Steuerzusicherungen und Disclosure Schedule im Start-up

Was bestätigen die Steuerzusicherungen in einem Anteilskaufvertrag üblicherweise?

Mit den Steuerzusicherungen in einem Anteilskaufvertrag für Seed oder Series A bestätigt die Gesellschaft üblicherweise, dass jede erforderliche Erklärung eingereicht, jede fällige Steuer gezahlt, Lohnsteuer einbehalten und abgeführt wurde und keine Prüfung, kein Bescheid und kein Anspruch offen ist. Jede Zusicherung ist eine Tatsachenaussage. Stimmt eine Tatsache nicht, führt die Gesellschaft sie im Offenlegungsanhang (Disclosure Schedule) als Ausnahme auf, statt eine Zusicherung zu unterschreiben, die sie verletzen würde.

Der Wortlaut unterscheidet sich je nach Geschäft; lesen Sie daher die Zusicherungen in Ihrem Entwurf. Die häufigsten und ihre Belege:

Der Fall ist nicht einfach, wenn die Gesellschaft ein Jahr ohne eingereichte Erklärung hat, einen ausländischen Eigentümer oder eine ausländische Tochtergesellschaft, Mitarbeiter in mehr als einem Bundesstaat, einen Gründer ohne 83(b)-Nachweis oder einen offenen Bescheid. Jedes davon kann ein Jahr ohne Enddatum offen halten oder einen noch geschuldeten Betrag schaffen.

Sammeln Sie: eingereichte Bundes- und Bundesstaat-Erklärungen, Kontounterlagen des IRS und der Bundesstaaten, jeden Bescheid, Lohnmeldungen, Form 1099 und W-9, die Kopie der 83(b)-Wahl jedes Gründers mit Versandnachweis sowie das Optionsregister mit Form 3921. Was in den Datenraum gehört, steht in Finanzunterlagen, die Investoren verlangen.

Welche Steuerthemen gehören als Ausnahmen in den Offenlegungsanhang?

Der Offenlegungsanhang nennt jede steuerliche Tatsache, die eine Zusicherung in ihrem Wortlaut unwahr macht. Wer eine bekannte Lücke aufführt, legt sie offen; wer sie weglässt, riskiert die Verletzung der Zusicherung.

Diese Punkte gehören häufig dazu:

• Eine nicht oder verspätet eingereichte Erklärung, nach Steuer, Jahr und Rechtsraum
• Ein geschuldeter Saldo, auch einer in einem Zahlungsplan
• Ein offener Bescheid, eine Prüfung oder ein Einspruch des IRS oder eines Bundesstaates
• Ein Bundesstaat, in dem sich die Gesellschaft womöglich hätte registrieren oder Erklärungen einreichen müssen, es aber nicht tat
• Lohnabrechnung nur in einem Teil der Bundesstaaten, in denen Mitarbeiter tatsächlich arbeiteten
• Als Auftragnehmer bezahlte Personen, deren Status fraglich ist
• Nicht erhobene Sales Tax auf Verkäufe, die steuerpflichtig sein könnten
• Eine fehlende Kopie der 83(b)-Wahl, eine fehlende Form 3921 oder eine andere fehlende Meldung zu Beteiligungen
• Eine unterzeichnete Vereinbarung, die die Frist zur Steuerfestsetzung verlängert

Nennen Sie zu jedem Punkt die Steuer, den Zeitraum, die Behörde, den Betrag, falls bekannt, und den Stand der Korrektur. Wie es formuliert wird, entscheidet der Anwalt. Zur Schätzung nicht erhobener Sales Tax siehe Sales-Tax-Risiko in der Due-Diligence-Prüfung. Zu Fragen über Auftragnehmer siehe in der Due-Diligence-Prüfung gefundene Fehleinstufung von Auftragnehmern.

Welche Steuerjahre sind noch offen, und warum ist das wichtig?

Der IRS hat in der Regel drei Jahre nach Einreichung einer Erklärung Zeit, weitere Steuer festzusetzen; eine früh eingereichte Erklärung gilt als an ihrem Fälligkeitstag eingereicht (26 U.S.C. 6501). Ein Jahr ohne eingereichte Erklärung wird nie abgeschlossen. Deshalb ist „Alle Erklärungen wurden eingereicht“ die wichtigste Zusicherung: Eine Lücke in einem nicht eingereichten Jahr bleibt offen, bis die Erklärung vorliegt.

Die Regel zu ausländischen Informationserklärungen hält das betroffene Steuerjahr offen, nicht nur den Strafzuschlag für die fehlende Form. Lag für das Versäumnis ein triftiger Grund (Reasonable Cause) vor, bleiben nur die mit dem Versäumnis zusammenhängenden Posten offen (26 U.S.C. 6501(c)(8)). Jeder Bundesstaat legt eigene Festsetzungsfristen fest; prüfen Sie daher jeden Bundesstaat auf der Liste.

Wie belegen wir, dass Erklärungen eingereicht und Steuern gezahlt wurden?

IRS-Transcripts sind der wichtigste Nachweis: Sie zeigen, was der IRS erhalten hat, wann, und was noch geschuldet wird. Die Kopie einer Erklärung zeigt nur, was die Gesellschaft erstellt hat.

Die Gesellschaft kann Business Transcripts auf drei Wegen erhalten: über ihr Business Tax Account, per Post mit Form 4506-T oder über die Telefonleitung des IRS für Unternehmen (IRS). Bei einer C Corporation muss der „Designated Official“ des Business Tax Account ein Officer (Führungskraft) und aktueller Arbeitnehmer sein, der für das letzte Einreichungsjahr eine W-2 erhalten hat und die Gesellschaft rechtlich binden kann. Ein Gründer, der nicht auf der Gehaltsliste steht, erfüllt das womöglich nicht; planen Sie dann Form 4506-T oder einen bevollmächtigten CPA ein.

Das Entity Transcript lohnt sich: Es zeigt die Einreichungspflichten nach den Unterlagen des IRS. Eine Pflicht, die die Gesellschaft nie erfüllt hat, etwa die vierteljährliche Form 941, muss daher geklärt werden, bevor Sie eine Zusicherung „Erklärungen eingereicht“ unterschreiben. Rechnen Sie mit 2–3 Wochen nach elektronischer Einreichung oder 6–8 Wochen nach Papiereinreichung, bis ein Transcript die Erklärung zeigt; „No record of return filed“ kann nur bedeuten, dass sie noch nicht verarbeitet ist (IRS).

Für die Bundesstaaten nutzen Sie das Online-Geschäftskonto jedes Bundesstaates, eingereichte Erklärungen und Zahlungsnachweise. Einige Bundesstaaten stellen ein Schreiben zum Steuerstatus aus. Die Franchise Tax Board in Kalifornien etwa stellt einen Entity Status Letter aus, der zeigt, ob die Einheit bei der Franchise Tax Board in ordnungsgemäßem Status (Good Standing) ist; er sagt nichts über den Status bei anderen Behörden. Zum Status in Delaware und dem Jahreskalender siehe Steuern einer Delaware C Corporation für Start-ups.

In welchen Bundesstaaten haben wir eingereicht, und wo hätten wir es womöglich müssen?

Erstellen Sie eine Tabelle aller Bundesstaaten, mit denen die Gesellschaft zu tun hat, und vergleichen Sie sie mit den tatsächlichen Einreichungen. Ein Bundesstaat, in dem Mitarbeiter arbeiten, die Gesellschaft ein Büro oder Vermögen hat oder verkauft, kann Registrierung und Erklärungen verlangen; die Schwellenwerte unterscheiden sich je Bundesstaat.

Eine Lücke dort, wo eine Einreichung erforderlich war, wird zu einer Ausnahme im Anhang. Wie Sie diese Lücken schließen, steht in Steuerbereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung durch Investoren.

Lohnabgaben, Auftragnehmer und Form 1099: Was prüfen wir vor der Unterzeichnung?

Bestätigen Sie vor der Unterzeichnung einer Zusicherung zum Einbehalt, dass jede vierteljährliche Form 941 und die jährliche Form 940 eingereicht und gezahlt wurden und die W-2-Summen übereinstimmen. Der IRS gleicht die Daten der Form 941 mit den W-2-Daten ab, die an die Social Security Administration (US-Sozialversicherungsbehörde) gehen (IRS); eine Abweichung kann daher später als Bescheid auftauchen. Ein Gründer oder Officer, der für die Abführung einbehaltener Steuer verantwortlich ist und vorsätzlich nicht zahlt, kann persönlich für einen Strafzuschlag in Höhe des nicht gezahlten Betrags haften (26 U.S.C. 6672).

Prüfen Sie:

• Ein Employment Tax Transcript oder Account Transcript für jedes Quartal
• Ein Konto für Einbehalt und Arbeitslosenversicherung in jedem Bundesstaat, in dem Mitarbeiter gearbeitet haben
• Ein W-9 für jeden Auftragnehmer und Form 1099-NEC für jeden, der $2.000 oder mehr für Zahlungen des laufenden Jahres erhielt ($600 für frühere Jahre); Zahlungen an Kapitalgesellschaften sind in der Regel befreit (IRS)
• Gründer und Officer, die außerhalb der Lohnabrechnung bezahlt werden

Der IRS rät, Unterlagen zu Lohnsteuern mindestens 4 Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer aufzubewahren, je nachdem, was später eintritt (IRS). Wirken frühe Teammitglieder wie Arbeitnehmer, siehe in der Due-Diligence-Prüfung gefundene Fehleinstufung von Auftragnehmern.

83(b)-Wahl der Gründer und Meldungen zu Optionen: Welche Nachweise bewahren wir auf?

Für jeden Gründer mit Anteilen, die erst nach und nach unverfallbar werden, bewahrt die Gesellschaft ihre eigene Kopie der 83(b)-Wahl auf, dazu den Nachweis, dass sie innerhalb von 30 Tagen nach der Übertragung der Anteile eingereicht wurde. Die Verordnung verlangt, dass der Gründer die Wahl beim IRS einreicht und der Gesellschaft eine Kopie gibt (26 CFR 1.83-2).

Der Nachweis des Zeitpunkts ist meist ein Einlieferungsbeleg mit Poststempel oder, bei einer Form 15620 über ein Online-Konto beim IRS, die heruntergeladene Kopie, die nach erfolgreicher Übermittlung angezeigt wird (IRS). Nach 26 U.S.C. 7502 ist ein Einschreiben ein Anscheinsbeweis (prima facie) für die Zustellung, und sein Einlieferungsdatum gilt als Datum des Poststempels; bei Einschreiben mit Rückschein (Certified Mail) zählt der Poststempel auf dem Beleg des Absenders (26 CFR 301.7502-1). Bewahren Sie die unterzeichnete Wahl, den Beleg und jede Bestätigung des IRS zusammen auf.

Bei Optionen führen Sie das Optionsregister: jede Gewährung, die Bewertung hinter ihrem Ausübungspreis, jede Ausübung und eine eingereichte Form 3921 für jede Übertragung von Aktien bei der Ausübung einer Incentive Stock Option (gesetzlich begünstigte Aktienoption) (IRS). Eine fehlende Form 3921 kommt in den Anhang. Eine verspätete oder fehlende 83(b)-Wahl behandelt Gründeranteile mit Unverfallbarkeit; wie ein Gründer sie meldet, steht in Gründeranteile nach einer 83(b)-Wahl melden. Wollen Investoren auch eine Bestätigung zu QSBS, siehe Steuerbefreiung für Anteile an kleinen Unternehmen bei Start-ups.

Bescheide, Prüfungen und Zahlungspläne: Wie werden sie aufgeführt?

Führen Sie jeden offenen Bescheid, jede Prüfung, jeden Einspruch und jeden Zahlungsplan mit Behörde, Form, Zeitraum, Bescheidnummer, Betrag und aktuellem Stand auf. Ein Saldo in einem Zahlungsplan ist weiterhin geschuldet und daher eine Ausnahme zu einer Zusicherung „Steuer gezahlt“.

• Bescheide: Bewahren Sie jeden auf. Bestreitet die Gesellschaft ihn, sollte sie bis zum Fälligkeitstermin antworten, um ihre Einspruchsrechte zu wahren (IRS). Das Business Tax Account zeigt Bescheide des IRS online.
• Zahlungspläne: Führen Sie den Plan und den verbleibenden Saldo auf. Bei nicht gezahlter Steuer kann der IRS eine Notice of Federal Tax Lien (Pfandrechtsmitteilung) einreichen (IRS).
• Prüfungen und Zustimmungen: Führen Sie jede offene Prüfung und jede unterzeichnete Zustimmung zur Verlängerung der Festsetzungsfrist auf (26 U.S.C. 6501(c)(4)).
• Erledigte Punkte: Wurde ein Bescheid bezahlt oder geklärt, bewahren Sie das Abschlussschreiben oder das Transcript mit Saldo null auf.

Was kann ein CPA bestätigen, und was entwirft der Anwalt?

Der Anwalt entwirft die Zusicherungen und den Offenlegungsanhang und berät zu rechtlichen Bedingungen wie Freistellungen. Die Gesellschaft gibt die Zusicherungen ab, und ihre Officer unterschreiben. Ein CPA liefert und prüft die Fakten dahinter.

Ein CPA kann mit einer unterzeichneten Form 8821 oder Vollmacht die Transcripts der Gesellschaft über das Transcript Delivery System des IRS abrufen und das vollständige Business Entity Transcript über die Leitung des Practitioner Priority Service (IRS). Aus diesen und den Unterlagen der Gesellschaft kann ein CPA erstellen:

• Eine Einreichungstabelle nach Steuer, Jahr und Bundesstaat, mit Einreichungsdaten
• Transcripts mit Salden, Strafzuschlägen und Zahlungen
• Eine Liste der Bescheide und ihres Stands
• Den Stand der Einreichungen zu Lohnabgaben und Form 1099
• Schätzungen der geschuldeten Beträge für die Punkte, die korrigiert werden

Was ein CPA nicht tut: den rechtlichen Wortlaut einer Ausnahme oder die Risikobedingungen des Geschäfts festlegen. Das bleibt beim Anwalt.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

Zweiter Bundesstaat nie bedient

Eine Gesellschaft hat im vergangenen Jahr die Lohnabrechnung für einen Entwickler in einem zweiten Bundesstaat begonnen. Sie hat dort den Einbehalt eingerichtet, aber nie die Körperschaftsteuererklärung dieses Bundesstaates eingereicht, die der Bundesstaat in diesem Beispiel verlangte, sobald dort ein Arbeitnehmer arbeitete. Der Anhang führt den Bundesstaat, das Jahr, die fehlende Erklärung und die laufende Korrektur auf: Registrierung eingereicht, Erklärung in Vorbereitung.

IRS-Bescheid noch offen

Der IRS schickte einen Strafbescheid über US$4.000 für eine Form 1120, die er als verspätet eingereicht ansieht. Die Gesellschaft glaubt, rechtzeitig eingereicht zu haben, und hat mit Nachweis geantwortet. Der Anhang führt die Bescheidnummer, das Steuerjahr, den Betrag und die Anfechtung auf. Das Tax Account Transcript zeigt den festgesetzten Strafzuschlag, bis der IRS entscheidet.

Fehlender 83(b)-Nachweis

Ein Mitgründer hat eine 83(b)-Wahl unterzeichnet, findet aber den Einlieferungsbeleg nicht, und die Gesellschaft hat nie ihre Kopie erhalten. Der Anhang führt den fehlenden Nachweis für diesen Mitgründer auf. Die eigenen Schritte des Gründers werden gesondert behandelt.

Anders bei Ihnen?

• Erklärungen oder Registrierungen in Bundesstaaten fehlen: Beheben Sie das mit Steuerbereinigung vor der Due-Diligence-Prüfung durch Investoren und holen Sie sich Steuerhilfe für Start-ups, bevor der Anhang endgültig ist.
• Investoren haben nicht erhobene Sales Tax gefunden: siehe Sales-Tax-Risiko in der Due-Diligence-Prüfung.
• Auftragnehmer wirken wie Arbeitnehmer: siehe in der Due-Diligence-Prüfung gefundene Fehleinstufung von Auftragnehmern.
• Die 83(b)-Wahl eines Gründers fehlt oder ist verspätet: siehe Gründeranteile mit Unverfallbarkeit; zur eigenen Erklärung des Gründers siehe Gründeranteile nach einer 83(b)-Wahl melden.
• Das Unternehmen wird verkauft und sammelt kein Kapital ein: siehe Steuerliche Bereinigung vor dem Verkauf Ihres Start-ups.
• Sie brauchen die Unterlagen für den Datenraum: siehe Finanzunterlagen, die Investoren verlangen und nutzen Sie Steuerhilfe für Start-ups, um die Einreichungstabelle zu erstellen.