Buchhalter kündigen: Zweitmeinung und Wechsel mitten im Jahr

Wann sollte ich meinem Buchhalter kündigen?

Ein Buchhalter muss unter Umständen ersetzt werden, wenn die Bücher eine Steuererklärung nicht mehr stützen können oder eine Einreichung verpasst wurde. Die Pflicht, ordnungsgemäße Bücher zu führen, liegt beim Steuerpflichtigen und nicht beim Buchhalter: Die Bücher müssen ausreichen, um Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachzuweisen (26 CFR 1.6001-1). Publication 583 rät, das Girokonto jeden Monat abzustimmen, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen.

Ein verspäteter Abschluss ist ein Grund, Umfang und Termine schriftlich festzuhalten (Vereinbarung zur Beauftragung), nicht immer ein Grund zur Kündigung. Ein Muster kann ein Grund zum Wechsel sein; ebenso jedes Anzeichen nach den ersten drei Zeilen.

Der Fall ist nicht einfach, wenn eine Lohnabrechnung, Sales-Tax-Erklärung oder Unternehmenssteuererklärung aus diesen Büchern erstellt wurde, wenn der Buchhalter die einzige Kopie der Datei besitzt oder der einzige Administrator ist, wenn mehr als wenige Monate nicht abgestimmt sind oder wenn ein Termin für eine Einreichung, ein Darlehen oder eine Steuererklärung nahe ist. Sammeln Sie die Bank- und Kreditkartenauszüge des Jahres, die zuletzt eingereichte Unternehmenssteuererklärung mit allen Anlagen sowie die neuesten Berichte und Schreiben zu Lohnabrechnung und Sales Tax.

Ein Wechsel des Buchhalters ändert nichts daran, wer für die Einzahlungen der Lohnsteuern verantwortlich ist. Laut IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) ist der Arbeitgeber letztlich für die Einzahlungen verantwortlich, auch wenn ein Dritter sie vornimmt, und kann für bestimmte unbezahlte Bundessteuern auch persönlich haften (IRS). In einer Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) kann ein Officer (Führungskraft), Gesellschafter oder eine andere Person, die Zahlungen kontrolliert, persönlich mit dem Trust Fund Recovery Penalty (Strafzuschlag für nicht abgeführte treuhänderisch einbehaltene Steuern) in Höhe der nicht abgeführten einbehaltenen Steuer belegt werden, wenn sie deren Abführung vorsätzlich unterlässt (Section 6672; IRS). Die übliche Frist beträgt 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Lohnjahr, oder ab dem Einreichungsdatum, falls dieses später liegt: Trust Fund Recovery Penalty. Strafzuschläge, die Fehler schon ausgelöst haben: wer die Strafzuschläge zahlt.

Kann mir jemand eine Zweitmeinung zu meinem QuickBooks geben, bevor ich jemandem kündige?

Ja. Eine Zweitmeinung ist eine Prüfung, die die Datei testet, ohne sie zu verändern. Wenn Sie die Administratorrolle haben, können Sie einen Prüfer hinzuziehen, bevor der Wechsel bekannt gegeben wird, sofern Ihre Vertragsbedingungen es erlauben: In QuickBooks Online lädt ein Primary Admin oder Company Admin einen Accountant-Benutzer ein (QuickBooks Online Help). Dieser Benutzer kann in der Regel bearbeiten; vereinbaren Sie also, dass der Prüfer anhand von Berichten arbeitet und nichts ändert. Ist der Buchhalter der einzige Administrator, muss er den Prüfer hinzufügen: Verschaffen Sie sich zuerst Administratorrechte (nächster Abschnitt) oder fordern Sie die Berichte und eine Sicherungskopie an.

Jeder unabhängige Buchhalter oder Buchhaltungsexperte kann diese Prüfung durchführen. Geben Sie dem Prüfer die Auszüge des Jahres und die zuletzt eingereichte Steuererklärung. Ein Prüfer testet sechs Dinge:

1. Ob jedes Bank- und Kreditkartenkonto Monat für Monat mit seinen Auszügen abgestimmt ist und in welchem Monat die Abstimmungen aufhören.
2. Ob die Eröffnungssalden mit der Bilanz (Schedule L) der zuletzt eingereichten Steuererklärung übereinstimmen, oder mit den Jahresendauszügen, wenn die Steuererklärung keine hat.
3. Ob die Verbindlichkeiten aus Lohnabrechnung und Sales Tax in den Büchern dem entsprechen, was IRS und Bundesstaat als eingereicht und gezahlt ausweisen.
4. Ob Suspense-, Verrechnungs- und nicht zugeordnete Salden (Durchlaufkonten für noch nicht eingeordnete Buchungen) klein und jung oder groß und alt sind.
5. Ob abgeschlossene Monate nach der Einreichung der Steuererklärung bearbeitet wurden.
6. Ob Zahlungen an Auftragnehmer gekennzeichnet und durch ein Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer) belegt sind.

Das Ergebnis ist meist eines von dreien: Die Datei ist in Ordnung und die Gewohnheiten müssen sich ändern, die Datei lässt sich ab einem Monat reparieren, der stimmt, oder die Datei sollte ab dem letzten eingereichten Jahresende neu beginnen. Dieses Ergebnis legt das Übergabedatum fest. Was Sie jeden Monat selbst prüfen können: die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen.

Wem gehören die Bücher, und welchen Zugang brauche ich, bevor ich etwas sage?

Die Pflicht, die Bücher zu führen, liegt bei Ihnen, und die Kontrolle über die Datei hat, wer die Administratorrolle innehat. In QuickBooks Online kann nur ein Primary Admin oder Company Admin einen Accountant-Benutzer einladen oder entfernen (einladen; entfernen). Ist der Buchhalter der einzige Administrator, kann nur er Sie hinzufügen; verschaffen Sie sich deshalb zuerst Administratorrechte.

Bevor Sie den Wechsel ansprechen, lesen Sie die Beauftragungsvereinbarung oder den Vertrag: Kündigungsfrist, was der Buchhalter zurückgeben muss, und die Schlussrechnung (ohne Vereinbarung: Vereinbarung zur Beauftragung eines Buchhalters). Prüfen Sie dann, ob Sie für Folgendes Ihren eigenen Zugang auf Eigentümerebene haben, nicht den des Buchhalters:

• die Buchhaltungsdatei und ihr Abonnement: Sind die E-Mail-Adresse und die Karte des Buchhalters hinterlegt, lassen Sie die Administratorrolle zuerst auf sich übertragen;
• das Online-Banking und jedes Kreditkartenkonto;
• den Anbieter der Lohnabrechnung;
• Ihr IRS-Onlinekonto und Ihre eigene Anmeldung bei EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System, das elektronische Zahlungssystem für Bundessteuern);
• jedes Sales-Tax- und Lohnabrechnungskonto der Bundesstaaten.

Ist der Buchhalter ein Practitioner (unter anderem ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt), verlangt eine Bundesregel von ihm, auf Verlangen die Unterlagen herauszugeben, die Sie für Ihre bundessteuerlichen Pflichten brauchen; ein Streit um Honorare entschuldigt dies in der Regel nicht. Eine von ihm erstellte Steuererklärung, Anlage oder ein anderes Dokument zählt jedoch nicht als Kundenunterlage, solange es wegen unbezahlter Honorare für dieses Dokument zurückgehalten wird (31 CFR 10.28; wer ein Practitioner ist). Dieselben Pflichten gelten für jeden, der dafür bezahlt wird, ein Dokument für den IRS ganz oder zu einem wesentlichen Teil zu erstellen (31 CFR 10.8). Ein Buchhalter, der nichts für den IRS erstellt, ist nur an die Beauftragungsbedingungen und das Recht des Bundesstaates gebunden; deshalb kommt der Zugang zuerst. Antwortet der Buchhalter nicht mehr: Bücher von einem früheren Buchhaltungsexperten übernehmen.

Welches Übergabedatum eignet sich für einen Wechsel mitten im Jahr?

Nehmen Sie den ersten Tag eines Monats, der auf einen vollständig abgestimmten Monat folgt. Das ist das Übergabedatum: der erste Tag, für den der neue Buchhalter verantwortlich ist, mit Berichten zum Monatsende davor. Das ist eine Praxisregel, keine gesetzliche. Ein abgestimmter Saldo zum Monatsende lässt sich mit einem Kontoauszug abgleichen, sodass der neue Buchhalter von einer belegten Zahl ausgeht. Eine Übergabe mitten im Monat teilt einen Kontoauszug auf zwei Personen auf, und keiner verantwortet die Abstimmung.

Wechselt auch die Lohnabrechnung den Besitzer, ist ein Quartalsende sauberer: Laut IRS ist Form 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärung) für jedes Quartal nur einmal einzureichen (IRS). Siehe den Anbieter der Lohnabrechnung wechseln.

Ein Neustart, die letzte Zeile oben, bedeutet einen Neuaufbau ab dem zuletzt eingereichten Jahresende: Bereinigung oder Neustart.

Was hole ich vom alten Buchhalter ein, bevor er geht?

Holen Sie alles ein, womit jemand anderes die Bücher zum Übergabedatum nachweisen kann, und tun Sie es, bevor der Zugang entzogen wird.

Bewahren Sie die alten Unterlagen nach der Übergabe auf. Unterlagen, die eine Steuererklärung stützen, werden bis zum Ende der Verjährungsfrist aufbewahrt, in der Regel 3 Jahre nach Einreichung oder Fälligkeit der Steuererklärung, je nachdem, was später liegt; Unterlagen zu den Beschäftigungssteuern mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer, je nachdem, was später liegt. Die Frist ist unbegrenzt, wenn keine Steuererklärung eingereicht wurde oder die Steuererklärung betrügerisch war, und beträgt 6 Jahre, wenn weggelassene Einkünfte mehr als 25 % der in der Steuererklärung ausgewiesenen Bruttoeinkünfte betragen. Unterlagen zu Vermögenswerten, etwa die Pläne zu Anlagevermögen und Abschreibung, werden bis zum Ende der Frist für das Jahr aufbewahrt, in dem der Vermögenswert veräußert wird (IRS; Publication 583). Mehr dazu: wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Wie sperre ich die abgeschlossenen Monate, damit sich die alte Arbeit nicht mehr verändert?

Setzen Sie zur Übergabe ein Abschlussdatum (Closing Date), sobald der letzte Monat davor abgestimmt ist und Sie die Kopien haben. In QuickBooks Online legt ein Primary Admin oder Company Admin es fest, der Hersteller rät, Konten zuerst bis zum Sperrdatum abzustimmen, und der Hersteller beschreibt die Passwortoption als die sicherere (QuickBooks Online Help). Behalten Sie das Passwort selbst.

Eine Sperre stellt spätere Änderungen hinter eine Warnung oder ein Passwort. Sie macht bereits vorgenommene Änderungen nicht rückgängig; vergleichen Sie deshalb die Jahresendberichte mit der eingereichten Steuererklärung, bevor Sie sie setzen. Schritte und Grenzen: Abschlussdatum nach der Steuereinreichung.

Wie entferne ich den alten Buchhalter, ohne eine Zahlung zu verpassen?

Entziehen Sie den Zugang zuletzt und Konto für Konto, nachdem der neue Buchhalter bestätigt hat, dass das Konto mit einer neuen Anmeldung funktioniert. Die Ausnahme ist fehlendes Geld: Gehen Zahlungen an Empfänger, die Sie keiner Rechnung zuordnen können, oder kann der Buchhalter Geld bewegen, entziehen Sie ihm zuerst den Zugriff auf Bank, Karten und die Finanzierung der Lohnabrechnung, und kopieren Sie am selben Tag die Berichte und die Sicherungskopie, wenn Sie Administratorrechte haben. Warten Sie nicht auf das Übergabedatum.

1. Kopieren Sie die Berichte und die Sicherungskopie.
2. Fügen Sie den neuen Buchhalter zu jedem Konto hinzu: der Software, der Bank, wenn sie eingeschränkte Benutzer anbietet, dem Anbieter der Lohnabrechnung.
3. Listen Sie jede automatische Zahlung und wiederkehrende Buchung auf, die an die alte Anmeldung gebunden ist: Rechnungszahlung, Finanzierung der Lohnabrechnung, Kartenzahlungen, geplante Steuerzahlungen. Bestätigen Sie, dass jede weiterläuft.
4. Prüfen Sie die Fälligkeitstermine in der Tabelle der Einreichungen unten, bevor jemand entfernt wird.
5. Entfernen Sie den alten Benutzer. In QuickBooks Online entfernt ein Primary Admin oder Company Admin den Accountant-Benutzer, und der Hersteller schreibt, dass der Zugang sofort endet (QuickBooks Online Help).
6. Ändern Sie jedes Passwort, das der alte Buchhalter kannte.

Manche Zugänge liegen beim IRS. Reicht der Buchhalter oder ein Lohnabrechnungsunternehmen als Reporting Agent (Form 8655, Vollmacht für Beauftragte, die Erklärungen einreichen) für Sie ein und zahlt für Sie ein, muss auch die IRS-Vollmacht geändert werden, und der IRS rät Arbeitgebern, die Adresse in den IRS-Unterlagen nicht auf die eines Dienstleisters zu ändern (IRS). Einzelheiten: den Anbieter der Lohnabrechnung wechseln; Zugang des Erstellers der Steuererklärung: den Buchhaltungsexperten wechseln. Alle Zugänge entfernen: einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben.

Welche Einreichungen behalten ihre Termine, wenn ich den Buchhalter wechsle?

Ein Wechsel des Buchhalters ändert keinen Einreichungstermin. Laut IRS entbindet eine Vollmacht mit Form 8655 den Steuerpflichtigen nicht von der Verantwortung, Steuererklärungen und Einzahlungen pünktlich zu leisten (Form 8655).

Zeigt die Übergabe eine verpasste Einzahlung oder Erklärung, lesen Sie Rückstand bei den Lohnsteuern. Die Einreichung der Sales Tax im Detail: Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Wie legt der neue Buchhalter die Eröffnungssalden fest und stimmt neu ab?

Der neue Buchhalter geht von belegten Salden aus und stimmt dann jeden Monat ab der Übergabe ab. Welche Salden das sind, hängt von der Prüfung ab.

• Die Datei bleibt. Der neue Buchhalter arbeitet in derselben Datei weiter. Der Anfangssaldo des ersten Monats muss dem Schlusssaldo des letzten abgestimmten Monats entsprechen. Eine Lücke bedeutet eine Änderung oder eine fehlende Buchung: Anfangssaldo der Abstimmung ist falsch.
• Die Datei beginnt neu. Eröffnen Sie die neue Datei zum zuletzt eingereichten Jahresende aus der Schlusssummen- und -saldenliste und den Berichten der alten Datei, sobald sie mit den Auszügen übereinstimmen, und behalten Sie die alte Datei. Die eingereichte Steuererklärung ist eine Kontrolle der Summen, nicht die Quelle: Ihre Bilanz sollte mit den Büchern übereinstimmen (Form 1120-S). Belegen Sie jeden Saldo, der nicht stimmt, mit Auszügen. Jeder Monat seitdem wird aus Auszügen erfasst und abgestimmt, bevor der nächste folgt (Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten). Ein Schedule C weist Gewinn oder Verlust aus (IRS) und liefert deshalb keine Bilanz zum Abgleich, und manche Steuererklärungen von Personengesellschaften, S Corporations und C Corporations lassen Schedule L aus (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120); dann sind die Jahresendauszüge die Kontrolle.

Vergleichen Sie in beiden Fällen den Gewinn seit Jahresbeginn mit dem letzten Bericht des alten Buchhalters zum selben Datum. Jeder Unterschied ist eine Frage an den Prüfer. Stimmen Sie ab dann jeden Monat ab, wie es Publication 583 rät.

Was ist, wenn Steuererklärungen schon aus den alten Büchern eingereicht wurden?

Eine eingereichte Steuererklärung bleibt so, wie sie eingereicht wurde, bis eine Korrektur sie ersetzt, und ein Wechsel des Buchhalters ändert daran nichts. Die Korrektur ist eine Änderungserklärung oder, bei einer Personengesellschaft, die sich nicht von den zentralisierten Prüfungsregeln befreien ließ, ein Administrative Adjustment Request (Antrag auf Anpassung) (IRS). Vergleichen Sie die Bücher jedes eingereichten Zeitraums mit der zugehörigen Steuererklärung und halten Sie jeden Unterschied schriftlich fest. Bearbeiten Sie keine gesperrten Monate, um sie passend zu machen.

Lohnabrechnungen und Sales-Tax-Erklärungen kommen zuerst: Dafür drohen Strafzuschläge für Einzahlungen und, bei der Lohnabrechnung, die Haftung des Arbeitgebers. Ob eine Steuererklärung korrigiert werden muss und in welchem Verfahren, hängt von den geänderten Zahlen und der Rechtsform ab: eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren. Ein bereits erhaltenes Schreiben setzt seine eigene Frist: ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen.

Wann ist die Aufgabe zu groß für einen einfachen Austausch?

Ein einfacher Austausch funktioniert, wenn ein Prüfer die Datei mit den Auszügen und mit der zuletzt eingereichten Steuererklärung abgleichen kann und nichts Eingereichtes falsch ist. Andernfalls bestimmt der Befund den Weg.

Drei Entscheidungen bestimmen den Plan: reparieren oder neu beginnen, das Übergabedatum und welche Einreichungen eventuell korrigiert werden müssen. Jede hängt davon ab, was die Prüfung in der Datei findet.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Eine S Corporation für Gartenbau hört im März auf abzustimmen

Eine S Corporation mit US$600.000 Umsatz stellt fest, dass ihre Konten seit März nicht abgestimmt sind. Der Eigentümer setzt den 1. Juli als Übergabedatum, den Tag nach einem Quartalsende, und ein Prüfer stimmt März bis Juni mit den Auszügen ab, bevor etwas übergeben wird. Stimmt jeder Monat, beginnt der neue Buchhalter am 1. Juli und stimmt zuerst den Juli ab. Stimmt der März nicht, verschiebt sich die Übergabe auf den ersten Tag nach dem letzten Monat, der stimmt, und die späteren Monate werden nachgeholt. Die Kapitalgesellschaft führt eine Lohnabrechnung; Form 941 für April bis Juni und die letzten Einzahlungen im Juni sind daher auch nach dem 1. Juli noch fällig: Der Eigentümer legt fest, wer sie einreicht und einzahlt.

Eine LLC eines Beraters, bei der der Buchhalter der einzige Administrator ist

Eine LLC mit einem Mitglied und US$180.000 Umsatz hat einen Buchhalter, der der einzige Administrator der Datei ist. Der Eigentümer verschafft sich zuerst Administratorrechte, speichert dann eine Sicherungskopie und die Berichte, fügt den neuen Buchhalter hinzu und entfernt danach den alten Benutzer. Der Eigentümer setzt das Abschlussdatum zur Übergabe und behält das Passwort.

Ein Restaurant mit zwei Gesellschaftern trennt sich vom Buchhalter

Eine Personengesellschaft, die ein Restaurant betreibt und jeden Monat US$25.000 an Löhnen zahlt, prüft vor dem Wechsel das eigene EFTPS-Konto des Unternehmens. Der Zahlungsverlauf stimmt mit dem Lohnjournal überein. Der Buchhalter listet jede im nächsten Quartal fällige Einzahlung auf, und die Gesellschafter halten diese Termine mit dem neuen Buchhalter ein.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie möchten einen zweiten Blick auf die Datei, bevor Sie es jemandem sagen: die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen zeigt, was Sie selbst testen können. Alle sechs Tests an der ganzen Datei durchzuführen, dafür brauchen Sie jemand anderen; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die Bücher liegen Monate zurück, und ein Termin für eine Einreichung, ein Darlehen oder eine Steuererklärung ist nahe: überfällige Buchhaltung nachholen zeigt, was neu aufgebaut werden muss. Welche Monate Sie zuerst belegen, hängt von diesem Termin ab; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der alte Buchhalter hat die einzige Kopie der Datei oder antwortet nicht mehr: Bücher übernehmen erklärt, wie Sie Unterlagen zurückbekommen. Reparieren oder neu beginnen, hängt davon ab, was zurückkommt; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Geld scheint zu fehlen, oder der Buchhalter kann Geld bewegen: Entziehen Sie zuerst den Zahlungszugriff, wie oben beschrieben. Was nachverfolgt und korrigiert werden muss, hängt von den Unterlagen ab; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der zweite Blick ergibt, dass Lohnabrechnung oder Sales Tax mit falschen Zahlen eingereicht wurde, oder einbehaltene Lohnsteuer unbezahlt ist: Lesen Sie Rückstand bei den Lohnsteuern und eine eingereichte Unternehmenssteuererklärung korrigieren. Welche Einreichungen korrigiert werden müssen, hängt von den Zahlen ab; holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Auch der Anbieter der Lohnabrechnung oder der Ersteller der Steuererklärung wechselt: Lesen Sie den Anbieter der Lohnabrechnung wechseln und den Buchhaltungsexperten wechseln.
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