Changer de spécialiste de la tenue de livres : quand et comment

Quand dois-je congédier mon spécialiste de la tenue de livres?

Il peut falloir remplacer un spécialiste de la tenue de livres quand les livres ne peuvent plus appuyer une déclaration, ou quand une production a été manquée. L'obligation de tenir des livres adéquats revient au contribuable, et non au spécialiste de la tenue de livres : ils doivent suffire à établir le revenu brut, les déductions et les crédits (26 CFR 1.6001-1). La Publication 583 demande de rapprocher le compte chèques chaque mois, pour que le relevé, le carnet de chèques et les livres concordent.

Une clôture tardive est une raison de consigner par écrit l'étendue du mandat et les dates (lettre de mission), pas toujours de congédier. Une série de retards peut justifier un changement; tout signe après les trois premières lignes aussi.

Le cas n'est pas simple quand une déclaration de paie, de taxe de vente ou d'entreprise a été produite à partir de ces livres, quand le spécialiste de la tenue de livres détient la seule copie du dossier ou en est le seul administrateur, quand plus de quelques mois ne sont pas rapprochés, ou quand une date de production, de prêt ou de déclaration approche. Rassemblez les relevés bancaires et de cartes de l'année, la dernière déclaration d'entreprise produite avec toutes ses annexes, ainsi que les derniers rapports et avis de paie et de taxe de vente.

Changer de spécialiste de la tenue de livres ne change pas qui est responsable des dépôts des charges sociales. L'IRS indique que l'employeur demeure en fin de compte responsable des dépôts même lorsqu'un tiers les effectue, et qu'il peut aussi être tenu personnellement responsable de certains impôts fédéraux impayés (IRS). Dans une société, une société de personnes ou une LLC, un dirigeant, un associé ou une autre personne qui contrôle les paiements peut se voir imposer personnellement la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), égale à l'impôt retenu non versé, pour avoir omis délibérément de le verser (article 6672; IRS). La limite habituelle est de 3 ans, calculée à partir de la date réputée de production qui suit l'année de paie (15 avril), ou à partir de la date de production si elle est postérieure : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Pénalités déjà causées par des erreurs : qui paie les pénalités.

Quelqu'un peut-il me donner un deuxième avis sur mon QuickBooks avant que je congédie qui que ce soit?

Oui. Un deuxième avis est une révision qui met le dossier à l'épreuve sans le modifier. Si vous détenez le rôle d'administrateur, vous pouvez faire venir un réviseur avant d'annoncer le changement, dès que les modalités de votre mandat le permettent : dans QuickBooks Online, un administrateur principal ou d'entreprise invite un utilisateur comptable (aide de QuickBooks Online). Cet utilisateur peut généralement modifier le dossier; convenez donc que le réviseur travaille à partir de rapports et ne change rien. Si le spécialiste de la tenue de livres est le seul administrateur, c'est lui qui doit ajouter le réviseur : obtenez d'abord les droits d'administrateur (section suivante), ou demandez les rapports et une copie de sauvegarde.

Tout spécialiste de la tenue de livres ou comptable indépendant peut faire cette révision. Remettez au réviseur les relevés de l'année et la dernière déclaration produite. Un réviseur vérifie six choses :

1. Si chaque compte bancaire et de carte se rapproche de ses relevés, mois par mois, et le mois où les rapprochements s'arrêtent.
2. Si les soldes d'ouverture concordent avec le bilan de la dernière déclaration produite (annexe L), ou avec les relevés de fin d'année quand la déclaration n'en comporte pas.
3. Si les dettes de paie et de taxe de vente dans les livres correspondent à ce que l'IRS et l'État indiquent comme produit et payé.
4. Si les soldes d'attente, de compensation et non catégorisés (des comptes qui contiennent des écritures non encore classées) sont petits et récents, ou gros et anciens.
5. Si des mois clos ont été modifiés après la production de la déclaration.
6. Si les paiements aux entrepreneurs sont signalés et appuyés par un formulaire W-9.

Le résultat est généralement l'un de trois : le dossier est sain et les habitudes sont à corriger, le dossier peut être réparé à partir d'un mois qui concorde, ou le dossier doit repartir de la fin d'exercice de la dernière année produite. Ce résultat fixe la date de bascule. Ce que vous pouvez vérifier vous-même chaque mois : la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres.

À qui appartiennent les livres, et de quel accès ai-je besoin avant d'en parler?

L'obligation de tenir les livres est la vôtre, et le contrôle du dossier appartient à celui qui détient le rôle d'administrateur. Dans QuickBooks Online, seul un administrateur principal ou d'entreprise peut inviter un utilisateur comptable ou en retirer un (invitation; retrait). Si le spécialiste de la tenue de livres est le seul administrateur, lui seul peut vous ajouter : obtenez d'abord les droits d'administrateur.

Avant d'annoncer le changement, lisez la lettre de mission ou le contrat pour y trouver le préavis, ce que le spécialiste de la tenue de livres doit remettre et la facture finale (sans lettre : lettre de mission en tenue de livres). Confirmez ensuite que vous détenez votre propre accès de propriétaire, et non celui du spécialiste de la tenue de livres, pour :

• le dossier comptable et son abonnement : si le courriel et la carte du spécialiste de la tenue de livres y sont associés, demandez d'abord que le rôle d'administrateur vous soit transféré;
• les services bancaires en ligne et chaque compte de carte;
• le fournisseur de paie;
• votre compte en ligne de l'IRS et votre propre inscription à l'EFTPS, le système fédéral de paiement électronique des impôts;
• chaque compte de taxe de vente et de paie d'un État.

Si le spécialiste de la tenue de livres est un praticien (notamment un CPA, un agent autorisé (enrolled agent) ou un avocat), une règle fédérale l'oblige à restituer sur demande les registres du client dont vous avez besoin pour vos obligations fiscales fédérales, et un différend sur les honoraires ne l'en dispense généralement pas; toutefois, une déclaration, une annexe ou un autre document qu'il a préparé n'est pas un registre du client tant qu'il le retient pour honoraires impayés à l'égard de ce document (31 CFR 10.28; qui est un praticien). Les mêmes obligations visent quiconque est payé pour préparer tout ou une partie importante d'un document destiné à l'IRS (31 CFR 10.8). Un spécialiste de la tenue de livres qui ne prépare rien pour l'IRS n'est lié que par les modalités de son mandat et par le droit de l'État, ce qui explique pourquoi l'accès passe en premier. S'il a cessé de répondre : reprendre les livres d'un ancien comptable.

Quelle date de bascule convient pour un changement en cours d'année?

Prenez le premier jour d'un mois qui suit un mois entièrement rapproché. C'est la date de bascule : le premier jour que le nouveau spécialiste de la tenue de livres prend en charge, avec des rapports produits à la fin du mois précédent. Il s'agit d'une pratique, pas d'une règle de droit. Le solde d'un mois rapproché peut être concilié avec un relevé bancaire, de sorte que le nouveau spécialiste part d'un chiffre démontré. Une bascule en milieu de mois partage un relevé entre deux personnes, et aucune ne possède le rapprochement.

Si la paie change aussi de mains, une fin de trimestre est plus propre : l'IRS indique de ne produire le formulaire 941 qu'une seule fois par trimestre (IRS). Voyez le changement de fournisseur de paie.

Un redémarrage, la dernière ligne ci-dessus, signifie reconstruire à partir de la dernière fin d'exercice produite : nettoyer ou repartir à neuf.

Que dois-je récupérer de l'ancien spécialiste de la tenue de livres avant son départ?

Récupérez tout ce qui permet à quelqu'un d'autre de démontrer les livres à la date de bascule, et faites-le avant le retrait des accès.

Gardez les anciens registres après le transfert. Les registres qui appuient une déclaration se gardent jusqu'à la fin du délai de prescription, généralement 3 ans après la production ou l'échéance de la déclaration, selon la plus tardive des deux; les registres des impôts sur l'emploi, au moins quatre ans après l'échéance ou le paiement de l'impôt, selon la plus tardive des deux. Le délai est illimité quand aucune déclaration n'a été produite ou que la déclaration était frauduleuse, et il est de 6 ans quand le revenu omis d'une déclaration dépasse 25 % du revenu brut qui y figure. Les registres sur les biens, comme les tableaux des immobilisations et de l'amortissement, se gardent jusqu'à la fin du délai pour l'année où le bien est cédé (IRS; Publication 583). Pour en savoir plus : combien de temps garder les registres d'entreprise.

Comment verrouiller les mois clos pour que l'ancien travail cesse de changer?

Fixez une date de clôture à la date de bascule, une fois le dernier mois précédent rapproché et les copies en main. Dans QuickBooks Online, un administrateur principal ou d'entreprise la fixe; le fournisseur demande de rapprocher d'abord les comptes jusqu'à la date de verrouillage et décrit l'option du mot de passe comme la plus sûre (aide de QuickBooks Online). Gardez le mot de passe vous-même.

Un verrouillage place les modifications ultérieures derrière un avertissement ou un mot de passe. Il n'annule pas les modifications déjà faites; comparez donc les rapports de fin d'année avec la déclaration produite avant de le fixer. Étapes et limites : date de clôture après la production des déclarations.

Comment retirer l'ancien spécialiste de la tenue de livres sans manquer un paiement?

Retirez les accès en dernier, un compte à la fois, une fois que le nouveau spécialiste de la tenue de livres a confirmé que ce compte fonctionne avec un nouvel identifiant. L'exception concerne l'argent manquant : si des paiements vont à des bénéficiaires que vous ne pouvez rattacher à aucune facture, ou si le spécialiste de la tenue de livres peut déplacer de l'argent, coupez d'abord ses accès bancaires, de cartes et de financement de la paie, et copiez les rapports et la sauvegarde le même jour si vous détenez les droits d'administrateur. N'attendez pas la date de bascule.

1. Copiez les rapports et la sauvegarde.
2. Ajoutez le nouveau spécialiste de la tenue de livres à chaque compte : le logiciel, la banque lorsqu'elle offre des utilisateurs restreints, le fournisseur de paie.
3. Dressez la liste de chaque paiement automatique et de chaque écriture récurrente liés à l'ancien identifiant : paiement de factures, financement de la paie, paiements de cartes, paiements d'impôt planifiés. Confirmez que chacun continuera de s'exécuter.
4. Vérifiez les dates d'échéance dans le tableau des productions ci-dessous avant de retirer qui que ce soit.
5. Retirez l'ancien utilisateur. Dans QuickBooks Online, un administrateur principal ou d'entreprise retire l'utilisateur comptable, et le fournisseur précise que l'accès prend fin immédiatement (aide de QuickBooks Online).
6. Changez tout mot de passe que l'ancien spécialiste de la tenue de livres connaissait.

Certains accès relèvent de l'IRS. Si le spécialiste de la tenue de livres ou une société de paie produit et dépose pour vous à titre d'agent déclarant (formulaire 8655), l'autorisation auprès de l'IRS doit aussi changer, et l'IRS conseille aux employeurs de ne pas remplacer l'adresse au dossier par celle d'un fournisseur (IRS). Détails : le changement de fournisseur de paie; accès du préparateur de déclarations : le changement de comptable. Retirer tous les accès : donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes.

Quelles productions gardent leurs dates quand je change de spécialiste de la tenue de livres?

Changer de spécialiste de la tenue de livres ne change aucune date de production. L'IRS indique qu'une autorisation du formulaire 8655 ne dégage pas le contribuable de la responsabilité de produire ses déclarations et de faire ses dépôts à temps (formulaire 8655).

Si le transfert révèle un dépôt ou une déclaration manqués, voyez le retard dans les charges sociales. La production des déclarations de taxe de vente en détail : la production des déclarations de taxe de vente.

Comment le nouveau spécialiste de la tenue de livres établit-il les soldes d'ouverture et refait-il les rapprochements?

Le nouveau spécialiste de la tenue de livres part de soldes démontrés, puis rapproche chaque mois à partir de la bascule. Les soldes dépendent de la révision.

• Le dossier est conservé. Le nouveau spécialiste de la tenue de livres poursuit dans le même dossier. Le solde de départ du premier mois doit égaler le solde de clôture du dernier mois rapproché. Un écart signifie une modification ou une écriture manquante : solde de départ du rapprochement erroné.
• Le dossier repart à zéro. Ouvrez le nouveau dossier à la dernière fin d'exercice produite, à partir de la balance de vérification de clôture et des rapports de l'ancien dossier, une fois qu'ils concordent avec les relevés, et conservez l'ancien dossier. La déclaration produite sert à contrôler les totaux, pas de source : son bilan devrait concorder avec les livres (formulaire 1120-S). Appuyez par les relevés tout solde qui ne concorde pas. Chaque mois depuis est saisi à partir des relevés et rapproché avant le suivant (soldes d'ouverture après un changement de comptable). Une annexe C déclare un revenu ou une perte (IRS) et ne fournit donc aucun bilan auquel se comparer, et certaines déclarations de société de personnes, de société de type S et de société de type C omettent l'annexe L (formulaire 1065; formulaire 1120-S; formulaire 1120); les relevés de fin d'année servent alors de contrôle.

Dans les deux cas, comparez le bénéfice depuis le début de l'année avec le dernier rapport de l'ancien spécialiste de la tenue de livres à la même date. Chaque différence est une question pour le réviseur. Rapprochez chaque mois par la suite, comme le conseille la Publication 583.

Et si des déclarations ont déjà été produites à partir des anciens livres?

Une déclaration produite reste telle quelle jusqu'à ce qu'une correction la remplace, et un changement de spécialiste de la tenue de livres n'y change rien. La correction est une déclaration modifiée ou, pour une société de personnes qui n'a pas choisi de sortir des règles centralisées de vérification, une demande d'ajustement administratif (IRS). Comparez les livres de chaque période produite avec sa déclaration et notez chaque différence. Évitez de modifier des mois verrouillés pour les faire concorder.

Les déclarations de paie et de taxe de vente passent en premier : elles entraînent des pénalités de dépôt et, pour la paie, la responsabilité de l'employeur. La nécessité de corriger une déclaration, et la procédure à suivre, dépendent des chiffres modifiés et du type d'entité : corriger une déclaration d'entreprise produite. Un avis déjà reçu fixe sa propre date : un avis de l'IRS à votre entreprise.

Quand le travail est-il trop gros pour un simple remplacement?

Un simple remplacement fonctionne quand un réviseur peut concilier le dossier avec les relevés et avec la dernière déclaration produite, et que rien de ce qui a été produit n'est erroné. Sinon, la constatation détermine la voie à suivre.

Trois décisions fixent le plan : réparer ou repartir à zéro, la date de bascule et les productions qui pourraient devoir être corrigées. Chacune dépend de ce que la révision trouve dans le dossier.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les chiffres sont en dollars américains.

Une société de type S d'aménagement paysager cesse de rapprocher en mars

Une société de type S dont les revenus s'élèvent à 600 000 $ US constate que ses comptes ne sont plus rapprochés depuis mars. Le propriétaire fixe la bascule au 1er juillet, le lendemain d'une fin de trimestre, et un réviseur rapproche mars à juin avec les relevés avant que quoi que ce soit change de mains. Si chaque mois concorde, le nouveau spécialiste de la tenue de livres commence le 1er juillet et rapproche d'abord juillet. Si mars ne concorde pas, la bascule recule au premier jour après le dernier mois qui concorde, et les mois suivants sont rattrapés. La société fait de la paie : le formulaire 941 d'avril à juin et les derniers dépôts de juin restent à produire après le 1er juillet, et le propriétaire désigne qui les produit et les dépose.

Une LLC de consultant dont le spécialiste de la tenue de livres est le seul administrateur

Une LLC à membre unique dont les revenus s'élèvent à 180 000 $ US a un spécialiste de la tenue de livres qui est le seul administrateur du dossier. Le propriétaire obtient d'abord les droits d'administrateur, puis enregistre une sauvegarde et les rapports, ajoute le nouveau spécialiste de la tenue de livres, puis retire l'ancien utilisateur. Le propriétaire fixe la date de clôture à la bascule et garde le mot de passe.

Un restaurant de deux associés laisse partir son spécialiste de la tenue de livres

Une société de personnes exploitant un restaurant et versant 25 000 $ US de paie chaque mois vérifie son propre compte EFTPS avant le changement. L'historique de paiements concorde avec le registre de paie. Le spécialiste de la tenue de livres dresse la liste de chaque dépôt exigible au prochain trimestre, et les associés conservent ces dates avec le nouveau spécialiste de la tenue de livres.

Votre situation est différente?

• Vous voulez un deuxième regard sur le dossier avant d'en parler à qui que ce soit : la vérification du travail de votre spécialiste de la tenue de livres traite de ce que vous pouvez tester vous-même. Faire passer les six tests à tout le dossier est la partie qui demande quelqu'un d'autre; obtenez donc de l'aide en tenue de livres.
• Les livres accusent des mois de retard et une date de production, de prêt ou de déclaration approche : le rattrapage de livres en retard montre quoi reconstruire. Les mois à démontrer en premier dépendent de cette date; obtenez donc de l'aide en tenue de livres.
• L'ancien spécialiste de la tenue de livres détient la seule copie du dossier ou a cessé de répondre : reprendre les livres explique comment récupérer les registres. Réparer ou repartir à zéro dépend de ce qui revient; obtenez donc de l'aide en tenue de livres.
• De l'argent semble manquer, ou le spécialiste de la tenue de livres peut déplacer de l'argent : coupez d'abord l'accès aux paiements, comme ci-dessus. Ce qu'il faut retracer et corriger dépend des registres; obtenez donc de l'aide en tenue de livres.
• Le deuxième regard révèle une paie ou une taxe de vente produite à partir de chiffres erronés, ou de l'impôt de paie retenu mais non versé : voyez le retard dans les charges sociales et corriger une déclaration d'entreprise produite. Les productions à corriger dépendent des chiffres; obtenez donc de l'aide en tenue de livres.
• Le fournisseur de paie ou le préparateur de déclarations change aussi : voyez le changement de fournisseur de paie et le changement de comptable.
• Vous choisissez le prochain spécialiste de la tenue de livres : voyez les questions à poser avant d'engager un spécialiste de la tenue de livres.