Quando trocar o responsável contábil: segunda opinião e troca

Quando devo demitir meu responsável contábil?

Pode ser hora de trocar o responsável contábil quando a contabilidade já não sustenta uma declaração ou quando uma entrega foi perdida. O dever de manter uma escrituração adequada é do contribuinte, não do responsável contábil: ela precisa bastar para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1). A Publication 583 manda conciliar a conta corrente todo mês, para que o extrato, o talão de cheques e a contabilidade concordem.

Um fechamento atrasado é motivo para registrar por escrito o escopo e as datas (carta de contratação), nem sempre para demitir. Um padrão de atrasos pode ser motivo para trocar; qualquer sinal depois das três primeiras linhas também.

O caso deixa de ser simples quando uma declaração de folha de pagamento, de imposto sobre vendas ou da empresa foi entregue a partir desses livros, quando o responsável contábil tem a única cópia do arquivo ou é o único administrador, quando mais de alguns meses estão sem conciliação, ou quando uma data de entrega, de empréstimo ou de declaração está próxima. Reúna os extratos bancários e de cartão do ano, a última declaração da empresa entregue com todos os schedules, e os relatórios e avisos mais recentes de folha de pagamento e de imposto sobre vendas.

Trocar de responsável contábil não muda quem responde pelos depósitos da folha de pagamento. O IRS diz que o empregador é o responsável final pelos depósitos mesmo quando um terceiro os faz, e que também pode responder pessoalmente por certos impostos federais não pagos (IRS). Em uma corporação, sociedade ou LLC, um diretor, sócio ou outra pessoa que controla os pagamentos pode receber pessoalmente a trust fund recovery penalty (multa de recuperação de impostos retidos), igual ao imposto retido não pago, por deixar de recolhê-lo de propósito (seção 6672; IRS). O prazo habitual é de 3 anos a partir de 15 de abril do ano seguinte ao ano da folha de pagamento, ou a partir da data de entrega, se for posterior: multa de recuperação de impostos retidos. Multas já causadas por erros: quem paga as multas.

Alguém pode me dar uma segunda opinião sobre meu QuickBooks antes de eu demitir alguém?

Pode. Uma segunda opinião é uma revisão que testa o arquivo sem alterá-lo. Se você tem a função de administrador, pode chamar um revisor antes de anunciar a troca, desde que os termos do seu contrato permitam: no QuickBooks Online, um administrador principal ou da empresa convida um usuário contador (ajuda do QuickBooks Online). Esse usuário em geral pode editar; por isso, combine que o revisor trabalha a partir de relatórios e não altera nada. Se o responsável contábil é o único administrador, é ele quem precisa adicionar o revisor: consiga primeiro os direitos de administrador (próxima seção) ou peça os relatórios e uma cópia de backup.

Qualquer responsável contábil ou contador independente pode fazer essa revisão. Entregue ao revisor os extratos do ano e a última declaração entregue. O revisor testa seis pontos:

1. Se cada conta bancária e de cartão concilia com os extratos, mês a mês, e em que mês as conciliações param.
2. Se os saldos iniciais batem com o balanço patrimonial da última declaração entregue (Schedule L) ou, quando a declaração não tem balanço, com os extratos do fim do ano.
3. Se os passivos de folha de pagamento e de imposto sobre vendas na contabilidade batem com o que o IRS e o estado mostram como entregue e pago.
4. Se os saldos em suspense, de compensação e sem categoria (contas de passagem para lançamentos ainda sem destino) são pequenos e recentes, ou grandes e antigos.
5. Se meses fechados foram editados depois da entrega da declaração.
6. Se os pagamentos a prestadores de serviços estão sinalizados e amparados por um W-9.

O resultado costuma ser um de três: o arquivo está sólido e os hábitos precisam de correção, o arquivo pode ser reparado a partir de um mês que fecha, ou o arquivo deve recomeçar do último fim de ano entregue. Esse resultado define a data de transição. O que você mesmo pode conferir a cada mês: como conferir o trabalho do seu responsável contábil.

De quem são os livros e que acesso preciso ter antes de dizer qualquer coisa?

O dever de manter os livros é seu, e o controle do arquivo é de quem tem a função de administrador. No QuickBooks Online, só um administrador principal ou da empresa pode convidar um usuário contador ou removê-lo (convidar; remover). Se o responsável contábil é o único administrador, só ele pode adicionar você; por isso, consiga os direitos de administrador primeiro.

Antes de comunicar a troca, leia a carta de contratação ou o contrato para ver o prazo de aviso, o que o responsável contábil deve devolver e a última fatura (sem carta: carta de contratação de escrituração contábil). Depois, confirme que você tem o seu próprio login de proprietário, e não o do responsável contábil, para:

• o arquivo contábil e a assinatura dele: se o e-mail e o cartão do responsável contábil estão nela, peça primeiro que a função de administrador passe para você;
• o internet banking e todas as contas de cartão;
• o provedor de folha de pagamento;
• sua conta online no IRS e sua própria inscrição no EFTPS, o sistema federal de pagamento eletrônico de impostos;
• cada conta estadual de imposto sobre vendas e de folha de pagamento.

Se o responsável contábil é um profissional habilitado perante o IRS (um CPA, um enrolled agent ou um advogado, entre outros), uma regra federal o obriga a devolver, quando solicitado, os registros do cliente de que você precisa para suas obrigações fiscais federais, e uma disputa de honorários em geral não o dispensa disso; mas uma declaração, um schedule ou outro documento que ele preparou não é registro do cliente enquanto estiver retido por honorários não pagos desse documento (31 CFR 10.28; quem é um profissional habilitado). Os mesmos deveres alcançam qualquer pessoa paga para preparar tudo ou uma parte substancial de um documento para o IRS (31 CFR 10.8). Um responsável contábil que não prepara nada para o IRS responde apenas aos termos do contrato e à lei estadual, e é por isso que o acesso vem primeiro. Se o responsável contábil parou de responder: assumir a contabilidade de um contador anterior.

Qual data de transição funciona para uma troca no meio do ano?

Use o primeiro dia de um mês que vem depois de um mês totalmente conciliado. Essa é a data de transição: o primeiro dia sob responsabilidade do novo responsável contábil, com relatórios emitidos na data do fim do mês anterior. Isso é prática, não regra legal. O saldo conciliado no fim de um mês pode ser conferido com um extrato bancário, então o novo responsável contábil parte de um número comprovado. Uma transição no meio do mês divide um extrato entre duas pessoas, e nenhuma delas é dona da conciliação.

Se a folha de pagamento também muda de mãos, o fim de um trimestre é mais limpo: o IRS diz para entregar o Form 941 uma única vez por trimestre (IRS). Veja trocar de provedor de folha de pagamento.

Um recomeço, a última linha acima, significa refazer a partir do último fim de ano entregue: limpar ou começar do zero.

O que recebo do antigo responsável contábil antes de ele sair?

Reúna tudo o que permite a outra pessoa comprovar a contabilidade na data de transição, e pegue antes de o acesso ser removido.

Guarde os registros antigos depois da passagem de bastão. Os registros que sustentam uma declaração são guardados até o fim do prazo de prescrição, em geral 3 anos depois da entrega ou do vencimento da declaração, o que for posterior; os registros de impostos sobre o emprego, por pelo menos quatro anos depois do vencimento ou do pagamento do imposto, o que for posterior. O prazo é indeterminado quando nenhuma declaração foi entregue ou a declaração foi fraudulenta, e de 6 anos quando a renda omitida de uma declaração é maior que 25% da renda bruta nela informada. Os registros de bens, como os cronogramas de ativos fixos e de depreciação, são guardados até o fim do prazo do ano em que o bem é alienado (IRS; Publication 583). Mais: por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Como bloqueio os meses fechados para o trabalho antigo parar de mudar?

Defina uma data de fechamento na transição, depois que o último mês anterior a ela estiver conciliado e você tiver as cópias. No QuickBooks Online, um administrador principal ou da empresa a define; o fabricante manda conciliar as contas até a data de bloqueio antes e descreve a opção de senha como a mais segura (ajuda do QuickBooks Online). Guarde a senha você mesmo.

Um bloqueio coloca as edições posteriores atrás de um aviso ou de uma senha. Ele não desfaz as edições já feitas, então compare os relatórios do fim do ano com a declaração entregue antes de defini-lo. Passos e limites: data de fechamento depois de entregar os impostos.

Como removo o antigo responsável contábil sem perder um pagamento?

Remova o acesso por último, uma conta por vez, depois que o novo responsável contábil confirmar que a conta funciona com um novo login. A exceção é dinheiro faltando: se pagamentos vão para beneficiários que você não consegue ligar a uma fatura, ou se o responsável contábil pode movimentar dinheiro, corte primeiro o acesso dele ao banco, aos cartões e ao financiamento da folha de pagamento, e copie os relatórios e o backup no mesmo dia, se você tem direitos de administrador. Não espere pela data de transição.

1. Copie os relatórios e o backup.
2. Adicione o novo responsável contábil a cada conta: o software, o banco, quando oferece usuários limitados, e o provedor de folha de pagamento.
3. Liste todo pagamento automático e lançamento recorrente ligado ao login antigo: pagamento de contas, financiamento da folha de pagamento, pagamentos de cartão, pagamentos de impostos agendados. Confirme que cada um continuará a rodar.
4. Confira os vencimentos na tabela de entregas abaixo antes de remover alguém.
5. Remova o usuário antigo. No QuickBooks Online, um administrador principal ou da empresa remove o usuário contador, e o fabricante diz que o acesso termina na hora (ajuda do QuickBooks Online).
6. Troque toda senha que o antigo responsável contábil conhecia.

Parte do acesso fica com o IRS. Se o responsável contábil ou uma empresa de folha de pagamento entrega e deposita por você como agente de declaração (Form 8655), a autorização no IRS também precisa mudar, e o IRS aconselha os empregadores a não trocar o endereço cadastrado pelo de um provedor (IRS). Detalhes: trocar de provedor de folha de pagamento; acesso do preparador de declarações: trocar de contador. Remover todos os logins: dar acesso às suas contas a um responsável contábil.

Quais entregas mantêm suas datas quando troco de responsável contábil?

Trocar de responsável contábil não muda nenhuma data de entrega. O IRS diz que uma autorização do Form 8655 não dispensa o contribuinte da responsabilidade de entregar as declarações e fazer os depósitos no prazo (Form 8655).

Se a passagem de bastão revelar um depósito ou uma declaração perdida, veja atraso nos impostos da folha de pagamento. Entrega do imposto sobre vendas em detalhe: entregar as declarações de imposto sobre vendas.

Como o novo responsável contábil define os saldos iniciais e concilia de novo?

O novo responsável contábil parte de saldos que foram comprovados e depois concilia todos os meses a partir da transição. Quais saldos dependem da revisão.

• O arquivo é mantido. O novo responsável contábil continua no mesmo arquivo. O saldo inicial do primeiro mês deve ser igual ao saldo final do último mês conciliado. Uma diferença significa uma edição ou um lançamento faltante: saldo inicial da conciliação errado.
• O arquivo recomeça. Abra o novo arquivo no último fim de ano entregue, a partir do balancete final e dos relatórios do arquivo antigo, depois que baterem com os extratos, e guarde o arquivo antigo. A declaração entregue é uma conferência dos totais, não a fonte: o balanço patrimonial dela deve concordar com os livros (Form 1120-S). Comprove com extratos qualquer saldo que não bata. Cada mês desde então é lançado a partir dos extratos e conciliado antes do seguinte (saldos de abertura depois de trocar de contador). Um Schedule C informa renda ou prejuízo (IRS), então não traz balanço patrimonial para conferir, e algumas declarações de sociedade, corporação S e corporação C dispensam o Schedule L (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); nesses casos, os extratos do fim do ano são a conferência.

Nos dois casos, compare o lucro do ano até hoje com o último relatório do antigo responsável contábil para a mesma data. Cada diferença é uma pergunta para o revisor. Depois disso, concilie todo mês, como a Publication 583 recomenda.

E se já foram entregues declarações com base nos livros antigos?

Uma declaração entregue continua como foi entregue até que uma correção a substitua, e a troca de responsável contábil não a altera. A correção é uma declaração retificadora ou, para uma sociedade que não optou por sair das regras centralizadas de auditoria, um pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request) (IRS). Compare a contabilidade de cada período entregue com a respectiva declaração e anote toda diferença. Evite editar meses bloqueados para fazê-los bater.

As declarações de folha de pagamento e de imposto sobre vendas vêm primeiro: elas carregam multas por depósito e, no caso da folha de pagamento, a responsabilidade do empregador. Se alguma declaração precisa de correção, e por qual procedimento, depende dos valores alterados e do tipo de entidade: corrigir uma declaração de empresa já entregue. Um aviso já recebido define a própria data: um aviso do IRS para a sua empresa.

Quando o trabalho é grande demais para uma troca simples?

Uma troca simples funciona quando um revisor consegue ligar o arquivo aos extratos e à última declaração entregue, e nada do que foi entregue está errado. Caso contrário, o que a revisão encontrar define o caminho.

Três decisões definem o plano: reparar ou recomeçar, a data de transição e quais entregas podem precisar de correção. Cada uma depende do que a revisão encontrar no arquivo.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma corporação S de paisagismo para de conciliar em março

Uma corporação S com US$600.000 de receita descobre que as contas estão sem conciliação desde março. O proprietário define 1º de julho como data de transição, o dia seguinte ao fim de um trimestre, e um revisor concilia de março a junho com os extratos antes de qualquer mudança. Se todos os meses baterem, o novo responsável contábil começa em 1º de julho e concilia julho primeiro. Se março não bater, a transição passa para o primeiro dia depois do último mês que bate, e os meses seguintes são postos em dia. A corporação tem folha de pagamento, então o Form 941 de abril a junho e os últimos depósitos de junho ainda vencem depois de 1º de julho: o proprietário define quem os entrega e deposita.

A LLC de um consultor em que o responsável contábil é o único administrador

Uma LLC de um único membro com US$180.000 de receita tem um responsável contábil que é o único administrador do arquivo. O proprietário primeiro obtém os direitos de administrador, depois salva um backup e os relatórios, adiciona o novo responsável contábil e só então remove o usuário antigo. O proprietário define a data de fechamento na transição e guarda a senha.

Um restaurante de dois sócios dispensa o responsável contábil

Uma sociedade que tem um restaurante e paga US$25.000 de folha de pagamento por mês confere a própria conta do EFTPS da empresa antes da troca. O histórico de pagamentos bate com o registro da folha de pagamento. O responsável contábil lista todos os depósitos devidos no próximo trimestre, e os sócios mantêm essas datas com o novo responsável contábil.

E no seu caso?

• Você quer uma segunda análise do arquivo antes de avisar alguém: como conferir o trabalho do seu responsável contábil mostra o que você mesmo pode testar. Rodar os seis testes no arquivo inteiro é a parte que exige outra pessoa, então conte com ajuda de escrituração contábil.
• A contabilidade está meses atrasada e uma data de entrega, de empréstimo ou de declaração está próxima: como colocar em dia a contabilidade atrasada mostra o que refazer. Quais meses comprovar primeiro depende dessa data, então conte com ajuda de escrituração contábil.
• O antigo responsável contábil tem a única cópia do arquivo ou parou de responder: assumir a contabilidade mostra como recuperar os registros. Reparar ou recomeçar depende do que voltar, então conte com ajuda de escrituração contábil.
• Parece que falta dinheiro, ou o responsável contábil pode movimentar dinheiro: corte primeiro o acesso aos pagamentos, como acima. O que precisa ser rastreado e corrigido depende dos registros, então conte com ajuda de escrituração contábil.
• A segunda análise encontra folha de pagamento ou imposto sobre vendas entregues com números errados, ou imposto retido da folha de pagamento sem pagamento: veja atraso nos impostos da folha de pagamento e corrigir uma declaração de empresa já entregue. Quais entregas precisam de correção depende dos valores, então conte com ajuda de escrituração contábil.
• O provedor de folha de pagamento ou o preparador de declarações também está mudando: veja trocar de provedor de folha de pagamento e trocar de contador.
• Você está escolhendo o próximo responsável contábil: veja perguntas para fazer antes de contratar um responsável contábil.