תשלום משכורת לעצמכם בדיעבד: ⁦T4⁩, חשבון שכר וקנסות

האם אפשר עכשיו לשלם לעצמכם משכורת על כסף שכבר משכתם?

משיכה מהעבר נשארת מה שהייתה עד שמשהו משנה אותה; רישום יומן, גם אם הוא נושא תאריך מוקדם, אינו הופך אותה למשכורת. CRA בוחנת מה הייתה העסקה בפועל, לא את שם החשבון (החוברת על הלוואות בעלי מניות, סעיף 1.14). מה שהחברה יכולה לעשות עכשיו הוא לשלם משכורת אמיתית דרך מערכת שכר: מי ששילם משכורת חייב לנכות מס ולהעביר אותו (Income Tax Act, סעיף 153). שנת ה-⁠⁦T4⁩ נגזרת מתאריך תשלום המשכורת, לא מתאריך החלטה או רישום (⁦RC4120⁩). אחר כך החברה רשאית לקזז את השכר נטו מול מה שאתם חייבים לה. המס וה-⁠CPP יורדים מהברוטו, ולכן ניקוי יתרה דורש משכורת ברוטו גדולה מהיתרה, ואתם חייבים במס על הברוטו.

איזו שורה חלה היא שאלה של עובדות, שנקבעת לפי ההסכם והרישומים בזמן שהכסף זז. המקרה אינו פשוט אם אין לחברה חשבון שכר, אם המשיכות נפרשות על יותר משנת חברה אחת, אם יתרה עברה את המועד של שנה, אם דוח ה-⁠⁦T2⁩ לא הוגש, אם יותר מבעל מניות אחד משך כסף, אם מישהו מהמעורבים גר מחוץ לקנדה, אם אי אפשר לדעת איזו שורה חלה, או אם החברה בקוויבק.

אספו את ספר בעל המניות, דפי חשבון בנק, דוחות כספיים לסוף השנה, כל החלטה או הסכם שקובעים את השכר שלכם, וכל מכתב מ-⁠CRA.

מה מגדירים קודם כדי להפעיל שכר?

החברה צריכה חשבון שכר ב-⁠CRA תחת מספר העסק שלה (שהיא מבקשת בו בזמן אם אין לה), שיש לרשום לפני שמגיע מועד ההעברה הראשונה, שהוא בדרך כלל היום ה-⁠15 בחודש שלאחר המשכורת הראשונה עם ניכויים (CRA: רישום חשבון שכר). הירשמו באינטרנט דרך שירות Business Registration Online של CRA, שדורש חשבון ב-⁠CRA, או שלחו בדואר את טופס ⁦RC1⁩ אם אי אפשר להשלים את הרישום באינטרנט (CRA: איך נרשמים).

לפני התשלום הראשון, אספו את מספר הביטוח הסוציאלי (SIN) שלכם ואת טופס ⁦TD1⁩ הפדרלי המלא, וגם את טופס ה-⁠⁦TD1⁩ הפרובינציאלי או הטריטוריאלי אם יש כזה (⁦T4001⁩).

מישהו צריך להפעיל כל מחזור שכר: אפשר לעשות זאת בעצמכם עם המחשבון של CRA, או להסמיך ספק שכר או משרד שיפעל בשם החברה (⁦T4001⁩). האחריות נשארת על החברה.

קוויבק: מעסיק עם עובדים בקוויבק נרשם גם ב-⁠Revenu Québec לניכויי שכר (Revenu Québec: ערכת המעסיק). הוא מנכה את תוכנית הפנסיה של קוויבק (QPP) ואת ביטוח ההורות של קוויבק (QPIP) ומעביר אותם, יחד עם מס ההכנסה של קוויבק, ל-⁠Revenu Québec. המס הפדרלי ו-⁠EI עוברים ל-⁠CRA (⁦T4001⁩). המחשבון של CRA אינו מחשב ניכויים פרובינציאליים של קוויבק (המחשבון של CRA).

איך מחשבים את הניכויים, ומה החברה מעבירה?

הניכויים יורדים מהמשכורת ברוטו, והחברה שולחת את הסכומים שניכתה יחד עם החלק שלה. מחוץ לקוויבק:

המחשבון של CRA מחשב ניכויים פדרליים, פרובינציאליים וטריטוריאליים; הזינו את תאריך התשלום בפועל ואת הפרובינציה שבה מועסקים (המחשבון של CRA). ל-⁠CRA יש שיטה נפרדת לבונוסים ולסכומים לא סדירים אחרים (CRA: בונוסים וסכומים לא סדירים). אם סכום חד-פעמי אחד שסוגר חודשים של שכר הולך לפי השיטה הזאת או לפי תקופות שכר רגילות, זו החלטה שיש לקבל לפני הפעלת מחזור השכר, לא ברירת מחדל.

ניכוי CPP מתבצע מגיל 18 עד 69. בעלים בגילאי 65 עד 69 שמקבלים קצבת פרישה של CPP או QPP יכולים למסור לחברה טופס ⁦CPT30⁩ חתום כדי להפסיק את ההפרשות (⁦T4001⁩).

ב-⁠EI, CRA מציינת כלא מבוטחת את ההעסקה של אדם ששיעור השליטה שלו במניות ההצבעה של החברה עולה על ⁦40%⁩ (⁦T4001⁩). אם השכר שלכם מבוטח תלוי בקשר שלכם לחברה; שכר לבעלים בלבד מכסה זאת.

האם המשכורת יכולה לסגור את מה שחייבים לחברה?

חלקית. החברה חייבת לכם את המשכורת ברוטו, אבל היא חייבת להעביר ל-⁠CRA את המס וה-⁠CPP שנוכו, ולכן רק השכר נטו זמין לקיזוז מול היתרה שלכם.

כדי שהקיזוז ייחשב להחזר, CRA מחפשת קיזוז (set-off: הסכם ורישום שמבטלים את מה שחייבים מול מה שהחברה חייבת לכם) שפוטר את החוב מבחינה משפטית, ומוכח בהסכמים וברישומי החשבונאות, וקובעת שהחזרים שנעשים בקיזוז משכורת, בונוס או דיבידנד שמגיעים ללווה אינם נחשבים חלק מסדרת הלוואות והחזרים, גם אם לווים שוב בהמשך (החוברת, סעיפים 1.82 ו-⁠1.86). חריג ההלוואה תלוי בהחזר תוך שנה אחת אחרי סוף שנת המס של החברה שבה ניתנה ההלוואה; הלוואות בעלי מניות מכסה את הכלל הזה. החזר קרן באמצעות משכורת אינו מוחק הטבת ריבית חייבת במס בהלוואת בעל מניות בריבית נמוכה או בלי ריבית, בעבור הזמן שבו היא הייתה פתוחה, גם בתוך החלון הזה (Income Tax Act, סעיף ⁦80.4(2)⁩); הלוואות בעלי מניות מכסה את הריבית והדיווח. לרישום הפקודות, ראו חשבון הלוואת בעל מניות.

באיזו שנה מדווח ה-⁠⁦T4⁩ על המשכורת?

ב-⁠⁦T4⁩ של השנה הקלנדרית שבה המשכורת משולמת, מתי שהרווחתם אותה (⁦RC4120⁩). תשלום משכורת עכשיו אינו מעביר משיכה קודמת ל-⁠⁦T4⁩ של השנה הזאת. אם משיכה קודמת הייתה בעצם שכר, היא חייבת בדיווח לשנה שבה שולמה, והשאלה אם נדרש טופס לשנה קודמת תלויה בעובדות; ראו טפסי ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ שהוגשו באיחור.

מועד הגשת ה-⁠⁦T4⁩ והסיכום שלו: היום האחרון של פברואר שלאחר שנת הלוח שאליה מתייחסים הטפסים (⁦RC4120⁩). טופס נדרש כשהיה צריך לנכות CPP, EI או מס הכנסה, או כשהתגמול עולה על ⁦$500⁩. לטופס שהוגש באיחור ראו טפסי ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩ שהוגשו באיחור. המשכורת היא הכנסה מעבודה בדוח האישי שלכם לאותה שנה קלנדרית. בהעסקה בקוויבק המעסיק מגיש גם טפסי ⁦RL-1⁩ וסיכום ⁦RL-1⁩ ל-⁠Revenu Québec, בדרך כלל עד היום האחרון בפברואר של השנה הבאה (Revenu Québec: מדריך טופס ⁦RL-1⁩).

מתי החברה מנכה את המשכורת, ומה כלל 180 הימים?

הניכוי נרשם בשנת המס של החברה, לא בשנה הקלנדרית שב-⁠⁦T4⁩, ורק במידה שהמשכורת הייתה סבירה בנסיבות (Income Tax Act, סעיף 67). משכורת שעדיין לא שולמה 180 יום אחרי סוף שנת המס שבה נוצרה נחשבת כנוצרה בשנה שבה היא משולמת (Income Tax Act, סעיף ⁦78(4)⁩).

180 הימים נספרים מסוף שנת המס של החברה, לא מהיום שבו לקחתם את הכסף. סעיף ⁦78(4)⁩ חל רק על שכר שהיה הוצאה של השנה הקודמת מלכתחילה. אם שכר שהוסדר אחרי סוף השנה נוצר באותה שנה תלוי בעובדות, כולל מה שהחברה הסכימה או החליטה עד סוף השנה; נוסח החוק אינו מכריע זאת למקרה מסוים. אם המטרה היא להוריד את הכנסת החברה עד תקרת העסק הקטן, ראו בונוס שמוריד את ההכנסה עד תקרת העסק הקטן.

האם אפשר לבחור את הסכום ואת תדירות התשלום?

כן, במסגרת מגבלות. החברה קובעת את הסכום, שניתן לנכות רק במידה שהוא סביר, ואת תקופת השכר; הטבלאות של CRA נגזרות מתקופת השכר שהמשלם משתמש בה (⁦T4001⁩). כל תשלום מביא ניכויים והעברה.

מעסיק חדש שעומד בתנאים האלה מעביר מדי רבעון אלא אם CRA קובעת אחרת בדף החשבון שלו (CRA: איך ומתי מעבירים). אם לא בטוחים, מדריך המעסיקים קובע להעביר מדי חודש עד ש-⁠CRA מאשרת העברה רבעונית (⁦T4001⁩). סכום הניכוי החודשי הוא כל ההעברות הנדרשות בחודש קלנדרי אחד, ולכן משכורת גדולה של השלמה יכולה להעלות חודש מעל הגבול, ומעסיק חדש שאינו עומד עוד בתנאים הופך למעביר רגיל מהרבעון הקלנדרי הבא (CRA: סוגי מעבירים). הסיכום של CRA מציין רק ציות בשכר וב-⁠⁦GST/HST⁩; התקנה דורשת גם שכל דוח אחר שמועדו לפי Income Tax Act הוגש בזמן (Income Tax Regulations, סעיף ⁦108(1.4)⁩), ולכן דוח ⁦T2⁩ שמאחר עשוי להביא לכך שהחברה אינה עומדת בתנאים. מועד שחל בסוף שבוע או בחג של CRA עובר ליום העסקים הבא.

אילו קנסות חלים אם ניכויים לא בוצעו או הועברו באיחור?

החברה עלולה להיות חשופה לקנס על אי-ניכוי, לקנס על העברות מאוחרות או חסרות, ולריבית.

CRA גובה גם ריבית על סכומים שלא נוכו או לא הועברו (סעיף ⁦227(8.3)⁩ ו-⁠⁦(9.2)⁩), והדירקטורים של החברה באותה עת עלולים להיות אחראים אישית, יחד איתה, לסכומים שלא נוכו או לא הועברו, בכפוף להגנה של נקיטת זהירות סבירה (due diligence). המועד האחרון להתחלת פעולה נגד דירקטור: שנתיים אחרי שהדירקטור חדל לאחרונה להיות דירקטור (סעיף 227.1). הצעדים יום אחר יום, הריבית, הקלה בקנסות, גילוי מרצון, אחריות דירקטורים והשלמת החסר מפורטים בהעברת ניכויי שכר באיחור.

אם החברה אינה מנכה CPP ו-⁠EI, CRA קובעת שומה גם על החלק של המעסיק וגם על החלק של העובד, גם אם אי אפשר לחייב את העובד להחזיר אותו (⁦T4001⁩). הסיכון גבוה ביותר כשמשיכות מהעבר היו בעצם שכר ולא הופעל שכר: חובת הניכוי חלה על תשלום משכורת, ולכן התשלומים האלה עשויים לחול עליהם כללים אלה ולא כללי הלוואת בעל מניות.

האם דיבידנד הוא פתרון פשוט יותר?

לפעמים, אבל זה תשלום אחר. דיבידנד הוא חלוקה על מניות, לא תשלום על עבודה. הוא מדווח ב-⁠⁦T5⁩, לא ב-⁠⁦T4⁩ (מדריך ⁦T5⁩).

דיבידנד עדיין חייב להיות מוכרז ומשולם כראוי, והחברה צריכה להיות מסוגלת לשלם אותו; הכרזה על דיבידנד ותשלומו מכסה זאת. דיבידנד שמקוזז מול הלוואה נחשב גם הוא להחזר לפי החוברת. משכורת ודיבידנד חייבים במס באופן שונה ומשפיעים אחרת על CPP ועל מרווח ה-⁠RRSP (חשבון חיסכון לפרישה): השוו ביניהם במשכורת או דיבידנד.

מה אם מדובר בכמה שנים של משיכות, יתרה ישנה או דוח ⁦T2⁩ שלא הוגש?

תשלום משכורת אחד לא פותר את העניין בדרך כלל. לכל שנה של משיכות עשוי להיות מועד החזר משלה, ודוח ⁦T2⁩ שלא הוגש אומר שגם ההגשות של החברה עצמה מפגרות. סדר נפוץ:

1. בנו מחדש את ספר בעל המניות, שנה אחר שנה, מדפי חשבון הבנק.
2. החליטו לכל שנה מה היה הכסף ואם מועד ההחזר שלו עבר.
3. הקימו שכר והחליטו על סכום המשכורת ועל השיטה.
4. הגישו את דוח ה-⁠⁦T2⁩ החסר, את ה-⁠⁦T4⁩ ואת ההעברות.

הסדר הנכון תלוי באילו שנים פתוחות ואם CRA שלחה הודעות. ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו להגשות, והלוואות בעלי מניות לשנים שבהן ההלוואה אולי כבר חויבה במס.

דוגמה

להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים. הסכומים המנוכים הם נתוני הנחה, לא חישוב שכר. המס שנוכה בפועל על תשלום גדול אחד תלוי בשיטת השכר, ולכן הברוטו הדרוש כדי להשאיר נטו מסוים יכול להיות גבוה ממה שמוצג. הטבת ריבית נפרדת על הלוואה החייבת במס אינה כלולה בנתונים.

⁦C$48,000⁩ נמשכו, ואין חשבון שכר

חברת ייעוץ עם סוף שנה ב-⁠31 בדצמבר משכה ⁦C$48,000⁩ עבור הבעלים במהלך השנה. נניח שהכסף היה הלוואה אמיתית, ששכר הבעלים אינו מבוטח ב-⁠EI, ושהקיזוז מתועד כהחזר. בדצמבר היא פותחת חשבון שכר ומשלמת ⁦C$60,000⁩ משכורת ברוטו במחזור שכר חודשי אחד. הניכויים בהנחה הם ⁦C$12,000⁩, ולכן השכר נטו הוא ⁦C$48,000⁩, והחברה מקזזת אותו מול היתרה בכתב. החלק של החברה עצמה ב-⁠CPP הוא כ-⁠⁦C$3,550⁩ (⁦5.95%⁩ מהשכר שמעל הפטור הבסיסי החודשי של ⁦C$291.66⁩), ולכן היא מעבירה כ-⁠⁦C$15,550⁩. ההעברה הזאת גבוהה בהרבה מהגבול הרבעוני של מעסיק חדש; CRA מעבירה מעסיק כזה להעברה חודשית מהרבעון הקלנדרי הבא, ולמחזור שכר בדצמבר המועד הוא 15 בינואר בכל מקרה. ה-⁠⁦T4⁩ מציג ⁦C$60,000⁩ לאותה שנה קלנדרית. אילו שילמה רק ⁦C$48,000⁩ ברוטו, ניכויים בהנחה של ⁦C$10,000⁩ היו משאירים ⁦C$38,000⁩ נטו ו-⁠⁦C$10,000⁩ עדיין לתשלום. אילו המשיכות היו תשלומי שכר מראש, הניכויים היו נדרשים עם כל תשלום, והקנסות שלמעלה היו עשויים לחול.

⁦C$30,000⁩ נמשכו בשנה שעברה

הבעלים של אותה חברה משך ⁦C$30,000⁩ בשנה 1 כהלוואה אמיתית, והחברה מתחילה שכר בשנה 2. ה-⁠⁦T4⁩ של שנה 2 מציג רק שכר של שנה 2. המשיכה של שנה 1 נשארת הלוואה עד שהיא מוחזרת. עם סוף שנה ב-⁠31 בדצמבר, מועד השנה להלוואה של שנה 1 הוא 31 בדצמבר של שנה 2; שכר נטו שקוזז לפני כן יכול לעמוד בו אם הקיזוז מתועד כהחזר, ואת השאר מסדירים לפי הלוואות בעלי מניות.

⁦C$5,000⁩ בחודש מהחודש הבא

הבעלים מחליט לקחת ⁦C$5,000⁩ בחודש כמשכורת החל מהחודש הבא. החברה מפעילה שכר מדי חודש. נניח ניכויים חודשיים של ⁦C$700⁩ מס הכנסה ו-⁠⁦C$280⁩ CPP של העובד, ועוד ⁦C$280⁩ CPP תואם של החברה (בלי EI): כ-⁠⁦C$1,260⁩ בחודש, מעל הגבול הרבעוני של מעסיק חדש. CRA מתייחסת אז לחברה כאל מעביר רגיל מהרבעון הקלנדרי הבא, עם העברה עד ה-⁠15 בחודש שאחרי. אף משיכה קודמת אינה מסומנת מחדש; היתרה מטופלת בנפרד.

המצב שלכם שונה?

• בסגירת סוף השנה יש משיכות גדולות ואין חשבון שכר, או שאי אפשר לדעת אם הכסף היה הלוואה או שכר: סכום המשכורת, דרך התשלום והדיווח, מה החברה חייבת ל-⁠CRA, והאם חלים קנסות על ניכוי באיחור, תלויים כולם ברישומים שלכם. הביאו אותם לעזרה במס חברות.
• היתרה ישנה ביותר משנה אחרי סוף שנת המס של החברה: ייתכן שההלוואה כבר חויבה במס; ראו הלוואות בעלי מניות.
• דוח ה-⁠⁦T2⁩ של החברה או דוחות השכר שלה לא הוגשו מעולם: ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• פספסתם העברות או שילמתם באיחור, או ש-⁠CRA כתבה לחברה על שכר: ראו העברת ניכויי שכר באיחור; אם הקלה או גילוי מרצון עדיין פתוחים תלוי במה ש-⁠CRA כבר שלחה, ולכן הביאו את המכתבים לעזרה במס חברות.
• אתם האדם היחיד בשכר, או שהשאלה היא על EI: ראו שכר לבעלים בלבד.
• יותר מבעל מניות אחד משך כסף, או שבן משפחה בשכר: ראו בעלי מניות שמושכים סכומים שונים ותשלום לבני משפחה.
• החברה בקוויבק, או שהבעלים או בעל מניות גרים מחוץ לקנדה: הביאו את העובדות לעזרה במס חברות, או לעזרה במיסוי חוצה גבולות כששתי מדינות מעורבות.
• אתם מתכננים שכר בשנה הראשונה: ראו תשלום לעצמכם בשנה הראשונה.
• צריך לבנות מחדש את חשבון בעלי המניות ורישומי השכר: ראו רישום מחזור שכר ועזרה בהנהלת חשבונות.