Start-up: Buchhalter oder CPA? Fragen vor der Einstellung

Brauchen wir einen Buchhalter, einen CPA für Start-ups oder beides?

Die meisten Start-ups mit Risikokapital brauchen beides: einen Buchhalter, der jeden Monat alle Transaktionen verbucht, und einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt, der Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) erstellt und unterschreibt und die Gesellschaft gegenüber dem IRS vertreten kann. Ein Buchhalter führt die Bücher; nur diese drei Qualifikationen haben unbeschränkte Vertretungsrechte beim IRS, auch bei Prüfungen, Vollstreckung und Einspruchsverfahren. Eine Kanzlei kann beide Aufgaben übernehmen, es bleiben aber zwei getrennte Aufgaben.

Einfach ist der Fall eines Start-ups nicht mehr, wenn es Lohnabrechnung in mehr als einem Bundesstaat hat, vorzeitig ausgeübte oder gesetzlich begünstigte Aktienoptionen, eine Forschungssteuergutschrift, die es wählen muss, einen Gründer oder Eigentümer außerhalb der USA oder versäumte Einreichungen in Delaware oder beim IRS. Für einige dieser Entscheidungen gelten Fristen, die sich später nicht mehr beheben lassen, etwa bei der Wahl der Forschungssteuergutschrift auf Lohnsteuern weiter unten.

Legen Sie vor dem ersten Gespräch bereit: die zuletzt eingereichte Form 1120, alle Schreiben und Jahresberichte aus Delaware, die Beteiligungsübersicht, die SAFE- und Darlehensverträge, die 83(b)-Kopien der Gründer, die Lohnberichte und Lesezugriff auf die Bank- und Lohnabrechnungskonten.

Zu den Gebühren siehe was Buchhaltung für Start-ups kostet. Wenn Sie die Buchhaltung selbst führen wollen, siehe Buchhaltung selbst machen oder Buchhalter einstellen.

Wer kann unsere Form 1120 erstellen und uns gegenüber dem IRS vertreten?

Jeder, der gegen Bezahlung eine US-Bundessteuererklärung erstellt, braucht eine Preparer Tax Identification Number (PTIN), aber nur CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte können die Gesellschaft in allen Angelegenheiten beim IRS vertreten. Circular 230 nennt, wer vor dem IRS auftreten darf; die Rechte je Qualifikation fasst der IRS auf seiner Seite zu den Qualifikationen zusammen.

Ein bezahlter Ersteller muss die Erklärung unterschreiben und seine PTIN darin eintragen; trotzdem bleibt die Gesellschaft für jede Angabe in der Erklärung verantwortlich (IRS Topic 254). Wählen Sie jemanden, der auch dann noch erreichbar ist, wenn die Erklärung geprüft wird.

Wie prüfen wir die Lizenz eines CPA und die PTIN eines Erstellers?

Prüfen Sie die Lizenz eines CPA bei der Aufsichtsbehörde (Board of Accountancy) des Bundesstaates, der sie erteilt hat; jedes Board führt sein eigenes öffentliches Register. Für PTINs und bundesweite Qualifikationen führt der IRS ein Verzeichnis von Erstellern mit Qualifikation, in dem CPAs, Enrolled Agents und Rechtsanwälte mit gültiger PTIN stehen. Ein Ersteller, der im Verzeichnis fehlt, kann trotzdem eine gültige PTIN haben. Fragen Sie danach, und prüfen Sie, ob sie auf der eingereichten Erklärung steht (IRS).

Fragen Sie, wessen Name die Erklärung unterschreibt. Eine Kanzlei kann zugelassen sein, während die Person, die die Arbeit macht, es nicht ist; entscheidend ist, wer unterschreibt und wer die Gesellschaft vertreten wird.

Welche Einreichungen für Start-ups sollte ein CPA für Start-ups bereits kennen?

Ein CPA für Start-ups sollte jeden der folgenden Punkte ohne Einarbeitung von Grund auf erledigen können. Fragen Sie nach denen, die auf Sie zutreffen.

Die Einzelheiten zu jedem Punkt stehen in einem eigenen Ratgeber: Franchise Tax in Delaware, US-Kosten für Softwareentwicklung, die Forschungssteuergutschrift auf Lohnsteuern und was die Gesellschaft nach der Gewährung von Optionen einreicht.

Betreut der Buchhaltungsexperte auch unseren Sitz-Bundesstaat und nicht nur die Bundessteuererklärung?

Fragen Sie direkt nach. Eine Delaware C Corporation schuldet meist dort Einkommen- oder Franchise Tax, wo sie arbeitet, einstellt oder verkauft, nicht nur in Delaware. Kalifornien erhebt zum Beispiel von jeder Kapitalgesellschaft, die dort gegründet, registriert oder tätig ist, eine Mindest-Franchise-Tax von $800, außer im ersten Steuerjahr einer neu gegründeten oder registrierten Kapitalgesellschaft (FTB). Jeder Bundesstaat, in dem ein Arbeitnehmer arbeitet, bringt außerdem Registrierung für die Lohnabrechnung und Einbehalt mit sich.

Ein Buchhaltungsexperte, der nur Bundessteuererklärungen und Erklärungen für Delaware einreicht, überlässt die Erklärung des Sitz-Bundesstaates jemand anderem. Siehe in welchen Bundesstaaten ein Unternehmen Erklärungen einreicht und den vollständigen Kalender einer Delaware C Corporation.

Was sollten wir einen Buchhaltungsexperten für Start-ups vor der Einstellung fragen?

Stellen Sie Fragen, die Umfang und Fristen festlegen, denn die meisten versäumten Einreichungen fallen zwischen zwei Dienstleister.

Was die Antworten kosten, steht in Buchhaltungskosten für Start-ups.

Welche Antworten sind Warnzeichen?

Diese Antworten sind Warnzeichen, entweder nach Hinweisen des IRS oder weil sich das Recht geändert hat.

• Eine Gebühr, die sich nach der Erstattung oder Steuergutschrift richtet. Der IRS rät, Ersteller zu meiden, die einen Prozentsatz der Erstattung berechnen (IRS Topic 254).
• Das Versprechen einer höheren Erstattung oder Steuergutschrift, als andere erzielen können. Es gilt dieselbe Warnung des IRS.
• Die Bitte, eine leere oder unfertige Erklärung zu unterschreiben. Der IRS sagt, das niemals zu tun.
• Keine PTIN auf der Erklärung oder eine nicht unterschriebene Erklärung. Beides ist bei einem bezahlten Ersteller vorgeschrieben.
• Niemand, der die Gesellschaft bei einer Prüfung oder in einer Vollstreckungsangelegenheit vertritt. Ein Ersteller ohne Qualifikation als CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt kann Vollstreckung und Einspruchsverfahren nicht übernehmen; nur ein Teilnehmer am Annual Filing Season Program kann eine Prüfung übernehmen, und nur für eine Erklärung, die er selbst erstellt und unterschrieben hat.
• Die gesamte Vergütung von US-Entwicklern wird über Jahre verteilt, ohne Section 174A zu erwähnen. Für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2024 beginnen, ist der Abzug von US-Forschungskosten der Normalfall und die Verteilung eine Wahl (Anleitung zu Form 1120).
• Alte QSBS-Grenzen für neue Aktien. Aktien, die nach dem 4. Juli 2025 ausgegeben wurden, unterliegen neueren Regeln (Ratgeber zu QSBS).
• Ein hohes Schreiben aus Delaware ungeprüft hinnehmen. Die Steuer ist der niedrigere Betrag aus zwei Methoden, und die Methode nach angenommenem Kapital zum Nennwert braucht Ihre Angaben zu Vermögen und Aktien (Delaware).

Form 8821 oder Form 2848: Welchen Zugang braucht der Buchhaltungsexperte?

Mit Form 8821 kann der Buchhaltungsexperte die IRS-Daten der Gesellschaft einsehen; mit Form 2848 kann ein berechtigter Vertreter für die Gesellschaft handeln. Ein Bevollmächtigter nach Form 8821 kann nicht für die Gesellschaft sprechen, ihre Position vertreten oder Verzichtserklärungen unterschreiben (Anleitung zu Form 8821). Ein Vertreter nach Form 2848 muss berechtigt sein, vor dem IRS aufzutreten, und kann auch die Informationen der Gesellschaft erhalten (IRS).

Verwenden Sie Form 8821 für einen Buchhalter oder für einen Buchhaltungsexperten, der nur Auszüge braucht. Verwenden Sie Form 2848 für den CPA oder Enrolled Agent, der Schreiben beantwortet oder eine Prüfung betreut. Wie Sie den Zugang eines früheren Buchhaltungsexperten entfernen, steht in Buchhaltungsexperten wechseln.

Wann brauchen wir einen Controller oder CFO statt mehr Buchhaltungsstunden?

Keine Steuerregel entscheidet das; es hängt davon ab, was Board und Investoren brauchen. Sobald Investoren einen monatlichen Abschluss nach der periodengerechten Methode und Board-Unterlagen erwarten, ist die Arbeit auf Controller-Niveau, im Haus oder ausgelagert, und eine CPA-Kanzlei bleibt für die Erklärungen zuständig. Siehe monatliche Finanzberichte für Investoren und das Board und vor einer Finanzierungsrunde Bücher bereinigen.

• Ein Fractional CFO (CFO in Teilzeit) übernimmt Budgets, Modelle und Unterstützung bei der Kapitalbeschaffung; er ersetzt den Ersteller der Steuererklärung nicht.
• Eine Abschlussprüfung (Audit) ist ein eigener Auftrag einer unabhängigen CPA-Kanzlei, meist nur, wenn ein Lead-Investor oder ein Kreditgeber sie verlangt.
• Eine 409A-Bewertung kommt von einem Bewertungsdienstleister und nicht vom Ersteller der Steuererklärung.

Was ändert sich, wenn ein Gründer oder die Gesellschaft in Kanada oder im Ausland sitzt?

Ein ausländischer Eigentümer oder Gründer bringt Meldungen mit, die ein nur im Inland tätiger Buchhaltungsexperte vielleicht nicht betreut. Eine US-Kapitalgesellschaft mit einem ausländischen Aktionär, der 25 % oder mehr hält, ist eine meldepflichtige Gesellschaft und reicht in der Regel für jedes Jahr mit meldepflichtigen Transaktionen mit einer nahestehenden Person Form 5472 ein (Anleitung zu Form 5472); siehe was ein Ersteller für eine Gesellschaft in ausländischem Besitz braucht. Ein Gründer mit Wohnsitz in Kanada schuldet möglicherweise kanadische Steuer auf Gründeranteile, sodass die Erklärungen beider Länder zusammenpassen müssen; siehe kanadischer Mitgründer mit unverfallbar werdenden Anteilen an einem US-Start-up. Ein kanadisches Unternehmen mit Geschäft in den USA beginnt mit wann ein kanadisches Unternehmen einen grenzüberschreitenden Buchhaltungsexperten braucht.

Beispiel

Die Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Pre-Seed, zwei Gründer, kein Umsatz

Zwei Gründer gründen eine Delaware C Corporation, jeder reicht eine 83(b)-Wahl ein, und die Gesellschaft gibt $80.000 ihres eigenen Geldes für die Entwicklung aus. Sie reicht eine Form 1120 ein, einen Jahresbericht für Delaware mit Franchise Tax und eine Erklärung für den Sitz-Bundesstaat. Einige Stunden Buchhaltung im Monat genügen, und ein CPA oder Enrolled Agent unterschreibt die Erklärung. Siehe die erste Erklärung eines Start-ups ohne Umsatz.

Seed, $2.000.000 eingeworben, sechs Arbeitnehmer

Die Gesellschaft hat jetzt Lohnabrechnung in zwei Bundesstaaten, zwei Arbeitnehmer, die gesetzlich begünstigte Aktienoptionen vorzeitig ausgeübt haben, und $400.000 an Vergütung für US-Entwickler. Ihr Buchhaltungsexperte reicht Forms 3921 ein, füllt Schedules L, M-1 und M-2 aus, weil die Bilanzsumme den Schwellenwert überschritten hat, zieht die Entwicklervergütung nach Section 174A ab und wählt, weil die Gesellschaft ein begünstigtes kleines Unternehmen ist (Einnahmen unter $5 Millionen in diesem Jahr, und die ersten Einnahmen liegen höchstens fünf Jahre zurück), die Forschungssteuergutschrift auf Lohnsteuern mit einer rechtzeitigen Form 6765. Die entscheidenden Fragen: Umfasst der Auftrag beide Bundesstaaten, und wer reicht die Verlängerung ein, damit die Wahl nicht versäumt wird?

Series A, $10.000.000 eingeworben

Das Board will monatliche Berichte wenige Wochen nach Monatsende. Die Gesellschaft ergänzt Arbeit auf Controller-Niveau, im Haus oder ausgelagert, für den periodengerechten Abschluss und die Board-Unterlagen und behält eine CPA-Kanzlei für die Bundes-, Delaware- und Bundesstaatserklärungen.

Anders bei Ihnen?

• Sie vergleichen Angebote: Vergleichen Sie sie mit Buchhaltungskosten für Start-ups.
• Sie ersetzen mitten im Jahr einen Buchhaltungsexperten: Folgen Sie Buchhaltungsexperten wechseln, und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Erklärungen oder Berichte in Delaware wurden versäumt: Siehe den Kalender einer Delaware C Corporation, und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Die Bücher hängen vor einer Finanzierungsrunde hinterher: Siehe Bücher vor der Kapitalbeschaffung bereinigen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Gründer oder Eigentümer sitzt außerhalb der USA: Siehe Checkliste für den Ersteller bei einer Gesellschaft in ausländischem Besitz und Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ihr Unternehmen ist kanadisch und hat Geschäft in den USA: Siehe wann ein kanadisches Unternehmen einen grenzüberschreitenden Buchhaltungsexperten braucht.