Salário depois de retirar dinheiro da corporação: T4 e folha

Posso agora pagar a mim mesmo um salário por dinheiro que já retirei?

Uma retirada passada continua sendo o que era até algo mudá-la; um lançamento contábil, mesmo com data anterior, não a transforma em salário. A CRA olha o que a operação realmente foi, não o nome da conta (folio sobre empréstimos de acionistas, parágrafo 1.14). O que a corporação pode fazer agora é pagar um salário de verdade pela folha de pagamento: quem paga salário deve reter o imposto e recolhê-lo (Income Tax Act, s. 153). O ano do T4 segue a data em que o salário é pago, não a data de uma resolução ou lançamento (RC4120). A corporação pode então aplicar o valor líquido contra o que você deve a ela. O imposto e o CPP saem do valor bruto, então quitar um saldo exige um salário bruto maior que o saldo, e você é tributado sobre o bruto.

Qual linha se aplica é uma questão de fato, definida pelo acordo e pelos registros de quando o dinheiro saiu. O caso deixa de ser simples se a corporação não tem conta de folha de pagamento, as retiradas abrangem mais de um exercício da corporação, um saldo passou do prazo de um ano, o T2 não foi entregue, mais de um acionista retirou dinheiro, alguém envolvido mora fora do Canadá, você não sabe dizer qual linha se aplica, ou a corporação fica em Quebec.

Reúna o razão do acionista, os extratos bancários, as demonstrações financeiras de fim de exercício, qualquer resolução ou acordo que defina o seu pagamento e quaisquer cartas da CRA.

O que preciso montar primeiro para fazer a folha de pagamento?

A corporação precisa de uma conta de folha de pagamento na CRA vinculada ao seu número de empresa (que a CRA pede ao mesmo tempo, se a corporação não tem um), registrada antes de o primeiro recolhimento vencer, o que costuma ser o dia 15 do mês seguinte ao primeiro pagamento com deduções (CRA: registro da conta de folha de pagamento). Registre-se on-line pelo serviço Business Registration Online da CRA, que exige uma conta na CRA, ou envie pelo correio o Form RC1 se não conseguir concluir o registro on-line (CRA: como se registrar).

Antes do primeiro pagamento, reúna o seu número de seguro social (SIN) e o seu Form TD1 federal preenchido, mais o TD1 provincial ou territorial, se houver um (T4001).

Alguém precisa fazer cada folha de pagamento: você mesmo pode fazê-la com a calculadora da CRA, ou autorizar um prestador de folha de pagamento ou um escritório a agir pela corporação (T4001). A responsabilidade continua sendo da corporação.

Quebec: um empregador com funcionários em Quebec também se registra na Revenu Québec para os descontos na fonte (Revenu Québec: kit do empregador). Ele desconta o QPP e o QPIP e os envia, com o imposto de renda de Quebec, à Revenu Québec. O imposto federal e o EI vão à CRA (T4001). A calculadora da CRA não calcula os descontos provinciais de Quebec (calculadora da CRA).

Como os descontos são calculados, e o que a corporação recolhe?

Os descontos saem do salário bruto, e a corporação envia os valores retidos junto com a própria parte. Fora de Quebec:

A calculadora de folha de pagamento da CRA calcula os descontos federais, provinciais e territoriais; informe a data real do pagamento e a província do emprego (calculadora da CRA). A CRA tem um método separado para bônus e outros valores irregulares (CRA: bônus e valores irregulares). Se um pagamento único que acerta meses de salário segue esse método ou os períodos de pagamento regulares é um julgamento a fazer antes de rodar a folha, não um padrão.

O CPP é descontado dos 18 aos 69 anos. Um proprietário de 65 a 69 anos que recebe aposentadoria do CPP ou do QPP pode entregar à corporação um Form CPT30 assinado para parar as contribuições (T4001).

Quanto ao EI, a CRA lista como não segurável o emprego de uma pessoa que controla mais de 40% das ações com direito a voto da corporação (T4001). Se o seu pagamento é segurável depende da sua relação com a corporação; Folha de pagamento só do proprietário trata disso.

O salário pode quitar o que devo à corporação?

Em parte. A corporação lhe deve o salário bruto, mas precisa repassar à CRA o imposto e o CPP retidos, então só o valor líquido pode ser aplicado contra o seu saldo.

Para a aplicação contar como devolução, a CRA procura uma compensação (set-off: um acordo e um lançamento que anulam o que você deve contra o que a corporação lhe deve) que quite a dívida legalmente, comprovada pelos acordos e pelos registros contábeis, e diz que devoluções feitas aplicando salário, bônus ou dividendos devidos ao devedor não são tratadas como parte de uma série de empréstimos e devoluções, mesmo que você tome emprestado de novo depois (folio, parágrafos 1.82 e 1.86). A exceção do empréstimo depende da devolução em até um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito; Empréstimos de acionista trata dessa regra. Devolver o principal por meio de salário não apaga um benefício de juros tributável em um empréstimo de acionista com juros baixos ou sem juros pelo tempo em que esteve em aberto, mesmo dentro dessa janela (Income Tax Act, s. 80.4(2)); Empréstimos de acionista trata dos juros e do informe. Para registrar os lançamentos, veja a conta de empréstimo de acionista.

O T4 de qual ano informa o salário?

O T4 do ano-calendário em que o salário é pago, seja quando for que foi ganho (RC4120). Pagar salário agora não move uma retirada anterior para o T4 deste ano. Se uma retirada anterior era de fato pagamento, ela devia ser informada no ano em que foi paga, e se é preciso um informe de ano anterior depende dos fatos; veja Informes T4 e T5 atrasados.

O T4 e o resumo vencem o último dia de fevereiro seguinte ao ano-calendário a que os informes se referem (RC4120). Um informe é exigido quando CPP, EI ou imposto de renda tinham de ser descontados, ou quando a remuneração passa de $500. Para um informe atrasado, veja Informes T4 e T5 atrasados. O salário é renda de emprego na sua própria declaração do mesmo ano-calendário. Para emprego em Quebec, o empregador também entrega à Revenu Québec os informes RL-1 e o resumo do RL-1, geralmente até o último dia de fevereiro do ano seguinte (Revenu Québec: guia do informe RL-1).

Quando a corporação deduz o salário, e o que é a regra dos 180 dias?

A dedução entra no ano fiscal da corporação, não no ano-calendário do T4, e só na medida em que o salário foi razoável nas circunstâncias (Income Tax Act, s. 67). Um salário ainda não pago 180 dias depois do fim do ano fiscal em que foi incorrido é tratado como incorrido no ano em que é pago (Income Tax Act, s. 78(4)).

Os 180 dias contam a partir do fim do exercício da corporação, não da data em que você retirou o dinheiro. A seção 78(4) se aplica apenas a um pagamento que já era despesa do ano anterior desde o início. Se um pagamento acertado depois do fim do exercício foi incorrido nesse ano depende dos fatos, inclusive do que a corporação havia combinado ou resolvido até o fim do exercício; o texto da lei não resolve isso para um caso específico. Se o objetivo é reduzir a renda da corporação até o limite de pequena empresa, veja Bônus até o limite de pequena empresa.

Posso escolher o valor e a frequência do meu pagamento?

Sim, dentro de limites. A corporação define o valor, que só é dedutível na medida em que for razoável, e o período de pagamento; as tabelas da CRA seguem o período de pagamento que o pagador usa (T4001). Cada pagamento traz descontos e um recolhimento.

Um novo empregador que atende a essas condições recolhe por trimestre, a menos que a CRA diga o contrário no seu extrato de conta (CRA: como e quando recolher). Em caso de dúvida, o guia do empregador manda recolher por mês até a CRA confirmar o recolhimento trimestral (T4001). O valor mensal de retenção é o total de todos os recolhimentos exigidos em um mês-calendário, então um salário de regularização alto pode levar um mês acima do limite, e um novo empregador que deixa de se qualificar passa a recolher no regime regular a partir do trimestre-calendário seguinte (CRA: tipos de recolhimento). O resumo da CRA cita só a conformidade da folha de pagamento e do GST/HST; o regulamento também exige que toda outra declaração devida conforme o Income Tax Act tenha sido entregue no prazo (Income Tax Regulations, s. 108(1.4)), então um T2 em atraso pode significar que a corporação não se qualifica. Uma data de vencimento em fim de semana ou feriado da CRA passa para o próximo dia útil.

Que multas se aplicam se os descontos não foram feitos ou foram recolhidos com atraso?

A corporação pode enfrentar uma multa por não descontar, uma multa por recolhimentos atrasados ou não feitos, e juros.

A CRA também cobra juros sobre valores não descontados ou não recolhidos (s. 227(8.3) e (9.2)), e os administradores da corporação na época podem responder pessoalmente, junto com ela, pelos valores não descontados ou não recolhidos, sujeitos a uma defesa de diligência devida; nenhuma ação contra um administrador pode começar depois de dois anos após a última vez em que a pessoa deixou de ser administradora (s. 227.1). Os passos dia a dia, os juros, o alívio de multas, a divulgação voluntária, a responsabilidade do administrador e como se regularizar estão em Recolhimento atrasado da folha de pagamento.

Se a corporação deixa de descontar o CPP e o EI, a CRA lança tanto a parte do empregador quanto a do empregado, mesmo quando o empregado não pode ser obrigado a reembolsá-la (T4001). O risco é maior quando as retiradas passadas eram de fato pagamento e nenhuma folha de pagamento foi feita: o dever de descontar se liga ao pagamento do salário, então esses pagamentos podem cair nestas regras, e não nas regras de empréstimo de acionista.

Um dividendo é uma solução mais simples?

Às vezes, mas é um pagamento diferente. Um dividendo é uma distribuição sobre ações, não um pagamento por trabalho. Ele é informado em um T5, não em um T4 (guia do T5).

Um dividendo ainda precisa ser declarado e pago de forma regular, e a corporação precisa ter condições de pagá-lo; Como declarar e pagar um dividendo trata disso. Um dividendo aplicado contra um empréstimo também conta como devolução, segundo o folio. Salário e dividendos são tributados de forma diferente e afetam de forma diferente o espaço de CPP e de RRSP (plano canadense de poupança para aposentadoria): compare-os em Salário ou dividendos.

E se há vários anos de retiradas, um saldo antigo ou um T2 não entregue?

Um único pagamento de salário raramente resolve. As retiradas de cada ano podem ter o próprio prazo de devolução, e um T2 não entregue significa que as obrigações da própria corporação também estão atrasadas. Uma ordem comum é:

1. Reconstrua o razão do acionista, ano a ano, a partir dos extratos bancários.
2. Decida, para cada ano, o que o dinheiro foi e se o prazo de devolução dele já passou.
3. Monte a folha de pagamento e decida o valor e o método do salário.
4. Entregue o T2, o T4 e os recolhimentos que faltam.

A ordem certa depende de quais anos estão em aberto e de a CRA ter enviado avisos. Veja Como regularizar declarações corporativas não entregues para as entregas, e Empréstimos de acionista para os anos em que o empréstimo pode já ter sido tributado.

Exemplo

Apenas ilustrativo; todos os valores são em dólares canadenses. Os valores retidos são números supostos, não um cálculo de folha de pagamento. O imposto realmente retido sobre um pagamento grande depende do método da folha, então o bruto necessário para deixar um líquido determinado pode ser maior que o mostrado. Qualquer benefício tributável separado de juros de empréstimo está fora destes valores.

C$48.000 retirados, sem conta de folha de pagamento

Uma corporação de consultoria com fim do exercício em 31 de dezembro retirou C$48.000 para o proprietário durante o ano. Suponha que o dinheiro era um empréstimo genuíno, que o pagamento do proprietário não é segurável pelo EI e que a compensação está documentada como devolução. Em dezembro, ela abre uma conta de folha de pagamento e paga C$60.000 de salário bruto em uma folha mensal. As retenções supostas são C$12.000, então o pagamento líquido é C$48.000, que a corporação aplica por escrito contra o saldo. A parte do CPP da própria corporação é cerca de C$3.550 (5,95% do pagamento acima da isenção básica de um mês, C$291,66), então ela recolhe cerca de C$15.550. Esse recolhimento fica muito acima do limite trimestral de novo empregador; a CRA passa um empregador assim para o recolhimento mensal a partir do trimestre-calendário seguinte, e para uma folha de dezembro a data de vencimento é 15 de janeiro nos dois casos. O T4 mostra C$60.000 para esse ano-calendário. Se tivesse pago apenas C$48.000 brutos, retenções supostas de C$10.000 deixariam C$38.000 líquidos e C$10.000 ainda devidos. Se as retiradas tivessem sido adiantamentos de salário, os descontos eram devidos a cada pagamento, e as multas acima poderiam se aplicar.

C$30.000 retirados no ano passado

O proprietário da mesma corporação retirou C$30.000 no Ano 1 como empréstimo genuíno, e a corporação inicia a folha de pagamento no Ano 2. O T4 do Ano 2 mostra apenas o pagamento do Ano 2. A retirada do Ano 1 continua sendo um empréstimo até ser devolvida. Com fim do exercício em 31 de dezembro, o prazo de um ano para um empréstimo do Ano 1 é 31 de dezembro do Ano 2; o pagamento líquido aplicado antes disso pode cumpri-lo se a compensação estiver documentada como devolução, e o restante é tratado em Empréstimos de acionista.

C$5.000 por mês a partir do mês que vem

O proprietário decide retirar C$5.000 por mês como salário a partir do mês que vem. A corporação faz a folha de pagamento todo mês. Suponha retenções mensais de C$700 de imposto de renda e C$280 de CPP do empregado, mais C$280 de CPP correspondente da corporação (EI deixado de fora): cerca de C$1.260 por mês, acima do limite trimestral de novo empregador. A CRA então trata a corporação como recolhedora no regime regular a partir do trimestre-calendário seguinte, com recolhimento até o dia 15 do mês seguinte. Nenhuma retirada passada é renomeada; o saldo é tratado separadamente.

E no seu caso?

• O fechamento do exercício mostra retiradas grandes e não existe conta de folha de pagamento, ou você não sabe dizer se o dinheiro era empréstimo ou pagamento: o valor do salário, como ele é pago e informado, o que a corporação deve à CRA e se multas por desconto atrasado se aplicam dependem dos seus registros. Leve-os à ajuda em impostos de corporações.
• O saldo tem mais de um ano depois do fim do exercício da corporação: o empréstimo pode já ter sido tributável; veja Empréstimos de acionista.
• O T2 ou as declarações da folha de pagamento da corporação nunca foram entregues: veja Como regularizar declarações corporativas não entregues.
• Você deixou de fazer recolhimentos ou pagou com atraso, ou a CRA escreveu à corporação sobre a folha de pagamento: veja Recolhimento atrasado da folha de pagamento; se o alívio ou a divulgação voluntária ainda está aberto depende do que a CRA já enviou, então leve as cartas à ajuda em impostos de corporações.
• Você é a única pessoa na folha de pagamento, ou a dúvida é sobre o EI: veja Folha de pagamento só do proprietário.
• Mais de um acionista retirou dinheiro, ou um familiar está na folha de pagamento: veja Acionistas que retiram valores diferentes e Como pagar familiares.
• A corporação fica em Quebec, ou o proprietário ou um acionista mora fora do Canadá: leve os fatos à ajuda em impostos de corporações ou, quando dois países estão envolvidos, à ajuda em impostos entre países.
• Você está planejando o pagamento no primeiro ano: veja Como se pagar no primeiro ano.
• O razão do acionista e os lançamentos da folha de pagamento precisam ser reconstruídos: veja Como registrar uma folha de pagamento e a ajuda em escrituração contábil.