Eski Muhasebe Dosyasını Düzeltmek mi, Yeniden mi Başlamak?

Muhasebe temizliği, eksik ayları tamamlama ve yeniden oluşturma arasındaki fark nedir?

Temizlik yanlış olan kayıtları düzeltir, tamamlama hiç girilmemiş ayları ekler, yeniden oluşturma artık var olmayan kayıtları baştan kurar. Burada anılan IRS kaynaklarının hiçbiri bu sözcükleri tanımlamaz. Bunlar bir dosyadaki sorunu anlatan çalışma adlarıdır ve çoğu dosyada birden fazlası gerekir. Dosyadaki her açığın adı konabiliyorsa eski dosyayı düzeltmek genellikle uygundur; bir açığın izi sürülemiyorsa son verilen beyannamedeki bakiyelerden açılan yeni bir dosya uygun olabilir. Her iki durumda da eski dosya saklanır.

Üçü de aynı şeyi hedefler: her beyannamedeki geliri, indirimleri ve kredileri ortaya koyan defterler (26 CFR 1.6001-1). Gecikmiş kayıtlar için ay ay izlenecek yöntem Gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberindedir. Hazırlayıcı dosyayı görmeden önce yapılacak düzeltmeler muhasebe temizliği kontrol listesinde, her şeyin atıldığı hesabı boşaltma vergi zamanından önce sınıflandırılmamış giderler rehberinde, karışmış kişisel para ise işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberindedir.

Şu durumlarda iş basit değildir: beyanname şimdi veriliyor, hazırlayıcı dosyayı reddetti, beyannameler zaten kötü kayıtlardan verildi, bir yılın beyannamesi yok, birkaç işletme aynı hesapları kullanıyor, kayıtlar eksik ya da bir IRS bildirimi geldi. Bu durumlarda defterler değişmeden önce genellikle bir uzmanın incelemesi gerekir; bkz. muhasebe desteği. Önce şunları toplayın: her ayın banka ve kart hesap özetleri, son verilen beyanname, eski dosyanın dışa aktarımı, bordro ve kredi raporları.

Dağınık muhasebe kayıtları: hangisi gerekli, temizlik mi, tamamlama mı, yoksa yeni dosya mı?

Aylar bankayla eşleşiyor ama kategoriler yanlışsa temizlik, bütün aylar eksikse tamamlama, kayıtlar kaybolmuşsa yeniden oluşturma, defterler bankayla ya da son beyannameyle eşleştirilemiyorsa yeni dosya uygundur. Çoğu dosyada birden fazla belirti vardır; önce yeniden oluşturma gelir, çünkü diğer ikisi onun kayıtlarına ihtiyaç duyar.

Bu yönlendirme bir çalışma yöntemidir, IRS kuralı değildir.

Hangi yolu seçersem seçeyim, IRS için defterlerim neyi göstermeli?

Defterler her beyannamedeki brüt geliri, indirimleri ve kredileri ortaya koymalı; bunların arkasındaki kayıtlar herhangi bir vergi kanunu açısından önemli olabileceği sürece erişilebilir kalmalıdır (26 CFR 1.6001-1). IRS belirli bir muhasebe yöntemi şart koşmaz; ancak kullanılan yöntem gelir ve giderleri açıkça ve doğru biçimde yansıtmalıdır (Topic 305).

Publication 583 şu uygulamaları anlatır: defterlerin arkasındaki belgeleri saklayın (faturalar, makbuzlar, para yatırma fişleri, ödenmiş çekler ve hesap özetleri), her banka hesabını her ay hesap özetiyle eşleştirin ve işletme ile kişisel hesapları ayrı tutun. Defterler bilgisayarlıysa makinenin okuyabildiği kayıtlar defterlerle ve beyannameyle mutabık olmalıdır.

Muhasebe kayıtları, defterlerle beyanname arasındaki farkların mutabakatını da içerir (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Beyannamede eşleştirebileceğiniz kalemler işletmeye göre değişir. Schedule L, kuruluş beyannamesindeki bilançodur:

Küçük bir kuruluşun Schedule L'yi doldurması gerekmeyebilir; boyut testini form talimatları belirler. Beyannamede bilanço yoksa bunun yerine hesap özetleriyle ve önceki defterlerle eşleştirin.

Eski dosyanın düzeltmeye değip değmediğini nasıl sınarım?

Bu bir çalışma testidir, IRS kuralı değildir. Üç kontrolü şu sırayla yapın. Üçü de geçerse ya da yalnızca adını koyabileceğiniz yerlerde başarısız olursa dosyayı düzeltmek genellikle uygundur.

Bankayla eşleştirme, defter bakiyesinin hesap özetiyle uyumlu olduğunu gösterir; her kaydın doğru hesapta olduğunu göstermez. Başarısız bir 2. kontrol de defterlerle beyannamenin uyuşmadığını söyler, hangisinin yanlış olduğunu söylemez. 1. ve 3. kontroller başarısız olur ama kayıtlar mevcutsa yol, aynı dosya içinde temizlik ya da tamamlamadır. Yıl sonu bakiyeleri son verilen beyannameyle uyuşmuyorsa ve açığı kimse izleyemiyorsa karar vermeden önce sonraki bölümü okuyun.

Yeni dosya açmak ne zaman mantıklıdır ve eski dosyadan neleri saklamaya devam ederim?

Yeni dosya şu durumlarda mantıklı olabilir: yıl sonu bakiyeleri son verilen beyannameyle uyuşmuyor ve açığı kimse izleyemiyorsa, kapanmış yıllar sürekli değişiyor ve dosya kayıt olarak kullanılamıyorsa ya da eski dosya artık açılamıyor veya kullanılamıyorsa. Yeni dosya eskisinin yerini hiçbir zaman tutmaz: defterler ve kayıtlar herhangi bir vergi kanunu açısından önemli olabileceği sürece saklanmalıdır (26 CFR 1.6001-1).

Bu süre genellikle her beyannamenin zamanaşımı süresinin (IRS'nin ek vergi tarh edebileceği süre) sonuna kadardır; çoğu belge için bu süre beyannamenin verilmesinden (daha geçse son tarihinden) itibaren 3 yıl olur. Ortaklık veya S şirketi için aynı süre, her sahibin beyannamesinin son tarihinden ya da verilme tarihinden, hangisi daha geçse, de işler (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları). Bazı durumlarda daha uzundur; örneğin beyannamede gösterilen brüt gelirin %25 değerinden fazlası beyan dışı bırakılmışsa. Geçerli bir beyannamesi olmayan ya da hileli bir beyannamesi olan yıl için ise süre sınırı yoktur (Topic 305). Bunlar federal gelir vergisi beyannameleri için geçerli sürelerdir; eyalet vergileri dahil diğer vergiler farklı olabilir. Tam liste İşletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir.

Yeni dosya eski sorunları ortadan kaldırmaz. Onları bir listeye taşır: eski dosya ile son beyanname arasındaki her farkın yine bir cevabı olması gerekir.

Yeni dosyanın son verilen beyannameyle uyuşması için açılış bakiyelerini nasıl belirlerim?

Yeni dosyayı bir vergi yılının ilk gününde, son verilen yılı kapatan bakiyelerle açın; sonra o günden bu yana her ayı hesap özetlerinden girin. Gelir ve gider hesapları her vergi yılı sonunda kapanır; varlık, borç ve özkaynak hesapları ise sonraki yıla devreder (Publication 583). Bu yüzden bir vergi yılının ilk gününde başlayan yeni dosya yalnızca bilanço hesaplarıyla açılır.

Normalde kaynak eski dosyanın kendi kapanış bilançosudur ve verilen beyanname yalnızca kontrol işlevi görür. Burada eski dosyaya güvenilemediği için verilen Schedule L'nin son sütunu mevcut en iyi kapanış bilançosu olabilir. Her satırını, varsa bir belgeyle desteklenecek toplam olarak ele alın (yıl sonu banka, kart ve kredi veren hesap özetleri, amortisman çizelgesi). Ortaklık beyannamesinde başlangıç toplam varlıkları genellikle bir önceki yılın kapanış toplam varlıklarına eşit olmalı ve bir fark için ek bir açıklama eklenmelidir (Form 1065 talimatları).

Her açığı tutarıyla listeleyin; bir belge verilen rakamla çelişiyorsa ikisini de not edin. Açığı zorla sıfıra getirmeyin: beyan edilen bakiye, geldiği defterler kadar güvenilirdir. Bir belge beyannameyle çelişiyorsa hangi rakamla açılacağı bir uzmanla verilecek karardır, çünkü bu beyannamenin yanlış olduğu anlamına gelebilir.

Schedule L yoksa (şahıs işletmesi sahibi veya küçük bir kuruluş), açılış bakiyelerini hesap özetlerinden ve kredi ile varlık kayıtlarından kurun. Tam adımlar Muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri rehberindedir. Uyuşmayan özkaynak için geçen yılın beyannamesiyle uyuşmayan birikmiş kâr rehberine bakın. İşletme, hiç defter tutulmadan bir süre çalıştıysa defterler geç başladığında açılış bakiyeleri rehberine bakın.

Eski defterlerim beyanname vermek için kullanıldı: o beyannameler düzeltilmeli mi?

Kendiliğinden değil. Bir beyannamede bildirilen tutar yanlışsa düzeltilmesi gerekebilir; bu yüzden düzeltilmiş defterleri verilen her beyannameyle yıl yıl karşılaştırın. Beyanname verdikten sonra hata bulan bir birey düzeltme beyannamesi vermek zorunda olabilir. S şirketi düzeltilmiş bir Form 1120-S verir; sahiplere ait rakamlar değişiyorsa düzeltilmiş Schedule K-1'ler de eklenir (Form 1120-S talimatları). C şirketi ise Form 1120-X verir (Form 1120 talimatları). Çok üyeli LLC dahil bir ortaklık, süresinde verilen beyannamesinde Schedule B-2 ile bu rejimden çıkmayı seçmediyse merkezî denetim rejimine tabidir; bunu yalnızca en çok 100 uygun ortağı olan bir ortaklık yapabilir. Bu rejimdeki bir ortaklık genellikle düzeltme beyannamesi veya düzeltilmiş Schedule K-1'ler değil, idari düzeltme talebi (administrative adjustment request) verir; rejimden çıkmayı seçen ortaklık ise Form 1065'ini düzeltilmiş Schedule K-1'lerle düzeltir (Form 1065 talimatları). Verilen her beyannamede Schedule B-2'yi kontrol edin.

Düzeltilmiş brüt hasılatı, her gideri ve Schedule L bakiyelerini beyannameyle yan yana koyun. Üç sonuç olabilir:

İade talebi genellikle asıl beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonra veya verginin ödenmesinden 2 yıl sonra, hangisi daha sonraysa içinde yapılmalıdır (IRS); IRS'nin ek vergi tarh edebileceği süre İşletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberindedir. Adımlar, formlar ve sahip beyannamelerine etkileri Verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberindedir.

Temizlik sırasında muhasebe yöntemimi değiştirebilir miyim?

Bir kayıt veya hesap hatasını düzeltmek yöntem değişikliği değildir; yöntem değiştirmek ya da yinelenen bir kalemin hangi dönemde sayıldığını değiştirmek ise değişikliktir ve önce IRS'nin onayını gerektirir (Publication 538). Defterleri tutmak için kullandığı yöntemi değiştiren bir mükellef, yeni yöntem uygun bir yöntem olsa bile, geliri yeni yönteme göre hesaplamadan önce onay almak zorundadır (26 CFR 1.446-1(e)). Talep Form 3115 ile yapılır (Form 3115 hakkında); son tarih izlenen usule bağlıdır. Önceden onay talebi genellikle değişikliğin yapıldığı vergi yılı içinde verilir (26 CFR 1.446-1(e)(3)). Otomatik değişiklik (Publication 538) ise o yılın süresinde verilen beyannamesine, uzatmalar dahil, eklenir; imzalı bir kopya da yılın ilk gününden önce olmamak ve beyannamenin verildiği tarihten sonra olmamak üzere IRS'ye gönderilir (Form 3115 talimatları). Defterleri ya da beyannameyi değiştirmeden önce hangi usulün geçerli olduğunu kontrol edin.

Onay, halihazırda kullanılan yöntemden yapılan değişiklik için geçerlidir. Mükellef, işletmeyi bildiren ilk beyannamede izin verilen herhangi bir yöntemi benimseyebilir; o beyannamede görünen ve ilk kullanılan yöntem sonrasında tutarlı biçimde izlenmelidir (26 CFR 1.446-1(e)(1) ve (d)(1); Publication 538). Verilmemiş sonraki bir yıl bu seçimi yeniden açmaz: izin verilen bir değişiklik yapılmadıkça yerleşik yöntem genellikle sürer. Bir kalemin işlenişinin zaten bir yöntem belirleyip belirlemediği olgulara bağlıdır; defterler yeniden yapılmadan önce bir uzmana sorulması gereken bir sorudur.

Tuzak sessizdir. Bir beyannamenin yöntemi, defterlerin yöntemine bağlıdır: şahıs işletmesi sahibi için aynı yöntem (Publication 334), S şirketi için defterlerin tutulmasında düzenli olarak kullanılan yöntem (Form 1120-S talimatları), ortaklık için defterlerle mutabakat sağlanabilen bir yöntem (Form 1065 talimatları). Düzeltilmiş defterler, verilen beyannamelerle karşılaştırıldığında bir kalemin hangi dönemde sayıldığını değiştiriyorsa bu bir yöntem değişikliği olabilir. Bir değişiklik, gelir ve giderlerin ne mükerrer sayılması ne de dışarıda bırakılması için bir düzeltme de gerektirebilir (Schedule C talimatları).

Verilen beyannameler farklı yıllarda farklı yöntemler kullandıysa IRS, kendi görüşüne göre geliri açıkça yansıtan bir yönteme göre geliri hesaplayabilir (Publication 538). Bu, kimse defterleri değiştirmeden önce bir uzmanın incelemesini gerektirir. İleriye dönük yöntem seçimi için küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu rehberine, geçiş için nakit esasından tahakkuk esaslı muhasebeye geçiş rehberine bakın. Nakit esaslı beyannamenin yanında tahakkuk esaslı defterler ayrı bir sorudur: tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi.

Başka bir muhasebe programına geçip işe baştan başlamalı mıyım?

Başka bir programa geçmek cevabı değiştirmez. IRS, defterlerin neyi göstermesi ve kanıtlaması gerektiğini belirler; onları tutan yazılımı belirlemez (Topic 305; Publication 583). Üç kontrol, açılış bakiyeleri ve eski kayıtları saklama yükümlülüğü aynı kalır.

Eski dosyanın geçmişini yeni bir programa aktarmak, hatalarını da kopyalar. Yeni programı beyan edilen bakiyelerden açmak ise geçmişi eski dosyada bırakır; o dosyanın bundan sonra okunabilir kalması gerekir. Yeni bir programa nelerin getirileceği yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirme rehberindedir.

Abonelik bitmeden önce defterleri, raporları ve hesap listelerini dışa aktarın. Muhasebe yazılımı iptal edilirken saklanacak kayıtlar rehberi bunları listeler.

Neleri hazır bulundurmalıyım ve defterleri düzeltmesi için ne zaman birini tutmalıyım?

Biri teklif vermeden ya da işe başlamadan önce şunları hazır bulundurun:

• Dönemdeki her ay için tüm banka, kart, kredi ve ödeme işlemcisi hesaplarının hesap özetleri.
• Her işletme için son verilen beyanname, tüm ekleri ve Schedule K-1'ler (her sahibin gelirdeki payı) ile birlikte.
• Eski dosyanın dışa aktarımı: son verilen yıl sonu itibarıyla defterler, hesap listesi ve raporlar.
• Bordro raporları, kredi hesap özetleri, varlık ve amortisman kayıtları.

Şu durumlardan biri geçerliyse yardım almak mantıklıdır. Her biri muhasebe sorusuna bir vergi sorusu ekler:

• Bir beyanname veriliyor ve defterler ne bankayla ne de son verilen beyannameyle eşleşiyor.
• Bir hazırlayıcı dosyanın beyannameyi destekleyemeyeceğini söyledi.
• Beyannameler, şimdi yanlış görünen defterlerden zaten verildi.
• Bir yılın beyannamesi verilmemiş.
• Birkaç işletme veya sahip aynı hesapları kullanıyor.
• Bordro ya da satış vergisi bakiyeleri verilen veya ödenenle uyuşmuyor.
• Bir beyannameyle ilgili IRS bildiriminiz var.

İşin maliyeti ve bir sağlayıcıya ne sorulacağı için bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama maliyeti ve gecikmiş muhasebe kayıtları hizmeti seçimi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Bir pastane LLC'si: her ay eşleşiyor ama US$40.000 tek bir hesapta duruyor

Tek üyeli bir LLC'nin (Schedule C) iki yıllık kayıtları var. Her şeyin atıldığı bir hesapta US$40.000 duruyor: 1. yıldan US$25.000, 2. yıldan US$15.000. Her ayın bakiyesi hesap özetiyle uyuşuyor; yani defter bakiyesi bankayla uyumlu ve banka kontrolü geçiyor. Her yılın Schedule C'sinin defterlerin mevcut haliyle hazırlandığını varsayın.

Bu, mevcut dosyanın temizliğidir, baştan başlamak değil. Her kalem ait olduğu hesaba ayrılır; örneğin malzemeler, sahip çekimleri veya kredi ödemeleri. Sonra her yıl kendi Schedule C'siyle karşılaştırılır. Ayırma işlemi 1. yılda ya da 2. yılda bir satırı oynatırsa o beyanname düzeltilmiş rakamla karşılaştırılır. Baştan başlamak, bir kategori sorununu düzeltmek için iki yıllık mutabık geçmişi çöpe atmak olurdu.

İki üyeli bir LLC: 14 ay hiçbir şey girilmemiş

Ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC 14 ay hiçbir şey girmedi ama her banka hesap özetini sakladı. Aylardan üçü, Form 1065'i verilmiş olan 1. yıla düşüyor. On biri, beyannamesinin son tarihi henüz gelmemiş olan 2. yıla düşüyor.

Bu, mevcut dosyada tamamlamadır. Önce 1. yılın üç ayı girilir. 1. yılın kapanış nakdi olan US$12.000, verilen Schedule L'deki nakitle ya da beyannamede Schedule L yoksa yıl sonu hesap özetiyle karşılaştırılır. Fark listeye yazılır ve 1. yıl, kesinleşmiş sayılmadan önce incelenir. Sonra 2. yılın on bir ayı tek tek girilir; her biri bir sonrakinden önce mutabakata bağlanır. Baştan başlamak gerekmez.

Bir S şirketi: dosya geçen yılın bilançosuyla eşleşmiyor

Verilen 2. yıl Schedule L'si US$30.000 nakit, US$45.000 ekipman ve US$50.000 hissedar kredisi gösteriyor. Eski dosya US$26.000 nakit, US$38.000 ekipman ve US$20.000 hissedar kredisi gösteriyor. Kapanmış yıllar beyanname verildikten sonra düzenlenmiş ve önceki muhasebe sorumlusu ortada yok; bu yüzden hangi kayıtların kaydığını kimse söyleyemiyor. Üç hesap tutmuyor ve geçmişin izi sürülemiyor.

Yeni dosya, 3. yılın ilk gününde, beyan edilen bakiyelerden açılır. Eski dosya saklanır. Hazırlayıcı için hazırlanan liste üç açığı kaydeder: US$4.000 nakit, US$7.000 ekipman ve US$30.000 hissedar kredisi. Hesap özetleri ve kredi kayıtları, her açığın hangi tarafının olgulara uyduğunu gösterir. Beyanname doğruysa açık eski dosyadadır ve açılış bakiyesi geçerlidir. Beyanname yanlışsa o yıl, ondan gelen hissedar rakamlarıyla birlikte inceleme listesine girer ve açılış bakiyesi de onunla birlikte değişir.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Bir beyanname veriliyor ve defterler ne bankayla ne de son verilen beyannameyle eşleşiyor: hangi yolun uygun olduğu hangi kayıtların bulunduğuna ve nelerin düzeltilmesi gerekebileceğine bağlıdır; bu yüzden muhasebe desteği alın. Süre uzatımı genellikle beyannamenin son tarihine kadar talep edilmelidir ve ödeme süresini değil, beyanname verme süresini uzatır (Topic 304; Form 7004 talimatları). Gecikmiş kayıtları tamamlama rehberi ay ay izlenecek yöntemi ve süre uzatımı adımlarını kapsar.
• Beyannameler zaten kötü defterlerden verildi: önce düzeltilmiş rakamları karşılaştırın, sonra Verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberini kullanın. Defterlerin kendisi yeniden yapılacaksa muhasebe desteği alın.
• Bir hazırlayıcı dosyayı reddetti: temizlik kontrol listesini uygulayın; dosya yine de eşleşmiyorsa muhasebe desteği alın.
• Kayıtlar eksik: bkz. Banka hesap özetlerinden defterleri yeniden kurma. Hesap özetlerinin kendisi de kayıpsa muhasebe desteği alın.
• Bir yılın beyannamesi verilmemiş: bkz. Verilmemiş işletme beyannamelerinin tamamlanması.
• Birkaç işletme veya sahip aynı hesapları kullanıyor: bkz. Birkaç şirket için muhasebe kayıtları ve muhasebe desteği alın.
• Bordro bakiyeleri kapanmıyor: bkz. Kapanmayan bordro yükümlülükleri; verilen veya ödenenle hâlâ uyuşmuyorsa muhasebe desteği alın. Stopaj yapılıp ödenmemiş bordro vergisi, yalnızca işletmeye değil, bunu bilerek ödemeyen sorumlu kişiye de tarh edilebilir (IRS); bkz. güven fonu kurtarma cezası rehberi.
• Bir beyannameyle ilgili IRS bildiriminiz var: yanıt süresi bildirimin üzerindedir. Bkz. İşletmenize gelen IRS bildirimi; arkasındaki defterler eşleşmiyorsa muhasebe desteği alın.
• Şirket Kanadalı: bkz. Kanada'da gecikmiş muhasebe kayıtlarının tamamlanması.