ניקוי ספרים או השלמה: לתקן את הקובץ הישן או להתחיל מחדש

מה ההבדל בין ניקוי ספרים, השלמה ושחזור?

ניקוי מתקן רישומים שגויים, השלמה מוסיפה חודשים שלא נרשמו מעולם, ושחזור בונה מחדש רישומים שכבר אינם קיימים. אף אחד ממקורות IRS שמצוטטים כאן לא מגדיר את המילים האלה. אלה שמות עבודה למה שפגום בקובץ, ורוב הקבצים צריכים יותר מאחד. תיקון הקובץ הישן מתאים בדרך כלל כשאפשר לציין כל פער בו; קובץ חדש שנפתח מהיתרות האחרונות שהוגשו עשוי להתאים כשאי אפשר לעקוב אחר פער, ובשני המקרים שומרים את הקובץ הישן.

שלושתם מכוונים לאותו דבר: ספרים שמבססים את ההכנסה, הניכויים והזיכויים בכל דוח (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). השיטה להשלמה חודש אחר חודש של ספרים שבאיחור מופיעה בהשלמת ספרים באיחור. התיקונים שכדאי לעשות לפני שמכין הדוחות רואה את הקובץ מופיעים ברשימת בדיקה לניקוי ספרים, פירוק חשבון כללי שמקבץ הכול מופיע בהוצאות לא מסווגות לפני תקופת המס, וכסף פרטי שנרשם בעסק מופיע בתיקון ערבוב בין כסף עסקי לפרטי.

המצב אינו פשוט כשדוח מגיע למועדו עכשיו, מכין דוחות סירב לקבל את הקובץ, דוחות כבר הוגשו מתוך ספרים לא תקינים, לשנה אחת אין דוח, כמה ישויות חולקות חשבונות, רישומים חסרים או שהגיעה הודעה מ-⁠IRS. מקרים כאלה דורשים בדרך כלל בדיקה של איש מקצוע לפני ששינויים נעשים בספרים; ראו עזרה בהנהלת חשבונות. אספו קודם: דפי חשבון של בנק וכרטיסי אשראי לכל חודש, את הדוח האחרון שהוגש, ייצוא של הקובץ הישן ודוחות שכר והלוואות.

ספרים בבלגן: מה אני צריך, ניקוי, השלמה או קובץ חדש?

ניקוי מתאים כשהחודשים מתאימים לבנק אבל הסיווגים שגויים, השלמה כשחודשים שלמים חסרים, שחזור כשרישומים אבדו, וקובץ חדש כשאי אפשר להתאים את הספרים לבנק ולדוח האחרון. לרוב הקבצים יש יותר מסימפטום אחד; שחזור בא קודם כי שני האחרים זקוקים לרישומים שלו.

המיון הזה הוא שיטת עבודה, לא כלל של IRS.

מה הספרים צריכים להראות ל-⁠IRS, בכל דרך שאבחר?

הספרים חייבים לבסס את ההכנסה ברוטו, הניכויים והזיכויים בכל דוח, והרישומים שמאחוריהם חייבים להישאר זמינים כל עוד הם עשויים להיות רלוונטיים לכל חוק מס (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). IRS אינו דורש שיטת הנהלת חשבונות מסוימת, אבל השיטה חייבת לשקף בבירור ובדיוק הכנסות והוצאות (נושא 305).

פרסום 583 מתאר את הנוהגים האלה: לשמור את מסמכי התמיכה שמאחורי הספרים (חשבוניות, קבלות, שוברי הפקדה, צ׳קים שנפרעו ודפי חשבון), להתאים כל חשבון בנק לדף החשבון שלו בכל חודש, ולהפריד בין חשבונות עסקיים לפרטיים. אם הספרים ממוחשבים, הרישומים הממוחשבים חייבים להתאים לספרים ולדוח.

רישומי הנהלת החשבונות כוללים גם התאמה של כל הפרשים בין הספרים לדוח (⁦26 CFR 1.446-1(a)(4)⁩). מה שהדוח נותן לכם כדי להתאים אליו תלוי בעסק. Schedule L הוא המאזן בדוח של ישות:

ייתכן שישות קטנה אינה חייבת למלא את Schedule L; הוראות הטופס קובעות את מבחן הגודל. כשבדוח אין מאזן, מתאימים לדפי החשבון ולספרים הקודמים.

איך בודקים אם שווה לתקן את הקובץ הישן?

זו בדיקת עבודה, לא כלל של IRS. בצעו שלוש בדיקות, בסדר הזה. תיקון הקובץ מתאים בדרך כלל כששלושתן עוברות, או נכשלות רק במקומות שאפשר לציין.

התאמה לבנק מראה שיתרת הספרים תואמת לדף החשבון, לא שכל רישום נמצא בחשבון הנכון. ובדיקה 2 שנכשלה אומרת שהספרים והדוח אינם תואמים, לא איזה מהם שגוי. אם בדיקות 1 ו-⁠3 נכשלות אבל הרישומים קיימים, הדרך היא ניקוי או השלמה בתוך אותו קובץ. אם יתרות סוף השנה אינן תואמות לדוח האחרון שהוגש ואף אחד לא יכול לעקוב אחר הפער, קראו את החלק הבא לפני שמחליטים.

מתי הגיוני לפתוח קובץ חדש, ומה עדיין שומרים מהישן?

קובץ חדש עשוי להיות הגיוני כשיתרות סוף השנה אינן תואמות לדוח האחרון שהוגש ואף אחד לא יכול לעקוב אחר הפער, כשנים סגורות ממשיכות להשתנות והקובץ לא יכול לשמש כרישום, או כשאי אפשר עוד לפתוח את הקובץ הישן או להשתמש בו. קובץ חדש לא מחליף את הישן: ספרים ורישומים חייבים להישמר כל עוד הם עשויים להיות רלוונטיים לכל חוק מס (⁦26 CFR 1.6001-1⁩).

זה בדרך כלל עד שתקופת ההתיישנות של כל דוח (הזמן ש-⁠IRS יכול לקבוע בו מס נוסף) מסתיימת, והיא 3 שנים מההגשה (או ממועד ההגשה, אם הוא מאוחר יותר) לרוב מסמכי התמיכה. בשותפות או בחברת S, אותה תקופה נספרת גם ממועד ההגשה או מהמועד שבו הדוח של כל בעלים אמור להיות מוגש, לפי המאוחר (הוראות לטופס 1065; הוראות לטופס ⁦1120-S⁩). היא ארוכה יותר במקרים מסוימים, למשל כשהושמטה מהדוח הכנסה שגדולה מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שהוצגה בו, ואין הגבלה לשנה בלי דוח תקף או עם דוח מרמה (נושא 305). אלה התקופות לדוחות מס הכנסה פדרליים; מסים אחרים, כולל מסי מדינה, עשויים להיות שונים. הרשימה המלאה מופיעה בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

קובץ חדש לא גורם לבעיות הישנות להיעלם. הוא מעביר אותן לרשימה: כל הפרש בין הקובץ הישן לדוח האחרון עדיין צריך תשובה.

איך קובעים יתרות פתיחה כך שקובץ חדש יתאים לדוח האחרון שהוגש?

פותחים את הקובץ החדש ביום הראשון של שנת מס עם היתרות שסגרו את השנה האחרונה שהוגשה, ואז מזינים כל חודש מאז מתוך דפי החשבון. חשבונות הכנסות והוצאות נסגרים בסוף כל שנת מס, וחשבונות נכסים, התחייבויות והון עוברים הלאה (פרסום 583). לכן קובץ חדש שמתחיל ביום הראשון של שנת מס נפתח רק עם חשבונות מאזן.

בדרך כלל המאזן הסופי של הקובץ הישן הוא המקור והדוח שהוגש משמש רק לבדיקה. כאן אי אפשר לסמוך על הקובץ הישן, ולכן העמודה האחרונה ב-⁠Schedule L שהוגש עשויה להיות המאזן הסופי הטוב ביותר שיש. התייחסו לכל שורה בו כסכום שצריך לגבות במסמך כשיש כזה (דפי חשבון של בנק, כרטיס אשראי ומלווה בסוף השנה, לוח הפחת). בדוח של שותפות, סך הנכסים בתחילת השנה חייב בדרך כלל להיות שווה לסך הנכסים בסוף השנה הקודמת, והבדל מצריך הצהרה מצורפת (הוראות לטופס 1065).

רשמו כל פער עם הסכום שלו, ואם מסמך אינו תואם למספר שהוגש, ציינו את שניהם. אל תכריחו פער להיות אפס: היתרה שהוגשה טובה רק כמו הספרים שממנה נלקחה. באיזה מספר לפתוח כשמסמך אינו תואם לדוח היא החלטה שמקבלים עם איש מקצוע, כי ייתכן שהדוח היה שגוי.

בלי Schedule L (בעל עסק יחידני או ישות קטנה), בונים את יתרות הפתיחה מדפי החשבון ומרישומי הלוואות ונכסים. ביתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון יש את כל השלבים. להון שאינו מתאים, ראו עודפים שאינם תואמים לדוח של השנה שעברה. אם העסק פעל זמן מה לפני שהיו ספרים, ראו יתרות פתיחה כשהספרים מתחילים באיחור.

הספרים הישנים שלי שימשו להגשת דוחות: האם צריך לתקן את הדוחות האלה?

לא אוטומטית. ייתכן שדוח צריך תיקון כשסכום שדווח בו שגוי, ולכן משווים את הספרים המתוקנים לכל דוח שהוגש, שנה אחר שנה. אדם פרטי שמוצא טעות אחרי ההגשה עשוי להיות חייב לתקן. חברת S מגישה טופס ⁦1120-S⁩ מתוקן, עם Schedule K-1 מתוקנים כשנתוני הבעלים משתנים (הוראות לטופס ⁦1120-S⁩), וחברת C מגישה טופס ⁦1120-X⁩ (הוראות לטופס 1120). שותפות, כולל LLC עם כמה חברים, כפופה למשטר הביקורת המרוכז, אלא אם בחרה לצאת ממנו בדוח שהוגש במועד עם Schedule B-2, מה שרק שותפות עם 100 שותפים כשירים או פחות יכולה לעשות. שותפות במשטר הזה מגישה בדרך כלל בקשה להתאמה מינהלית, לא דוח מתוקן או Schedule K-1 מתוקנים; שותפות שבחרה לצאת מתקנת את טופס 1065 שלה עם Schedule K-1 מתוקנים (הוראות לטופס 1065). בדקו את Schedule B-2 בכל דוח שהוגש.

הציבו זה מול זה את התקבולים ברוטו המתוקנים, כל הוצאה ויתרות Schedule L מול הדוח. יש שלוש תוצאות אפשריות:

בקשת החזר חייבת בדרך כלל להיות מוגשת תוך 3 שנים לאחר הגשת הדוח המקורי או 2 שנים לאחר תשלום המס, לפי המאוחר (IRS); כמה זמן יש ל-⁠IRS לקבוע מס נוסף מופיע בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים. השלבים, הטפסים וההשפעות על דוחות הבעלים מופיעים בתיקון דוח עסקי שהוגש.

האם אפשר לשנות שיטת חשבונאות תוך כדי ניקוי הספרים?

תיקון של טעות רישום או חישוב אינו שינוי שיטה; מעבר בין שיטות, או שינוי במועד שבו פריט חוזר נספר, הוא שינוי שדורש קודם הסכמה של IRS (פרסום 538). נישום ששינה את השיטה שבה הוא מנהל את הספרים חייב לקבל הסכמה לפני שיחשב הכנסה בשיטה החדשה, גם אם השיטה החדשה תקינה (⁦26 CFR 1.446-1(e)⁩). הבקשה מוגשת בטופס 3115 (על טופס 3115), והמועד האחרון תלוי בהליך. בקשה להסכמה מראש מוגשת בדרך כלל במהלך שנת המס של השינוי (⁦26 CFR 1.446-1(e)(3)⁩). שינוי אוטומטי (פרסום 538) מצורף לדוח של אותה שנה שהוגש במועד, כולל הארכות, ועותק חתום נשלח ל-⁠IRS לא לפני היום הראשון של אותה שנה ולא אחרי המועד שבו הדוח מוגש (הוראות לטופס 3115). בדקו איזה הליך חל לפני ששינוי נעשה בספרים או בדוח.

ההסכמה חלה על שינוי מהשיטה שכבר בשימוש. נישום רשאי לאמץ כל שיטה מותרת בדוח הראשון שמדווח על העסק, ואת השיטה שנעשה בה שימוש ראשון, כפי שהיא מופיעה באותו דוח, צריך לקיים באופן עקבי אחר כך (⁦26 CFR 1.446-1(e)(1)⁩ ו-⁠⁦(d)(1)⁩; פרסום 538). שנה מאוחרת שלא הוגשה לה דוח אינה פותחת מחדש את הבחירה הזו: השיטה שנקבעה נמשכת בדרך כלל, אלא אם נעשה שינוי מותר. אם הטיפול בפריט כבר קבע שיטה תלוי בעובדות, שאלה לאיש מקצוע לפני שהספרים נעשים מחדש.

המלכודת שקטה. שיטת הדוח קשורה לשיטת הספרים: אותה שיטה בבעל עסק יחידני (פרסום 334), השיטה שבה משתמשים באופן קבוע בניהול הספרים בחברת S (הוראות לטופס ⁦1120-S⁩), ושיטה שאפשר להתאים לספרים בשותפות (הוראות לטופס 1065). אם ספרים מתוקנים משנים את המועד שבו פריט נספר, בהשוואה לדוחות שהוגשו, ייתכן שזה שינוי שיטה. שינוי עשוי גם לדרוש התאמה כדי שהכנסות והוצאות לא ייספרו פעמיים ולא יושמטו (הוראות ל-⁠Schedule C).

אם הדוחות שהוגשו השתמשו בשיטות שונות בשנים שונות, IRS יכול לחשב את ההכנסה בשיטה שלדעתו משקפת הכנסה בבירור (פרסום 538). זה דורש בדיקה של איש מקצוע לפני שמישהו משנה את הספרים. לבחירת שיטה מכאן והלאה, ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן; לאופן המעבר, ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה. ספרים בשיטת צבירה לצד דוח בשיטת מזומן הם שאלה נפרדת: ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן.

האם לעבור לתוכנת הנהלת חשבונות אחרת ולהתחיל נכון?

מעבר לתוכנה אחרת לא משנה את התשובה. IRS קובע מה הספרים צריכים להראות ולהוכיח, לא באיזו תוכנה הם נשמרים (נושא 305; פרסום 583). שלוש הבדיקות, יתרות הפתיחה והחובה לשמור את הרישומים הישנים נשארות אותו דבר.

ייבוא ההיסטוריה של הקובץ הישן לתוכנה חדשה מעתיק איתה את הטעויות. פתיחת התוכנה החדשה מהיתרות שהוגשו משאירה את ההיסטוריה בקובץ הישן, שחייב אז להישאר קריא. מה להעביר לתוכנה חדשה מופיע במעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע השנה.

ייצאו את הספרים, הדוחות ורשימות החשבונות לפני שמנוי מסתיים. ברישומים לשמור כשמבטלים תוכנת הנהלת חשבונות מופיעה הרשימה.

מה כדאי להכין, ומתי לשכור מישהו שיתקן את הספרים?

הכינו את הדברים האלה לפני שמישהו נותן הצעת מחיר או מתחיל:

• דפי חשבון לכל חשבון בנק, כרטיס אשראי, הלוואה וספק סליקה, לכל חודש בתקופה.
• הדוח האחרון שהוגש לכל ישות, עם כל הנספחים ו-⁠Schedule ⁦K-1⁩ (חלקו של כל בעלים בהכנסה).
• ייצוא של הקובץ הישן: ספרים, רשימת חשבונות ודוחות נכון לסוף שנת המס האחרונה שהוגשה.
• דוחות שכר, דפי חשבון של הלוואות ורישומי נכסים ופחת.

כדאי לשכור עזרה כשאחד מאלה נכון. כל אחד מוסיף שאלת מס לשאלת הנהלת החשבונות:

• דוח מגיע למועדו והספרים אינם מתאימים לבנק או לדוח האחרון שהוגש.
• מכין דוחות אמר שהקובץ לא יכול לתמוך בדוח.
• דוחות כבר הוגשו מתוך ספרים שנראים עכשיו שגויים.
• לשנה אחת לא הוגש דוח.
• כמה ישויות או בעלים חולקים חשבונות.
• יתרות שכר או מס מכירה אינן תואמות למה שהוגש או שולם.
• יש לכם הודעה מ-⁠IRS על דוח.

לעלות העבודה ולשאלות לשאול ספק, ראו עלות השלמת הנהלת חשבונות ובחירת שירות להשלמת הנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

LLC של מאפייה: כל חודש מתאים, אבל ⁦US$40,000⁩ יושבים בחשבון אחד

ל-⁠LLC עם בעלים יחיד (Schedule C) יש רישומים של שנתיים. חשבון כללי שמקבץ הכול מחזיק ⁦US$40,000⁩: ⁦US$25,000⁩ משנה 1 ו-⁦US$15,000⁩ משנה 2. יתרת כל חודש תואמת לדף חשבון הבנק, ולכן יתרת הספרים מתאימה לבנק ובדיקת הבנק עוברת. נניח ש-⁠Schedule C של כל שנה הוכן מהספרים כפי שהם.

זה ניקוי של הקובץ הקיים, לא התחלה מחדש. כל פריט ממוין לחשבון שלו, כמו חומרים מתכלים, משיכות בעלים או תשלומי הלוואה. אחר כך כל שנה מושווית ל-⁠Schedule C שלה. אם מיון מזיז שורה בשנה 1 או בשנה 2, הדוח של אותה שנה מושווה למספר המתוקן. התחלה מחדש הייתה זורקת שנתיים של היסטוריה מותאמת כדי לפתור בעיית סיווג.

LLC עם שני חברים: 14 חודשים בלי רישומים

LLC שמסווגת כשותפות לא רשמה דבר במשך 14 חודשים אבל שמרה כל דף חשבון בנק. שלושה מהחודשים הם משנה 1, שטופס 1065 שלה הוגש. אחד עשר הם משנה 2, שהדוח שלה עדיין לא הגיע למועדו.

זו השלמה בקובץ הנוכחי. שלושת החודשים של שנה 1 נכנסים קודם. יתרת המזומן בסגירת שנה 1, ⁦US$12,000⁩, מושווית למזומן ב-⁠Schedule L שהוגש, או לדף החשבון של סוף השנה אם בדוח לא היה Schedule L. הבדל נרשם ברשימה, ושנה 1 נבדקת לפני שהיא נחשבת סגורה. אחר כך אחד עשר החודשים של שנה 2 נכנסים אחד אחד, וכל אחד מותאם לפני הבא. אין צורך בהתחלה מחדש.

חברת S: הקובץ אינו מתאים למאזן של השנה שעברה

Schedule L של שנה 2 שהוגש מציג מזומן של ⁦US$30,000⁩, ציוד של ⁦US$45,000⁩ והלוואות מבעלי מניות של ⁦US$50,000⁩. הקובץ הישן מציג מזומן של ⁦US$26,000⁩, ציוד של ⁦US$38,000⁩ והלוואות בעלי מניות של ⁦US$20,000⁩. שנים סגורות נערכו אחרי שהדוח הוגש, ואיש הנהלת החשבונות הקודם איננו, ולכן איש לא יכול לומר אילו רישומים זזו. שלושה חשבונות שגויים ואי אפשר לעקוב אחר ההיסטוריה.

הקובץ החדש נפתח ביום הראשון של שנה 3 מהיתרות שהוגשו. הקובץ הישן נשמר. הרשימה למכין הדוחות מתעדת שלושה פערים: ⁦US$4,000⁩ מזומן, ⁦US$7,000⁩ ציוד ו-⁦US$30,000⁩ הלוואות בעלי מניות. דפי חשבון ורישומי הלוואות מראים איזה צד של כל פער תואם לעובדות. אם הדוח היה נכון, הפער נמצא בקובץ הישן ויתרת הפתיחה נשארת. אם הדוח היה שגוי, אותה שנה נכנסת לרשימה לבדיקה, יחד עם נתוני בעלי מניות שנגזרו ממנה, ויתרת הפתיחה משתנה איתה.

המצב שלכם שונה?

• דוח מגיע למועדו והספרים אינם מתאימים לבנק או לדוח האחרון שהוגש: איזו דרך מתאימה תלוי באילו רישומים קיימים ומה אולי צריך לתקן, ולכן פנו לעזרה בהנהלת חשבונות. הארכה צריכה בדרך כלל להתבקש עד מועד ההגשה של הדוח, והיא מאריכה את ההגשה, לא את התשלום (נושא 304; הוראות לטופס 7004). המדריך להשלמת ספרים מכסה את השיטה חודש אחר חודש ואת שלבי ההארכה.
• דוחות כבר הוגשו מתוך ספרים לא תקינים: השוו קודם את המספרים המתוקנים, ואז עברו לתיקון דוח עסקי שהוגש. אם הספרים עצמם צריכים להיעשות מחדש, פנו לעזרה בהנהלת חשבונות.
• מכין דוחות סירב לקבל את הקובץ: עברו על רשימת הבדיקה לניקוי, או פנו לעזרה בהנהלת חשבונות אם הקובץ עדיין לא מתאים.
• רישומים חסרים: ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון. אם דפי החשבון עצמם אבדו, פנו לעזרה בהנהלת חשבונות.
• לשנה אחת לא הוגש דוח: ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
• כמה ישויות או בעלים חולקים חשבונות: ראו ספרים לכמה חברות ופנו לעזרה בהנהלת חשבונות.
• יתרות השכר לא מתאפסות: ראו התחייבויות שכר שלא מתאפסות, ופנו לעזרה בהנהלת חשבונות אם הן עדיין לא תואמות למה שהוגש או שולם. מס שכר שנוכה ולא הועבר יכול להיגבות מאדם אחראי שבכוונה לא העביר אותו, לא רק מהעסק (IRS); ראו את המדריך על קנס השבת כספי נאמנות.
• יש לכם הודעה מ-⁠IRS על דוח: המועד האחרון לתשובה מופיע בהודעה. ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם, ופנו לעזרה בהנהלת חשבונות אם הספרים שמאחוריה אינם מתאימים.
• החברה קנדית: ראו השלמת ספרים באיחור בקנדה.