Buchhaltung in Kanada: Kosten pro Monat und was sie bestimmt

Wie viel verlangen Buchhalter pro Monat in Kanada, und warum gibt es keinen Standardpreis?

Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) und die anderen offiziellen Quellen dieser Seite legen kein Buchhaltungshonorar fest und veröffentlichen keines. Ein Monatspreis ist deshalb ein Angebot für einen bestimmten Arbeitsumfang und kein Einheitssatz. Diese Seite nennt aus diesem Grund keine Dollarspanne: Eine Zahl ohne offizielle Quelle wäre nur eine Vermutung über den Markt anderer. Die CRA bestimmt aber, wie viel Arbeit ein Unternehmen verursacht: welche Unterlagen es führen muss, welche Erklärungen es einreichen muss und wie oft.

Eine monatliche Pauschale sagt Ihnen nichts, solange das Angebot nicht nennt, wovon es ausgeht: Konten und Buchungen pro Monat, Abrechnungszeitraum der GST/HST, Lohnabrechnungsläufe und ob die Bücher aktuell sind. Zwei Angebote mit demselben Betrag können unterschiedliche Arbeit abdecken, und das günstigere lässt vielleicht das Aufholen, die GST/HST-Erklärung oder die T4-Bescheinigungen weg.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn das Unternehmen Arbeitnehmer hat, die GST/HST monatlich einreicht, Bücher mit mehreren Monaten Rückstand hat, eine Kapitalgesellschaft mit Vergütung der Eigentümer und Gesellschafterdarlehen ist oder Einreichungen in Québec hat. Zwei Fälle brauchen am häufigsten fachliche Hilfe: ein Angebot, das Sie mit keinem anderen vergleichen können, und Bücher mit mehreren Monaten Rückstand, bei denen jedes Angebot den Wiederaufbau anders bewertet. Stellen Sie vor der Angebotsanfrage Folgendes zusammen: die monatliche Zahl der Buchungen je Konto, den Abrechnungszeitraum der GST/HST, Mitarbeiterzahl und Zahlungsrhythmus der Löhne, die verwendete Software und die Zahl der Monate im Rückstand.

Was bestimmt das monatliche Honorar: Buchungen, Konten und der Zustand der Bücher?

Menge und Zustand der Unterlagen bestimmen einen großen Teil der Arbeit hinter dem Honorar, denn jede Buchung braucht einen Beleg und einen Platz in den Büchern. Die CRA nennt als Originalbelege unter anderem Ausgangsrechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege der Bank und Verträge. Unterlagen müssen in der Regel mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufbewahrt werden, auf das sie sich beziehen.

Ein GST/HST-Registrierter braucht außerdem ausreichende Belege, bevor er einen Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) geltend macht. Ein fehlender Beleg kann den Abzug daher gefährden. Das macht mehr Arbeit:

• Mehr Konten: Jedes Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsplattform-Konto muss mit den Büchern abgestimmt werden.
• Mehr Buchungen: Jede wird kontiert und einer Rechnung oder einem Beleg zugeordnet.
• Fehlende oder unvollständige Belege: Jemand muss sie nachfordern; siehe was ein Beleg zeigen muss.
• Private und geschäftliche Gelder auf einem Konto: Sie müssen zuerst getrennt werden; siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.
• Fremdwährung oder Auszahlungen von Marktplätzen: siehe Umsätze in US-Dollar und Marktplatz-Auszahlungen.
• Vergütung der Eigentümer: Dividenden, Gehalt und das Gesellschafterdarlehenskonto brauchen eigene Buchungen.

Wie stark wirkt sich die Häufigkeit der GST/HST-Erklärungen aus?

Für jeden Abrechnungszeitraum muss aus den Büchern eine eigene Erklärung erstellt werden. Ein monatlicher Einreicher hat also zwölf Erklärungen im Jahr, ein vierteljährlicher vier und ein jährlicher eine. Die CRA legt den Zeitraum nach dem Umsatz fest, in der Regel nach dem des vorigen Geschäftsjahres. Prüfen Sie daher den im GST/HST-Konto angezeigten Zeitraum, bevor Sie die Erklärungen bepreisen. Ein Registrierter kann unter Umständen einen häufigeren Zeitraum wählen.

Quelle: RC4022. Dort steht auch, welche Umsätze Sie herausrechnen, etwa Exporte und befreite Leistungen. Monats- und Quartalserklärungen sind 1 Monat nach Ende des Zeitraums fällig; die meisten jährlichen Einreicher haben 3 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres Zeit. Ein Einzelunternehmer mit Geschäftsjahresende am 31. Dezember und Geschäftseinkünften zahlt bis zum 30. April und reicht bis zum 15. Juni des Folgejahres ein.

Eine Jahreserklärung bedeutet nicht immer nur eine Zahlung im Jahr: Ein jährlicher Einreicher, dessen GST/HST-Nettobetrag $3.000 erreicht, muss unter Umständen vierteljährliche Vorauszahlungen leisten. Fragen Sie, ob das Angebot sie verfolgt.

Ein Kleinunternehmer (Small Supplier) muss sich nicht registrieren. Dann ist keine GST/HST-Erklärung fällig, es sei denn, er registriert sich freiwillig. Der Test zählt die weltweiten steuerpflichtigen Umsätze einschließlich der nullbesteuerten, mit allen Geschäften eines Einzelunternehmers und verbundenen Personen. Ein Kleinunternehmer bleibt in einem einzelnen Kalenderquartal und über vier aufeinanderfolgende Quartale innerhalb von $30.000. Taxi- und gewerbliche Ride-Sharing-Fahrer müssen sich auch unterhalb dieser Grenze registrieren. Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen. Ein Angebot sollte angeben, von welchem Zeitraum es ausgeht und ob der Buchhalter die Erklärung nur erstellt oder auch einreicht.

Was kommt bei einem Team durch die Lohnabrechnung hinzu: Abführungen, T4-Bescheinigungen und Unterlagen?

Die Lohnabrechnung bringt einen zweiten Kalender mit: Jeder Lohnlauf erzeugt Beträge, die einbehalten werden müssen, und der Arbeitgeber muss sie nach einem Zeitplan abführen, der von der Höhe seiner Einbehalte abhängt. Die CRA ordnet Arbeitgeber vier Abführungstypen zu. Sie bestimmen, wie oft Abzüge überwiesen werden müssen.

Die CRA bestimmt den Typ in der Regel nach den Einbehalten von vor zwei Kalenderjahren. Nach der Verordnung kann sich ein kleiner Arbeitgeber aber für die vierteljährliche Abführung qualifizieren, und zwar nach einem der beiden vorangegangenen Jahre, wenn er in den letzten 12 Monaten alle Pflichten einwandfrei erfüllt hat. Die Zahl der Mitarbeiter allein verrät den Zeitplan also nicht. Verspätete Abführungen ziehen Strafzuschläge nach sich, und die Direktoren einer Kapitalgesellschaft können persönlich für nicht abgeführte Abzüge haften (Income Tax Act s. 227.1); siehe verspätete Abführung von Lohnabzügen.

Die Unterlagen eines Arbeitgebers müssen die Arbeitsstunden jedes Arbeitnehmers und die einbehaltenen Beträge für CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung), EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) und Steuer ausweisen. Dazu gehören das Form TD1 jedes Arbeitnehmers sowie jede eingereichte Bescheinigung und Erklärung. T4-Bescheinigungen (Lohnbescheinigungen) sind bis zum der letzte Tag im Februar nach dem Kalenderjahr, auf das sich die Bescheinigungen beziehen fällig, oder am nächsten Werktag, wenn dieser Tag auf einen Samstag oder Sonntag fällt (T4001). Ein Angebot sollte die Zahl der Arbeitnehmer nennen, die Zahl der Lohnläufe im Monat, ob der Buchhalter den Lohn berechnet oder nur anderswo erstellte Abrechnungen bucht, und wer die T4-Bescheinigungen einreicht. Dieselbe Zeile kann sehr unterschiedliche Arbeit bedeuten: bei einem Team von 4 Personen mit monatlicher Zahlung und bei einem Team von 4 Personen mit wöchentlicher Zahlung.

In Québec führen Arbeitgeber die Abzüge für QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec), QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec) und die Provinzeinkommensteuer an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) ab (T4001). Siehe Buchhaltungskosten einer Kapitalgesellschaft in Québec.

Was ändern Software und der Inhaber der Datei?

Software und Dateiinhaber verändern, was berechnet wird und worauf Sie zugreifen können, nicht aber die Regeln der CRA, die beim Unternehmen bleiben. Unterlagen müssen am Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahrt werden, sofern die CRA nicht schriftlich etwas anderes erlaubt. Unterlagen, die außerhalb Kanadas liegen und elektronisch von Kanada aus abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt. Die CRA kann jedoch erlauben, elektronische Unterlagen außerhalb Kanadas aufzubewahren, zu Bedingungen, die sie schriftlich festlegt. Fragen Sie deshalb, wo die Daten gespeichert sind. Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahre gilt unabhängig davon, wer die Datei führt.

Fragen Sie bei jedem Angebot:

• In wessen Konto liegen die Bücher, und bleiben sie Ihre, wenn der Buchhalter ausscheidet?
• Wer zahlt das Abonnement, und ist es im Honorar enthalten? Siehe Auswahl der Buchhaltungssoftware.
• Können Sie auf Anfrage die vollständige Datei exportieren, und wo werden die Daten gespeichert?
• Welchen Zugang zur CRA braucht der Buchhalter? Die CRA bietet drei Stufen: nur ansehen, ansehen und ändern sowie übertragene Vollmacht.

Was steht in einem Angebot, und was wird extra berechnet (Aufholarbeiten, Jahresabschluss, Unterstützung bei der T2)?

Ein Angebot ist nur vergleichbar, wenn es die Einreichungen und den Zustand der Bücher auflistet, von denen es ausgeht. Fragen Sie zu jeder Zeile nach.

Ist eine monatliche Buchhaltungspauschale angemessen? Vergleichen Sie das Angebot Zeile für Zeile

Die Gesamtsumme sagt es Ihnen nicht: Zwei Angebote zu verschiedenen Preisen können unterschiedliche Arbeit abdecken. Ein niedriger Monatspreis, der die Einreichung der GST/HST, die Lohnabrechnung oder das Aufholen ausschließt, ist nicht dasselbe Produkt wie ein höherer Preis, der sie einschließt.

1. Schreiben Sie Ihren eigenen Leistungsumfang auf: Konten, Buchungen im Monat, Abrechnungszeitraum der GST/HST, Lohnläufe und Monate im Rückstand.
2. Markieren Sie bei jedem Angebot, was es gemessen an diesem Umfang enthält, und kennzeichnen Sie jede Lücke.
3. Vergleichen Sie die Preise vor Steuer.
4. Fragen Sie, wie sich das Honorar zusammensetzt: pauschal für jede Menge, nach Stunden oder gestaffelt nach Buchungen oder Arbeitnehmern. Fragen Sie auch, was es steigen lässt: mehr Buchungen, ein weiteres Konto, ein neuer Arbeitnehmer, ein monatlicher GST/HST-Zeitraum.
5. Fragen Sie, ob Aufholarbeiten und Jahresabschluss im Honorar enthalten sind, und lassen Sie sich jeden gesonderten Preis schriftlich geben.
6. Fragen Sie, was Sie jeden Monat erhalten; siehe was ein Buchhalter jeden Monat tun sollte.

Steigt das Honorar, obwohl sich Ihre Arbeit nicht verändert hat, fragen Sie, was sich im Leistungsumfang geändert hat. Wer was erledigt, steht in Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Ist es günstiger, monatlich, vierteljährlich oder nur zum Jahresende zu zahlen?

Keine Quelle ordnet sie nach Preis, und eine kleinere Rechnung bedeutet nicht immer niedrigere Kosten. Der Kalender der CRA hängt nicht davon ab, wie oft Ihr Buchhalter arbeitet: Monatliche und vierteljährliche GST/HST-Zeiträume und Abführungen von Lohnabzügen werden fällig, ob jemand die Bücher aktualisiert hat oder nicht. Wenn der Buchhalter nur jedes Quartal oder nur zum Jahresende kommt, kann zwischen zwei Besuchen eine monatliche Erklärung, eine Abführung oder eine GST/HST-Vorauszahlung fällig werden. Die Abwägungen stehen in Buchhaltung nur zum Jahresende oder monatlich.

Fällt auf das Buchhaltungshonorar GST/HST oder Provinzsteuer an?

Auf das Honorar eines Buchhalters kann GST/HST anfallen. Die CRA erklärt, dass die meisten in Kanada erbrachten Leistungen der GST/HST unterliegen, und nennt Buchhaltungsleistungen als steuerpflichtiges Beispiel. Der Steuersatz richtet sich nach dem Leistungsort und liegt je nach Provinz zwischen 5 % und 15 % (Sätze der CRA). Ein Buchhalter, der Kleinunternehmer ist, muss sich nicht registrieren. Deshalb zeigt ein Angebot unter Umständen keine Steuer. Vergleichen Sie die Preise vor Steuer.

Ein GST/HST-Registrierter kann die auf Einkäufe gezahlte Steuer für seine gewerblichen Tätigkeiten in der Regel als Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) zurückholen. Zum Nachweis muss die Rechnung des Buchhalters seine GST/HST-Nummer enthalten, sobald der Betrag $100 erreicht.

Bei der Provinzsteuer gibt es Unterschiede:

• British Columbia: BC hatte eine PST auf Buchhaltungsleistungen vorgesehen, zu denen nach der Seite zu Buchhaltungsleistungen auch die Buchhaltung gehört, und zwar ab dem 1. Oktober. Dann setzte BC den Plan aus. Order in Council 408/2026 führte ab dem 1. Oktober eine Befreiung für Buchhaltungsleistungen ein. Solange sie gilt, fällt auf das Honorar keine PST an. Der Text der Seite liest sich noch so, als gelte die Steuer, und BC kann dies ändern. Prüfen Sie deshalb am Tag der Unterschrift die PST-Seite und bitten Sie den Buchhalter, schriftlich anzugeben, ob PST im Angebot enthalten ist. Siehe BC-PST auf Dienstleistungen.
• Québec: Québec hat eine eigene Umsatzsteuer, die QST (Provinzumsatzsteuer von Québec), mit 9,975 %. Sie wird von Revenu Québec verwaltet, das dort in der Regel auch die GST/HST verwaltet (RC4022). Ein Angebot aus Québec sollte angeben, ob die QST hinzukommt.
• Andere Provinzen: Lassen Sie im Angebot jede hinzukommende Steuer ausweisen.

Was sollte ich für ein genaues Angebot senden?

Senden Sie, was dem Buchhalter erlaubt, die Arbeit vor der Preisgestaltung zu zählen.

• Konto-, Kreditkarten- und Zahlungsplattform-Auszüge der letzten drei Monate, aus denen die Buchungen je Konto hervorgehen
• Die Liste der Konten und gegebenenfalls ein Fremdwährungskonto
• Ihren GST/HST-Registrierungsstatus, den Abrechnungszeitraum und die zuletzt eingereichte Erklärung
• Lohnabrechnung: Zahl der Arbeitnehmer, Zahlungsrhythmus, Abführungstyp und die T4-Zusammenfassung des Vorjahres
• Die verwendete Buchhaltungssoftware und wer sich anmelden kann
• Das Datum der letzten Abstimmung der Bücher und die Zahl der Monate im Rückstand
• Jahresabschluss und Steuererklärung des Vorjahres sowie das Geschäftsjahresende
• Vergütung der Eigentümer: Gehalt, Dividenden und Geldbewegungen zwischen Ihnen und dem Unternehmen
• Ihre Provinz und etwaige Einreichungen in Québec

Beispiel

Diese Beispiele verwenden kanadische Dollar. Die Beträge sind erfundene Beispiele, keine Marktpreise. In den ersten beiden gilt: keine verbundenen Personen und im vorigen Geschäftsjahr dieselben steuerpflichtigen Umsätze.

Eine Beratungs-Kapitalgesellschaft mit einem Konto

Eine Beratungs-Kapitalgesellschaft in Ontario hat einen Eigentümer, ein Bankkonto und eine Kreditkarte, rund 40 Buchungen im Monat und einen Jahresumsatz von C$180.000. Sie reicht die HST vierteljährlich ein. Bei dieser Größe weist die CRA einen jährlichen Zeitraum zu. Die vierteljährliche Einreichung ist also eine Wahl, die das Angebot bestätigen sollte. Das Angebot sollte die monatliche Abstimmung von Konto und Karte nennen, die vier HST-Erklärungen im Jahr und die Jahresunterlagen für den Buchhaltungsexperten.

Ein Geschäft mit Team

Ein Geschäft in Alberta hat 3 Arbeitnehmer. Ihre Einbehalte lagen in den letzten beiden Jahren bei rund C$5.000 im Monat, was es in den regulären Abführungsplan einordnet (die CRA bestimmt den Typ nach den bisherigen Einbehalten, nicht nach der Zahl der Mitarbeiter). Hinzu kommen rund 300 Buchungen im Monat, ein Umsatz von C$600.000 und GST-Erklärungen, die es freiwillig vierteljährlich einreicht, da die CRA bei dieser Größe einen jährlichen Zeitraum zuweist. Der Umsatz bestimmt die Arbeit nicht. Die 300 Buchungen, die 3 Arbeitnehmer, die 12 Abführungen von Lohnabzügen im Jahr und die T4-Bescheinigungen tun es. Darum liegt sein Angebot höher als das des Beraters.

Bücher, die vor 14 Monaten stehen geblieben sind

Eine Kapitalgesellschaft in BC hat ihr Geschäftsjahresende im Dezember. Ihre Bücher endeten nach dem August von Jahr 1, und jetzt ist Oktober von Jahr 2. Ein Buchhalter nennt für die laufende Buchhaltung C$300 im Monat.

• Jahr 1: Die Bücher enden im August, und das Geschäftsjahresende im Dezember vergeht ohne Abschlüsse.
• Jahr 2: Die T2 für Jahr 1 war sechs Monate nach diesem Geschäftsjahresende fällig, im Juni, und ist möglicherweise überfällig. Ist die Kapitalgesellschaft registriert, sind unter Umständen auch GST/HST-Erklärungen für die versäumten Zeiträume überfällig.
• Heute: C$300 im Monat decken die Buchführung ab jetzt ab. Die 14 Monate im Rückstand sind darin nicht enthalten. Die erste Frage ist, ob der Wiederaufbau einmalig und getrennt vom Monatshonorar bepreist wird und ob er die möglicherweise überfälligen Erklärungen einschließt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein Angebot, das Sie nicht vergleichen können: Stellen Sie Ihre Konten, Buchungen, den GST/HST-Zeitraum und die Lohnabrechnung der obigen Tabelle gegenüber und nehmen Sie die Liste mit zur Buchhaltungshilfe, um einen schriftlichen Leistungsumfang zu erhalten.
• Ihre Bücher sind Monate im Rückstand, und jedes Angebot bewertet sie anders: Beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung aufholen und besprechen Sie den Wiederaufbau dann mit der Buchhaltungshilfe, getrennt vom Monatshonorar bepreist.
• Eine Erklärung oder Abführung ist möglicherweise überfällig, oder ein früherer Buchhaltungsexperte hat Einreichungen unfertig hinterlassen: siehe nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen, verspätete Abführung von Lohnabzügen und wenn ein Buchhaltungsexperte Einreichungen versäumt oder nicht mehr antwortet. Die Erklärungen entstehen aus den Büchern, daher kommen aktuelle Bücher zuerst: Buchhaltungshilfe.
• Sie sind Einzelunternehmer oder Freiberufler: Es gibt weder eine T2 noch ein Gesellschafterdarlehen; siehe Buchhaltungs-Apps für Selbstständige und Buchhaltungsexperte für die Steuererklärung von Selbstständigen.
• Sie möchten das Honorar des Buchhaltungsexperten für die T2 wissen: siehe Kosten der T2-Erklärung.
• Sie sind unsicher, ob Sie überhaupt einen Buchhalter brauchen: siehe eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen und Buchhaltung nur zum Jahresende oder monatlich.
• Sie müssen wissen, wer was erledigt: siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
• Ihr Unternehmen sitzt in Québec: siehe Buchhaltungskosten einer Kapitalgesellschaft in Québec.