Pagarse un sueldo después de retirar dinero: T4 y nómina

¿Puedo pagarme ahora un sueldo por el dinero que ya retiré?

Un retiro pasado sigue siendo lo que fue hasta que algo lo cambie; un asiento contable, aunque lleve una fecha anterior, no lo convierte en sueldo. La CRA mira lo que la transacción realmente fue, no el nombre de la cuenta (folio sobre préstamos de accionistas, párrafo 1.14). Lo que la corporación puede hacer ahora es pagar un sueldo real mediante la nómina: quien paga un sueldo debe retener el impuesto y remitirlo (Income Tax Act, sección 153). El año del T4 depende de la fecha en que se paga el sueldo, no de la fecha de una resolución o de un asiento (RC4120). Después, la corporación puede aplicar el pago neto a lo que usted le debe. El impuesto y el CPP se descuentan del monto bruto, así que saldar un balance requiere más sueldo bruto que el balance, y usted tributa sobre el bruto.

Cuál fila aplica es una cuestión de hecho, que fijan el acuerdo y los registros del momento en que se movió el dinero. El caso no es sencillo si la corporación no tiene cuenta de nómina, los retiros abarcan más de un año de la corporación, un saldo pasó la fecha límite de un año, la T2 no se ha presentado, más de un accionista retiró dinero, alguien involucrado vive fuera de Canadá, no puede saber cuál fila aplica o la corporación está en Quebec.

Reúna el libro del accionista, los estados de cuenta bancarios, los estados financieros de cierre del año, cualquier resolución o acuerdo que fije su pago y cualquier carta de la CRA.

¿Qué debo configurar primero para llevar la nómina?

La corporación necesita una cuenta de nómina de la CRA asociada a su Business Number (que la CRA pide al mismo tiempo si no tiene uno), registrada antes de que venza su primera remesa, que suele ser el día 15 del mes posterior al primer pago con deducciones (CRA: registro de la cuenta de nómina). Regístrela en línea con el servicio Business Registration Online de la CRA, que requiere una cuenta de la CRA, o envíe por correo el Form RC1 si no puede completar el registro en línea (CRA: cómo registrarse).

Antes del primer pago, reúna su número de seguro social canadiense (SIN) y su Form TD1 federal completado, más el TD1 provincial o territorial si corresponde (T4001).

Alguien tiene que llevar cada nómina: puede hacerlo usted mismo con la calculadora de la CRA, o autorizar a un proveedor o firma de nómina para que actúe por la corporación (T4001). La corporación sigue siendo responsable.

Quebec: un empleador con empleados en Quebec también se registra en Revenu Québec para las retenciones en la fuente (Revenu Québec: kit del empleador). Retiene el QPP y el QPIP y los envía, junto con el impuesto sobre la renta de Quebec, a Revenu Québec. El impuesto federal y el EI van a la CRA (T4001). La calculadora de la CRA no calcula las retenciones provinciales de Quebec (calculadora de la CRA).

¿Cómo se calculan las retenciones y qué remite la corporación?

Las retenciones se descuentan del sueldo bruto, y la corporación envía los montos retenidos junto con su propia parte. Fuera de Quebec:

La calculadora de nómina de la CRA calcula las retenciones federales, provinciales y territoriales; ingrese la fecha de pago real y la provincia de empleo (calculadora de la CRA). La CRA tiene un método aparte para bonos y otros montos irregulares (CRA: bonos y montos irregulares). Si un pago único que salda meses de sueldo sigue ese método o el de los períodos de pago regulares es un criterio que debe definirse antes de procesar la nómina, no una opción por defecto.

El CPP se descuenta desde los 18 hasta los 69 años. Un propietario de 65 a 69 años que recibe una pensión de jubilación del CPP o del QPP puede entregar a la corporación un Form CPT30 firmado para dejar de contribuir (T4001).

En cuanto al EI, la CRA indica que no es asegurable el empleo de una persona que controla más de 40% de las acciones con derecho a voto de la corporación (T4001). Que su pago sea asegurable depende de su relación con la corporación; la guía Nómina solo para el propietario lo explica.

¿Puede el sueldo saldar lo que le debo a la corporación?

En parte. La corporación le debe el sueldo bruto, pero debe entregar a la CRA el impuesto y el CPP retenidos, así que solo el pago neto está disponible para aplicarse a su saldo.

Para que la aplicación cuente como reembolso, la CRA busca una compensación (un acuerdo y un asiento que cancelan lo que usted debe contra lo que la corporación le debe) que extinga legalmente la deuda, respaldada por los acuerdos y los registros contables, y dice que los reembolsos hechos aplicando pagos de sueldo, bono o dividendo que se deben al deudor no se tratan como parte de una serie de préstamos y reembolsos, aunque después vuelva a pedir prestado (folio, párrafos 1.82 y 1.86). La excepción del préstamo depende de reembolsarlo dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo; Préstamos del accionista explica esa regla. Reembolsar el capital con sueldo no borra un beneficio gravable por intereses en un préstamo del accionista con interés bajo o sin interés durante el tiempo que estuvo pendiente, ni siquiera dentro de ese plazo (Income Tax Act, sección 80.4(2)); Préstamos del accionista explica los intereses y el informe. Para registrar los asientos, vea la cuenta de préstamo del accionista.

¿En el T4 de qué año se informa el sueldo?

En el T4 del año calendario en que se paga el sueldo, sin importar cuándo se ganó (RC4120). Pagar un sueldo ahora no traslada un retiro anterior al T4 de este año. Si un retiro anterior era en realidad un pago de sueldo, debía informarse en el año en que se pagó, y si hace falta un comprobante de un año anterior depende de los hechos; vea Comprobantes T4 y T5 tardíos.

El T4 y su resumen vencen el último día de febrero posterior al año calendario al que corresponden los comprobantes (RC4120). Se requiere un comprobante cuando debían descontarse CPP, EI o impuesto sobre la renta, o cuando la remuneración supera $500. Para un comprobante tardío, vea Comprobantes T4 y T5 tardíos. El sueldo es ingreso de empleo en su propia declaración del mismo año calendario. Para un empleo en Quebec, el empleador también presenta comprobantes RL-1 y el resumen RL-1 a Revenu Québec, en general a más tardar el último día de febrero del año siguiente (Revenu Québec: guía del comprobante RL-1).

¿Cuándo deduce la corporación el sueldo y qué es la regla de los 180 días?

La deducción se registra en el año fiscal de la corporación, no en el año calendario del T4, y solo en la medida en que el sueldo fuera razonable en las circunstancias (Income Tax Act, sección 67). El sueldo que sigue sin pagarse 180 días después del cierre del año fiscal en que se incurrió se trata, en cambio, como incurrido en el año en que se paga (Income Tax Act, sección 78(4)).

Los 180 días se cuentan desde el cierre del ejercicio de la corporación, no desde la fecha en que usted tomó el dinero. La sección 78(4) se aplica solo a un pago que desde el principio fue un gasto del año anterior. Si un pago liquidado después del cierre se incurrió en ese año depende de los hechos, incluido lo que la corporación había acordado o resuelto al cierre; el texto de la ley no lo resuelve para un caso particular. Si el objetivo es reducir el ingreso de la corporación hasta el límite de pequeña empresa, vea Bono hasta el límite de pequeña empresa.

¿Puedo elegir el monto y cada cuánto me pagan?

Sí, dentro de ciertos límites. La corporación fija el monto, que es deducible solo en la medida en que sea razonable, y el período de pago; las tablas de la CRA siguen el período de pago que usa el pagador (T4001). Cada pago trae retenciones y una remesa.

Un empleador nuevo que cumple estas condiciones remite por trimestre, salvo que la CRA indique otra cosa en su estado de cuenta (CRA: cómo y cuándo remitir). Si tiene dudas, la guía del empleador indica remitir por mes hasta que la CRA confirme la remesa trimestral (T4001). El monto de retención mensual es el total de las remesas exigidas en un mes calendario, así que un sueldo atrasado grande puede hacer que un mes supere el límite, y un empleador nuevo que deja de calificar pasa a ser remitente regular desde el siguiente trimestre calendario (CRA: tipos de remitentes). El resumen de la CRA nombra solo el cumplimiento en nómina y en GST/HST; el reglamento también exige haber presentado a tiempo toda otra declaración exigida por la Income Tax Act (Income Tax Regulations, sección 108(1.4)), así que una T2 vencida puede hacer que la corporación no califique. Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o día festivo de la CRA pasa al siguiente día hábil.

¿Qué multas aplican si se omitieron retenciones o se remitieron tarde?

La corporación puede enfrentar una multa por no retener, una multa por remesas tardías o no hechas, y intereses.

La CRA también cobra intereses sobre los montos no retenidos o no remitidos (sección 227(8.3) y (9.2)), y los directores de la corporación en ese momento pueden ser responsables personalmente, junto con ella, de los montos no retenidos o no remitidos, sujetos a una defensa de debida diligencia; ninguna acción contra un director puede iniciarse después de dos años después de que el director dejó de serlo por última vez (sección 227.1). Los pasos día a día, los intereses, el alivio de multas, la divulgación voluntaria, la responsabilidad del director y cómo ponerse al día están en Remesa de nómina tardía.

Si la corporación no retiene el CPP y el EI, la CRA determina tanto la parte del empleador como la del empleado, aun cuando no se pueda obligar al empleado a reembolsarla (T4001). El riesgo es mayor cuando los retiros pasados eran en realidad un pago y no se llevó una nómina: el deber de retener se vincula con el pago del sueldo, así que esos pagos pueden quedar sujetos a estas reglas y no a las de préstamos del accionista.

¿Un dividendo es una solución más simple?

A veces, pero es un pago distinto. Un dividendo es una distribución sobre las acciones, no un pago por trabajo. Se informa en un T5, no en un T4 (guía del T5).

Un dividendo igualmente debe declararse y pagarse de forma correcta, y la corporación debe poder pagarlo; Cómo declarar y pagar un dividendo lo explica. Un dividendo aplicado a un préstamo también cuenta como reembolso según el folio. El sueldo y los dividendos se gravan de forma distinta, y afectan de forma distinta el espacio del CPP y del RRSP: compárelos en Sueldo o dividendos.

¿Y si hay varios años de retiros, un saldo antiguo o una T2 sin presentar?

Un solo pago de sueldo rara vez lo resuelve. Los retiros de cada año pueden tener su propia fecha límite de reembolso, y una T2 sin presentar significa que las presentaciones de la propia corporación también están atrasadas. Un orden común es:

1. Reconstruya el libro del accionista, año por año, con los estados de cuenta bancarios.
2. Decida para cada año qué fue el dinero y si ya pasó su fecha límite de reembolso.
3. Configure la nómina y decida el monto y el método del sueldo.
4. Presente la T2, los T4 y las remesas que faltan.

El orden correcto depende de qué años siguen abiertos y de si la CRA ha enviado avisos. Vea Cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar para las presentaciones, y Préstamos del accionista para los años en que el préstamo pudo haberse gravado ya.

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos están en dólares canadienses. Los montos retenidos son cifras supuestas, no un cálculo de nómina. El impuesto que realmente se retiene sobre un solo pago grande depende del método de nómina, así que el monto bruto necesario para dejar un neto determinado puede ser mayor que el que se muestra. Cualquier beneficio gravable aparte por intereses del préstamo queda fuera de estas cifras.

C$48,000 retirados, sin cuenta de nómina

Una corporación de consultoría con cierre al 31 de diciembre retiró C$48,000 para su propietario durante el año. Suponga que el dinero fue un préstamo genuino, que el pago del propietario no es asegurable por el EI y que la compensación está documentada como reembolso. En diciembre abre una cuenta de nómina y paga C$60,000 de sueldo bruto en una sola nómina mensual. Las retenciones supuestas son C$12,000, así que el pago neto es C$48,000, que la corporación aplica por escrito al saldo. Su propia parte del CPP es de unos C$3,550 (5.95% del pago que excede la exención básica de un mes de C$291.66), así que remite unos C$15,550. Esa remesa está muy por encima del límite trimestral de un empleador nuevo; la CRA pasa a un empleador así a remesas mensuales desde el siguiente trimestre calendario, y para una nómina de diciembre el 15 de enero es la fecha de vencimiento en ambos casos. El T4 muestra C$60,000 para ese año calendario. Si hubiera pagado solo C$48,000 brutos, las retenciones supuestas de C$10,000 dejarían C$38,000 netos y C$10,000 aún pendientes. Si los retiros hubieran sido adelantos de sueldo, las retenciones vencían a medida que se pagaba cada uno, y podrían aplicar las multas anteriores.

C$30,000 retirados el año pasado

El propietario de la misma corporación retiró C$30,000 en el Año 1 como un préstamo genuino y la corporación empieza la nómina en el Año 2. El T4 del Año 2 muestra solo el pago del Año 2. El retiro del Año 1 sigue siendo un préstamo hasta que se reembolse. Con cierre al 31 de diciembre, la fecha límite de un año para un préstamo del Año 1 es el 31 de diciembre del Año 2; el pago neto aplicado antes puede cumplirla si la compensación está documentada como reembolso, y el resto se trata en Préstamos del accionista.

C$5,000 al mes desde el próximo mes

El propietario decide tomar C$5,000 al mes como sueldo a partir del próximo mes. La corporación procesa la nómina cada mes. Suponga retenciones mensuales de C$700 de impuesto sobre la renta y C$280 de CPP del empleado, más C$280 de CPP equivalente de la corporación (sin incluir el EI): unos C$1,260 al mes, por encima del límite trimestral de un empleador nuevo. La CRA entonces trata a la corporación como remitente regular desde el siguiente trimestre calendario, con remesa antes del día 15 del mes siguiente. Ningún retiro pasado se vuelve a clasificar; el saldo se resuelve por separado.

¿Su caso es distinto?

• El cierre del año muestra retiros grandes y no existe una cuenta de nómina, o no puede saber si el dinero fue un préstamo o un pago: el monto del sueldo, cómo se paga y se informa, lo que la corporación debe a la CRA y si aplican multas por retenciones tardías dependen de sus registros. Llévelos a ayuda con impuestos corporativos.
• El saldo tiene más de un año después del cierre del ejercicio de la corporación: es posible que el préstamo ya fuera gravable; vea Préstamos del accionista.
• La T2 o las declaraciones de nómina de la corporación nunca se presentaron: vea Cómo ponerse al día con declaraciones corporativas sin presentar.
• Omitió remesas o pagó tarde, o la CRA escribió a la corporación sobre la nómina: vea Remesa de nómina tardía; si el alivio o la divulgación voluntaria siguen disponibles depende de lo que la CRA ya haya enviado, así que lleve las cartas a ayuda con impuestos corporativos.
• Usted es la única persona en la nómina, o la duda es sobre el EI: vea Nómina solo para el propietario.
• Más de un accionista retiró dinero, o un familiar está en la nómina: vea Accionistas que retiran montos distintos y Cómo pagar a familiares.
• La corporación está en Quebec, o el propietario o un accionista vive fuera de Canadá: lleve los hechos a ayuda con impuestos corporativos, o a ayuda con impuestos transfronterizos cuando intervienen dos países.
• Está planeando su pago en el primer año: vea Cómo pagarse en el primer año.
• Hay que reconstruir la cuenta del accionista y los asientos de nómina: vea Cómo registrar una corrida de nómina y ayuda con contabilidad.