Cuándo cambiar de responsable contable: segunda opinión

¿Cuándo debo despedir a mi responsable contable?

Puede ser necesario reemplazar a un responsable contable cuando la contabilidad ya no respalda una declaración, o cuando se dejó de presentar algo. La obligación de llevar libros adecuados es del contribuyente, no del responsable contable: deben bastar para establecer los ingresos brutos, las deducciones y los créditos (26 CFR 1.6001-1). La Publication 583 indica conciliar la cuenta de cheques todos los meses para que el estado de cuenta, la chequera y los libros coincidan.

Un cierre tardío es motivo para dejar por escrito el alcance y las fechas (carta de compromiso), no siempre para despedir. Un patrón puede ser motivo de cambio; también puede serlo cualquier señal después de las tres primeras filas.

El caso no es sencillo cuando se presentó una declaración de nómina, de impuesto sobre las ventas o del negocio con estos libros, cuando el responsable contable tiene la única copia del archivo o es el único administrador, cuando hay más de unos pocos meses sin conciliar, o cuando se acerca una fecha de presentación, de préstamo o de declaración. Reúna los estados de cuenta bancarios y de tarjeta del año, la última declaración del negocio presentada con todos sus schedules, y los últimos reportes y avisos de nómina y de impuesto sobre las ventas.

Cambiar de responsable contable no cambia quién es responsable de los depósitos de nómina. El IRS dice que el empleador es el responsable final de los depósitos aunque los haga un tercero, y que también puede ser responsable personal de ciertos impuestos federales no pagados (IRS). En una corporación, sociedad de personas o LLC, un ejecutivo, socio u otra persona que controle los pagos puede recibir personalmente la multa por recuperación de fondos en fideicomiso, igual al impuesto retenido no pagado, por no remitirlo a sabiendas (sección 6672; IRS). El plazo habitual es de 3 años desde el 15 de abril posterior al año de nómina, o desde la fecha de presentación si es posterior: multa por recuperación de fondos en fideicomiso. Multas ya causadas por errores: quién paga las multas.

¿Alguien puede darme una segunda opinión sobre mi QuickBooks antes de despedir a alguien?

Sí. Una segunda opinión es una revisión que prueba el archivo sin modificarlo. Si usted tiene el rol de administrador, puede traer a un revisor antes de anunciar el cambio, siempre que los términos de su contrato lo permitan: en QuickBooks Online, el administrador principal o de la empresa invita a un usuario contador (ayuda de QuickBooks Online). Ese usuario normalmente puede editar, así que acuerden que el revisor trabaje con reportes y no cambie nada. Si el responsable contable es el único administrador, él tiene que agregar al revisor: consiga primero derechos de administrador (siguiente sección), o pida los reportes y una copia de respaldo.

Cualquier responsable contable o contador independiente puede hacer esta revisión. Entréguele los estados de cuenta del año y la última declaración presentada. Un revisor prueba seis cosas:

1. Si cada cuenta bancaria y de tarjeta concilia con sus estados de cuenta, mes por mes, y el mes en que se detienen las conciliaciones.
2. Si los saldos iniciales concuerdan con el balance general (Schedule L) de la última declaración presentada, o con los estados de cuenta de fin de año cuando la declaración no lo tiene.
3. Si los pasivos de nómina y de impuesto sobre las ventas de la contabilidad coinciden con lo que el IRS y el estado muestran como presentado y pagado.
4. Si los saldos en suspenso, de compensación y sin categorizar (cuentas de tránsito para asientos aún sin ubicar) son pequeños y recientes, o grandes y antiguos.
5. Si los meses cerrados se editaron después de presentar la declaración.
6. Si los pagos a contratistas están marcados y respaldados por un Form W-9.

El resultado suele ser uno de tres: el archivo está sano y hay que corregir los hábitos, el archivo se puede reparar desde un mes que concilia, o el archivo debe reiniciarse desde el último cierre de año presentado. Ese resultado fija la fecha de traspaso. Lo que usted puede revisar por su cuenta cada mes: cómo revisar el trabajo de su responsable contable.

¿Quién es dueño de la contabilidad y qué acceso necesito antes de decir algo?

La obligación de llevar los libros es suya, y el control del archivo es de quien tiene el rol de administrador. En QuickBooks Online solo el administrador principal o de la empresa puede invitar a un usuario contador o eliminarlo (invitar; eliminar). Si el responsable contable es el único administrador, solo él puede agregarlo a usted, así que consiga primero derechos de administrador.

Antes de plantear el cambio, lea la carta de compromiso o el contrato para ver el plazo de aviso, lo que el responsable contable debe devolver y la factura final (si no hay carta: carta de compromiso de contabilidad). Luego confirme que usted tiene su propio acceso de propietario, no el del responsable contable, a:

• el archivo contable y su suscripción: si tiene el correo y la tarjeta del responsable contable, pida primero que le pasen el rol de administrador;
• la banca en línea y cada cuenta de tarjeta;
• el proveedor de nómina;
• su cuenta en línea del IRS y su propia inscripción en EFTPS, el sistema federal de pago electrónico de impuestos;
• cada cuenta estatal del impuesto sobre las ventas y de nómina.

Si el responsable contable es un profesional autorizado a representar ante el IRS (un CPA, un agente inscrito o un abogado, entre otros), una regla federal lo obliga a devolver, cuando se le pidan, los registros del cliente que usted necesita para sus obligaciones tributarias federales, y una disputa por honorarios por lo general no lo exime, aunque una declaración, un schedule u otro documento que él preparó no es un registro del cliente mientras se retiene por honorarios impagos de ese documento (31 CFR 10.28; quién es un profesional autorizado). Los mismos deberes alcanzan a cualquier persona pagada para preparar todo o una parte sustancial de un documento para el IRS (31 CFR 10.8). Un responsable contable que no prepara nada para el IRS solo está obligado por los términos del contrato y la ley estatal, por eso el acceso va primero. Si el responsable contable dejó de contestar: cómo hacerse cargo de la contabilidad de un contador anterior.

¿Qué fecha de traspaso sirve para un cambio a mitad de año?

Use el primer día de un mes que sigue a un mes totalmente conciliado. Esa es la fecha de traspaso: el primer día que le toca al nuevo responsable contable, con los reportes generados al cierre del mes anterior. Es una práctica, no una regla legal. El saldo de cierre de un mes conciliado se puede cotejar con un estado de cuenta, así que el nuevo responsable contable parte de una cifra comprobada. Un traspaso a mitad de mes divide un estado de cuenta entre dos personas, y ninguna es dueña de la conciliación.

Si la nómina también cambia de manos, es más limpio hacerlo al cierre de un trimestre: el IRS indica presentar el Form 941 una sola vez por trimestre (IRS). Vea cómo cambiar de proveedor de nómina.

Un reinicio, la última fila de arriba, significa reconstruir desde el último cierre de año presentado: limpiar o empezar de nuevo.

¿Qué recojo del responsable contable anterior antes de que se vaya?

Reúna todo lo que permita a otra persona comprobar la contabilidad a la fecha de traspaso, y recíbalo antes de retirar el acceso.

Conserve los registros anteriores después del traspaso. Los registros que respaldan una declaración se conservan hasta que termine el plazo de prescripción, por lo general 3 años después de presentar la declaración o de su fecha de vencimiento, lo que ocurra después; los registros de impuestos de nómina, al menos cuatro años después de que el impuesto venza o se pague, lo que ocurra después. El plazo no tiene fin cuando no se presentó declaración o la declaración fue fraudulenta, y es de 6 años cuando los ingresos omitidos de una declaración superan 25% de los ingresos brutos que muestra. Los registros de bienes, como los cuadros de activos fijos y de depreciación, se conservan hasta que termine el plazo del año en que se dispone del bien (IRS; Publication 583). Más información: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cómo bloqueo los meses cerrados para que el trabajo anterior deje de cambiar?

Fije una fecha de cierre en la fecha de traspaso, cuando el mes anterior ya esté conciliado y usted tenga las copias. En QuickBooks Online la fija el administrador principal o de la empresa, el proveedor indica conciliar primero las cuentas hasta la fecha de bloqueo, y describe su opción de contraseña como la más segura (ayuda de QuickBooks Online). Guarde usted la contraseña.

Un bloqueo pone las ediciones posteriores detrás de una advertencia o de una contraseña. No deshace las ediciones ya hechas, así que compare los reportes de fin de año con la declaración presentada antes de fijarlo. Pasos y límites: fecha de cierre después de presentar los impuestos.

¿Cómo retiro al responsable contable anterior sin perder un pago?

Retire el acceso al final, una cuenta a la vez, después de que el nuevo responsable contable confirme que esa cuenta funciona con un acceso nuevo. La excepción es el dinero que falta: si hay pagos a beneficiarios que usted no puede relacionar con una factura, o el responsable contable puede mover dinero, corte primero su acceso al banco, a las tarjetas y a los fondos de la nómina, y copie los reportes y la copia de respaldo el mismo día si usted tiene derechos de administrador. No espere a la fecha de traspaso.

1. Copie los reportes y la copia de respaldo.
2. Agregue al nuevo responsable contable a cada cuenta: el software, el banco si ofrece usuarios limitados, el proveedor de nómina.
3. Haga una lista de cada pago automático y asiento recurrente ligado al acceso anterior: pago de facturas, fondos de nómina, pagos de tarjeta, pagos de impuestos programados. Confirme que cada uno seguirá ejecutándose.
4. Revise las fechas de vencimiento en la tabla de presentaciones de abajo antes de retirar a nadie.
5. Elimine al usuario anterior. En QuickBooks Online, el administrador principal o de la empresa elimina al usuario contador, y el proveedor indica que el acceso termina de inmediato (ayuda de QuickBooks Online).
6. Cambie toda contraseña que conociera el responsable contable anterior.

Parte del acceso está en el IRS. Si el responsable contable o una empresa de nómina presenta y deposita por usted como agente informante (Form 8655), también hay que cambiar la autorización ante el IRS, y el IRS aconseja a los empleadores no cambiar la dirección registrada por la de un proveedor (IRS). Detalles: cómo cambiar de proveedor de nómina; acceso del preparador de impuestos: cómo cambiar de contador. Cómo retirar todos los accesos: dar acceso a su responsable contable a sus cuentas.

¿Qué presentaciones conservan sus fechas cuando cambio de responsable contable?

Cambiar de responsable contable no cambia ninguna fecha de presentación. El IRS dice que una autorización del Form 8655 no libera al contribuyente de su responsabilidad de presentar las declaraciones y hacer los depósitos a tiempo (Form 8655).

Si el traspaso revela un depósito o una declaración omitidos, vea atraso en los impuestos de nómina. La presentación del impuesto sobre las ventas, en detalle: cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo fija el nuevo responsable contable los saldos iniciales y vuelve a conciliar?

El nuevo responsable contable parte de saldos comprobados y luego concilia cada mes desde la fecha de traspaso. Cuáles saldos, depende de la revisión.

• Se conserva el archivo. El nuevo responsable contable continúa en el mismo archivo. El saldo inicial del primer mes debe ser igual al saldo final del último mes conciliado. Una diferencia significa una edición o un asiento faltante: saldo inicial de conciliación incorrecto.
• Se reinicia el archivo. Abra el archivo nuevo en el último cierre de año presentado, a partir de la balanza de comprobación final y los reportes del archivo anterior, una vez que concilien con los estados de cuenta, y conserve el archivo anterior. La declaración presentada es una verificación de totales, no la fuente: su balance general debe concordar con los libros (Form 1120-S). Respalde con estados de cuenta cualquier saldo que no concuerde. Cada mes posterior se ingresa a partir de los estados de cuenta y se concilia antes del siguiente (saldos iniciales después de cambiar de contador). Un Schedule C informa ingresos o pérdidas (IRS), así que no da un balance general con el cual cotejar, y algunas declaraciones de sociedades de personas, de corporaciones S y de corporaciones C omiten el Schedule L (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); en ese caso la verificación son los estados de cuenta de fin de año.

En ambos casos, compare la utilidad del año hasta la fecha con el último reporte del responsable contable anterior a la misma fecha. Cada diferencia es una pregunta para el revisor. Desde entonces, concilie todos los meses, como aconseja la Publication 583.

¿Qué pasa si ya se presentaron declaraciones con los libros anteriores?

Una declaración presentada queda como se presentó hasta que una corrección la reemplace, y un cambio de responsable contable no la altera. La corrección es una declaración enmendada o, en una sociedad de personas que no optó por salir de las reglas de auditoría centralizada, una solicitud de ajuste administrativo (IRS). Compare la contabilidad de cada período presentado con su declaración y anote cada diferencia. Evite editar los meses bloqueados para que concuerden.

Las declaraciones de nómina y de impuesto sobre las ventas van primero: tienen multas por depósitos y, en nómina, la responsabilidad del empleador. Si alguna declaración necesita corrección, y con qué procedimiento, depende de las cifras que cambiaron y del tipo de entidad: cómo corregir una declaración de negocio ya presentada. Un aviso ya recibido fija su propia fecha: un aviso del IRS a su negocio.

¿Cuándo el trabajo es demasiado grande para un simple cambio?

Un cambio directo funciona cuando un revisor puede cotejar el archivo con los estados de cuenta y con la última declaración presentada, y nada de lo presentado está mal. En caso contrario, el hallazgo fija el camino.

Tres decisiones fijan el plan: reparar o reiniciar, la fecha de traspaso y qué presentaciones pueden necesitar corrección. Cada una depende de lo que la revisión encuentre en el archivo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Una corporación S de jardinería deja de conciliar en marzo

Una corporación S con US$600,000 de ingresos descubre que sus cuentas no se concilian desde marzo. El propietario fija el 1 de julio como fecha de traspaso, el día después del cierre de un trimestre, y un revisor concilia de marzo a junio con los estados de cuenta antes de mover nada. Si todos los meses concilian, el nuevo responsable contable empieza el 1 de julio y concilia primero julio. Si marzo no concilia, la fecha de traspaso pasa al primer día después del último mes que sí concilia, y los meses posteriores se ponen al día. La corporación maneja nómina, así que el Form 941 de abril a junio y los últimos depósitos de junio vencen después del 1 de julio: el propietario define quién los presenta y los deposita.

La LLC de un consultor donde el responsable contable es el único administrador

Una LLC de un solo miembro con US$180,000 de ingresos tiene un responsable contable que es el único administrador del archivo. El propietario primero consigue derechos de administrador, luego guarda una copia de respaldo y los reportes, agrega al nuevo responsable contable y después elimina al usuario anterior. El propietario fija la fecha de cierre en la fecha de traspaso y guarda la contraseña.

Un restaurante de dos socios despide a su responsable contable

Una sociedad de personas de un restaurante que paga US$25,000 de nómina cada mes revisa la propia cuenta EFTPS del negocio antes del cambio. El historial de pagos coincide con el registro de nómina. El responsable contable enumera cada depósito que vence en el trimestre siguiente, y los socios conservan esas fechas con el nuevo responsable contable.

¿Su caso es distinto?

• Quiere una segunda opinión del archivo antes de avisar a alguien: cómo revisar el trabajo de su responsable contable cubre lo que usted mismo puede probar. Hacer las seis pruebas sobre todo el archivo es la parte que requiere a otra persona, así que obtenga ayuda con la contabilidad.
• La contabilidad lleva meses de atraso y se acerca una declaración, un préstamo o una fecha límite: cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada muestra qué reconstruir. Qué meses comprobar primero depende de esa fecha, así que obtenga ayuda con la contabilidad.
• El responsable contable anterior tiene la única copia del archivo o dejó de contestar: cómo hacerse cargo de la contabilidad explica cómo recuperar los registros. Reparar o reiniciar depende de lo que se recupere, así que obtenga ayuda con la contabilidad.
• Parece que falta dinero, o el responsable contable puede mover dinero: corte primero el acceso a los pagos, como se explicó arriba. Qué hay que rastrear y corregir depende de los registros, así que obtenga ayuda con la contabilidad.
• La segunda opinión encuentra nómina o impuesto sobre las ventas presentados con cifras erróneas, o impuesto de nómina retenido sin pagar: vea atraso en los impuestos de nómina y cómo corregir una declaración de negocio ya presentada. Qué presentaciones necesitan corrección depende de las cifras, así que obtenga ayuda con la contabilidad.
• También cambia el proveedor de nómina o el preparador de impuestos: vea cómo cambiar de proveedor de nómina y cómo cambiar de contador.
• Está eligiendo al siguiente responsable contable: vea preguntas antes de contratar a un responsable contable.