账目混乱怎么办：整理旧账、补账还是另建新账

账目整理、补账和重建记录有什么区别？

整理账目改正错误的分录，补账补录从未录入的月份，重建记录则重建已不存在的记录。这里引用的 IRS 资料都没有定义这些词，它们只是描述账目问题的工作叫法，多数账目需要同时用到多种。每个缺口都说得清楚时，一般适合修正旧账；有缺口查不出来时，可能适合从最近已报的余额另建新账。无论哪种，旧账都要保留。

三者的目标相同：让账目能够证明每份税表上的收入、扣除和税额抵免（26 CFR 1.6001-1）。逐月补齐逾期账目的方法见补齐逾期账目。在报税人员看到账目之前应先做的修正见账目整理清单，清理杂项科目见报税前的未分类支出，混入的个人资金见处理企业与个人资金混用。

出现以下情况时，问题就不简单了：税表现在就要交、报税人员拒绝接收账目、已经按有问题的账目报过税、某一年没有报税、多个公司共用账户、记录缺失，或者已收到 IRS 通知。这些情况通常需要先由专业人士审核，再改动账目；见记账服务。请先准备：每个月的银行和信用卡对账单、最近已报的税表、旧账的导出文件，以及工资和贷款报告。

账目很乱：我该选整理账目、补账，还是另建新账？

月份与银行对得上、只是分类有误时，适合整理账目；整月缺失时适合补账；记录丢失时适合重建记录；账目与银行或最近的税表都对不上时适合另建新账。多数账目同时有多种症状；应先重建记录，因为另外两项要用到这些记录。

这种分流方法是工作方法，不是 IRS 规定。

无论选哪条路，账目要向 IRS 呈现什么？

账目必须能证明每份税表上的总收入、扣除和税额抵免，其背后的记录只要可能与任何税法有关，就必须保存（26 CFR 1.6001-1）。IRS 不要求使用特定的记账方法，但所用方法必须清楚、准确地反映收入和支出（第 305 号专题）。

第 583 号出版物介绍了这些做法：保存账目背后的支持文件（发票、收据、存款单、已兑付支票和账户对账单），每月把每个银行账户与对账单核对，并将企业账户与个人账户分开。如果账目是电脑化的，机器可读的记录必须与账目和税表对得上。

会计记录还包括账目与税表之间差异的调节表（26 CFR 1.446-1(a)(4)）。税表能给您提供什么可对照的内容，取决于业务类型。Schedule L 是实体税表上的资产负债表：

规模较小的实体可能不需要填写 Schedule L；规模测试见各表的填报说明。税表上没有资产负债表时，改为与对账单和以前的账目对照。

怎样判断旧账值不值得修正？

这是工作中的检验方法，不是 IRS 规定。请按顺序做三项检查。三项都通过，或只在您说得清楚的地方没通过时，一般适合修正旧账。

与银行对账只能证明账面余额与对账单一致，不能证明每笔分录都放在正确的科目里。而第 2 项检查没通过，说的是账目和税表不一致，并没有说是哪一边错了。如果第 1 项和第 3 项没通过，但记录还在，办法就是在同一个账里整理账目或补账。如果年末余额与最近已报的税表不符，而且没人能查出差在哪里，请先读下一部分再决定。

什么情况下适合另建新账，旧账里还要保留什么？

年末余额与最近已报的税表不符且没人能查出差异、已结账的年度不断被改动以致账目无法作为记录、或旧账再也打不开或用不了时，可能适合另建新账。新账不能取代旧账：账目和记录只要可能与任何税法有关，就必须保存（26 CFR 1.6001-1）。

一般要保存到每份税表的时效（IRS 可以核定补税的期限）期满为止，大多数支持文件是自报税之日起（若截止日更晚，则自截止日起）3 年。合伙企业或 S 公司，同一期限也从每位所有人的税表截止日或报税日起算，以较晚者为准（1065 表填报说明；1120-S 表填报说明）。有些情况下期限更长，例如漏报的收入超过税表所示总收入的 25%；没有有效税表的年度或存在欺诈的税表则没有期限（第 305 号专题）。这些是联邦所得税表的期限；其他税种（包括州税）可能不同。完整清单见企业记录要保存多久。

新账不会让旧问题消失，只是把它们变成一张清单：旧账与最近一份税表之间的每处差异，仍然需要一个答案。

怎样设置期初余额，让新账与最近已报的税表一致？

在某个纳税年度的第一天开立新账，期初余额采用最近已报年度结账后的余额，再根据对账单录入此后每个月。收入和费用科目在每个纳税年度末结清，资产、负债和权益科目则结转到下一年（第 583 号出版物）。所以从纳税年度第一天开始的新账，期初只有资产负债表科目。

通常以旧账自己的期末资产负债表为依据，已报税表只用于核对。这里旧账不可信，所以已报 Schedule L 的期末栏，可能是现有最好的期末资产负债表。把其中每一行都当作一个合计数，凡有文件可以支持的就找文件支持（年末银行、信用卡和贷款机构对账单，折旧明细表）。合伙企业税表上，期初总资产一般必须等于上一年的期末总资产，有差异要附上说明（1065 表填报说明）。

把每个缺口连同金额列出来；文件与已报数字不一致的，两个数都记下来。不要硬把缺口调成零：已报余额的可靠程度，取决于它所依据的账目。文件与税表不一致时，用哪个数字做期初余额，应与专业人士商量决定，因为这可能意味着税表本身有误。

没有 Schedule L 的情况（独资经营者或小型实体），要根据对账单以及贷款和资产记录来建立期初余额。完整步骤见更换会计师后的期初余额。对不上的权益，见留存收益与去年税表不符。如果企业在有账之前已经经营了一段时间，见账目起步较晚时的期初余额。

旧账曾用来报税：那些税表需要更正吗？

不一定。税表上所报的某项金额有误时，才可能需要更正，所以请逐年把更正后的账目与每份已报税表比较。个人在报税后发现错误，可能需要更正。S 公司要提交更正的 1120-S 表，所有人的数字有变化时还要提交更正的 Schedule K-1（1120-S 表填报说明）；C 公司提交 1120-X 表（1120 表填报说明）。合伙企业（包括多成员 LLC）适用集中审计制度，除非在按时提交的税表中用 Schedule B-2 选择退出，而只有合伙人不超过 100 名、且均符合条件的合伙企业才能这样做。适用该制度的合伙企业，一般提交行政调整申请，而不是更正税表或更正的 Schedule K-1；选择退出的合伙企业则用更正的 Schedule K-1 更正其 1065 表（1065 表填报说明）。请核对每份已报税表上的 Schedule B-2。

把更正后的总收入、每项费用和 Schedule L 余额与税表逐项对照。结果有三种：

退税申请一般须在 提交原始报税表后 3 年，或缴税后 2 年，以较晚者为准 内提出（IRS）；IRS 核定补税的期限见企业记录要保存多久。步骤、表格以及对所有人个人税表的影响，见更正已报的企业税表。

整理账目时可以顺便变更会计方法吗？

改正过账或计算错误不属于方法变更；更换方法，或改变经常性项目的计入时间，则属于变更，必须先取得 IRS 同意（第 538 号出版物）。纳税人改变记账所用的方法，必须先取得同意才能按新方法计算收入，即使新方法本身是正当的（26 CFR 1.446-1(e)）。申请使用 3115 表（关于 3115 表），截止日期取决于适用的程序。事先同意的申请，一般在变更当年的纳税年度内提交（26 CFR 1.446-1(e)(3)）。自动变更（第 538 号出版物）随该年度按时提交的税表（含延期）一并提交，并在不早于该年第一天、不晚于税表提交日的时间，将签署的副本送交 IRS（3115 表填报说明）。在改动账目或税表之前，先确认适用哪种程序。

同意适用于从已使用的方法所作的变更。纳税人在首份报告该业务的税表上，可以采用任何允许的方法，并且该税表上所示的首次使用的方法，此后必须一致地沿用（26 CFR 1.446-1(e)(1) 和 (d)(1)；第 538 号出版物）。后来某个未报税的年度不会重新打开这项选择：除非作出允许的变更，一般继续沿用已确立的方法。某个项目的处理是否已经确立了方法，取决于具体事实，在重做账目之前，应交由专业人士判断。

陷阱不易察觉。税表的方法与账目的方法挂钩：独资经营者要用相同的方法（第 334 号出版物），S 公司要用记账时经常使用的方法（1120-S 表填报说明），合伙企业要用能与账目调节一致的方法（1065 表填报说明）。如果更正后的账目改变了某个项目的计入时间，与已报税表相比，这可能就是方法变更。变更还可能需要作出调整，使收入和费用既不重复也不遗漏（Schedule C 填报说明）。

如果已报税表在不同年度用了不同方法，IRS 可以采用它认为能清楚反映收入的方法来计算收入（第 538 号出版物）。在有人动账目之前，需要专业人士审核。今后如何选择方法，见小企业用收付实现制还是权责发生制；如何切换，见从收付实现制切换到权责发生制。权责发生制账目配收付实现制税表是另一个问题：权责发生制账目与收付实现制税表。

我是否应该换一个记账软件，重新开始？

换软件并不会改变答案。IRS 规定账目必须呈现和证明什么，而不是用什么软件保存（第 305 号专题；第 583 号出版物）。三项检查、期初余额以及保留旧记录的义务，都保持不变。

把旧账的历史数据导入新软件，错误也会一并复制过去。从已报余额开立新软件，则把历史数据留在旧账里，旧账之后必须保持可读。换新软件时要带什么，见年中更换记账软件。

订阅结束之前，先导出账簿、报表和科目表。取消记账软件前要保留的记录列出了这些内容。

我应该准备什么？什么时候该请人来修正账目？

在任何人报价或动手之前，请先准备好：

• 期内每个月、每个银行、信用卡、贷款和支付处理机构账户的对账单。
• 每个实体最近已报的税表，含全部附表和 Schedule K-1（每位所有人应分得的收入份额）。
• 旧账的导出文件：截至最近已报年度末的账簿、科目表和报表。
• 工资报告、贷款对账单，以及资产和折旧记录。

出现以下任何一种情况时，请人帮忙是合理的。每一种情况都在记账问题之上增加了税务问题：

• 税表快到期，账目与银行或最近已报的税表对不上。
• 报税人员已表示，这份账目无法支持税表。
• 已经按现在看来有误的账目报过税。
• 某一年没有报税。
• 多个实体或所有人共用账户。
• 工资或销售税余额，与已申报或已缴纳的数字对不上。
• 您收到了关于某份税表的 IRS 通知。

这项工作的费用以及该向服务商问什么，见补账费用和如何选择补账服务。

示例

以下示例仅为说明，所有金额均为美元。

面包店 LLC：每个月都对得上，但有 US$40,000 放在一个科目里

一家单一成员 LLC（Schedule C）有两年的分录。一个杂项科目里放着 US$40,000：第 1 年 US$25,000，第 2 年 US$15,000。每个月的余额都与银行对账单一致，所以账面余额与银行相符，银行检查通过。假设每年的 Schedule C 都是按现有账目编制的。

这是对现有账目的整理，不是重新开始。每一项都归入它应属的科目，例如物料、所有人提款或贷款还款。然后把每年与其 Schedule C 比较。如果归类使第 1 年或第 2 年的某一行发生变化，就把那份税表与更正后的数字比较。重新开始，等于为了解决分类问题而丢掉两年已经对平的历史记录。

双成员 LLC：14 个月没有任何分录

一家按合伙企业纳税的 LLC，14 个月没有录入任何分录，但保留了每份银行对账单。其中三个月属于第 1 年，该年的 1065 表已经提交。另外十一个月属于第 2 年，该年的税表尚未到期。

这是在当前账目里补账。先录入第 1 年的三个月。把第 1 年期末的现金 US$12,000，与已报 Schedule L 上的现金比较；如果税表没有 Schedule L，就与年末对账单比较。差异记入清单，第 1 年先经过复核，才算定论。然后逐月录入第 2 年的十一个月，每个月先对账，再录下一个月。不需要重新开始。

S 公司：账目与上一年的资产负债表对不上

已报的第 2 年 Schedule L 显示现金 US$30,000、设备 US$45,000、股东贷款 US$50,000。旧账显示现金 US$26,000、设备 US$38,000、股东贷款 US$20,000。已结账的年度在报税后被改过，前任记账员已经不在，没人说得清是哪些分录被动过。三个科目对不上，历史也无法追溯。

新账从第 3 年的第一天开立，期初采用已报的余额。旧账保留。给报税人员的清单记录了三处缺口：现金 US$4,000、设备 US$7,000 和股东贷款 US$30,000。对账单和贷款记录显示，每处缺口的哪一边与事实相符。如果税表是对的，缺口在旧账里，期初余额照用。如果税表有误，该年度要列入待复核清单，由它得出的任何股东数字也一并列入，期初余额随之改变。

您的情况不同？

• 税表快到期，账目与银行或最近已报的税表对不上：适合哪条路，取决于有哪些记录以及哪些可能需要更正，所以请找记账服务。延期一般须在税表截止日之前申请，延长的是报税期限，不是缴税期限（第 304 号专题；7004 表填报说明）。补账指南介绍了逐月补账的方法和延期步骤。
• 已经按有问题的账目报过税：先比较更正后的数字，再使用更正已报的企业税表。如果账目本身需要重做，请找记账服务。
• 报税人员拒绝接收账目：照着账目整理清单做；如果账目仍然对不上，请找记账服务。
• 记录缺失：见根据银行对账单重建账目。如果对账单本身也没有了，请找记账服务。
• 某一年没有报税：见补报未报的企业税表。
• 多个实体或所有人共用账户：见多家公司的账目，并请找记账服务。
• 工资余额清不掉：见清不掉的工资负债；如果余额仍与已申报或已缴纳的数字对不上，请找记账服务。已代扣的工资税没有上缴，除了企业之外，故意不上缴的责任人也可能被核定补缴（IRS）；见信托基金追缴罚款指南。
• 您收到了关于某份税表的 IRS 通知：回复期限写在通知上。见IRS 寄给您企业的通知；如果通知背后的账目对不上，请找记账服务。
• 公司在加拿大：见加拿大逾期账目的补账。