حساب کتاب کی صفائی یا کیچ اپ: پرانی فائل ٹھیک کریں یا نئی بنائیں

حساب کتاب کی صفائی، کیچ اپ اور تعمیر نو میں کیا فرق ہے؟

صفائی ان اندراجات کو ٹھیک کرتی ہے جو غلط ہیں، کیچ اپ ان مہینوں کو شامل کرتا ہے جو کبھی درج ہی نہیں ہوئے، اور تعمیر نو ان ریکارڈز کو دوبارہ بناتی ہے جو اب موجود نہیں۔ یہاں دیے گئے IRS ذرائع میں سے کوئی بھی ان الفاظ کی تعریف نہیں کرتا۔ یہ فائل کی خرابی بتانے کے عملی نام ہیں، اور زیادہ تر فائلوں کو ایک سے زیادہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ جب پرانی فائل کا ہر خلا نام لے کر بتایا جا سکے تو اسے ٹھیک کرنا عموماً مناسب ہے؛ جب کسی خلا کا سراغ نہ ملے تو آخری جمع شدہ بیلنس سے کھولی گئی نئی فائل مناسب ہو سکتی ہے، اور دونوں صورتوں میں پرانی فائل رکھی جاتی ہے۔

تینوں کا مقصد ایک ہی ہے: ایسا حساب کتاب جو ہر گوشوارے کی آمدنی، کٹوتیوں اور کریڈٹس کو ثابت کرے (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔ پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کا مہینہ بہ مہینہ طریقہ پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کی تلافی میں ہے۔ گوشوارہ تیار کرنے والے کے فائل دیکھنے سے پہلے جو درستیاں کرنی ہیں وہ حساب کتاب کی صفائی کی چیک لسٹ میں ہیں، عمومی اکاؤنٹ خالی کرنا ٹیکس کے وقت سے پہلے غیر زمرہ بند اخراجات میں ہے، اور ملی ہوئی ذاتی رقم کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا میں ہے۔

معاملہ سادہ نہیں رہتا جب گوشوارہ ابھی واجب ہو، گوشوارہ تیار کرنے والے نے فائل لینے سے انکار کر دیا ہو، خراب حساب کتاب سے گوشوارے پہلے جمع ہو چکے ہوں، کسی سال کا گوشوارہ نہ ہو، کئی ادارے اکاؤنٹس مشترک رکھتے ہوں، ریکارڈ گم ہوں، یا IRS کا نوٹس آ چکا ہو۔ ایسی صورتوں میں حساب کتاب بدلنے سے پہلے عموماً کسی پیشہ ور سے جائزہ لینا پڑتا ہے؛ دیکھیں بک کیپنگ میں مدد۔ پہلے جمع کریں: ہر مہینے کی بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، آخری جمع شدہ گوشوارہ، پرانی فائل کی ایکسپورٹ، اور پے رول اور قرض کی رپورٹس۔

حساب کتاب بگڑا ہوا ہے: مجھے کیا چاہیے، صفائی، کیچ اپ یا نئی فائل؟

صفائی تب مناسب ہے جب مہینے بینک سے مل رہے ہوں مگر زمرے غلط ہوں، کیچ اپ تب جب پورے مہینے غائب ہوں، تعمیر نو تب جب ریکارڈ گم ہو چکے ہوں، اور نئی فائل تب جب حساب کتاب کو بینک یا آخری گوشوارے سے ملایا نہ جا سکے۔ زیادہ تر فائلوں میں ایک سے زیادہ علامتیں ہوتی ہیں؛ تعمیر نو سب سے پہلے آتی ہے کیونکہ باقی دونوں کو اسی کا ریکارڈ چاہیے۔

یہ راستہ ایک عملی طریقہ ہے، IRS کا قاعدہ نہیں۔

جو بھی راستہ چنوں، IRS کے لیے میرے حساب کتاب کو کیا دکھانا ہوگا؟

حساب کتاب کو ہر گوشوارے کی کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس ثابت کرنے چاہییں، اور ان کے پیچھے کا ریکارڈ اتنی دیر دستیاب رہنا چاہیے جتنی دیر وہ کسی بھی ٹیکس قانون کے لیے اہم ہو سکتا ہے (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔ IRS کسی خاص بک کیپنگ طریقے کا تقاضا نہیں کرتا، لیکن استعمال ہونے والا طریقہ آمدنی اور اخراجات کو واضح اور درست دکھائے (Topic 305)۔

Publication 583 یہ طریقے بتاتی ہے: حساب کتاب کے پیچھے کی معاون دستاویزات رکھیں (انوائسز، رسیدیں، ڈپازٹ سلپس، منسوخ شدہ چیک اور اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹس)، ہر بینک اکاؤنٹ کو ہر ماہ اس کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں، اور کاروباری اور ذاتی اکاؤنٹس الگ رکھیں۔ اگر حساب کتاب کمپیوٹر پر ہے تو مشین سے پڑھے جانے والے ریکارڈ حساب کتاب اور گوشوارے سے مل جانے چاہییں۔

اکاؤنٹنگ ریکارڈ میں حساب کتاب اور گوشوارے کے درمیان کسی بھی فرق کا ملان بھی شامل ہے (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩)۔ گوشوارے میں آپ کو ملانے کے لیے کیا ملتا ہے، یہ کاروبار پر منحصر ہے۔ Schedule L ادارے کے گوشوارے پر بیلنس شیٹ ہے:

چھوٹے ادارے کو Schedule L مکمل کرنا لازم نہ ہو سکتا ہے؛ سائز کی شرط فارم کی ہدایات میں ہے۔ جہاں گوشوارے میں بیلنس شیٹ نہ ہو، وہاں اسٹیٹمنٹس اور پچھلے حساب کتاب سے ملائیں۔

میں کیسے جانچوں کہ پرانی فائل ٹھیک کرنے کے لائق ہے؟

یہ عملی جانچ ہے، IRS کا قاعدہ نہیں۔ تین جانچیں اس ترتیب سے کریں۔ تینوں پاس ہوں، یا صرف ایسی جگہ ناکام ہوں جنہیں آپ نام لے کر بتا سکیں، تو فائل ٹھیک کرنا عموماً مناسب ہے۔

بینک سے ملنے کا مطلب ہے کہ کتابی بیلنس اسٹیٹمنٹ سے مل گیا، یہ نہیں کہ ہر اندراج صحیح اکاؤنٹ میں ہے۔ اور جانچ 2 ناکام ہو تو اس کا مطلب ہے کہ حساب کتاب اور گوشوارہ آپس میں نہیں ملتے، یہ نہیں کہ کون غلط ہے۔ اگر جانچ 1 اور 3 ناکام ہوں مگر ریکارڈ موجود ہوں تو راستہ اسی فائل کے اندر صفائی یا کیچ اپ ہے۔ اگر سال کے آخری بیلنس آخری جمع شدہ گوشوارے سے نہیں ملتے اور کوئی فرق کا سراغ نہیں لگا سکتا تو فیصلہ کرنے سے پہلے اگلا حصہ پڑھیں۔

نئی فائل کب مناسب ہے، اور پرانی فائل سے مجھے کیا رکھنا ہے؟

نئی فائل تب مناسب ہو سکتی ہے جب سال کے آخری بیلنس آخری جمع شدہ گوشوارے سے نہ ملیں اور کوئی فرق کا سراغ نہ لگا سکے، جب بند سال بدلتے رہیں اور فائل ریکارڈ کا کام نہ دے سکے، یا جب پرانی فائل کھل نہ سکے یا استعمال نہ ہو سکے۔ نئی فائل پرانی کی جگہ کبھی نہیں لیتی: حساب کتاب اور ریکارڈ اتنی دیر رکھنے لازم ہیں جتنی دیر وہ کسی بھی ٹیکس قانون کے لیے اہم ہو سکتے ہیں (⁦26 CFR 1.6001-1⁩)۔

یہ عموماً ہر گوشوارے کی میعاد (وہ وقت جس میں IRS مزید ٹیکس کی تشخیص کر سکتا ہے) ختم ہونے تک ہے، جو زیادہ تر معاون ریکارڈ کے لیے جمع کرانے (یا آخری تاریخ سے، جو بعد میں ہو) سے 3 سال ہے۔ شراکت داری یا S کارپوریشن کے لیے یہی مدت ہر مالک کے گوشوارے کی آخری تاریخ یا جمع کرانے کی تاریخ سے بھی چلتی ہے، جو بعد میں ہو (Form 1065 کی ہدایات؛ Form 1120-S کی ہدایات)۔ بعض صورتوں میں یہ طویل ہے، جیسے گوشوارے سے چھوٹی ہوئی آمدنی اس پر دکھائی گئی کل آمدنی کے ⁦25%⁩ سے زیادہ ہو، اور جس سال کا درست گوشوارہ نہ ہو یا گوشوارہ دھوکہ دہی پر مبنی ہو اس کی کوئی حد نہیں (Topic 305)۔ یہ وفاقی انکم ٹیکس گوشواروں کی مدتیں ہیں؛ دوسرے ٹیکس، بشمول ریاستی ٹیکس، مختلف ہو سکتے ہیں۔ کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں پوری فہرست ہے۔

نئی فائل پرانے مسائل ختم نہیں کرتی۔ وہ انہیں ایک فہرست میں منتقل کر دیتی ہے: پرانی فائل اور آخری گوشوارے کے درمیان ہر فرق کا جواب پھر بھی چاہیے۔

نئی فائل آخری جمع شدہ گوشوارے سے ملے، اس کے لیے ابتدائی بیلنس کیسے طے کروں؟

نئی فائل کسی ٹیکس سال کے پہلے دن کھولیں، اس بیلنس کے ساتھ جس پر آخری جمع شدہ سال بند ہوا تھا، پھر تب سے ہر مہینہ اسٹیٹمنٹس سے درج کریں۔ آمدنی اور اخراجات کے اکاؤنٹس ہر ٹیکس سال کے آخر میں بند ہو جاتے ہیں، جبکہ اثاثوں، واجبات اور ایکویٹی کے اکاؤنٹس آگے منتقل ہوتے ہیں (Publication 583)۔ اس لیے ٹیکس سال کے پہلے دن شروع ہونے والی نئی فائل صرف بیلنس شیٹ کے اکاؤنٹس کے ساتھ کھلتی ہے۔

عام طور پر پرانی فائل کی اپنی اختتامی بیلنس شیٹ ذریعہ ہوتی ہے اور جمع شدہ گوشوارہ صرف جانچ ہے۔ یہاں پرانی فائل پر بھروسا نہیں کیا جا سکتا، اس لیے جمع شدہ Schedule L کا اختتامی کالم بہترین دستیاب اختتامی بیلنس شیٹ ہو سکتا ہے۔ اس کی ہر لائن کو ایسا کل سمجھیں جس کی تائید جہاں ممکن ہو دستاویز سے کی جائے (سال کے آخر کی بینک، کارڈ اور قرض دہندہ کی اسٹیٹمنٹس، فرسودگی کا شیڈول)۔ شراکت داری کے گوشوارے پر ابتدائی کل اثاثے عموماً پچھلے سال کے اختتامی کل اثاثوں کے برابر ہونے چاہییں، اور فرق ہو تو منسلک اسٹیٹمنٹ درکار ہے (Form 1065 کی ہدایات)۔

ہر خلا کو اس کی رقم کے ساتھ فہرست کریں، اور جہاں دستاویز جمع شدہ عدد سے مختلف ہو وہاں دونوں لکھیں۔ کسی خلا کو زبردستی صفر نہ کریں: جمع شدہ بیلنس اتنا ہی قابل بھروسا ہے جتنا وہ حساب کتاب جس سے وہ آیا۔ جب دستاویز گوشوارے سے مختلف ہو تو کس عدد سے آغاز کریں، یہ فیصلہ پیشہ ور کے ساتھ کرنا چاہیے، کیونکہ اس کا مطلب ہو سکتا ہے کہ گوشوارہ غلط تھا۔

Schedule L کے بغیر (انفرادی کاروبار کا مالک یا چھوٹا ادارہ)، ابتدائی بیلنس اسٹیٹمنٹس اور قرض اور اثاثوں کے ریکارڈ سے بنائیں۔ اکاؤنٹنٹ بدلنے کے بعد ابتدائی بیلنس میں پورے مراحل ہیں۔ جو ایکویٹی نہ ملے اس کے لیے برقرار رکھی گئی آمدنی جو پچھلے سال کے گوشوارے سے نہیں ملتی دیکھیں۔ اگر حساب کتاب شروع ہونے سے پہلے کاروبار کچھ عرصہ چلتا رہا ہو تو حساب کتاب دیر سے شروع ہونے پر ابتدائی بیلنس دیکھیں۔

میرے پرانے حساب کتاب سے گوشوارے جمع ہو چکے ہیں: کیا انہیں ٹھیک کرنا ہوگا؟

خودبخود نہیں۔ گوشوارے کو درست کرنے کی ضرورت تب پڑ سکتی ہے جب اس میں رپورٹ کی گئی کوئی رقم غلط ہو، اس لیے درست کیے گئے حساب کتاب کو ہر جمع شدہ گوشوارے سے سال بہ سال ملائیں۔ جس فرد کو جمع کرانے کے بعد غلطی ملے وہ ترمیم کرنے کا پابند ہو سکتا ہے۔ S کارپوریشن ترمیم شدہ Form 1120-S جمع کراتی ہے، اور جہاں مالکان کے اعداد بدلیں وہاں ترمیم شدہ Schedules K-1 کے ساتھ (Form 1120-S کی ہدایات)، اور C کارپوریشن Form 1120-X جمع کراتی ہے (Form 1120 کی ہدایات)۔ شراکت داری، بشمول متعدد اراکین والی LLC، مرکزی آڈٹ نظام کے تحت ہے، جب تک اس نے وقت پر جمع کرائے گئے گوشوارے کے ساتھ Schedule B-2 کے ذریعے اس سے باہر رہنے کا انتخاب نہ کیا ہو، جو صرف 100 یا اس سے کم اہل شرکا والی شراکت داری کر سکتی ہے۔ اس نظام کے تحت شراکت داری عموماً انتظامی ایڈجسٹمنٹ کی درخواست جمع کراتی ہے، ترمیم شدہ گوشوارہ یا ترمیم شدہ Schedules K-1 نہیں؛ جس نے باہر رہنے کا انتخاب کیا ہو وہ ترمیم شدہ Schedules K-1 کے ساتھ اپنا Form 1065 درست کرتی ہے (Form 1065 کی ہدایات)۔ ہر جمع شدہ گوشوارے پر Schedule B-2 دیکھیں۔

درست کی گئی کل وصولیاں، ہر خرچ اور Schedule L کے بیلنس گوشوارے کے مقابل رکھیں۔ تین نتائج ہو سکتے ہیں:

ریفنڈ کا دعویٰ عموماً اصل گوشوارہ جمع کرانے کے 3 سال بعد، یا ٹیکس ادا کرنے کے 2 سال بعد، جو بھی بعد میں ہو کے اندر کرنا ہوتا ہے (IRS)؛ IRS کو مزید ٹیکس کی تشخیص کے لیے کتنا وقت ملتا ہے، یہ کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں ہے۔ مراحل، فارم اور مالکان کے گوشواروں پر اثرات جمع شدہ کاروباری گوشوارے کی درستی میں ہیں۔

کیا حساب کتاب کی صفائی کے دوران میں اپنا اکاؤنٹنگ کا طریقہ بدل سکتا ہوں؟

پوسٹنگ یا حساب کی غلطی درست کرنا طریقے کی تبدیلی نہیں ہے؛ طریقہ بدلنا، یا بار بار آنے والی مد کو گنے جانے کا وقت بدلنا، تبدیلی ہے اور اس کے لیے پہلے IRS کی رضامندی چاہیے (Publication 538)۔ جو ٹیکس دہندہ حساب کتاب رکھنے کا طریقہ بدلے اسے نئے طریقے پر آمدنی نکالنے سے پہلے رضامندی لینی ہوتی ہے، چاہے نیا طریقہ درست ہی کیوں نہ ہو (⁦26 CFR 1.446-1(e)⁩)۔ درخواست Form 3115 پر دی جاتی ہے (Form 3115 کے بارے میں)، اور آخری تاریخ طریقہ کار پر منحصر ہے۔ پیشگی رضامندی کی درخواست عموماً تبدیلی والے ٹیکس سال کے دوران جمع کرائی جاتی ہے (⁦26 CFR 1.446-1(e)(3)⁩)۔ خودکار تبدیلی (Publication 538) اس سال کے وقت پر جمع کرائے گئے گوشوارے کے ساتھ لگائی جاتی ہے، توسیع سمیت، اور دستخط شدہ کاپی IRS کو اس سال کے پہلے دن سے پہلے نہیں اور گوشوارہ جمع ہونے کی تاریخ کے بعد نہیں بھیجی جاتی (Form 3115 کی ہدایات)۔ حساب کتاب یا گوشوارہ بدلنے سے پہلے دیکھ لیں کہ کون سا طریقہ کار لاگو ہے۔

رضامندی اس تبدیلی پر لاگو ہوتی ہے جو پہلے سے استعمال ہونے والے طریقے سے ہو۔ ٹیکس دہندہ اس پہلے گوشوارے پر کوئی بھی جائز طریقہ اپنا سکتا ہے جس میں کاروبار رپورٹ ہوتا ہے، اور جو طریقہ پہلے استعمال ہوا، جیسا اس گوشوارے پر ظاہر ہے، اس پر بعد میں مستقل مزاجی سے عمل کرنا ہوتا ہے (⁦26 CFR 1.446-1(e)(1)⁩ اور ⁦(d)(1)⁩؛ Publication 538)۔ بعد کا کوئی غیر جمع شدہ سال اس انتخاب کو دوبارہ نہیں کھولتا: قائم شدہ طریقہ عموماً جاری رہتا ہے جب تک کوئی اجازت یافتہ تبدیلی نہ کی جائے۔ کسی مد کے سلوک نے پہلے سے طریقہ طے کیا ہے یا نہیں، یہ حقائق پر منحصر ہے، اور حساب کتاب دوبارہ بنانے سے پہلے پیشہ ور سے پوچھنے کا سوال ہے۔

یہ جال خاموش ہے۔ گوشوارے کا طریقہ حساب کتاب کے طریقے سے بندھا ہے: انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے وہی طریقہ (Publication 334)، S کارپوریشن کے لیے وہ طریقہ جو حساب کتاب رکھنے میں باقاعدگی سے استعمال ہو (Form 1120-S کی ہدایات)، اور شراکت داری کے لیے وہ طریقہ جو حساب کتاب سے ملایا جا سکے (Form 1065 کی ہدایات)۔ اگر درست کیا گیا حساب کتاب جمع شدہ گوشواروں کے مقابلے میں کسی مد کے گنے جانے کا وقت بدلتا ہے تو یہ طریقے کی تبدیلی ہو سکتی ہے۔ تبدیلی کے ساتھ ایڈجسٹمنٹ بھی درکار ہو سکتی ہے تاکہ آمدنی اور اخراجات نہ دہرائے جائیں اور نہ چھوٹیں (Schedule C کی ہدایات)۔

اگر جمع شدہ گوشواروں میں مختلف سالوں میں مختلف طریقے استعمال ہوئے ہوں تو IRS آمدنی ایسے طریقے سے نکال سکتا ہے جو اس کی نظر میں آمدنی کو واضح دکھائے (Publication 538)۔ حساب کتاب بدلنے سے پہلے اس کے لیے پیشہ ور کا جائزہ چاہیے۔ آگے کے لیے طریقہ چننے کے لیے چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی دیکھیں؛ بدلنے کے طریقے کے لیے نقد سے استحقاقی اکاؤنٹنگ پر جانا دیکھیں۔ نقد بنیاد کے گوشوارے کے ساتھ استحقاقی حساب کتاب الگ سوال ہے: استحقاقی حساب کتاب اور نقد بنیاد کا ٹیکس گوشوارہ۔

کیا مجھے کسی اور اکاؤنٹنگ پیکیج پر جا کر ٹھیک سے شروع کرنا چاہیے؟

دوسرے پیکیج پر جانے سے جواب نہیں بدلتا۔ IRS طے کرتا ہے کہ حساب کتاب کو کیا دکھانا اور ثابت کرنا ہے، یہ نہیں کہ انہیں کون سا سافٹ ویئر رکھے (Topic 305؛ Publication 583)۔ تین جانچیں، ابتدائی بیلنس اور پرانے ریکارڈ رکھنے کی ذمہ داری سب وہی رہتے ہیں۔

پرانی فائل کی تاریخ نئے پیکیج میں امپورٹ کرنے سے اس کی غلطیاں بھی ساتھ آ جاتی ہیں۔ نیا پیکیج جمع شدہ بیلنس سے کھولنے سے تاریخ پرانی فائل میں رہتی ہے، جسے پھر پڑھنے کے قابل رکھنا ہوگا۔ نئے پیکیج میں کیا لانا ہے، یہ سال کے درمیان اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر بدلنا میں ہے۔

سبسکرپشن ختم ہونے سے پہلے لیجرز، رپورٹس اور اکاؤنٹس کی فہرستیں ایکسپورٹ کر لیں۔ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر منسوخ کرتے وقت رکھنے والا ریکارڈ میں ان کی فہرست ہے۔

مجھے کیا تیار رکھنا چاہیے، اور حساب کتاب ٹھیک کرانے کے لیے کسی کو کب رکھوں؟

کوئی قیمت بتانے یا کام شروع کرنے سے پہلے یہ تیار رکھیں:

• مدت کے ہر مہینے کے لیے ہر بینک، کارڈ، قرض اور پیمنٹ پروسیسر اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس۔
• ہر ادارے کا آخری جمع شدہ گوشوارہ، تمام شیڈولز اور Schedules K-1 (ہر مالک کا آمدنی میں حصہ) کے ساتھ۔
• پرانی فائل کی ایکسپورٹ: آخری جمع شدہ سال کے اختتام تک کے لیجرز، اکاؤنٹس کی فہرست اور رپورٹس۔
• پے رول رپورٹس، قرض کی اسٹیٹمنٹس، اور اثاثوں اور فرسودگی کا ریکارڈ۔

ان میں سے کوئی بھی بات ہو تو مدد لینا مناسب ہے۔ ہر ایک حساب کتاب کے سوال کے ساتھ ٹیکس کا سوال بھی جوڑ دیتی ہے:

• گوشوارہ واجب ہے اور حساب کتاب بینک یا آخری جمع شدہ گوشوارے سے نہیں ملتا۔
• گوشوارہ تیار کرنے والے نے کہا ہے کہ فائل گوشوارے کی تائید نہیں کر سکتی۔
• گوشوارے ایسے حساب کتاب سے جمع ہو چکے ہیں جو اب غلط لگتا ہے۔
• کسی سال کا گوشوارہ جمع نہیں ہوا۔
• کئی ادارے یا مالکان اکاؤنٹس مشترک رکھتے ہیں۔
• پے رول یا سیلز ٹیکس کے بیلنس اس سے نہیں ملتے جو جمع یا ادا کیا گیا۔
• آپ کے پاس کسی گوشوارے کے بارے میں IRS کا نوٹس ہے۔

کام کی لاگت اور فراہم کنندہ سے کیا پوچھنا ہے، اس کے لیے کیچ اپ بک کیپنگ کی لاگت اور کیچ اپ بک کیپنگ سروس کا انتخاب دیکھیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

بیکری کی LLC: ہر مہینہ مل جاتا ہے، مگر ⁦US$40,000⁩ ایک اکاؤنٹ میں پڑے ہیں

ایک رکن والی LLC (Schedule C) کے دو سال کے اندراجات ہیں۔ ایک عمومی اکاؤنٹ میں ⁦US$40,000⁩ ہیں: سال 1 کے ⁦US$25,000⁩ اور سال 2 کے ⁦US$15,000⁩۔ ہر مہینے کا بیلنس بینک اسٹیٹمنٹ سے مل جاتا ہے، اس لیے کتابی بیلنس بینک سے مل جاتا ہے اور بینک کی جانچ پاس ہو جاتی ہے۔ فرض کریں ہر سال کا Schedule C حساب کتاب سے جیسا وہ ہے ویسا ہی تیار ہوا۔

یہ موجودہ فائل کی صفائی ہے، نئے سرے سے شروع کرنا نہیں۔ ہر مد کو اس کے اکاؤنٹ میں رکھا جاتا ہے، جیسے سپلائز، مالک کی نکاسیاں یا قرض کی ادائیگیاں۔ پھر ہر سال کو اس کے Schedule C سے ملایا جاتا ہے۔ اگر چھانٹنے سے سال 1 یا سال 2 کی کوئی لائن بدلے تو اس گوشوارے کو درست عدد سے ملایا جاتا ہے۔ نئے سرے سے شروع کرنا زمرے کی خرابی ٹھیک کرنے کے لیے دو سال کی ملائی ہوئی تاریخ پھینک دینا ہوتا۔

دو اراکین والی LLC: 14 مہینے جن میں کچھ درج نہیں ہوا

شراکت داری کے طور پر ٹیکس بھرنے والی ایک LLC نے 14 مہینے کچھ درج نہیں کیا مگر ہر بینک اسٹیٹمنٹ رکھی۔ ان میں سے تین مہینے سال 1 میں آتے ہیں، جس کا Form 1065 جمع ہو چکا ہے۔ گیارہ سال 2 میں آتے ہیں، جس کا گوشوارہ ابھی واجب نہیں ہوا۔

یہ موجودہ فائل میں کیچ اپ ہے۔ سال 1 کے تین مہینے پہلے درج ہوتے ہیں۔ سال 1 کی اختتامی نقد رقم ⁦US$12,000⁩ کو جمع شدہ Schedule L کی نقد رقم سے ملایا جاتا ہے، یا اگر گوشوارے میں Schedule L نہ ہو تو سال کے آخر کی اسٹیٹمنٹ سے۔ کوئی فرق ہو تو فہرست میں جاتا ہے، اور سال 1 کو طے شدہ کہنے سے پہلے اس کا جائزہ لیا جاتا ہے۔ پھر سال 2 کے گیارہ مہینے ایک ایک کر کے درج ہوتے ہیں، ہر ایک اگلے سے پہلے ملایا جاتا ہے۔ نئے سرے سے شروع کرنے کی ضرورت نہیں۔

S کارپوریشن: فائل پچھلے سال کی بیلنس شیٹ سے نہیں ملتی

سال 2 کا جمع شدہ Schedule L نقد ⁦US$30,000⁩، سامان ⁦US$45,000⁩ اور حصص داروں سے قرض ⁦US$50,000⁩ دکھاتا ہے۔ پرانی فائل نقد ⁦US$26,000⁩، سامان ⁦US$38,000⁩ اور حصص داروں کے قرض ⁦US$20,000⁩ دکھاتی ہے۔ گوشوارہ جمع ہونے کے بعد بند سالوں میں تبدیلی کی گئی، اور پچھلا بک کیپر جا چکا ہے، اس لیے کوئی نہیں بتا سکتا کہ کون سے اندراجات ہلے۔ تین اکاؤنٹ غلط ہیں اور تاریخ کا سراغ نہیں لگایا جا سکتا۔

نئی فائل سال 3 کے پہلے دن جمع شدہ بیلنس سے کھلتی ہے۔ پرانی فائل رکھی جاتی ہے۔ گوشوارہ تیار کرنے والے کی فہرست میں تین خلا درج ہیں: ⁦US$4,000⁩ نقد، ⁦US$7,000⁩ سامان اور ⁦US$30,000⁩ حصص داروں کا قرض۔ اسٹیٹمنٹس اور قرض کے ریکارڈ بتاتے ہیں کہ ہر خلا کا کون سا رخ حقائق سے ملتا ہے۔ اگر گوشوارہ درست تھا تو خلا پرانی فائل میں ہے اور ابتدائی بیلنس قائم رہتا ہے۔ اگر گوشوارہ غلط تھا تو وہ سال جائزے کی فہرست میں جاتا ہے، اس سے نکلے کسی بھی حصص دار کے اعداد کے ساتھ، اور ابتدائی بیلنس بھی اس کے ساتھ بدل جاتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• گوشوارہ واجب ہے اور حساب کتاب بینک یا آخری جمع شدہ گوشوارے سے نہیں ملتا: کون سا راستہ مناسب ہے، یہ اس پر منحصر ہے کہ کیا ریکارڈ موجود ہے اور کس میں ترمیم کرنی پڑ سکتی ہے، اس لیے بک کیپنگ میں مدد لیں۔ توسیع عموماً گوشوارے کی آخری تاریخ تک مانگنی ہوتی ہے اور یہ جمع کرانے کی مدت بڑھاتی ہے، ادائیگی کی نہیں (Topic 304؛ Form 7004 کی ہدایات)۔ کیچ اپ گائیڈ میں مہینہ بہ مہینہ طریقہ اور توسیع کے مراحل ہیں۔
• خراب حساب کتاب سے گوشوارے پہلے جمع ہو چکے ہیں: پہلے درست کیے گئے اعداد کا موازنہ کریں، پھر جمع شدہ کاروباری گوشوارے کی درستی استعمال کریں۔ اگر حساب کتاب خود دوبارہ بنانا ہو تو بک کیپنگ میں مدد لیں۔
• گوشوارہ تیار کرنے والے نے فائل لینے سے انکار کیا ہے: صفائی کی چیک لسٹ پر کام کریں، یا اگر فائل پھر بھی نہ ملے تو بک کیپنگ میں مدد لیں۔
• ریکارڈ غائب ہیں: دیکھیں بینک اسٹیٹمنٹس سے حساب کتاب دوبارہ بنانا۔ اگر اسٹیٹمنٹس خود ختم ہو چکی ہیں تو بک کیپنگ میں مدد لیں۔
• کسی سال کا گوشوارہ جمع نہیں ہوا: دیکھیں غیر جمع شدہ کاروباری گوشوارے مکمل کرنا۔
• کئی ادارے یا مالکان اکاؤنٹس مشترک رکھتے ہیں: دیکھیں کئی کمپنیوں کا حساب کتاب اور بک کیپنگ میں مدد لیں۔
• پے رول کے بیلنس صاف نہیں ہو رہے: دیکھیں پے رول واجبات جو صاف نہیں ہوتے، اور اگر وہ پھر بھی جمع یا ادا کیے گئے سے نہ ملیں تو بک کیپنگ میں مدد لیں۔ کاٹا گیا مگر ادا نہ کیا گیا پے رول ٹیکس اس ذمہ دار شخص سے بھی وصول کیا جا سکتا ہے جس نے جان بوجھ کر اسے جمع نہیں کرایا، صرف کاروبار سے نہیں (IRS)؛ ٹرسٹ فنڈ ریکوری پینلٹی کی گائیڈ دیکھیں۔
• آپ کے پاس کسی گوشوارے کے بارے میں IRS کا نوٹس ہے: جواب کی آخری تاریخ نوٹس پر درج ہے۔ دیکھیں آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس، اور اگر اس کے پیچھے کا حساب کتاب نہ ملے تو بک کیپنگ میں مدد لیں۔
• کمپنی کینیڈین ہے: دیکھیں کینیڈا میں پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کی تلافی۔