US-Sales-Tax auf Software und SaaS aus Kanada

Muss ich US-Sales-Tax auf SaaS berechnen, die ich aus Kanada verkaufe?

Die USA haben keine Sales Tax auf Bundesebene (State Department). Berechnen Sie Steuer eines Bundesstaates oder einer Gemeinde nur dort, wo der Verkauf steuerpflichtig ist und Ihre Kapitalgesellschaft zum Steuereinzug verpflichtet ist. Prüfen Sie den Bundesstaat des Kunden, das Produkt und den Registrierungstest. Zur Frage von kanadischem Status und Steuerabkommen lesen Sie ausländische Verkäufer und US-Sales-Tax.

Regeln geprüft am 29. September 2026. Kalifornien hat eine Änderung veröffentlicht, nach der digitale Produkte ab dem 1. Januar 2027 in der Regel steuerpflichtig sind, einschließlich Fernzugriff. Die Tabelle ist eine Auswahl.

Nach dem Überschreiten einer neuen Schwelle beginnt Texas den Steuereinzug spätestens der erste Tag des vierten Monats nach dem Monat des Überschreitens der Schwelle (Comptroller). New York verlangt die Registrierung innerhalb von 30 Tage nach Erfüllung der Tests und den Steuereinzug 20 Tage nach Ablauf der Registrierungsfrist (Tax Law; Registrierung). Washington beginnt am ersten Tag des Monats, der mindestens 30 Tage nach dem Überschreiten beginnt (DOR). Zu weiteren Bundesstaaten und Regeln zur Präsenz lesen Sie wann Sie Sales Tax einziehen müssen.

Zählen SaaS-Verkäufe für die Umsatzschwelle eines Bundesstaates mit?

SaaS-Verkäufe können mitzählen, auch wenn eine Rechnung steuerfrei ist. Texas zählt steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Einnahmen aus körperlichen Gegenständen und Leistungen in Texas, einschließlich Verkäufen zum Wiederverkauf, Verkäufen an steuerbefreite Kunden und Marktplatzverkäufen (Texas Comptroller).

In New York zählt Standardsoftware mit Fernzugriff als körperlicher Gegenstand. Ein Abonnement, das auf Berichte ausgerichtet ist, kann stattdessen ein Informationsdienst sein (Bulletin; Stellungnahme). Zählen Sie Rechnungen, Verträge und steuerfreie Verkäufe, nicht Nutzerplätze (Tax Department). Washington zählt steuerfreie Einnahmen und Marktplatzeinnahmen mit (DOR). Der Test für Remote-Verkäufer in Kalifornien stützt sich auf Verkäufe körperlicher Gegenstände (CDTFA).

Welcher Bundesstaat erhält die Steuer, wenn Nutzer in mehreren Bundesstaaten arbeiten?

Maßgeblich ist, wo der Kunde die Software erhält oder nutzt, so wie jeder Bundesstaat es definiert. Der kanadische Serverstandort oder die Rechnungsadresse allein kann in die Irre führen. New York ordnet Software mit Fernzugriff dem Ort zu, an dem der Käufer sie nutzt oder ihre Nutzung steuert, und besteuert nur die Einnahmen, die auf Nutzer in New York entfallen (New York Tax Department).

Washington ordnet Software mit Fernzugriff dem Ort zu, an dem der Käufer sie erhält, und wendet bei unbekanntem Ort seine Rangfolge der Adressen an. Schätzen Sie keine Aufteilung nach Nutzern. Individualsoftware kann anhand des Rechnungsdatums nach einer angemessenen, mit dem Käufer vereinbarten Methode auf bekannte Empfangsorte verteilt werden (DOR; Leitlinie zu Individualsoftware). Ein berechtigter Käufer kann eine Bescheinigung über die Nutzung an mehreren Orten abgeben und die Use Tax in Washington aufteilen. Ein Käufer in Texas, der Datenverarbeitung an Geschäftsstandorten in mehreren Bundesstaaten nutzt, kann eine Bescheinigung über die Nutzung in mehreren Bundesstaaten abgeben und seinen Anteil in Texas melden (Texas-Regel). Fragen Sie nach den Standorten und bewahren Sie die Bescheinigungen auf.

Kann ein Geschäftskunde eine Befreiungsbescheinigung vorlegen oder nur für einen Teil Steuer zahlen?

Ein Kauf durch ein Unternehmen ist nicht automatisch steuerfrei. Ein Käufer in New York, der eine qualifizierende Nutzung für Produktion oder Forschung geltend macht, übergibt dem Verkäufer ein unterschriebenes Form ST-121. Die gewöhnliche betriebliche Nutzung von Standardsoftware ist steuerpflichtig (New York Tax Department).

Die Bescheinigung von Texas über die Nutzung in mehreren Bundesstaaten setzt eine Nutzung an Geschäftsstandorten des Käufers in mehreren Bundesstaaten voraus (Texas-Regel). Der Käufer in Washington unterschreibt Form 27-0050 für eine gleichzeitige Nutzung innerhalb und außerhalb des Bundesstaates. Die Befreiung für betriebliche Zwecke gilt für digitale Waren, nicht für Software mit Fernzugriff oder automatisierte digitale Leistungen. Bewahren Sie die Bescheinigung auf, bevor Sie die Steuer weglassen.

Werden Individualsoftware, Support und gebündelte Leistungen unterschiedlich besteuert?

Ja. New York befreit Software, die für einen einzelnen Käufer entwickelt wurde, sowie angemessene, gesondert ausgewiesene individuelle Anpassungen in der Regel von der Steuer. Schulung, Fehlerbehebung und Wartung, die mit steuerpflichtiger Standardsoftware verkauft werden, brauchen angemessene gesonderte Entgelte, um steuerfrei zu bleiben. Ein gemischter Wartungsvertrag mit steuerpflichtigen Upgrades braucht gesonderte Entgelte in Vertrag und Rechnung (New York Tax Department).

Washington besteuert Individualsoftware und Anpassungen, einschließlich Fernzugriff, und nennt Helpdesk und Netzwerk-Support unter den neu steuerpflichtigen Leistungen. Es laufen Gerichtsverfahren. Betroffene Verkäufer müssen nach der geltenden Leitlinie Steuer einziehen (Washington DOR; neue Leistungen). Die Erleichterung für die Nutzung in mehreren Bundesstaaten kann lizenzierte Individualsoftware erfassen, doch ein nicht aufgeschlüsseltes Bündel kann sie zunichtemachen (Übergangsleitlinie). Texas behandelt eine eigenständige, angemessene, gesondert berechnete nicht steuerpflichtige Leistung getrennt. Ein Bündel kann mehr steuerpflichtig machen (Comptroller).

Was gilt, wenn ein App-Marktplatz die Software für uns verkauft?

Klären Sie, ob der Marktplatz bei jedem Verkauf in einem Bundesstaat rechtlich die Steuer einzieht, und bewahren Sie seine schriftliche Bestätigung oder einen anderen Nachweis auf. Texas erklärt, dass ein Verkäufer, der nur über einen zertifizierten Marktplatz verkauft, in diesem Fall keine Genehmigung für Texas braucht. Die Marktplatzeinnahmen zählen aber weiterhin für die Schwelle des Verkäufers bei direkten Verkäufen (Texas Comptroller).

Washington kann die Registrierung des Verkäufers und die Meldung der Business and Occupation Tax auch dann verlangen, wenn der Marktplatz die Einzelhandels-Sales-Tax einzieht und der Test für die Einnahmen erfüllt ist. New York erklärt ebenfalls, dass ein Marktplatzverkäufer, der die Registrierungsvoraussetzungen selbst erfüllt, sich registrieren und Erklärungen einreichen muss (Washington DOR; New York Tax Department). Klären Sie, wer dem Käufer die Rechnung stellt und welche Verkäufe direkt laufen, bevor Sie annehmen, dass der Marktplatz alles erledigt.

Was sollten wir vor der ersten steuerpflichtigen Rechnung einrichten?

Richten Sie den Steuereinzug in jedem Bundesstaat ein, in dem Ihre Kapitalgesellschaft dazu verpflichtet ist, bevor Sie Steuer berechnen. Arbeiten Sie mit einer kurzen Dokumentation für jedes Produkt und jeden Bundesstaat:

1. Beschreiben Sie, was der Kunde erhält: Zugang zu Standardsoftware, einen Download, Individualarbeit, Support oder ein Bündel. Bewahren Sie den Vertrag und eine Musterrechnung auf.
2. Gesamte Einnahmen und Transaktionen im Bundesstaat für dessen Referenzzeitraum, einschließlich der Marktplatzverkäufe und steuerfreien Verkäufe, die der Bundesstaat mitzählt.
3. Halten Sie Standorte von Käufern und Nutzern, eine nachvollziehbare Aufteilungsmethode und alle gültigen Befreiungs- oder Wiederverkaufsbescheinigungen fest.
4. Registrieren Sie sich, richten Sie die Steuer ein und testen Sie eine Rechnung. Remote-Verkäufer in Texas können im Genehmigungsantrag einen einheitlichen örtlichen Use-Tax-Satz wählen. Ein Vertreter oder Beauftragter eines bestehenden Verkäufers reicht Form 01-799 ein, wirksam ab Beginn eines Meldezeitraums. Zu wenig eingezogene Steuer, Zinsen und Strafzuschläge können den Verkäufer treffen (Comptroller).

Auch Personen, die eingezogene Steuer verwalten, können haften. Texas kann eine Person veranlagen, die über die Zahlung entscheidet und die Abführung vorsätzlich unterlässt (Tax Code §111.016). New York kann zur Abführung verpflichtete Amtsträger (Officers) veranlagen (Tax Law §1131). In Washington kann ein Präsident oder Schatzmeister nach einem Vollstreckungsbescheid (Tax Warrant) und bei Insolvenz oder Schließung die Steuer schulden, die in dieser Funktion angefallen ist (RCW 82.32.145).

Nach der Registrierung behandelt Sales-Tax-Erklärungen einreichen die laufenden Meldungen und Zahlungen.

Beispiel

SaaS-Verkäufer aus Toronto mit Abonnements in Texas

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar: Eine Kapitalgesellschaft aus Toronto verkauft in den vorangegangenen 12 Kalendermonaten SaaS-Abonnements in Texas für US$600.000, direkt und ohne weitere Präsenz in Texas. Sie überschreitet die Safe-Harbor-Grenze von Texas und registriert sich. Gilt ihre SaaS als Datenverarbeitung, sind US$800 einer Rechnung über US$1.000 die Bemessungsgrundlage für die Steuer des Bundesstaates und der Gemeinde.

Nutzer aus New York und Downloads nach Kalifornien

Nur zur Veranschaulichung, in US-Dollar: Die Kapitalgesellschaft hat US$600.000 Einnahmen aus Software mit Fernzugriff, die auf Nutzer in New York entfallen, aus 120 Rechnungen in den vorangegangenen vier Quartalen der Sales Tax. Sie überschreitet beide Tests und zieht auf diesen Anteil Steuer ein. Ihre Kunden in Kalifornien kaufen nur elektronische Downloads ohne körperliche Kopie. Diese Verkäufe sind dort bis einschließlich 2026 in der Regel nicht besteuert. Vor späteren Rechnungen prüft sie die kalifornische Regel für 2027.

Verkäufe nur über einen App-Marktplatz

Die Kapitalgesellschaft verkauft nur über einen Marktplatz, der den Steuereinzug in Texas bestätigt. Sie bewahrt die Bestätigung auf und nutzt die Regel von Texas für Verkäufe nur über Marktplätze. Die Registrierung in New York und die Meldung in Washington prüft sie getrennt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind unsicher, ob kanadischer Status oder Steuerabkommen den Steuereinzug ändern: lesen Sie ausländische Verkäufer und US-Sales-Tax.
• Sie müssen weitere Bundesstaaten oder andere Arten von Präsenz prüfen: lesen Sie wann Sie Sales Tax einziehen müssen.
• Sie haben bereits Genehmigungen oder bei früheren Verkäufen keine Steuer eingezogen: lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen oder Nachholen nicht eingezogener Sales Tax.
• Sie brauchen auch die kanadische Steuerbehandlung: lesen Sie GST/HST an US-Kunden berechnen.
• Ihre kanadische Kapitalgesellschaft hat möglicherweise US-Einkommensteuererklärungen, oder ein Bundesstaat hat ein Schreiben zur Einkommensteuer geschickt: lesen Sie US-Steuererklärungen kanadischer Kapitalgesellschaften oder Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten.
• Mehrere Bundesstaaten, gemischte Produkte oder Nutzer in mehreren Bundesstaaten machen die Aufteilung wesentlich: sammeln Sie Verträge, Rechnungen, Verkäufe nach Bundesstaat, Nutzerstandorte und Marktplatzberichte für Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.