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Sales-Tax-Compliance: Software, Auslagerung oder selbst machen?

Software berechnet die Sales Tax (US-Umsatzsteuer auf Verkäufe). Sie entscheidet nicht, wo Sie Steuer schulden und ob Erklärungen zu Ihrer Buchhaltung passen, und ein falsch eingerichtetes Produkt kann dazu führen, dass Sie Steuer nachzahlen müssen. Ein zertifizierter Dienstleister kann in Streamlined-Mitgliedsstaaten für Sie einreichen, für manche Verkäufer kostenlos. In anderen Bundesstaaten reichen Sie selbst ein oder jemand, den Sie dazu bevollmächtigen. Mehrere Bundesstaaten, unklare Steuerpflicht eines Produkts oder ein Schreiben einer Behörde brauchen oft eine fachliche Prüfung.

Di Lu, CPA
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Steuerjahr 2026 · Zuletzt aktualisiert  · Aus dem englischen Ratgeber übersetzt

Für wen dieser Ratgeber gedacht ist

  • Verkäufer, die in einem oder mehreren US-Bundesstaaten für die Sales Tax registriert sind
  • Verkäufer, die zwischen eigener Einreichung, Software, einem zertifizierten Dienstleister und einem Buchhalter oder CPA wählen
  • Verkäufer, deren Einreichungen automatisiert sind und die wissen wollen, was weiterhin eine Person braucht

Hier nicht behandelt

  • Ob Sie sich in einem Bundesstaat registrieren oder dort Steuer erheben müssen
  • Steuer auf frühere Verkäufe, die nie erhoben wurde
  • Einreichungsfristen, Nullerklärungen und versäumte Erklärungen im Detail
  • Software-Einstellungen für eine bestimmte Shopplattform

Sollte ich die Sales Tax intern abwickeln, Software nutzen oder an einen Profi abgeben?

Richten Sie die Lösung danach aus, in wie vielen Bundesstaaten Sie einreichen, wie klar die Steuerpflicht Ihrer Produkte ist und wer jede Erklärung mit der Buchhaltung abstimmt. Software kann die Steuer an der Kasse berechnen. Sie entscheidet nicht, wo Sie Steuer schulden und ob eine Erklärung zu Ihrer Buchhaltung passt, und ein Produkt mit der falschen Regel kann dazu führen, dass Sie die Steuer schulden oder Ihrem Dienstleister etwas erstatten müssen.

Ihre SituationMögliche Lösung
Ein oder zwei Bundesstaaten, wenige Produkte und eine Person, die jede Zahl in jeder Erklärung erklären kannIntern, mit Einreichung im eigenen System jedes Bundesstaates
Viele Sätze nach Lieferort an der Kasse, wenige BundesstaatenBerechnungssoftware; Sie oder Ihr Profi reichen ein
Registriert in Bundesstaaten, die zur Streamlined-Sales-Tax-Vereinbarung gehören (Streamlined-Mitgliedsstaaten), und Erfüllung der Bedingungen für kostenlose Leistungen im Abschnitt zu zertifizierten DienstleisternEin zertifizierter Dienstleister
Mehrere Bundesstaaten, Marktplatz plus Direktverkäufe, unklare Steuerpflicht, frühere Zeiträume oder ein Schreiben eines BundesstaatesEin Buchhalter oder CPA, mit Software, die die Zahlen liefert

Die interne Einreichung kann an ihre Grenze kommen, wenn die Liste der Einreichungen größer wird, als eine Person monatlich abstimmen kann, oder wenn ein Schreiben eines Bundesstaates kommt, das niemand beantworten kann. Die Kosten für Hilfe hängen davon ab, wie viele Erklärungen Sie pro Jahr einreichen (Bundesstaaten mal Häufigkeit, die jeder Bundesstaat verlangt), wie viele Registrierungen noch fehlen und wie viele Verkaufsdaten zuerst bereinigt werden müssen.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten registriert sind oder sich bald registrieren, die Steuerpflicht eines Produkts unklar ist (Software-Abonnements sind der häufigste Fall), Erklärungen ausgelassen wurden oder eine Erklärung nicht zur Buchhaltung passt. Beginnen Sie mit der Liste der Genehmigungen (Permits), den Verkäufen nach Bundesstaat und Monat und den letzten Erklärungen; die vollständige Liste steht am Ende.

Was kann Software für die Sales-Tax-Compliance berechnen und einreichen?

Sales-Tax-Compliance besteht aus sechs Aufgaben: registrieren, die Steuerpflicht der Produkte festlegen, berechnen, einreichen und zahlen, mit der Buchhaltung abstimmen und Schreiben beantworten. Ein zertifizierter Dienstleister deckt die meisten davon in Streamlined-Mitgliedsstaaten ab, und reine Berechnungssoftware deckt das Berechnen ab. Der Rest bleibt bei einer Person.

AufgabeWas Software oder ein zertifizierter Dienstleister übernimmtWas bei einer Person bleibt
RegistrierenEin Dienstleister unter Vertrag kann Sie in Streamlined-Mitgliedsstaaten registrieren (häufige Fragen)Entscheiden, wo Sie sich registrieren müssen; sich in anderen Bundesstaaten direkt registrieren
Steuerpflicht festlegenEin zertifizierter Dienstleister bestimmt, ob jeder Verkauf steuerpflichtig ist, und ordnet Ihre Produkte seinen Regeln zu („Mapping“); reine Berechnungssoftware wendet die Regel an, der jedes Produkt zugeordnet ist (häufige Fragen)Die Zuordnung prüfen: Die Entlastung des Bundesstaates bei fehlerhaften Behördendaten deckt keinen Zuordnungsfehler, und ein Dienstleister kann eine Erstattung verlangen, wenn der Verkäufer die Zuordnung vorgenommen hat
BerechnenErmittelt die Steuer für den Ort, dem die Regeln zur Ortszuordnung (Sourcing) jeden Verkauf zuweisen, zum Zeitpunkt des Verkaufs und führt Aufzeichnungen über die Transaktion (What is a CSP; häufige Fragen)Use Tax (Steuer, die Sie auf eigene Einkäufe schulden, wenn der Verkäufer keine Sales Tax berechnet hat), die nicht zu den Aufgaben eines Dienstleisters gehört; melden Sie sie gesondert, es sei denn, der Dienstleister stimmt zu
Einreichen und zahlenEin zertifizierter Dienstleister erstellt Erklärungen und zahlt die Steuer über das Streamlined-System an jeden Streamlined-Mitgliedsstaat, in dem Sie registriert sindJeder andere Bundesstaat, in dem Sie oder jemand, den Sie bevollmächtigen, einreichen; Steuern, die ein Dienstleister nicht meldet, etwa Beherbergungs- oder Tourismussteuern
AbstimmenLiefert die Transaktionsdetails hinter jeder ErklärungJede Erklärung und Zahlung mit den Verkäufen und dem Konto für die Sales-Tax-Verbindlichkeit abstimmen
Schreiben und PrüfungenBei einem vergüteten Verkäufer in einem Streamlined-Mitgliedsstaat wendet sich der Bundesstaat in der Regel zuerst an den DienstleisterSchreiben der Bundesstaaten außerhalb des Dienstleisters; entscheiden, was dem Bundesstaat mitgeteilt wird

Lässt sich die Einreichung der Sales Tax wirklich automatisieren?

Teilweise. Die Berechnung lässt sich automatisieren, und in Streamlined-Mitgliedsstaaten kann ein zertifizierter Dienstleister einreichen und zahlen. Außerhalb davon werden Erklärungen im eigenen System jedes Bundesstaates von Ihnen oder von jemandem eingereicht, den Sie auf die Weise dieses Bundesstaates bevollmächtigen. Werkzeuge unterscheiden sich darin, in welchen Bundesstaaten sie einreichen und was sie prüfen. Fragen Sie daher, in welchen Bundesstaaten ein Werkzeug einreicht, ob es Nullerklärungen einreicht und wer auf jedem Konto des Bundesstaates genannt ist. Ein Werkzeug, das aus nicht abgestimmten Daten einreicht, reicht sie so ein, wie sie vorliegen.

Drei Fallen wiederholen sich:

  • Einreichen aus nicht abgestimmten Verkäufen. Eine Erklärung, die aus Verkaufsdaten erstellt wurde, die nicht mit Bestellungen, Erstattungen und Marktplatzberichten abgeglichen sind, kann pünktlich eingereicht werden und trotzdem falsch sein, etwa wenn ein Marktplatzverkauf sowohl in den Summen Ihres Shops als auch im Erhebungsbericht des Marktplatzes gezählt wird. Siehe Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.
  • Registrieren, wo nichts geschuldet wird. Die Registrierung begründet die Pflicht zur Einreichung: Ein Verkäufer ist ab dem Registrierungsdatum für Erhebung und Zahlung der Steuer verantwortlich, und eine Registrierung über das Streamlined-System (die gemeinsame Registrierung der Mitgliedsstaaten) beseitigt die Steuer auf frühere Verkäufe nicht, außer in Bundesstaaten mit Amnestie (Streamlined-Registrierung). Prüfen Sie vor der Registrierung, ob der Maßstab des Bundesstaates erfüllt ist.
  • Ausgelassene Nullerklärungen. In Streamlined-Mitgliedsstaaten, California und New York sind Erklärungen auch ohne Verkäufe fällig (Streamlined-Registrierung; California; New York). Ein Werkzeug, das nur einreicht, wenn Steuer fällig ist, übersieht sie möglicherweise. Zu Fristen, Strafzuschlägen und versäumten Erklärungen siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Was braucht weiterhin eine Person, welches Werkzeug ich auch wähle?

Das meiste davon bleibt bei einer Person, auch wenn ein Werkzeug berechnet oder einreicht.

  • Wo Sie Steuer schulden. Eine Registrierung ist in jedem Bundesstaat nötig, in dem Sie dessen Maßstab für den physischen oder wirtschaftlichen Nexus (eine Anknüpfung wie ein Geschäft, Personal oder Lager dort oder Verkäufe über seinem Schwellenwert) oder eine andere Anforderung erfüllt haben (Streamlined-Registrierung). Siehe Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
  • Steuerpflicht der Produkte. Ein zertifizierter Dienstleister bestimmt die Steuerpflicht danach, wie jedes Produkt zugeordnet ist, und die Entlastung des Bundesstaates deckt eine falsche Zuordnung nicht. Ob ein Tarif, eine Dienstleistung oder ein Paket in einem Bundesstaat steuerpflichtig ist, ist eine eigene Frage; siehe Sales Tax auf SaaS und Software.
  • Befreiungsbescheinigungen. California sagt Steuerprofis, dass Kunden die Unterlagen aufbewahren sollen, die steuerfreie Verkäufe belegen (CDTFA). Siehe Befreiungsbescheinigungen von Kunden.
  • Schreiben und Prüfungen außerhalb des Bereichs eines Dienstleisters. Ein Bundesstaat wendet sich in der Regel direkt an Sie, es sei denn, ein Dienstleister wird für Ihr Konto vergütet, und der Dienstleister braucht möglicherweise trotzdem Unterlagen von Ihnen (häufige Fragen zu CSP). Siehe Sales-Tax-Prüfung.
  • Frühere Zeiträume. Verkäufe, die nie besteuert wurden, brauchen einen eigenen Plan. Siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
  • Die Buchhaltung. Ein Saldo der Verbindlichkeit, der von der Erklärung abweicht, muss von einer Person nachverfolgt werden. Siehe Sales Tax Payable stimmt nicht mit der Erklärung überein.

Was ist ein zertifizierter Dienstleister (CSP), und welche Verkäufer erhalten seine Leistung kostenlos?

Ein zertifizierter Dienstleister (Certified Service Provider, CSP) ist ein Beauftragter, der nach dem Streamlined Sales and Use Tax Agreement zertifiziert ist, die Aufgaben eines Verkäufers bei Sales Tax und Use Tax zu erledigen, mit Ausnahme der Steuer auf die eigenen Einkäufe des Verkäufers. Streamlined-Mitgliedsstaaten bezahlen den Dienstleister für Verkäufer, die die folgenden Bedingungen erfüllen, sodass diese Verkäufer dem Dienstleister für die abgedeckten Leistungen nichts zahlen (What is a CSP). Ein Bundesstaat kann diesen Verkäufern seine Erhebungsvergütung (Collection Allowance) lassen oder nicht, fragen Sie deshalb jeden Bundesstaat (häufige Fragen zu CSP).

Für kostenlose Leistungen in einem Bundesstaat muss ein Verkäufer sich für diesen Bundesstaat über das Streamlined Sales Tax Registration System registrieren, einen Vertrag mit einem Dienstleister abschließen und alle folgenden Bedingungen in den 12 Monaten vor der Registrierung dort erfüllen (kostenlose Leistungen):

  • keine feste Geschäftsstätte im Bundesstaat für mehr als 30 Tage;
  • weniger als $50.000 Vermögen und weniger als $50.000 Lohnsumme im Bundesstaat;
  • weniger als 25 % seines gesamten Vermögens oder seiner gesamten Lohnsumme im Bundesstaat;
  • keine Erhebung der Steuer des Bundesstaates als Bedingung dafür, dass der Verkäufer oder ein verbundenes Unternehmen Lieferant dieses Bundesstaates ist.

Für diese Bedingungen ist Vermögen das Grundvermögen und das Sachvermögen, das der Verkäufer besitzt oder mietet: Eigenes Vermögen zählt zu den Anschaffungskosten, gemietetes zum Achtfachen der jährlichen Nettomiete, gemittelt über Beginn und Ende der 12 Monate. Lohnsumme sind die Zahlungen an Arbeitnehmer, die nach den Ortsregeln des Vertrags einem Bundesstaat zugeordnet werden (Dienstleistervertrag).

Ein Fernverkäufer, der in einem Bundesstaat nur deshalb Steuer erheben muss, weil er dessen Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus überschritten hat, erfüllt die Bedingungen dort. Ein Verkäufer, der (nach Internal Revenue Code section 267(b) oder 707(b)) mit einer Einheit verbunden ist, die diese Bedingungen im Bundesstaat nicht erfüllt, qualifiziert sich nicht, wenn diese Einheit Leistungen im Namen des Verkäufers erbringt, etwa seine Produkte liefert, seine Erklärungen annimmt oder seine Kundenbeschwerden bearbeitet, oder wenn die beiden am oder nach dem 21. Juni 2018 so aufgebaut oder umstrukturiert wurden, dass der Verkäufer nun qualifiziert wäre. Dieser Ausschluss gilt nicht für einen Verkäufer, der vor dem 1. September 2020 ordnungsgemäß über das Streamlined-System als vom CSP vergüteter Verkäufer registriert war, es sei denn, er wurde seit dem 21. Juni 2018 so aufgebaut oder umstrukturiert (Dienstleistervertrag). Der kostenlose Status endet in einem Bundesstaat, wenn der Verkäufer sich dort registrieren muss und nicht mehr alle Bedingungen erfüllt. Diese Bedingungen stammen aus dem Vertrag zwischen dem Streamlined Governing Board und den Dienstleistern; prüfen Sie daher die Seite zu den kostenlosen Leistungen auf die zum Zeitpunkt Ihrer Registrierung geltenden Bedingungen. Die Bezeichnung „vergüteter Verkäufer“ (Compensated Seller) entscheidet nur, wer den Dienstleister bezahlt; sie entscheidet nicht, ob Sie Steuer erheben müssen (häufige Fragen zu CSP).

Ein Dienstleister kann Gebühren verlangen für Bundesstaaten, in denen Sie die Bedingungen nicht erfüllen, Bundesstaaten, in denen Sie direkt statt über das Streamlined-System registriert sind, Bundesstaaten, die keine Streamlined-Mitglieder sind, zusätzliche Leistungen wie Buchhaltung oder Beratung sowie die Verarbeitung nicht steuerpflichtiger Transaktionen über 30 % der jährlichen Transaktionen eines Bundesstaates. Die Registrierungsseite von Streamlined listet die Mitgliedsstaaten auf. California, New York und Texas stehen nicht darauf; Erklärungen für diese Bundesstaaten werden daher direkt beim Bundesstaat eingereicht, vom Verkäufer oder seinem Profi.

Streamlined-Mitgliedsstaaten zertifizieren auch reine Berechnungssoftware. Ein Verkäufer, der sie nutzt, behält die Einreichung und die Zahlung, und der Bundesstaat wendet sich bei einer Prüfung direkt an den Verkäufer (häufige Fragen zu CSP).

Wer schuldet die Steuer, wenn die Software oder der Dienstleister einen Fehler macht?

Das hängt vom Werkzeug ab. Bei reiner Berechnungssoftware bleibt der Verkäufer gegenüber dem Bundesstaat für Meldung und Zahlung der Steuer haftbar. Der Anbieter der Software haftet gegenüber dem Bundesstaat für zu niedrige Zahlungen, die durch Fehler in der Funktionsweise der Software entstehen. Bei einem zertifizierten Dienstleister haftet der Dienstleister gegenüber dem Bundesstaat für die Steuer auf die Transaktionen, die er verarbeitet, es sei denn, der Verkäufer hat falsche Angaben zu seinen Produkten gemacht oder Betrug begangen. Außerhalb des Streamlined-Systems schuldet sie in der Regel der registrierte Verkäufer, es sei denn, die Entlastungsregel des Bundesstaates greift.

Das Gesetz von Washington, das die Streamlined-Vereinbarung umsetzt, sagt dies ausdrücklich (RCW 82.58.080); prüfen Sie das Gesetz Ihres eigenen Bundesstaates. Zwei Grenzen: Der Verkäufer kann für Transaktionen geprüft werden, die der Dienstleister nicht verarbeitet hat, und er schuldet weiterhin Steuer, die er dem Dienstleister nicht bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung geschickt hat (Dienstleistervertrag, Section E.2).

Streamlined-Mitgliedsstaaten entlasten einen Verkäufer, der einen zertifizierten Dienstleister oder zertifizierte Berechnungssoftware nutzt, außerdem bei der Haftung für einige Fehler (häufige Fragen zu CSP):

Quelle des FehlersEntlastung durch den Bundesstaat
Der Dienstleister oder die zertifizierte Software hat sich auf die Datei des Bundesstaates mit Steuersätzen oder Gebietsgrenzen verlassen, und die Datei war falschJa
Der Dienstleister oder die zertifizierte Software hat sich auf die Bibliothek des Bundesstaates zur Steuerpflicht verlassen, und die Bibliothek war falschJa
Ein Produkt wurde in die falsche Kategorie oder unter die falsche Steuerregel eingeordnet („Mapping“)Nein

Eine falsche Zuordnung ist kein Fehler in den Daten des Bundesstaates, daher gilt keine Entlastung durch den Bundesstaat. Nach dem Dienstleistervertrag haftet der Dienstleister gegenüber dem Bundesstaat für Zuordnungsfehler, durch die Steuer nicht erhoben wird, unabhängig davon, wer die Zuordnung vorgenommen hat. Sein eigener Vertrag mit dem Verkäufer kann verlangen, dass der Verkäufer ihm den Betrag erstattet, wenn eine Handlung oder Unterlassung des Verkäufers den Fehler verursacht hat (Dienstleistervertrag, Section E.3(c); häufige Fragen zu CSP). Bis der Vertrag eines Dienstleisters beginnt, reicht der Verkäufer selbst ein und zahlt selbst. Andere Bundesstaaten legen eigene Entlastungsregeln fest; prüfen Sie die Hinweise des jeweiligen Bundesstaates.

Die Beauftragung eines Buchhalters oder CPA ändert, wer die Arbeit macht, nicht, wessen Konto es ist. Der Profi handelt im Namen des Verkäufers aufgrund von dessen Bevollmächtigung, und das Formular von New York zur Bevollmächtigung lässt den Steuerpflichtigen zustimmen, die gemeldeten Angaben zu prüfen und zu bestätigen, dass sie wahr, richtig und vollständig sind (Form TR-2000).

Auch Personen hinter einer Einheit können die Steuer persönlich schulden; ein Einzelunternehmer schuldet sie direkt. In California können nach dem Ende eines Unternehmens ein Officer (Führungskraft), Mitglied, Manager, Gesellschafter oder eine andere Person, die die Einheit kontrollierte oder für ihre Erklärungen oder Steuerzahlungen zuständig war, die nicht gezahlte Sales Tax, die sie von Kunden erhoben hat (oder bestimmte Use Tax), samt Zinsen und Strafzuschlägen persönlich schulden, wenn sie die Zahlung vorsätzlich unterlassen haben. Das gilt nur für Zeiträume, in denen sie diese Verantwortung hatten, innerhalb von Fristen (Revenue and Taxation Code section 6829). Andere Bundesstaaten haben eigene Regeln; siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Was machen ein Buchhalter oder CPA, was Software nicht kann, und wie erhalten sie Zugang?

Ein Buchhalter oder CPA (Certified Public Accountant) übernimmt die Teile, die ein Werkzeug nicht erledigt: klären, wo eine Registrierung nötig ist, prüfen, wie Produkte zugeordnet sind, jede Erklärung mit der Buchhaltung abstimmen, in Bundesstaaten außerhalb eines Dienstleisters einreichen und Schreiben der Bundesstaaten beantworten. Um in einem Bundesstaat zu handeln, braucht der Profi die Bevollmächtigung des Verkäufers.

Die Bundesstaaten teilen dies in zwei Berechtigungen: eine zum Einreichen und Zahlen online, eine, um Sie bei Schreiben und Prüfungen zu vertreten. Die Regeln unterscheiden sich je Bundesstaat; diese beiden zeigen das Muster.

CaliforniaNew York
Zum Einreichen und Zahlen onlineThird Party Access, beantragt in Online Services oder auf Form CDTFA-91-B; der Kunde genehmigt den Antrag oder gibt einen Sicherheitscode weiter (CDTFA)E-ZRep Form TR-2000 mit der Auswahl „Sales tax“, oder das eigene Online-Services-Konto des Kunden (New York; TR-2000)
Um Sie bei Schreiben und Prüfungen zu vertretenVollmacht (Power of Attorney), online oder auf Form CDTFA-392 beantragt; der Bevollmächtigte muss eine Einzelperson sein, keine Firma (CDTFA-392)Form POA-1, die Prüfungen und andere Angelegenheiten vor dem Department abdeckt; der Bevollmächtigte muss eine Einzelperson sein, keine Firma. TR-2000 kann auch das Beantworten von Schreiben online abdecken, ist aber keine Vollmacht (New York; TR-2000)
Wer die Einreichungshäufigkeit festlegtDie CDTFA legt sie anhand der gemeldeten Sales Tax oder der erwarteten steuerpflichtigen Verkäufe fest (CDTFA)Die meisten Verkäufer beginnen vierteljährlich; das Tax Department stuft einen Verkäufer auf monatliche Einreichung hoch und benachrichtigt ihn (TB-ST-275)

In California gibt eine Vollmacht für sich allein keinen Zugang zur Online-Einreichung: Ein Vertreter, der Online-Funktionen ausführen will, braucht zusätzlich Third Party Access (CDTFA). CDTFA-392 verlangt pro Bevollmächtigtem eine Kennung, etwa die Nummer als CPA, Rechtsanwalt, PTIN oder Enrolled Agent, der Bevollmächtigte muss also kein CPA sein (CDTFA-392). Fragen Sie, welche Einzelperson auf dem Formular jedes Bundesstaates genannt wird und wer die Erklärung unterschreibt. Andere Bundesstaaten haben eigene Formulare, Zugänge und Häufigkeiten; prüfen Sie die Website der Steuerbehörde des Bundesstaates, bevor Sie annehmen, dass die Schritte eines der beiden Bundesstaaten gelten. Zu Fristen und zur Einreichung ohne Verkäufe siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Ändern Marktplatzverkäufe, was ich selbst einreiche?

Sie ändern, wie Sie diese Verkäufe melden und was Sie darauf schulden. Ob Sie weiterhin eine Genehmigung und Erklärungen brauchen, hängt vom Bundesstaat ab. Ein registrierter Verkäufer reicht weiter ein, meldet Marktplatzverkäufe so, wie der Bundesstaat es vorgibt, und bewahrt den Nachweis auf, dass der Marktplatz die Steuer erhoben hat. Verkäufe auf Ihrer eigenen Website oder per Direktrechnung bleiben Ihre.

  • California. Ein Verkäufer, dessen Sachwaren nur über registrierte Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitators) verkauft werden, muss sich in der Regel nicht registrieren; Direktverkäufe auf seiner eigenen Website können trotzdem eine Registrierungspflicht begründen. Ein registrierter Verkäufer bewahrt die Vereinbarung des Marktplatzbetreibers oder einen anderen Nachweis über dessen Registrierung auf, dazu seine Genehmigungsnummer (CDTFA).
  • New York. Ein Verkäufer mit Sitz in New York, der nur über einen Marktplatzbetreiber verkauft, registriert sich weiterhin und reicht Erklärungen ein; bestimmte Verkäufer aus anderen Bundesstaaten müssen sich nicht registrieren. Ein registrierter Verkäufer bewahrt das Certificate of Collection des Betreibers oder dessen öffentliche Vereinbarung auf (New York).

Beide Regeln betreffen Sachwaren. Ein Verkauf von Software oder Dienstleistungen über eine Plattform ist eine andere Frage; siehe Merchant of Record bei Sales Tax auf SaaS. Wie Marktplatzverkäufe in einer Erklärung erscheinen, steht unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen. Wenn Sie die Plattform betreiben, siehe Regeln für Marktplatzbetreiber bei Start-ups.

Was gebe ich zum Start weiter?

Geben Sie der Person oder dem Dienstleister genug, um jede Erklärung aus Unterlagen neu aufzubauen, nicht aus den Summen des Werkzeugs.

  • Eine Liste der Genehmigungen nach Bundesstaat: Genehmigungsnummer, Einreichungshäufigkeit, Fälligkeitstermine und wer jeden Zugang hat.
  • Die zuletzt eingereichten Erklärungen, Zahlungsbestätigungen und alle Schreiben der Bundesstaaten.
  • Verkäufe nach Bundesstaat und Monat: Bruttoumsatz, Marktplatzverkäufe, Direktverkäufe, Erstattungen.
  • Ihre Produkte und wie jedes in jedem Bundesstaat besteuert oder zugeordnet wird.
  • Befreiungsbescheinigungen und Wiederverkaufsbescheinigungen sowie Marktplatzvereinbarungen oder Erhebungsberichte.
  • Auszahlungsberichte Ihrer Zahlungsdienstleister und Marktplätze.
  • Das Konto für die Sales-Tax-Verbindlichkeit aus Ihrer Buchhaltung.
  • Die EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen), der Eigentümer, Officer oder Gesellschafter, der Bevollmächtigungen der Bundesstaaten unterschreiben kann, sowie die Postadresse und E-Mail-Adresse jedes Kontos des Bundesstaates, an die dessen Schreiben gehen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Ein Onlineshop mit Genehmigungen in einem Teil seiner Bundesstaaten

Ein Onlineshop liefert an Käufer in 12 Bundesstaaten und hat Genehmigungen in 6, mit US$400.000 Jahresumsatz, davon US$100.000 über einen Marktplatz. Berechnungssoftware setzt an der Kasse in den 6 Bundesstaaten mit Genehmigung den Satz für den Ort an, dem jeder Verkauf zugeordnet wird. Jeden Monat stimmt jemand die Verkäufe nach Bundesstaat mit den 6 Erklärungen und den Erhebungsberichten des Marktplatzes ab. Die anderen 6 Bundesstaaten werden am Schwellenwert des jeweiligen Bundesstaates geprüft; siehe Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus bei der Sales Tax nach Bundesstaat.

Ein Softwareunternehmen mit einem falsch zugeordneten Tarif

Ein Softwareunternehmen hat US$800.000 Jahresumsatz aus Abonnements und Genehmigungen in 4 Bundesstaaten. In einem davon, einem Streamlined-Mitgliedsstaat, der das Produkt besteuert, nutzt es einen zertifizierten Dienstleister, hat aber einen Tarif als nicht steuerpflichtig zugeordnet. Die Entlastung des Bundesstaates deckt falsche Daten zu Satz, Gebietsgrenzen oder Bibliothek zur Steuerpflicht, nicht aber eine falsche Zuordnung eines Produkts. Wurden US$60.000 Umsatz dieses Tarifs bei einem beispielhaften Satz von 6 % nicht besteuert, sind US$3.600 Steuer nicht erhoben, vor Zinsen oder Strafzuschlägen. Der Dienstleister haftet dafür gegenüber dem Bundesstaat, aber sein Vertrag mit dem Unternehmen kann verlangen, dass das Unternehmen ihm den Betrag erstattet, weil das Unternehmen die Zuordnung vorgenommen hat. Ein Zuordnungsfehler kann sich in jedem Bundesstaat wiederholen, in dem der Tarif verkauft wird.

Ein Verkäufer gibt seinem CPA Zugang in California

Ein Verkäufer mit einer Genehmigung in California möchte, dass sein CPA monatliche Erklärungen einreicht und ein Schreiben des Bundesstaates beantwortet. Der Verkäufer genehmigt den Third Party Access des CPA, damit dieser einreichen und zahlen kann, und unterschreibt eine Vollmacht, die für Schreiben und Prüfungen den CPA persönlich nennt, nicht die Firma. Die Genehmigung bleibt auf den Namen des Verkäufers, und der Verkäufer prüft die Zahlen weiterhin, bevor sie eingereicht werden.

Buchhaltung

Sales Tax in mehreren Bundesstaaten eingereicht und unklar, wer was macht?

Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten registriert sind, die Steuerpflicht von Produkten unklar ist oder Ihre Steuererklärungen und Buchhaltung voneinander abweichen, können wir prüfen, was bei der Software bleibt und was eine Person braucht, und die Sales-Tax-Seite Ihrer Buchhaltung in Ordnung halten. Im ersten Gespräch klären wir Ihre Situation und den Leistungsumfang.

  • Eine Liste der Bundesstaaten, in denen Sie registriert sind, mit Einreichungshäufigkeit und Einreichungsweg je Bundesstaat.
  • Ihre Sales-Tax-Verbindlichkeitsberichte des letzten Einreichungszeitraums und die für denselben Zeitraum eingereichten Erklärungen.

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Buchhaltung

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Werte auf dieser Seite

KennzahlWertQuelle
Kostenloser Streamlined-Anbieterdienst: Grenze für Vermögen und Lohnsumme im Bundesstaat
Ein Verkäufer muss in den 12 Monaten vor seiner Registrierung im Bundesstaat weniger als diesen Betrag an Vermögen und weniger als diesen Betrag an Lohnsumme dort haben, um als von einem CSP vergüteter Verkäufer zu gelten
$50.000
Steuerjahr 2026
Streamlined Sales Tax: Kostenlose Leistungen (Free services)
Geprüft
Kostenloser Streamlined-Anbieterdienst: Anteil des Vermögens oder der Lohnsumme im Bundesstaat am Gesamtwert
Ein Verkäufer muss in den 12 Monaten vor seiner Registrierung im Bundesstaat weniger als diesen Anteil seines gesamten Vermögens oder seiner gesamten Lohnsumme dort haben
25 %
Steuerjahr 2026
Streamlined Sales Tax: Kostenlose Leistungen (Free services)
Geprüft
Streamlined-Anbieter: Anteil nicht steuerpflichtiger Transaktionen, ab dem Gebühren anfallen können
Ein Anbieter darf für die Verarbeitung nicht steuerpflichtiger Transaktionen Gebühren verlangen, wenn sie diesen Anteil aller jährlich verarbeiteten Transaktionen übersteigen, und zwar bei einem von einem Anbieter vergüteten Verkäufer in einem Streamlined-Mitgliedstaat
30 %
Steuerjahr 2026
Streamlined Sales Tax: Kostenlose Leistungen (Free services)
Geprüft

Primärquellen

Über diesen Ratgeber

Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen

Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.

Änderungen am englischen Original

  • : Erstmals veröffentlicht.
Di Lu, CPA
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