장부 담당자 교체 시기와 중간 전환 방법

장부 담당자를 언제 교체해야 하나요?

장부로 더 이상 신고서를 뒷받침할 수 없거나 신고가 누락되었다면 장부 담당자를 바꿔야 할 수 있습니다. 적정한 장부를 보관할 의무는 장부 담당자가 아니라 납세자에게 있습니다. 장부는 총수입, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). Publication 583은 명세서, 수표책, 장부가 일치하도록 당좌예금 계좌를 매달 대사하라고 설명합니다.

마감이 한 번 늦었다고 해서 늘 해임할 이유는 아닙니다. 이럴 때는 업무 범위와 날짜를 서면으로 정해 두세요(업무 계약서). 문제가 패턴으로 반복된다면 교체할 이유가 될 수 있고, 처음 세 줄 이후의 신호가 하나라도 나타나도 마찬가지입니다.

이 장부로 급여, 판매세, 사업체 신고서를 제출했거나, 장부 담당자가 파일의 유일한 사본이나 유일한 관리자를 쥐고 있거나, 몇 달 넘게 대사가 안 되어 있거나, 신고·대출·제출 기한이 가까우면 단순한 경우가 아닙니다. 그해의 은행 및 카드 명세서, 모든 스케줄이 붙은 마지막 사업체 신고서, 최신 급여 및 판매세 보고서와 통지서를 모아 두세요.

장부 담당자를 바꿔도 급여세 납부에 대한 책임은 바뀌지 않습니다. IRS는 제3자가 납부를 대신해도 최종 책임은 고용주에게 있으며, 고용주가 일부 미납 연방세에 대해 개인적으로 책임을 질 수도 있다고 설명합니다(IRS). 법인, 파트너십, LLC에서는 임원, 파트너, 또는 지급을 통제하는 사람이 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않으면, 미납한 원천징수세액과 같은 금액의 신탁기금 회복 가산세(trust fund recovery penalty)를 개인에게 부과받을 수 있습니다(제6672조, IRS). 통상적인 기한은 급여 연도 다음 해의 4월 15일부터 3년이며, 신고서를 그보다 늦게 제출했다면 제출일부터입니다. 신탁기금 회복 가산세를 참고하세요. 이미 실수로 발생한 가산세는 누가 가산세를 부담하나를 참고하세요.

누군가를 해임하기 전에 제 QuickBooks를 다른 사람에게 점검받을 수 있나요?

네. 세컨드 오피니언은 파일을 바꾸지 않고 시험하는 점검입니다. 본인이 관리자 권한을 가지고 있다면, 계약 조건이 허용하는 한 교체를 알리기 전에 점검자를 부를 수 있습니다. QuickBooks Online에서는 주 관리자(primary admin)나 회사 관리자(company admin)가 회계사 사용자를 초대합니다(QuickBooks Online 도움말). 이 사용자는 보통 수정도 할 수 있으므로, 점검자가 보고서만 보고 아무것도 바꾸지 않기로 미리 합의하세요. 장부 담당자가 유일한 관리자라면 점검자를 추가하는 일도 장부 담당자가 해야 합니다. 먼저 관리자 권한을 확보하거나(다음 섹션), 보고서와 백업 사본을 요청하세요.

독립적인 장부 담당자나 회계사라면 누구든 이 점검을 할 수 있습니다. 점검자에게 그해의 명세서와 마지막으로 제출한 신고서를 주세요. 점검자는 다음 여섯 가지를 확인합니다.

1. 은행 및 카드 계정이 매달 명세서와 대사되는지, 그리고 대사가 멈춘 달이 언제인지.
2. 기초 잔액이 마지막으로 제출한 신고서의 재무상태표(Schedule L)와 맞는지, 신고서에 재무상태표가 없다면 연말 명세서와 맞는지.
3. 장부의 급여 및 판매세 부채가 IRS와 주 정부 기록상 제출·납부된 내용과 일치하는지.
4. 가계정, 정리용 계정, 미분류 잔액(아직 자리를 정하지 못한 항목을 담는 계정)이 작고 최근 것인지, 크고 오래된 것인지.
5. 신고서를 제출한 뒤에 마감된 달이 수정되었는지.
6. 계약자에 대한 지급이 표시되어 있고 W-9로 뒷받침되는지.

결과는 보통 세 가지 중 하나입니다. 파일은 괜찮고 습관을 고치면 되는 경우, 숫자가 맞는 달부터 파일을 고칠 수 있는 경우, 마지막으로 제출한 연말부터 파일을 새로 시작해야 하는 경우입니다. 이 결과가 인수인계 기준일(cutover date)을 정합니다. 매달 직접 확인할 수 있는 내용은 장부 담당자의 작업 점검하기를 참고하세요.

장부는 누구 것이고, 말을 꺼내기 전에 어떤 접근 권한이 필요한가요?

장부를 보관할 의무는 본인에게 있고, 파일의 통제권은 관리자 권한을 가진 사람에게 있습니다. QuickBooks Online에서는 주 관리자나 회사 관리자만 회계사 사용자를 초대하거나 제거할 수 있습니다(초대, 제거). 장부 담당자가 유일한 관리자라면 본인을 추가할 수 있는 사람도 장부 담당자뿐이므로, 먼저 관리자 권한부터 확보하세요.

교체를 알리기 전에 업무 계약서나 계약을 읽고 통지 기간, 장부 담당자가 돌려줘야 할 것, 마지막 청구서를 확인하세요(계약서가 없다면 장부 관리 업무 계약서). 그다음 장부 담당자의 로그인이 아니라 본인 소유주 권한의 로그인이 다음에 대해 있는지 확인합니다.

• 회계 파일과 구독: 장부 담당자의 이메일과 카드가 등록되어 있다면, 먼저 관리자 권한을 본인에게 옮겨 달라고 요청하세요.
• 온라인 뱅킹과 모든 카드 계정
• 급여 대행사
• 본인의 IRS 온라인 계정과 본인 명의의 EFTPS(연방 전자 세금 납부 시스템) 등록
• 각 주의 판매세 및 급여 계정

장부 담당자가 실무자(CPA, 등록 세무사(enrolled agent), 변호사 등)라면 연방 규정에 따라 본인의 연방 세금 의무에 필요한 고객 기록을 요청 시 돌려줘야 합니다. 수수료 분쟁이 있어도 일반적으로 이 의무가 면제되지는 않습니다. 다만 그 장부 담당자가 작성한 신고서, 스케줄, 그 밖의 문서는 해당 문서에 대한 미지급 수수료 때문에 보유하고 있는 동안에는 고객 기록으로 보지 않습니다(31 CFR 10.28, 누가 실무자인가). IRS에 제출할 문서의 전부 또는 상당 부분을 대가를 받고 작성한 사람에게도 같은 의무가 적용됩니다(31 CFR 10.8). IRS에 제출할 것을 아무것도 작성하지 않는 장부 담당자는 계약 조건과 주 법률의 적용만 받으므로, 접근 권한이 먼저입니다. 장부 담당자가 연락을 끊었다면 이전 회계사로부터 장부 인수하기를 참고하세요.

연중 전환이라면 인수인계 기준일은 언제가 좋은가요?

대사를 마친 달 다음 달의 1일을 쓰세요. 이것이 인수인계 기준일(cutover date)이며, 새 장부 담당자가 맡는 첫날이고 보고서는 그 전달 월말 기준으로 뽑습니다. 이는 법적 규칙이 아니라 실무 관행입니다. 대사된 월말 잔액은 은행 명세서와 맞춰 볼 수 있으므로, 새 장부 담당자는 입증된 숫자에서 시작합니다. 달 중간에 넘기면 명세서 하나를 두 사람이 나누게 되어 아무도 대사를 책임지지 않습니다.

급여 담당도 바뀐다면 분기 말이 더 깔끔합니다. IRS는 Form 941을 분기당 한 번만 제출하라고 합니다(IRS). 급여 대행사 교체를 참고하세요.

위 표의 마지막 줄처럼 처음부터 다시 하는 경우는 마지막으로 제출한 연말부터 다시 만든다는 뜻입니다: 정리할지, 새로 시작할지.

이전 장부 담당자가 떠나기 전에 무엇을 받아야 하나요?

인수인계 기준일 시점의 장부를 다른 사람이 입증할 수 있는 모든 것을 모으고, 접근 권한을 없애기 전에 받으세요.

인계가 끝난 뒤에도 이전 기록을 보관하세요. 신고서를 뒷받침하는 기록은 부과 제척기간이 끝날 때까지 보관하며, 일반적으로 신고서를 제출한 날 또는 기한 중 늦은 날부터 3년입니다. 고용세 기록은 세금 기한일 또는 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년 보관합니다. 신고서를 제출하지 않았거나 신고서가 사기였다면 기간에 제한이 없고, 신고서에서 빠진 수입이 거기에 표시된 총소득의 25% 초과이면 6년입니다. 고정자산과 감가상각 스케줄 같은 재산 관련 기록은 그 재산을 처분한 해의 제척기간이 끝날 때까지 보관합니다(IRS, Publication 583). 자세한 내용은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

이전 작업이 더 바뀌지 않도록 마감된 달을 어떻게 잠그나요?

인수인계 기준일 직전 달을 대사하고 사본을 확보한 뒤 그 기준일에 마감일을 설정하세요. QuickBooks Online에서는 주 관리자나 회사 관리자가 설정하며, QuickBooks는 잠금 날짜까지의 계정을 먼저 대사하라고 안내하고 비밀번호 옵션을 더 안전한 방법으로 설명합니다(QuickBooks Online 도움말). 비밀번호는 본인이 직접 보관하세요.

잠금을 걸면 이후의 수정에 경고창이나 비밀번호가 필요해집니다. 이미 이루어진 수정을 되돌리지는 않으므로, 잠그기 전에 연말 보고서를 제출한 신고서와 비교하세요. 단계와 한계는 세금 신고 후 마감일 설정에 있습니다.

납부를 놓치지 않고 이전 장부 담당자를 어떻게 내보내나요?

접근 권한은 마지막에, 계정 하나씩 제거합니다. 새 장부 담당자가 새 로그인으로 그 계정이 작동하는 것을 확인한 뒤에 합니다. 예외는 돈이 사라지는 경우입니다. 청구서로 확인되지 않는 수취인에게 대금이 나가거나 장부 담당자가 돈을 옮길 수 있다면, 장부 담당자의 은행, 카드, 급여 자금 접근 권한부터 끊으세요. 관리자 권한이 있다면 같은 날 보고서와 백업도 복사하세요. 인수인계 기준일까지 기다리지 마세요.

1. 보고서와 백업을 복사합니다.
2. 새 장부 담당자를 각 계정에 추가합니다: 소프트웨어, 제한된 사용자를 지원하는 은행, 급여 대행사.
3. 이전 로그인에 연결된 모든 자동 지급과 반복 분개를 나열합니다: 청구서 자동 결제, 급여 자금, 카드 결제, 예약된 세금 납부. 각각이 계속 실행되는지 확인합니다.
4. 누구든 제거하기 전에 아래 신고 표의 기한을 확인합니다.
5. 이전 사용자를 제거합니다. QuickBooks Online에서는 주 관리자나 회사 관리자가 회계사 사용자를 제거하며, QuickBooks는 접근 권한이 즉시 종료된다고 안내합니다(QuickBooks Online 도움말).
6. 이전 장부 담당자가 알고 있던 비밀번호는 모두 바꿉니다.

일부 접근 권한은 IRS에 있습니다. 장부 담당자나 급여 회사가 보고 대리인(reporting agent, Form 8655)으로서 대신 제출하고 납부하고 있다면 IRS 위임도 바꿔야 합니다. IRS는 고용주에게 등록 주소를 대행사의 주소로 바꾸지 말라고 권고합니다(IRS). 자세한 내용은 급여 대행사 교체를, 세금 신고 대행인의 접근 권한은 회계사 교체를 참고하세요. 모든 로그인을 정리하는 방법은 장부 담당자에게 계정 접근 권한 주기를 참고하세요.

장부 담당자를 바꿔도 지켜야 하는 신고 기한은 무엇인가요?

장부 담당자를 바꿔도 신고 기한은 바뀌지 않습니다. IRS는 Form 8655 위임이 신고서를 제때 제출하고 납부할 납세자의 책임을 덜어 주지 않는다고 설명합니다(Form 8655).

인계 과정에서 납부 누락이나 신고 누락이 발견되면 급여세를 못 낸 경우를 참고하세요. 판매세 신고를 자세히 알아보려면 판매세 신고서 제출을 참고하세요.

새 장부 담당자는 기초 잔액을 어떻게 설정하고 다시 대사하나요?

새 장부 담당자는 입증된 잔액에서 시작해, 인수인계 기준일부터 매달 대사합니다. 어떤 잔액을 쓸지는 점검 결과에 따라 달라집니다.

• 파일을 계속 쓰는 경우. 새 장부 담당자는 같은 파일에서 이어서 일합니다. 첫 달의 기초 잔액은 마지막으로 대사한 달의 기말 잔액과 같아야 합니다. 차이가 나면 수정이 있었거나 항목이 빠진 것입니다: 대사 기초 잔액이 맞지 않을 때.
• 파일을 새로 시작하는 경우. 이전 파일의 마감 시산표와 보고서가 명세서와 맞는다는 것을 확인한 뒤, 마지막으로 제출한 연말 기준으로 새 파일을 열고 이전 파일은 보관합니다. 제출한 신고서는 합계를 확인하는 수단일 뿐 원천 자료가 아니며, 그 재무상태표는 장부와 일치해야 합니다(Form 1120-S). 맞지 않는 잔액은 명세서로 뒷받침하세요. 그 이후의 각 달은 명세서로 입력하고, 다음 달로 넘어가기 전에 대사합니다(회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액). Schedule C는 소득이나 손실만 보고하므로(IRS) 맞춰 볼 재무상태표가 없고, 일부 파트너십, S corporation, C corporation 신고서도 Schedule L을 생략합니다(Form 1065, Form 1120-S, Form 1120). 이런 경우에는 연말 명세서가 확인 수단입니다.

어느 경우든 같은 날짜 기준으로 올해 누적 이익을 이전 장부 담당자의 마지막 보고서와 비교하세요. 차이가 나는 항목은 모두 점검자에게 할 질문입니다. 그 뒤로는 Publication 583의 권고대로 매달 대사하세요.

이전 장부로 이미 신고서를 제출했다면 어떻게 하나요?

제출한 신고서는 정정본으로 대체되기 전까지 제출한 그대로 유지되며, 장부 담당자가 바뀐다고 달라지지 않습니다. 정정 방법은 수정 신고서입니다. 중앙 집중식 감사 규정의 적용 제외를 선택하지 않은 파트너십은 행정 조정 청구(administrative adjustment request)를 제출합니다(IRS). 제출한 기간마다 장부를 신고서와 비교하고 모든 차이를 기록하세요. 맞추려고 잠긴 달을 수정하는 일은 피하세요.

급여와 판매세 신고서가 우선입니다. 납부 가산세가 붙고, 급여의 경우 고용주의 책임이 걸려 있기 때문입니다. 신고서를 정정해야 하는지, 어떤 절차로 해야 하는지는 바뀐 숫자와 사업체 유형에 따라 다릅니다: 제출한 사업체 신고서 정정하기. 이미 받은 통지서는 자체 기한이 있습니다: 사업체에 온 IRS 통지서.

단순 교체로는 감당하기 어려운 경우는 언제인가요?

점검자가 파일을 명세서와 마지막으로 제출한 신고서에 맞춰 볼 수 있고 제출한 것에 잘못이 없다면 단순 교체로 충분합니다. 그렇지 않다면 점검에서 나온 결과에 따라 방향이 정해집니다.

세 가지가 계획을 정합니다. 고칠지 새로 시작할지, 인수인계 기준일, 어떤 신고를 정정해야 할 수 있는지입니다. 각각 점검에서 파일 안에 무엇이 나오느냐에 달려 있습니다.

예시

아래 예시는 설명용이며 모든 금액은 미국 달러입니다.

3월부터 대사를 멈춘 조경업 S corporation

매출 US$600,000인 S corporation이 3월 이후 계정이 대사되지 않았음을 알게 됩니다. 소유주는 분기 말 다음 날인 7월 1일을 인수인계 기준일로 정하고, 아무것도 넘기기 전에 점검자가 3월부터 6월까지 명세서와 대사합니다. 모든 달이 맞으면 새 장부 담당자는 7월 1일부터 시작해 7월부터 먼저 대사합니다. 3월이 맞지 않으면 기준일은 맞는 마지막 달 다음 날로 옮겨지고, 그 뒤의 달들은 따라잡습니다. 이 법인은 급여를 지급하므로 4월부터 6월까지의 Form 941과 6월 마지막 납부는 7월 1일 이후에도 기한이 남아 있습니다. 소유주가 누가 제출하고 납부할지 정해 둡니다.

장부 담당자가 유일한 관리자인 컨설턴트의 LLC

매출 US$180,000인 단일 구성원 LLC의 장부 담당자가 파일의 유일한 관리자입니다. 소유주는 먼저 관리자 권한을 확보하고, 백업과 보고서를 저장한 뒤, 새 장부 담당자를 추가하고, 마지막으로 이전 사용자를 제거합니다. 소유주는 인수인계 기준일에 마감일을 설정하고 비밀번호를 직접 보관합니다.

장부 담당자를 내보내는 파트너 두 명의 식당

매달 급여로 US$25,000을 지급하는 식당 파트너십이 전환 전에 사업체 자체의 EFTPS 계정을 확인합니다. 납부 내역은 급여 대장과 일치합니다. 장부 담당자가 다음 분기에 납부할 모든 건을 나열하고, 파트너들은 그 날짜를 새 장부 담당자와 함께 관리합니다.

상황이 다르다면?

• 누구에게 알리기 전에 파일을 먼저 한 번 더 점검받고 싶은 경우: 장부 담당자의 작업 점검하기에서 직접 시험할 수 있는 내용을 다룹니다. 여섯 가지 점검을 전체 파일에 적용하는 일은 다른 사람이 필요하므로 장부 관리 지원을 받으세요.
• 장부가 몇 달씩 밀렸고 신고, 대출, 마감일이 가까운 경우: 밀린 장부 따라잡기에서 무엇을 다시 만들어야 하는지 볼 수 있습니다. 어느 달을 먼저 입증할지는 그 날짜에 달려 있으므로 장부 관리 지원을 받으세요.
• 이전 장부 담당자가 파일의 유일한 사본을 가지고 있거나 연락이 끊긴 경우: 장부 인수하기에서 기록을 돌려받는 방법을 다룹니다. 고칠지 새로 시작할지는 돌려받는 내용에 달려 있으므로 장부 관리 지원을 받으세요.
• 돈이 사라진 것 같거나 장부 담당자가 돈을 옮길 수 있는 경우: 위에서 설명한 대로 지급 접근 권한부터 끊으세요. 무엇을 추적하고 바로잡아야 하는지는 기록에 달려 있으므로 장부 관리 지원을 받으세요.
• 두 번째 점검에서 급여나 판매세가 잘못된 숫자로 제출되었거나 원천징수한 급여세가 미납된 것이 발견된 경우: 급여세를 못 낸 경우와 제출한 사업체 신고서 정정하기를 참고하세요. 어느 신고를 정정해야 하는지는 숫자에 달려 있으므로 장부 관리 지원을 받으세요.
• 급여 대행사나 세금 신고 대행인도 바뀌는 경우: 급여 대행사 교체와 회계사 교체를 참고하세요.
• 다음 장부 담당자를 고르는 경우: 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문을 참고하세요.