Impuesto sobre ventas de EE. UU.: software y SaaS desde Canadá

¿Debo cobrar el impuesto sobre las ventas de EE. UU. por un SaaS vendido desde Canadá?

EE. UU. no tiene un impuesto federal sobre las ventas (Departamento de Estado). Cobre el impuesto estatal o local solo donde la venta sea gravable y su corporación tenga la obligación de cobrar. Revise el estado del cliente, el producto y la prueba de registro. Consulte vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas de EE. UU. para el tema de la condición de vendedor canadiense y el tratado.

Reglas verificadas el 29 de septiembre de 2026. California ha publicado un cambio por el cual los productos digitales, incluido el acceso remoto, serán en general gravables a partir del 1 de enero de 2027. La tabla es selectiva.

Después de cruzar un nuevo umbral, Texas exige comenzar a cobrar a más tardar el primer día del cuarto mes después del mes en que se cruzó el umbral (Comptroller); Nueva York exige registrarse dentro de 30 días después de cumplirse las pruebas y cobrar 20 días después de la fecha límite de registro (Ley Tributaria; registro); Washington exige comenzar el primer día del mes que comienza al menos 30 días después de cruzar el umbral (DOR). Consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas para otros estados y las reglas de presencia.

¿Las ventas de SaaS cuentan para el umbral de ventas de un estado?

Las ventas de SaaS pueden contar aunque la factura esté exenta. Texas cuenta los ingresos de propiedad y servicios en Texas, gravables y no gravables, incluidas las ventas para reventa, a clientes exentos y por marketplaces (Texas Comptroller).

En Nueva York, el software preescrito vendido a distancia cuenta como propiedad tangible; una suscripción centrada en informes puede ser, en cambio, un servicio de información (boletín; opinión). Cuente facturas, contratos y ventas exentas, no usuarios con licencia (Departamento de Impuestos). Washington cuenta los ingresos exentos y los de marketplaces (DOR); la prueba remota de California usa las ventas de propiedad tangible (CDTFA).

¿Qué estado recibe el impuesto cuando los usuarios trabajan en varios estados?

Use el lugar donde el cliente recibe o usa el software, según lo defina cada estado; el servidor en Canadá o la dirección de facturación por sí solos pueden inducir a error. Nueva York asigna el software remoto al lugar donde el comprador lo usa o dirige su uso, y grava solo los ingresos atribuibles a los usuarios en Nueva York (Departamento de Impuestos de Nueva York).

Washington asigna el software remoto al lugar donde el comprador lo recibe y, si no se conoce, sigue su jerarquía de direcciones; no estime una división por usuarios. El software a la medida puede asignarse a los lugares de recepción conocidos mediante un método razonable acordado con el comprador, según la fecha de la factura (DOR; guía sobre software a la medida). Un comprador que califique puede entregar un certificado de múltiples puntos de uso y prorratear el impuesto sobre el uso de Washington. Un comprador de Texas que usa el procesamiento de datos en locales comerciales de varios estados puede entregar un certificado de uso en varios estados y reportar su parte de Texas (regla de Texas). Pida las ubicaciones y conserve los certificados.

¿Un cliente empresarial puede entregar un certificado de exención o pagar el impuesto solo sobre una parte?

Una compra empresarial no está exenta de forma automática. Un comprador de Nueva York que reclama un uso de producción o investigación que califique entrega al vendedor el Form ST-121 firmado; el uso empresarial ordinario de software preescrito es gravable (Departamento de Impuestos de Nueva York).

El certificado de uso en varios estados de Texas exige que el comprador use el servicio en locales comerciales de varios estados (regla de Texas). En Washington, el comprador firma el Form 27-0050 para el uso simultáneo dentro y fuera del estado; su exención por propósito comercial cubre los bienes digitales, no el software remoto ni los servicios digitales automatizados. Conserve el certificado antes de dejar de cobrar el impuesto.

¿El software a la medida, el soporte y los servicios agrupados reciben un trato distinto?

Sí. Nueva York, en general, exime el software desarrollado para un solo comprador y las modificaciones a la medida razonables que se facturen por separado. La capacitación, la resolución de problemas y el mantenimiento vendidos junto con software preescrito gravable necesitan cargos separados y razonables para seguir exentos; un contrato de mantenimiento mixto que incluye actualizaciones gravables necesita cargos separados en el contrato y en la factura (Departamento de Impuestos de Nueva York).

Washington grava el software a la medida y su personalización, incluido el acceso remoto, y enumera el soporte técnico y el soporte de redes entre los servicios que ahora son gravables. Hay litigios en curso; los vendedores afectados deben cobrar según la guía vigente (Washington DOR; nuevos servicios). Su régimen especial de uso en varios estados puede cubrir el software a la medida con licencia, pero un paquete sin desglose puede anularlo (guía provisional). Texas, por su parte, da trato aparte a un servicio no gravable que sea distinto, razonable y se facture por separado; un paquete puede hacer que más cargos sean gravables (Comptroller).

¿Qué pasa si un marketplace de aplicaciones vende el software por nosotros?

Confirme si el marketplace cobra legalmente el impuesto en cada venta estatal y conserve su certificación por escrito u otra prueba. Texas indica que un vendedor que usa solo un marketplace certificado que cobra el impuesto no necesita un permiso de Texas bajo ese esquema, aunque los ingresos del marketplace siguen contando para el umbral del vendedor respecto de cualquier venta directa (Texas Comptroller).

Washington aún puede exigir el registro del vendedor y el reporte del impuesto sobre negocios y ocupaciones cuando se cumple su prueba de ingresos, aunque el marketplace cobre el impuesto sobre las ventas al detalle. Nueva York también indica que un vendedor de marketplace que cumple por su cuenta los requisitos de registro debe registrarse y presentar declaraciones (Washington DOR; Departamento de Impuestos de Nueva York). Identifique quién factura al comprador y cuáles ventas son directas antes de suponer que el marketplace se encarga de todo.

¿Qué debemos preparar antes de la primera factura gravable?

Configure el cobro en cada estado donde su corporación tenga la obligación, antes de cobrar el impuesto. Trabaje con un registro breve para cada producto y estado:

1. Describa lo que recibe el cliente: acceso preescrito, una descarga, trabajo a la medida, soporte o un paquete. Conserve el contrato y una factura de muestra.
2. Ingresos y transacciones totales del estado durante el período de referencia de ese estado, incluidas las ventas por marketplaces y las exentas que ese estado cuenta.
3. Registre las ubicaciones de compradores y usuarios, un método de asignación justificable y cualquier certificado de exención o de reventa válido.
4. Regístrese, configure el impuesto y pruebe una factura. Los vendedores remotos de Texas pueden elegir una tasa local única del impuesto sobre el uso en la solicitud de su permiso; un ejecutivo o agente de un vendedor ya existente presenta el Form 01-799, que entra en vigor al inicio de un período de reporte. El impuesto cobrado de menos, los intereses y las multas pueden recaer sobre el vendedor (Comptroller).

Las personas que manejan el impuesto cobrado también pueden ser responsables: Texas puede imputar el impuesto a la persona que controla el pago y deja de remitirlo de forma intencional (Código Tributario §111.016); Nueva York puede imputar el impuesto a los ejecutivos obligados por ley (Ley Tributaria §1131). En Washington, tras una orden de cobro (tax warrant) y la insolvencia o el cierre, un presidente o tesorero puede deber el impuesto devengado durante su cargo (RCW 82.32.145).

Después del registro, presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas explica los reportes y pagos continuos.

Ejemplo

Vendedor de SaaS de Toronto con suscripciones en Texas

Dólares de EE. UU. solo con fines ilustrativos: una corporación de Toronto vende US$600,000 en suscripciones de SaaS en Texas durante los 12 meses calendario anteriores, de forma directa y sin otra presencia en Texas. Supera el límite de protección de Texas y se registra. Si su SaaS es procesamiento de datos, US$800 de una factura de US$1,000 son la base gravable para el impuesto estatal y local.

Usuarios en Nueva York y descargas en California

Dólares de EE. UU. solo con fines ilustrativos: la corporación tiene US$600,000 de ingresos por software remoto atribuibles a usuarios de Nueva York en 120 facturas durante los cuatro trimestres anteriores del impuesto sobre las ventas. Supera ambas pruebas y cobra el impuesto sobre esa parte. Sus clientes de California compran solo descargas electrónicas, sin copia física; en general, esas ventas no están gravadas allí hasta fines de 2026. Antes de emitir facturas posteriores, revisa la regla de California para 2027.

Ventas solo a través de un marketplace de aplicaciones

La corporación vende solo a través de un marketplace que certifica el cobro del impuesto de Texas. Conserva la certificación y aplica la regla de permiso de Texas para ventas solo por marketplace. Revisa por separado el registro en Nueva York y el reporte en Washington.

¿Su caso es distinto?

• No sabe si su estatus canadiense o el tratado cambian la obligación de cobrar: consulte vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas de EE. UU..
• Necesita evaluar otros estados u otros tipos de presencia: consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Ya tiene permisos o se le pasaron ventas anteriores: consulte presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas o cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• También necesita el tratamiento fiscal en Canadá: consulte cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..
• Su corporación canadiense podría tener declaraciones de impuesto sobre la renta en EE. UU., o un estado le envió una carta sobre el impuesto sobre la renta: consulte declaraciones de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense o impuesto sobre la renta empresarial en otros estados.
• Varios estados, productos mixtos o usuarios en varios estados hacen que la forma de asignar el impuesto cambie el resultado: reúna contratos, facturas, ventas por estado, ubicaciones de usuarios e informes de marketplaces para obtener ayuda fiscal transfronteriza.