QuickBooks, Xero ou Wave no Canadá: GST/HST, bancos e custo

Qual escolher para uma pequena empresa canadense: QuickBooks Online, Xero ou Wave?

Nenhuma publicação da CRA classifica softwares de contabilidade. A CRA avalia os registros, não a marca: eles precisam ser legíveis, rastreáveis até os documentos de origem e disponíveis mediante pedido (CRA: guarda de registros; CRA: guarda de registros eletrônicos). Escolha o programa que passar nestes cinco testes com os seus bancos, impostos e contador. A página de preços de um fornecedor não prova que um programa serve para o imposto canadense ou para o seu banco; se você ouviu dizer que algum é fraco no Canadá, fazer esses testes com as suas contas é a forma de descobrir.

Pergunte à pessoa que vai preparar suas declarações em qual programa ela trabalha antes de escolher. O caso não é simples se você usa o Quick Method do GST/HST (um jeito simplificado de calcular o GST/HST que você recolhe), cobra PST ou QST, tem folha de pagamento, opera como corporação, está saindo de um software antigo e precisa levar o histórico do GST/HST, ou já tem lacunas na conexão bancária ou nos recibos de compra. Se você está começando a contabilidade ou saindo de um software antigo e precisa que o GST/HST, a folha de pagamento ou uma corporação sejam configurados para que seu contador consiga entregar as declarações a partir dela, um código de imposto errado se repete em cada lançamento e uma migração pode perder o histórico do GST/HST; a última seção encaminha esses casos.

Antes de começar um teste, reúna:

• todas as contas bancárias, contas de cooperativa de crédito e cartões que o negócio usa;
• se você está registrado no GST/HST, se usa o Quick Method e sua última declaração de GST/HST, se entregou alguma;
• se você vai pagar alguém pela folha de pagamento;
• suas vendas por trimestre, que também mostram se você precisa se registrar.

Os códigos de GST/HST importam depois que você está registrado; se não tem certeza de que precisa se registrar, veja quando se registrar no GST/HST.

O software lida com o GST/HST: códigos de imposto, créditos de imposto sobre insumos e a declaração?

Se um programa lida com o GST/HST depende de como seus códigos de imposto estão configurados, porque a declaração é montada a partir do imposto registrado em cada venda e compra, incluindo os créditos de imposto sobre insumos (ITCs): o GST/HST que você pagou em compras do negócio, que um contribuinte registrado pode ter direito de pedir. Passe um mês das suas próprias transações por um teste e compare os totais com estas linhas da declaração no método regular da CRA (CRA: preparar uma declaração de GST/HST). Uma empresa localizada em Quebec entrega nos formulários da Revenu Québec, então verifique as linhas lá (CRA: RC4022).

A alíquota de uma venda depende da província ou do território de fornecimento (CRA: qual alíquota cobrar), então o software precisa de um código de imposto para cada alíquota que você cobra, que pode ser diferente da alíquota da sua província. Veja como cobrar GST/HST, PST e QST por província.

Um contribuinte registrado precisa ter evidência documental suficiente antes de pedir um ITC (CRA: créditos de imposto sobre insumos), então o software deve permitir anexar ou referenciar a fatura ou o recibo em cada compra; veja o que um recibo precisa mostrar para um ITC. Os ITCs geralmente precisam ser pedidos dentro de quatro anos, então os detalhes das compras antigas precisam continuar acessíveis. Para a configuração das contas e os lançamentos depois do registro, veja registrar o GST/HST na sua contabilidade; para a declaração em si, veja entregar o GST/HST e pedir ITCs.

Como o Quick Method muda a configuração?

Uma empresa no Quick Method recolhe uma porcentagem fixa da receita com imposto incluído e geralmente não pode pedir ITCs sobre despesas operacionais; os ITCs continuam disponíveis para imóveis, para bens de capital que não sejam imóveis e para compras cujo imposto se tornou devido antes de a opção entrar em vigor, enquanto o prazo para pedir não tiver vencido (CRA: Quick Method; CRA: créditos de imposto sobre insumos). Uma empresa já estabelecida só pode optar por ele se seus fornecimentos tributáveis mundiais com GST/HST incluído, somados aos de empresas associadas, estiverem dentro de $400.000 nos primeiros quatro ou nos últimos quatro de seus últimos cinco trimestres fiscais, deixando de fora serviços financeiros, vendas de imóveis e de bens de capital e o ágio (goodwill) de uma venda de negócio; uma empresa nova usa uma estimativa do primeiro ano completo. Algumas empresas, como as que prestam serviços de escrituração contábil ou contabilidade, não podem usá-lo, e uma empresa localizada em Quebec entrega suas declarações à Revenu Québec e segue as regras dela para a opção e a declaração. Para a opção em si, veja o guia do Quick Method.

No software, isso significa que o relatório de receita precisa mostrar a receita com imposto incluído, e as compras operacionais cujo imposto se torna devido enquanto o método se aplica não devem gerar créditos. Guarde as datas originais e o detalhe do imposto das compras anteriores, porque seus créditos ainda podem ser pedidos, e mantenha as compras de bens de capital separadas. Na declaração, quem usa o Quick Method informa na linha 101 a receita elegível com imposto incluído, deixando de fora fornecimentos de alíquota zero, vendas de imóveis e vendas de bens de capital; a linha 103 é esse total vezes a alíquota de recolhimento do período, mais o GST/HST sobre fornecimentos tributáveis que o método não cobre (CRA: preparar uma declaração de GST/HST). Teste também o crédito da linha 107 de 1% sobre os primeiros $30.000 de vendas elegíveis com imposto incluído em cada exercício fiscal: ele exige que a opção esteja em vigor no início do exercício fiscal ou, para um novo contribuinte registrado, na data do registro, e o software precisa levar o total de vendas de uma declaração para a seguinte, em vez de reiniciá-lo a cada período. Pergunte a cada fornecedor como ele informa o Quick Method; se ele não consegue, a declaração tem de ser calculada fora da contabilidade. Ao trocar de software, leve junto a data da opção. Veja o Quick Method na contabilidade.

E o PST ou o QST se eu vendo na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan, em Manitoba ou em Quebec?

Os recursos de GST/HST não cobrem o PST (imposto provincial sobre vendas) nem o QST (imposto de vendas de Quebec): cada um é um imposto separado, com regras próprias e, na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan e em Manitoba, também com registro e declaração próprios.

Passe pelo teste uma fatura para cada imposto que você cobra. Quando um imposto é discriminado, o software deve mostrar cada imposto em sua própria linha, manter o PST ou QST fora do total de vendas do GST/HST e dar totais separados de PST ou QST para o que você declara. As regras e a entrega do QST vêm da Revenu Québec, não dos recursos de GST/HST. Para saber se o PST se aplica a você, veja o PST na sua província.

Ele se conecta ao meu banco, cooperativa de crédito ou cartão canadense?

Só um teste com as suas próprias contas pode dizer. Uma página de preços não confirma que a sua instituição é aceita, e cada programa limita ou cobra as conexões de um jeito:

• Wave: a importação bancária automática faz parte do plano pago, e a página diz que nem toda instituição financeira é aceita e que uma conexão não pode ser garantida (preços do Wave).
• Xero: o FAQ de preços diz que uma conexão bancária direta cobrada é faturada pelo mês anterior; a página não informa o valor (preços do Xero Canadá).
• QuickBooks Online: o plano de entrada lista duas conexões bancárias e o plano seguinte lista conexões ilimitadas (preços do QuickBooks Online Canadá).

Conecte todas as contas-correntes, cartões de crédito e linhas de crédito durante um teste ou em um plano gratuito. Verifique se o histórico carrega e se nada se duplica antes de pagar.

E se meu banco ou cooperativa de crédito não for aceito?

Você ainda pode cumprir as regras de registros da CRA importando extratos ou lançando as transações à mão, desde que cada lançamento seja rastreável até um documento de origem e a conta seja conciliada com o extrato. A CRA lista faturas de venda, fitas de caixa registradora, recibos e comprovantes de depósito bancário como documentos de apoio originais, e exige que os registros eletrônicos mostrem uma trilha de auditoria desses documentos até os totais (CRA: registros do negócio; CRA: guarda de registros eletrônicos).

Uma conexão bancária não é um recibo. Uma linha da conexão vem do banco, não do vendedor, então não traz o nome e o endereço do vendedor, os dados do comprador nem a descrição completa que um recibo de compra precisa mostrar (CRA: registros do negócio). Guarde o recibo ou a fatura de cada lançamento; veja o que um recibo precisa mostrar para a CRA. Antes de pagar, pergunte ao fornecedor se ele aceita arquivos de extrato da sua instituição.

Quanto custa cada um e o que custa a mais?

Compare o preço mensal total, em dólares canadenses antes do imposto, do plano com os usuários, conexões e folha de pagamento de que você precisa. As três páginas de preços mostravam um desconto de lançamento para novos clientes na data das fontes, e a página do Xero diz que pode mudar os preços a qualquer momento, então não faça o orçamento com a tarifa promocional. A tabela mostra só a estrutura dos planos, como a página de cada fornecedor a listava naquela data; os planos mudam, então confira a página atual do fornecedor antes de comprar.

O custo mensal total é o plano básico, usuários extras, qualquer cobrança de conexão bancária, a folha de pagamento (o complemento mais qualquer cobrança por empregado) e outros complementos, cada um tirado da página atual do fornecedor, sem o desconto de lançamento. Uma corporação que paga a equipe ou os proprietários pela folha de pagamento deve contar a folha desde o início. O software é um custo e o trabalho de manter a contabilidade é outro; para o segundo, veja custo mensal de escrituração contábil e fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil. Se o plano gratuito do Wave é a sua principal opção, o Wave para uma pequena empresa explica o que ele faz e o que não faz.

Meu contador vai aceitar, e posso exportar meus dados se eu sair?

Se o seu contador aceita um programa é decisão dele e depende do acesso e de registros completos e rastreáveis; a circular da CRA sobre registros eletrônicos define exigências para os registros e não indica nenhum software aprovado (CRA: guarda de registros eletrônicos).

• Acesso: confirme que o seu plano permite um contador externo antes de pagar. A página de preços do QuickBooks Online não lista acesso de contador no nível mais baixo, e o plano gratuito do Wave lista apenas um papel de gerente de folha de pagamento e um de profissional de impostos.
• Trilha de auditoria: os registros eletrônicos precisam mostrar uma trilha de auditoria dos documentos de origem até as contas resumidas. Alterações em uma transação registrada devem ser feitas por lançamento contábil que registre quem o fez, quando, os detalhes antigos e novos e o motivo. Teste se editar ou excluir uma transação importada deixa essa trilha.
• Exportação: antes de adotar um sistema novo, confirme que ele consegue exportar as informações exigidas em um formato comum e não proprietário, e que a mudança de dados não os perderá nem os alterará. No teste, exporte transações, detalhes de imposto e anexos, e abra o arquivo em uma planilha.

Se você está saindo de um software antigo, exporte tudo de cada período que ainda está aberto ou dentro do prazo de guarda antes de cancelar, incluindo o detalhe do GST/HST por trás de cada declaração. Guarde um registro datado da mudança e comunique à CRA qualquer mudança que afete sua capacidade de acessar e ler seus registros (CRA: guarda de registros eletrônicos). Para o momento certo no ano, veja como sair do Sage; os mesmos testes de exportação e de trilha de auditoria valem para qualquer migração.

Todo software de contabilidade já é online?

Nem todos. Estes três são vendidos como serviços online, então seus registros provavelmente ficam nos sistemas do fornecedor, enquanto o software instalado no computador mantém tudo no seu próprio computador. Em ambos os casos valem as regras da CRA para registros eletrônicos: registros legíveis, uma trilha de auditoria e cópias de segurança (CRA: guarda de registros eletrônicos).

Onde ficam meus dados, e eu ainda preciso guardar os registros?

Você ainda guarda os registros: a empresa deve garantir que registros adequados sejam mantidos mesmo quando um responsável contábil ou outro terceiro os mantém (CRA: guarda de registros). As páginas de preços não dizem onde cada fornecedor armazena os dados, então pergunte ao fornecedor por escrito.

• Prazo de guarda: guarde os registros por no mínimo seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; prazos maiores podem valer para declarações entregues com atraso (seis anos a partir da data de entrega), contestações ou recursos não resolvidos e registros de propriedade ou da corporação que continuam relevantes, e corporações dissolvidas têm regra própria. Guarde os registros eletrônicos em formato eletrônico legível mesmo que os imprima (CRA: regras de guarda; CRA: guarda de registros eletrônicos). Registros que você não consegue mais abrir não cumprem essa regra, então exporte antes de cancelar ou deixar um plano vencer. Veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.
• Local: os registros devem ser mantidos no seu local de negócios ou residência no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito. Registros mantidos fora do Canadá e acessados do Canadá não são tratados como mantidos no Canadá; a CRA pode aceitar uma cópia disponibilizada no Canadá em formato legível e utilizável, o que é decisão dela. Ela recomenda cópias de segurança dentro do Canadá (CRA: guarda de registros eletrônicos).

A escolha muda para um empresário individual com o T2125 ou para uma corporação que entrega a T2?

O mesmo programa pode servir a ambos, mas a configuração é diferente, porque a contabilidade alimenta declarações diferentes.

A CRA diz para manter registros separados de cada negócio que você tem (CRA: registros do negócio). Um empresário individual que espera constituir uma corporação deve testar primeiro a exportação, porque o histórico da empresa individual pode precisar ser migrado. Veja a contabilidade depois de constituir uma empresa individual em corporação, o plano de contas para o GIFI e um aplicativo para o autônomo.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Designer freelancer em Ontário

Uma designer fatura C$60.000 em um ano, é registrada no HST, não tem funcionários e usa uma conta de cooperativa de crédito. Durante o teste, ela conecta a cooperativa de crédito antes de pagar; se o histórico não carregar bem, ela importa os extratos. Ela define um código de HST de 13% para vendas e compras e dá acesso ao contador antes do fim do ano.

Suponha que ela escolheu declarar trimestralmente e confere um trimestre com a declaração, que todos os clientes e fornecedores estão em Ontário e que toda compra permite crédito integral:

Se o software mostrar totais diferentes, ela corrige os códigos antes da primeira declaração.

Corporação em Alberta

Uma corporação com C$250.000 de receita, dois acionistas e uma folha de pagamento de duas pessoas vende apenas em Alberta, então precisa de um código de GST. No teste, ela passa os dois empregados pela folha de pagamento para ver o preço total, liga suas contas aos códigos GIFI para a T2 e testa uma exportação. Supondo que não haja empresas associadas nem ramo de atividade excluído e que C$250.000 sejam suas vendas tributáveis em um período qualificado de quatro trimestres, suas vendas com GST incluído somam C$262.500 (C$250.000 mais 5% de GST), abaixo do teto do Quick Method, então o contador pode perguntar se esse método serve; se for adotado, as compras operacionais feitas depois deixam de gerar créditos e os códigos de compra mudam.

Empreiteiro de Quebec

Um empreiteiro com C$120.000 de receita cobra GST e QST. O software deve registrar os dois impostos em cada fatura e compra e dar totais separados. O empreiteiro testa uma fatura com os dois impostos e verifica se o relatório mantém o QST fora do total de vendas do GST. Uma empresa localizada em Quebec entrega sua declaração de GST/HST à Revenu Québec, nos formulários dela, então a verificação das linhas da declaração acima é feita nesses formulários, e as regras do QST vêm da Revenu Québec, não dos recursos de GST/HST.

E no seu caso?

• Você está começando a contabilidade ou saindo de um software antigo e precisa que o GST/HST, a folha de pagamento ou uma corporação sejam configurados para que seu contador consiga entregar as declarações a partir dela: um código de imposto errado se repete em cada lançamento. Leve suas contas, o status do GST/HST e qualquer exportação do software antigo para a ajuda com escrituração contábil para definir os códigos de imposto, os saldos iniciais e se o seu histórico de GST/HST migra intacto, antes de lançar transações.
• A conexão bancária ou os registros de ITC não são confiáveis na hora de entregar: veja quando a declaração de GST/HST não bate com a contabilidade e como colocar em dia a contabilidade atrasada, com ajuda com escrituração contábil se faltam meses.
• Você está saindo de um software de contabilidade antigo: use como sair do Sage para o momento certo e teste a exportação antes de cancelar.
• Você tem uma conta em dólares americanos: leia multimoeda no QuickBooks antes de ativá-lo.
• Seu negócio opera no Canadá e nos EUA: veja QuickBooks Canadá ou EUA para uma empresa em dois países.
• Você não sabe se precisa de um responsável contábil, de um contador ou de um CPA (contador público habilitado): veja responsável contábil, contador ou CPA.