장부 정리 vs 밀린 장부 입력: 기존 파일을 고칠까, 새로 시작할까

장부 정리, 밀린 장부 입력, 장부 복원은 무엇이 다른가요?

장부 정리는 잘못된 입력을 고치는 일, 밀린 장부 입력은 한 번도 입력하지 않은 달을 채우는 일, 장부 복원은 더 이상 남아 있지 않은 기록을 다시 만드는 일입니다. 여기에 인용한 IRS 출처 중 이 용어를 정의한 곳은 없습니다. 파일이 어떤 상태인지 구분하기 위한 실무용 이름이며, 대부분의 파일은 두 가지 이상에 해당합니다. 파일의 빈틈을 모두 짚어 낼 수 있다면 기존 파일을 고치는 쪽이 보통 맞고, 빈틈을 추적할 수 없다면 마지막으로 제출한 잔액으로 새 파일을 여는 쪽이 맞을 수 있습니다. 어느 경우든 기존 파일은 보관해야 합니다.

세 가지 작업의 목표는 같습니다. 각 신고서의 소득, 공제, 세액공제를 입증하는 장부를 만드는 것입니다(26 CFR 1.6001-1). 밀린 장부를 한 달씩 처리하는 방법은 밀린 장부 따라잡기에 있습니다. 세금 신고 대행인에게 파일을 넘기기 전에 해야 할 수정은 장부 정리 체크리스트에, 기타 계정을 비우는 방법은 세금 신고 전 미분류 비용에, 섞여 들어간 개인 자금은 사업 자금과 개인 자금 섞임 바로잡기에 있습니다.

지금 제출 기한이 닥쳤거나, 세금 신고 대행인이 파일을 거절했거나, 잘못된 장부로 이미 신고서를 제출했거나, 어느 해의 신고서가 없거나, 여러 사업체가 계좌를 같이 쓰거나, 기록이 없어졌거나, IRS 통지서가 도착했다면 단순한 상황이 아닙니다. 이런 경우에는 장부를 바꾸기 전에 전문가의 검토가 필요한 경우가 많습니다. 장부 관리 도움을 참고하세요. 먼저 준비할 자료는 해당 기간의 모든 은행·카드 명세서, 마지막으로 제출한 신고서, 기존 파일의 내보내기 파일, 급여 및 대출 보고서입니다.

장부가 엉망입니다. 정리, 밀린 장부 입력, 새 파일 중 무엇이 필요한가요?

달마다 은행과 맞지만 분류가 잘못되었다면 정리, 통째로 빠진 달이 있다면 밀린 장부 입력, 기록이 없어졌다면 복원, 은행이나 마지막 신고서와 맞출 수 없다면 새 파일이 맞습니다. 대부분의 파일은 증상이 두 가지 이상이며, 나머지 두 작업에도 복원한 기록이 필요하므로 복원을 가장 먼저 합니다.

이 구분은 실무 방법이며 IRS 규정이 아닙니다.

어떤 방식을 택하든 IRS에 대해 장부가 무엇을 보여 주어야 하나요?

장부는 모든 신고서의 총소득, 공제, 세액공제를 입증할 수 있어야 하며, 그 근거가 되는 기록은 어떤 세법에든 관련될 수 있는 동안 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). IRS가 요구하는 특정 장부 관리 방식은 없지만, 사용하는 방식은 소득과 비용을 분명하고 정확하게 반영해야 합니다(Topic 305).

Publication 583은 다음 관행을 설명합니다. 장부의 근거 서류(청구서, 영수증, 입금표, 지급 완료된 수표, 계좌 명세서)를 보관하고, 은행 계좌마다 매달 명세서와 대사하고, 사업용 계좌와 개인 계좌를 분리합니다. 장부를 컴퓨터로 작성한다면 기계가 읽을 수 있는 기록은 장부와 신고서에 맞게 대사되어야 합니다.

회계 기록에는 장부와 신고서의 차이를 조정한 내역도 포함됩니다(26 CFR 1.446-1(a)(4)). 신고서에서 무엇과 대조할 수 있는지는 사업 형태에 따라 다릅니다. Schedule L은 사업체 신고서에 들어가는 재무상태표입니다.

규모가 작은 사업체는 Schedule L을 작성하지 않아도 될 수 있으며, 규모 기준은 양식 작성 안내에 나와 있습니다. 신고서에 재무상태표가 없다면 대신 명세서와 이전 장부에 맞춰 봅니다.

기존 파일을 고칠 가치가 있는지 어떻게 확인하나요?

이것은 IRS 규정이 아니라 실무 점검입니다. 다음 순서로 세 가지를 확인하세요. 세 가지를 모두 통과하거나, 통과하지 못한 부분을 짚어 낼 수 있다면 파일을 고치는 쪽이 보통 맞습니다.

은행과 맞는다는 것은 장부 잔액이 명세서와 일치한다는 뜻이지, 모든 입력이 올바른 계정에 들어 있다는 뜻은 아닙니다. 또한 확인 2에서 맞지 않는다면 장부와 신고서가 다르다는 뜻일 뿐, 어느 쪽이 틀렸는지는 알려 주지 않습니다. 확인 1과 3을 통과하지 못해도 기록이 남아 있다면 같은 파일 안에서 정리나 밀린 장부 입력으로 해결합니다. 연말 잔액이 마지막으로 제출한 신고서와 다르고 그 차이를 아무도 추적할 수 없다면, 결정하기 전에 다음 섹션을 읽어 보세요.

새 파일을 여는 것이 맞는 경우는 언제이고, 기존 파일에서 무엇을 보관해야 하나요?

연말 잔액이 마지막으로 제출한 신고서와 다르고 그 차이를 아무도 추적할 수 없거나, 마감한 해의 내용이 계속 바뀌어 파일을 기록으로 쓸 수 없거나, 기존 파일을 더 이상 열거나 쓸 수 없다면 새 파일을 여는 것이 맞을 수 있습니다. 새 파일이 기존 파일을 대신할 수는 없습니다. 장부와 기록은 어떤 세법에든 관련될 수 있는 동안 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1).

그 기간은 보통 각 신고서의 제척기간(IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간)이 끝날 때까지이며, 대부분의 근거 서류는 제출일(기한이 더 늦다면 기한일)부터 3년입니다. 파트너십이나 S corporation은 각 소유주의 신고서 기한일 또는 제출일 중 늦은 날부터도 같은 기간이 적용됩니다(Form 1065 작성 안내, Form 1120-S 작성 안내). 신고서에서 빠뜨린 소득이 신고서에 나온 총소득의 25%를 넘는 경우처럼 기간이 더 긴 경우도 있으며, 유효한 신고서를 제출하지 않았거나 허위 신고서를 낸 해에는 기간 제한이 없습니다(Topic 305). 이것은 연방 소득세 신고서의 기간이며, 주 세금을 포함한 다른 세금은 다를 수 있습니다. 전체 목록은 사업 기록 보관 기간에서 볼 수 있습니다.

새 파일을 만든다고 기존 문제가 사라지지는 않습니다. 문제가 목록으로 옮겨질 뿐이며, 기존 파일과 마지막 신고서 사이의 차이마다 여전히 답이 필요합니다.

새 파일이 마지막으로 제출한 신고서와 맞도록 기초 잔액은 어떻게 설정하나요?

마지막으로 제출한 해를 마감한 잔액으로 과세연도 첫날에 새 파일을 열고, 그 이후의 모든 달을 명세서를 보고 입력합니다. 수입 계정과 비용 계정은 과세연도 말에 마감되지만 자산, 부채, 자본 계정은 다음 해로 이월됩니다(Publication 583). 따라서 과세연도 첫날에 시작하는 새 파일은 재무상태표 계정만으로 시작합니다.

보통은 기존 파일의 마감 재무상태표가 기준이고 제출한 신고서는 확인용일 뿐입니다. 하지만 이 경우에는 기존 파일을 믿을 수 없으므로, 제출한 Schedule L의 기말 열이 가장 믿을 만한 마감 재무상태표일 수 있습니다. 각 줄을 서류로 뒷받침해야 하는 합계로 보세요. 서류가 있다면 연말 은행, 카드, 대출 기관 명세서와 감가상각 일람표가 해당합니다. 파트너십 신고서에서는 기초 총자산이 보통 전년도 기말 총자산과 같아야 하며, 차이가 있으면 설명서를 첨부해야 합니다(Form 1065 작성 안내).

모든 빈틈을 금액과 함께 목록으로 정리하고, 서류가 제출한 금액과 다르면 둘 다 적어 둡니다. 빈틈을 억지로 0으로 맞추지 마세요. 제출한 잔액은 그 바탕이 된 장부만큼만 믿을 수 있습니다. 서류와 신고서가 다를 때 어느 금액으로 시작할지는 신고서가 틀렸다는 뜻일 수 있으므로 전문가와 함께 결정할 사항입니다.

Schedule L이 없다면(개인사업자나 소규모 사업체) 명세서와 대출 및 자산 기록으로 기초 잔액을 만듭니다. 전체 단계는 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액에 있습니다. 자본이 맞지 않는 경우는 작년 신고서와 맞지 않는 이익잉여금을 참고하세요. 장부가 생기기 전에 사업이 한동안 운영되었다면 장부를 늦게 시작할 때의 기초 잔액을 참고하세요.

예전 장부로 신고서를 제출했습니다. 그 신고서를 고쳐야 하나요?

자동으로 고쳐야 하는 것은 아닙니다. 신고서에 기재한 금액이 틀렸다면 정정이 필요할 수 있으므로, 바로잡은 장부를 해마다 제출한 신고서와 비교하세요. 개인이 제출 후 오류를 발견하면 수정 신고가 필요할 수 있습니다. S corporation은 수정한 Form 1120-S를 제출하며, 소유주별 금액이 바뀌면 수정한 Schedule K-1도 제출합니다(Form 1120-S 작성 안내). C corporation은 Form 1120-X를 제출합니다(Form 1120 작성 안내). 다수 구성원 LLC를 포함한 파트너십은 기한 내 제출한 신고서에 Schedule B-2로 제외를 선택하지 않았다면 중앙 집중식 세무조사 제도의 적용을 받으며, 제외 선택은 적격 파트너가 100명 이하인 파트너십만 할 수 있습니다. 이 제도의 적용을 받는 파트너십은 보통 수정 신고서나 수정한 Schedule K-1이 아니라 행정 조정 신청서(administrative adjustment request)를 제출합니다. 제외를 선택한 파트너십은 수정한 Schedule K-1과 함께 Form 1065를 수정 신고합니다(Form 1065 작성 안내). 제출한 각 신고서에서 Schedule B-2를 확인하세요.

바로잡은 총수입, 각 비용, Schedule L 잔액을 신고서와 나란히 맞춰 보세요. 결과는 세 가지입니다.

환급 청구는 보통 원 신고서 제출 후 3년 또는 세금 납부 후 2년 중 더 늦은 시점 안에 해야 합니다(IRS). IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간은 사업 기록 보관 기간에 있습니다. 단계, 양식, 소유주 신고서에 미치는 영향은 제출한 사업체 신고서 정정하기에서 다룹니다.

장부를 정리하면서 회계 방식을 바꿔도 되나요?

기재 오류나 계산 오류를 바로잡는 것은 회계 방식 변경이 아닙니다. 방식을 바꾸거나 반복되는 항목을 반영하는 시점을 바꾸는 것은 변경이며, 먼저 IRS의 동의를 받아야 합니다(Publication 538). 장부를 작성하는 방식을 바꾸는 납세자는 새 방식이 적절하더라도 새 방식으로 소득을 계산하기 전에 동의를 받아야 합니다(26 CFR 1.446-1(e)). 신청은 Form 3115로 하며(Form 3115 안내), 기한은 절차에 따라 다릅니다. 사전 동의 신청은 보통 변경하는 과세연도 중에 제출합니다(26 CFR 1.446-1(e)(3)). 자동 변경(Publication 538)은 그해의 신고서를 기한(연장 포함) 안에 제출할 때 첨부하고, 서명한 사본은 그해 첫날 이후 신고서를 제출하는 날 이전에 IRS에 보냅니다(Form 3115 작성 안내). 장부나 신고서를 바꾸기 전에 어느 절차가 적용되는지 확인하세요.

동의는 이미 쓰고 있는 방식에서 바꾸는 경우에 필요합니다. 납세자는 사업을 처음 신고하는 신고서에서 허용되는 어떤 방식이든 선택할 수 있으며, 그 신고서에 나타난 처음 쓴 방식을 이후에도 일관되게 따라야 합니다(26 CFR 1.446-1(e)(1) 및 (d)(1), Publication 538). 제출하지 않은 이후 연도가 있어도 그 선택이 다시 열리지는 않습니다. 허용된 변경을 하지 않는 한 확립된 방식이 보통 계속 적용됩니다. 어떤 항목의 처리가 이미 방식을 정했는지는 사실관계에 따라 달라지므로, 장부를 다시 만들기 전에 전문가에게 물어봐야 하는 문제입니다.

함정은 조용히 찾아옵니다. 신고서의 방식은 장부의 방식과 연결되어 있습니다. 개인사업자는 같은 방식을 써야 하고(Publication 334), S corporation은 장부를 작성할 때 정기적으로 쓰는 방식을 써야 하며(Form 1120-S 작성 안내), 파트너십은 장부와 대사할 수 있는 방식을 써야 합니다(Form 1065 작성 안내). 바로잡은 장부가 제출한 신고서와 비교해 어떤 항목을 반영하는 시점을 바꾼다면 방식 변경일 수 있습니다. 변경할 때는 소득과 비용이 중복되거나 빠지지 않도록 조정이 필요할 수도 있습니다(Schedule C 작성 안내).

제출한 신고서가 해마다 다른 방식을 썼다면, IRS는 소득을 분명하게 반영한다고 판단하는 방식으로 소득을 계산할 수 있습니다(Publication 538). 장부를 바꾸기 전에 전문가의 검토가 필요합니다. 앞으로 쓸 방식을 고르려면 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를, 전환 방법은 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요. 현금주의 신고서와 발생주의 장부를 함께 쓰는 문제는 별개이며, 발생주의 장부와 현금주의 세금 신고서에서 다룹니다.

다른 회계 프로그램으로 옮겨서 제대로 새로 시작해야 할까요?

다른 프로그램으로 옮겨도 답은 달라지지 않습니다. IRS가 정하는 것은 장부가 무엇을 보여 주고 입증해야 하는지이며, 장부를 담는 소프트웨어가 아닙니다(Topic 305, Publication 583). 세 가지 확인, 기초 잔액, 기존 기록을 보관할 의무는 모두 그대로입니다.

기존 파일의 내역을 새 프로그램으로 가져오면 오류도 함께 복사됩니다. 제출한 잔액으로 새 프로그램을 열면 내역은 기존 파일에 남으며, 그러면 기존 파일을 계속 읽을 수 있는 상태로 보관해야 합니다. 새 프로그램으로 가져올 항목은 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기에서 확인하세요.

구독이 끝나기 전에 원장, 보고서, 계정 목록을 내보내 두세요. 회계 소프트웨어 해지 시 보관할 기록에 목록이 있습니다.

무엇을 준비해야 하고, 장부를 고칠 사람은 언제 고용해야 하나요?

견적을 받거나 작업을 시작하기 전에 다음을 준비하세요.

• 해당 기간의 모든 은행, 카드, 대출, 결제 대행사 계좌의 달별 명세서.
• 사업체별로 마지막으로 제출한 신고서, 모든 부속 명세서, Schedule K-1(소유주별 소득 배분 몫).
• 기존 파일의 내보내기 파일: 마지막으로 제출한 해의 연말 기준 원장, 계정 목록, 보고서.
• 급여 보고서, 대출 명세서, 자산과 감가상각 기록.

다음 중 하나라도 해당하면 도움을 받는 것이 좋습니다. 각 항목은 장부 문제에 세무 문제를 더합니다.

• 제출 기한이 닥쳤는데 장부가 은행이나 마지막으로 제출한 신고서와 맞지 않습니다.
• 세금 신고 대행인이 이 파일로는 신고서를 뒷받침할 수 없다고 했습니다.
• 지금은 잘못된 것으로 보이는 장부로 이미 신고서를 제출했습니다.
• 신고서를 제출하지 않은 해가 있습니다.
• 여러 사업체나 소유주가 계좌를 같이 씁니다.
• 급여세나 판매세 잔액이 제출했거나 납부한 금액과 맞지 않습니다.
• 신고서에 대한 IRS 통지서를 받았습니다.

작업 비용과 업체에 물어볼 질문은 밀린 장부 입력 비용과 밀린 장부 입력 서비스 고르기를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

베이커리 LLC: 모든 달이 맞지만 한 계정에 US$40,000가 있는 경우

단일 구성원 LLC(Schedule C)에 2년 치 입력이 있습니다. 기타 계정에 US$40,000가 있으며, 1년 차에서 US$25,000, 2년 차에서 US$15,000가 쌓였습니다. 매달 잔액이 은행 명세서와 맞으므로 장부 잔액은 은행과 일치하고 은행 확인은 통과합니다. 해마다 Schedule C를 지금의 장부로 작성했다고 가정합니다.

이것은 처음부터 다시 시작하는 것이 아니라 기존 파일의 정리입니다. 항목마다 소모품, 소유주 인출금, 대출 상환처럼 맞는 계정으로 옮깁니다. 그다음 해마다 Schedule C와 비교합니다. 정리하면서 1년 차나 2년 차의 줄이 달라지면 그 신고서를 바로잡은 금액과 비교합니다. 처음부터 다시 시작하면 분류 문제 하나를 고치려고 대사가 끝난 2년 치 내역을 버리게 됩니다.

구성원이 두 명인 LLC: 14개월 동안 입력이 없는 경우

파트너십으로 과세되는 LLC가 14개월 동안 아무것도 입력하지 않았지만 은행 명세서는 모두 갖고 있습니다. 그중 3개월은 1년 차에 속하며, 그 해의 Form 1065는 제출했습니다. 11개월은 2년 차에 속하며 신고서 기한은 아직 오지 않았습니다.

이것은 현재 파일에서 하는 밀린 장부 입력입니다. 1년 차의 3개월을 먼저 입력합니다. 1년 차 기말 현금 US$12,000를 제출한 Schedule L의 현금과 비교하고, 신고서에 Schedule L이 없었다면 연말 명세서와 비교합니다. 차이가 있으면 목록에 올리고, 1년 차를 확정된 것으로 보기 전에 검토합니다. 그다음 2년 차의 11개월을 한 달씩 입력하고, 다음 달로 넘어가기 전에 달마다 대사합니다. 처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다.

S corporation: 파일이 작년 재무상태표와 맞지 않는 경우

제출한 2년 차 Schedule L에는 현금 US$30,000, 장비 US$45,000, 주주 대여금 US$50,000이 있습니다. 기존 파일에는 현금 US$26,000, 장비 US$38,000, 주주 대여금 US$20,000이 있습니다. 신고서를 제출한 뒤에 마감한 해가 수정되었고 이전 장부 담당자는 떠났기 때문에, 어떤 입력이 바뀌었는지 아무도 말할 수 없습니다. 세 계정이 어긋나 있고 내역을 추적할 수 없습니다.

새 파일은 3년 차 첫날에 제출한 잔액으로 엽니다. 기존 파일은 보관합니다. 신고서 작성자에게 줄 목록에는 현금 US$4,000, 장비 US$7,000, 주주 대여금 US$30,000의 세 가지 차이를 기록합니다. 명세서와 대출 기록을 보면 차이마다 어느 쪽이 사실과 맞는지 알 수 있습니다. 신고서가 맞았다면 차이는 기존 파일에 있으므로 기초 잔액은 그대로입니다. 신고서가 틀렸다면 그 연도와 거기서 나온 주주별 금액을 검토 목록에 올리고, 기초 잔액도 함께 바뀝니다.

상황이 다르신가요?

• 제출 기한이 닥쳤는데 장부가 은행이나 마지막으로 제출한 신고서와 맞지 않는 경우: 어떤 방식이 맞는지는 남아 있는 기록과 수정 신고가 필요할 수 있는 부분에 따라 달라지므로 장부 관리 도움을 받으세요. 기한 연장은 보통 신고서 기한일까지 신청해야 하며, 제출 기한만 연장하고 납부 기한은 연장하지 않습니다(Topic 304, Form 7004 작성 안내). 한 달씩 처리하는 방법과 기한 연장 단계는 밀린 장부 가이드에서 다룹니다.
• 잘못된 장부로 이미 신고서를 제출한 경우: 먼저 바로잡은 금액을 비교한 다음 제출한 사업체 신고서 정정하기를 참고하세요. 장부 자체를 다시 만들어야 한다면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 세금 신고 대행인이 파일을 거절한 경우: 장부 정리 체크리스트를 따라 해 보세요. 그래도 파일이 맞지 않으면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 기록이 없어진 경우: 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요. 명세서까지 없어졌다면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 신고서를 제출하지 않은 해가 있는 경우: 제출하지 않은 사업체 신고서 따라잡기를 참고하세요.
• 여러 사업체나 소유주가 계좌를 같이 쓰는 경우: 여러 회사의 장부를 참고하고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 급여 잔액이 정리되지 않는 경우: 정리되지 않는 급여 부채를 참고하고, 제출했거나 납부한 금액과 여전히 맞지 않으면 장부 관리 도움을 받으세요. 원천징수한 급여세를 고의로 납부하지 않았다면 사업체뿐 아니라 책임 있는 사람에게도 미납세가 부과될 수 있습니다(IRS). 신탁기금 회수 가산세 가이드를 참고하세요.
• 신고서에 대한 IRS 통지서를 받은 경우: 답변 기한은 통지서에 적혀 있습니다. 사업체에 온 IRS 통지서를 참고하고, 그 바탕이 된 장부가 맞지 않으면 장부 관리 도움을 받으세요.
• 회사가 캐나다 회사인 경우: 캐나다에서 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.