لمن هذا الدليل
- أصحاب المنشآت الفردية والشراكات والشركات الذين يغيّرون مسؤول مسك الدفاتر خلال السنة
- أصحاب الأنشطة الذين يريدون رأيًا ثانيًا في ملف المحاسبة قبل أن يقرروا
غير مشمول هنا
- فحص العمل الحالي شهرًا بشهر، وهو ما يغطيه دليل المراجعة
- نقل دور معدّ الإقرارات الضريبية، أو تفويضات IRS، أو مزوّد كشوف الرواتب
- الإعفاء من الغرامات وتعديل الإقرارات المقدَّمة بالفعل
متى أستغني عن مسؤول مسك الدفاتر؟
قد يلزم استبدال مسؤول مسك الدفاتر عندما لا تعود الدفاتر قادرة على دعم الإقرار، أو عندما يفوت تقديم. واجب الاحتفاظ بدفاتر كافية يقع على دافع الضرائب لا على مسؤول مسك الدفاتر: فيجب أن تكفي لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (26 CFR 1.6001-1). ويقول المنشور 583 إن عليك تسوية الحساب الجاري كل شهر حتى يتفق الكشف ودفتر الشيكات والدفاتر.
| العلامة | لماذا تهم |
|---|---|
| تُقفل الأشهر متأخرة، أو لا تُقفل أبدًا | تقوم القرارات والتقديمات على أرقام قديمة |
| حساب بنكي أو بطاقة مرّت عليه أشهر دون تسوية | تتراكم الأخطاء والقيود الناقصة دون أن تُرى |
| رصيد لا يفسّره أحد: رصيد معلّق (suspense) أو غير مصنّف (قيود لم يعرف أحد أين يضعها)، أو نقد بالسالب، أو قروض لم تأخذها | جرى إجبار القيود على التوازن بدل مطابقتها بمصدر |
| تأخر تقديم الرواتب أو ضريبة المبيعات أو النموذج 1099 أو فات أو لا يطابق الدفاتر، أو وصل إشعار لا تفسّره الدفاتر | غرامات، وصار التناقض قائمًا بين الدفاتر والتقديمات |
| الأشهر المقفلة لا تتوقف عن التغيّر | قد تقوم الإقرارات المقدَّمة بالفعل على أرقام تحركت |
| لا يفتح الملف أو الحسابات إلا مسؤول مسك الدفاتر، أو تأتي التقارير ببطء أو لا تأتي | السيطرة على سجلاتك عند شخص آخر، ولا تستطيع التحقق من شيء |
| تُدفع مبالغ إلى مسؤول مسك الدفاتر، أو إلى جهات لا تستطيع ربطها بفاتورة | احتمال إساءة استخدام الأموال: انظر قسم الإزالة أدناه |
تأخر إقفال واحد سبب لتدوين النطاق والتواريخ (خطاب التكليف)، وليس دائمًا سببًا للاستغناء. أما النمط المتكرر فقد يكون سببًا للتغيير؛ وكذلك أي علامة بعد الصفوف الثلاثة الأولى.
لا تكون الحالة بسيطة عندما قُدّم إقرار رواتب أو ضريبة مبيعات أو إقرار نشاط من هذه الدفاتر، أو عندما يحتفظ مسؤول مسك الدفاتر بالنسخة الوحيدة من الملف أو يكون المسؤول الوحيد، أو عندما تكون أكثر من بضعة أشهر دون تسوية، أو عندما يقترب موعد تقديم أو قرض أو إقرار. اجمع كشوف البنك والبطاقات للسنة، وآخر إقرار نشاط مقدَّم بكل جداوله، وأحدث تقارير الرواتب وضريبة المبيعات والإشعارات.
تغيير مسؤول مسك الدفاتر لا يغيّر من المسؤول عن إيداعات الرواتب. تقول مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) إن صاحب العمل هو المسؤول في النهاية عن الإيداعات حتى لو أودعها طرف ثالث، وقد يُحمَّل أيضًا مسؤولية شخصية عن بعض الضرائب الفيدرالية غير المسدّدة (IRS). وفي الشركة أو الشراكة أو LLC، يمكن أن يُفرض على مسؤول تنفيذي أو شريك أو شخص آخر يتحكم في المدفوعات، بصفة شخصية، غرامة استرداد ضريبة الأمانة، وتساوي الضريبة المستقطعة غير المسدّدة، إذا تخلّف عمدًا عن سدادها (المادة 6672؛ IRS). والمهلة المعتادة 3 سنوات من 15 أبريل بعد سنة الرواتب، أو من تاريخ التقديم إن كان لاحقًا: غرامة استرداد ضريبة الأمانة. أما الغرامات التي سببتها الأخطاء بالفعل فراجع من يدفع الغرامات.
هل يستطيع أحد أن يعطيني رأيًا ثانيًا في QuickBooks قبل أن أستغني عن أحد؟
نعم. الرأي الثاني مراجعة تختبر الملف دون أن تغيّره. إذا كنت تملك دور المسؤول (admin)، فيمكنك إدخال مراجع قبل إعلان التغيير، متى سمحت شروط تكليفك بذلك: ففي QuickBooks Online يدعو المسؤول الرئيسي أو مسؤول الشركة مستخدم محاسبة (مساعدة QuickBooks Online). وهذا المستخدم يستطيع عادةً التعديل، فاتفقوا على أن يعمل المراجع من التقارير ولا يغيّر شيئًا. وإذا كان مسؤول مسك الدفاتر هو المسؤول الوحيد، فعليه هو أن يضيف المراجع: احصل على صلاحية المسؤول أولًا (القسم التالي)، أو اطلب التقارير ونسخة احتياطية.
يستطيع أي مسؤول مسك دفاتر مستقل أو محاسب إجراء هذه المراجعة. أعطِ المراجع كشوف السنة وآخر إقرار مقدَّم. ويختبر المراجع ستة أشياء:
- هل يطابق كل حساب بنكي وحساب بطاقة كشوفه، شهرًا بشهر، وأي شهر تتوقف عنده التسويات.
- هل تتطابق الأرصدة الافتتاحية مع ميزانية آخر إقرار مقدَّم (Schedule L)، أو مع كشوف نهاية السنة إذا لم يكن في الإقرار ميزانية.
- هل تطابق التزامات الرواتب وضريبة المبيعات في الدفاتر ما تُظهره IRS والولاية كمقدَّم ومسدَّد.
- هل الأرصدة المعلّقة والوسيطة وغير المصنّفة (حسابات تحتفظ بقيود لم توضع في مكانها) صغيرة وحديثة، أم كبيرة وقديمة.
- هل عُدّلت الأشهر المقفلة بعد تقديم الإقرار.
- هل تُميَّز المدفوعات للمقاولين وتسندها النماذج W-9.
تكون النتيجة عادةً واحدة من ثلاث: الملف سليم والعادات تحتاج إلى إصلاح، أو يمكن إصلاح الملف انطلاقًا من شهر مطابق، أو يجب إعادة بدء الملف من نهاية آخر سنة قُدّم إقرارها. وهذه النتيجة تحدّد تاريخ التحويل. وما يمكنك فحصه بنفسك كل شهر: مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.
من يملك الدفاتر، وما الصلاحية التي أحتاجها قبل أن أقول أي شيء؟
واجب مسك الدفاتر عليك، والسيطرة على الملف لمن يملك دور المسؤول. وفي QuickBooks Online لا يدعو مستخدم محاسبة أو يزيله إلا المسؤول الرئيسي أو مسؤول الشركة (الدعوة؛ الإزالة). وإذا كان مسؤول مسك الدفاتر هو المسؤول الوحيد، فهو وحده من يستطيع إضافتك، فاحصل على صلاحية المسؤول أولًا.
قبل أن تطرح التغيير، اقرأ خطاب التكليف أو العقد لتعرف مدة الإشعار وما يجب على مسؤول مسك الدفاتر تسليمه والفاتورة الأخيرة (وإن لم يوجد خطاب: خطاب تكليف مسك الدفاتر). ثم تأكد أن لديك تسجيل دخول خاصًا بك بصلاحية المالك، لا بيانات مسؤول مسك الدفاتر، إلى:
- ملف المحاسبة واشتراكه: إذا كان بريد مسؤول مسك الدفاتر وبطاقته عليهما، فاطلب نقل دور المسؤول إليك أولًا؛
- الخدمات المصرفية عبر الإنترنت وكل حساب بطاقة؛
- مزوّد كشوف الرواتب؛
- حسابك على موقع IRS وتسجيلك الخاص في EFTPS، وهو نظام سداد الضرائب الفيدرالية الإلكتروني؛
- كل حساب لضريبة المبيعات والرواتب في الولاية.
إذا كان مسؤول مسك الدفاتر ممارسًا (practitioner) (محاسب CPA أو وكيل مسجل أو محامٍ، من بين آخرين)، فإن قاعدة فيدرالية تُلزمه بأن يعيد عند الطلب سجلات العميل التي تحتاجها لالتزاماتك الضريبية الفيدرالية، ولا يعفيه عادةً نزاع على الأتعاب، لكن الإقرار أو الجدول أو المستند الآخر الذي أعدّه لا يُعدّ سجلًا للعميل ما دام محتجزًا بسبب أتعاب غير مدفوعة عن ذلك المستند (31 CFR 10.28؛ من هو الممارس). وتصل الواجبات نفسها إلى كل من يتقاضى أجرًا عن إعداد كل مستند مقدَّم إلى IRS أو جزء كبير منه (31 CFR 10.8). أما مسؤول مسك الدفاتر الذي لا يُعدّ شيئًا لـ IRS فيلتزم فقط بشروط التكليف وقانون الولاية، ولهذا تأتي الصلاحية أولًا. وإذا توقف مسؤول مسك الدفاتر عن الرد: تسلّم الدفاتر من محاسب سابق.
ما تاريخ التحويل المناسب لتغيير في منتصف السنة؟
استخدم أول يوم من شهر يلي شهرًا مسوّى بالكامل. هذا هو تاريخ التحويل: أول يوم يتولاه مسؤول مسك الدفاتر الجديد، وتُستخرج التقارير بتاريخ نهاية الشهر الذي يسبقه. وهذه ممارسة وليست قاعدة قانونية. فرصيد نهاية الشهر المسوّى يمكن مطابقته بكشف البنك، فيبدأ مسؤول مسك الدفاتر الجديد من رقم مثبت. أما التحويل في منتصف الشهر فيقسم كشفًا واحدًا بين شخصين، ولا يملك أيٌّ منهما التسوية.
وإذا كانت الرواتب تنتقل أيضًا، فنهاية ربع السنة أنظف: فتقول IRS إن النموذج 941 يُقدَّم مرة واحدة فقط لكل ربع سنة (IRS). راجع تغيير مزوّد كشوف الرواتب.
| ما وجدته المراجعة | تاريخ التحويل |
|---|---|
| كل شهر حتى الشهر الماضي يطابق الكشوف | أول يوم من الشهر القادم |
| الأشهر تطابق حتى شهر أقدم فقط | أول يوم بعد آخر شهر يطابق؛ وتُستكمل الأشهر اللاحقة ضمن التسليم |
| لا يمكن إثبات أي شهر هذه السنة، أو لا تطابق الأرصدة الافتتاحية آخر إقرار مقدَّم أو كشوف نهاية السنة | غالبًا نهاية آخر سنة قُدّم إقرارها، مع إعادة بناء الأشهر التي تلتها من الكشوف |
إعادة البدء، وهي الصف الأخير أعلاه، تعني إعادة البناء من نهاية آخر سنة قُدّم إقرارها: التنظيف أم البدء من جديد.
ماذا آخذ من مسؤول مسك الدفاتر القديم قبل أن يغادر؟
خذ كل ما يتيح لشخص آخر أن يثبت الدفاتر بتاريخ التحويل، وخذه قبل إزالة الصلاحية.
| ما تجمعه | لماذا |
|---|---|
| الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر وميزان المراجعة (قائمة بأرصدة كل الحسابات) بتاريخ نهاية الشهر السابق للتحويل | نقطة البداية |
| تفاصيل المعاملات منذ بداية السنة حتى اليوم | لتتبع أي رقم |
| تقارير التسوية والكشوف لكل حساب بنكي وحساب بطاقة | إثبات أن كل رصيد طُوبق |
| فواتير العملاء غير المسدّدة والفواتير المستحقة غير المدفوعة بتاريخ نهاية ذلك الشهر | الأرصدة الافتتاحية |
| الرواتب: الأجور والاستقطاع منذ بداية السنة لكل موظف، والنموذجان 941 و940 المقدَّمان، وتأكيدات الإيداع | يجب أن تستمر سجلات الرواتب الجديدة من هذه الأرقام |
| إقرارات ضريبة المبيعات ومدفوعاتها، حسب الولاية | إثبات ما قُدّم وما سُدّد |
| مدفوعات الموردين للسنة مع النماذج W-9 | التقرير السنوي بالنموذج 1099 |
| جداول الأصول الثابتة والإهلاك والقروض | دعم الميزانية العمومية |
| نسخة احتياطية أو تصدير للملف كله، مع قائمة بدليل حساباته ومستخدميه وروابطه البنكية وقيوده المتكررة | يقول المنشور 583 إن النظام المحوسب يجب أن يحتفظ بسجلات مقروءة آليًا ووصف للنظام، بما في ذلك أدلة الحسابات |
| آخر الإقرارات المقدَّمة وأي إشعارات مفتوحة | ما يجب أن تطابقه الدفاتر |
احتفظ بالسجلات القديمة بعد التسليم. تُحفظ السجلات التي تدعم الإقرار حتى تنتهي مدة التقادم، وهي عمومًا 3 سنوات بعد تقديم الإقرار أو موعده، أيهما أبعد؛ وسجلات ضريبة التوظيف مدة أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد. وتكون المدة مفتوحة إذا لم يُقدَّم إقرار أو كان الإقرار احتياليًا، وهي 6 سنوات إذا زاد الدخل المحذوف من الإقرار على 25% من إجمالي الدخل الظاهر فيه. وتُحفظ سجلات الممتلكات، مثل جداول الأصول الثابتة والإهلاك، حتى تنتهي المدة للسنة التي يُتصرَّف فيها بالممتلكات (IRS؛ المنشور 583). المزيد: المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط.
كيف أقفل الأشهر المغلقة حتى يتوقف عمل مسؤول مسك الدفاتر القديم عن التغيّر؟
حدّد تاريخ إقفال عند التحويل بعد تسوية الشهر الذي يسبقه وبعد أن تصبح النسخ بيدك. في QuickBooks Online يحدّده المسؤول الرئيسي أو مسؤول الشركة، وتقول الشركة المنتجة إن عليك تسوية الحسابات حتى تاريخ القفل أولًا، وتصف خيار كلمة المرور بأنه الأكثر أمانًا (مساعدة QuickBooks Online). احتفظ بكلمة المرور بنفسك.
يضع القفل التعديلات اللاحقة خلف تحذير أو كلمة مرور. لكنه لا يلغي التعديلات التي جرت بالفعل، فقارن تقارير نهاية السنة بالإقرار المقدَّم قبل أن تضعه. الخطوات والحدود: تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
كيف أزيل مسؤول مسك الدفاتر القديم دون أن أفوّت دفعة؟
أزل الصلاحية في النهاية، حسابًا بعد حساب، بعد أن يؤكد مسؤول مسك الدفاتر الجديد أن ذلك الحساب يعمل ببيانات دخول جديدة. والاستثناء هو فقدان الأموال: فإذا ذهبت مدفوعات إلى جهات لا تستطيع ربطها بفاتورة، أو كان مسؤول مسك الدفاتر قادرًا على تحريك الأموال، فاقطع أولًا صلاحيته على حساباتك البنكية والبطاقات وتمويل الرواتب، وانسخ التقارير والنسخة الاحتياطية في اليوم نفسه إن كنت تملك صلاحية المسؤول. لا تنتظر تاريخ التحويل.
- انسخ التقارير والنسخة الاحتياطية.
- أضف مسؤول مسك الدفاتر الجديد إلى كل حساب: البرنامج، والبنك حيث يتيح مستخدمين محدودين، ومزوّد كشوف الرواتب.
- اكتب قائمة بكل دفعة تلقائية وقيد متكرر مرتبط ببيانات الدخول القديمة: دفع الفواتير، وتمويل الرواتب، ومدفوعات البطاقات، والمدفوعات الضريبية المجدولة. وتأكد أن كل واحدة ستستمر في العمل.
- راجع المواعيد في جدول التقديمات أدناه قبل إزالة أي شخص.
- أزل المستخدم القديم. في QuickBooks Online يزيل المسؤول الرئيسي أو مسؤول الشركة مستخدم المحاسبة، وتقول الشركة المنتجة إن الوصول ينتهي فورًا (مساعدة QuickBooks Online).
- غيّر أي كلمة مرور كان يعرفها مسؤول مسك الدفاتر القديم.
بعض الصلاحيات عند IRS. فإذا كان مسؤول مسك الدفاتر أو شركة رواتب يقدّم ويودع عنك بصفة وكيل إبلاغ (النموذج 8655)، فيجب تغيير تفويض IRS أيضًا، وتنصح IRS أصحاب العمل بعدم تغيير عنوان السجل إلى عنوان المزوّد (IRS). التفاصيل: تغيير مزوّد كشوف الرواتب؛ وصلاحية معدّ الإقرارات الضريبية: تغيير المحاسبين. وإزالة كل بيانات الدخول: منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.
ما التقديمات التي تحتفظ بمواعيدها عند تغيير مسؤول مسك الدفاتر؟
تغيير مسؤول مسك الدفاتر لا يغيّر أي موعد تقديم. وتقول IRS إن تفويض النموذج 8655 لا يعفي دافع الضرائب من مسؤولية تقديم الإقرارات وإجراء الإيداعات في موعدها (النموذج 8655).
| التقديم | الموعد | أثناء الفجوة |
|---|---|---|
| إيداعات الرواتب الفيدرالية | الجدول الشهري: بحلول اليوم الـ15 من الشهر التالي. الجدول نصف الأسبوعي: يوم الأربعاء التالي لأيام الدفع من الأربعاء إلى الجمعة، ويوم الجمعة التالي لأيام الدفع من السبت إلى الثلاثاء. وفي الحالتين: يوم العمل التالي متى تراكم 100,000 دولار في أي يوم، ويصبح المودِع الشهري عندها نصف أسبوعي بقية تلك السنة والسنة التي تليها. ويُحدَّد الجدول قبل كل سنة تقويمية (IRS؛ المنشور 15) | احصل على قائمة بكل إيداع مستحق في الربع القادم ومن يجريه. سجّل في EFTPS بنفسك: فهو يعرض سجل المدفوعات لمدة 16 شهرًا (IRS). والإيداع المتأخر عليه غرامة قدرها من 2% إلى 15% (IRS) |
| النموذج 941 (إقرار ضرائب الرواتب ربع السنوي) | آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة، أو يوم العمل التالي إذا صادف عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، مع 10 أيام تقويمية إضافية للتقديم إذا كانت كل الإيداعات في موعدها (IRS). وصاحب العمل الذي أبلغته IRS كتابةً بتقديم النموذج 944 يقدّمه مرة في السنة بدلًا من ذلك (المنشور 15) | يغطي إقرار واحد الربع كله، فيحتاج مسؤول مسك الدفاتر الجديد إلى أجور الربع كاملًا |
| النموذج 940 (إقرار ضريبة البطالة السنوي)، والنموذجان W-2 وW-3، وإقرارات الرواتب في الولاية | النموذج 940: 31 يناير بعد سنة الأجور، بقواعد عطلة نهاية الأسبوع والإيداع في الموعد نفسها (IRS). النموذجان W-2 وW-3 لأجور 2026: 1 فبراير 2027 (IRS). وتحدد الولايات مواعيدها بنفسها | أجور كل موظف للسنة كلها، وليس بعد التحويل فقط |
| ضريبة المبيعات في الولاية | كل ولاية تفرض ضريبة مبيعات تحدد تكرارها ومواعيدها | كاليفورنيا مثلًا تخصص تكرارًا وتشترط التقديم حتى لو لم تكن هناك مبيعات (CDTFA). سلّم تكرار كل حساب وبيانات دخوله |
| الضريبة التقديرية | يدفع أصحاب المنشآت الفردية والشركاء ومساهمو شركات S عادةً بصفتهم الشخصية؛ وتدفع الشركة تقديرات عن الضريبة المستحقة عليها هي (IRS). ويدفع الأفراد في السنة التقويمية في 15 أبريل و15 يونيو و15 سبتمبر و15 يناير 2027 (النموذج 1040-ES). وتدفع الشركة بحلول اليوم الـ15 من الشهر الـ4 والـ6 والـ9 والـ12 من السنة الضريبية (النموذج 1120) | تأتي التقديرات من الدفاتر، فالإقفال المتوقف يؤخر الرقم لكنه لا يؤخر الموعد. اكتب قائمة بمدفوعات الشركة والمالك |
| النموذج 1099-NEC (إقرار مدفوعات المقاولين السنوي) | 31 يناير بعد سنة الدفع، أو يوم العمل التالي (IRS)؛ وحد الإبلاغ 2,000 دولار للمدفوعات في 2026 و600 دولار للسنوات الأسبق (IRS) | يحتاج مسؤول مسك الدفاتر الجديد إلى مدفوعات الموردين للسنة كلها، وليس بعد التحويل فقط |
إذا أظهر التسليم إيداعًا أو إقرارًا فائتًا، فراجع التأخر في ضرائب الرواتب. وللتوسع في تقديم ضريبة المبيعات: تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.
كيف يحدد مسؤول مسك الدفاتر الجديد الأرصدة الافتتاحية ويعيد التسوية؟
يبدأ مسؤول مسك الدفاتر الجديد من أرصدة مثبتة، ثم يسوّي كل شهر منذ التحويل. وأي الأرصدة تعتمد على المراجعة.
- الملف يبقى. يواصل مسؤول مسك الدفاتر الجديد في الملف نفسه. ويجب أن يساوي الرصيد الافتتاحي للشهر الأول الرصيد الختامي لآخر شهر مسوّى. والفجوة تعني تعديلًا أو قيدًا ناقصًا: خطأ الرصيد الافتتاحي في التسوية.
- الملف يُعاد بدؤه. افتح الملف الجديد في نهاية آخر سنة قُدّم إقرارها من ميزان المراجعة الختامي والتقارير في الملف القديم، متى طابقت الكشوف، واحتفظ بالملف القديم. والإقرار المقدَّم فحص للمجاميع وليس المصدر: فميزانيته يجب أن تتفق مع الدفاتر (النموذج 1120-S). ادعم من الكشوف أي رصيد لا يطابق. ويُدخل كل شهر منذ ذلك الحين من الكشوف ويُسوّى قبل الذي يليه (الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسبين). ويُبلّغ Schedule C عن الدخل أو الخسارة (IRS)، فلا يعطي ميزانية عمومية للمطابقة معها، وبعض إقرارات الشراكات وشركات S وشركات C تتخطى Schedule L (النموذج 1065؛ النموذج 1120-S؛ النموذج 1120)؛ وتكون كشوف نهاية السنة هي الفحص حينئذ.
في الحالتين، قارن الربح منذ بداية السنة بآخر تقرير لمسؤول مسك الدفاتر القديم بالتاريخ نفسه. كل فرق سؤال للمراجع. وسوِّ الحساب شهريًا من ذلك الحين، كما ينصح المنشور 583.
ماذا لو قُدّمت إقرارات من الدفاتر القديمة؟
يبقى الإقرار المقدَّم كما قُدّم حتى يحل محله تصحيح، ولا يغيّره تغيير مسؤول مسك الدفاتر. والتصحيح إقرار معدَّل أو، في شراكة لم تختر الخروج من قواعد التدقيق المركزي، طلب تعديل إداري (IRS). قارن الدفاتر لكل فترة مقدَّمة بإقرارها، ودوّن كل فرق. وتجنّب تعديل الأشهر المقفلة لتطابقها.
تأتي إقرارات الرواتب وضريبة المبيعات أولًا: ففيها غرامات الإيداع، وفي الرواتب مسؤولية صاحب العمل. وهل يحتاج أي إقرار إلى تصحيح، وبأي إجراء، يتوقف على الأرقام التي تغيّرت ونوع الكيان: تصحيح إقرار نشاط مقدَّم. والإشعار الذي وصلك بالفعل له موعده الخاص: إشعار من IRS إلى نشاطك.
متى يكون العمل أكبر من أن يكفي فيه استبدال مباشر؟
ينجح الاستبدال المباشر عندما يستطيع مراجع مطابقة الملف بالكشوف وبآخر إقرار مقدَّم، ولا يكون شيء مما قُدّم خاطئًا. وإلا فما تجده المراجعة يحدد الطريق.
| ما يجده الرأي الثاني | الطريق |
|---|---|
| عدة أشهر دون تسوية، أو قيود ناقصة | استكملها قبل التحويل: استكمال الدفاتر المتأخرة |
| الأرصدة الافتتاحية أو حقوق الملكية لا تطابق آخر إقرار مقدَّم أو كشوف نهاية السنة | أعد البدء من نهاية آخر سنة قُدّم إقرارها، في ملف جديد إن لزم |
| تقديمات الرواتب أو ضريبة المبيعات أو النموذج 1099 جرت من أرقام لا تطابق | صحّح التقديمات أولًا |
| اقتراب موعد إقرار أو قرض أو استحقاق | حدّد الأشهر التي يجب إثباتها قبل ذلك التاريخ |
ثلاثة قرارات تحدّد الخطة: الإصلاح أم إعادة البدء، وتاريخ التحويل، وأي التقديمات قد تحتاج إلى تصحيح. وكل واحد منها يتوقف على ما تجده المراجعة في الملف.
مثال
هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل الأرقام بالدولار الأمريكي.
شركة S لتنسيق الحدائق تتوقف عن التسوية في مارس
شركة S إيراداتها 600,000 دولار تجد حساباتها بلا تسوية منذ مارس. يحدد المالك 1 يوليو تاريخًا للتحويل، وهو اليوم التالي لنهاية ربع السنة، ويسوّي مراجع شهور مارس إلى يونيو مقابل الكشوف قبل أن يتحرك أي شيء. فإذا طابق كل شهر، يبدأ مسؤول مسك الدفاتر الجديد في 1 يوليو ويسوّي يوليو أولًا. وإذا لم يطابق مارس، ينتقل التحويل إلى أول يوم بعد آخر شهر يطابق، وتُستكمل الأشهر اللاحقة. وتدير الشركة رواتب، فيبقى النموذج 941 للفترة من أبريل إلى يونيو وآخر إيداعات يونيو مستحقة بعد 1 يوليو: ويحدد المالك من يقدّمها ويودعها.
شركة LLC لمستشار يكون مسؤول مسك الدفاتر فيها هو المسؤول الوحيد
شركة LLC بعضو واحد إيراداتها 180,000 دولار، ومسؤول مسك الدفاتر فيها هو المسؤول الوحيد عن الملف. يحصل المالك أولًا على صلاحية المسؤول، ثم يحفظ نسخة احتياطية والتقارير، ويضيف مسؤول مسك الدفاتر الجديد، ثم يزيل المستخدم القديم. ويحدد المالك تاريخ الإقفال عند التحويل ويحتفظ بكلمة المرور.
مطعم لشريكين يستغني عن مسؤول مسك الدفاتر
مطعم شراكة يدفع 25,000 دولار من الرواتب كل شهر يفحص حساب EFTPS الخاص بالنشاط قبل التحويل. سجل المدفوعات يطابق سجل الرواتب. ويكتب مسؤول مسك الدفاتر قائمة بكل إيداع مستحق في الربع القادم، ويحتفظ الشريكان بهذه المواعيد مع مسؤول مسك الدفاتر الجديد.
الأمر مختلف عندك؟
- تريد رأيًا ثانيًا في الملف قبل أن تخبر أحدًا: يغطي مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر ما تستطيع اختباره بنفسك. أما إجراء الاختبارات الستة على الملف كله فهو الجزء الذي يحتاج إلى شخص آخر، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
- الدفاتر متأخرة بأشهر ويقترب موعد تقديم أو قرض أو إقرار: يوضح استكمال الدفاتر المتأخرة ما يجب إعادة بنائه. وأي الأشهر تُثبت أولًا يتوقف على ذلك الموعد، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
- مسؤول مسك الدفاتر القديم يحتفظ بالنسخة الوحيدة من الملف، أو توقف عن الرد: يغطي تسلّم الدفاتر استعادة السجلات. والإصلاح أو إعادة البدء يتوقف على ما يعود إليك، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
- يبدو أن أموالًا مفقودة، أو أن مسؤول مسك الدفاتر قادر على تحريك الأموال: اقطع صلاحية الدفع أولًا، كما سبق. وما يجب تتبعه وتصحيحه يتوقف على السجلات، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
- تجد المراجعة الثانية أن الرواتب أو ضريبة المبيعات قُدّمت من أرقام خاطئة، أو أن ضريبة الرواتب المستقطعة لم تُسدَّد: راجع التأخر في ضرائب الرواتب وتصحيح إقرار نشاط مقدَّم. وأي التقديمات تحتاج إلى تصحيح يتوقف على الأرقام، فاحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
- يتغير مزوّد كشوف الرواتب أو معدّ الإقرارات أيضًا: راجع تغيير مزوّد كشوف الرواتب وتغيير المحاسبين.
- تختار مسؤول مسك الدفاتر التالي: راجع أسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك الدفاتر.
الأرقام في هذه الصفحة
| الرقم | القيمة | المصدر |
|---|---|---|
| المدة العامة لتقدير غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني من 15 أبريل التالي لإقرارات ضريبة التوظيف المقدَّمة في موعدها، أو من التقديم الفعلي اللاحق؛ وتنطبق استثناءات | 3 سنوات | IRS: مدة تقدير غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني تم التحقق |
| التاريخ المفترض لتقديم إقرار ضريبة التوظيف السنوي لأغراض التقدير في السنة التقويمية التالية؛ إذا قُدّم الإقرار فعليًا في وقت لاحق، تبدأ فترة التقدير لاحقًا؛ وقد توقف الاستثناءات سريان المهلة أو تلغيها | 15 أبريل | IRS: قواعد تقدير غرامة استرداد ضريبة الأمانة تم التحقق |
| المدة العامة للاحتفاظ بالسجلات المؤيدة لضريبة الدخل عادةً بعد التقديم أو موعد الإقرار، أيهما أبعد؛ وتنطبق مدد أطول في حالات محددة. وتُحفظ سجلات أساس الممتلكات حتى نهاية مدة التقادم لسنة التصرف الخاضع للضريبة؛ ولا مدة تقادم للإقرارات غير المقدَّمة أو الاحتيالية. | 3 سنوات | IRS: المنشور 583، مدة الاحتفاظ بالسجلات والجدول 3 تم التحقق |
| مدة الاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف في الولايات المتحدة الحد الأدنى، ويُحسب من تاريخ استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أحدث | أربع سنوات | IRS: المنشور 583، بدء نشاط تجاري والاحتفاظ بالسجلات تم التحقق |
| الدخل غير المصرَّح به الذي يمدّد مدة الاحتفاظ بالسجلات لدى IRS إلى 6 سنوات احتفظ بالسجلات 6 سنوات إذا زاد الدخل غير المصرَّح به على هذه النسبة من إجمالي الدخل المذكور في الإقرار | 25% | IRS: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؟ تم التحقق |
| موعد الإيداع الشهري لضرائب الرواتب في الولايات المتحدة يبدأ أصحاب العمل الجدد للنموذج 941 عموماً بجدول الإيداع الشهري؛ وتنطبق قواعد يوم العمل التالي | اليوم الـ15 من الشهر التالي | IRS: المنشور 15 تم التحقق |
| شرط الإيداع في يوم العمل التالي لضريبة التوظيف الالتزام الضريبي المتراكم في أي يوم خلال فترة الإيداع الشهرية أو شبه الأسبوعية | 100,000 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل صاحب العمل الضريبي تم التحقق |
| نطاق غرامة التأخر في إيداع ضرائب الرواتب في الولايات المتحدة IRC 6656 وإرشادات IRS: 2% أو 5% أو 10% أو 15% من الإيداع غير المسدد بحسب التأخر والإشعار؛ ولا تتراكم المعدلات | من 2% إلى 15% | IRS: غرامة عدم الإيداع تم التحقق |
| موعد التقديم الربع سنوي للنموذج 941 عادةً 30 أبريل و31 يوليو و31 أكتوبر و31 يناير؛ وقد يُطبَّق تمديد إلى يوم العمل التالي أو تمديد للإيداع في الوقت المحدد | آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة | IRS: تعليمات النموذج 941 تم التحقق |
| مهلة إضافية لتقديم النموذج 941 أو النموذج 940 عندما تتم جميع الإيداعات في موعدها النموذج 941: إذا أُودعت كل الضرائب في موعدها؛ النموذج 940: إذا أُودعت كل ضريبة FUTA في موعدها؛ وإذا صادف الموعد عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية فإنه ينتقل أيضًا إلى يوم العمل التالي | 10 أيام تقويمية إضافية | IRS: مواعيد استحقاق ضريبة التوظيف تم التحقق |
| موعد التقديم السنوي للنموذج 940 قد يُطبَّق تمديد إلى يوم العمل التالي أو تمديد للإيداع في الوقت المحدد | 31 يناير بعد سنة الأجور | IRS: متطلبات تقديم النموذج 940 وإيداعه تم التحقق |
| الموعد النهائي لتقديم النموذجين W-2 وW-3 لعام 2026 وتسليمهما للموظفين قدّم النموذجين W-2 وW-3 لعام 2026 إلى SSA وسلّم النموذج W-2 للموظفين بحلول هذا التاريخ | 1 فبراير 2027 السنة الضريبية 2026 | IRS: التعليمات العامة للنموذجين W-2 وW-3 (2026) تم التحقق |
| تاريخ أول دفعة ضريبية تقديرية لعام 2026 الدفعة الأولى للأفراد ذوي السنة التقويمية | 15 أبريل السنة الضريبية 2026 | IRS: النموذج 1040-ES لعام 2026 تم التحقق |
| موعد الدفعة التقديرية الثانية لعام 2026 الدفعة الثانية للأفراد بحسب السنة التقويمية | 15 يونيو السنة الضريبية 2026 | IRS: النموذج 1040-ES لعام 2026 تم التحقق |
| موعد الدفعة التقديرية الثالثة لعام 2026 الدفعة الثالثة للأفراد بحسب السنة التقويمية | 15 سبتمبر السنة الضريبية 2026 | IRS: النموذج 1040-ES لعام 2026 تم التحقق |
| تاريخ الدفعة التقديرية الرابعة لعام 2026 الدفعة الرابعة للأفراد ذوي السنة التقويمية | 15 يناير 2027 السنة الضريبية 2026 | IRS: النموذج 1040-ES لعام 2026 تم التحقق |
| مواعيد استحقاق دفعات الضريبة التقديرية المقدّمة للشركات تدفع الشركات ذات السنة التقويمية في 15 أبريل و15 يونيو و15 سبتمبر و15 ديسمبر؛ وإذا وافق التاريخ يوم سبت أو أحد أو عطلة رسمية فينتقل إلى يوم العمل العادي التالي. التحويل الإلكتروني للأموال إلزامي. | اليوم الـ15 من الشهر الـ4 والـ6 والـ9 والـ12 من السنة الضريبية | IRS: تعليمات النموذج 1120 تم التحقق |
| موعد تقديم النموذج 1099-NEC وتسليمه للمستلم بعد سنة الدفع؛ وينتقل إلى يوم العمل التالي إذا صادف عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية | 31 يناير | IRS: تعليمات النموذجين 1099-MISC و1099-NEC تم التحقق |
| حد الإبلاغ في النموذج 1099-NEC للمدفوعات في 2026 عموماً، مدفوعات الخدمات الخاضعة للإبلاغ إلى مستفيد واحد خلال 2026؛ وقد يستلزم الاستقطاع الاحتياطي التقديم عند أي مبلغ | 2,000 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: هل يجب أن أقدّم النموذج 1099 أو إقرارًا معلوماتيًا آخر؟ تم التحقق |
| حد الإبلاغ عن تعويضات غير الموظفين في النموذج 1099-NEC للمدفوعات حتى نهاية 2025 تعويضات غير الموظفين في الخانة 1 بمبلغ 600 دولار أو أكثر، وفق تعليمات أبريل 2025؛ والمدفوعات بعد 31 ديسمبر 2025 تخضع للحد الأعلى. | 600 دولار السنة الضريبية 2025 | IRS: تعليمات النموذجين 1099-MISC و1099-NEC (مراجعة أبريل 2025) تم التحقق |
المصادر الأساسية
- 26 CFR 1.6001-1، السجلات (GovInfo)
- IRS: المنشور 583، بدء نشاط تجاري والاحتفاظ بالسجلات
- IRS: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؟
- IRS: إسناد مهام الرواتب إلى جهة خارجية
- IRS: ضرائب التوظيف وغرامة استرداد ضريبة الأمانة (TFRP)
- 26 USC 6672، عدم تحصيل الضريبة وسدادها (GovInfo)
- IRS: عن النموذج 8655، تفويض وكيل الإبلاغ
- IRS: النموذج 8655
- IRS: إيداع ضرائب التوظيف والإبلاغ عنها
- IRS: المنشور 15، دليل صاحب العمل الضريبي
- IRS: تعليمات النموذج 941
- IRS: الموضوع رقم 759، متطلبات تقديم النموذج 940 وإيداعه
- IRS: تعليمات النموذجين W-2 وW-3
- IRS: غرامة التأخر في الإيداع
- IRS: الضرائب التقديرية
- IRS: النموذج 1040-ES
- IRS: هل يجب أن أقدّم النموذج 1099 أو إقرارًا معلوماتيًا آخر؟
- IRS: تعليمات النموذجين 1099-MISC و1099-NEC
- IRS: تعليمات Schedule C
- IRS: تعليمات النموذج 1065
- IRS: تعليمات النموذج 1120-S
- IRS: تعليمات النموذج 1120
- IRS: تقديم طلب تعديل إداري لشراكة خاضعة لقانون BBA
- 31 CFR 10.2، التعريفات (GovInfo)
- 31 CFR 10.8، إعداد الإقرارات وتطبيق القواعد على الأشخاص الآخرين (GovInfo)
- 31 CFR 10.28، إعادة سجلات العميل (GovInfo)
- CDTFA في كاليفورنيا: مواعيد تقديم ضريبة المبيعات والاستخدام
- مساعدة QuickBooks Online: قفل دفاترك
- مساعدة QuickBooks Online: إدارة مستخدمي المحاسبة
- مساعدة QuickBooks Online: إزالة مستخدم محاسبة
عن هذا الدليل
مترجم من الدليل الإنجليزي · اقرأ النص الأصلي بالإنجليزية
تشرح هذه الصفحة القواعد العامة للسنة الضريبية المعروضة. وليست مشورة لحالتك.
التغييرات على الأصل الإنجليزي
- : نُشر لأول مرة.