसके लिए पिछले साल के रिटर्न से न मिलने वाला संचित लाभ देखें। अगर बहीखाता शुरू होने से पहले व्यवसाय कुछ समय चल चुका था, तो बहीखाता देर से शुरू होने पर शुरुआती बैलेंस देखें।

मेरे पुराने बहीखाते से रिटर्न फ़ाइल हुए थे: क्या उन रिटर्न को ठीक करना होगा?

अपने आप नहीं। रिटर्न को तब सुधारना पड़ सकता है जब उसमें दिखाई कोई रकम गलत हो, इसलिए सुधारे हुए बहीखाते की तुलना हर फ़ाइल किए रिटर्न से साल-दर-साल करें। फ़ाइल करने के बाद गलती पाने वाले व्यक्ति को रिटर्न संशोधित करना पड़ सकता है। S corporation संशोधित Form 1120-S फ़ाइल करती है, और जहाँ स्वामियों के आँकड़े बदलें वहाँ संशोधित Schedule K-1 (स्वामी के लाभ-हिस्से का विवरण) के साथ (Form 1120-S के निर्देश), और C corporation Form 1120-X फ़ाइल करती है (Form 1120 के निर्देश)। साझेदारी, कई सदस्यों वाली LLC सहित, केंद्रीकृत ऑडिट व्यवस्था के अधीन होती है, जब तक उसने समय पर फ़ाइल किए रिटर्न में Schedule B-2 के साथ बाहर रहने का चुनाव न किया हो, जो केवल 100 या उससे कम पात्र साझेदारों वाली साझेदारी ही कर सकती है। उस व्यवस्था के अधीन साझेदारी आम तौर पर संशोधित रिटर्न या संशोधित Schedule K-1 की जगह प्रशासनिक समायोजन अनुरोध (administrative adjustment request) फ़ाइल करती है; जिसने बाहर रहने का चुनाव किया हो, वह संशोधित Schedule K-1 के साथ अपना Form 1065 संशोधित करती है (Form 1065 के निर्देश)। हर फ़ाइल किए रिटर्न पर Schedule B-2 जाँचें।

सुधारी हुई सकल प्राप्तियों, हर खर्च और Schedule L के बैलेंस को रिटर्न से मिलाएँ। तीन नतीजे हो सकते हैं:

रिफ़ंड का दावा आम तौर पर मूल रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद या कर चुकाने के 2 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो के भीतर करना होता है (IRS); IRS के पास अतिरिक्त कर निर्धारित करने का कितना समय है, यह व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है। चरण, फ़ॉर्म और स्वामियों के रिटर्न पर असर फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना में हैं।

क्या सफ़ाई के दौरान मैं अपनी लेखा पद्धति बदल सकता हूँ?

पोस्टिंग या गणित की गलती सुधारना पद्धति का बदलाव नहीं है; पद्धति बदलना, या किसी आवर्ती मद को कब गिना जाए यह बदलना, बदलाव है और उसके लिए पहले IRS की सहमति चाहिए (Publication 538)। जो करदाता बहीखाता रखने की पद्धति बदलता है, उसे नई पद्धति से आय निकालने से पहले सहमति लेनी होगी, चाहे नई पद्धति सही ही क्यों न हो (26 CFR 1.446-1(e))। अनुरोध Form 3115 पर किया जाता है (About Form 3115), और समय-सीमा प्रक्रिया पर निर्भर करती है। अग्रिम सहमति का अनुरोध आम तौर पर बदलाव वाले कर वर्ष के दौरान फ़ाइल किया जाता है (26 CFR 1.446-1(e)(3))। स्वचालित बदलाव (Publication 538) उस वर्ष के समय पर फ़ाइल किए रिटर्न के साथ, विस्तार समेत, लगाया जाता है, और हस्ताक्षरित प्रति उस वर्ष के पहले दिन से पहले नहीं और रिटर्न फ़ाइल होने की तारीख के बाद नहीं IRS को जाती है (Form 3115 के निर्देश)। बहीखाता या रिटर्न बदलने से पहले जाँचें कि कौन-सी प्रक्रिया लागू है।

सहमति उस पद्धति से बदलाव पर लागू होती है जो पहले से इस्तेमाल में है। करदाता व्यवसाय दिखाने वाले पहले रिटर्न पर कोई भी अनुमत पद्धति अपना सकता है, और पहले इस्तेमाल की गई पद्धति, जैसी उस रिटर्न में दिखे, उसके बाद लगातार अपनानी होती है (26 CFR 1.446-1(e)(1) और (d)(1); Publication 538)। बाद का फ़ाइल न किया वर्ष उस चुनाव को दोबारा नहीं खोलता: स्थापित पद्धति आम तौर पर जारी रहती है, जब तक अनुमत बदलाव न किया जाए। किसी मद के व्यवहार ने पहले से कोई पद्धति तय कर दी है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है, और बहीखाता दोबारा बनाने से पहले यह किसी विशेषज्ञ से पूछने का सवाल है।

यहाँ चूक आसानी से नज़र नहीं आती। रिटर्न की पद्धति बहीखाते की पद्धति से जुड़ी होती है: एकल स्वामी के लिए वही पद्धति (Publication 334), S corporation के लिए बहीखाता रखने में नियमित रूप से इस्तेमाल की गई पद्धति (Form 1120-S के निर्देश), और साझेदारी के लिए बहीखाते से मिलाई जा सकने वाली पद्धति (Form 1065 के निर्देश)। अगर सुधारे हुए बहीखाते में फ़ाइल किए रिटर्न की तुलना में किसी मद को गिनने का समय बदल जाए, तो वह पद्धति का बदलाव हो सकता है। बदलाव के साथ समायोजन भी ज़रूरी हो सकता है, ताकि आय और खर्च न दोहराए जाएँ और न छूटें (Schedule C के निर्देश)।

अगर फ़ाइल किए रिटर्न में अलग-अलग वर्षों में अलग पद्धतियाँ इस्तेमाल हुई हैं, तो IRS ऐसी पद्धति से आय निकाल सकता है जो उसकी राय में आय को साफ़ दिखाती हो (Publication 538)। बहीखाता बदलने से पहले इसके लिए किसी विशेषज्ञ की समीक्षा चाहिए। आगे के लिए पद्धति चुनने के लिए छोटे व्यवसाय के लिए नकद या उपार्जन देखें; बदलने के तरीके के लिए नकद से उपार्जन लेखा पर जाना देखें। नकद आधार के रिटर्न के साथ उपार्जन बहीखाता एक अलग सवाल है: उपार्जन बहीखाता और नकद आधार का कर रिटर्न।

क्या मुझे दूसरे अकाउंटिंग पैकेज पर जाकर ठीक से शुरू करना चाहिए?

दूसरे पैकेज पर जाने से जवाब नहीं बदलता। IRS तय करता है कि बहीखाते को क्या दिखाना और साबित करना चाहिए, न कि उसे रखने वाला सॉफ़्टवेयर (Topic 305; Publication 583)। तीन जाँचें, शुरुआती बैलेंस और पुराने रिकॉर्ड रखने का कर्तव्य, सब वैसे ही रहते हैं।

पुरानी फ़ाइल का इतिहास नए पैकेज में इम्पोर्ट करने से उसकी गलतियाँ भी कॉपी हो जाती हैं। नए पैकेज को फ़ाइल किए बैलेंस से खोलने पर इतिहास पुरानी फ़ाइल में रहता है, जिसे फिर पढ़ने लायक रखना होगा। नए पैकेज में क्या ले जाएँ, यह साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना में है।

सब्सक्रिप्शन खत्म होने से पहले लेजर, रिपोर्ट और खातों की सूची एक्सपोर्ट कर लें। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बंद करते समय रखने के रिकॉर्ड में उनकी सूची है।

मुझे क्या तैयार रखना चाहिए, और बहीखाता ठीक कराने के लिए किसी को कब रखना चाहिए?

कोई कीमत बताने या काम शुरू करने से पहले ये तैयार रखें:

• उस अवधि के हर महीने के लिए हर बैंक, कार्ड, ऋण और पेमेंट प्रोसेसर खाते के विवरण।
• हर संस्था का अंतिम फ़ाइल किया रिटर्न, सभी schedules और Schedule K-1 के साथ (हर स्वामी की आय का हिस्सा)।
• पुरानी फ़ाइल का एक्सपोर्ट: अंतिम फ़ाइल किए वर्षांत तक के लेजर, खातों की सूची और रिपोर्ट।
• पेरोल रिपोर्ट, ऋण विवरण, और संपत्ति व मूल्यह्रास के रिकॉर्ड।

इनमें से कोई भी बात सही हो तो मदद लेना समझदारी है। हर बात बहीखाते के सवाल में कर का एक सवाल जोड़ देती है:

• रिटर्न देय है और बहीखाता बैंक या अंतिम फ़ाइल किए रिटर्न से नहीं मिलता।
• किसी कर तैयारकर्ता ने कहा है कि फ़ाइल रिटर्न का आधार नहीं बन सकती।
• रिटर्न पहले ही ऐसे बहीखाते से फ़ाइल हो चुके हैं जो अब गलत लगता है।
• किसी वर्ष का रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ।
• कई संस्थाएँ या स्वामी खाते साझा करते हैं।
• पेरोल या बिक्री कर के बैलेंस उससे मेल नहीं खाते जो फ़ाइल या जमा किया गया।
• आपके पास किसी रिटर्न के बारे में IRS का नोटिस है।

काम का खर्च और सेवा देने वाले से क्या पूछें, इसके लिए कैच-अप बहीखाता खर्च और कैच-अप बहीखाता सेवा चुनना देखें।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

एक बेकरी LLC: हर महीना मिलता है, पर US$40,000 एक ही खाते में पड़े हैं

दो वर्षों की प्रविष्टियों वाली एक एकल-सदस्य LLC (Schedule C) में एक catch-all खाते में US$40,000 पड़े हैं: वर्ष 1 के US$25,000 और वर्ष 2 के US$15,000। हर महीने का बैलेंस बैंक विवरण से मिलता है, इसलिए बहीखाते का बैलेंस बैंक से मेल खाता है और बैंक जाँच पास हो जाती है। मान लें कि हर वर्ष का Schedule C बहीखाते से, जैसा वह अभी है, वैसे ही तैयार किया गया था।

यह मौजूदा फ़ाइल की सफ़ाई है, नई शुरुआत नहीं। हर मद को उसके सही खाते में छाँटा जाता है, जैसे सप्लाई, स्वामी की निकासी या ऋण की किस्तें। फिर हर वर्ष की तुलना उसके Schedule C से होती है। अगर छाँटने से वर्ष 1 या वर्ष 2 की कोई लाइन खिसकती है, तो उस रिटर्न की तुलना सुधारे हुए आँकड़े से की जाती है। नई शुरुआत श्रेणी की समस्या ठीक करने के लिए दो वर्षों का मिलान किया हुआ इतिहास फेंक देती।

दो सदस्यों वाली LLC: 14 महीने कुछ दर्ज नहीं

साझेदारी के रूप में कर वाली एक LLC ने 14 महीने कुछ दर्ज नहीं किया, पर हर बैंक विवरण रखा। इनमें से तीन महीने वर्ष 1 में आते हैं, जिसका Form 1065 फ़ाइल हो चुका है। ग्यारह वर्ष 2 में आते हैं, जिसका रिटर्न अभी देय नहीं है।

यह मौजूदा फ़ाइल में कैच-अप है। वर्ष 1 के तीन महीने पहले दर्ज होते हैं। वर्ष 1 का अंतिम नकद US$12,000 फ़ाइल किए Schedule L के नकद से मिलाया जाता है, या अगर रिटर्न में Schedule L नहीं था तो वर्षांत के विवरण से। अंतर सूची में जाता है, और वर्ष 1 को निपटा हुआ कहने से पहले उसकी समीक्षा होती है। फिर वर्ष 2 के ग्यारह महीने एक-एक करके दर्ज होते हैं, और अगले से पहले हर एक का मिलान होता है। नई शुरुआत की ज़रूरत नहीं।

एक S corporation: फ़ाइल पिछले साल के तुलन पत्र से नहीं मिलती

फ़ाइल किए वर्ष 2 के Schedule L में नकद US$30,000, उपकरण US$45,000 और शेयरधारकों से ऋण US$50,000 दिखते हैं। पुरानी फ़ाइल में नकद US$26,000, उपकरण US$38,000 और शेयरधारक ऋण US$20,000 दिखते हैं। रिटर्न फ़ाइल होने के बाद बंद वर्षों में बदलाव किए गए, और पिछला बहीखाता विशेषज्ञ अब नहीं है, इसलिए कोई नहीं बता सकता कि कौन-सी प्रविष्टियाँ खिसकीं। तीन खाते गलत हैं और इतिहास का पता नहीं लगाया जा सकता।

नई फ़ाइल वर्ष 3 के पहले दिन फ़ाइल किए बैलेंस से खुलती है। पुरानी फ़ाइल रखी जाती है। कर तैयारकर्ता के लिए बनी सूची में तीन कमियाँ दर्ज हैं: नकद की US$4,000, उपकरण की US$7,000 और शेयरधारक ऋण की US$30,000। विवरण और ऋण के रिकॉर्ड बताते हैं कि हर कमी का कौन-सा पक्ष तथ्यों से मेल खाता है। अगर रिटर्न सही था, तो कमी पुरानी फ़ाइल में है और शुरुआती बैलेंस वही रहता है। अगर रिटर्न गलत था, तो वह वर्ष समीक्षा की सूची में जाता है, साथ ही उससे निकले स्वामियों के आँकड़े भी, और शुरुआती बैलेंस उसी के साथ बदलता है।

आपके लिए अलग है?

• रिटर्न देय है और बहीखाता बैंक या अंतिम फ़ाइल किए रिटर्न से नहीं मिलता: कौन-सा रास्ता ठीक है, यह इस पर निर्भर है कि कौन-से रिकॉर्ड मौजूद हैं और किसे संशोधित करना पड़ सकता है, इसलिए बहीखाता सहायता लें। विस्तार का अनुरोध आम तौर पर रिटर्न की देय तारीख तक करना होता है और वह फ़ाइल करने की समय-सीमा बढ़ाता है, भुगतान की नहीं (Topic 304; Form 7004 के निर्देश)। कैच-अप मार्गदर्शिका में महीने-दर-महीने का तरीका और विस्तार के चरण हैं।
• रिटर्न पहले ही खराब बहीखाते से फ़ाइल हो चुके हैं: पहले सुधारे हुए आँकड़ों की तुलना करें, फिर फ़ाइल किए व्यावसायिक रिटर्न को सुधारना देखें। अगर बहीखाता खुद दोबारा बनाना है, तो बहीखाता सहायता लें।
• किसी कर तैयारकर्ता ने फ़ाइल लेने से मना किया है: सफ़ाई चेकलिस्ट के हिसाब से काम करें, और अगर फ़ाइल फिर भी न मिले तो बहीखाता सहायता लें।
• रिकॉर्ड गायब हैं: बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना देखें। अगर विवरण ही चले गए हैं, तो बहीखाता सहायता लें।
• किसी वर्ष का रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ: फ़ाइल न किए गए व्यावसायिक रिटर्न का बकाया निपटाना देखें।
• कई संस्थाएँ या स्वामी खाते साझा करते हैं: कई कंपनियों का बहीखाता देखें और बहीखाता सहायता लें।
• पेरोल के बैलेंस साफ़ नहीं हो रहे: पेरोल की देनदारियाँ जो साफ़ नहीं होतीं देखें, और अगर वे अब भी फ़ाइल या जमा किए से मेल न खाएँ तो बहीखाता सहायता लें। काटा गया पर जमा न किया गया पेरोल कर उस ज़िम्मेदार व्यक्ति पर भी निर्धारित किया जा सकता है जिसने जानबूझकर उसे जमा नहीं किया, सिर्फ़ व्यवसाय पर नहीं (IRS); ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माना मार्गदर्शिका देखें।
• आपके पास किसी रिटर्न के बारे में IRS का नोटिस है: जवाब की समय-सीमा नोटिस पर होती है। आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस देखें, और अगर उसके पीछे का बहीखाता नहीं मिलता तो बहीखाता सहायता लें।
• कंपनी कनाडाई है: कनाडा में पिछड़े हुए बहीखाते को पकड़ना देखें।