Dọn dẹp sổ sách hay làm bù: sửa tệp cũ hay mở tệp mới

Dọn dẹp, làm bù và dựng lại sổ sách khác nhau thế nào?

Dọn dẹp sửa các bút toán sai, làm bù thêm các tháng chưa từng được nhập, còn dựng lại phục hồi các hồ sơ không còn nữa. Không nguồn nào của IRS được trích ở đây định nghĩa các từ này. Đó là tên gọi làm việc cho tình trạng của một tệp sổ sách, và phần lớn tệp cần nhiều hơn một cách. Sửa tệp cũ nhìn chung phù hợp khi mọi chỗ hở trong đó đều gọi tên được; mở tệp mới từ số dư đã khai gần nhất có thể phù hợp khi có chỗ hở không truy ngược được, và trong cả hai trường hợp đều giữ lại tệp cũ.

Cả ba cùng nhắm đến một mục tiêu: sổ sách chứng minh được thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế trên từng tờ khai (26 CFR 1.6001-1). Phương pháp làm bù từng tháng cho sổ sách quá hạn nằm trong Làm bù sổ sách quá hạn. Các việc cần sửa trước khi người chuẩn bị thuế xem tệp nằm trong danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách, cách xử lý tài khoản gộp chung nằm trong chi phí chưa phân loại trước mùa thuế, và khoản tiền cá nhân lẫn vào nằm trong sửa lỗi lẫn lộn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân.

Trường hợp không đơn giản khi tờ khai đến hạn ngay bây giờ, người chuẩn bị thuế đã từ chối tệp, các tờ khai đã được nộp từ sổ sách sai, có một năm chưa nộp tờ khai, nhiều pháp nhân dùng chung tài khoản, hồ sơ bị thiếu, hoặc đã nhận thông báo của IRS. Những trường hợp này thường cần chuyên gia xem xét trước khi sửa sổ sách; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán. Hãy gom trước: sao kê ngân hàng và thẻ của mọi tháng, tờ khai đã nộp gần nhất, bản xuất của tệp cũ, và báo cáo lương và khoản vay.

Sổ sách lộn xộn: tôi cần dọn dẹp, làm bù hay mở tệp mới?

Dọn dẹp phù hợp khi các tháng khớp với ngân hàng nhưng phân loại sai; làm bù khi thiếu cả tháng; dựng lại khi hồ sơ đã mất; và mở tệp mới khi sổ sách không thể đối chiếu với ngân hàng hoặc tờ khai gần nhất. Phần lớn tệp có nhiều hơn một triệu chứng; dựng lại đi trước vì hai cách còn lại cần hồ sơ của nó.

Cách chọn hướng xử lý này là phương pháp làm việc, không phải quy định của IRS.

Dù chọn hướng nào, sổ sách của tôi phải thể hiện gì với IRS?

Sổ sách phải chứng minh được tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế trên mọi tờ khai, và hồ sơ đứng sau chúng phải được giữ sẵn có chừng nào còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế nào (26 CFR 1.6001-1). IRS không yêu cầu phương pháp ghi sổ cụ thể nào, nhưng phương pháp dùng phải phản ánh rõ ràng và chính xác thu nhập và chi phí (Topic 305).

Publication 583 mô tả các thông lệ sau: giữ chứng từ đứng sau sổ sách (hóa đơn, biên lai, phiếu gửi tiền, séc đã thanh toán và sao kê tài khoản), đối chiếu từng tài khoản ngân hàng với sao kê của nó mỗi tháng, và giữ tài khoản doanh nghiệp tách riêng khỏi tài khoản cá nhân. Nếu sổ sách được lưu trên máy tính, các hồ sơ máy đọc được phải khớp với sổ sách và tờ khai.

Hồ sơ kế toán cũng gồm bản đối chiếu mọi chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai (26 CFR 1.446-1(a)(4)). Tờ khai cho bạn điều gì để đối chiếu còn tùy loại hình doanh nghiệp. Schedule L là bảng cân đối kế toán trên tờ khai của pháp nhân:

Pháp nhân nhỏ có thể không bắt buộc điền Schedule L; hướng dẫn của biểu mẫu quy định ngưỡng quy mô. Nếu tờ khai không có bảng cân đối kế toán, hãy đối chiếu với các sao kê và với sổ sách trước đó.

Làm sao kiểm tra xem tệp cũ có đáng sửa không?

Đây là phép kiểm tra làm việc, không phải quy định của IRS. Hãy chạy ba bước kiểm tra theo thứ tự này. Sửa tệp nhìn chung phù hợp khi cả ba đều đạt, hoặc chỉ không đạt ở những chỗ bạn gọi tên được.

Khớp với ngân hàng cho thấy số dư sổ sách khớp với sao kê, chứ không cho thấy từng bút toán nằm đúng tài khoản. Và bước kiểm tra 2 không đạt chỉ cho biết sổ sách và tờ khai không khớp nhau, không cho biết bên nào sai. Nếu bước 1 và bước 3 không đạt nhưng hồ sơ vẫn còn, hướng xử lý là dọn dẹp hoặc làm bù ngay trong cùng tệp. Nếu số dư cuối năm không khớp với tờ khai đã nộp gần nhất và không ai truy ngược được chỗ hở, hãy đọc phần tiếp theo trước khi quyết định.

Khi nào nên mở tệp mới, và tôi vẫn phải giữ gì từ tệp cũ?

Mở tệp mới có thể hợp lý khi số dư cuối năm không khớp với tờ khai đã nộp gần nhất và không ai truy ngược được chỗ hở, khi các năm đã đóng cứ bị thay đổi và tệp không thể làm hồ sơ gốc, hoặc khi tệp cũ không còn mở hay dùng được. Tệp mới không bao giờ thay thế tệp cũ: sổ sách và hồ sơ phải được giữ chừng nào còn có thể liên quan đến bất kỳ luật thuế nào (26 CFR 1.6001-1).

Nhìn chung đó là cho đến khi thời hiệu của từng tờ khai (thời gian IRS được phép ấn định thêm thuế) hết, tức là 3 năm kể từ ngày nộp (hoặc từ hạn nộp, nếu hạn nộp muộn hơn) đối với phần lớn chứng từ. Với hợp danh hoặc S corporation, thời hạn đó cũng tính từ ngày đến hạn hoặc ngày nộp tờ khai của từng chủ sở hữu, tùy ngày nào muộn hơn (hướng dẫn Form 1065; hướng dẫn Form 1120-S). Trong một số trường hợp thời hạn dài hơn, chẳng hạn thu nhập bị bỏ khỏi tờ khai vượt quá 25% tổng thu nhập đã khai trên tờ khai đó, và không có giới hạn đối với năm không có tờ khai hợp lệ hoặc có tờ khai gian lận (Topic 305). Đây là các thời hạn cho tờ khai thuế thu nhập liên bang; các loại thuế khác, kể cả thuế tiểu bang, có thể khác. Giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu có danh sách đầy đủ.

Tệp mới không làm các vấn đề cũ biến mất. Nó chuyển chúng thành một danh sách: mỗi chênh lệch giữa tệp cũ và tờ khai gần nhất vẫn cần một câu trả lời.

Làm sao lập số dư đầu kỳ để tệp mới khớp với tờ khai đã nộp gần nhất?

Hãy mở tệp mới vào ngày đầu tiên của một năm thuế với các số dư chốt của năm đã nộp tờ khai gần nhất, rồi nhập mọi tháng kể từ đó từ các sao kê. Các tài khoản thu nhập và chi phí được kết chuyển vào cuối mỗi năm thuế, còn các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được chuyển sang năm sau (Publication 583). Vì vậy tệp mới bắt đầu vào ngày đầu tiên của một năm thuế chỉ mở với các tài khoản của bảng cân đối kế toán.

Thông thường, bảng cân đối kế toán chốt của chính tệp cũ là nguồn, còn tờ khai đã nộp chỉ để kiểm tra. Ở đây tệp cũ không đáng tin, nên cột cuối của Schedule L đã nộp có thể là bảng cân đối kế toán chốt tốt nhất hiện có. Hãy coi mỗi dòng của nó là một tổng số cần được chứng minh bằng chứng từ nếu có (sao kê ngân hàng, thẻ và bên cho vay cuối năm, bảng khấu hao). Trên tờ khai hợp danh, tổng tài sản đầu kỳ nhìn chung phải bằng tổng tài sản cuối kỳ của năm trước, và chênh lệch cần có bản giải trình đính kèm (hướng dẫn Form 1065).

Hãy liệt kê mọi chỗ hở cùng số tiền, và khi một chứng từ khác với số liệu đã khai thì ghi chú cả hai. Đừng ép một chỗ hở về 0: số dư đã khai chỉ đáng tin bằng sổ sách tạo ra nó. Khi chứng từ khác với tờ khai, việc chọn số liệu nào để mở sổ là quyết định cần cân nhắc với chuyên gia, vì có thể tờ khai đã sai.

Nếu không có Schedule L (chủ doanh nghiệp một chủ hoặc pháp nhân nhỏ), hãy lập số dư đầu kỳ từ các sao kê và hồ sơ khoản vay và tài sản. Số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên có các bước đầy đủ. Với vốn chủ sở hữu không khớp, xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm ngoái. Nếu doanh nghiệp đã hoạt động một thời gian trước khi có sổ sách, xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn.

Sổ sách cũ của tôi đã được dùng để nộp tờ khai: các tờ khai đó có phải sửa không?

Không tự động. Tờ khai có thể cần sửa khi một số tiền đã khai bị sai, nên hãy so sổ sách đã sửa với từng tờ khai đã nộp, từng năm một. Cá nhân phát hiện lỗi sau khi nộp có thể cần điều chỉnh tờ khai. S corporation nộp Form 1120-S điều chỉnh, kèm Schedule K-1 điều chỉnh khi số liệu của chủ sở hữu thay đổi (hướng dẫn Form 1120-S), và C corporation nộp Form 1120-X (hướng dẫn Form 1120). Hợp danh, kể cả LLC nhiều thành viên, thuộc chế độ kiểm tra tập trung (centralized audit regime) trừ khi đã chọn không áp dụng trên tờ khai nộp đúng hạn bằng Schedule B-2, điều mà chỉ hợp danh có tối đa 100 thành viên hợp danh đủ điều kiện mới làm được. Hợp danh thuộc chế độ đó nhìn chung nộp yêu cầu điều chỉnh hành chính (administrative adjustment request), không nộp tờ khai điều chỉnh hay Schedule K-1 điều chỉnh; hợp danh đã chọn không áp dụng thì điều chỉnh Form 1065 kèm Schedule K-1 điều chỉnh (hướng dẫn Form 1065). Hãy kiểm tra Schedule B-2 trên từng tờ khai đã nộp.

Hãy đặt tổng doanh thu đã sửa, từng khoản chi phí và số dư Schedule L cạnh tờ khai. Có ba kết quả:

Yêu cầu hoàn thuế nhìn chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn (IRS); thời gian IRS được ấn định thêm thuế nằm trong Giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu. Các bước, biểu mẫu và tác động lên tờ khai của chủ sở hữu nằm trong Sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Tôi có thể đổi phương pháp kế toán trong lúc dọn dẹp sổ sách không?

Sửa lỗi ghi sổ hoặc lỗi tính toán không phải là thay đổi phương pháp; chuyển sang phương pháp khác, hoặc đổi thời điểm tính một khoản lặp lại, là thay đổi và cần IRS đồng ý trước (Publication 538). Người nộp thuế đổi phương pháp dùng để ghi sổ phải có sự đồng ý trước khi tính thu nhập theo phương pháp mới, dù phương pháp mới là hợp lệ (26 CFR 1.446-1(e)). Yêu cầu được nộp trên Form 3115 (Giới thiệu Form 3115), và thời hạn tùy thủ tục. Yêu cầu đồng ý trước nhìn chung được nộp trong năm thuế có thay đổi (26 CFR 1.446-1(e)(3)). Thay đổi tự động (Publication 538) được đính kèm tờ khai nộp đúng hạn của năm đó, kể cả khi đã gia hạn, và bản ký gửi cho IRS không sớm hơn ngày đầu tiên của năm đó và không muộn hơn ngày nộp tờ khai (Hướng dẫn Form 3115). Hãy kiểm tra thủ tục nào áp dụng trước khi sổ sách hoặc tờ khai thay đổi.

Sự đồng ý áp dụng cho việc đổi từ phương pháp đang dùng. Người nộp thuế có thể chọn bất kỳ phương pháp được phép nào trên tờ khai đầu tiên khai hoạt động kinh doanh, và phương pháp dùng lần đầu, như thể hiện trên tờ khai đó, phải được tuân theo nhất quán về sau (26 CFR 1.446-1(e)(1) và (d)(1); Publication 538). Một năm sau chưa nộp tờ khai không mở lại lựa chọn đó: phương pháp đã xác lập nhìn chung tiếp tục trừ khi thực hiện một thay đổi được cho phép. Cách xử lý một khoản đã định ra phương pháp hay chưa tùy vào dữ kiện, đó là câu hỏi cho chuyên gia trước khi làm lại sổ sách.

Cái bẫy này rất kín đáo. Phương pháp của tờ khai gắn với phương pháp của sổ sách: cùng một phương pháp đối với chủ doanh nghiệp một chủ (Publication 334), phương pháp thường dùng khi ghi sổ đối với S corporation (hướng dẫn Form 1120-S), và phương pháp có thể đối chiếu với sổ sách đối với hợp danh (hướng dẫn Form 1065). Nếu sổ sách đã sửa thay đổi thời điểm tính một khoản so với các tờ khai đã nộp, đó có thể là một thay đổi phương pháp. Thay đổi cũng có thể cần một khoản điều chỉnh để thu nhập và chi phí không bị tính trùng hoặc bỏ sót (hướng dẫn Schedule C).

Nếu các tờ khai đã nộp dùng phương pháp khác nhau ở các năm khác nhau, IRS có thể tính thu nhập theo phương pháp mà theo họ phản ánh rõ thu nhập (Publication 538). Trường hợp đó cần chuyên gia xem xét trước khi ai đó thay đổi sổ sách. Để chọn phương pháp cho về sau, xem tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ; để biết cách chuyển, xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích. Sổ sách dồn tích đi cùng tờ khai theo tiền mặt là một câu hỏi riêng: sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo tiền mặt.

Tôi có nên chuyển sang phần mềm kế toán khác và bắt đầu lại cho đúng không?

Chuyển sang phần mềm khác không làm câu trả lời thay đổi. IRS quy định sổ sách phải thể hiện và chứng minh điều gì, không quy định phần mềm lưu giữ chúng (Topic 305; Publication 583). Ba bước kiểm tra, số dư đầu kỳ và nghĩa vụ giữ hồ sơ cũ đều giữ nguyên.

Nhập lịch sử của tệp cũ vào phần mềm mới sẽ sao chép luôn lỗi của nó. Mở phần mềm mới từ số dư đã khai thì để lịch sử lại trong tệp cũ, và tệp đó sau đó phải luôn đọc được. Nên đưa gì vào phần mềm mới được nêu trong chuyển phần mềm kế toán giữa năm.

Hãy xuất sổ cái, báo cáo và danh sách tài khoản trước khi gói đăng ký kết thúc. Hồ sơ cần giữ khi hủy phần mềm kế toán liệt kê chúng.

Tôi nên chuẩn bị gì, và khi nào nên thuê người sửa sổ sách?

Hãy chuẩn bị sẵn những thứ này trước khi ai đó báo giá hoặc bắt đầu:

• Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và đơn vị xử lý thanh toán, cho mọi tháng trong giai đoạn.
• Tờ khai đã nộp gần nhất của từng pháp nhân, cùng mọi schedule và Schedule K-1 (phần thu nhập của từng chủ sở hữu).
• Bản xuất của tệp cũ: sổ cái, danh sách tài khoản và báo cáo tại ngày cuối năm của năm đã nộp tờ khai gần nhất.
• Báo cáo lương, sao kê khoản vay, và hồ sơ tài sản và khấu hao.

Thuê người hỗ trợ là hợp lý khi bất kỳ điều nào sau đây đúng. Mỗi điều thêm một câu hỏi về thuế vào câu hỏi về ghi sổ:

• Tờ khai đến hạn và sổ sách không khớp với ngân hàng hoặc tờ khai đã nộp gần nhất.
• Người chuẩn bị thuế đã nói tệp không đủ để làm căn cứ cho tờ khai.
• Các tờ khai đã được nộp từ sổ sách mà bây giờ có vẻ sai.
• Một năm chưa nộp tờ khai.
• Nhiều pháp nhân hoặc chủ sở hữu dùng chung tài khoản.
• Số dư thuế lương hoặc thuế bán hàng không khớp với những gì đã khai hoặc đã nộp.
• Bạn có thông báo của IRS về một tờ khai.

Để biết chi phí của công việc và nên hỏi nhà cung cấp những gì, xem chi phí làm bù sổ sách và chọn dịch vụ làm bù sổ sách.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

LLC tiệm bánh: mọi tháng đều khớp, nhưng US$40.000 nằm trong một tài khoản

Một LLC một thành viên (Schedule C) có sổ sách hai năm. Một tài khoản gộp chung chứa US$40.000: US$25.000 của Năm 1 và US$15.000 của Năm 2. Số dư mỗi tháng khớp với sao kê ngân hàng, nên số dư sổ sách khớp với ngân hàng và bước kiểm tra ngân hàng đạt. Giả sử Schedule C của mỗi năm được lập từ sổ sách đúng như hiện có.

Đây là dọn dẹp tệp hiện có, không phải làm lại từ đầu. Từng khoản được xếp vào tài khoản đúng của nó, như vật tư, khoản rút tiền của chủ sở hữu hoặc tiền trả nợ vay. Sau đó mỗi năm được so với Schedule C của năm đó. Nếu việc xếp lại làm dòng nào của Năm 1 hoặc Năm 2 thay đổi, tờ khai đó được so với số liệu đã sửa. Làm lại từ đầu sẽ bỏ đi hai năm lịch sử đã đối chiếu chỉ để sửa một vấn đề phân loại.

LLC hai thành viên: 14 tháng không nhập gì

Một LLC chịu thuế như hợp danh không nhập gì trong 14 tháng nhưng giữ đủ mọi sao kê ngân hàng. Ba trong số các tháng đó thuộc Năm 1, đã nộp Form 1065. Mười một tháng thuộc Năm 2, tờ khai chưa đến hạn.

Đây là làm bù trong tệp hiện tại. Ba tháng của Năm 1 được nhập trước. Số tiền mặt cuối Năm 1 là US$12.000 được so với tiền mặt trên Schedule L đã nộp, hoặc với sao kê cuối năm nếu tờ khai không có Schedule L. Chênh lệch được ghi vào danh sách, và Năm 1 được xem xét trước khi coi là xong. Sau đó mười một tháng của Năm 2 được nhập từng tháng một, mỗi tháng đối chiếu xong mới sang tháng sau. Không cần làm lại từ đầu.

S corporation: tệp không khớp với bảng cân đối kế toán năm trước

Schedule L đã nộp của Năm 2 ghi tiền mặt US$30.000, thiết bị US$45.000 và khoản vay từ cổ đông US$50.000. Tệp cũ ghi tiền mặt US$26.000, thiết bị US$38.000 và khoản vay của cổ đông US$20.000. Các năm đã đóng bị sửa sau khi tờ khai được nộp, và nhân viên ghi sổ trước đã rời đi, nên không ai nói được bút toán nào đã thay đổi. Ba tài khoản bị lệch và không truy ngược được lịch sử.

Tệp mới được mở vào ngày đầu tiên của Năm 3 từ các số dư đã khai. Tệp cũ được giữ lại. Danh sách gửi cho người chuẩn bị thuế ghi ba chỗ hở: US$4.000 tiền mặt, US$7.000 thiết bị và US$30.000 khoản vay của cổ đông. Sao kê và hồ sơ khoản vay cho biết ở mỗi chỗ hở thì bên nào khớp với thực tế. Nếu tờ khai đúng, chỗ hở nằm ở tệp cũ và số dư đầu kỳ được giữ nguyên. Nếu tờ khai sai, năm đó được đưa vào danh sách cần xem xét, cùng mọi số liệu của cổ đông bắt nguồn từ nó, và số dư đầu kỳ thay đổi theo.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tờ khai đến hạn và sổ sách không khớp với ngân hàng hoặc tờ khai đã nộp gần nhất: hướng nào phù hợp tùy vào hồ sơ hiện có và những gì có thể phải điều chỉnh, nên hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán. Gia hạn nhìn chung phải được yêu cầu chậm nhất vào hạn nộp của tờ khai và chỉ gia hạn việc nộp tờ khai, không gia hạn việc nộp tiền thuế (Topic 304; hướng dẫn Form 7004). Hướng dẫn làm bù trình bày phương pháp từng tháng và các bước gia hạn.
• Các tờ khai đã được nộp từ sổ sách sai: hãy so các số liệu đã sửa trước, rồi dùng Sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp. Nếu chính sổ sách cần làm lại, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người chuẩn bị thuế đã từ chối tệp: hãy làm theo danh sách kiểm tra dọn dẹp, hoặc nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu tệp vẫn không khớp.
• Hồ sơ bị thiếu: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng. Nếu chính các sao kê đã mất, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một năm chưa nộp tờ khai: xem làm bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Nhiều pháp nhân hoặc chủ sở hữu dùng chung tài khoản: xem sổ sách cho nhiều công ty và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Số dư thuế lương không bù trừ được: xem khoản phải trả thuế lương không xóa được, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu chúng vẫn không khớp với những gì đã khai hoặc đã nộp. Thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp có thể bị ấn định đối với một người có trách nhiệm đã cố ý không nộp, không chỉ với doanh nghiệp (IRS); xem hướng dẫn về khoản phạt thu hồi thuế ủy thác (TFRP).
• Bạn có thông báo của IRS về một tờ khai: hạn phản hồi ghi trên thông báo. Xem thông báo của IRS gửi đến doanh nghiệp của bạn, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu sổ sách đứng sau nó không khớp.
• Công ty tại Canada: xem làm bù sổ sách quá hạn tại Canada.