QuickBooks, Xero ou Wave au Canada : TPS/TVH, banque, coût

Que choisir pour une petite entreprise canadienne : QuickBooks Online, Xero ou Wave?

Aucune publication de l'ARC ne classe les logiciels de comptabilité. L'ARC vérifie les registres, non la marque : ils doivent être lisibles, rattachables aux pièces justificatives et accessibles sur demande (ARC : conservation des registres; ARC : tenue de registres électroniques). Choisissez le logiciel qui réussit ces cinq essais avec vos propres banques, vos taxes et votre comptable. La page des tarifs d'un fournisseur ne prouve pas qu'un logiciel convient à la fiscalité canadienne ou à votre banque; si vous avez entendu dire que l'un d'eux est faible au Canada, faire ces essais avec vos propres comptes est la façon de le vérifier.

Demandez à la personne qui préparera vos déclarations dans quel logiciel elle travaille avant de choisir. Un dossier n'est pas simple si vous utilisez la méthode rapide de la TPS/TVH (une méthode simplifiée pour calculer la TPS/TVH à verser), facturez la TVP ou la TVQ, faites de la paie, exploitez une société, quittez un ancien logiciel et devez conserver l'historique de TPS/TVH, ou avez déjà des trous dans vos flux bancaires ou vos reçus d'achat. Si vous commencez vos livres ou quittez un ancien logiciel et que la TPS/TVH, la paie ou une société doit être configurée pour que votre comptable puisse produire ses déclarations à partir de vos livres, un mauvais code de taxe se répète à chaque écriture et un changement peut faire perdre l'historique de TPS/TVH; la dernière section oriente ces cas.

Avant de commencer un essai, rassemblez :

• chaque compte bancaire, compte de caisse de crédit et carte que l'entreprise utilise;
• si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, si vous utilisez la méthode rapide, et votre dernière déclaration de TPS/TVH si vous en avez produit une;
• si vous paierez des gens par la paie;
• vos ventes par trimestre, qui montrent aussi si vous devez vous inscrire.

Les codes de TPS/TVH comptent dès que vous êtes inscrit; si vous ne savez pas si vous devez l'être, voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Le logiciel gère-t-il la TPS/TVH : codes de taxe, crédits de taxe sur les intrants et déclaration?

Qu'un logiciel gère la TPS/TVH dépend de la configuration de ses codes de taxe, parce que la déclaration se construit à partir de la taxe enregistrée sur chaque vente et chaque achat, y compris les crédits de taxe sur les intrants (CTI) : la TPS/TVH que vous avez payée sur vos achats d'entreprise, qu'un inscrit peut avoir le droit de demander. Faites passer un mois de vos propres opérations dans un essai et comparez les totaux avec ces lignes de la déclaration de l'ARC selon la méthode normale (ARC : remplir une déclaration de TPS/TVH). Une entreprise située au Québec produit ses déclarations sur les formulaires de Revenu Québec; vérifiez donc les lignes de ces formulaires (ARC : RC4022).

Le taux d'une vente dépend de la province ou du territoire de fourniture (ARC : quel taux facturer); le logiciel a donc besoin d'un code de taxe pour chaque taux que vous facturez, qui peut différer de celui de votre province. Voyez la facturation de la TPS/TVH, de la TVP et de la TVQ selon la province.

Un inscrit doit avoir des preuves documentaires suffisantes avant de demander un CTI (ARC : crédits de taxe sur les intrants); le logiciel devrait donc vous permettre de joindre la facture ou le reçu de chaque achat, ou de s'y référer. Voyez ce qu'un reçu doit montrer pour un CTI. Les CTI doivent généralement être demandés dans un délai de quatre ans; le détail des anciens achats doit donc rester accessible. Pour la configuration des comptes et les écritures après l'inscription, voyez l'enregistrement de la TPS/TVH dans vos livres; pour la déclaration elle-même, voyez la production de la TPS/TVH et la demande de CTI.

Comment la méthode rapide change-t-elle la configuration?

Une entreprise qui utilise la méthode rapide verse un pourcentage fixe de ses revenus taxes comprises et ne peut généralement pas demander de CTI sur ses dépenses d'exploitation; les CTI restent possibles pour les biens immeubles, pour les immobilisations autres que les biens immeubles et pour les achats dont la taxe est devenue payable avant la prise d'effet du choix, tant que le délai de demande n'est pas écoulé (ARC : méthode rapide; ARC : crédits de taxe sur les intrants). Une entreprise établie ne peut faire ce choix que si ses fournitures taxables mondiales, TPS/TVH comprise, avec celles de ses entreprises associées, sont de 400 000 $ ou moins pour les quatre premiers ou les quatre derniers de ses cinq derniers trimestres d'exercice, sans compter les services financiers, les ventes de biens immeubles et d'immobilisations, ni l'achalandage tiré de la vente d'une entreprise; une nouvelle entreprise utilise une estimation de sa première année complète. Certaines entreprises, comme celles qui fournissent des services de tenue de livres ou de comptabilité, ne peuvent pas l'utiliser, et une entreprise située au Québec produit auprès de Revenu Québec et suit ses règles pour le choix et la déclaration. Pour le choix lui-même, voyez le guide sur la méthode rapide.

Dans le logiciel, cela signifie que le rapport des revenus doit montrer les revenus taxes comprises, et que les achats d'exploitation dont la taxe devient payable pendant que la méthode s'applique ne doivent pas créer de crédits. Gardez les dates d'origine et le détail de taxe des achats antérieurs, parce que leurs crédits peuvent encore être demandés, et gardez les achats d'immobilisations à part. Dans la déclaration, un déclarant à la méthode rapide inscrit à la ligne 101 les revenus admissibles taxes comprises, sans les fournitures détaxées, les ventes de biens immeubles et les ventes d'immobilisations; la ligne 103 est ce total multiplié par le taux de versement de la période, plus la TPS/TVH sur les fournitures taxables que la méthode ne couvre pas (ARC : remplir une déclaration de TPS/TVH). Testez aussi le crédit de la ligne 107 de 1 % sur les premiers 30 000 $ de ventes admissibles taxes comprises chaque exercice : il exige que le choix soit en vigueur au début de l'exercice ou, pour un nouvel inscrit, à l'inscription, et le logiciel doit reporter le total des ventes d'une déclaration à l'autre au lieu de le remettre à zéro à chaque période. Demandez à chaque fournisseur comment il déclare la méthode rapide; s'il ne peut pas le faire, la déclaration doit être calculée hors des livres. En changeant de logiciel, reportez la date du choix. Voyez la méthode rapide dans vos livres.

Et la TVP ou la TVQ si je vends en Colombie-Britannique, en Saskatchewan, au Manitoba ou au Québec?

Les fonctions de TPS/TVH ne couvrent pas ces taxes : chacune est une taxe distincte avec ses propres règles, et, en Colombie-Britannique, en Saskatchewan et au Manitoba, sa propre inscription et sa propre déclaration.

Faites passer dans l'essai une facture pour chaque taxe que vous facturez. Lorsqu'une taxe est détaillée, le logiciel doit montrer chaque taxe sur sa propre ligne, garder la TVP ou la TVQ hors du total des ventes de TPS/TVH, et donner des totaux distincts de TVP ou de TVQ pour ce que vous déclarez. Les règles et la production de la TVQ viennent de Revenu Québec, non des fonctions de TPS/TVH. Pour savoir si la TVP s'applique à vous, voyez la TVP dans votre province.

Se connectera-t-il à ma banque canadienne, à ma caisse de crédit ou à ma carte?

Seul un essai avec vos propres comptes peut le dire. Une page de tarifs ne peut pas confirmer que votre institution est prise en charge, et chaque logiciel limite ou facture les flux différemment :

• Wave : l'importation bancaire automatique est réservée au forfait payant, et sa page précise que toutes les institutions financières ne sont pas prises en charge et qu'une connexion ne peut pas être garantie (tarifs de Wave).
• Xero : la foire aux questions sur les tarifs indique qu'un flux bancaire direct payant est facturé pour le mois précédent; la page ne donne aucun montant (tarifs de Xero Canada).
• QuickBooks Online : le forfait d'entrée comprend deux connexions bancaires et le forfait suivant en comprend un nombre illimité (tarifs de QuickBooks Online Canada).

Connectez chaque compte chèques, carte de crédit et marge de crédit pendant un essai ou sur un forfait gratuit. Vérifiez que l'historique se charge et que rien n'est en double avant de payer.

Et si ma banque ou ma caisse de crédit n'est pas prise en charge?

Vous pouvez quand même respecter les règles de l'ARC sur les registres en important des relevés ou en saisissant les opérations à la main, tant que chaque écriture est rattachée à une pièce justificative et que le compte est rapproché du relevé. L'ARC énumère les factures de vente, les bandes de caisse enregistreuse, les reçus et les bordereaux de dépôt bancaire comme pièces justificatives originales, et exige que les registres électroniques montrent une piste de vérification entre ces pièces et les totaux (ARC : registres d'entreprise; ARC : tenue de registres électroniques).

Un flux bancaire n'est pas un reçu. Une ligne de flux vient de la banque, non du vendeur; elle ne porte donc pas le nom et l'adresse du vendeur, les renseignements sur l'acheteur ni la description complète que doit montrer un reçu d'achat (ARC : registres d'entreprise). Gardez le reçu ou la facture de chaque écriture; voyez ce qu'un reçu doit montrer pour l'ARC. Avant de payer, demandez au fournisseur s'il accepte les fichiers de relevés de votre institution.

Combien coûte chaque logiciel, et qu'est-ce qui coûte en plus?

Comparez le prix mensuel complet, en dollars canadiens avant taxes, du forfait qui comprend les utilisateurs, les connexions et la paie dont vous avez besoin. Les trois pages de tarifs montraient un escompte de lancement pour les nouveaux clients à la date indiquée dans les sources, et la page de Xero dit qu'elle peut changer ses prix en tout temps; ne bâtissez donc pas votre budget sur le tarif promotionnel. Le tableau montre seulement la structure des forfaits, telle que la page de chaque fournisseur la présentait à cette date; les forfaits changent, alors consultez la page à jour du fournisseur avant d'acheter.

Le coût mensuel complet comprend le forfait de base, les utilisateurs supplémentaires, tout frais de flux bancaire, la paie (le module plus tout frais par employé) et les autres modules, chacun pris sur la page à jour du fournisseur, escompte de lancement retiré. Une société qui paie son personnel ou ses propriétaires par la paie devrait compter la paie dès le départ. Le logiciel est un coût, et le travail de tenir les livres en est un autre; pour le second, voyez le coût mensuel de la tenue de livres et tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres. Si le forfait gratuit de Wave est votre premier choix, Wave pour une petite entreprise explique ce qu'il fait et ne fait pas.

Mon comptable l'acceptera-t-il, et puis-je exporter mes données si je pars?

Qu'un comptable accepte un logiciel est sa décision et dépend de l'accès et de registres complets et traçables; la circulaire de l'ARC sur les registres électroniques fixe des exigences pour les registres et ne nomme aucun logiciel approuvé (ARC : tenue de registres électroniques).

• Accès : confirmez que votre forfait permet l'accès d'un comptable externe avant de payer. La page des tarifs de QuickBooks Online n'indique aucun accès pour le comptable au niveau le plus bas, et le forfait gratuit de Wave indique seulement un rôle de gestionnaire de paie et un rôle de professionnel de la fiscalité.
• Piste de vérification : les registres électroniques doivent montrer une piste de vérification entre les pièces justificatives et les comptes résumés. Toute modification d'une opération enregistrée doit se faire par écriture de journal qui consigne qui l'a faite, quand, l'ancien et le nouveau détail et le motif. Vérifiez si la modification ou la suppression d'une opération importée laisse cette piste.
• Exportation : avant d'adopter un nouveau système, confirmez qu'il peut exporter les renseignements exigés dans un format courant et non exclusif, et que le transfert des données ne les fera pas perdre ni modifier. Pendant l'essai, exportez les opérations, le détail des taxes et les pièces jointes, et ouvrez le fichier dans un chiffrier.

Si vous quittez un ancien logiciel, exportez tout pour chaque période encore ouverte ou comprise dans la période de conservation avant d'annuler, y compris le détail de TPS/TVH derrière chaque déclaration. Conservez une trace datée du changement, et signalez à l'ARC tout changement qui touche votre capacité d'accéder à vos registres et de les lire (ARC : tenue de registres électroniques). Pour le moment à choisir dans l'année, voyez quitter Sage; les mêmes essais d'exportation et de piste de vérification valent pour tout changement.

Tous les logiciels de comptabilité sont-ils maintenant en ligne?

Pas tous. Ces trois logiciels sont vendus comme des services en ligne; vos registres risquent donc de se trouver sur les systèmes du fournisseur, tandis qu'un logiciel de bureau les garde sur votre propre ordinateur. Dans les deux cas, les règles de l'ARC sur les registres électroniques s'appliquent : registres lisibles, piste de vérification et copies de sauvegarde (ARC : tenue de registres électroniques).

Où mes données sont-elles conservées, et dois-je encore garder des registres?

Vous devez toujours garder des registres : l'entreprise doit s'assurer que des registres adéquats sont tenus, même lorsqu'un spécialiste de la tenue de livres ou un autre tiers les tient (ARC : conservation des registres). Les pages de tarifs ne disent pas où chaque fournisseur stocke les données; posez la question par écrit au fournisseur.

• Conservation : gardez vos registres au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent; une conservation plus longue peut s'appliquer aux déclarations produites en retard (six ans à compter de la date de production), aux oppositions ou aux appels non réglés, et aux registres de biens ou de société qui demeurent pertinents, et les sociétés dissoutes ont leur propre règle. Gardez les registres électroniques dans un format électronique lisible, même si vous les imprimez (ARC : règles de conservation; ARC : tenue de registres électroniques). Des registres que vous ne pouvez plus ouvrir ne respectent pas cette règle; exportez donc avant d'annuler ou de laisser un forfait expirer. Voyez la durée de conservation des registres d'entreprise.
• Emplacement : les registres doivent être gardés à votre établissement ou à votre résidence au Canada, sauf permission écrite de l'ARC. Les registres gardés à l'extérieur du Canada et consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme gardés au Canada; l'ARC peut accepter une copie rendue disponible au Canada dans un format lisible et utilisable, ce qui relève de sa décision. Elle recommande des copies de sauvegarde au Canada (ARC : tenue de registres électroniques).

Le choix change-t-il pour un entrepreneur individuel qui remplit le formulaire T2125 ou pour une société qui produit une T2?

Le même logiciel peut servir dans les deux cas, mais la configuration diffère, parce que les livres alimentent des déclarations différentes.

L'ARC demande de tenir des registres distincts pour chaque entreprise que vous exploitez (ARC : registres d'entreprise). Un entrepreneur individuel qui prévoit se constituer en société devrait d'abord tester l'exportation, parce que l'historique de l'entreprise individuelle devra peut-être être transféré. Voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société, le plan comptable selon l'IGRF et une application pour un travailleur autonome.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Graphiste pigiste en Ontario

Une graphiste facture 60 000 $ par année, est inscrite à la TVH, n'a aucun employé et utilise un compte de caisse de crédit. Pendant l'essai, elle connecte la caisse de crédit avant de payer; si l'historique ne se charge pas proprement, elle importe plutôt des relevés. Elle établit un seul code de TVH à 13 % pour les ventes et les achats, et donne accès à son comptable avant la fin de l'exercice.

Supposons qu'elle a choisi de déclarer chaque trimestre et vérifie un trimestre avec la déclaration, que tous ses clients et fournisseurs sont en Ontario et que chaque achat est entièrement admissible au crédit :

Si le logiciel affiche d'autres totaux, elle corrige les codes avant la première déclaration.

Société de l'Alberta

Une société qui a 250 000 $ de revenus, deux actionnaires et une paie de deux employés vend seulement en Alberta; il lui faut donc un seul code de TPS. Pendant l'essai, elle fait passer ses deux employés par la paie pour connaître le prix complet, fait correspondre ses comptes aux codes de l'IGRF pour la T2 et teste une exportation. En supposant qu'elle n'a aucune entreprise associée ni aucune ligne d'affaires exclue, et que 250 000 $ représente ses ventes taxables pour une période admissible de quatre trimestres, ses ventes taxes comprises sont de 262 500 $ (250 000 $ plus 5 % de TPS), sous le plafond de la méthode rapide; son comptable pourrait donc lui demander si cette méthode lui convient; si elle la choisit, les achats d'exploitation faits ensuite cessent de créer des crédits et les codes d'achat changent.

Entrepreneur au Québec

Un entrepreneur qui a 120 000 $ de revenus facture la TPS et la TVQ. Le logiciel doit suivre les deux taxes sur chaque facture et chaque achat et donner des totaux distincts. L'entrepreneur teste une facture qui porte les deux taxes et vérifie que le rapport garde la TVQ hors du total des ventes de TPS. Une entreprise située au Québec produit sa déclaration de TPS/TVH auprès de Revenu Québec sur ses formulaires; la vérification des lignes de déclaration ci-dessus se fait donc sur ces formulaires, et les règles de la TVQ viennent de Revenu Québec, non des fonctions de TPS/TVH.

Votre situation est différente?

• Vous commencez vos livres ou quittez un ancien logiciel, et la TPS/TVH, la paie ou une société doit être configurée pour que votre comptable puisse produire ses déclarations à partir de vos livres : un mauvais code de taxe se répète à chaque écriture. Apportez vos comptes, votre statut de TPS/TVH et toute exportation de l'ancien logiciel à l'aide en tenue de livres pour régler les codes de taxe, les soldes d'ouverture et la question de savoir si votre historique de TPS/TVH se transfère intact, avant de saisir des opérations.
• Vos flux bancaires ou vos registres de CTI ne sont pas fiables au moment de produire : voyez quand la déclaration de TPS/TVH ne correspond pas aux livres et le rattrapage de livres en retard, avec l'aide en tenue de livres s'il manque des mois.
• Vous quittez un ancien logiciel de comptabilité : utilisez quitter Sage pour le moment à choisir, et testez l'exportation avant d'annuler.
• Vous avez un compte en dollars américains : lisez QuickBooks multidevise avant de l'activer.
• Votre entreprise exerce ses activités au Canada et aux États-Unis : voyez QuickBooks Canada ou États-Unis pour une entreprise active dans les deux pays.
• Vous ne savez pas si vous avez besoin d'un spécialiste de la tenue de livres, d'un comptable ou d'un CPA : voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.