1099-K oder 1042-S einer US-Plattform: Steuern in Kanada

Warum hat mir eine US-Plattform eine 1099-K oder 1042-S geschickt?

Eine Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) meldet Zahlungen, die für einen Verkäufer abgewickelt wurden. Eine Form 1042-S (Meldung von Quellensteuer auf Zahlungen an Ausländer) meldet in der Regel bestimmte Einkünfte aus US-Quellen, die an einen ausländischen Empfänger gezahlt wurden, und die darauf einbehaltene Steuer. Die beiden Formulare haben also unterschiedliche Zwecke.

Reicht eine Plattform eines der beiden Formulare ein, erhält der Empfänger eine Kopie, und eine weitere geht an den IRS. Eine Form 1042-S kann auch dann vorgeschrieben sein, wenn aufgrund eines Steuerabkommens oder einer anderen Befreiung keine Steuer einbehalten wurde. IRS: Form 1099-K, IRS: Anleitung zu Form 1042-S.

Was Sie mit dem Formular tun. Legen Sie es zu Ihren Verkaufsunterlagen und vergleichen Sie Feld 1a mit Ihren eigenen Verkaufs- und Auszahlungsberichten. Dass eine Zahlung auf einer Form 1099-K gemeldet wird, macht sie für sich allein nicht steuerpflichtig. Geschäftseinkünfte eines in Kanada Ansässigen sind auch dann anzugeben, wenn kein Formular eingegangen ist. IRS: Was mit Form 1099-K zu tun ist.

Schulde ich US-Steuer, wenn ich eines der beiden Formulare erhalte?

Der Erhalt einer Form 1099-K oder 1042-S belegt nicht, dass ein kanadischer Verkäufer US-Einkommensteuer schuldet.

Bei einem Verkäufer, der in den USA nicht steuerlich ansässig ist, sind drei Fragen getrennt zu prüfen: aus welcher Quelle die Einkünfte stammen, ob der Verkäufer in den USA ein Gewerbe oder Geschäft betreibt (US Trade or Business) und ob ein Steuerabkommen die daraus entstehende Steuer begrenzt. Auch wenn eine Befreiung von der US-Steuer besteht, kann trotzdem eine Pflicht zur Abgabe einer US-Steuererklärung bleiben. IRS: Publication 519.

Wann können die Einkünfte eines kanadischen Verkäufers in den USA steuerpflichtig sein?

Ob die Einkünfte eines kanadischen Verkäufers in den USA besteuert werden, hängt davon ab, was verkauft wurde und wo der Verkauf oder die Arbeit stattfindet, nicht davon, wo der Käufer oder die Plattform sitzt.

Das sind Ausgangsregeln mit Ausnahmen: Ein Verkauf, der dem US-Büro des Verkäufers zuzurechnen ist, kann das Ergebnis ändern. Bei zugekauften Waren gilt der Verkauf in der Regel dort als getätigt, wo Eigentum und Verlustrisiko auf den Käufer übergehen. IRS: Publication 519, Einkunftsquelle, 26 CFR 1.861-7(c), 26 CFR 1.863-3(c).

Die Quelle ist nur der erste Schritt. Ein Verkäufer mit einer Geschäftstätigkeit in den USA hat aus dem Warenverkauf in der Regel Gewinn aus US-Quellen, der dieser Geschäftstätigkeit zugeordnet wird (Effectively Connected). Einkünfte aus ausländischen Quellen sind dagegen in der Regel nicht zugeordnet, es sei denn, ein US-Büro ist beteiligt. Ein Verkäufer ohne Geschäftstätigkeit in den USA wird nur auf feste oder bestimmbare jährliche oder periodische Einkünfte aus US-Quellen (Fixed, Determinable, Annual or Periodical Income, FDAP), etwa Lizenzgebühren, mit dem Satz von 30 % (oder einem niedrigeren Abkommenssatz) besteuert. Nach den Einbehaltungsregeln gehören Gewinne aus dem Verkauf von Vermögen nicht zu dieser Gruppe. IRS: Publication 519, Kapitel 4, 26 CFR 1.1441-2(b)(2).

Nach Artikel VII des Steuerabkommens zwischen Kanada und den USA wird eine in Kanada nach dem Abkommen ansässige Person mit Anspruch auf Abkommensvorteile mit US-Bundessteuer auf Unternehmensgewinne in der Regel nur insoweit belastet, als diese Gewinne einer US-Betriebsstätte (Permanent Establishment) zuzurechnen sind. Artikel V erfasst feste Einrichtungen, bestimmte Vertreter und qualifizierende Dienstleistungstätigkeiten; dass kein US-Büro besteht, entscheidet die Frage also nicht. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel V und VII.

Warum habe ich als kanadischer Verkäufer eine 1099-K erhalten, und wie verhindere ich das?

Ein kanadischer Verkäufer erhält eine 1099-K meist deshalb, weil die Plattform das Konto als das eines US-Zahlungsempfängers behandelt hat: Es liegt kein Formular zum Auslandsstatus vor, oder es gibt eine US-Adresse, ein US-Bankkonto oder ein anderes Anzeichen für eine US-Person. Eine kanadische Adresse allein verhindert ein solches Formular nicht. So senken Sie das Risiko, noch eine zu erhalten:

1. Geben Sie der Plattform das richtige Formular aus der Tabelle unten und halten Sie es aktuell.
2. Prüfen Sie, ob Name, Adresse und Auszahlungsbank des Kontos zu dem Rechtsträger passen, der die Verkäufe getätigt hat.
3. Fragen Sie, ob das hinterlegte Formular auch bereits erfolgte Auszahlungen abdeckt: Die Erleichterung hängt von Nachweisen ab, die vor der Zahlung vorlagen. Ein späteres W-8 (Nachweis des Status als Ausländer) beseitigt daher möglicherweise kein bereits ausgestelltes Formular; fragen Sie, ob die Plattform es korrigiert.

Eine US-Plattform muss für einen Zahlungsempfänger mit ausländischer Adresse, dessen Zahlung auf ein Konto außerhalb der USA geht, keine Form 1099-K einreichen, wenn ihr vor der Zahlung gültige Nachweise zum Auslandsstatus vorliegen. Zeigt das Konto eine US-Adresse oder US-Auszahlungsanweisungen, setzt diese Erleichterung zusätzlich voraus, dass ein W-8 spätestens 90 Tage nach dem Vertrag der Plattform mit dem Verkäufer eingeholt wurde. Die Erleichterung entfällt, wenn die Plattform weiß, dass der Verkäufer eine US-Person ist. Ein Marktplatz oder eine Zahlungs-App muss dem IRS melden, wenn die Zahlungen US$20.000 bei mehr als 200 Transaktionen im Jahr übersteigen. Sie darf aber auch unterhalb dieser Grenze ein Formular ausstellen. Für Zahlungen mit Zahlungskarten gibt es keinen Mindestbetrag. IRS: Ausnahmen für ausländische Empfänger, IRS: Meldeschwelle.

Das Formular geht an die Plattform, nicht an den IRS. Sind die Einkünfte einer Geschäftstätigkeit in den USA zugeordnet (einem Geschäft, das in den USA betrieben wird), kann stattdessen ein W-8ECI das richtige Formular sein; ein W-8 bescheinigt den Status des Zahlungsempfängers und muss daher zu den Einkünften passen. Ein W-8 gilt in der Regel bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterzeichnung. Ändert sich etwas, wodurch es unrichtig wird (die Einkünfte werden einer Geschäftstätigkeit in den USA zugeordnet oder, bei einer Einzelperson, es erfolgt ein Umzug in die USA), muss das der Plattform spätestens 30 Tage danach mit einem neuen Formular mitgeteilt werden. Zur Ausfüllung und Erneuerung für Kapitalgesellschaften siehe W-Formulare für eine kanadische Kapitalgesellschaft. IRS: Anleitung zu Form W-8BEN, IRS: Anleitung zu Form W-8BEN-E.

Was ist, wenn die Plattform Steuer einbehalten und eine 1042-S geschickt hat?

Eine 1042-S bedeutet, dass die Plattform eine Zahlung als Einkünfte aus US-Quellen behandelt hat, die an eine ausländische Person gezahlt wurden. Sie meldet auch die einbehaltene Steuer. Ob sich diese Steuer zurückholen oder anrechnen lässt, hängt davon ab, warum die Plattform sie einbehalten hat. Das zeigen der Einkunftscode und die Befreiungscodes.

Bestimmte Einkünfte aus US-Quellen, etwa Lizenzgebühren, können mit einer Regelsteuer von 30 % auf den Bruttobetrag belastet werden, wenn sie keiner Geschäftstätigkeit in den USA zugeordnet sind. Ein Steuerabkommen kann diese Steuer senken. Das ist keine pauschale Steuer auf alle Verkäufe über eine US-Plattform. Zu Lizenzgebühren siehe Royalties und Lizenzgebühren von US-Kunden. IRS: feste oder bestimmbare Einkünfte.

Erhält eine Plattform vom Zahlungsempfänger kein W-8, muss sie möglicherweise mit dem Satz von 30 % oder mit dem Satz für Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) von 24 % einbehalten. Das ist ein Teil einer Zahlung, der für den IRS zurückbehalten wird. In Feld 4 der 1099-K wird Backup Withholding gemeldet. IRS: Anleitung zu Form W-8BEN, IRS: Anleitung zu Form 1099-K.

Was Sie bei jedem Feld der 1042-S prüfen und wie die Erstattung oder Anrechnung abläuft, steht in US-Quellensteuer auf Zahlungen an Kanadier.

Muss ich wegen des Formulars eine US-Steuererklärung abgeben?

Das Formular allein begründet keine Pflicht zur Abgabe einer US-Steuererklärung. Eine Steuererklärung kann nötig sein bei einer Geschäftstätigkeit in den USA (auch wenn ein Steuerabkommen die Steuer entfallen lässt), bei Einkünften aus US-Quellen, die der Einbehalt nicht vollständig abgedeckt hat, oder bei einem Erstattungsantrag.

Welche Steuererklärung gilt, hängt von den US-Aktivitäten des Verkäufers ab: Siehe Kanadische Kapitalgesellschaft: US-Steuererklärung (bei versäumten Jahren Versäumte US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft) oder, für Einzelpersonen, Kanadischer Freelancer mit US-Kunden.

Die Einreichung entscheidet auch darüber, ob Abzüge erhalten bleiben. Um Abzüge und Gutschriften gegen Einkünfte geltend zu machen, die sich später als in den USA steuerpflichtig herausstellen, muss eine ausländische Kapitalgesellschaft in der Regel spätestens 18 Monate nach dem Fälligkeitstermin der Erklärung einreichen, eine Einzelperson spätestens 16 Monate danach. Eine frühere Frist kann gelten, wenn die Erklärung des Vorjahres nicht eingereicht wurde. Die Anleitung zu Form 1120-F rät einer ausländischen Kapitalgesellschaft, zum Schutz dieser Abzüge eine vorsorgliche Erklärung (Protective Return) einzureichen, wenn ihre begrenzten US-Aktivitäten keine zugeordneten Einkünfte erzeugen oder wenn sie nach einem Steuerabkommen keine US-Steuer findet (zum Beispiel mangels Betriebsstätte). Eine Erklärung, die geltend macht, die Einkünfte seien keiner US-Betriebsstätte zuzurechnen, braucht in der Regel eine beigefügte Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition), sofern keine Befreiung gilt. Unterbleibt die Offenlegung, kann ein Strafzuschlag von US$1.000 (US$10.000 für eine C Corporation, eine eigenständig besteuerte US-Kapitalgesellschaft) pro Verstoß anfallen. IRS: Publication 519, Informationen zur Einreichung, IRS: 1120-F, Einreichung und vorsorgliche Erklärungen, 26 CFR 1.882-4(a)(3), IRS: Form 8833.

Was melde ich in Kanada, und was geschieht mit einbehaltener US-Steuer?

Ein in Kanada ansässiger Verkäufer meldet die Einkünfte des Unternehmens in Kanada, auch Verkäufe, die auf keinem US-Formular erscheinen. Verkäufe und abzugsfähige Kosten werden getrennt gemeldet, nicht als Nettoauszahlung der Plattform. CRA: Steuerpflichten bei Plattformen.

Kanadische Steuerbeträge werden in der Regel in kanadischen Dollar zum Wechselkurs des Tages berechnet, an dem der jeweilige Betrag entsteht. Welchen Kurs Sie verwenden und welche Wahl manchen Kapitalgesellschaften die Meldung in US-Dollar erlaubt, steht in Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen. CRA: Berichtswährung, Absätze 1.3–1.8.

US-Einbehalt ist nicht automatisch in Kanada anrechenbar: Die Anrechnung ist begrenzt, und erstattete Steuer sowie Einbehalt über dem Abkommenssatz zählen nicht als anrechenbare ausländische Steuer. Eine nicht genutzte Anrechnung für ausländische Steuer auf Geschäftseinkünfte kann 3 Jahre zurückgetragen oder 10 Jahre vorgetragen werden (Income Tax Act, s. 126(2)). Eine Anrechnung der Provinz oder des Territoriums wird gesondert beantragt (Form T2036; Einwohner von Québec wenden sich an Revenu Québec, siehe die CRA-Seite zur Anrechnung). Siehe Ausländische Einkünfte in der kanadischen Steuererklärung (Einzelpersonen) oder US-Steuer in der Körperschaftsteuererklärung anrechnen (Kapitalgesellschaften). CRA: Anrechnung ausländischer Steuern, Absätze 1.32–1.38.

Wie bringe ich den Bruttobetrag des Formulars mit meiner Buchhaltung in Einklang?

Stimmen Sie das Formular zuerst mit den Transaktionsaufzeichnungen ab, danach diese Aufzeichnungen mit den Auszahlungen und der kanadischen Steuermeldung. In Feld 1a der Form 1099-K werden Gebühren, Erstattungen, Rabatte und Versandbeträge nicht abgezogen. IRS: Meldung der Bruttozahlungen.

Ein Selbstständiger, der weder Landwirt noch Fischer noch Provisionsvertreter ist, meldet seine Einkünfte periodengerecht (Accrual Basis): Einkünfte zählen, wenn sie verdient werden, nicht erst, wenn sie gezahlt werden. Ein Formular für das Kalenderjahr kann daher von den Einkünften des Berichtszeitraums abweichen. CRA: T4002, Kapitel 1. In der T2125 tragen Sie die in den Umsätzen enthaltene Umsatzsteuer sowie Rücksendungen, Nachlässe und Rabatte bei Betrag 3B ein; Waren, die zum Verkauf gekauft oder hergestellt wurden, machen Sie in dem Zeitraum geltend, in dem sie verkauft werden. CRA: T4002, Kapitel 2.

Das genaue Vorgehen steht in Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Sieht die CRA, was eine Plattform über mich meldet?

Kanada hat eigene Melderegeln für Plattformen, die von den US-Formularen getrennt sind. Eine 1099-K oder 1042-S zeigt nicht, ob eine Plattform in Kanada meldepflichtig ist. Das nächste Gegenstück zur 1099-K sind die Angaben, die eine meldende Plattform jedem gemeldeten Verkäufer geben muss.

Die Regeln stehen in Part XX des Income Tax Act. Der erste meldepflichtige Zeitraum war das Kalenderjahr 2024. Auch ein Plattformbetreiber mit Sitz außerhalb Kanadas kann meldender Plattformbetreiber sein, wenn er Verkäufe oder Dienstleistungen von Verkäufern mit Wohnsitz in Kanada vermittelt. Ein meldender Betreiber meldet die Identität jedes Verkäufers, die gezahlte oder gutgeschriebene Gegenleistung, die Zahl der Aktivitäten sowie Gebühren, Provisionen oder Steuern, die berechnet oder einbehalten wurden. Diese Angaben gibt er dem Verkäufer bis zum 31. Januar des Folgejahres. Ausgenommen ist ein Verkäufer, für den der Betreiber nur Warenverkäufe vermittelt hat, weniger als 30 davon, mit insgesamt höchstens C$2.800 im Kalenderjahr. CRA: Hinweise zu den Plattform-Melderegeln, Absätze 2.29, 6.2, 6.3 und 6.11, Income Tax Act, s. 282(1).

Die kanadischen Regeln knüpfen an Bedingungen zu Betreiber, Verkäufer und Tätigkeit an; Software, die ausschließlich Zahlungen abwickelt, ist keine Plattform. Als Gegenleistung wird der Nettobetrag gemeldet, der gezahlt oder gutgeschrieben wird, anders als die Bruttozahlungen der 1099-K; die Summen weichen daher voneinander ab. CRA: Absätze 2.5–2.6 und 7.7. Zur Meldung von Plattformeinkünften siehe Wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit in Kanada besteuert werden.

Was ist, wenn das Formular falsch, doppelt vorhanden oder nicht eingegangen ist?

Bitten Sie den Aussteller, ein unrichtiges Zahlungsformular zu korrigieren, und melden Sie die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle nur einmal. Ein fehlendes Formular hebt die Pflicht eines in Kanada Ansässigen, Einkünfte anzugeben, nicht auf. Eine Plattform, die ein Formular ausstellen muss, hat die 1099-K bis zum 31. Januar und die 1042-S bis zum 15. März des jeweils folgenden Jahres zu übermitteln. IRS: 1099-K, Empfängerkopie, IRS: 1042-S, Fälligkeitstermin.

1. Vergleichen Sie Name des Zahlungsempfängers, Konto, Zeitraum und Beträge mit Ihren Unterlagen. Mehrere Plattformen können mehrere 1099-K bedeuten; prüfen Sie daher, dass nicht zwei Formulare dieselben Verkäufe erfassen. Nennt das Formular Sie, obwohl Ihre Kapitalgesellschaft die Verkäufe getätigt hat (oder umgekehrt), bitten Sie den Aussteller, den Zahlungsempfänger zu korrigieren, und bewahren Sie Unterlagen auf, die zeigen, welcher Rechtsträger die Einkünfte erzielt hat.
2. Bei einer falschen, doppelten oder fehlgeleiteten 1099-K bitten Sie den auf dem Formular genannten Aussteller um eine korrigierte Fassung. Bei einem doppelten Formular oder einem Formular, das nicht Ihres ist, ist darin ein Betrag von null auszuweisen. Der IRS kann das Formular des Ausstellers nicht korrigieren.
3. Bei einer falschen 1042-S bitten Sie den Einbehaltenden (Withholding Agent) um eine korrigierte Empfängerkopie und um die nötige Änderung der Einreichung beim IRS.
4. Bewahren Sie das Original, die korrigierte Kopie und den Schriftverkehr auf, und halten Sie die Frist für die Steuererklärung ein, solange die Korrektur aussteht.

IRS: falsche 1099-K, IRS: 1042-S korrigieren.

Sammeln Sie die Formulare, das W-8 samt Nachweis seiner Annahme, die Auszahlungsberichte und die Monatsumsätze. Ist unklar, ob US-Steuerfolgen drohen, ergänzen Sie Verträge, Lieferbedingungen, Produktionsstandorte und Arbeitstage in den USA.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar; das Beispiel berechnet keine Steuer und nennt keinen Wechselkurs.

Ein kanadischer Einzelunternehmer erbringt Dienstleistungen vollständig in Kanada über eine US-Plattform. Die Form 1099-K weist US$40.000 an Bruttozahlungen aus. Die Plattform verbucht US$2.000 an Erstattungen an Kunden und US$3.000 an Gebühren, sodass dem Verkäufer US$35.000 ausgezahlt werden. Nehmen Sie an, dass es keine Umsatzsteuer, keinen Einbehalt, keine sonstigen Kosten und keine zeitlichen Unterschiede gibt.

In der T2125 werden die US$40.000 an Bruttozahlungen bei Betrag 3A eingetragen und die US$2.000 an Erstattungen bei Betrag 3B. Das ergibt US$38.000 Umsatz nach Erstattungen bei Betrag 3C. Die Gebühr von US$3.000 ist eine eigene Ausgabe; es bleiben US$35.000 vor sonstigen Ausgaben. Für die kanadische Meldung werden die entsprechenden Beträge in kanadischen Dollar verwendet.

Das Formular allein begründet weder US-Steuer noch eine Pflicht zur Abgabe einer US-Steuererklärung. Arbeit, die vollständig in Kanada ausgeführt wird, gilt für US-Zwecke in der Regel als Einkünfte aus ausländischen Quellen; sonstige Geschäftsaktivitäten in den USA müssen weiterhin geprüft werden.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben Dienstleistungen in den USA erbracht: siehe Kanadischer Freelancer mit US-Kunden.
• Sie halten Waren in einem US-Lager: siehe Kanadische Verkäufer mit US-Lagerbestand.
• Die Zahlung ist ein Entgelt für eine Lizenz: siehe Royalties und Lizenzgebühren von US-Kunden.
• Sie müssen die Umsatzsteuer beurteilen: zur US-Sales-Tax siehe US-Sales-Tax für Verkäufer mit Sitz außerhalb der USA, zur GST/HST siehe GST/HST an US-Kunden berechnen.
• Ihre Verkäufe laufen über eine US-LLC oder eine US-Kapitalgesellschaft: Das Formular kann auf diesen Rechtsträger lauten, nicht auf Sie. Siehe Kanadischer Eigentümer einer US-LLC: Einreichungen oder Kanadischer Eigentümer einer US-Kapitalgesellschaft: Einreichungen.
• Sie verbringen lange Aufenthalte in den USA: Genug Tage können einen Kanadier in den USA steuerlich ansässig machen; ein W-8 ist dann falsch. Siehe Snowbirds und steuerliche Ansässigkeit in den USA.
• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber: siehe Amerikaner in Kanada und, für eine 1099-K als US-Steuerpflichtiger, Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Eine Kapitalgesellschaft hat unklare US-Aktivitäten oder unklare Abkommensberechtigung: Bringen Sie die Formulare und Unterlagen zur Prüfung grenzüberschreitender Steuerfragen mit.