QuickBooks, Xero hay Wave ở Canada: GST/HST, ngân hàng, giá

Doanh nghiệp nhỏ tại Canada nên chọn QuickBooks Online, Xero hay Wave?

Không có ấn phẩm nào của CRA xếp hạng phần mềm kế toán. CRA kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra thương hiệu: hồ sơ phải đọc được, truy ngược được về chứng từ gốc và sẵn sàng khi được yêu cầu (CRA: Lưu giữ hồ sơ; CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Hãy chọn gói vượt qua năm bài kiểm tra này với ngân hàng, các loại thuế và kế toán viên của chính bạn. Trang bảng giá của nhà cung cấp không chứng minh gói đó phù hợp với thuế Canada hay ngân hàng của bạn; nếu bạn nghe nói một gói yếu ở Canada, cách tìm ra sự thật là chạy các bài kiểm tra này trên tài khoản của bạn.

Trước khi chọn, hãy hỏi người sẽ lập tờ khai cho bạn xem họ làm việc trên gói nào. Trường hợp không đơn giản gồm: bạn dùng GST/HST Quick Method (cách tính đơn giản để xác định số GST/HST phải nộp), thu PST hoặc QST, chạy bảng lương, hoạt động dưới dạng công ty, đang chuyển từ phần mềm cũ và cần giữ lịch sử GST/HST, hoặc đã có chỗ trống trong kết nối ngân hàng hay biên lai mua hàng. Nếu bạn đang bắt đầu sổ sách hoặc rời phần mềm cũ, và cần thiết lập GST/HST, bảng lương hoặc công ty để kế toán viên nộp tờ khai từ sổ sách, thì một mã thuế sai sẽ lặp lại ở mọi bút toán và việc chuyển phần mềm có thể làm mất lịch sử GST/HST; phần cuối của trang hướng dẫn các trường hợp này.

Trước khi bắt đầu dùng thử, hãy chuẩn bị:

• mọi tài khoản ngân hàng, tài khoản hợp tác xã tín dụng (credit union) và thẻ mà doanh nghiệp dùng;
• bạn có đăng ký GST/HST hay không, có dùng Quick Method hay không, và tờ khai GST/HST gần nhất nếu bạn đã nộp;
• bạn có trả lương cho ai qua bảng lương hay không;
• doanh thu theo quý của bạn, cũng cho biết bạn có phải đăng ký hay không.

Mã GST/HST quan trọng khi bạn đã đăng ký; nếu chưa chắc mình có phải đăng ký không, hãy xem khi nào phải đăng ký GST/HST.

Phần mềm có xử lý GST/HST không: mã thuế, tín thuế đầu vào và tờ khai?

Một gói có xử lý được GST/HST hay không tùy vào cách thiết lập mã thuế, vì tờ khai được lập từ số thuế ghi trên mỗi khoản bán và mua, kể cả tín thuế đầu vào (ITC): GST/HST bạn đã trả khi mua hàng cho doanh nghiệp, mà người đăng ký có thể được xin lại. Hãy chạy một tháng giao dịch thật của bạn trong bản dùng thử và so tổng số với các line sau của tờ khai theo phương pháp thông thường của CRA (CRA: lập tờ khai GST/HST). Doanh nghiệp đặt tại Quebec nộp tờ khai trên biểu mẫu của Revenu Québec, nên hãy kiểm tra các line ở đó (CRA: RC4022).

Mức thuế của một lần bán tùy theo tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ nơi cung cấp (CRA: mức thuế phải thu), nên phần mềm cần một mã thuế cho mọi mức thuế bạn thu, có thể khác với tỉnh bang nơi bạn đặt trụ sở. Xem thu GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang.

Người đăng ký phải có đủ chứng từ trước khi xin ITC (CRA: tín thuế đầu vào), nên phần mềm cần cho bạn đính kèm hoặc ghi tham chiếu hóa đơn hay biên lai ở mỗi khoản mua; xem biên lai phải ghi gì để xin ITC. Nhìn chung ITC phải được xin trong vòng bốn năm, nên chi tiết các khoản mua cũ phải luôn truy cập được. Về thiết lập tài khoản và bút toán sau khi đăng ký, xem ghi GST/HST vào sổ sách; về chính tờ khai, xem nộp GST/HST và xin ITC.

Quick Method làm thay đổi cách thiết lập thế nào?

Doanh nghiệp dùng Quick Method nộp một tỷ lệ cố định trên doanh thu đã gồm thuế và nhìn chung không được xin ITC trên chi phí hoạt động; ITC vẫn được xin cho bất động sản, tài sản vốn không phải bất động sản, và các khoản mua có thuế phát sinh trước khi lựa chọn có hiệu lực, miễn là thời hạn xin chưa hết (CRA: Quick Method; CRA: tín thuế đầu vào). Doanh nghiệp đã hoạt động chỉ được chọn phương pháp này nếu tổng hàng hóa và dịch vụ chịu thuế trên toàn thế giới đã gồm GST/HST, cùng với của các doanh nghiệp liên kết, không vượt $400.000 trong bốn quý đầu hoặc bốn quý cuối của năm quý tài chính gần nhất, không tính dịch vụ tài chính, việc bán bất động sản và tài sản vốn, và giá trị thương hiệu (goodwill) từ việc bán doanh nghiệp; doanh nghiệp mới dùng ước tính của năm đầu tiên đầy đủ. Một số doanh nghiệp, như doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ghi sổ hoặc kế toán, không được dùng, và doanh nghiệp đặt tại Quebec nộp tờ khai với Revenu Québec và theo quy tắc của cơ quan này về lựa chọn và tờ khai. Về chính việc lựa chọn, xem hướng dẫn về Quick Method.

Trong phần mềm, điều đó nghĩa là báo cáo doanh thu phải hiển thị doanh thu đã gồm thuế, và các khoản mua phục vụ hoạt động có thuế phát sinh khi phương pháp đang áp dụng không được tạo ra tín thuế. Hãy giữ nguyên ngày và chi tiết thuế của các khoản mua trước đó, vì tín thuế của chúng có thể vẫn xin được, và tách riêng các khoản mua tài sản vốn. Trên tờ khai, người dùng Quick Method nhập vào line 101 doanh thu đã gồm thuế đủ điều kiện, không tính hàng hóa và dịch vụ zero-rated, việc bán bất động sản và việc bán tài sản vốn; line 103 là tổng đó nhân với tỷ lệ nộp của kỳ, cộng GST/HST trên hàng hóa và dịch vụ chịu thuế mà phương pháp không bao gồm (CRA: lập tờ khai GST/HST). Cũng hãy kiểm tra khoản tín thuế 1% ở line 107 trên $30.000 đầu tiên của doanh thu đã gồm thuế đủ điều kiện mỗi năm tài chính: khoản này cần lựa chọn có hiệu lực từ đầu năm tài chính hoặc, với người mới đăng ký, từ lúc đăng ký, và phần mềm phải cộng dồn tổng doanh thu qua các tờ khai thay vì tính lại từ đầu mỗi kỳ. Hãy hỏi từng nhà cung cấp cách họ báo cáo Quick Method; nếu họ không làm được, tờ khai phải được tính ngoài sổ sách. Khi chuyển phần mềm, hãy mang theo ngày bắt đầu lựa chọn. Xem Quick Method trong sổ sách.

Còn PST hoặc QST nếu tôi bán hàng ở BC, Saskatchewan, Manitoba hay Quebec?

Các tính năng GST/HST không bao gồm những loại thuế này: mỗi loại là một loại thuế riêng với quy tắc riêng, và ở British Columbia, Saskatchewan và Manitoba còn có việc đăng ký và tờ khai riêng.

Hãy chạy thử một hóa đơn cho mỗi loại thuế bạn thu. Khi thuế được liệt kê riêng, phần mềm phải hiển thị từng loại thuế trên dòng riêng, không đưa PST hoặc QST vào tổng doanh thu GST/HST, và cho tổng PST hoặc QST riêng để bạn khai. Quy tắc và việc nộp QST do Revenu Québec quy định, không thuộc các tính năng GST/HST. Để biết PST có áp dụng cho bạn không, xem PST ở tỉnh bang của bạn.

Phần mềm có kết nối được với ngân hàng, credit union hoặc thẻ của tôi ở Canada không?

Chỉ bài thử bằng tài khoản thật của bạn mới trả lời được. Trang bảng giá không thể xác nhận tổ chức tài chính của bạn được hỗ trợ, và mỗi gói giới hạn hoặc tính phí kết nối theo cách khác nhau:

• Wave: nhập giao dịch ngân hàng tự động thuộc gói trả phí, và trang của Wave nói không phải tổ chức tài chính nào cũng được hỗ trợ và không thể đảm bảo kết nối (bảng giá Wave).
• Xero: phần hỏi đáp về giá nói kết nối ngân hàng trực tiếp có tính phí sẽ được lập hóa đơn vào tháng sau; trang không nêu số tiền (bảng giá Xero Canada).
• QuickBooks Online: gói đầu tiên liệt kê hai kết nối ngân hàng và gói tiếp theo liệt kê không giới hạn (bảng giá QuickBooks Online Canada).

Hãy kết nối mọi tài khoản vãng lai, thẻ tín dụng và hạn mức tín dụng trong thời gian dùng thử hoặc trên gói miễn phí. Kiểm tra lịch sử tải về đầy đủ và không trùng lặp trước khi trả tiền.

Nếu ngân hàng hoặc credit union của tôi không được hỗ trợ thì sao?

Bạn vẫn đáp ứng được quy định hồ sơ của CRA bằng cách nhập sao kê hoặc nhập giao dịch thủ công, miễn là mọi bút toán truy ngược được về chứng từ gốc và tài khoản được đối chiếu với sao kê. CRA liệt kê hóa đơn bán hàng, băng giấy máy tính tiền, biên lai và phiếu gửi tiền ngân hàng là chứng từ gốc, và yêu cầu hồ sơ điện tử cho thấy dấu vết kiểm toán từ các chứng từ đó đến các tổng số (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Dòng kết nối ngân hàng không phải là biên lai. Dòng đó đến từ ngân hàng, không phải từ người bán, nên không có tên và địa chỉ người bán, thông tin người mua hay mô tả đầy đủ mà biên lai mua hàng phải ghi (CRA: hồ sơ kinh doanh). Hãy giữ biên lai hoặc hóa đơn cho mỗi bút toán; xem biên lai phải ghi gì theo yêu cầu của CRA. Trước khi trả tiền, hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có nhận tệp sao kê của tổ chức tài chính của bạn không.

Mỗi phần mềm giá bao nhiêu, và khoản nào tính thêm?

Hãy so sánh giá đầy đủ hằng tháng, bằng đô la Canada trước thuế, của gói có số người dùng, kết nối và bảng lương bạn cần. Cả ba trang bảng giá đều hiển thị ưu đãi giới thiệu cho khách hàng mới vào ngày ghi trong phần nguồn, và trang của Xero nói họ có thể đổi giá bất cứ lúc nào, nên đừng lập ngân sách theo mức giá khuyến mãi. Bảng chỉ cho thấy cấu trúc gói như trang của từng nhà cung cấp liệt kê vào ngày đó; các gói thay đổi, nên hãy xem trang hiện tại của nhà cung cấp trước khi mua.

Chi phí hằng tháng đầy đủ gồm gói cơ bản, người dùng thêm, phí kết nối ngân hàng nếu có, bảng lương (tiện ích cộng phí theo từng nhân viên nếu có) và các tiện ích khác, mỗi khoản lấy từ trang hiện tại của nhà cung cấp, đã bỏ ưu đãi giới thiệu. Công ty trả lương cho nhân viên hoặc chủ sở hữu qua bảng lương nên tính bảng lương ngay từ đầu. Phần mềm là một khoản chi và công việc ghi sổ là một khoản chi khác; về khoản thứ hai, xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng và tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Nếu gói miễn phí của Wave là lựa chọn hàng đầu của bạn, Wave cho doanh nghiệp nhỏ nói rõ Wave làm được và không làm được gì.

Kế toán viên của tôi có chấp nhận không, và tôi có xuất được dữ liệu khi rời đi không?

Kế toán viên của bạn có chấp nhận một gói hay không là do họ quyết định và tùy vào quyền truy cập cùng hồ sơ đầy đủ, truy ngược được; thông tư về lưu giữ hồ sơ điện tử của CRA đặt ra yêu cầu cho hồ sơ và không nêu tên phần mềm nào được chấp thuận (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

• Quyền truy cập: hãy xác nhận gói của bạn cho phép kế toán viên bên ngoài trước khi trả tiền. Trang bảng giá của QuickBooks Online không liệt kê quyền truy cập cho kế toán viên ở bậc thấp nhất, và gói miễn phí của Wave chỉ liệt kê vai trò quản lý bảng lương và vai trò chuyên gia thuế.
• Dấu vết kiểm toán: hồ sơ điện tử phải cho thấy dấu vết kiểm toán từ chứng từ gốc đến các tài khoản tổng hợp. Mọi thay đổi với một giao dịch đã ghi phải thực hiện bằng bút toán điều chỉnh ghi lại ai làm, khi nào, chi tiết cũ và mới, và lý do. Hãy thử xem việc sửa hoặc xóa một giao dịch đã nhập có để lại dấu vết đó không.
• Xuất dữ liệu: trước khi dùng hệ thống mới, hãy xác nhận hệ thống xuất được thông tin cần thiết ở định dạng thông dụng, không độc quyền, và việc chuyển dữ liệu không làm mất hay thay đổi dữ liệu. Trong thời gian dùng thử, hãy xuất giao dịch, chi tiết thuế và tệp đính kèm, rồi mở tệp bằng bảng tính.

Nếu bạn đang rời phần mềm cũ, hãy xuất mọi thứ của mọi kỳ còn mở hoặc còn trong thời hạn lưu giữ trước khi hủy, kể cả chi tiết GST/HST đằng sau mỗi tờ khai. Hãy giữ một bản ghi có ngày về việc thay đổi, và báo cho CRA mọi thay đổi ảnh hưởng đến khả năng truy cập và đọc hồ sơ của bạn (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Về thời điểm trong năm, xem chuyển từ Sage; các bài kiểm tra xuất dữ liệu và dấu vết kiểm toán như nhau áp dụng cho mọi lần chuyển.

Phần mềm kế toán bây giờ đều chạy trực tuyến phải không?

Không phải tất cả. Ba phần mềm này được bán dưới dạng dịch vụ trực tuyến, nên hồ sơ của bạn có thể nằm trên hệ thống của nhà cung cấp, còn phần mềm cài trên máy giữ hồ sơ trên máy tính của bạn. Dù theo cách nào, quy định hồ sơ điện tử của CRA vẫn áp dụng: hồ sơ đọc được, có dấu vết kiểm toán và có bản sao lưu (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Dữ liệu của tôi được lưu ở đâu, và tôi có còn phải giữ hồ sơ không?

Bạn vẫn phải giữ hồ sơ: doanh nghiệp phải bảo đảm hồ sơ đầy đủ được lưu giữ, kể cả khi nhân viên ghi sổ hoặc bên thứ ba khác lưu giữ (CRA: Lưu giữ hồ sơ). Các trang bảng giá không nói mỗi nhà cung cấp lưu dữ liệu ở đâu, nên hãy hỏi nhà cung cấp bằng văn bản.

• Thời gian lưu giữ: giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan; có thể phải giữ lâu hơn với tờ khai nộp trễ (sáu năm kể từ ngày nộp), khiếu nại hoặc kháng nghị chưa giải quyết, và hồ sơ tài sản hay hồ sơ công ty còn liên quan, còn công ty đã giải thể có quy tắc riêng. Hãy giữ hồ sơ điện tử ở định dạng điện tử đọc được dù bạn đã in ra (CRA: quy định lưu giữ; CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử). Hồ sơ bạn không còn mở được thì không đáp ứng quy định đó, nên hãy xuất dữ liệu trước khi hủy hoặc để gói hết hạn. Xem thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.
• Nơi lưu giữ: hồ sơ phải được giữ tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada, trừ khi CRA cho phép bằng văn bản. Hồ sơ lưu ngoài Canada nhưng truy cập từ Canada không được coi là lưu giữ tại Canada; CRA có thể chấp nhận một bản sao được cung cấp tại Canada ở định dạng đọc được và dùng được, và đó là quyết định của CRA. CRA khuyến nghị sao lưu ngay trong Canada (CRA: Lưu giữ hồ sơ điện tử).

Lựa chọn có khác không với chủ doanh nghiệp một chủ khai T2125 hoặc công ty nộp T2?

Cùng một gói có thể phục vụ cả hai, nhưng cách thiết lập khác nhau, vì sổ sách dùng cho các tờ khai khác nhau.

CRA nói hãy giữ hồ sơ riêng cho mỗi doanh nghiệp bạn điều hành (CRA: hồ sơ kinh doanh). Chủ doanh nghiệp một chủ dự định thành lập công ty nên thử xuất dữ liệu trước, vì lịch sử của doanh nghiệp một chủ có thể phải chuyển đi. Xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ, hệ thống tài khoản kế toán theo GIFI và ứng dụng cho người tự kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Canada.

Nhà thiết kế tự do ở Ontario

Một nhà thiết kế xuất hóa đơn $60.000 trong năm, đã đăng ký HST, không có nhân viên và dùng một tài khoản credit union. Trong thời gian dùng thử, cô kết nối credit union trước khi trả tiền; nếu lịch sử không tải về gọn gàng, cô nhập sao kê thay thế. Cô đặt một mã HST 13% cho cả bán và mua, và cho kế toán viên quyền truy cập trước cuối năm.

Giả sử cô chọn khai theo quý và kiểm tra một quý so với tờ khai, mọi khách hàng và nhà cung cấp đều ở Ontario, và mọi khoản mua đều được xin tín thuế đầy đủ:

Nếu phần mềm cho ra tổng số khác, cô sửa mã thuế trước khi nộp tờ khai đầu tiên.

Công ty ở Alberta

Một công ty có doanh thu $250.000, hai cổ đông và bảng lương hai người chỉ bán hàng ở Alberta, nên cần một mã GST. Trong thời gian dùng thử, công ty chạy cả hai nhân viên qua bảng lương để biết giá đầy đủ, ánh xạ tài khoản sang mã GIFI cho T2 và thử xuất dữ liệu. Giả sử không có doanh nghiệp liên kết, không có ngành bị loại trừ và $250.000 là doanh thu chịu thuế của bốn quý đủ điều kiện, thì doanh thu đã gồm GST của công ty là $262.500 ($250.000 cộng 5% GST), thấp hơn mức trần của Quick Method, nên kế toán viên có thể hỏi liệu phương pháp đó có phù hợp không; nếu chọn, các khoản mua phục vụ hoạt động về sau không còn tạo tín thuế và mã thuế mua hàng thay đổi.

Nhà thầu ở Quebec

Một nhà thầu có doanh thu $120.000 thu GST và QST. Phần mềm phải theo dõi cả hai loại thuế trên mọi hóa đơn và khoản mua, và cho tổng số riêng. Nhà thầu thử một hóa đơn có cả hai loại thuế và kiểm tra báo cáo có để QST ngoài tổng doanh thu GST hay không. Doanh nghiệp đặt tại Quebec nộp tờ khai GST/HST cho Revenu Québec trên biểu mẫu của cơ quan này, nên bước kiểm tra line của tờ khai ở trên được thực hiện trên các biểu mẫu đó, và quy tắc QST do Revenu Québec quy định, không thuộc các tính năng GST/HST.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang bắt đầu sổ sách hoặc rời phần mềm cũ, và cần thiết lập GST/HST, bảng lương hoặc công ty để kế toán viên nộp tờ khai từ sổ sách: một mã thuế sai sẽ lặp lại ở mọi bút toán. Hãy mang tài khoản, tình trạng GST/HST và mọi tệp xuất từ phần mềm cũ đến hỗ trợ ghi sổ kế toán để chốt mã thuế, số dư đầu kỳ và việc lịch sử GST/HST có chuyển sang nguyên vẹn hay không, trước khi nhập giao dịch.
• Không thể tin vào kết nối ngân hàng hoặc hồ sơ ITC của bạn khi đến lúc nộp tờ khai: hãy xem khi tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách và bắt kịp sổ sách quá hạn, kèm hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu thiếu nhiều tháng.
• Bạn đang chuyển khỏi phần mềm kế toán cũ: hãy dùng chuyển từ Sage để biết thời điểm, và thử xuất dữ liệu trước khi hủy.
• Bạn có tài khoản bằng đô la Hoa Kỳ: hãy đọc QuickBooks đa tiền tệ trước khi bật.
• Doanh nghiệp của bạn hoạt động ở cả Canada và Hoa Kỳ: hãy xem QuickBooks Canada hay Hoa Kỳ cho doanh nghiệp hoạt động ở hai quốc gia.
• Bạn chưa rõ mình cần nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA: hãy xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.