Se verser un salaire après coup : T4, paie et pénalités

Puis-je maintenant me verser un salaire pour l'argent que j'ai déjà retiré?

Un retrait passé reste ce qu'il était tant que rien ne le change; une écriture de journal, même datée d'avant, ne le transforme pas en salaire. L'ARC regarde ce que l'opération était réellement, pas le nom du compte (folio sur les prêts aux actionnaires, paragraphe 1.14). Ce que la société peut faire maintenant, c'est verser un vrai salaire par la paie : la personne qui verse un salaire doit retenir l'impôt et le verser (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 153). L'année du T4 suit la date du paiement du salaire, pas la date d'une résolution ou d'une écriture (RC4120). La société peut ensuite imputer le salaire net sur ce que vous lui devez. L'impôt et le RPC sont prélevés sur le salaire brut : pour effacer un solde, il faut donc un salaire brut supérieur au solde, et vous êtes imposé sur le brut.

La ligne qui s'applique est une question de fait, déterminée par l'entente et les registres au moment où l'argent a bougé. Le dossier n'est pas simple si la société n'a pas de compte de paie, si les retraits s'étendent sur plus d'un exercice, si un solde a dépassé l'échéance d'un an, si la T2 n'est pas produite, si plus d'un actionnaire a retiré de l'argent, si une personne concernée vit hors du Canada, si vous ne pouvez pas dire quelle ligne s'applique, ou si la société est au Québec.

Rassemblez le grand livre de l'actionnaire, les relevés bancaires, les états financiers de fin d'exercice, toute résolution ou entente fixant votre rémunération, et toute lettre de l'ARC.

Que faut-il mettre en place d'abord pour faire la paie?

La société a besoin d'un compte de paie de l'ARC rattaché à son numéro d'entreprise (que l'ARC demande en même temps si elle n'en a pas), inscrit avant l'échéance de son premier versement, qui est habituellement le 15e jour du mois suivant la première paie comportant des retenues (ARC : inscription d'un compte de paie). Inscrivez-vous en ligne avec le service Inscription d'entreprise en ligne de l'ARC, qui exige un compte de l'ARC, ou postez le formulaire RC1 si vous ne pouvez pas terminer l'inscription en ligne (ARC : comment s'inscrire).

Avant le premier paiement, réunissez votre numéro d'assurance sociale (NAS) et votre formulaire TD1 fédéral rempli, ainsi que le formulaire TD1 provincial ou territorial s'il y a lieu (T4001).

Quelqu'un doit exécuter chaque paie : vous pouvez le faire vous-même avec le calculateur de l'ARC, ou autoriser un fournisseur ou un cabinet de paie à agir pour la société (T4001). La société reste responsable.

Québec : un employeur qui a des employés au Québec s'inscrit aussi auprès de Revenu Québec pour les retenues à la source (Revenu Québec : trousse de l'employeur). Il retient le RRQ et le RQAP et les envoie, avec l'impôt du Québec, à Revenu Québec. L'impôt fédéral et l'AE vont à l'ARC (T4001). Le calculateur de l'ARC ne calcule pas les retenues provinciales du Québec (calculateur de l'ARC).

Comment calcule-t-on les retenues, et que verse la société?

Les retenues sont prélevées sur le salaire brut, et la société envoie les montants retenus avec sa propre part. Hors Québec :

Le calculateur de paie de l'ARC établit les retenues fédérales, provinciales et territoriales; indiquez la date de paie réelle et la province d'emploi (calculateur de l'ARC). L'ARC a une méthode distincte pour les primes et autres montants irréguliers (ARC : primes et montants irréguliers). Déterminer si une somme forfaitaire qui règle plusieurs mois de paie suit cette méthode ou les périodes de paie ordinaires est un jugement à poser avant de faire la paie, pas un choix par défaut.

Le RPC est retenu de 18 à 69 ans. Un propriétaire de 65 à 69 ans qui reçoit une pension de retraite du RPC ou du RRQ peut remettre à la société un formulaire CPT30 signé pour cesser les cotisations (T4001).

Pour l'AE, l'ARC range parmi les emplois non assurables celui d'une personne qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société (T4001). Que votre rémunération soit assurable dépend de votre lien avec la société; la paie du propriétaire seul en traite.

Le salaire peut-il effacer ce que je dois à la société?

En partie. La société vous doit le salaire brut, mais elle doit remettre à l'ARC l'impôt et le RPC retenus : seul le salaire net peut donc être imputé sur votre solde.

Pour que l'imputation compte comme un remboursement, l'ARC cherche une compensation (une entente et une écriture qui annulent ce que vous devez contre ce que la société vous doit) qui libère juridiquement la dette, attestée par les ententes et les registres comptables, et précise que les remboursements faits par imputation d'un salaire, d'une prime ou d'un dividende dû à l'emprunteur ne sont pas traités comme faisant partie d'une série de prêts et de remboursements, même si vous empruntez de nouveau plus tard (folio, paragraphes 1.82 et 1.86). L'exception pour les prêts dépend d'un remboursement effectué au plus tard un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti; les prêts à l'actionnaire expliquent cette règle. Rembourser le capital par un salaire n'efface pas l'avantage imposable lié aux intérêts d'un prêt d'actionnaire à faible taux ou sans intérêt pour la période où il est resté impayé, même dans ce délai (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 80.4(2)); les prêts à l'actionnaire traitent des intérêts et de la déclaration. Pour inscrire les écritures, voyez le compte de prêt à l'actionnaire.

Le T4 de quelle année déclare le salaire?

Le T4 de l'année civile où le salaire est versé, quel que soit le moment où il a été gagné (RC4120). Verser un salaire maintenant ne déplace pas un retrait antérieur sur le T4 de cette année. Si un retrait antérieur était en réalité de la rémunération, il devait être déclaré pour l'année où il a été versé, et la nécessité d'un feuillet d'une année antérieure dépend des faits; voyez feuillets T4 et T5 en retard.

Le T4 et son sommaire sont exigibles le dernier jour de février suivant l'année civile visée par les feuillets (RC4120). Un feuillet est exigé quand le RPC, l'AE ou l'impôt sur le revenu devaient être retenus, ou quand la rémunération dépasse 500 $. Pour un feuillet tardif, voyez feuillets T4 et T5 en retard. Le salaire est un revenu d'emploi dans votre propre déclaration pour la même année civile. Pour un emploi au Québec, l'employeur produit aussi des relevés 1 et le sommaire des relevés 1 auprès de Revenu Québec, généralement au plus tard le dernier jour de février de l'année suivante (Revenu Québec : guide du relevé 1).

Quand la société déduit-elle le salaire, et qu'est-ce que la règle des 180 jours?

La déduction va dans l'année d'imposition de la société, pas dans l'année civile du T4, et seulement dans la mesure où le salaire était raisonnable dans les circonstances (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 67). Un salaire encore impayé 180 jours après la fin de l'année d'imposition où il a été engagé est plutôt traité comme engagé dans l'année où il est versé (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 78(4)).

Les 180 jours courent à partir de la fin d'exercice de la société, pas de la date où vous avez retiré l'argent. Le paragraphe 78(4) ne vise que la rémunération qui était déjà une dépense de l'année antérieure. Savoir si une rémunération réglée après la fin de l'exercice a été engagée dans cet exercice dépend des faits, notamment de ce que la société avait convenu ou décidé avant la fin de l'exercice; le texte de la Loi ne tranche pas un cas particulier. Si le but est de ramener le revenu de la société au plafond des affaires de la petite entreprise, voyez une prime pour ramener le revenu au plafond de la petite entreprise.

Puis-je choisir le montant et la fréquence de ma paie?

Oui, dans certaines limites. La société fixe le montant, qui n'est déductible que dans la mesure où il est raisonnable, et la période de paie; les tables de l'ARC suivent la période de paie qu'utilise le payeur (T4001). Chaque paiement entraîne des retenues et un versement.

Un nouvel employeur qui remplit ces conditions verse chaque trimestre, sauf avis contraire de l'ARC sur son relevé de compte (ARC : comment et quand verser). S'il a un doute, le guide de l'employeur dit de verser chaque mois jusqu'à ce que l'ARC confirme le versement trimestriel (T4001). Le montant mensuel des retenues est l'ensemble des versements exigés dans un mois civil : un gros salaire de rattrapage peut donc faire dépasser la limite pour un mois, et un nouvel employeur qui n'est plus admissible devient un déclarant régulier à partir du trimestre civil suivant (ARC : types de déclarants). Le résumé de l'ARC ne nomme que la conformité en matière de paie et de TPS/TVH; le règlement exige aussi que toute autre déclaration exigible en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu ait été produite à temps (Règlement de l'impôt sur le revenu, par. 108(1.4)) : une T2 en souffrance peut donc faire perdre l'admissibilité à la société. Une échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié de l'ARC passe au jour ouvrable suivant.

Quelles pénalités s'appliquent si des retenues ont été manquées ou versées en retard?

La société peut s'exposer à une pénalité pour défaut de retenir, à une pénalité pour versements tardifs ou manquants, et à des intérêts.

L'ARC facture aussi des intérêts sur les montants non retenus ou non versés (par. 227(8.3) et (9.2)), et les administrateurs de la société à ce moment-là peuvent en être personnellement responsables avec elle, sous réserve d'une défense de diligence raisonnable; aucune action contre un administrateur ne peut commencer plus de deux ans après que l'administrateur a cessé d'exercer ses fonctions (art. 227.1). Les étapes jour par jour, les intérêts, l'allègement des pénalités, la divulgation volontaire, la responsabilité des administrateurs et la mise à jour sont expliqués dans versement tardif des retenues sur la paie.

Si la société omet de retenir le RPC et l'AE, l'ARC cotise la part de l'employeur et celle de l'employé, même quand l'employé ne peut pas être contraint de la rembourser (T4001). Le risque est le plus élevé quand les retraits passés étaient en réalité de la rémunération et qu'aucune paie n'a été faite : l'obligation de retenir se rattache au paiement du salaire, et ces paiements peuvent donc relever de ces règles plutôt que de celles des prêts aux actionnaires.

Un dividende est-il une solution plus simple?

Parfois, mais c'est un paiement différent. Un dividende est une distribution sur des actions, pas une rémunération pour du travail. Il est déclaré sur un T5, pas sur un T4 (guide T5).

Un dividende doit quand même être déclaré et versé en bonne et due forme, et la société doit pouvoir en verser un; déclarer et verser un dividende en traite. Un dividende imputé sur un prêt compte aussi comme un remboursement selon le folio. Le salaire et les dividendes sont imposés différemment, et touchent différemment le RPC et les droits de cotisation à un REER : comparez-les dans salaire ou dividendes.

Et si plusieurs années de retraits, un ancien solde ou une T2 non produite sont en cause?

Un seul versement de salaire règle rarement la question. Les retraits de chaque année peuvent avoir leur propre échéance de remboursement, et une T2 non produite signifie que les productions de la société sont aussi en retard. Un ordre courant :

1. Reconstituez le grand livre de l'actionnaire, année par année, à partir des relevés bancaires.
2. Décidez pour chaque année ce qu'était l'argent et si son échéance de remboursement est passée.
3. Mettez en place la paie et décidez du montant et de la méthode du salaire.
4. Produisez la T2, les T4 et les versements manquants.

Le bon ordre dépend des années encore ouvertes et des avis que l'ARC a envoyés. Voyez rattraper des déclarations de société non produites pour les productions, et prêts à l'actionnaire pour les années où le prêt a peut-être déjà été imposé.

Exemple

À titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars canadiens. Les montants retenus sont des chiffres supposés, pas un calcul de paie. L'impôt réellement retenu sur un gros paiement unique dépend de la méthode de paie : le brut nécessaire pour laisser un net donné peut donc être plus élevé que celui indiqué. Tout avantage imposable distinct lié aux intérêts d'un prêt est exclu de ces chiffres.

48 000 $ CA retirés, aucun compte de paie

Une société de consultation dont l'exercice se termine le 31 décembre a retiré 48 000 $ CA pour son propriétaire au cours de l'année. Supposons que l'argent était un véritable prêt, que la rémunération du propriétaire n'est pas assurable à l'AE et que la compensation est documentée comme un remboursement. En décembre, elle ouvre un compte de paie et verse 60 000 $ CA de salaire brut en une seule paie mensuelle. Les retenues supposées sont de 12 000 $ CA, de sorte que le salaire net est de 48 000 $ CA, que la société impute par écrit sur le solde. Sa propre part du RPC est d'environ 3 550 $ CA (5,95 % de la rémunération au-dessus de l'exemption de base d'un mois, soit 291,66 $ CA), et elle verse donc environ 15 550 $ CA. Ce versement dépasse largement la limite trimestrielle des nouveaux employeurs; l'ARC fait passer un tel employeur au versement mensuel à partir du trimestre civil suivant, et pour une paie de décembre, l'échéance est le 15 janvier dans les deux cas. Le T4 indique 60 000 $ CA pour cette année civile. Si elle n'avait versé que 48 000 $ CA bruts, des retenues supposées de 10 000 $ CA laisseraient 38 000 $ CA nets et 10 000 $ CA encore dus. Si les retraits avaient été des avances sur salaire, les retenues étaient exigibles à chaque paiement, et les pénalités ci-dessus pourraient s'appliquer.

30 000 $ CA retirés l'an dernier

Le propriétaire de la même société a retiré 30 000 $ CA à l'année 1 sous forme de véritable prêt, et la société commence la paie à l'année 2. Le T4 de l'année 2 n'indique que la rémunération de l'année 2. Le retrait de l'année 1 reste un prêt jusqu'à son remboursement. Avec une fin d'exercice au 31 décembre, l'échéance d'un an pour un prêt de l'année 1 est le 31 décembre de l'année 2; le salaire net imputé avant cette date peut la respecter si la compensation est documentée comme un remboursement, et le reste est traité dans prêts à l'actionnaire.

5 000 $ CA par mois à partir du mois prochain

Le propriétaire décide de prendre 5 000 $ CA par mois en salaire à partir du mois prochain. La société fait la paie chaque mois. Supposons des retenues mensuelles de 700 $ CA d'impôt sur le revenu et de 280 $ CA de RPC de l'employé, plus 280 $ CA de RPC correspondant de la société (AE exclue) : environ 1 260 $ CA par mois, au-dessus de la limite trimestrielle des nouveaux employeurs. L'ARC traite alors la société comme un déclarant régulier à partir du trimestre civil suivant, qui verse au plus tard le 15 du mois suivant. Aucun retrait passé n'est requalifié; le solde est traité séparément.

Votre situation est différente?

• La clôture de l'exercice montre de gros retraits et aucun compte de paie n'existe, ou vous ne savez pas si l'argent était un prêt ou une rémunération : le montant du salaire, la façon de le verser et de le déclarer, ce que la société doit à l'ARC et l'application ou non de pénalités pour retenues tardives dépendent tous de vos registres. Apportez-les à l'aide en fiscalité des sociétés.
• Le solde date de plus d'un an après la fin d'exercice de la société : le prêt a peut-être déjà été imposable; voyez prêts à l'actionnaire.
• La T2 ou les déclarations de paie de la société n'ont jamais été produites : voyez rattraper des déclarations de société non produites.
• Vous avez manqué des versements ou payé en retard, ou l'ARC a écrit à la société au sujet de la paie : voyez versement tardif des retenues sur la paie; la possibilité d'un allègement ou d'une divulgation volontaire dépend de ce que l'ARC a déjà envoyé : apportez donc les lettres à l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous êtes la seule personne à la paie, ou la question porte sur l'AE : voyez la paie du propriétaire seul.
• Plus d'un actionnaire a retiré de l'argent, ou un membre de la famille est à la paie : voyez actionnaires qui retirent des montants différents et rémunérer des membres de la famille.
• La société est au Québec, ou le propriétaire ou un actionnaire vit hors du Canada : apportez les faits à l'aide en fiscalité des sociétés, ou à l'aide en fiscalité transfrontalière quand deux pays sont en cause.
• Vous planifiez votre rémunération de la première année : voyez se payer la première année.
• Le compte de l'actionnaire et les écritures de paie doivent être reconstitués : voyez inscrire une paie et l'aide en tenue de livres.